Virtual Meeting

Virtual Meeting
Manuale dell’utente
Vers. 1.0.1 - Rev. 1.1.a
Introduzione
La videoconferenza Web ...................................................................................................
Cos’è Virtual Meeting .........................................................................................................
Il modello Virtual Meeting ...................................................................................................
Sicurezza nelle comunicazioni ...........................................................................................
Principali applicazioni di utilizzo .........................................................................................
Riepilogo principali funzionalità ..........................................................................................
Soluzioni commerciali ........................................................................................................
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Funzionalità lato utente
Requisiti .............................................................................................................................
Partecipare ad un meeting .................................................................................................
Richiesta di intervento in modalità audio/video ..................................................................
Registrazione meeting .......................................................................................................
Utilizzo della chat
Messaggi pubblici .................................................................................................
Messaggi privati ...................................................................................................
Utilizzo della lavagna condivisa .........................................................................................
Visualizzazione presentazioni.............................................................................................
Scambio file (file sharing) ...................................................................................................
Visualizzazione anteprima immagini ..................................................................................
Guida rapida ......................................................................................................................
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Funzionalità lato amministratore
Gestione delle stanze virtuali ...........................................................................................
Gestione degli utenti ........................................................................................................
Invitare un utente ad un meeting on line ..........................................................................
Gestione messaggio iniziale ............................................................................................
Partecipare ad un meeting ...............................................................................................
Abilitazione/disabilitazione utenti .....................................................................................
Espulsione di un utente ....................................................................................................
Eliminazione della cronologia della chat testuale .............................................................
Gestione presentazioni .....................................................................................................
Gestione anteprima immagini ..........................................................................................
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Introduzione
La videoconferenza web
La videoconferenza web è la combinazione di due tecnologie:
9 la videotelefonia, che permette di vedere soltanto il proprio interlocutore.
la videoconferenza vera e propria, che permette a più persone di condividere un
unico canale di comunicazione.
Oltre alla possibilità di vedere il proprio interlocutore, la videoconferenza permette di
disporre di:
9 un pannello di controllo dove sono indicati i soggetti partecipanti.
9 uno spazio di lavoro virtuale comune, in cui tutti i partecipanti
possono
condividere testi, immagini, presentazioni e altre informazioni.
La videoconferenza rappresenta l'interazione sincrona in audio, video e dati fra due o più
soggetti. La possibilità di comunicare in videoconferenza dipende dalla disponibilità di
apparati che supportino la cattura, codifica, trasmissione e decodifica di audio e video, e
dalla capacità degli apparati stessi di colloquiare secondo un protocollo standard comune.
I protocolli maggiormente diffusi sono H.320 e H.323. La videoconferenza H.320, nota
anche con il nome di videoconferenza su ISDN, definisce le modalità di comunicazione
audio, video e dati sia punto a punto che multi-punto su reti a commutazione di circuito
(come ISDN, appunto). La videoconferenza H.323 si applica invece all'applicazione su rete
TCP/IP, che definisce le modalità di comunicazione audio, video e dati sia punto a punto
che multi-punto su reti IP. Lo standard indica che la funzionalità minimale da garantire per
una videoconferenza è l'audio.
Cos’è Virtual Meeting
Virtual Meeting è una piattaforma per la gestione di videoconferenze Web. E' un servizio
per la gestione di meeting on line che ti consente di comunicare e collaborare in tempo
reale con chiunque in ogni parte del mondo, riducendo costi e tempi legati agli
spostamenti.
Nessun software da installare, nessuna modifica del tuo computer, nessun investimento in
hardware e software! Con Virtual Meeting puoi subito iniziare a condividere documenti
senza muoverti da casa o dal tuo posto di lavoro.
Il modello Virtual Meeting
Virtual Meeting rappresenta un innovativo strumento di comunicazione e condivisione; le
sue caratteristiche principali, che lo distinguono da tutti i prodotti concorrenti, sono la
semplicità di utilizzo e la chiarezza. Gli strumenti informatici, secondo noi, devono
semplificare le operazioni di tutti i giorni e non complicarle. Virtual Meeting nasce con
questo obiettivo preciso: facilitare la comunicazione e la condivisione delle informazioni.
