Manuale

PRIMOHOTEL.COM
1. Introduzione
Il portale Primohotel.com è un software creato per gestire il rapporto fra il turista e
le strutture ricettive presenti sul territorio, studiato e realizzato per andare incontro
alle esigenze di tutti gli operatori del settore, con la possibilità di diventare, in
questo modo, uno strumento di lavoro rapido ed efficace che può affiancarsi o
sostituire il sistema che l’operatore già usa.
È la soluzione completa per la gestione di tutte le tipologie di operatori e aziende
turistiche: alberghi, ristoranti, agriturismo, bed&breakfast e agenzie viaggio. Ma è
anche uno strumento efficace al servizio del turista che cerca una sistemazione
sicura in tempo reale.
Turisti e operatori turistici possono incontrarsi grazie ad Internet: chi vuole
programmare una vacanza in totale autonomia potrà verificare l'offerta di ospitalità
senza muoversi da casa propria. Gli operatori turistici, invece, godono di una
vetrina che li rende visibili e accessibili al di là dei normali e consolidati canali di
incoming.
Il software si presenta come una proposta articolata. Per il turista rappresenta
un'opportunità che consente di prenotare una camera con la possibilità di sapere in
anticipo le caratteristiche, i costi e le attrattive turistiche locali; per l'operatore
turistico rappresenta il primo prodotto informatico che permette di gestire tutti gli
aspetti di un'impresa turistica. Il software è la base su cui si costruisce un centro di
scambio di informazioni su cui poggiano attività e sviluppi futuri che escono
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dall’ambito informatico-telematico per andare verso il territorio, verso le persone e
la loro creatività, verso lo sviluppo di un modo attuale di intendere il turismo.
1.1 Il Front Office
Il programma è articolato in due parti distinte, il front office ed il back office. Il
front office è strutturato in modo relativamente semplice, con la presentazione dei
contenuti e la possibilità, per l’operatore, di addentrarsi nella parte più complessa,
ossia nel back office.
Dalla maschera del front office si può accedere alle schede delle diverse strutture,
nonché alle informazioni relative al tour operator ed al centro prenotazioni.
In questa maschera è possibile effettuare una ricerca, volta a selezionare la
struttura desiderata. I campi della ricerca, però, dovrebbero essere il più possibile
definiti, dando al turista la possibilità di scegliere fra una rosa di soluzioni proposte,
organizzando la ricerca per zona, tipologia, prezzo, comfort, periodo ed
allestimento delle stanze.
I risultati della ricerca saranno visibili sotto forma di elenco. Una volta scelta
dall’elenco la struttura che si reputa più adatta alle proprie esigenze, il turista deve
avere la possibilità di visionarne le camere.
La vetrina della struttura prescelta deve contenere i dati e le informazioni relative al
prezzo per camera, ai comfort, nonché la descrizione della struttura e le relative
fotografie. Uno spazio rilevante della vetrina dovrà inoltre essere dedicato ad un
nuovo servizio, il virtual concierge, ossia la possibilità da parte della stessa struttura
ricettiva di proporre i negozi, i ristoranti e le attrazioni più rilevanti della zona
immediatamente attorno ad essa, dando così al turista la possibilità di prendere
visione di proposte diverse e di crearsi un percorso su misura. Per gli itinerari
specifici, però, si rimanda alle sezione dedicata ai tour operator.
Nell’ambito di questo nuovo servizio, si può pensare di offrire al turista la possibilità
di prenotare direttamente on-line una cena al ristorante piuttosto che una visita
guidata in una cantina.
Il meccanismo della prenotazione delle strutture proposte nel front office non è
semplice. Al turista che accede a questa parte si presenta una maschera con alcuni
dati da compilare. Per prenotare è necessaria la registrazione, ottenendo così una
login e una password. Chi è già registrato deve semplicemente digitarle, chi non lo
è si registra e successivamente riceverà via e-mail la conferma della avvenuta
registrazione.
Il turista sceglie in un primo tempo la struttura nella quale desidera soggiornare,
con la possibilità di visionare anche le camere; solo in un secondo momento si
registra per prenotare. Una volta effettuata la prenotazione, il turista riceverà una email di conferma, mentre la macchina invierà in automatico la stessa conferma alla
struttura in questione e all’Ente Turismo.
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Per evitare che ci siano registrazioni fittizie che non si risolvono in effettive
presenze nelle strutture, si possono creare delle sorte di ostacoli. Una prima
modalità consiste nell’assegnare al turista la password inviandogliela via e-mail: se
la casella di posta fornita è falsa o inesistente, il turista non riceve la password e
non può prenotarsi. Una ulteriore proposta consiste nel richiedere una piccola
caparra al turista tramite la carta di credito; questo sistema, però, può indurlo a non
prenotare, magari dando spazio a timori sulla sicurezza di questo metodo di
pagamento. Per ovviare a questo si potrebbe effettuare un piccolo sconto a chi si
prenota on-line.
Il meccanismo della prenotazione si considera concluso non quando il turista ha
prenotato e ne ha ricevuto conferma via e-mail, ma nel momento in cui la struttura
ricettiva prescelta invia una seconda conferma al cliente della propria prenotazione.
L’intero sistema del centro prenotazioni dà al turista la possibilità di visionare tutte
le strutture ricettive del bacino turistico di Langa e Roero. Al suo interno, però, sono
presenti strutture legate al Consorzio Turistico. Per non penalizzare queste ultime,
che pagano una quota annua per far parte del Consorzio, si può prevedere, rispetto
alle altre, un servizio in più, magari una provvigione su ogni prenotazione effettuata
con Primohotel. Così facendo, inoltre, si aiuterebbe a far decollare questo sistema,
invogliando l’utilizzo di questo nuovo strumento.
