Allegati alla determina misure organizzative per garantire la

Città di Verbania
Provincia del Verbano Cusio Ossola
SETTORE RAGIONERIA
ALLEGATO 1
ANALISI DELLA PROCEDURA DI SPESA
Tentuto conto di quanto prescritto dalle norme contenute nel TUEL (D.Lgs. 267/2000) e nel Regolamento di
contabilità dell’Ente, nonché dalla prassi invalsa per quanto non disciplinato dalla norma, le fasi della procedura
di spesa possono essere compendiate nel seguente modo:
1)
Assunzione della determinazione di impegno della spesa
Le determinazioni di spesa vengono sottoposte all’attenzione del Responsabile Finanziario per il
controllo di regolarità contabile [TUEL, art. 153, c.5]. Oltre alla generale copertura finanziaria della spesa,
viene presa in esame la corretta imputazione al capitolo di bilancio, nonché la presenza di tutti gli elementi
necessari e caratterizzanti l’impegno medesimo. Qualora mancassero uno o più di tali presupposti la
proposta di determinazione viene ritrasmessa al Settore di competenza per la revisione. Con il visto del
Responsabile Finanziario la determinazione diventa esecutiva e la prenotazione di spesa diventa impegno
definitivo.
2)
Ordinazione della spesa e contestuale trasmissione del buono d’ordine al fornitore
Conseguita l’esecutività del provvedimento di spesa, il responsabile del Servizio proponente la
spesa “comunica al terzo interessato l’impegno e la copertura finanziaria, contestualmente all’ordinazione
della prestazione, con l’avvertenza che la successiva fattura deve essere completata con gli estremi della
suddetta comunicazione” [TUEL, art. 191, c.1]. Tale comunicazione assume la forma del “Buono d’ordine”
che la procedura informatica di contabilità produce e “aggancia” al relativo impegno, non appena questo è
divenuto esecutivo.
3)
Ricevimento della fattura da parte dell’Ufficio protocollo e registrazione nel protocollo generale
dell’Ente
Le fatture trasmesse via posta dai fornitori, come tutti i documenti in entrata dell’Ente, vengono
vagliati dall’Ufficio protocollo e registrati con numerazione progressiva. Con tale fase il documento assume
“esistenza” nella documentazione ufficiale dell’Ente. Una volta protocollata, la fattura viene trasmessa all’Ufficio
Ragioneria.
4)
Trasmissione della fattura all’Ufficio Ragioneria e registrazione nella procedura di contabilità
Acquisita la fattura, l’Ufficio Ragioneria procede all’esame del documento verificandone la
presenza di tutti gli elementi fiscalmente e contabilmente essenziali. Viene quindi registrata, collegandola
in tal modo al Buono d’ordine, e quindi all’impegno di spesa. Qualora fosse mancante del Buono d’ordine,
la fattura viene inoltrata al Servizio interessato affinchè possa essere integrata del necessario documento.
Solo in presenza di questo la fattura viene riacquisita dall’Ufficio Ragioneria e registrata. Con la
registrazione la fattura assume “esistenza” nella procedura di contabilità.
5)
Trasmissione della fattura al Servizio di competenza per la liquidazione
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SETTORE RAGIONERIA
Una volta registrata, la fattura viene trasmessa al Servizio interessato per l’emissione del
provvedimento di liquidazione. La liquidazione “compete all’ufficio che ha dato esecuzione al provvedimento di
spesa” [TUEL, art. 184, c. 2]. E’ la fase in cui, “in base ai documenti e ai titoli atti a comprovare il diritto
acquisito del creditore, si determina la somma certa e liquida da pagare nei limiti dell’ammontare dell’impegno
definitivo assunto” [TUEL, art. 184, c.1]. “L’atto di liquidazione, sottoscritto dal responsabile del Servizio
proponente, con tutti i relativi documenti giustificativi e i riferimenti contabili è trasmesso al servizio finanziario
per i conseguenti adempimenti” [TUEL, art. 184, c. 3].
6)
Trasmissione del provvedimento di liquidazione all’Ufficio Ragioneria
“Il responsabile proponente la liquidazione della spesa deve trasmettere al servizio finanziario,
entro il quindicesimo giorno antecedente la scadenza del pagamento, il provvedimento autorizzativo di
liquidazione, debitamente datato e sottoscritto e corredato dei relativi documenti giustificativi per i
successivi controlli amministrativi, contabili e fiscali” [Reg. Contabilità, art. 27, c. 4].
