AGENZIA vs AZIENDA - PMI-NIC

attori e attanti di un evento aziendale
Rumble Tumble_a creative and production gang_Torino_Largo Cibrario,11
AGENZIA vs AZIENDA
COS’E’ UN EVENTO
“un'organizzazione del vuoto che reclama qualcosa che voglia
rimbombarci dentro”
Stefano Bartezzaghi
“nobody wears a beige suit to a Special Event”
Liberamente tratto da “Take the Money and Run”, di Woody Allen
• Evento è una parola generica, un contenitore vuoto che va riempito di un
concetto
• Per dargli una forma (un contenuto) dobbiamo porci le seguenti domande:
–
–
–
–
Quale è il Prodotto?
Qual è l’Obiettivo?
Quanti soldi ho?
(Ho un’Idea)
AGENZIA VS AZIENDA
IL PROCESSO ALL’INTERNO DELL’AZIENDA
Perché un azienda vuole organizzare un evento
OVERVIEW SULLE TIPOLOGIE DI EVENTO
GLI ATTORI ALL’INTERNO DELL’AZIENDA
LA GENESI DELL’EVENTO
IL BRIEF: AGENZIA VS AZIENDA
GLI ATTORI DELL’AGENZIA
LA PRODUZIONE ESECUTIVA DELL’EVENTO
FEEDBACK
IL PROCESSO ALL’INTERNO DELL’AZIENDA
•
OVERVIEW SULLE TIPOLOGIE DI EVENTO
•
EVENTO CONSUMER
– evento che nasce dal prodotto o da una campagna adv dedicata e che si sviluppa
sul territorio e altri canali media (internet e BtL)
– evento che nasce da una sponsorizzazione media
•
EVENTO CORPORATE (convention, incentive etc…)
•
EVENTO CULTURALE o NO PROFIT
LE DIREZIONI COINVOLTE NELL’EVOLUZIONE DELL’ EVENTO
•
ADV
•
MARKETING
•
VENDITE
•
COMMERCIALE
•
COMUNICAZIONE ISTITUZIONALE, UFFICIO STAMPA e PR
•
UFFICIO ACQUISTI e LOGISTICA
IL PROCESSO ALL’INTERNO DELL’AZIENDA
DA DOVE PARTE L’IDEA DELL’EVENTO…
•
•
•
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•
•
•
•
•
Prodotto da comunicare
Nuovo prodotto da comunicare
Una azione di comarketing o sponsorship
Una necessità di riposizionamento
Una necessità BtoB o di comunicazione interna
Budget residuo che non si sa come investire
Un collega da punire e mandare a seguire un tour estivo
Non si sa
Si suppone che l’evento venga poi inserito in un budget annuale:
–
marketing/adv per i prodotti consumer
–
vendite/commerciale per i prodotti/attività corporate/BtoB
IL PROCESSO ALL’INTERNO DELL’AZIENDA
…DOVE ARRIVA L’IDEA DELL’EVENTO
•
Tutte le informazioni passano all’Event Manager
–
NB: in caso di comprovata seniority dell’event manager, le fasi di
valutazione delle attività pianificazione e budget passano anche
attraverso una sua valutazione.
MA CHE COSA E’ L’EVENT MANAGER????
IL PROCESSO ALL’INTERNO DELL’AZIENDA
•
L’EVENT MANAGER è una figura professionale recente, una specie di animale raro
che pascola tra la fattoria (l’azienda) e il prato (il territorio)
•
Ha qualità e skill organizzativi (gestione risorse e processi) ma anche creativi
(valutazione idee, brain storming, curiosità, iniziativa)
•
Solitamente è in forza allo staff Marketing/ADV
•
HA COMPETENZE IN:
–
–
–
–
–
Processi aziendali (che di solito non applica)
Competenze in ADV (perchè un evento è spalmabile su qualunque media, sta
bene un po’ su tutto, come il nero)
Gestione di budget (fa finta di capire i numeri ma bara)
Processi creativi (se poi è un creativo allora è un casino)
Processi di agenzia e produzione (perché è da la che spesso arriva)
Quindi L’EVENT MANAGER…non esiste
IL PROCESSO ALL’INTERNO DELL’AZIENDA
IL DECALOGO DELL’EVENT MANAGER
1.
La creatività nasce dal dialogo e dal confronto
2.
L’obiettivo è più importante rispetto alla creatività
3.