1.2 Il Back Office
Il programma è provvisto di un menu contenente singole voci che verranno di
seguito commentate con i relativi sottomenu e le apposite maschere: servizi,
contabilità, personale, ristorante, tabelle, tour operator, hotel e stampe.
Da ogni voce del menu si accede a diversi sottomenu, che aprono delle maschere.
Ogni maschera contiene più campi con diversi dati che devono essere inseriti dal
gestore. Alcuni campi sono collegati o relazionati ad altri, con la possibilità di
effettuare una ricerca per vedere se il dato in questione è già stato inserito oppure
di inserirne uno nuovo.
Ogni maschera, inoltre, è dotata di un proprio menu che permette di inserire,
cancellare, modificare o ricercare i dati. I campi contrassegnati con l’asterisco
indicano l’obbligo di inserire i dati relativi a quei campi.
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2. Servizi
La prima voce del menu di Primohotel offre al gestore
una serie di strumenti per un perfetto utilizzo del
software.
Oltre alle funzioni aiuto e chiudi, è possibile, infatti,
selezionare il menu, i sottomenu ed i gruppi di menu,
oltre che l’elenco completo delle diverse persone che
hanno utilizzato il software (report log).
Il gestore, inoltre, può verificare i documenti accettati
generalmente nelle strutture alberghiere, e comunicare
con i suoi clienti tramite webmail.
Con webeditor, invece, l’operatore può modificare
manualmente la vetrina aziendale visibile in Internet.
La sottovoce notizie apre un sottomenu contenente
informazioni su software, servizi, eventi, notizie,
focus, nonché le ultime novità inerenti la struttura in
questione. Molto probabilmente questa parte del
software verrà resa visibile al turista anche sulla pagina
web, dando così la possibilità di conoscere sempre le
ultime novità.
Una ulteriore maschera permette di inserire, sia nel programma di back office che
direttamente sulla vetrina web, i comfort della struttura, cosa possibile anche in
seguito dal menu tabelle.
La voce dati azienda, invece, consente di inserire tutti i dati della struttura, mentre
quella operatori dà al gestore la possibilità di abilitare i suoi dipendenti all’utilizzo,
anche solo in parte, del software Primohotel.
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Alcune maschere, inoltre, permettono di inserire dati riguardanti città, nazioni,
province, regioni e zone geografiche di una struttura desiderata; richiesta
piuttosto rara perché i dati, generalmente, sono già stati caricati ed interessano
tutto il territorio nazionale.
La maschera schede hotel, infine, permette di ricercare una serie di hotel in tutta
Italia e di aggiungerne altri se fra questi non vi è quello desiderato.
2.1 Suggerimenti utili
Nella parte iniziale di Primohotel lo scopo principale è l’offerta all’albergatore del
maggior numero di servizi possibili per gestire in modo appropriato una struttura
ricettiva.
La prima cosa da fare è compilare l’anagrafica dei dati aziendali e,
successivamente, quella degli operatori, decidendo in questo modo chi abilitare
all’uso del software o di parti di esso. Solitamente il gestore è abilitato all’utilizzo
dell’intero programma, permettendo poi ad altri dipendenti di interagire con diverse
parti di esso.
In modo particolare per strutture medio - grandi è consigliabile distinguere,
delegando magari anche a qualche fidato dipendente, la gestione delle diverse
aree della struttura, per esempio hotel e ristorante.
Strumento importante può essere la maschera webmail, utile all’operatore per
tenere un rapporto diretto con i clienti.
Grande considerazione, infine, dovrebbe essere data alla maschera notizie, che
permette di registrare i fatti rilevanti in cui la struttura può essere coinvolta e di
modificare di volta in volta i dati sul web tramite l’apposita maschera webeditor.
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3. Contabilità
La seconda voce del menu permette all’albergatore di gestire la
complessa serie di operazioni necessarie per redigere i conti di
un’azienda, dai pagamenti che è necessario effettuare al
contatto con fornitori e clienti.
La maschera parametri generali contiene una serie di campi,
molti dei quali obbligatori, per inserire le diverse voci utili alla
struttura in questione per gestire la contabilità, dati sui clienti, sui
fornitori, sui mastri, sull’IVA, etc.
La voce amministrazione, invece, è formata da
diverse sottovoci, utili nel gestire i conti.
La prima cosa da fare è redigere un piano dei
conti, compilando i campi relativi a mastro, conto
e sottoconto.
Con prima nota si apre una maschera che
permette di inserire tutte le registrazioni ufficiali
fatte dalla struttura. Il campo del numero di protocollo viene preso in automatico dal
software. Lo spazio per le note permette di fare degli appunti sulla voce relativa.
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Cliccando sulla voce nuova riga si apre un sottoconto in cui si deve
obbligatoriamente inserire l’importo, mentre i dati sul centro di costo sono
facoltativi. La prima nota si considera chiusa quando c’è pareggio fra dare e avere;
i campi si possono modificare in ogni momento scegliendo la funzione modifica.
La maschera cassa presenta diversi campi, attraverso i quali il gestore deve
scegliere il conto (di che parte della struttura si tratta), la causale e la contropartita.