Una volta acquisiti, l’Ufficio Ragioneria “effettua, secondo i principi e le procedure della
contabilità pubblica, i controlli e i riscontri amministrativi, contabili e fiscali sugli atti di liquidazione” [TUEL,
art. 184, c. 4]. Al termine del controllo viene sottoscritto dal Responsabile della Ragioneria il nulla osta per
l’esecuzione della liquidazione in esame.
7)
Emissione dell’ordinativo di spesa (mandato)
Con la sottoscrizione del nulla osta sul provvedimento di liquidazione è possibile passare alla fase
successiva, di ordinazione del pagamento, che si traduce nell’emissione del mandato di pagamento. Questo
viene sottoscritto dal Responsabile Finanziario (Reg. Contabilità, art. 28, c. 5) o suo delegato. Oltre al controllo
della sussistenza degli elementi essenziali del mandato [TUEL, art. 185, c. 2], il Servizio Finanziario “provvede
altresì alle operazioni di contabilizzazione e di trasmissione al Tesoriere” [TUEL, art. 185, c. 3].
8)
Trasmissione del mandato alla Tesoreria ed effettuazione del pagamento
“Il pagamento avviene con l’estinzione del mandato di pagamento a mezzo dell’erogazione della
somma dovuta da parte del Tesoriere a favore del creditore” [Reg. Contabilità, art. 29, c. 1].
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ALLEGATO 2
ANALISI DELLA TEMPESTIVITÀ
DELLA PROCEDURA DI SPESA
Sulla base delle fasi della procedura di spesa sopra evidenziate, qui di seguito verranno prese in esame le
eventuali cause di rallentamento nell’espletamento delle medesime.
1)
Assunzione della determinazione di impegno della spesa
La predisposizione della proposta di determinazione da parte del Servizio interessato e la
successiva presentazione al Servizio Finanziario avvengono mediante apposita procedura informatica che
sostituisce completamente l’utilizzo di supporto cartaceo.
Particolare attenzione viene riservata dal Servizio Finanziario alla verifica della corretta e
coerente imputazione all’opportuno capitolo di bilancio, e alla presenza degli elementi necessari per
l’identificazione dell’impegno di spesa. In carenza di questi elementi la proposta di determinazione viene
restituita al Servizio di competenza per la riformulazione. Soprattutto, vengono respinte le determinazioni con
impegni “generici”. Tutto ciò rallenta inevitabilmente la formazione di impegni definitivi.
2)
Ordinazione della spesa e contestuale trasmissione del buono d’ordine al fornitore
Oltre che rispondere alla normativa vigente, la comunicazione al terzo interessato degli estremi
dell’impegno definitivamente assunto consente di snellire i tempi di liquidazione. Infatti, il fornitore dovrà
accompagnare la sua fattura con il Buono d’ordine ricevuto dal soggetto ordinante la spesa. In mancanza di
tale documento, la fattura non potrà essere registrata dall’Ufficio Ragioneria, e verrà quindi ritrasmessa al
Servizio di competenza per l’integrazione con detto Buono d’ordine.
3)
Ricevimento della fattura da parte dell’Ufficio protocollo e registrazione nel protocollo generale
dell’Ente
La fattura deve essere trasmessa dal fornitore al protocollo generale che ne effettua la
registrazione e la inoltra quindi all’Ufficio Ragioneria per i successivi controlli. In assenza di tale registrazione
dell’Ufficio protocollo la Ragioneria non procede alla registrazione e protocollazione di propria competenza.
Nei casi in cui il fornitore trasmetta la fattura direttamente al Servizio che ha ordinato la spesa,
occorre che questo si attivi per far pervenire il documento all’Ufficio protocollo per l’iter descritto. O, in
alternativa, provveda alla registrazione mediante la procedura di protocollazione decentrata.
Nel segnalare che quest’ultima procedura è sconosciuta ai più, e comunque raramente utilizzata,
si rileva che la trasmissione della fattura direttamente al Servizio che ha ordinato la spesa anziché all’Ufficio
protocollo può generare, anziché un’accelerazione, un allungamento dei tempi di liquidazione e pagamento.