Virtual Meeting è fruibile dal Web, questo significa che è completamente "slegato" dalle
caratteristiche del computer utilizzato (es. Sistema Operativo) ed è interamente costruito
attorno alle tipiche esigenze di coloro che, per lavoro e non, desiderano gestire incontri on
line. Virtual Meeting è stato sviluppato con Adobe Flash, HTML e ASP e strutturato in
modo da essere estremamente flessibile e modulabile secondo le esigenze di ogni singolo
cliente.
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Aggiornamenti no problem! Essendo una web application, Virtual Meeting risiede sui
nostri server dedicati e gli aggiornamenti vengono gestiti direttamente dal nostro personale
tecnico; il cliente non si deve preoccupare di verificare e gestire i diversi aggiornamenti
che i nostri programmatori periodicamente sviluppano per migliorare la piattaforma.
Principali funzionalità di Virtual Meeting:
Virtual Meeting consente la realizzazione di incontri/conferenze on line fino a 5 utenti
contemporaneamente connessi in modalità audio/video;
Virtual Meeting dispone di un sistema di file sharing per la condivisione in tempo reale di
documenti di qualsiasi natura;
Virtual Meeting integra una chat testuale (privata e pubblica) e una lavagna condivisa per
aumentare le possibilità di comunicazione con tutti i partecipanti al meeting;
Virtual Meeting integra un registratore audio/video personale che consente di tenere
traccia di quanto avvenuto durante l'incontro;
Virtual Meeting gestisce uno slide show che consente di creare in modalità sincrona ed
asincrona diapositive da illustrare durante l'incontro on line;
Virtual Meeting prevede una sezione di amministrazione che consente la gestione di
messaggi/news da visualizzare durante il meeting;
Virtual Meeting prevede, nella sezione di amministrazione, la possibilità di gestire gli utenti
che potranno partecipare all'incontro.
Compatibilità firewall:
Virtual Meeting comunica con il sistema di switching al fine di stabilire una connessione
sicura e affidabile.
Trattandosi di un’architettura flessibile e dinamica, di volta in volta verrà selezionata la
modalità ideale: questo è possibile avvalendosi della connessione TCP (port 1935) o
HTTP/HTTPS (port 80/443). Indipendentemente dal tipo di connessione stabilita al
momento dell’avvio, nessun firewall deve essere preconfigurato al fine di abilitare l’utente
per la partecipazione alla videoconferenza web.
Compatibilità browser e sistemi operativi:
Virtual Meeting è una web application basata su tecnologia Adobe Flash in grado di
essere eseguita correttamente su qualsiasi computer sul quale sia installato Adobe Flash
Player.
Post Meeting:
Al termine della sessione di videoconferenza nessun tipo di contenuto viene conservato in
Virtual Meeting né sui terminali dei partecipanti. Le registrazioni eventualmente effettuate
dagli utenti vengono conservate in un'area sicura all’interno dei nostri server. L'area è
separata rispetto a quella che conserva il materiale pubblico e da condividere. Le uniche
informazioni che Virtual Meeting conserva riguardo le singole sessioni, sono quelle definite
dal sistema EDR ovvero i parametri di durata, modalità di uso, numero di partecipanti,
ecc.. necessari a quantificare l’utilizzo. Questi dati sono accessibili in qualunque momento
dall'utente "Master".
Sicurezza nelle comunicazioni
Virtual Meeting prevede la possibilità di essere utilizzato in modalità sicura grazie
all'utilizzo di connessioni SSL con crittografia a 40 o 128 bit.
La connessione dei partecipanti ai meeting attraverso Virtual Meeting avviene per via
logica (non esiste alcuna connessione peer-to-peer tra i computer degli utenti). Questo
tipo di connessione è razionalizzata, controllata, gestita e modulata.
