Pubblicazione - Adolfo Baroni

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BO XI - Introduzione
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Argomenti
Capitolo 1: Introduzione a Pubblicazione
Capitolo 2: Creazione di pubblicazioni
Capitolo 3: Riferimento per la pubblicazione
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Pubblicazione
processo che rende disponibile per un vasto pubblico report e
documenti. Il contenuto dei report può essere distribuito
automaticamente mediante posta elettronica o FTP, salvato su
disco o gestito mediante la piattaforma BusinessObjects
Enterprise per la visualizzazione sul Web, la memorizzazione e
il recupero, ed infine automatizzato mediante la pianificazione.
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Pubblicazione
Da InfoView, è possibile selezionare un unico documento Desktop
Intelligence e modularlo per diversi utenti o destinatari;
pianificare una pubblicazione perché sia eseguita ad intervalli
specificati ed inviarlo a diverse destinazioni, tra cui: • cartelle di
InfoView destinatari di posta in arrivo in InfoView destinatari di
indirizzi di posta elettronica
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Pubblicazione
Una pubblicazione è un insieme di metadati utilizzati per
distribuire un documento a un largo pubblico. I metadati
comprendono l'origine della pubblicazione, i destinatari e la
personalizzazione applicata. Per questa versione, una
pubblicazione è basata su un unico documento Desktop
Intelligence.
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Scopo delle pubblicazioni Le pubblicazioni consentono di
inviare informazioni all'interno dell'azienda inmodo più
efficiente:
h • Consentono di distribuire informazioni in modo semplice ad
individui o gruppi di utenti e di personalizzare le informazioni
ricevute da ogni utente o gruppo.
h • Consentono la consegna di informazioni di business mirate a
gruppi o individui mediante un portale protetto da password, in
un'intranet, un'extranet o su Internet.
h • Riducono l'accesso al database eliminando la necessità per
gli utenti di inviare richieste di processi.
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Pubblicazione
Workflow di pubblicazione unico per tutti i tipi di
pubblicazione Per semplificare il lavoro per chi pubblica un
documento, le fasi della creazione di una pubblicazione sono
sempre le stesse, indipendentemente dalle variazioni tra le
pianificazioni, le destinazioni o i formati delle pubblicazioni.
Diverse destinazioni per una pubblicazione Una
pubblicazione può essere pubblicata in diverse destinazioni, ed
è quindi possibile distribuire pubblicazioni a destinatari
mediante posta elettronica, la posta in arrivo di InfoView o
cartelle, file e server FTP. Diversi formati per una
pubblicazione Quando si esegue una pubblicazione, è
possibile scegliere tra un certo numero di formati tra cui Adobe
PDF, HTML e Microsoft Excel.
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Personalizzazione dei report Da un unico documento di origine,
è possibile creare pubblicazioni personalizzate in modo che
ogni destinatario riceva una pubblicazione contenente solo i
dati che gli sono destinati. Pianificazione delle pubblicazioni
La pubblicazione consente di risparmiare tempo, dando
all'utente la possibilità di specificare il momento in cui inviare le
pubblicazioni. Invece di creare diverse pubblicazioni, è
possibile eseguire un'unica pubblicazione con tutte le
indicazioni temporali desiderate. Gruppi di utenti Gli invii di
pubblicazioni sono più semplici da seguire, gestire ed
organizzare quando si raggruppano i destinatari.
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Discussions (in precedenza chiamati commenti) La funzione
Discussions consente agli utenti di creare note su pubblicazioni
e altri oggetti di una cartella. Gli utenti di BusinessObjects
Enterprise che dispongono dei diritti di accesso appropriati
possono visualizzare le note o aggiungere propri commenti ai
thread di discussione. Istanze (in precedenza chiamate
cronologia) I destinatari possono accedere ad istanze
precedenti di pubblicazioni nella pagina Storico di una
pubblicazione. Spostandosi tra le versioni attuali e passate
dello stesso report, gli utenti possono confrontare le modifiche
documentate dalle istanze.
