Manuale utente - Regione Veneto

PRESENTAZIONE ISTANZE DI ACCREDITAMENTO
LEGGE REGIONALE N. 19/2002
GUIDA UTENTE
PER L’ACCESSO AL SISTEMA
E
PER LA COMPILAZIONE DELLA DOMANDA
1
INDICE
Introduzione
pag.
3
Logica dell’inserimento dati
pag.
6
Accreditamento on-line in 10 mosse
pag.
7
2
INTRODUZIONE
La procedura per la presentazione delle istanze di accreditamento ai sensi delle DDGR n.
359/2004, n. 4198/2009 e n. 2120/2015 è pubblicata sul sito della Regione del Veneto
(www.regione.veneto.it) Percorsi “Formazione” – “Spazio operatori” – “Accreditamento”.
Il link completo è:
http://www.regione.veneto.it/web/formazione/accreditamento
Per l’assistenza tecnica all’utilizzo dell’applicativo (recupero password, segnalazione errori,
ecc.) sono disponibili i seguenti riferimenti presso la Sezione Formazione:
Tel. 041/2795131-5154
e-mail: [email protected]
Per gli aspetti di tipo contenutistico (ossia relativi al contenuto dei campi e alle modalità di
compilazione e invio dell’istanza) sono disponibili i seguenti riferimenti presso la Sezione
Formazione:
Tel. 041/2795096 - 5136 - 5069 - 5109
e-mail: [email protected]
La presentazione di una domanda di accreditamento prevede l’acquisizione dei dati rilevanti
per l’accreditamento secondo tre differenti modalità:
1.
la compilazione del formulario on-line;
2.
il caricamento (upload) nell’apposita sezione dell’applicativo dei seguenti allegati:
1.1 Lo statuto, l’atto costitutivo e la scheda “mappatura della governance” in formato
Excel;
1.1.1 Adozione Modello D. Lgs. 231/2001;
1.1.2 Attestazione di riconoscimento della personalità giuridica (ove del caso)1;
2.1 Il Bilancio conforme a IV^ direttiva CEE2;
2.2 Procedura di Contabilità generale e analitica per centri di costo
3.1 Organigramma nominale e mansionario;
3.2 Riesame della Direzione secondo la traccia inserita all’interno del portale nella
pagina “Allegati”;
4.1 Dossier formativi individuali firmati in originale e scansionati unitamente alla
fotocopia del documento d’identità valido. Gli originali vanno tenuti agli atti dell’ente
1
Laddove è previsto per natura giuridica dell’Ente o in virtù del rilascio del riconoscimento da parte della Prefettura o
della Regione del Veneto.
2
Se non applicabile, altro documento da cui sia desumibile il patrimonio e la situazione economica dell’ente. Il bilancio e
la documentazione contabile devono rappresentare la situazione economico/patrimoniale e finanziaria dell’Odf, nonché il
risultato economico dell’esercizio che deve essere accompagnato da una relazione da parte di un revisore legale o di
una società di revisione, iscritti al registro dei revisori legali.
3
per eventuali controlli ai sensi del DPR n. 445/2000)3. Copia dei contratti di lavoro di
tutto il personale dell’Ente impiegato nella formazione professionale;
4.2 Procedura/prassi per garantire la formazione, l’aggiornamento e la riqualificazione
del personale;
5.2.1 Procedura/Prassi di gestione delle relazioni con l’esterno;
5.2.2 Relazioni con il territorio.
N.B.: I documenti allegati in "upload" non possono essere rimossi o cancellati. In caso di
errore possono essere sovrascritti eseguendo un nuovo caricamento del file avendo
l'accortezza di utilizzare lo stesso nome. La nuova versione sovrascriverà la precedente.
Nell’indicare la denominazione degli allegati caricati sulla piattaforma Accred
specificare per ciascuno quale punto del modello soddisfa (es. 3.2 -…..;4.1 -…..).
Qualora l’Ente accreditando possedesse un’esperienza pregressa nell’erogazione di attività
formative con un finanziatore pubblico diverso dalla Regione del Veneto, è bene che carichi
anche le evidenze oggettive del caso, ossia:
•
•
•
•
copia del progetto finanziato;
copia dei registri d’aula;
copia del rendiconto di spesa;
copia dell’atto di approvazione di rendiconto
In caso di dubbi consultare l’All. A alla DGR n. 2120/2015 oppure contattare l’ufficio
accreditamento.
