documento consensus conference

U.O.S.A. Promozione, Integrazione Socio-Sanitaria
e Innovazione Processi Produttivi e Organizzativi
Innovazione Processi Assistenziali
CONSENSUS CONFERENCE
“LA NUOVA ORGANIZZAZIONE DELLA SPECIALISTICA AMBULATORIALE”
Roma, 22.03.2011
Documento conclusivo contenente le Raccomandazioni e i Suggerimenti
operativi prodotti dai partecipanti alla
CONSENSUS CONFERENCE
“LA NUOVA ORGANIZZAZIONE DELLA SPECIALISTICA
AMBULATORIALE”
del 14.12.2010
Le Raccomandazioni e i Suggerimenti operativi sono stati elaborate da:
Claudio Angeloni
Raffaele Albano Barilli
Cinzia Bernola
Mara Bonfiglio
Veronica Caruso
Luciano Cavallo
Elvira Collura
Assunta D’Alfonso
Giulio De Michelis
Loredana Gerace
Paolo Giunti
Antonio Lax
Antonio Magi
Domenico Mazzacuva
Mario Meli
Bruno Moschetti
Carla Parisi
Giulio Pedone
Luigi Pelagalli
Armelina Rinaldi
Nadia Saturnini
Daniela Scrimieri
MariaPia Valle
Giuseppe Volpini
Il Coordinamento dei gruppi di lavoro è stato curato dalla:
U.O.S.A. “Promozione, Integrazione Socio-Sanitaria e Innovazione Processi Produttivi e Organizzativi”
Giulio De Michelis
Posiz. Organizzativa “Innovazione Processi Assistenziali”
Veronica Caruso
Impaginazione e revisione delle bozze:
Piera Maccioni
RACCOMANDAZIONE N.1
Viene espressa una forte raccomandazione per l’implementazione delle Linee Guida come
premessa indispensabile per l’aumento dell’appropriatezza.
A tal fine si ritiene che si debba trasformare questa raccomandazione in una delle azioni
prioritarie che l’Azienda deve mettere in campo per aumentare la Qualità Totale dell’Attività
Ambulatoriale e dedicare ad essa risorse adeguate.
Si ritiene che le azioni debbano interessare tutti i medici prescrittori.
Suggerimenti operativi per la raccomandazione n.1
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Viene suggerita la diffusione di Linee Guida prioritariamente condivise dai vari attori interessati
(medici specialisti, MMG, PLS, universitari, etc.).
La diffusione dovrebbe avvenire inizialmente con la tecnica “porta a porta”, cioè invio del materiale
documentale sia per posta tradizionale che per posta elettronica, ad ogni singolo medico.
Accanto a questa modalità, dovrebbero attuarsi forme di comunicazione interattiva - attraverso
convegni o riunioni a piccoli gruppi, etc. - che coinvolgano sempre gli opinion leader.
Una forma di monitoraggio continuo o, se non possibile, in giorni indice, dovrebbe essere sempre
prevista nella stesura dei programmi di implementazione. A tal fine viene suggerita la tecnica della
“corrispondenza, valutata dall’erogatore tra diagnosi suggerita dal prescrittore e indicazione
all’esame prevista nelle Linee Guida”.
Si ritiene che debbano essere presi in considerazione meccanismi incentivo-disincentivo, anche
economici , nelle fasi iniziali di implementazione.
RACCOMANDAZIONE N. 2
Viene espressa una raccomandazione per una strutturazione dell’ offerta delle prestazioni
basata sia sulla “presa in carico dell’utente”, sia sulla “priorità” espressa dal medico
prescrittore.
Le priorità dovrebbero essere indicate sulla base di criteri condivisi tra medico prescrittore e
medico erogatore.
Questa raccomandazione si dovrebbe tradurre nella presenza nelle agende di lavoro di spazi
dedicati sia agli utenti presi in carico sia a quelli prioritarizzati.
La riserva di spazi dedicati dovrebbe essere flessibile ed adattarsi al cambiamento della
domanda e non dovrebbe andare a scapito della piena produttività.
Suggerimenti operativi per la raccomandazione n.2
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Si suggerisce di suddividere, inizialmente, le agende in due spazi, uno dedicato agli utenti che
vengono all’osservazione dello specialista per la prima volta e uno per gli utenti che stanno
eseguendo un percorso terapeutico.
Il primo spazio dovrebbe, poi, essere segmentato in modo da garantire i livelli di priorità previsti
dalle disposizioni regionali.
Quando gli spazi per soddisfare la domanda prioritarizzata fossero insufficienti, si suggerisce di
ricorrere all’occupazione degli spazi riservati alla presa in carico.
RACCOMANDAZIONE N. 3
Viene espressa una forte raccomandazione per l’accesso alle prestazioni attraverso un sistema
di prenotazioni diversificato a secondo che si tratti di utenti che si presentano per la prima
volta o utenti presi in carico.