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Principali applicazioni di utilizzo
Molti sono i contesti e le aree aziendali in cui Virtual Meeting, piattaforma di
videoconferenza web, trova posto:
AREA VENDITE. Virtual meeting ti permetti di gestire con tranquillità e da
ogni parte del mondo la tua rete vendita. Potrai presentare alla tua rete vendita
tutte le novità e offerte in atto accelerando il Time-to-Market. Potrai formare e
aggiornare in tempo reale la tua forza vendita, riducendo costi e tempi di
apprendimento. La tua forza vendita potrà condurre trattative in tempo reale e
assistere il proprio cliente in real-time;
AREA MARKETING. Con Virtual
meeting potrai gestire team di lavoro
per pianificare piani di marketing in
tempo reale, riducendo costi e tempi
di attuazione, potrai testare i tuoi
prodotti/servizi contattando
direttamente e con facilità i tuoi
clienti;
AREA AMMINISTRAZIONE. Con
Virtual meeting potrai interagire con i
tuoi fornitori e creare facilmente delle
partnership per sviluppare e gestire
la supply chain management;
AREA RISORSE UMANE. Con
Virtual Meeting selezionare il
personale diventa facile. Potrai
selezionare il personale direttamente
dal web, riducendo drasticamente i
costi e tempi. Potrai formare e
aggiornare tutti i tuoi
collaboratori/dipendenti riducendo
trasferte e costi di gestione. Con
Virtual Meeting il Telelavoro diventa
realtà: potrai collaborare con molti
utenti garantendo l’efficienza del
lavoro;
AREA QUALITÀ. Con Virtual Meeting diventa facile gestire i processi aziendali e
monitorare la Customer Satisfaction interagendo direttamente con il cliente applicando le
tecniche di Direct-Marketing;
AREA FRONT OFFICE. Potrai creare sportelli virtuali interagendo in tempo reale con
gli utenti, garantendo loro informazioni e assistenza;
AREA ASSISTENZA. Con Virtual Meeting potrai gestire l’assistenza post-vendita
riducendo costi di gestione e tempi di risoluzione.
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Riepilogo principali funzionalità
Funzionalità
Utente Master
Utente
Amministratore
Utente Utente
Connessione sicura HTTPS per garantire
la riservatezza del meeting
Gestione stanze*
Gestione utenti (possibilità di creare utenti
di tipo Amministratore (uno per stanza) e
di tipo Utente (il numero degli utenti
dipende dalla formula di acquisto scelta)
Possibilità di abilitare/disabilitare utenti
durante il meeting
Possibilità di espulsione degli utenti
durante il meeting
Creazione e gestione di slide (diapositive)
Gestione dell'Info Box (messaggio/slogan
testuale associato alla stanza)
Possibilità di svuotare la cronologia della
Chat pubblica
Help (Guida rapida)
Possibilità di richiedere assistenza tecnica
mediante apposito modulo
Aggiornamenti
Uso della funzione "Alza la mano" per
comunicare al relatore la propria volontà di
partecipare al meeting in modalità
audio/video
Uso della Chat privata e pubblica
Uso del sistema di Scambio file (File
Sharing)
Uso della funzionalità di anteprima di
immagini
Uso della lavagna condivisa
Uso del calendario
Possibilità di nascondere i video durante il
meeting
Possibilità di spostare i video dei
partecipanti durante il meeting
Possibilità di ingrandire/ridurre i video dei
partecipanti durante il meeting
Possibilità di registrare l'intervento
audio/video del relatore
Possibilità di visualizzare e salvare sul
proprio PC la registrazione effettuata
durante il meeting
*La gestione delle stanze è possibile solamente nel caso in cui il cliente abbia richiesto l'attivazione di più di
una stanza.
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Soluzioni commerciali
Nella tabella sono elencate le soluzioni commerciali proposte ai nostri clienti per l'utilizzo di
Virtual Meeting.
Stanze
Partecipanti/Utenti
Utilizzo
Virtual Meeting Flat
Offerta adatta a tutte le realtà aziendali che effettuano riunioni on line, senza pensare ai limiti di tempo e
di traffico. Potrai organizzare convegni, riunioni, presentazioni aziendali, eventi, workshop... da 5 a 100
utenti. Il pacchetto Basic comprende 5 utenti ed upgrade ogni 5 utenti.
