Quali sono le regole fondamentali per fatturare

Quali sono le regole fondamentali per fatturare senza
imprevisti?
Affinché le fatture vengano elaborate e approvate più rapidamente possibile è opportuno
seguire con particolare attenzione le regole sottostanti:
Principi generali:
NIENTE più fatture cartacee:
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Quando siete pronti per fatturare, NON inviate più fatture o note di credito cartacee. Elaborate le
fatture e le note di credito con Tungsten Network
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Non inviate fatture cartacee in aggiunta alle fatture elettroniche, altrimenti si genera un duplicato
ed entrambe le fatture (elettronica e cartacea) vengono bloccate
Tenete aggiornati i dati di Tungsten Network:
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Qualsiasi modifica a tali dati (ad esempio, ragione sociale, partita IVA, coordinate bancarie,
indirizzo…) DEVE ESSERE
o
PRIMA comunicata al team Vendor Management di GSK ([email protected])
o
DOPODICHÉ deve essere aggiornata nei dati di Tungsten
Gli utenti hanno la responsabilità di emettere fatture esatte, conformi e aggiornate.
(Verificate che i dati fiscali siano corretti e aggiornati)
Ordini d’acquisto:
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NIENTE ordine d’acquisto = NIENTE pagamento
In aggiunta all’ordine di acquisto ufficiale inviato tramite e-mail o fax, gli ordini di acquisto vengono
inviati sul portale di Tungsten Network per consentire di emettere le fatture elettroniche e di
tracciarle.
Non accetteremo fatture PRIVE di un numero di ordine di acquisto valido. (Il numero dell’ordine di
acquisto è un campo obbligatorio nel processo di creazione della fattura. La fattura sarà
convalidata da Tungsten in fase di creazione e, se il numero dell’ordine di acquisto non è valido,
l’utente riceverà un avviso via e-mail per segnalare che la fattura non è stata inoltrata; dovrà quindi
essere corretta e rielaborata)
Se un ordine di acquisto non è presente sul portale di Tungsten, occorre contattare il call center di
GSK Biologicals
Invoices:
Per qualsiasi dubbio o domanda su “COME” creare una fattura, si dovrà contattare
ESCLUSIVAMENTE la linea dedicata all’assistenza di TUNGSTEN NETWORK. Sono disponibili anche
dei tutorial sul portale di Tungsten Network
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Quando si crea una fattura è necessario verificare che il numero dell’ordine di acquisto sia sempre
formato da 10 cifre. Se il numero dell’ordine di acquisto ricevuto è più breve, si dovranno
aggiungere degli zeri davanti, altrimenti la fattura non verrà inoltrata (ad esempio, se il numero è
123456 dovrà essere inserito come 0000123456)
Ogni fattura deve fare riferimento a uno e a un solo ordine di acquisto
Ogni voce della fattura deve fare riferimento al numero dell’ordine di acquisto di GSK corretto.
L’unità di misura di ogni voce della fattura deve coincidere con l’unità di misura usata nell’ordine di
acquisto a cui fa riferimento
Eventuali fatture non corrispondenti alla consegna o al servizio fornito dovranno essere corrette con
l’emissione di una nota di credito. Se l’errore è causato da un inserimento errato durante la
creazione della fattura o della nota di credito (solo Modulo Web), la fattura o la nota di credito di
Tungsten sarà diversa da quella emessa dal sistema di contabilità; in tal caso si dovrà contattare GSK
per ricevere istruzioni
SUGGERIMENTI: convertendo il PO in fattura, si accelera la creazione di quest’ultima, con la certezza
di inserire dati esatti (ad esempio, numero del PO, numero degli articoli nel PO, unità di misura…). In
ogni caso, occorre verificare comunque la quantità, il prezzo unitario, l’importo lordo e il prezzo
netto. Consultare i tutorial disponibili sul portale di Tungsten Network.