I primi dovrebbero essere prenotati esclusivamente con il sistema RECUP, i secondi
dall’Unità che li ha in cura ( c.d. riprenotazione).
Il sistema di riprenotazione dovrebbe essere diffuso, in quanto strumento per garantire la
presa in carico, in ogni agenda specialistica e in ogni struttura aziendale.
Non viene raggiunta una concordanza sulla proposta di alcuni membri del gruppo sulla eventuale
adozione, previa sperimentazione, di forme di erogazione ad accesso diretto, cioè effettuabili nello stesso
giorno della seduta, senza la preventiva prenotazione.
Suggerimenti operativi per la raccomandazione n.3
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Per la prenotazione sul Sistema RECUP, effettuate dagli operatori aziendali, si suggerisce di dotare
gli sportelli di tutti i mezzi tecnologici che servano ad organizzare le file (sistemi taglia coda,
software che disciplinano la fila in base a tipo di richiesta, etc,) e a favorire pagamenti celeri
(bancomat ).
Per la riprenotazione si suggerisce che tale attività sia espletata direttamente in sala visita e in
tempo reale, abilitando a tale funzione sia i medici che gli infermieri.
Nell’attesa di attuare questa attività in sala, si suggerisce di continuare il programma di
riprenotazione in “Area Accoglienza “, dove esiste.
RACCOMANDAZIONE N.4
Viene espressa una forte raccomandazione per la creazione di Percorsi Diagnostico Terapeutici
(PDT), basati sulle migliori evidenze scientifiche (EBM), che consentono di ridurre la
variabilità della risposta assistenziale e di ottimizzare le risorse.
Suggerimenti operativi per la raccomandazione n.4
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Si suggerisce la costituzione di gruppi di lavoro i quali - sulla base della letteratura / EBM/
esperienze realizzate - producano i percorsi diagnostici da proporre in ambito aziendale iniziando
dalle patologie che richiedono interventi coordinanti ( es.: patologie cronico-degenerative).
Questi gruppi dovrebbero essere poco numerosi ma rappresentativi di tutte le figure interessate.
RACCOMANDAZIONE N.5
Viene espressa una forte raccomandazione per l’implementazione della presa in carico
dell’utente dal momento del manifestarsi del bisogno (domanda) al momento del suo
soddisfacimento (offerta).
Questa dovrebbe realizzarsi con l’integrazione tra attività di base e attività specialistiche.
Per quest’ultime viene raccomandata la costituzione di una rete di specialistica di attività,
che garantisca, prestazioni con crescenti livelli di integrazione e complementarietà funzionale
tra i vari presidi territoriali compreso il ricorso, quando necessario, al livello Ospedaliero.
La presa in carico deve consentire l’effettuazione del PDT con il minore numero di
incombenze burocratiche e in tempi dettati unicamente dalle esigenze cliniche.
Suggerimenti operativi per la raccomandazione n.5
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Si suggerisce la creazione di una Sistema a Rete costituito da “Centri di riferimento Hub”, dove
vengono concentrate le prestazioni di maggiore complessità, e di “Centri periferici Spoke”, dove
vengono assicurate le prestazioni meno complesse.
E’ possibile prevedere anche un ulteriore livello costituito da ambulatori base.
Si suggerisce, inoltre , che sia implementato il programma di utilizzazione della Scheda
Ambulatoriale Informatizzata quale sistema per scambiare informazioni cliniche, evitare la
duplicazione di indagini, ottimizzare la presa in carico.
La Scheda dovrebbe consentire una personalizzazione secondo le esigenze specifiche, pur
garantendo l’uniformità necessaria per una facile consultazione e per l’organizzazione e la
successiva analisi dei dati.
Non viene raggiunta una concordanza sulla proposta di alcuni membri del gruppo creare modelli
organizzativi
funzionali sul territorio per implementare la collaborazione tra le figure professionali
impegnate nell’assistenza all’utente (MMG, Specialisti Ambulatoriali, Infermieri, Tecnici, Fisioterapisti).
RACCOMANDAZIONE N.6
Viene espressa una raccomandazione per l’uso del Tempario Unico Aziendale (definizione
dei tempi tecnici di durata delle prestazioni) quale elemento per la normalizzazione della
produttività. La sua applicazione, tuttavia, non dovrebbe essere slegata dalle dinamiche
effettive di svolgimento delle attività ambulatoriali, che dipendono da fattori non sempre
prevedibili a priori e non dovrebbe mai andare a scapito della qualità della prestazione .
Suggerimenti operativi per la raccomandazione n.6
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Si propone un’analisi dell’attuale Tempario, dopo sei mesi di utilizzazione, per valutare l’impatto
sui volumi di produzione e sui tempi di attesa delle prestazioni ambulatoriali.