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Encyclopedia Grazie a Encyclopedia gli utenti di business
intelligence potranno disporre di informazioni importanti relative
ai report. L'applicazione identifica lo scopo del report e le
domande di business a cui dà risposta. Encyclopedia elenca
anche e definisce i termini utilizzati nel report. Il risultato è una
maggiore semplicità e frequenza d'uso da parte degli utenti
finali; Encyclopedia riduce anche il numero di chiamate di
servizio al reparto informatico perché tutte le informazioni
necessarie agli utenti sono integrate nel report.
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Pubblicazione
Utenti delle pubblicazioni Vi sono tre categorie di utenti per le pubblicazioni: creatori di
pubblicazioni, amministratori e destinatari. Creatori di pubblicazioni I creatori di
pubblicazioni utilizzano la pubblicazione per: • Creare pubblicazioni per distribuirle.
Selezionare i destinatari delle pubblicazioni. Applicare profili alle pubblicazioni per
personalizzare il tipo di informazioni visibili per ogni gruppo di utenti. Pianificare
istanze di pubblicazioni. Amministratori Gli amministratori dispongono dei diritti per:
Creare nomi di profili e destinazioni di profili. Assegnare profili a specifici utenti o
gruppi. Gestire la configurazione del server di posta elettronica. Importare nel
sistema informazioni relative agli utenti e ai profili. Destinatari I destinatari utilizzano
la pubblicazione per: Ricevere pubblicazioni. Sottoscrivere o annullare la
sottoscrizione a pubblicazioni.
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h
h
h
h
h
. Creazione delle pubblicazioni
. Per creare una pubblicazione per BusinessObjects Enterprise, i
creatori di pubblicazioni applicano un workflow standard:
•
Creano un documento Desktop Intelligence su cui la pubblicazione sarà basata.
Esportano il documento Desktop Intelligence nel Central Management Server.
Forniscono informazioni per definire la pubblicazione.
Modificano la pubblicazione per personalizzarla in funzione dei destinatari.
Pianificano l'esecuzione della pubblicazione.
. Per informazioni sulla creazione di documenti Desktop Intelligence e
l'esportazione nel Central Management Server, consultare il Manuale
dell'utente di Desktop Intelligence.
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Definizione di una pubblicazione La definizione di una
pubblicazione è la prima fase della creazione di una
pubblicazione in InfoView.
Modifica di una pubblicazione Dopo che una pubblicazione è
stata definita, può essere modificata nella pagina Modifica della
pubblicazione in InfoView.
Le pubblicazioni devono essere modificate almeno una volta. In
questa parte del workflow, viene specificato un documento di
origine per la pubblicazione, si definiscono gruppi o utenti
individuali come destinatari e si applicano profili per
personalizzare i dati inviati ad ogni destinatario.
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Pianificazione di una pubblicazione Dopo che una
pubblicazione è stata definita e modificata, è possibile
pianificarla in modo che sia eseguita dalla pagina
Pianificazione della pubblicazione in InfoView. Nella fase di
pianificazione, il creatore della pubblicazione assegna un titolo
all'istanza della pubblicazione e specifica la frequenza di
esecuzione della pubblicazione secondo ritmi di ricorrenza
predefiniti.
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Pubblicazione
Nella parte di pianificazione del workflow, un creatore di
pubblicazioni sceglierà anche un formato in cui inviare la
pubblicazione, il server su cui pianificarla e la o le destinazioni
della pubblicazione. L'impostazione predefinita consiste nel
pubblicare nella cartella in cui è stata creata la pubblicazione,
ma è possibile anche inviare la pubblicazione a un destinatario
di posta elettronica, la posta in arrivo di InfoView, una posizione
di file o un server FTP.
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Test di una pubblicazione La pubblicazione prevede una
modalità di test che consente di inviare una pubblicazione a se
stessi o a un gruppo ridotto di destinatari per convalidare le
informazioni e vederle esattamente come saranno ricevute da
un ampio gruppo di destinatari. La verifica della pubblicazione
viene eseguita dalla pagina Modalità di test.
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. Panoramica
. Questo capitolo spiega come utilizzare la pagina Crea
una nuova pubblicazione di InfoView per:
h
h
h
h
•
Assegnare un titolo a una nuova pubblicazione.
Aggiungere un testo di descrizione della pubblicazione.
Selezionare la posizione in cui memorizzare i dettagli relativi
alla pubblicazione.