Mettere sempre tutto in discussione, anche se consolidato
4.
Essere sempre attenti a: sociale, civico e ecologico
5.
Essere sempre innovativi e preparati sull’unconventional (guerriglia, viral, flash mob etc..)
6.
Essere sempre curiosi, leggere, leggere, leggere, anche le indicazioni degli ingredienti sulle confezioni!
7.
Essere degli appassionati di brain storming
8.
Imparare a conoscere e sfruttare la pianificazione media
9.
Non smettere mai di fare PR
10.
Essere in grado di organizzare con poco un matrimonio potendo invitare solo qualche bel ragazzo
magrolino
IL PROCESSO ALL’INTERNO DELL’AZIENDA
LA GENESI DELL’EVENTO
Da manuale:
•
A inizio pianificazione dei canvas annuali, la direzione stabilisce
con i manager la pianificazione delle attività AtL e BtL
Nella realtà:
•
Il direttore chiama l’adunata la mattina e dice: “oggi c’è un
evento da organizzare, hai dieci minuti di tempo per disdire gli
altri appuntamenti del mese.”
IL PROCESSO ALL’INTERNO DELL’AZIENDA
•
Il direttore organizza un meeting interno per definire scenario, tempi,
processi e budget dell’evento in causa :
•
con l’event manager (Es: tour estivo, festa di direzione)
•
con l’event manager e altri colleghi di direzioni differenti (Es:
convention)
•
Con l’event manager e con la responsabile media (Es:
sponsorizzazione di altro evento)
•
L’event manager (EM) raccoglie le informazioni:
•
Si relaziona con il partner commerciale e/o media (in caso di
sponsorizzazione)
•
Stila un brief per una gara
IL PROCESSO ALL’INTERNO DELL’AZIENDA
COMPITI E RUOLI DELL’EVENT MANAGER
•
–
–
–
–
•
PARTNER MEDIA/COMMERCIALE:
Definisce gli spazi media e le attività di co/marketing
Si relazione con l’agenzia di eventi operativa per stabilire la produzione dell’evento
Supervisiona la corretta esposizione del marchio
Rivende su e-bay i gadget messi a disposizione dal partner
GARA:
–
Vengono coinvolte agenzie di fiducia
–
Vengono testate nuove agenzie di dichiarata fama
–
Vengono fatti lavorare gli amici
•
Gara con bando pubblicato (manifestazione di interesse solo in caso di ente pubblico)
•
Gara con chiamata formale e brief confidenziale
•
IL BRIEF: è un gioco, come una pergamena antica, se tutto va bene bisogna leggere tra le righe,
altrimenti vale il contrario di ciò che è scritto
GLI ATTORI DEL BRIEF
AZIENDA
In ordine di apparizione:
Event manager
Ufficio acquisti
Capo dell’event manager
Un povero stagista che porta il caffè
AGENZIA
In ordine di apparizione:
Account
Direttore Creativo
Direttore di Produzione
Executive Producer
Segreteria Amministrativa
GLI ATTORI DELL’AGENZIA, modelli comportamentali
L’ACCOUNT
•UTERINO
“il cliente e’ mio e lo gestisco io”
• IMMEDESIMATO
“ho firmato il contratto… adesso sono tutti…”
• CARRIERISTA
“Riferisco io al capo gli sviluppi… e lo aggiorno sui problemi”
• NORMODOTATO
“Il cliente è dell’agenzia di cui entrambi facciamo parte, ora che ho firmato il
contratto ti sarò d’appoggio per ogni extrabudget, incontriamoci ogni settimana coi
grandi capi per aggiornarli…”
IL DIRETTORE CREATIVO
• LA PAZZA
“non mi capisce nessuno… questa idea è fantastica… dov’è il mio Andy?... Chi ha il numero
di Fiorello?”
• IL DIVERTENTE
“qui mettiamo uno scherzo, qui una gag e qui Fiorello…”
• L’ESISTENZIALISTA
“l’esistenza dell’evento precede la sua essenza… e l’ingresso in scena di Fiorello”
• NORMODOTATO
“cerchiamo di dare al cliente quello che vuole nelle modalità che non sospetta esistano…
e proponiamo anche Fiorello”
GLI ATTORI DELL’AGENZIA, modelli comportamentali
IL DIRETTORE DI PRODUZIONE
• MILANESE
“ma noo, f**a, non cosi’ c’ho io un’idea…”
• ROMANO
“nun te preoccupà… nun c’e’ probbblema”
• SUD E ISOLE
“tu me lo dici e io lo faccio”
• NORMODOTATO
verifico la fattibilità del progetto, appena ho i costi te li giro (nel frattempo ha già
cominciato a pensare a soluzioni alternative più economiche da proporre alla prossima
riunione dopo aver ricevuto i preventivi…)
LA SEGRETERIA AMMINISTRATIVA
• MODELLO UNICO
Quando paga l’acconto il cliente?