3.
Invio dei seguenti allegati4:
1) Domanda di accreditamento in regola con la normativa sull’imposta di bollo, se dovuta5;
2) Dichiarazione sostitutiva di atto notorio del Legale Rappresentante di affidabilità economico
finanziaria;
3) Dichiarazione di assolvimento marca da bollo;
4) Dichiarazione sulla governance6;
3
E’ possibile unire all’Allegato 4 il Curriculum Vitae formato Europass. In tale ipotesi i punti 2-3-4 del Dossier Formativo
Individuale potranno non essere compilati poiché ricavabili dal Modello Europass.
4
I documenti vanno firmati dal Legale Rappresentante in originale, scansionati unitamente alla fotocopia del documento
d’identità valido e sottoscritti con firma digitale rilasciata da un certificatore accreditato e con estensione pdf.p7m. L’invio
avviene solo ed esclusivamente via PEC al seguente indirizzo: [email protected] secondo le modalità
indicate dal protocollo regionale (http://www.regione.veneto.it/web/affari-generali/pec-regione-veneto).
5
Come previsto dall’Informativa pubblicata sul sito regionale, prot. 304756 del 15 Luglio 2013, l’imposta di bollo, pari a
16 euro, dovrà essere assolta dal Soggetto Proponente in modo virtuale.
Gli estremi dell’autorizzazione all’utilizzo del bollo virtuale ottenuta dall’Agenzia delle Entrate dovranno essere riportati
sui documenti inviati.
In mancanza dell’autorizzazione da parte dell’Agenzia delle Entrate all’utilizzo del bollo virtuale, l’imposta di bollo potrà
essere assolta attraverso il pagamento a mezzo modello F23 oppure con versamento eseguito tramite intermediario
convenzionato (per esempio: Tabaccherie) con rilascio del relativo contrassegno (“bollo”).
Nel caso di assolvimento dell’imposta di bollo a mezzo modello F23 la domanda di ammissione dovrà essere corredata
da copia scansionata in formato “PDF” del modello F23, riportante il contrassegno di avvenuto pagamento del bollo
prescelto e gli estremi del pagamento effettuato.
In ogni caso, la domanda di ammissione dovrà essere corredata inoltre da una dichiarazione sostitutiva, ex artt. 38, 46 e
47 del D.P.R. 28/12/2000 n. 445, nella quale il Soggetto Proponente dovrà riportare la modalità di assolvimento
dell’imposta di bollo.
6
La dichiarazione sulla governance e la relativa scheda sulla mappatura della governance possono essere scaricate
dalla pagina dedicata agli allegati del portale Accred.
4
5) Eventuale Allegato D1, in caso di attività pregressa realizzata in partenariato con un Ente
accreditato (firmato in originale e scansionato – l’allegato D1 va tenuto agli atti dell’ente per
possibili controlli ai sensi del DPR n. 445/2000).
I documenti che comprovano la soddisfazione dei requisiti di cui al punto 1.2 del modello di
accreditamento non vanno allegati all’istanza di accreditamento, ma dovranno essere esibiti in
sede di eventuale audit.
Nella sezione relativa all’ “INSERIMENTO NUOVI LOCALI” è stato comunque inserito il link alla
check list strutturale vigente per la verifica della documentazione relativa all’idoneità dei
locali alle norme igieniche e di sicurezza.
Per la compilazione dell’istanza di accreditamento sono strumenti utili, oltre alla presente guida
alla compilazione, la normativa vigente – in modo particolare il modello di accreditamento (Allegato
A alla DGR n. 2120 del 30 dicembre 2015) –, le FAQ che sono scaricabili dalla home page del
portale Accred (http://formazione.regione.veneto.it/Accred/) e i tool tips descrittivi abbinati ai
diversi campi dell’applicativo.
I termini per la definizione del procedimento di valutazione iniziano a decorrere dal
momento in cui la domanda e i relativi allegati sono trasmessi via PEC al seguente
indirizzo: [email protected] e sono accettati dal Protocollo Regionale.
5
LOGICA DELL’INSERIMENTO DATI
In linea di principio, il richiedente l’accreditamento può effettuare l’inserimento nell’ordine che
ritiene più opportuno, fermo restando che la conferma definitiva dei dati impedisce la modifica
successiva degli stessi ad opera del richiedente.