Il registro fatture fornitori permette di inserire i dati leggibili dalla fattura cartacea;
il fornitore si può scegliere con il tasto ricerca perché è stato precedentemente
caricato nelle anagrafiche.
Il registro fatture clienti funziona in modo analogo, con alcuni campi obbligatori
da riempire.
Da anagrafiche si aprono diversi
sottomenu con la possibilità di inserire i
dati tecnici relativi a varie voci.
Le maschere anagrafiche clienti e
fornitori permettono di inserire i dati degli
stessi e di renderli disponibili al gestore.
L’anagrafica articoli evidenzia una serie
di campi utili per registrare gli articoli di
magazzino, con la possibilità di effettuare
prezzi diversi a seconda del tipo di cliente.
Le maschere relative alle anagrafiche categorie economiche, categorie
merceologiche e sottocategorie merceologiche permettono al gestore di inserire
le informazioni relative a tutti gli articoli presenti nella struttura, dalla cucina
all’arredamento delle camere.
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La voce archivi, invece, raggruppa la totalità
dei dati inseriti dal gestore riguardo la
contabilità.
Si possono caricare dati nelle maschere di
aliquote IVA, causali contabili, conti
correnti azienda (quelli che il gestore ha
aperti nelle diverse banche), conti correnti
clienti, conti correnti fornitori, pagamenti
(di che tipo sono), registri IVA, registri
progressivi, codice ABI e CAB (questi
ultimi sono forniti dal software per tutto il
territorio nazionale).
La voce fatture permette al gestore di visionarle e
compilarle, sia per i fornitori che per i clienti,
dividendole in fatture differite e note di
accredito.
Le prime sono destinate a saldare un debito con
un fornitore, solitamente in seguito a merce
acquistata, o a conteggiare qualcosa ad un cliente
e possono prevedere pagamenti diluiti nel tempo,
mentre con le seconde è prevista una possibilità molto rara, ovvero nel caso in cui il
gestore abbia sbagliato a compilare una fattura o quando si veda restituito dal
cliente un bene non richiesto. Un’eventualità di questo tipo, per esempio, potrebbe
verificarsi nel caso in cui l’albergatore si veda restituire da un cliente un mobile
precedentemente acquistato in seguito al rinnovo dell’arredamento della struttura.
All’interno del menu contabilità è presente
una voce ulteriore, il magazzino, che
permette all’albergatore di avere una visione
chiara degli articoli che ha in deposito, di
caricarli e di modificarli in base alle proprie
esigenze.
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La sottovoce agganci di magazzino è una maschera riepilogativa del magazzino e
mostra le operazioni che si possono effettuare direttamente in questo ambito.
Con causale di magazzino, invece, l’albergatore ha la possibilità, quando usa il
programma la prima volta, di impostare le causali (acquisto, vendita, reso a cliente,
reso a fornitore, reso da cliente, reso da fornitore, etc.).
Con movimenti di magazzino si registrano tutti gli spostamenti di merce avvenuti,
rivolti a clienti o fornitori, con le quantità ed i relativi prezzi.
La voce ordini dà al gestore la possibilità di
procurarsi ciò che gli manca, tramite ordini
fornitori, ed, eventualmente, di vendere qualcosa
al cliente, ordini clienti. Questa seconda ipotesi è
remota, ma è stata prevista perché potrebbe
verificarsi (una struttura, per esempio, potrebbe
voler vendere il vecchio arredamento per poter
acquistare quello nuovo).
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3.1 Suggerimenti utili
Questa voce del menu generale richiede la massima attenzione, data la
complessità che si presenta nel gestire dal punto di vista contabile una struttura
ricettiva.
Prima di cominciare qualsiasi operazione è necessario compilare le maschere
relative alle anagrafiche, inserendo i dati riferiti a clienti e fornitori, nonché ai diversi
articoli, alle relative categorie economiche ed, infine, alle categorie e sottocategorie
merceologiche di appartenenza. Questo primo passaggio, infatti, permette di creare
una sorta di banca dati utile nelle successive fasi del lavoro di contabilità.
In seguito all’inserimento dei parametri contabili generali adottati dalla struttura,
l’area dell’amministrazione permette di gestire i dati contabili in senso stretto,
redigendo per prima cosa un piano dei conti, fino a giungere, successivamente, alla
voce cassa.
La voce magazzino, inoltre, se utilizzata nel modo opportuno, aiuta il gestore ad
avere una visione chiara e sempre aggiornata dei beni giacenti nella propria
struttura, registrando ogni movimento e la relativa causale, con l’annessa possibilità
di ordinare la merce mancante tramite le apposite maschere. In questo caso il
nome del fornitore che si desidera contattare si seleziona con il tasto ricerca, in
quanto i suoi dati sono stati precedentemente caricati nelle anagrafiche.
Nella sezione archivi, infine, apposite maschere snelliscono l’enorme mole di
fatture e materiale cartaceo che ogni struttura è costretta a conservare.
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4. Personale
Questa voce del menu permette all’operatore di gestire il
personale impiegato nella struttura in questione, grazie a
diverse sottovoci che aprono maschere volte a raccogliere e
catalogare i dati richiesti per ogni dipendente.
La maschera aree permette di scegliere all’interno della
struttura i diversi ambiti lavorativi (hotel, ristorante, etc.),
mentre il reparto divide in modo più specifico le diverse parti
delle aree, dal bar alla reception, dalla cucina alle camere. Con
mansioni, invece, è possibile, specificare l’incarico di ogni
singolo dipendente all’interno della struttura.
