Allegato tecnico - voto elettronico

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Sistema di gestione del Voto Elettronico ‐ allegato al Regolamento Elettorale del Fondo Pensione per il personale della Deutsche Bank S.p.A. Descrizione del servizio Il “Sistema di voto elettronico on line”, fornito da Previnet, è stato ritenuto rispondente ai necessari requisiti di segretezza, legittimità, anonimato ed integrità del voto. Il servizio per la gestione delle votazioni si articolerà nelle seguenti attività: ‐ Predisposizione del sistema di voto elettronico affinché sia reso disponibile solo attraverso l’accesso alla “area riservata” personale presente sul sito web del Fondo Pensione ‐ Implementazione del sistema con le funzionalità richieste dal Regolamento Elettorale ‐ Supporto per la fase antecedente alle votazioni, con invio della convocazione tramite e‐mail1 agli elettori in servizio o non più in servizio che votano col sistema elettronico ‐ Apertura delle votazioni e gestione delle attività di voto ‐ Supporto al Seggio Elettorale Centrale nel corso delle votazioni anche per le attività di monitoraggio sul dato di affluenza alle urne ‐ Chiusura delle votazioni ‐ Supporto al Seggio Elettorale Centrale per le attività di spoglio e pubblicazione dei risultati In particolare, per la gestione del voto elettronico sono previste le seguenti attività: ‐ la definizione delle liste dei candidati oggetto della consultazione, comunicate dal Fondo Pensione ‐ la definizione della lista degli aventi diritto al voto elettronico ‐ la definizione dei criteri da utilizzarsi per l’attribuzione e il conteggio delle preferenze ‐ l’attivazione di un seggio elettronico unico nazionale per ogni votazione, nel quale è attiva l’urna per la raccolta dei voti elettronici ‐ la registrazione elettronica del voto espresso dagli elettori, con garanzia di univocità e segretezza dello stesso ‐ l’attivazione delle funzionalità per il Seggio Elettorale Centrale. Configurazione del sistema Per attivare il sistema di voto elettronico sono necessarie delle operazioni preliminari atte a costituire il corretto ambiente di riferimento, aderente al Regolamento Elettorale. Candidati e liste elettorali E’ necessario inserire nel sistema per ogni votazione le liste dei relativi candidati. I dati sono forniti dal Fondo Pensione. Votanti e base elettorale Viene determinato l’insieme degli aventi diritto al voto, selezionando dalla base dati del Fondo Pensione gli iscritti che soddisfano ai requisiti di elettore previsti dal Regolamento Elettorale. La numerosità di questo insieme costituisce la base di calcolo per determinare l’affluenza alle urne durante le operazioni di voto. Accesso al voto Ciascun elettore sarà abilitato al voto attraverso l’entrata nella propria “area riservata” del sito web del Fondo, dove una apposita funzione consentirà l’accesso al Seggio virtuale e di espletare il proprio voto. L’accesso alla funzione per effettuare le operazioni di voto sarà consentito una sola volta. All’aderente che abbia già votato verrà automaticamente inibito l’accesso alle procedure di voto elettronico. Nel caso di problemi che dovessero insorgere nel corso della votazione l’elettore potrà ricevere assistenza da parte del Seggio Elettorale Centrale durante il normale orario di lavoro (indicativamente dalle ore 8:30 alle ore 17:00). 1
Se l’avente diritto al voto elettronico non fosse registrato con un proprio indirizzo mail o non risultasse comunque
raggiungibile via mail, la convocazione gli verrà inviata per posta
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Sistema Elettorale Il sistema elettorale definisce le modalità con cui è possibile esprimere il proprio voto e le relative modalità di conteggio per la determinazione dei risultati. In particolare vengono definiti: ‐ contenuti della scheda elettorale, in termini di candidature presenti per ogni votazione ‐ numero massimo di preferenze per votante per ogni votazione ‐ criterio di conteggio dei voti Seggio Elettorale Centrale Per il Presidente del Seggio viene attivata una apposita utenza per accedere al Seggio elettronico ed eseguire le operazioni di pertinenza. La comunicazione delle credenziali di accesso avviene mediante lettera nominativa inviata all’indirizzo del Seggio Elettorale Centrale. Durata della votazione La votazione potrà essere effettuata nei 4 giorni lavorativi che verranno fissati senza limiti di orario, ma l’assistenza sarà disponibile solo durante il normale orario di lavoro (indicativamente dalle ore 8:30 alle ore 17:00). Al termine verranno abilitate le procedure di scrutinio. Apertura delle votazioni L’apertura avverrà alla data indicata e darà l’accesso al seggio virtuale tramite la funzione attivata nell’area riservata del sito web del Fondo Pensione. Seggio Elettronico E’ il seggio virtuale dedicato alla raccolta e allo spoglio dei voti. Al seggio elettronico vi si può accedere: ‐ come elettore ‐ come Presidente del Seggio Elettorale Centrale tramite apposita utenza; l’accesso a urne aperte non consente di eseguire nessuna attività di spoglio o conteggio dei voti espressi ma