In qualsiasi momento e in qualsiasi sezione dell’applicativo, prima della conferma definitiva dei
dati con contestuale presentazione dell’istanza telematica, è possibile uscire dall’applicazione con
il pulsante (posizionato alla fine della pagina o all'inizio a seconda delle esigenze di
impaginazione)
Esci dall'applicazione
e rientrare successivamente con i medesimi nome utente e password, così come è possibile
tornare alla schermata precedente con il pulsante
Torna indietro.
Per facilitare la compilazione, nelle varie sezioni dell’applicativo sono stati inseriti i link alle
corrispondenti parti del modello e degli altri allegati, contrassegnati dal simbolo .
L'ufficio potrà comunque, dopo la conferma definitiva dell’istanza e previo accordo con l'Ente,
modificare i dati non corretti inseriti all'interno dell'applicativo (ad esempio riferimenti anagrafici
errati o incompleti), oltre che effettuare tutte le altre richieste e comunicazioni previste dalla Legge
e dalla DGR n. 2120/2015.
In particolare, potranno essere richieste delle integrazioni e dei chiarimenti rispetto ai dati inseriti
che incidono sulla valutazione, così come potrà essere comunicato il diniego provvisorio e,
successivamente, il diniego definitivo dell’istanza qualora emergano motivi ostativi all’accoglimento
della stessa.
Tutte le modifiche con le relative motivazioni saranno evidenziate, all'interno dell'applicativo, sulle
pagine relative agli elementi modificati. È consigliata in ogni ‘’’caso, prima di procedere
all’inserimento di qualsiasi dato/informazione, la lettura completa e approfondita quantomeno del
vigente modello di accreditamento (All. A alla DGR n. 2120/2015).
6
ACCREDITAMENTO ON-LINE IN 10 MOSSE
1. SCHERMATA DI ACCESSO .................................................................................... 8
2. REGISTRAZIONE UTENTE ..................................................................................... 9
3. SCHERMATA DI CARICAMENTO......................................................................... 11
4. INSERIMENTO/AGGIORNAMENTO DATI ANAGRAFICI ..................................... 12
5. RICHIESTA DI ACCREDITAMENTO DI UNA NUOVA SEDE OPERATIVA ......... 13
6. INSERIMENTO NUOVI LOCALI, RISORSE UMANE ED ATTIVITÀ FORMATIVE14
7. DOCUMENTI DA ALLEGARE ............................................................................. 17
8. CONFERMA DEFINITIVA E INVIO DELL’ISTANZA ............................................. 19
9. STAMPA DELL’ISTANZA IN PDF ......................................................................... 20
10. NORMATIVA VIGENTE IN TEMA DI ACCREDITAMENTO DEGLI ODF……….21
7
1.
SCHERMATA DI ACCESSO
L’indirizzo dell’applicativo regionale per la presentazione delle istanze on-line è il seguente:
http://formazione.regione.veneto.it/Accred/
Dalla presente pagina si accede, altresì, alla registrazione dell’utente. Gli Organismi di
formazione già accreditati, che sono pertanto già in possesso di login e password, possono
accedere dall’Area Riservata (1). Gli Enti non accreditati dovranno invece accedere dalla sezione
(2).
1
2
3
4
Si sottolinea che al punto (3) sono presenti due documenti importanti alla compilazione
dell’istanza il Manuale Utente e le Domande Frequenti.
N.B.: Per chi intendesse verificare la possibilità di soddisfare i requisiti del modello di
accreditamento da parte del proprio Ente prima di affrontare l’iter di accreditamento al punto (4)
sono state inserite 4 schede di autovalutazione (una per ciascun ambito di accreditamento)
corredate della check-list dei requisiti strutturali e delle Linee Guida regionali per l’adozione della
Compliance 231.
8
2.
REGISTRAZIONE UTENTE
L’accesso dal link “Enti non accreditati – nuove istanze di accreditamento – registrazione”
conduce alla seguente schermata:
Inseriti il nome utente e la password, le prime informazioni che si richiedono all’Ente sono le
seguenti:
5
4
6
9
(5) se l’istanza di accreditamento viene presentata in previsione della successiva partecipazione a
un bando regionale, per il quale l’aver presentato istanza di accreditamento è richiesto come
requisito di ammissibilità, indicare gli estremi del bando/i e la data di scadenza della finestra per la
presentazione di progetti formativi cui sta partecipando. Tale indicazione è necessaria per l’Ufficio
Accreditamento al fine di pianificare i tempi della successiva valutazione, che in questi casi sono
generalmente ridotti rispetto al termine ordinario (180 giorni) previsto dalla normativa.