Tramite la maschera attività il gestore può registrare le attività dei suoi dipendenti
rispetto al reparto in cui sono inseriti, evidenziando se si tratta di una situazione
lavorativa normale, o di mutua, ferie, permesso retribuito, licenza matrimoniale, etc.
Grazie a curriculum vitae, invece, l’albergatore può gestire e archiviare, di volta in
volta, le diverse domande di assunzione che la sua struttura percepisce e poterle
prendere in considerazione al momento opportuno.
La maschera dipendenti registra i dati relativi ad ogni lavoratore assunto con
l’annessa possibilità di definirne l’orario.
Con visualizza attività si apre una tabella riepilogativa di tutto il personale in
servizio nella struttura.
Con addebiti dipendenti, invece, l’albergatore può aggiornare i dati inerenti
l’attività lavorativa di ognuno di essi e con conteggi dipendenti può redigerne la
contabilità.
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4.1 Suggerimenti utili
La gestione del personale di una struttura ricettiva richiede precisione anche nei
minimi particolari, cosa possibile tramite l’inserimento di numerosi dati nelle
maschere di questa parte del software.
Un ipotetico percorso potrebbe suggerire al gestore di compilare, per prima cosa, le
maschere relative alle aree, ai reparti e alle mansioni che egli intende attivare nella
propria struttura.
Solo in un secondo tempo potrebbe avvenire il caricamento dei dati inerenti i
dipendenti e la relativa mansione, permettendo così di conteggiarne le ore e di
redigerne la contabilità.
Legata a questo ambito la possibilità di verificare con attività lo stato lavorativo del
dipendente stesso e di inserire i dati relativi nella busta paga mensile.
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5. Ristorante
Questa parte del software, sicuramente fra le più importanti del
sistema, permette all’albergatore di organizzare tutte le attività
relative alla gestione dei pasti di una struttura.
La maschera sale ristorante permette di visualizzare la
situazione generale della struttura. I campi, tutti obbligatori,
richiedono informazioni sulla denominazione della sala, sui
posti e sui tavoli disponibili.
Con categorie piatti il gestore inserisce i dati relativi alle singole portate,
specificandone la descrizione ed il prezzo.
La maschera agenda prenotazioni dà al gestore una visione totale sulla struttura e
sui posti disponibili. I dati sono riportati sotto forma di tabella: per ogni giorno è
possibile scegliere fra pranzo, cena, rinfresco, altro e gestione sala. Questa ultima
voce permette di bloccare la sala e di non visualizzarla più, classificandola così
come occupata.
Cliccando su una di queste voci si può effettuare la prenotazione, inserendo i dati
richiesti: sala, nome, data, numero di persone, prezzo, bambini e camera se la
persona è anche cliente dell’albergo.
Per i giorni già trascorsi si può cliccare su dettaglio giornata e si visualizza la
situazione generale delle sale, dei posti occupati e della sistemazione dei tavoli.
Nell’evidenziare quelli rimasti liberi ci si può trovare di fronte a numeri negativi:
questo significa che la struttura ha superato lo standard prefissato, aggiungendo
altri coperti.
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Il conto ristorante permette al gestore di redigere il totale da imputare al cliente.
Scegliendo da un campo precedentemente predisposto, si inserisce la tipologia di
portate ordinata, vi si associa il prezzo e, digitando il numero di coperti, il
programma esegue in automatico il conto totale. In questa maschera appare il
prezzo precedentemente caricato in categorie piatti.
Con clienti, invece, il gestore può compilare un’apposita maschera per i clienti
abituali del suo locale, non esterni alla struttura ricettiva ma ospiti saltuari e in
qualche modo ripetitivi dell’albergo.
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L’ultima voce di questa sezione è la cantina:
attraverso diverse maschere il gestore
inserisce i prodotti che tratta, con la
possibilità di crearsi anche la carta dei vini.
Grazie
all’anagrafica
produttori
si
inseriscono i dati di coloro che realizzano i
vini prescelti: i campi obbligatori sono la
ragione sociale e la città, il resto consiste in
informazioni più dettagliate che, se presenti,
permettono una migliore identificazione da
parte del gestore.
Attraverso l’anagrafica vini l’albergatore carica i dati di un prodotto specifico che
intende inserire nella propria carta dei vini. In questo ambito le caratteristiche
organolettiche ed i possibili accostamenti alimentari sono riportati in tre lingue.
La tipologia vini apre una maschera in cui è possibile ricercare la tipologia
generale del vino in questione. Sul programma sono state caricate tutte le tipologie
dei vini italiani. Con il tasto ricerca si può risalire alla tipologia prescelta e riempire
gli altri campi.
La carta dei vini, infine, apre una maschera utile al gestore per inserire i vini
prescelti per la propria struttura. In questa maschera i campi sono praticamente tutti
obbligatori; per ciò che riguarda la denominazione del vino è sufficiente fare una
ricerca e selezionare fra quelli caricati in precedenza. Per ciò che riguarda il
produttore, invece, non è detto che i suoi dati siano caricati, ma è naturalmente
prevista la possibilità di inserirli.
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5.1 Suggerimenti utili
La gestione del ristorante si presenta all’operatore come una serie di maschere da
compilare, utili per ottimizzare il lavoro.
Il primo passaggio consiste nel caricare, in un ordine assolutamente indifferente al
fine di una corretta gestione di questa voce, i dati sulle sale disponibili nella
struttura ed i relativi allestimenti, nonché le categorie piatti, registrando le portate
offerte nel locale.