Selezionare una categoria per la pubblicazione
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Pubblicazione
Prima di iniziare Prima di creare una pubblicazione, è necessario
eseguire le seguenti operazioni: Creare o avere accesso al
documento Desktop Intelligence su cui sarà basata la
pubblicazione. Accertarsi di disporre dei diritti del sistema
necessari per modificare e definire destinazioni e di pianificare
pubblicazioni. Tali diritti sono attribuiti dall'amministratore di
BusinessObjects Enterprise. Accertarsi che sia possibile
assegnare profili alle pubblicazioni. Tali profili sono definiti
dall'amministratore di BusinessObjects Enterprise. Per
applicare profili a un documento Desktop Intelligence in modo
che ogni destinatario riceva solo le informazioni pertinenti, è
possibile creare in precedenza i filtri nel report. Si tratta di
un'operazione facoltativa che consente di verificare i risultati
prima
applicarli
alla
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Italia pubblicazione.
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Pubblicazione
Creazione di un documento Desktop Intelligence La
pubblicazione utilizza documenti Desktop Intelligence standard.
Tali documenti, con estensione .rep, erano detti in precedenza
documenti BusinessObjects. Per informazioni sulla creazione di
documenti Desktop Intelligence, consultare il Manuale
dell'utente di Desktop Intelligence. Nota: Una pubblicazione
non richiede più una query su un universo e il documento non
deve necessariamente essere suddiviso in sezioni.
Suggerimento: Per trarre il massimo vantaggio dal report
bursting ad aggiornamento singolo, suddividere il documento in
sezioni con schede, in cui ogni sezione rappresenta una parte
del documento che può essere visibile o nascosto per diversi
gruppi di utenti.
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Pubblicazione
Esportazione di un documento Desktop Intelligence Affinché
un documento Desktop Intelligence possa essere pubblicato
mediante Publisher, deve essere memorizzato nel Central
Management Server (CMS).
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Pubblicazione
Definizione di una pubblicazione La prima fase della creazione
di una pubblicazione consiste nel definirla. X Per definire una
nuova pubblicazione 1. Connettersi a InfoView. 2. Fare clic su
Nuovo, quindi selezionare Pubblicazione. Viene visualizzata
la pagina Crea una nuova pubblicazione.
Nota: Se non si specifica una posizione, i dettagli saranno
memorizzati nella cartella Preferiti. Suggerimento: Se si
desidera distribuire la pubblicazione nella posizione predefinita,
sarà necessario modificare il campo Posizione per indicare una
cartella a cui tutti i destinatari abbiano accesso.
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Pubblicazione
Modifica di una pubblicazione Dopo la definizione di una
pubblicazione in InfoView, è possibile modificarla.
Nota: È possibile modificare i gruppi dell'elenco delle
sottoscrizioni in qualsiasi momento facendo clic su Aggiungi o
rimuovi gruppi, se necessario ... nella pagina Modifica.
Nota: La funzione Escludi utenti non è una caratteristica protetta.
Quando si escludono utenti, è per evitare alle persone non
interessate di ricevere la pubblicazione. Gli utenti esclusi
possono visualizzare la pubblicazione se decidono di
sottoscrivere e dispongono dei diritti necessari.
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Pubblicazione
Nota: È possibile modificare i profili applicati alle pubblicazioni in
qualsiasi momento facendo clic su Aggiungi o rimuovi profili,
se necessario ... nella pagina Modifica.
Nota: Per il valore del campo Oggetto si fa distinzione tra
maiuscole e minuscole. Il valore deve corrispondere
esattamente al nome della colonna del report Desktop
Intelligence.
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Pubblicazione
Pianificazione di una pubblicazione X Per pianificare una
pubblicazione 1. Individuare la pubblicazione in InfoView. 2.
Fare clic su Pianifica sotto il titolo della pubblicazione. Viene
visualizzata la pagina Pianificazione.
h
Nota: Per maggiore sicurezza, selezionare il formato Adobe
Acrobat. Se si seleziona il formato Desktop Intelligence e si
esegue la pianificazione per una destinazione non gestita, uno
dei destinatari potrebbe rimuovere tutti i filtri applicati e
visualizzare i dati destinati ad altri.