4)
Trasmissione della fattura all’Ufficio Ragioneria e registrazione nella procedura di contabilità
Premessa per la registrazione della fattura da parte dell’Ufficio Ragioneria è la sussistenza di tutti
gli elementi fiscalmente e contabilmente necessari. L’incompletezza del documento e la necessità di dover
ricontattare il fornitore per eventuali integrazioni determina un allungamento dei tempi di pagamento.
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5)
Trasmissione della fattura al Servizio di competenza per la liquidazione
In questa fase diventa cruciale il fatto che il Servizio competente proceda a una tempestiva
liquidazione delle fatture ricevute. E’ proprio in questo passaggio che i tempi tendono a registrare una certa
dilatazione.
6)
Trasmissione del provvedimento di liquidazione all’Ufficio Ragioneria
Acquisiti i provvedimenti di liquidazione, l’Ufficio Ragioneria ne effettua il previsto controllo
fiscale e contabile. Le anomalie che più frequentemente vengono segnalate riguardano la non corretta
imputazione all’opportuno capitolo di spesa, l’imputazione non appropriata ai residui passivi, la carenza di
documentazione allegata, la non completezza delle informazioni inerenti il beneficiario (codice fiscale, codice
IBAN, etc.). L’esigenza di acquisire le necessarie informazioni integrative determina ulteriori allungamenti dei
tempi di pagamento.
Si rileva una frequente inosservanza della norma regolamentare che prevede la trasmissione
dell’atto di liquidazione all’Ufficio Ragioneria almeno 15 giorni prima della scadenza del pagamento.
In ogni caso, l’Ufficio Ragioneria programma l’esecuzione dei provvedimenti di liquidazione, e dà
dunque corso ai pagamenti, tenendo conto delle proprie disponibilità di cassa, o comunque pianificando
l’utilizzo dell’anticipazione di tesoreria.
Nel periodo finale dell’esercizio l’attuazione dei pagamenti deve avvenire tendendo altresì conto
del rispetto dei limiti posti dal patto di stabilità.
Per quanto concerne le spese in conto capitale, se si tratta di mutui erogati dalla Cassa Depositi
e Prestiti, il pagamento deve essere preceduto dall’effettiva erogazione delle somme da parte della Cassa
medesima (3-4 settimane dalla richiesta). Se invece trattasi di contributi regionali, la disponilità delle somme
da parte dell’Ente avviene solo in tempi molto posticipati (anche alcuni mesi). All’Ente non resta dunque che
dilatare i tempi dei pagamenti, o anticipare le somme con l’utilizzo di risorse proprie (se disponibili).
7)
Emissione dell’ordinativo di spesa (mandato)
L’emissione dei mandati attraverso la procedura informatica di contabilità riduce decisamente i
tempi di produzione dei mandati. Dopo il controllo e la sottoscrizione, vengono trasmessi alla Tesoreria.
Attualmente l’emissione del mandato avviene in formato cartaceo. E’ prevista però l’introduzione
del madato elettronico nel prossimo esercizio 2010.
8)
Trasmissione del mandato alla Tesoreria ed effettuazione del pagamento
La trasmissione dei madati di pagamento alla Tesoreria avviene mediante consegna effettuata
dall’Ufficio Messi. La consegna è quotidiana, in alcuni casi si registrano anche due o più passaggi al giorno,
quindi i tempi con cui viene fatto pervenire il mandato “stampato” alla Tesoreria sono molto contenuti. Dal
2010, con l’introduzione del mandato elettronico, tali tempi saranno ulteriormente ridotti.
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ALLEGATO 3
MISURE ORGANIZZATIVE PER GARANTIRE LA TEMPESTIVITÀ DEI PAGAMENTI
Di seguito sono elencate le proposte organizzative facenti riferimento alle fasi sopra evidenziate e rivolte al
miglioramento della tempestività dei pagamenti.
1)
a) Occorre che il responsabile del Servizio proponente la determinazione di impegno accerti con
la dovuta cura la corretta imputazione al capitolo di bilancio, e che l’impegno medesimo presenti tutti gli
elementi necessari. Da evitare in ogni caso la presentazione di proposte di determinazione con impegni
generici.
b) Se si rende necessaria l’integrazione di uno o più capitoli di spesa per far fronte alla fornitura,
occorre procedere con dovuta sollecitudine alle richieste di variazione di bilancio al fine di tener conto dei
tempi dell’iter amministrativo.