In seguito è necessario redigere i dati sulla cantina, inserendo le informazioni sui
vini e sui loro produttori, con la relativa carta dei vini.
Successivamente il gestore può compilare la maschera dell’agenda prenotazioni: le
diverse opzioni previste permettono di avere una situazione chiara ed aggiornata
dei posti liberi e della disposizione dei tavoli.
Collegata a questa maschera vi è quella dei clienti, con la relativa registrazione
della presenza e dell’addebito dei pasti sulla stanza.
L’ultimo passaggio consiste nel redigere il conto al cliente, compilando l’apposita
maschera. Questa operazione, naturalmente, è possibile solamente se i dati sui
piatti e sui vini offerti sono stati caricati in precedenza. Selezionandoli con il tasto
ricerca, infatti, il programma li inserisce e redige il conto.
Questa parte del software è strettamente collegata a quella dell’hotel e deve essere
compilata prima. Alcuni dati, infatti, in particolar modo quelli inerenti le sale
ristorante e l’agenda prenotazioni, sono proposti come link anche sotto la voce
hotel. Essi saranno utili per avere una visione generale della situazione di ogni
cliente, collegando il pernottamento nella struttura ai pasti consumati nell’attiguo
ristorante.
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6. Tabelle
Questa voce del menu permette di accedere a tre maschere che
specificano importanti elementi per la struttura.
La prima, comfort struttura, dà all’albergatore la possibilità di
selezionare i comfort che la sua struttura possiede.
La seconda, tabella vetrina, fa sì che il gestore si crei una vetrina di
presentazione che il turista vedrà sul web; la terza, infine, chiamata centri di
costo, specifica i diversi punti in cui un cliente può consumare prodotti.
6.1 Suggerimenti utili
Questa voce del menu principale offre al gestore la possibilità di aggiornare in
tempo reale i comfort presenti nella sua struttura e di modificare, quando
necessario, i dati e le informazioni che il turista vede sul web, il cosiddetto front
office, potendo così promuovere continuamente la sua struttura e di battere sul
tempo la concorrenza.
Si ricorda, inoltre, che una maschera analoga nella voce “Servizi” permette di
interagire con il web, aggiornando le notizie e le novità: in questo caso, però, i
comfort si possono selezionare solamente in funzione dell’immissione sul web,
mentre con la voce tabelle si inseriscono nel back office della struttura in questione.
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7. Tour Operator
Questa parte, un po’ marginale rispetto alla gestione di una
struttura ricettiva in senso stretto, fornisce tutti gli strumenti
utili per organizzare un viaggio e potrebbe essere inteso
come un servizio in più che un gestore, soprattutto di grandi
strutture, potrebbe offrire ai suoi clienti.
Le voci del sottomenu evidenziano i servizi offerti,
usufruibili sia dal singolo turista che da gruppi più ampi. Le
maschere pensate per questa parte del software sono la
riproduzione, in piccolo, di ciò che un’agenzia viaggi utilizza
per realizzare i suoi pacchetti vacanze.
Questa parte del back office presenza maschere da compilare con dati inerenti i
fornitori, i clienti, la situazione dei pagamenti, il tipo di servizio offerto, la
categoria servizi, la stampa situazioni servizi, la gestione richieste tour
operator e la situazione richieste aggiornata in tempo reale.
Nel front office del programma il turista può trovare il riferimento al tour operator già
nella pagina iniziale di Primohotel.com , contenente tre importanti opzioni, ossia
l’accesso ad Hotel e Ristoranti, al Centro Prenotazioni ed, appunto, a Tour
Operator.
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8. Hotel
La voce del menu hotel è una delle più importanti del sistema
e contiene varie sottovoci che specificano le molteplici
casistiche che il gestore della struttura deve affrontare di volta
in volta.
L’anagrafica camere contiene diversi campi, molti dei quali
obbligatori, richiedendo al gestore informazioni quali il numero
della stanza, l’allestimento di base per ogni camera,
l’allestimento alternativo ed i comfort di cui la camera dispone.
In questo caso il gestore deve barrare solo quelli
effettivamente presenti scegliendo da un elenco che li
propone tutti.
L’anagrafica sale riunioni presenti nella struttura è articolata come la precedente,
eccezion fatta per i campi riguardanti l’allestimento, non previsti in questa
maschera. E’ obbligatorio, invece, inserire il nome della sala desiderata e la relativa
capienza.
La tipologia delle camere prevede l’inserimento dei dati riguardanti la camera in
questione (singola, doppia, matrimoniale,etc.) e la relativa sigla.
La tipologia delle strutture è una maschera utilizzabile nel caso in cui la struttura
in questione avesse una disposizione delle camere tale da rendere necessaria una
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descrizione più dettagliata (disposizione in più punti della stessa struttura,
eventuale dépendence,etc.).
Il listino prezzi camere è una maschera utilizzabile dal gestore per caricare i dati
richiesti (descrizione, tipologia, periodo, euro) ed applicarli in una situazione di
conto.
Nel momento in cui il turista arriva nella struttura il gestore deve effettuare il checkin, ossia registrare i dati del cliente: questo sarà possibile tramite la maschera del
planning e risulterà visibile compilando i dati riguardanti la gestione della pubblica
sicurezza, obbligatoria per legge.
A questa parte si può accedere direttamente tramite l’apposita maschera e
indirettamente dal planning settimanale, nel momento in cui l’albergatore effettua il
check-in del nuovo cliente.