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Pubblicazione
Test di una pubblicazione Publisher consente di verificare il
corretto funzionamento della pubblicazione mediante l'invio al
proprio indirizzo di posta elettronica invece che ai destinatari
specificati.
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Pubblicazione
Definizione di una pubblicazione Tutte le pubblicazioni devono avere almeno un titolo. Il creatore
di una pubblicazione può anche includere uno o più elementi segu enti quando definisce la
pubblicazione. Descrizione—La descrizione di un documento è visibile in InfoView e può
rendere più facile il reperimento di un documento se i nomi di diverse pubblicazioni sono simili.
Parole chiave—Quando il creatore di una pubblicazione assegna parole chiave scelte in modo
oculato, gli utenti potranno facilmente trovare la pubblicazione. Posizione—Il creatore di una
pubblicazione può specificare una posizione in cui memorizzare i dettagli della pubblicazione.
Se una posizione non è specificata, i dettagli della pubblicazione saranno memorizzati nella
cartella Preferiti del creatore della pubblicazione. Categoria—Il creatore della pubblicazione
può assegnare una o più categorie alla pubblicazione in modo che gli utenti possano effettuare
ricerche più efficaci. Se una categoria non è specificata al momento della creazione della
pubblicazione, la pubblicazione non è assegnata a nessuna categoria.
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Pubblicazione
Modifica di una pubblicazione Quando si modifica una
pubblicazione, si completano due azioni: Specificare un
documento di origine per la pubblicazione—L'origine della
pubblicazione può essere qualsiasi documento Desktop
Intelligence del CMS a cui il creatore della pubblicazione ha
accesso. Definizione dei destinatari della pubblicazione—Il
creatore della pubblicazione può selezionare gruppi o utenti
individuali come destinatari. Il creatore della pubblicazione può
anche escludere specifici utenti che fanno parte di un gruppo.
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Profili
Profili
Il creatore di una pubblicazione può personalizzare i dati inviati
ad ogni destinatario assegnando profili a una pubblicazione.
I profili sono creati dall'amministratore BOE.
L'amministratore aggiunge anche utenti o gruppi al profilo e
aggiunge valori di profilo per l'utente o il gruppo.
Inoltre, il creatore di una pubblicazione ha la possibilità di
scegliere il metodo di risoluzione del profilo utilizzato per la
pubblicazione e di vedere quali destinatari riceveranno la
pubblicazione completa.
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Profili
Destinazioni di profilo Le destinazioni di profilo collegano un
profilo a un oggetto di universo o a una variabile di documento
a cui può essere stata applicata una limitazione all'interno di un
report. Esistono due tipi di destinazione di profilo: globale e
locale.
Le destinazioni locali sono definite dal creatore di una
pubblicazione in funzione di una variabile in un documento.
Consentono al creatore di una pubblicazione di definire
l'abbinamento del documento di origine della pubblicazione e di
rendere più flessibile la pubblicazione di report per gli universi
per cui non sono stati definiti obiettivi globali o report non basati
su universi.
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Profili
Le destinazioni globali sono definite dall'amministratore sulla
base di un oggetto di universo.
Ad esempio, a un utente può essere stato assegnato un profilo
Regione e un valore di profilo definito come "=Nord".
I profili globali consentono all'amministratore di definire gli
abbinamenti tra l'oggetto di profilo generico (in questo caso
Regione) e un oggetto di un universo.
Quando la pubblicazione viene elaborata, questo oggetto di profilo
consente di filtrare la destinazione del profilo sulla base del
valore di profilo assegnato all'utente..
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Profili
Per personalizzare la pubblicazione, è necessario che
l'amministratore abbia assegnato profili e valori di profilo agli
utenti/gruppi. Definendo filtri globali, un amministratore
consente di usare gli abbinamenti di profilo per tutti i report
basati sull'universo per cui una destinazione di profilo è stata
definita.
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Profili
h
Risoluzione dei profili
. Quando si modifica una pubblicazione, è possibile
scegliere due metodi di risoluzione dei profili: Percorso
albero o Scorri e unisci. Percorso albero è
l'impostazione predefinita.