2)
L’ordinazione della fornitura deve precedere la generazione dell’impegno di spesa e deve essere
contestuale alla trasmissione del buono d’ordine al fornitore.
3)
a)
La trasmissione della fattura da parte del fornitore deve essere tempestiva non appena
avvenuta la fornitura, deve avvenire presso l’Ufficio protocollo, e deve essere accompagnata dal buono
d’ordine a suo tempo ricevuto.
b) Se la fattura viene fatta pervenire presso il Servizio che ha ordinato la spesa, questo deve
sollecitamente far pervenire il documento all’Ufficio protocollo per il corretto iter, oppure procedere
autonomamente alla protocollazione mediante la procedura decentrata.
4)
a) La fattura deve essere completa di tutti i suoi elementi. Devono essere esplicitati la modalità
di pagamento prescelta e il codice IBAN.
b)
Il documento deve altresì consentire l’immediata individuazione del Servizio competente,
affinchè l’Ufficio Ragioneria possa procedere alla corretta trasmissione al responsabile della liquidazione.
c) Dopo una fase transitoria e pilota che riguarderà il primo semestre 2010 l’Ufficio Ragioneria
accetterà solo fatture in formato elettronico, riservandosi di accettare documenti di fatturazione in formato
diverso.
5)
a) Il Servizio competente, ricevuta la fattura già registrata dall’Ufficio Ragioneria, deve procedere
a una tempestiva emissione del provvedimento di liquidazione.
b)
Il provvedimento di liquidazione deve riportare una corretta imputazione della spesa al
capitolo di bilancio e all’anno di competenza. Particolare cautela deve essere riservata all’utilizzo dei
residui passivi.
c)
L’atto di liquidazione deve essere corredato della documentazione prevista e necessaria
all’effettuazione dei controlli amministrativi, contabili, fiscali, affinchè non si interrompa l’iter di pagamento
ai fini del reperimento dei documenti mancanti.
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d)
Il provvedimento di liquidazione deve pervenire all’Ufficio Ragioneria 15 giorni prima della
scadenza del relativo pagamento.
e) Dopo una fase transitoria che riguarderà il primo semestre del 2010, non si accetteranno più
fatture con termini di pagamento inferiori ai 60 giorni. I Servizi ordinanti la spesa sono quindi tenuti a
convenire con i fornitori opportuni e congrui termini di pagamento che tengano conto dell’iter
amministrativo, evitando formulazioni del tipo “pagamento a vista” o “ricevimento fattura”, etc. Eccezioni
al termine di pagamento saranno ammissibili solo nella misura in cui consentiranno condizioni economiche
della fornitura più vantaggiose per l’Ente.
6)
a) L’ufficio Ragioneria deve poter acquisire i provvedimenti di liquidazione completi come sopra
descritto per evitare restituzioni al Servizio competente e l’allungamento dei tempi di pagamento.
b)
La programmazione dei pagamenti compete all’Ufficio in parola e tiene conto delle
disponibilità di cassa. L’utilizzo dell’anticipazione di tesoreria è uno strumento oggetto di pianificazione e
non privo di costi.
c)
Elemento imprescindibile per la programmazione dei pagamenti, soprattutto nell’ultimo
periodo dell’esercizio, resta il rispetto dei vincoli del patto di stabilità.
d) Di norma, relativamente alle spese per investimenti, i relativi pagamenti potranno avvenire
non prima della realizzazione delle entrate specifiche volte al finanziamento degli investimenti medesimi. Il
Servizio finanziario si riserva la facoltà di concedere eventuali anticipazioni, sulla base delle disponibilità
finanziarie e del rispetto dei vincoli del patto di stabilità.
7)
Nel corso dell’esercizio 2010 verrà attivata la procedura per l’emissione e la trasmissione
informatizzata dei mandati.
8)
Il Servizio finanziario si riserva di valutare la cause e le fasi in cui si sono determinati ritardi
nell’espletamento dell’iter dei pagamenti, ritornando ai competenti Servizi eventuali oneri per sanzioni,
oneri, interessi etc. fatti valere dai fornitori e derivanti dal mancato rispetto dei termini per i pagamenti
medesimi.