Non ci sono soldi
Paghiamo tutti a 120 gg.
Se gli artisti vogliono essere pagati cash cambiamo artisti
Tieni mille euro di anticipo cassa e fatteli bastare
Se mi porti uno scontrino sopra i 25 Euro non te lo rimborso
Quando paga l’acconto il cliente?
GLI ATTORI DELL’AGENZIA
L’EXECUTIVE
PRODUCER
•
un tempo project leader, ora troppo spesso ingabbiato in un ruolo di
coordinamento tra i reparti che progettano un evento, tanto che qualcuno ha già
cominciato a chiamarlo soltanto Producer…
Appena lo conoscerete vi verrà presentato più o meno così…
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GLI ATTORI DELL’AGENZIA
L’EXECUTIVE PRODUCER
•- Coordina il rapporto con il cliente relativamente a tutte le problematiche legate all’evento,
deve sapere dire di no (al contrario dell’account);
•- Coordina la creatività e la produzione, cercando di trovare la soluzione migliore per far
felici entrambi;
•- Si occupa dei rapporti con sponsor, broadcaster, Istituzioni o altri stakeholder che si
aggiungeranno nel corso delle varie fasi;
•- Organizza i flussi di comunicazione in modo da evitare sovrapposizioni di ruoli o perdita
di informazioni;
•- Produce i report interni per l’agenzia e tiene informatoaa la Direzione Generale e
l’Account;
•- In fase esecutiva deve sapersi trasformare in problem solver;
•- Varie ed eventuali: qualunque cosa non si sa a chi competa.
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DAL BRIEF AL PROGETTO
•Analisi del brief dato
•Brainstorming creativo
•Scelta idea creativa
•Studio di fattibilità
•Redazione della presentazione al cliente
•Definizione del budget
•Presentazione al cliente
•NB partecipano a questa fase dell’attività tutte le parti in causa, può capitare non partecipi il
Producer
FASI DI PRODUZIONE DI UN EVENTO
• Pre-produzione
• Produzione
• Set-up e Rehearsal Time
• Messa in scena
• Dissolution
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PRE-PRODUZIONE
•In questa fase accade che:
•SCOPRIAMO CHE QUELLO CHE ABBIAMO PRESENTATO PER VINCERE LA GARA AL CLIENTE
NON È FATTIBILE, PERLOMENO IN QUELLE MODALITÀ E/O A QUEI COSTI.
•IL PRODUCER SI TROVERÀ A DOVER SEDARE RISSE TRA CREATIVITÀ E PRODUZIONE, SPESSO
FOMENTATE DALL’ACCOUNT, FINENDO PER BUTTARCISI IN MEZZO PURE LUI
•IL CLIENTE SI DIMOSTRA MENO/PIU’ IDIOTA DI QUANTO PENSASSIMO
Riguarda tutte le fasi che si svolgono fino alla definizione finale del progetto da presentare al
cliente:
•Realizzazione progetti esecutivi:
•Grafici
•Scenografici/Coreografici
•Tecnici
•Redazione del budget definitivo
•Ricerca del personale e chiusura dei relativi contratti
•Ricerca dei fornitori e chiusura dei relativi contratti
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PRE-PRODUZIONE
•L’EXECUTIVE PRODUCER DEVE:
•Mantenere vivo e attivo il flusso delle informazioni
•Battere il tempo… per far si che tutti gli attori coinvolti rispettino le consegne in
modo da mantenere le fasi del progetto
•Valutare e approvare movimenti tra le voci di budget
•Mantenere aggiornato il cliente, cercando di convincerlo che le modifiche alla
creatività sono state apportate per migliorare l’evento e non per risparmiare o perché
non siamo in grado di farlo.