Nella prossima edizione si suggerisce di orientare il tempario verso una maggiore flessibilità di
impiego, in relazione a situazioni locali, non perdendo di vista, però, l’esigenza di omogeneità del
sistema.
A tal fine si propone di valutare la possibilità di definire, anziché un tempo standard, un tempo
massimo, oppure un range, entro il quale effettuare la prestazione.
RACCOMANDAZIONE N.7
Viene espressa una forte raccomandazione per l’ottimizzazione delle risorse, ed in particolare
una piena utilizzazione delle risorse professionali, quale logica antitetica al razionamento.
A tal fine si ritiene che debba esser valorizzata la figura dell’infermiere per prestazioni
tecnico-professionali, implementando la sua partecipazione attiva nella presa in carico
dell’utente.
La valorizzazione dell’attività degli infermieri non dovrebbe, però, andare a scapito
dell’assistenza in sala visita, da fornire al medico quando ritenuta necessaria.
Questa necessità dovrebbe essere valutata con metodi oggettivi.
Suggerimenti operativi per la raccomandazione n. 7
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Si suggerisce di intervenire sull’organizzazione del lavoro favorendo il pieno sfruttamento delle
tecnologie ed aumetando la densità delle attività, intesa come “ore di utilizzo verso ore di
disponibilità dei macchinari”.
Per il personale sanitario viene suggerito un loro stretto impiego in relazione alle competenze
professionali specifiche. A tale riguardo dovrebbe essere limitato il loro carico di lavoro riferito alle
incombenze amministrativo – burocratiche non strettamente legate all’erogazione tecnicoprofessionale della prestazione.
Si suggerisce, infine, di utilizzare altro personale di supporto ( es. gli Operatori Socio Sanitari)
durante le situazioni assistenziali meno complesse.
Non viene raggiunta una concordanza sulla metodologia oggettiva per definire quando è necessaria
l’assistenza degli infermieri in sala visita a supporto del medico.
La proposta di utilizzare la metodologia aziendale VIBA© ( Valutazione Infermieristica del Bisogno
Assistenziale ), - classificazione, isogravità, del bisogno assistenziale - non raccoglie i consensi unanimi del gruppo
di lavoro .
RACCOMANDAZIONE N.8
Viene espressa una raccomandazione per l’aggiornamento delle tecnologie iniziando da
quelle che interessano le linee di attività ritenute prioritarie. La definizione delle priorità
dovrebbe avvenire sulla base di criteri trasparenti ed espliciti in accordo con le scelte
strategiche dell’Azienda.
Viene, inoltre, raccomandato il ricorso a donazioni e sponsor o la ricerca di fondi speciali (es.
fondi Europei su progetti).
Suggerimenti operativi per la raccomandazione n.8
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Si suggerisce la formazione di un gruppo di lavoro che elabori i criteri, trasparenti ed espliciti, con
cui assegnare le risorse di ammodernamento delle tecnologie.
Si suggerisce, anche, la creazione di un gruppo di lavoro che si occupi di ricercare
finanziamenti speciali.
RACCOMANDAZIONE N.9
Viene espressa una forte raccomandazione per la costituzione in ogni Presidio Ambulatoriale
dell’Azienda di un punto informativo finalizzato ad orientare gli utenti verso l’utilizzo dei
servizi presenti nella Struttura e denominato “Punto di Informazione e Orientamento”.
Suggerimenti operativi per la raccomandazione n.9
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Si suggerisce che il “Punto di Informazione e Orientamento”:
- sia situato all’ingresso del presidio;
- abbia la struttura di un “open space”, con un bancone attrezzato;
- sia dotato di tutte le necessarie attrezzature offerte dalla Tecnology Information;
- sia presidiato da almeno due operatori con conoscenze di base di lingua straniera (inglese) e da,
eventuali, mediatori culturali.
Si suggerisce che gli operatori assegnati siano formati nelle tecniche di comunicazione/ relazione.
RACCOMANDAZIONE N.10
Si esprime una (forte) raccomandazione per la strutturazione degli ambienti dedicati alla
specialistica ambulatoriale in 3 aree:
- un’area di accoglienza finalizzata alla presa in carico - da parte di personale sanitario - degli
utenti che accedono alle prestazioni ambulatoriali, denominata “Punto Accoglienza e Presa
in Carico”;
- un’area di assistenza riservata esclusivamente all’ erogazione della prestazione all’utente;
- un’area di attesa, separata da quella dell’assistenza, dove l’utente , dopo la fase di
accoglienza, attende il turno per l’effettuazione della prestazione.
Suggerimenti operativi per la raccomandazione n.10
Si suggerisce che:
• il “Punto Accoglienza e Presa in Carico ”abbia la struttura di un “open space”, con un bancone
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attrezzato;
sia dotato di tutte le attrezzature necessarie offerte dall’ Information Tecnology ;
l’accesso all’area assistenza sia consentito solo all’Utente chiamato per la prestazione.