(6) il referente unico per il procedimento di l’accreditamento non deve necessariamente essere il
legale rappresentante.
Confermati i dati e avvenuta la registrazione, l’Ente potrà accedere all’applicativo dall’Area
Riservata.
N.B. Ogni richiedente può accedere al servizio quando vuole con il nome utente e la password
impostate inizialmente.
Tuttavia, per ragioni di integrità e di completezza dei dati inseriti nel sistema, qualora
non venga effettuata alcuna modifica per un periodo superiore ai 90 giorni, la bozza di
istanza sarà considerata “abbandonata” e verrà cancellata dal sistema.
10
3. SCHERMATA DI CARICAMENTO
Dopo la registrazione utente, dalla schermata iniziale – inserendo il nome utente e la password
– si accede alla pagina principale per iniziare la compilazione dell’istanza on-line:
7
8
9
In altro a sinistra (7) si trovano le prime informazioni già inserite relative all’istanza (data
e ora di accesso, eventuale partecipazione a bandi regionali in scadenza e referente per
l’accreditamento).
A questo punto l’istanza e l’Ente che la presenta sono già identificati tramite un codice
numerico provvisorio (8), che sarà sostituito dal codice Ente al momento dell’iscrizione
nell’elenco regionale degli Enti accreditati.
Per gli Organismi di Formazione già accreditati (che presentano la richiesta per nuove sedi
operative e/o per nuovi ambiti di accreditamento), in questa sezione sono già presenti i
dati relativi a codice Ente, denominazione, codice fiscale e codice albo accreditati.
L’Ente richiedente non ancora accreditato può ora procedere all’inserimento dei dati
anagrafici, accedendo dai dati anagrafici (9).
11
4.
INSERIMENTO/AGGIORNAMENTO DATI ANAGRAFICI
Nella presente sezione dell’applicativo vanno inseriti i dati necessari per identificare
l’Organismo di Formazione:
In questa sezione e nelle successive, puntando il mouse in corrispondenza delle icone
apriranno delle finestre di commento (tool tip) per facilitare la compilazione.
si
Si prega di porre la massima cura nell’inserimento delle informazioni in quanto, nella maggior
parte dei campi, non sono previsti blocchi o limitazioni. Nei casi dubbi fare sempre riferimento al
modello regionale (All. A alla DGR n. 2120/2015) e agli altri allegati alla DGR n. 359/2004 nonché
agli uffici regionali.
Per gli Organismi di Formazione già accreditati non è disponibile la funzione “Aggiornamento
dei dati anagrafici”, in quanto qualsiasi modifica relativa ai dati anagrafici degli Organismi di
Formazione accreditati è oggetto di un procedimento diverso rispetto a quello dell’accreditamento
iniziale e generalmente disciplinato dalla DGR n. 2120/2015 All. B.
La conferma dei dati anagrafici (pulsante ) fa ritornare alla schermata precedente – che ora
contiene la denominazione dell’Ente e il suo codice fiscale dalla quale sarà possibile accedere alla
sezione relativa alla sede operativa oggetto dell’accreditamento.
12
5.
RICHIESTA DI ACCREDITAMENTO DI UNA NUOVA SEDE
OPERATIVA
Nella presente sezione vanno inseriti i dati identificativi della sede operativa oggetto
della richiesta di accreditamento.
Si ricorda di selezionare sempre, per ogni sede operativa, il macroambito/i per cui si
richiede l’accreditamento (10):
10
13
6.
INSERIMENTO NUOVI LOCALI, RISORSE UMANE ED ATTIVITÀ
FORMATIVE
Inseriti e confermati i dati relativi alla sede operativa, si può procedere al caricamento dei dati
relativi ai locali, al personale e alle attività formative realizzate (11):
11
Per ogni sede operativa di cui si richiede l’accreditamento vanno innanzitutto inseriti i dati sui
locali, al fine di valutarne la conformità rispetto al modello regionale di accreditamento.
14
Quindi, si procede con l’inserimento dei dati relativi alle risorse umane dell’Ente:
Infine, vanno inseriti i dati relativi alle attività formative e/o di orientamento concluse nei 24 mesi
antecedenti la presentazione dell’istanza.