Conformità fiscale:
 Dopo essersi registrati presso le autorità fiscali, il proprio numero di partita IVA deve essere indicato
sulla fattura elettronica (inoltrare eventuali richieste relative ai dati fiscali e alla partita IVA alla
linea dedicata all’assistenza di Tungsten)
 Per i fornitori registrati in Europa, il numero di partita IVA di GSK Biologicals deve essere indicato
sulla fattura elettronica.
 Per quanto riguarda gli ordini di acquisto di beni emessi da GSK Biologicals SA (società di diritto
belga) con consegna presso i nostri magazzini locali fuori dal Belgio (Germania, Francia, Canada,
Stati Uniti, Ungheria, Singapore), il nostro numero di partita IVA locale e l’indirizzo del magazzino
devono essere indicati in tutte le fatture emesse, per permettere al fornitore di applicare le tasse
locali ed essere conforme dal punto di vista fiscale.
 Fatturazione alla nostra sede di Marietta, Pennsylvania, Stati Uniti (codice cliente AAA697557171):
A fini fiscali e per la conformità alla legislazione sul commercio della Pennsylvania, per tutti i PO
emessi nella sede di Marietta (Pennsylvania) occorre allegare i dettagli di fatturazione e/o la fattura
originale alle fatture inoltrate attraverso Tungsten. Vi invitiamo inoltre ad aggiungere commenti
sulle date del servizio, se non presenti nei dati forniti.
 Fatturazione alla nostra sede in Canada (codice cliente AAA807700687): I dati di registrazione fiscale
GST/HST e QST/PST del fornitore devono essere inseriti nella fattura in Tungsten, nei rispettivi
campi. I dati relativi a GST/HST e QST/PST devono apparire separatamente nella fattura, su
Tungsten.
Stato delle fatture e approvazione:
GSK Vaccini fornisce aggiornamenti online sullo stato di avanzamento delle fatture elettroniche.
Potete visualizzare lo stato della fattura accedendo al vostro account sul portale Tungsten.
Non sarà più necessario contattare l’ufficio Finance Services di GSK Vaccini per telefono o via email. Inoltre, ogni due settimane vi verrà inviato un riepilogo del fornitore.
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Tutte le nostre fatture relative all’assistenza richiedono l’approvazione interna del richiedente,
prima di poter essere pagate. È possibile seguire lo stato delle fatture sul portale di Tungsten
Le fatture che presentano un importo diverso rispetto a quello indicato sull’ordine di acquisto
danno luogo a un’eccezione e possono essere pagate solo se riceviamo una nota di credito o se il
prezzo non corrispondente viene approvato dal richiedente. Anche in questi casi è possibile
seguire lo stato delle fatture sul portale di Tungsten
Le fatture approvate saranno pagate nel ciclo di pagamenti successivo (in base alla data di
scadenza)
Allegati:
 Gli allegati devono essere in formato PDF
 TUTTA la documentazione supplementare (timesheet, worklist, documentazione dettagliata…)
richiesta da chi ordina l’acquisto DEVE essere allegata alla fattura, prima della presentazione di
quest’ultima. (L’helpdesk di Tungsten fornirà supporto in questa operazione)
 Per quanto riguarda gli allegati, il documento PDF deve attenersi alle seguenti condizioni:
o Non proteggere i file PDF con una password. In caso contrario, Tungsten non invierà il
file.
o Non crittografare né proteggere dalla scrittura i file PDF (è necessaria l’autorizzazione
completa).
o Non allegare file danneggiati.
o Non allegare alla stessa fattura file salvati in diverse versioni di PDF.
o Verificare che il file PDF possa essere assemblato.
o Non utilizzare troppi caratteri nel nome del file (al massimo 45).
o Non assegnare manualmente al file l’estensione “.PDF” se in realtà non è un PDF.
o Evitare di inserire spazi e caratteri speciali nel nome del file.
Cordiali saluti,
Finance Services