•Convincere i creativi che “quella roba lì, proprio non si può fare e Fiorello non è
disponibile…”
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•In questa fase scopriremo che:
•NULLA E’ COME PENSAVAMO SAREBBE STATO
•COME FUNZIONA LA PRODUZIONE?
•Henslowe: Mr. Fennyman, allow me to explain about the event business. The natural
condition is one of insurmountable obstacles on the road to imminent disaster.
•Fennyman: So what do we do?
•Henslowe: Nothing. Strangely enough, it all turns out well.
•Fennyman: How?
•Henslowe: I don't know. It's a mystery
•
“Shakespeare in Love”, di John Madden (1998)
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LA PRODUZIONE
PRODUZIONE
•Qui nasce l’evento:
•Si abbandonano le strade rimaste incompiute: l’evento assume la sua scaletta
definitiva (anche se cambierà ancora n volte)
•Le “tecniche” (audio, video, luci, palco…) vengono ordinate
•Vengono consegnati gli esecutivi dei progetti e messi in produzione i materiali che
connoteranno l’evento (es. scenografie, materiali cartacei, gadget, produzioni audiovideo)
•Si studiano le criticità per non trovarsi impreparati
•L’EXECUTIVE PRODUCER DEVE:
•Mantenere vivo e attivo il flusso delle informazioni
•Verificare i rapporti tra tutti gli attori coinvolti cercando di mantenerli
•Valutare e approvare movimenti tra le voci di budget
•Mantenere aggiornato il cliente, cercando di portare alla sua attenzione le problematiche
solo una volta che siano state tentate tutte le strade per risolverle
•Convincere i creativi che “quella roba lì, proprio non si può fare”
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SET-UP E REHEARSAL TIME
•In questa fase:
•LE CHIACCHIERE STANNO A ZERO
•Tutte le fasi di allestimento della/e location, dall’arrivo della produzione e dei
materiali, fino alle prove tecniche e artistiche, passando per i montaggi, gli
assemblaggi, le continue modifiche, insormontabili difficoltà risolte in un attimo, ecc.
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SET-UP E REHEARSAL TIME
•L’EXECUTIVE PRODUCER DEVE:
•Supervisionare il lavoro complessivo cercando di fare in modo che la fase di produzione segua
le necessità della fase artistica, identificando le priorità.
•Verificare i rapporti tra tutti gli attori coinvolti cercando di mantenere l’ordine e la calma in
Venue…
•Tenere lontano dalla location l’account
•Convincere i creativi che “quella roba lì, proprio non si può fare e Fiorello non è disponibile”
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MESSA IN SCENA
•FINALMENTE IN SCENA
•Qui prendi atto che:
•UN EVENTO E’ BELLO SE DURA POCO
•UN EVENTO NON VA MAI COME LO IMMAGINAVI
•UN EVENTO CHE PRODUCI NON TE LO GODI MAI
•FAI UNO DEI MESTIERI PIU’ BELLI DEL MONDO E NON LO SAI
•NON C’E’ FIORELLO
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L’EVENTO E’ FINITO!
L’executive producer si presenta più o meno così…
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DISSOLUTION
•E’ la fase di disallestimento della location, recupero dei materiali di proprietà
dell’agenzia, chiusura dei conti e redazione dei consuntivi.
•L’EXECUTIVE PRODUCER DEVE:
•Supervisionare il lavoro complessivo cercando di fare in modo che la location sia
riconsegnata come è stata presa, non sparisca nulla.
•Verificare con il direttore di produzione il budget
•Preparare i report per il cliente con la consapevolezza che l’account lo venderà per suo
•Preparare i materiali video e fotografici
•Convincere i creativi che “quella roba lì, proprio non si è potuta fare”
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dal briefing al progetto
BRIEF
SET UP
REHEARSAL
TIME
FASE DI
PRE-PRODUZIONE
MESSA IN SCENA
PRESENTAZIONE
PRESENTAZIONE
CLIENTE
AL AL
CLIENTE
FASI DI
PRODUZIO
NE
FASI DI
PRODUZIO
N
E
FASI DI PRODUZIONE
INIZIO FASE
DI PRODUZIONE
FASI DI
FASI DI
PR FAS
OD I D
I
P
RODUZION
FASI DIUZI
E
O
PRODUZIONE
PRODUZIONE NE
I
ID
FAS ZIONE
DU
FASI DI
PRO
PRODUZIO
N
E
perché…
UN EVENTO
NASCE TONDO
E MUORE QUADRATO