12
Per le attività svolte in partenariato è necessario attivare il segno di spunta (12) in
corrispondenza della dicitura "Corso svolto in partenariato con altro Ente proponente". Vanno
quindi indicate le specifiche funzioni e le relative ore svolte dal richiedente l’accreditamento il quale
è stato partner all’interno della singola attività formativa.
15
Nel caso di esperienza pregressa cumulata con attività a riconoscimento si chiarisce che le
tabelle di performance finanziaria ai punti 5.4 del vigente modello di accreditamento devono essere
ugualmente compilate nonostante non ci sia un co-finanziamento da parte della Regione del
Veneto.
In ognuna delle tre sezioni sono stati inseriti, in corrispondenza del simbolo
corrispondenti parti del modello di accreditamento e dei relativi allegati.
, i link alle
Per ogni sede operativa richiesta, invece, vanno inseriti i dati sui locali e sulle risorse umane, in
quanto è necessario valutare, ai fini dell’accreditamento, che presso ogni sede operativa siano
presidiate quantomeno le funzioni di base.
Ciò non significa che una stessa persona non possa essere designata a ricoprire una o più
funzioni presso sedi operative differenti, compatibilmente con il carico di lavoro totale indicato nella
maschera di inserimento.
16
7.
DOCUMENTI DA ALLEGARE
Per il caricamento degli allegati si accede dalla schermata iniziale (13):
13
Dalla sezione di gestione degli allegati è possibile:
17
1)
Allegare i documenti rilevanti per la valutazione che non prevedono la compilazione di campi
specifici (vedi pagina 3, “INTRODUZIONE”);
2)
scaricare, compilare e caricare gli allegati: la scheda “mappatura della governance” in
formato Excel, Relazioni con il Territorio e Riesame della Direzione;
Attenzione: l’allegato A1 “domanda di accreditamento” si può scaricare
solamente dopo aver trasformato l’istanza sul portale in stato di “presentato”.
3)
generare il .pdf dell’istanza di accreditamento.
18
8.
CONFERMA DEFINITIVA E INVIO DELL’ISTANZA
Prima di dare la conferma definitiva dell’istanza (14), assicurarsi di aver compilato tutti i campi
richiesti ai fini dell’accreditamento per l’ambito richiesto e di aver allegato tutti documenti previsti, in
quanto dopo la conferma definitiva dell’istanza non sarà più possibile modificare i dati inseriti.
14
A questo punto, l’istanza di accreditamento all’interno dell’applicativo è stata correttamente
effettuata.
Come anticipato l’istanza dopo il caricamento sulla piattaforma informatica Accred deve
essere perfezionata con l’invio della domanda corredata dalla documentazione indicata
nell’introduzione della presente guida.
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9.
STAMPA DELL’ISTANZA IN PDF
Sempre dalla schermata di gestione degli allegati è possibile scaricare e stampare, sia prima
dell’invio definitivo dell’istanza sia successivamente, la versione .pdf del dossier di accreditamento
(15). Prima dell’invio definitivo dell’istanza tale versione sarà stampata come “bozza” e conterrà
solo le informazioni inserite fino a quel momento.
15
N.B.: Il dossier documenti non deve essere caricato nel sistema, né essere inviato
all’ufficio accreditamento. Tale documento è un semplice riepilogo dei dati inseriti nel
sistema fino a quel momento.
20
10.
NORMATIVA VIGENTE IN TEMA DI ACCREDITAMENTO DEGLI ODF
La DGR n. 359 del 13 febbraio 2004 ha approvato il bando vigente per
l’accreditamento degli Organismi di Formazione, oltre agli allegati che illustrano i requisiti
che i soggetti richiedenti devono possedere per ottenere l’iscrizione nell’elenco regionale
(in particolare l’allegato B, denominato “modello regionale di accreditamento”). È quindi
consigliata in ogni caso, prima di procedere all’inserimento di qualsiasi dato/informazione,
la lettura completa e approfondita quantomeno di tale provvedimento. In particolare l’All. B
al DGR n. 359/04 è stato sostituito dall’All. A alla DGR n. 2120/2015, mentre gli altri
allegati sono rimasti invariati.
Per qualsiasi aspetto di carattere contenutistico è sempre possibile contattare l’Ufficio
accreditamento ai seguenti riferimenti:
Tel. 041/2795096 - 5136 - 5069 - 5109
e-mail: [email protected]
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