In seguito alla registrazione, inoltre, sempre tramite la maschera del planning, il
gestore apre il conto a carico del cliente, naturalmente diverso per ognuno e
predisposto per differenti tipologie, dal cliente abituale al semplice turista di
passaggio.
Collegato al conto, si presenta il problema della gestione degli extra. Il listino extra
permette al gestore di caricare i prodotti ritenuti tali, scelti secondo parametri da
concordare, diversi da struttura a struttura.
L’inserimento extra, invece, permette di conteggiare ad ogni cliente ciò che
consuma in più rispetto al prezzo pattuito per la camera.
8.1 Planning settimanale
La parte più importante e più complessa del sottomenu hotel è rappresentata dal
planning settimanale, utilizzato per gestire le camere ed i servizi della struttura in
questione.
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La maschera che lo contiene si presenta con una serie di campi in cui inserire i
dati, di cui alcuni obbligatori (nominativo, periodo di permanenza, trattamento e
camera richieste), ed una tabella su cui è possibile visualizzare la totalità delle
stanze ed i diversi periodi di tempo presi in considerazione. Sull’asse delle ascisse
sono riportati i giorni della settimana in questione, su quello delle ordinate il numero
delle stanze, il tipo ed il piano a cui si trovano. Ogni quadratino così ottenuto
corrisponde ad una camera.
Nel momento in cui i campi obbligatori della maschera vengono riempiti, la tabella
si modifica, secondo una legenda fatta di colori diversi. Il verde chiaro corrisponde
ad una camera libera, il verde scuro ad una camera fuori dal periodo selezionato, in
questo caso la settimana. Il rosso evidenzia una camera occupata, di cui, però, non
è ancora stato effettuato il check-in (il cliente può non essere ancora arrivato
oppure il gestore può non avere ancora registrato l’occupante della stanza).
L’arancione evidenzia una camera di cui è stato effettuato il check-in, mentre il
giallo identifica una camera opzionata, ma non ancora confermata. Se si clicca su
di una casella arancione e ci si lavora sopra, il colore diventa azzurro, mentre se
voglio lavorare su di una casella rossa la evidenzio e diventa blu.
Nella maschera del planning il trattamento include anche l’eventuale richiesta di
sale riunioni, evidenziando quelle che sono assegnate e le rimanenti libere. Un
campo, inoltre, indica il numero di camere che vengono assegnate ad un cliente,
evidenziando in questo modo quante rimangono disponibili in totale per il giorno
preso in considerazione.
Un campo apposito specifica se si tratta di un gruppo, mentre nella maschera note
si possono segnare eventuali conferme, molto spesso arrivate via fax.
Dal planning settimanale è possibile interagire con la maschera di pubblica
sicurezza. Posizionandosi sulla casella della stanza desiderata, si può fare il
check-in del cliente. I dati sulla sicurezza possono essere inseriti in due modi,
riferendosi ad una camera o ad un gruppo. Nel primo caso si apre una maschera in
cui si possono inserire o modificare i dati dell’intestatario della camera e si possono
aggiungere eventuali familiari a carico. Nel secondo caso, invece, si può
identificare un capogruppo e registrare solamente i suoi dati, fermo restando,
naturalmente, la possibilità di avere il nominativo degli occupanti delle diverse
stanze. Per ogni cosa, però, si deve fare riferimento al capogruppo. Al fondo di
questa maschera, inoltre, c’è la possibilità di aggiungere un eventuale nuovo
componente al gruppo.
Sempre dal planning è possibile creare il conto al cliente, per camera o per
persona. Quando si ha di fronte un gruppo, si può agire in tre modi diversi: il
capogruppo può pagare tutto, ogni componente può pagare per camera oppure si
può pagare la sistemazione come gruppo e gli extra per camera.
Nel conto, a persona o totale, si vedono le voci dei prezzi. Il modo di definirli è
automatico, gestito in base al periodo in cui ci si trova e ad altre variabili, ma il loro
inserimento è complesso. I prezzi sono riferiti alla sistemazione di base, agli extra e
all’eventuale ristorante.
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Il prezzo non viene mai imputato automaticamente, ma è gestito a livello umano,
inserito dall’albergatore secondo determinati criteri ed esigenze. Il prezzo da
inserire nel conto camera è determinato dal periodo in cui ci si trova e/o dal cliente
in questione. Il gestore può caricare il prezzo attraverso la maschera dell’anagrafica
camere o quella del listino prezzi camere. E’ però contemplata anche la possibilità
di concordare il prezzo all’atto della prenotazione: in questo caso il prezzo
concordato si inserisce dalla maschera del planning settimanale, cliccando prima
sul campo di cui e successivamente su assegnazione rapida. Si apre una
maschera che permette di computare il prezzo in questione alla camera desiderata.
Mentre i prezzi della sistemazione e del ristorante si determinano previa
programmazione del software, gli extra devono essere inseriti in una maschera
apposita. Al suo interno c’è un campo in cui si devono scegliere i centri di costo,
ossia i luoghi fisici diversi in cui si possono consumare degli extra, per esempio il
frigo bar o il bancone, programmando il sistema in modo tale da evitare il computo
dello stesso extra in più punti.
Una volta inserito il centro di costo si effettua una ricerca per il prodotto preso come
extra, il cui prezzo è stato precedentemente caricato nella maschera listino prezzi
extra. Vi è però anche la possibilità di inserire una voce libera. L’extra può essere
imputato a persona o a camera ed è previsto un campo per eventuali sconti.