Basic 3 mesi
1
5
Illimitato
Basic 6 mesi
1
5
Illimitato
Basic 12 mesi
1
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Illimitato
Upgrade 5 utenti
/
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/
Virtual Meeting Eventi e seminari
Offerta adatta a tutti coloro che vogliono organizzare anche solo per una giornata un convegno, una
riunione aziendale, una presentazione aziendale, un workshop... da 25 a 100 utenti. Il pacchetto Basic
comprende 25 utenti ed upgrade ogni 5 utenti.
Virtual Conferencing Day
1
25
12 ore
Upgrade 5 utenti
/
/
/
Virtual Meeting Flat Educational
Offerta rivolta al mondo Educational per l'organizzazione e la gestione di attività formative da 25 a 100
utenti. Il pacchetto Basic comprende 25 utenti con upgrade ogni 5.
Basic 12 mesi
1
25
Illimitato
Upgrade 5 utenti
/
/
/
Virtual Meeting Flat Human Resources
Adatta a tutti i responsabili delle risorse umane, società di selezione. Il pacchetto prevede la possibilità di
collegamento simultaneo in modalità audio/video di 2 utenti.
Basic 12 mesi
1
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Illimitato
Virtual Meeting Business Pro
Adatta a tutte le azienda che desiderano gestire in proprio l'applicazione, personalizzarla e integrarla
all'interno del proprio sito Internet. L'applicazione viene installata e configurata sul server del cliente.
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Funzionalità lato utente
Requisiti
La partecipazione ad una videoconferenza Web richiede che ciascun partecipante sia
dotato di connessione a Internet (è consigliabile una connessione DSL), un browser con
installato il plug-in Adobe Flash Player vers.9 o successiva, una webcam (facoltativa,
necessaria solamente se si desidera intervenire attivamente in modalità video), una cuffia
con microfono (il microfono è necessario se s’intende intervenire in modalità audio alla
conferenza).
Partecipare ad un meeting
La partecipazione ad un incontro in videoconferenza Web è semplicissima: è sufficiente
collegarsi alla pagina Web in cui risiede l’applicazione “Virtual Meeting” e, dopo aver
immesso la username e la password rilasciate accedere al meeting. Virtual Meeting è
disponibile sia come servizio erogato da Virtual valley Srl, accessibile all’indirizzo
www.formeeting.it sia come servizio integrato nel sito Web del cliente: in questo caso
l’indirizzo internet (URL) dal quale poter accedere alla piattaforma verrà fornito dalla
società/ente cliente.
Richiesta di intervento in modalità audio/video
L’utente/partecipante ad un incontro on line non può per propria scelta intervenire
attivamente in modalità audio/video. La sua partecipazione è subordinata all’abilitazione
dell’utente da parte dell’amministratore della stanza virtuale. L’utente può essere abilitato
in qualsiasi momento oppure, nel caso in cui desideri intervenire al meeting può “alzare la
mano” ovvero comunicare all’amministratore la propria volontà di voler intervenire
attivamente.
Registrazione meeting
Ciascun partecipante ha la possibilità, attraverso la specifica funzione, di registrare
l’intervento del relatore durante l’incontro on line. La registrazione viene conservata sul
server sul quale risiede l’applicazione Virtual Meeting in un contesto sicuro e inaccessibile.
La registrazione, sia audio che video può essere riprodotta in qualsiasi momento e può
essere salvata sul proprio computer. Il file di registrazione è in formato Flv (Flash Video) e
può essere riprodotto con un qualsiasi player FLV. Nel caso in cui non si disponesse di un
riproduttore FLV, è possibile, sempre dalla piattaforma, eseguire il download di un lettore
free.
Utilizzo della chat
Messaggi pubblici
Per inviare un messaggio in modo che venga ricevuto da tutti i partecipanti, scrivere il
testo nell’apposita casella e fare clic sul pulsante “Pubblico”. Tutti i messaggi “pubblici”
vengono conservati nel “rullo”, ovvero rimangono conservati per un periodo indeterminato.
