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CASE STUDY [UBI BANCA]
CASE STUDY
UBI BANCA
» GRAZIE ALL’OUTSOURCING DELLA GESTIONE DELL’OUTPUT DEI DOCUMENTI ABBIAMO
RIDOTTO DRASTICAMENTE I COSTI DEI PROCESSI, SERVIZI E MATERIALI DI STAMPA E
FOTOCOPIATURA, AUMENTANDO ALLO STESSO TEMPO L’EFFICIENZA OPERATIVA. «
Roberto Olivetti, Responsabile Acquisti IT, UBI Sistemi e Servizi Spa
LA SFIDA
Introduzione di un nuovo modello organizzativo con l’obiettivo di tagliare i
costi dei processi di stampa e fotocopiatura in modo significativo e
sostenibile.
Consolidamento del parco stampanti riducendo a due l’elevato numero dei
fornitori.
Ottimizzazione dei processi di approvvigionamento dei prodotti e dei
consumabili.
Creazione di una chiara struttura di competenze e responsabilità.
IL CLIENTE
UBI Banca (Unione di Banche
Italiane S.p.c.a.), fondata nel 2007, è
una delle più importanti banche
cooperative in Italia. Conta più di 4 milioni
di clienti e 2.000 filiali.
IL PROGETTO
Revisione dei processi di gestione dei documenti, per snellire la base di
installato, approvigionamento e servizi.
LA SOLUZIONE
Outsourcing della responsabilità di operazioni e supporto
Adozione di due vendor per ridurre l’eterogeneità nella base di installato
Ottimizzazione e snellimento dei processi sulla base di SLA chiari e
definiti
Sistema di ordini dei consumabili automatizzato via Internet
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LA SOLUZIONE
Affidata a Fujitsu la responsabilità per il supporto e lo sviluppo ongoing di
tutte le infrastrutture di stampa come parte dell’offerta di servizi Print
Lifecycle Management.
Implementazione di una soluzione dual-vendor con riduzione del numero di
fornitori in un ambiente di stampa eterogeneo, affidando la responsabilità
dei servizi a un unico player.
Significativa riduzione dei costi di fornitura dei prodotti e dei consumabili,
raggruppando le attività di acquisto e ottimizzando i processi di
approvvigionamento.
Elevata trasparenza grazie a modelli di fatturazione basati sui consumi e
sistemi di controllo centralizzati UBI Banca.
IL PROGETTO
La situazione di partenza – diversità a livello locale senza un controllo
centrale: l’obiettivo della fusione tra Banche Popolari Unite e Banca
Lombarda e Piemontese in UBI Banca, avvenuta nell’aprile 2007 è stato
quello di tagliare in modo significativo i costi. Uno dei progetti per aiutare a
raggiungere questo obiettivo riguarda la revisione dei processi di gestione
dei documenti, come parte di un nuovo modello di organizzazione delle
filiali.
In questo contesto, era molto importante esaminare le infrastrutture dei
processi di stampa, fotocopiatura e fax, che si sono sviluppate in modo
eterogeneo nel corso degli anni. Dall’analisi è risultata la presenza di una
vasta gamma di dispositivi locali differenti che implicano una maggiore
spesa, causano un aumento del lavoro di gestione amministrativa e di
supporto e ostacolano lo sfruttamento delle sinergie nell’acquisto dei
consumabili.
Inoltre, tale etereogenità porta a una mancanza di trasparenza e controllo a
livello centrale sui volumi di stampa, sul consumo di carta e sui costi.
Snellire la base di installato, approvvigionamento e servizi: Fujitsu ha offerto
un’alternativa alle operazioni in-house con il suo Print Lifecycle
Management.
Quindi, da un lato, Fujitsu ha siglato un accordo decennale di servizi relativo
a Managed Office(nella modalità “tried and tested”) con una delle due
banche coinvolte nella fusione, mentre dall’altro sono stati offerti servizi di
stampa vendor-indipendent che riguardano le aree inerenti alla stampa,
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fotocopiatura, scansione e fax – dalla progettazione alla gestione
dell’approvvigionamento e al supporto, fino agli ulteriori e continui sviluppi.
In termini concreti, Fujitsu ha implementato per UBI Banca una soluzione
dual-vendor al posto di una enorme eterogeneità di dispositivi e modelli di
stampa che si era generata nel corso degli anni. Le vecchie attrezzature
sono state sostituite e sono state installate nelle sedi centrali e in 800 filiali
1.400 sistemi multifunzione, 6.000 stampanti dot-matrix e 500 stampanti
laser. Allo stesso tempo, i layout sono stati aggiornati secondo i requisiti del
nuovo sistema di gestione dei documenti.
Fujitsu, inoltre, ha ottimizzato l’approvvigionamento e centralizzato
l’assistenza agli utenti e la responsabilità dei servizi.
I successivi costanti sviluppi, come gli upgrade tecnologici, contribuiscono a
un costante miglioramento nella produttività, riducendo
contemporaneamente i costi di manutenzione.
BENEFICI PER IL CLIENTE
Migliore rapporto prezzo/prestazioni grazie a un significativo taglio dei
costi, insieme a una maggiore qualità dei servizi
Chiara definizione delle competenze e delle responsabilità
Più libertà e risorse per focalizzarsi sulle attività chiave che generano
valore aggiunto
Trasparenza grazie a un modello operativo basato su SLA
Tempestivo supporto agli utenti finali attraverso un servizio di help desk
on-site
Sicurezza futura grazie a stabili partnership
SUCCESSI OTTENUTI
Un fattore che ha influenzato la scelta di Fujitsu da parte di UBI è stato il
rapporto di fiducia tra le due parti, maturato in anni di collaborazione. Un
altro elemento determinante è stata un’analisi preliminare del TCO, che ha
rilevato significative potenzialità di riduzione dei costi. Infatti, grazie a Print
Lifecycle
Management, la banca è stata in grado di ridurre i costi di produzione del
15% già nel primo anno.
L’obiettivo da raggiungere è una riduzione del 25% o un risparmio di
400.000 euro. Allo stesso tempo, la qualità è stata migliorata, grazie
all’integrazione di soluzioni innovative. Processi automatizzati, per esempio
gli ordini dei consumabili via Internet e un ridotto tempo di ripristino in caso
di problemi, assicurano un alto livello di accettazione da parte degli utenti.
Infine, come afferma Roberto Pane, IT Manager in UBI Sistemi e Servizi:
“Un altro elemento importante, anche se meno visibile, è il fatto che Fujitsu
ci dà completa sicurezza, permettendoci di concentrarci esclusivamente sui
nostri compiti di core IT banking.”
CONTATTI
FUJITSU TECHNOLOGY SOLUTIONS S.p.A.
Via delle Industrie 11- Vimodrone (MI) - Italia
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