Per conteggiare il conto totale si fa riferimento all’apposita maschera da cui si può
accedere dal planning, con l’annessa possibilità di stampare il conto della camera
in questione.
Sempre dal planning è possibile visionare tutta una serie di maschere meno
complesse, cliccando con il tasto sinistro sulla camera desiderata. In questo
ambito, il comando sposta camera permette all’albergatore di assecondare una
richiesta del cliente, mentre il sistema sposterà in automatico i dati del cliente alla
nuova stanza.
Con cambio periodo si può modificare il periodo di permanenza riferito ad una
camera, aggiornando in automatico i dati.
Grazie ad allestimento si può avere la situazione della stanza e cambiare qualche
particolare.
Tramite note giornaliere è possibile visionare se ne esistono in riferimento alla
camera in questione, creando un utile strumento per il servizio interno della
struttura.
Attraverso il riepilogo camere il gestore può avere una panoramica della sua
struttura, con il prospetto delle camere e delle loro situazioni.
Con elimina camera ed elimina gruppo, infine, è possibile annullare una
prenotazione, naturalmente solo nel caso in cui i clienti abbiano disdetto o non sia
ancora stato effettuato il check-in. In caso contrario, infatti, il cliente registrato ha
assegnata una camera e non può più essere cancellato perché sta usufruendo di
servizi che dovrà successivamente pagare.
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Il tasto agenda ristorante permette di prenotare il cliente della struttura per i pasti
che ha richiesto, collegandosi così alla parte del programma sul ristorante
precedentemente descritta.
Con riepilogo, infine, si apre una videata che riassume ciò che il cliente in
questione ha richiesto.
Oltre al planning settimanale è presente il planning mensile che funziona in modo
analogo, riferendosi però ad un lasso di tempo più lungo.
Una ulteriore maschera, detta gestione prenotazioni, ripropone all’albergatore la
prima parte del planning settimanale, offrendo uno strumento in più per visionare la
totalità delle prenotazioni effettuate nella sua struttura. Nel caso in cui si dovessero
modificare dati o parte di essi, però, è necessario ritornare alla maschera del
planning settimanale.
8.2 Suggerimenti utili
Questa parte del programma è il cuore della gestione di una struttura ricettiva ed è
stato pensato nei minimi particolari per rispondere alle esigenze degli operatori del
settore.
Un ipotetico percorso suggerisce all’operatore di effettuare, per prima cosa, il
caricamento dei dati inerenti la tipologia della struttura e della camera, in quanto
questi dati vengono successivamente richiesti nelle anagrafiche delle camere e
delle sale riunioni, da compilare di seguito.
Il planning settimanale permette di avere la situazione generale delle camere e di
assegnarne di nuove ad un cliente, secondo le modalità precedentemente
descritte, specificando il tipo di trattamento richiesto. E’ da questa maschera,
quindi, che il gestore effettua il check-in del nuovo cliente, interagendo anche con
la maschera di pubblica sicurezza. Se il cliente è abituale, i suoi dati sono già stati
registrati e si possono selezionare grazie al tasto ricerca.
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Il conto a carico del cliente si può aprire dalla maschera del planning, conteggiando
i servizi di cui usufruisce, compresi gli extra, i cui prezzi devono necessariamente
essere stati caricati in precedenza nell’apposita maschera.
9. Stampe
La stampa è l’ultima voce del menu di Primohotel.com e
contiene diversi sottomenu che permettono di visionare e
stampare maschere relative a funzioni e servizi presentati nelle
precedenti parti del software.
Una di esse è la stampe hotel, che
permette di accedere a numerose
maschere contenenti la totalità delle
voci utili al gestore per avere una
visione
aggiornata
della
propria
struttura.
Con foglio servizio camere si ha la
situazione di tutte le stanze, per saperle
allestire e per organizzare il servizio di
pulizia.
In
questa
maschera,
diversamente dal resto del programma,
i campi contrassegnati da asterisco
dovrebbero indicare che l’allestimento
in questione è alternativo.
Con situazione camere si offre la possibilità di ricercare una determinata stanza e
verificarne l’attuale situazione.
Con stampa arrivi giornalieri è possibile stampare l’elenco completo delle camere
che dovrebbero essere occupate in giornata, per le quali il gestore dovrà effettuare
il check-in degli occupanti.
Con stampa partenze giornaliere, invece, si accede ad una maschera che
evidenzia i clienti che lasceranno la struttura in giornata, specificando se la camera
deve essere preparata per un nuovo occupante.
Tramite la maschera stampa conti hotel il gestore può stampare il conto relativo
ad una camera.
Con stampa listino extra, invece, si possono stampare gli eventuali servizi
aggiuntivi di cui il cliente ha usufruito: una maschera del campo permette di
ricercare gli extra per i centri di costo e di imputarli al cliente.
La maschera stampa prenotazioni fornisce la situazione generale della struttura:
sotto forma di tabella si possono visionare le prenotazioni e le relative sistemazioni
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scelte dal gestore per ogni cliente. Annessa a questa vi è la stampa pubblica
sicurezza che il gestore deve obbligatoriamente redigere ed inviare agli uffici
competenti per i dovuti controlli.
Due ulteriori maschere, infine, stampa presenze estero e stampa presenze Italia,
se compilate, forniscono uno strumento utile a fini statistici.
Anche la stampe ristorante presenta
diverse sottovoci che permettono di trasporre
su carta diverse informazioni.
Con conto ristorante il gestore può
addebitare al cliente ciò che ha consumato,
prevedendo la possibilità di addebitarlo sulla
camera
se
egli
dovesse
contemporaneamente
soggiornare
nell’attiguo albergo.