Solamente l’utente amministratore ha la possibilità di svuotare il rullo (cancellare la
cronologia dei messaggi). Grazie al pulsante “Copia chat negli appunti” è possibile copiare
l’intero contenuto del rullo negli appunti del PC in modo che possa essere
successivamente incollato all’interno dell’applicazione desiderata.
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Messaggi privati
Ogni partecipante al meeting può, se lo desidera, inviare un messaggio ad uno solo degli
altri partecipanti. I messaggi privati rappresentano un utilissimo strumento in quanto
consentono la comunicazione tra utenti senza che questi “disturbino” o “interferiscano” con
il regolare svolgimento dell’incontro. Per inviare un messaggio privato, selezionare l’utente
dalla “Lista utenti” in basso a destra, digitare il messaggio nell’apposita casella posta al di
sotto del riquadro “Chat” e, quando terminato, fare clic sul pulsante “Privato”.
Utilizzo della lavagna condivisa
La lavagna condivisa simula una “vera lavagna” sulla quale ciascun partecipante ha la
possibilità di scrivere e tracciare segni. Per tracciare una linea, ad esempio, è sufficiente
selezionare lo strumento “linea” dalla barra posta nella parte sinistra della lavagna,
selezionare il colore e, dopo aver fatto clic sulla lavagna nel punto desiderato, trascinare il
mouse fino a dare dimensione e direzione alla linea. Per eliminare un elemento grafico
presente sulla lavagna, fare clic sul pulsante presente sulla barra degli strumenti lavagna,
selezionare l’elemento che si desidera rimuovere e digitare CANC da tastiera.
Visualizzazione presentazioni
Ogni partecipante, in modo completamente automatico e gestito dall’amministratore della
stanza, è abilitato a ricevere una presentazione strutturata in slide (tipo MS PowerPoint).
Gli utenti non sono abilitati a creare o medicare una presentazione; possono
semplicemente visualizzarla nel momento in cui l’amministratore l’attiva.
Scambio file (file sharing)
Ogni utente è abilitato ad utilizzare lo strumento “File sharing”, il quale consente il rapido
scambio di file tra partecipanti.
Per condividere un file, fare clic sul pulsante “Upload” presente nel gruppo di pulsanti in
alto a destra e selezionare il file dal proprio PC.
Per ricevere un file, selezionarlo dall’elenco file disponibili (nella parte sinistra), fare clic sul
pulsante “Download”, scegliere la posizione nella quale salvare il file, modificarne
eventualmente il nome e fare clic su “Salva”.
Per eliminare un file presente nella lista, selezionarlo e fare clic sul pulsante “Elmina”.
Ogni utente può eliminare solamente i file da lui stesso condivisi. Solamente l’utente
“Amministratore” è abilitato ad eliminare qualsiasi file presente nella lista.
Il pulsante “Aggiorna” consente di aggiornare (eseguire il refresh) delle lista dei file.
Visualizzazione anteprima immagini
La piattaforma Virtual Meeting consente la visualizzazione anteprima dei file d’immagine
(jpg) e animazione (swf) attraverso la funzione associata al pulsante “Anteprima”.
Guida rapida
Facendo clic sul pulsante “Help” vengono visualizzate una serie di “Info tip” che
descrivono sinteticamente la funzione svolta da ciascun elemento della piattaforma.
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Funzionalità lato amministratore
Gestione delle stanze virtuali
Per ogni cliente di Virtual Meeting viene abilitato un utente di tipo “Master” il quale è
abilitato alla gestione delle stanze. Nel caso in cui il cliente abbia acquistato più stanze,
l’utente “Master” può, accedendo all’Area Amministrazione, creare utenti e specificare a
quale stanza essi debbano essere associati. Ad esempio, la società X potrebbe aver
attivato due stanze per poter gestire contemporaneamente due meeting: una stanza ad
suo dell’ufficio marketing e una stanza ad uso dell’ufficio risorse umane. L’utente “master”
crea gli utenti “”Amministratore” per ciascuna stanza. Ogni utente “Amministratore” creerà
successivamente e in completa autonomia gli utenti che potranno partecipare ad uno o a
più incontri.