solo di ottenere il dato relativo all’affluenza alle urne L’accesso al seggio può avvenire da una qualsiasi postazione dotata di accesso ad internet, attraverso il sito web del Fondo. L’ apposita funzione di voto sarà disponibile per tutta la durata della tornata elettorale all’interno della pagina personale dell’iscritto avente diritto. Urna Elettronica Nel seggio elettronico sono presenti tante urne elettroniche quante sono le votazioni; ognuna conterrà tutti i voti elettronici espressi dai votanti attraverso la procedura web. Operazioni di voto Durante l’apertura del seggio sarà possibile votare secondo le regole del sistema elettorale implementato. Voto elettronico La votazione avviene utilizzando la scheda elettorale elettronica, resa disponibile dopo l’accesso al seggio attraverso l’area riservata personale sul sito web del Fondo tramite la password personale. Attraverso la scheda elettorale elettronica l’elettore può: ‐ esprimere un voto valido, inserendo le preferenze individuali in funzione di quanto previsto dal Regolamento Elettorale ‐ votare scheda bianca, selezionando l’apposita opzione prevista All’atto della conferma il voto viene inserito nell’urna elettronica sotto forma di record della base dati; le uniche informazioni registrate sono quelle relative al contenuto del voto espresso (in termini di preferenze) o al fatto che si 3
tratta di scheda bianca. Non vengono in alcun modo registrate nell’urna le informazioni alle credenziali utilizzate per l’esercizio di voto. L’avvenuta esecuzione delle operazioni di voto viene confermata all’utente con apposito messaggio indicante la data e l’ora di voto, presente sulla pagina personale del sito web. Inoltre, ogni elettore che abbia già esercitato il suo diritto al voto troverà disabilitata la funzionalità del voto elettronico all’interno della pagina personale anche per i successivi accessi effettuati ai fini di consultazione della propria posizione individuale. Sicurezza e segretezza Il sistema di voto elettronico è strutturato per garantire il rispetto dei vincoli di sicurezza e segretezza del voto del tutto identici a quelli presenti nel contesto delle votazioni tradizionali. In particolare è garantita: ‐ l’univocità del voto: il sistema è in grado di identificare se le credenziali di accesso al servizio di voto elettronico sono già state utilizzate per esprimere il voto. Infatti, l’accesso al sistema è possibile una volta soltanto; non appena esercitato il voto la funzione viene “marcata” e non risulta più utilizzabile ‐ la segretezza del voto: non viene registrata nella base dati nessuna associazione fra l’utente votante e il relativo voto espresso. Monitoraggio delle operazioni di voto Durante l’apertura del seggio al solo Presidente del Seggio Elettorale Centrale sarà consentito ottenere il dato dell’affluenza alle urne, rappresentato sotto forma di rapporto percentuale fra il numero di votanti sul totale dell’intera base elettorale. Problemi in corso di votazione Per richiedere assistenza è necessario contattare il Seggio Elettorale Centrale, che dopo aver espletato le verifiche opportune atte ad identificare il chiamante e il relativo diritto al voto, fornirà l’assistenza richiesta. Chiusura delle votazioni L’accesso al seggio per le operazioni di voto sarà automaticamente disabilitato alla data indicata come data di chiusura del voto. A partire da questa data l’accesso al seggio sarà consentito al solo Presidente del Seggio Elettorale Centrale, che provvederà alle operazioni di scrutinio. Operazioni di spoglio Dopo la chiusura del seggio sarà possibile per il solo Presidente del Seggio Elettorale Centrale eseguire direttamente dalla sede del Seggio stesso e previo accesso al sistema di votazione elettronico: ‐ l’apertura delle urne elettroniche, per ottenere il dettaglio delle schede registrate (esportabile come elenco analitico in formato txt) ‐ il conteggio automatico dei voti, per la determinazione dei risultati, secondo quanto previsto dal sistema elettorale implementato. Tutte le evidenze saranno stampabili e/o esportabili su file per le opportune certificazioni. Caratteristiche tecniche L’applicazione sottostante al servizio è realizzata come web application in tecnologia J2EE accessibile attraverso la rete internet ad un apposito indirizzo. L’accesso al sistema è consentito solo agli utenti in possesso delle opportune credenziali. Tutte le transazioni avvengono utilizzando il protocollo sicuro https, con chiave crittografata a 128 bit. Le applicazioni e i sistemi utilizzati per la realizzazione del servizio sono ubicati fisicamente presso Previnet, nella sede di Mogliano Veneto, e sottostanno quindi ai vincoli definiti dal perimetro di sicurezza fisica e logica dei dati espressi nel DPS della società. L’insieme dei votanti e delle relative espressioni di voto viene mantenuto in strutture dati fisicamente e logicamente separate. Non è pertanto possibile risalire al votante a partire da una espressione di voto registrata. Non viene mantenuta traccia delle transazioni operate dal singolo in nessun file di log sottostante il sistema di voto elettronico.