Il foglio servizio ristorante permette di avere la situazione generale della struttura
e dei posti disponibili, così come la stampa prenotazioni.
Tramite questo programma, infine, facendo riferimento ai dati caricati in
precedenza, il gestore può creare e stampare il menu ristorante e la carta dei
vini.
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La stampe dipendenti dà al gestore la
possibilità di avere su carta il mansionario
delle persone impiegate nella sua struttura.
Con stampe contabilità, infine, si possono
stampare molte delle maschere compilate in
precedenza in questo ambito: cassa, libro
giornale, registri IVA acquisti, registri IVA
vendite, scadenzario clienti, scadenzario
fornitori e stampa PdC.
9.1 Suggerimenti utili
L’ultima parte di questo software è stata pensata per trasporre su carta diverse
maschere relative alle precedenti voci del menu generale.
In questo ambito non si può suggerire un percorso da seguire, in quanto ogni voce
del sottomenu è indipendente dalle altre. Il gestore può stampare ciò di cui
necessita: naturalmente l’unica clausola da rispettare è l’inserimento
precedentemente effettuato dei dati nelle maschere interessate.
Aprendo per la prima volta il programma, infatti, non si può stampare nulla, in
quanto la maggior parte delle maschere risulta vuota.
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10. Percorso guidato
Il seguente percorso ripresenta in modo schematico ed intuitivo i diversi passaggi
che il gestore di una struttura ricettiva deve effettuare per compilare le maschere
più importanti del programma, potendo così affrontare le molteplici situazioni che
ogni giorno gli si presentano.
- Aprendo il programma per la prima volta è necessario compilare la maschera
delle categorie economiche contenute nelle anagrafiche inerenti la contabilità.
contabilità->anagrafiche->categorie economiche
- Il passo successivo prevede l’inserimento dei dati della struttura nella maschera
dati azienda del menu servizi e, successivamente, la scelta da parte del gestore
degli operatori che potranno interagire con il software.
Servizi->dati azienda
->operatori
- Il percorso ideale suggerisce a questo punto di tornare al menu contabilità e di
compilare le anagrafiche fornitori e le aliquote IVA nella sezione archivi.
Di fondamentale importanza, poi, le maschere delle categorie
e delle
sottocategorie merceologiche. L’ordine di inserimento di questi dati può anche
essere variato, fermo restando la compilazione delle categorie merceologiche
prima delle relative sottocategorie.
Tutte queste maschere, infine, forniscono dati utili alle compilazione delle
anagrafiche articoli.
Contabilità ->anagrafiche-> fornitori
->archivi->aliquote IVA
->categorie merceologiche
->sottocategorie merceologiche
->anagrafiche->articoli
- Nell’inserimento dei dati inerenti l’amministrazione non è necessario seguire un
ordine particolare, fermo restando l’aver precedentemente compilato le parti delle
anagrafiche.
Contabilità->anagrafiche->amministrazione
- A questo punto il gestore può compilare gli archivi e la parte delle fatture man
mano che ne ha bisogno ed, in seguito la maschera inerente i parametri generali. Il
percorso non ne prevede la compilazione in precedenza, perché l’operatore si
sarebbe visto richiedere dati non ancora caricati.
Contabilità ->archivi
->fatture
->parametri generali
- Il passo successivo prevede l’inserimento dei dati riguardanti il magazzino e gli
ordini. Per quanto riguarda il primo caso, la maschera movimenti può essere
compilata previo caricamento dei dati e degli agganci. Per il secondo caso, invece,
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le maschere si compilano in modo disgiunto dal resto della contabilità ogni volta
che se ne ha bisogno.
Contabilità ->magazzino->causali->agganci->movimenti
->ordini
- La voce del menu Personale prevede il seguente ordine logico di inserimento dati:
Personale ->aree->reparti->mansioni
->dipendenti->addebiti->conteggi
->visualizza attività
- La voce Ristorante prevede il seguente percorso:
Ristorante ->anagrafica sale
->categorie piatti
->cantina
->agenda prenotazioni
->clienti
->conto
- Per gestire la parte Hotel si suggeriscono i seguenti passaggi:
Hotel ->tipologia strutture
->tipologia camere
->anagrafica camere
->anagrafica sale
->listino prezzi camere
->planning settimanale->check-in-> pubblica sicurezza->conto
- Per conteggiare gli extra nel conto è necessario prima caricarli.
Hotel ->listino extra-> inserimento extra-> conto
- Per inserire i comfort della struttura:
Tabelle-> comfort struttura
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11. Indice generale
1. Introduzione
1.1 Il Front Office
1.2 Il Back Office
pag. 1
pag. 2
pag. 3
2. Servizi
2.1 Suggerimenti utili
pag. 4
pag. 5
3. Contabilità
3.1 Suggerimenti utili
pag. 6
pag. 11
4. Personale
4.1 Suggerimenti utili
pag. 12
pag. 13
5. Ristorante
5.1 Suggerimenti utili
pag. 14
pag. 17
6. Tabelle
6.1 Suggerimenti utili
pag. 18
pag. 18
7. Tour Operator
pag. 19
8. Hotel
8.1 Planning settimanale
8.2 Suggerimenti utili
pag. 20
pag. 21
pag. 24
9. Stampe
9.1 Suggerimenti utili
pag. 25
pag. 27
10. Percorso guidato
pag. 28
11. Indice generale
pag. 30
30