Gestione degli utenti
La creazione/gestione degli utenti è possibile accedendo all’Area Amministrazione. Per
creare un nuovo utente è necessario compilare una form indicando la stanza di
appartenenza, lo username, la password, la scadenza, ecc.. L’utente “Master” può
visualizzare ed eliminare qualsiasi utente, l’utente “Amministratore” può gestire solamente
gli utenti associati alla propria stanza. Ogni utente può essere dall’amministratore
eliminato o disattivato: la disabilitazione/disattivazione è una sorta di “messa in attesa”,
ovvero l’utente non viene cancellato, ma non può accedere alla stanza.
Invitare un utente ad un meeting on line
L’utente “Master” e l’utente “Amministratore” possono invitare un utente ad meeting
facendo semplicemente un clic sul relativo pulsante in corrispondenza del nome
dell’utente che si desidera invitare. La procedura d’invito prevede che venga specificata la
data e l’orario in cui si terrà l’incontro.
Gestione messaggio iniziale
L’utente “Amministratore” ha la possibilità, sempre attraverso l’Area Amministrazione di
personalizzare il testo che verrà visualizzato nella Info Box all’interno dell’interfaccia della
piattaforma. Il messaggio iniziale può essere un qualsiasi testo (promozione, novità, ecc.).
Abilitazione/disabilitazione utenti
L’utente “Amministratore” può durante un incontro on line abilitare o disabilitare un utente.
L’abilitazione di un utente consente lui di partecipare in modalità audio/video.
L’abilitazione/disabilitazione avviene selezionando l’utente dalla “Lista utenti” e facendo
clic sul pulsante “Abilita” o “Disabilita”. L’amministratore può abilitare un utente in qualsiasi
momento oppure dopo aver ricevuto una specifica richiesta. Quando infatti un utente
desidera intervenire attivamente al meeting, “alza la mano” facendo sì che l’amministratore
riceva una notifica nella quale viene riportato il nome dell’utente interessato ad intervenire.
L’amministratore, direttamente dalla finestra di notifica, può abilitare l’utente.
Espulsione di un utente
L’utente “Amministratore” può arbitrariamente espellere un utente selezionandolo dalla
“Lista utenti” e facendo clic sul pulsante “Espelli”.
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Eliminazione della cronologia della chat testuale
Tutti I messaggi pubblici scambiati in chat vengono conservati per un periodo di tempo
indeterminato. L’utente “Amministratore” può, facendo clic sul relativo pulsante, eliminare
tutti i messaggi. I messaggi privati scambiati in chat non vengono conservati.
Gestione presentazioni
L’utente “Amministrazione”, facendo clic su “Mostra slide” visualizza l’ambiente di
costruzione della presentazione. Da qui può creare, modifica ed eliminare slide. Per una
migliore visualizzazione dell’ambiente “Slide” si consiglia di nascondere i video. La
presentazione non è visibile dagli utenti non amministratori. Durante l’incontro on line
l’amministratore, se lo desidera, può, facendo clic sul pulsante “Mostra a tutti” presente
nell’ambiente “Slide” forzare la visualizzazione della presentazione a tutti I partecipanti
collegati in quel momento. Facendo clic sul pulsante “Nascondi slide” la presentazione
viene nascosta a tutti.
Gestione anteprima immagini
L’utente “Amministratore” può forzare la visualizzazione dell’anteprima di un’immagine a
tutti I partecipanti collegati. Selezionare il file d’immagine dalla lista dei file nell’area di File
Sharing, fare clic sul pulsante “Anteprima” e infine fare clic sul pulsante “Mostra a tutti”.
Per nascondere l’anteprima, fare clic sul pulsante “Nascondi a tutti”. Il pulsante “Nascondi
anteprima” nasconde l’anteprima solamente all’amministrazione. Il pulsante “Nascondi a
tutti” nasconde a tutti l’anteprima tranne che all’amministratore.
Virtual Meeting
Videoconferenza Web
www.formeeting.it
Virtual Meeting è un prodotto di
Virtual Valley Srl
Via Mazzini, 70
23100 SONDRIO SO I EU
www.virtualvalley.it
[email protected]
tel. +39 0342 514.140 - fax +39 0342 517.378
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