. Dato che è possibile assegnare più di un profilo agli
utenti, Percorso albero percorre la gerarchia degli utenti
e dei gruppi per determinare i profili applicabili. I profili
di utente hanno la precedenza sui profili di gruppo, e i
profili di gruppo interno hanno la precedenza sui profili
di gruppo esterno per i nomi di profilo doppi. Ogni ramo
dell'albero genererà un report personalizzato.
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Pubblicazione
Il creatore di una pubblicazione può anche vedere quali
destinatari riceveranno la pubblicazione completa. Ciò è
importante perché è possibile che ad alcuni utenti o gruppi non
sia assegnato un profilo e in tal caso quei destinatari possono
visualizzare pubblicazioni contenenti informazioni che non sono
state filtrate per loro. Per rettificare questa situazione,
contattare l'amministratore del sistema.
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Pubblicazione
Schemi ricorrenti Nel momento in cui si pianifica un oggetto, si
sceglie lo schema ricorrente desiderato. Alcuni degli schemi
ricorrenti disponibili per la pubblicazione sono: Una volta:
l’oggetto verrà eseguito solo una volta e può essere eseguito al
momento, in futuro oppure quando si verifica un evento
specifico. Ogni ora: l’oggetto verrà eseguito ogni ora. Si
specifica a che ora inizia e una data di inizio e di fine. Ogni
giorno: l’oggetto verrà eseguito ogni giorno e può essere
eseguito una o più volte al giorno. Si specifica a che ora verrà
eseguito e una data di inizio e di fine.
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Ogni settimana: l’oggetto verrà eseguito ogni settimana e può
essere eseguito una o più volte a settimana. Si specifica in che
giorno e a che ora verrà eseguito e una data di inizio e di fine.
Ogni mese: l’oggetto sarà eseguito ogni mese oppure con una
frequenza definita. Si specifica in quali giorni del mese e a che
ora verrà eseguito e una data di inizio e di fine. Calendario:
l’oggetto sarà eseguito nelle date specificate in un calendario
creato in precedenza.
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Pubblicazione
. Opzioni e parametri di esecuzione
. Dopo avere pianificato un oggetto, si deciderà su quali
parametri sarà eseguito. Non tutti i parametri si
applicano a tutti i casi, tuttavia quando si verifica questa
situazione, la funzione svolta è la stessa.
. Esegui
. Questo elenco viene sempre visualizzato, tuttavia le
opzioni variano a seconda dello schema ricorrente
selezionato.
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Pubblicazione
Ad esempio, se si seleziona Ogni giorno, è possibile scegliere di
eseguire l’oggetto “Una volta al giorno” oppure “Ogni X giorni.”
Se si seleziona Ogni mese, è possibile scegliere di eseguire
l’oggetto “Il giorno N del mese” o “Il primo lunedì del mese”. Per
poter visualizzare tutte le opzioni di esecuzione relative a uno
schema ricorrente, fare riferimento al software.
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Pubblicazione
Variabili X e N Queste variabili si applicano unicamente ad alcuni
schemi ricorrenti relativi a Ogni giorno e Ogni mese. Nel
momento in cui si seleziona l’opzione Esegui che contiene
queste variabili, il sistema visualizza i valori predefiniti delle
variabili che possono quindi essere modificati a seconda della
esigenze.
Ad esempio, se si seleziona lo schema ricorrente Ogni giorno e
l’opzione Esegui Ogni X ore, N minuti, è possibile specificare
l’esecuzione del report ogni 4 (X) ore e 30 (N) minuti. Nel caso
in cui i valori di X o di N non vengono modificati, il sistema
eseguirà il report ogni ora.
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Pubblicazione
Eventi Quando si pianifica una pubblicazione con eventi, l'oggetto
verrà eseguito solo quando si verifica la condizione aggiuntiva,
ovvero l’evento. È possibile indicare all’oggetto di attendere il
verificarsi di uno qualsiasi o di tutti e tre i seguenti tipi di eventi:
basati su file, personalizzati e basati sulla pianificazione. Per
fare in modo che un oggetto pianificato attivi un evento,
scegliere un evento basato sulla pianificazione.
Nota: un evento basato su file viene attivato partendo dalla
presenza di un file specifico. Un evento personalizzato viene
attivato manualmente. Un evento basato sulla pianificazione
viene attivato da un altro oggetto in fase di esecuzione.
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Guida rapida agli indirizzi utili
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