Come ottimizzare il budget IT con una gestione dei

Come ottimizzare
il budget IT con una
gestione dei documenti
più efficiente
Ottieni di più dalla tua infrastruttura
di stampa dove è importante
Come ottimizzare il budget IT con una gestione dei documenti più efficiente
Sfrutta al meglio
il tuo budget IT
Come in quasi tutte le aziende,
probabilmente anche nella tua
la maggioranza del budget IT
non è dedicata ai nuovi macchinari
super tecnologici di cui avresti
bisogno, ma viene invece spesa
per la manutenzione dei
macchinari esistenti.1
2
15%
del budget IT
di una PMI è legato
alla stampa
Quindi, se desideri sfruttare al meglio il
tuo budget IT, ottenere il massimo valore
dalla tecnologia esistente è un buon
punto di partenza.
In particolare, benché molte aziende non se ne
rendano conto, ottimizzare il mix di stampanti,
fotocopiatrici, scanner e fax è la prima cosa
da fare. Una migliore infrastruttura di stampa
consente di migliorare gli utili, per due
semplici ragioni.
Prima di tutto, molte organizzazioni spendono
molto più di quanto sia realmente necessario
per i loro ambienti di stampa e la gestione dei
documenti. La stampa costituisce infatti in
media il 15% dell’intero budget IT di una PMI:
se hai a disposizione un milione di euro per l’IT,
parliamo di 150.000 euro. E grava per almeno
il 12% sulle risorse IT.2
xerox.com
Come ottimizzare il budget IT con una gestione dei documenti più efficiente
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Sfrutta al meglio
il tuo budget IT
Secondo, la maggior parte delle aziende non
ottiene il massimo dalla propria infrastruttura di
stampa. Gli utenti impiegano troppo tempo per
stampare – addirittura 3.250 ore lavorative
all’anno in aziende con oltre 250 dipendenti3 –
e l’IT perde troppo tempo per soddisfare le
richieste di assistenza legate alla stampa.
In sintesi: esiste un’enorme opportunità di
ridurre la spesa per la gestione dei documenti
stampati e allo stesso tempo migliorarne
drasticamente le modalità di utilizzo da
parte degli utenti.
3.250 ore
spese all’anno
per stampare documenti
in un’azienda di 250 persone
Il nostro eBook mira proprio a questo.
Ti aiuteremo a identificare le aree di sprechi
insieme alle opportunità che non puoi lasciarti
sfuggire per ottenere un valore migliore.
Poi ti spiegheremo come ottenere
entrambi gli obiettivi.
xerox.com
Come ottimizzare il budget IT con una gestione dei documenti più efficiente
I sei indicatori di un ambiente
di stampa inefficiente
Molte aziende spendono molto più
di quanto si rendano conto per la
gestione dei documenti.
Eliminando le inefficienze, diventa
possibile ottenere risparmi concreti.
La chiave è identificare i segnali
rivelatori di un ambiente di stampa
e relativa infrastruttura che non
funzionano al meglio delle
loro capacità.
Ecco i più importanti.
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Come ottimizzare il budget IT con una gestione dei documenti più efficiente
1. C
i sono troppe stampanti
economiche
Il segnale principale che
l’infrastruttura di stampa costa
più di quanto dovrebbe è la
proliferazione di stampanti
economiche. Ma dal momento
che il 64% delle PMI non è in
grado di tenere traccia dell’utilizzo
e dei costi relativi ai dispositivi
di stampa, non ci si rende
nemmeno conto degli sprechi.4
5
64%
delle PMI
non è in grado di tenere
traccia dell’utilizzo
e dei costi relativi ai
dispositivi di stampa
Le stampanti desktop economiche costituiscono
di fatto uno shadow IT che costa davvero molto
all’azienda. La parte peggiore? La spesa
dedicata a dispositivi e consumabili non è
centralizzata, quindi è impossibile identificare
i costi reali.
Spesso, tutto ha inizio in modo innocuo.
Un team con importanti esigenze di stampa
decide che non vale la pena dover raggiungere
la stampante di un altro ufficio e spende
duecento euro per acquistare una inkjet
economica. In altri casi, qualcuno decide di
volere una stampante personale, quindi ne
acquista una e poi mette il dispositivo in
nota spese. E nessuno lo nota.
Ma se inizialmente la stampante può sembrare
conveniente, la spesa non monitorata per i
materiali di consumo certo non lo è.
Il risultato: più stampanti economiche di
quante ce ne sia bisogno, tante persone diverse
che acquistano consumabili costosi di cui non si
riesce a tenere traccia, molti fornitori da
gestire e più chiamate all’IT.
La buona notizia? Questi costi sono
totalmente evitabili.
xerox.com
Come ottimizzare il budget IT con una gestione dei documenti più efficiente
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2. I documenti rimangono
abbandonati nei vassoi di stampa
Il segnale più chiaro degli
sprechi sono le pile di documenti
abbandonati nei vassoi della
stampante. Per prima cosa, si tratta
di uno spreco di carta e toner.
Ed è anche uno spreco di tempo,
se poi qualcuno deve disfarsene.
delle aziende
ha subito violazioni per
la scarsa sicurezza
dell’ambiente
di stampa
O
RVAT
RISE
Ma soprattutto i documenti abbandonati nei
vassoi di stampa rappresentano una minaccia
non da poco alla sicurezza. 90% delle aziende ha
subito violazioni della sicurezza a causa di una
scarsa tutela della stampa.5
90%
Come ottimizzare il budget IT con una gestione dei documenti più efficiente
3. Tutti acquistano i prodotti
per la stampa
Nessuno vuole trovarsi impreparato
se carta o toner finiscono nel bel
mezzo di una stampa.
In molte aziende, ciò significa che i dipendenti
acquistano cartucce di toner ogni volta che
pensano di averne bisogno. Sembra una cosa
innocua mentre di fatto può generare un
aumento vertiginoso delle spese. Perché se
qualcuno non tiene sotto controllo chi acquista
cosa e quando, ben presto si arriverà a una
situazione di sprechi incontrollati.
Il problema poi si moltiplica se ci sono stampanti
di fornitori diversi sparse per l’azienda,
soprattutto se una di queste viene sostituita
da una stampante di marca diversa e tutti
i consumabili acquistati in precedenza
diventano inservibili.
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Come ottimizzare il budget IT con una gestione dei documenti più efficiente
4. S
i stampa tutto a colori
La stampa a colori è più dispendiosa
di quella in bianco e nero. Allo stesso
tempo, è importante che alcuni
team abbiano la possibilità di
stampare documenti a colori.
Il colore rende le informazioni più
facili da ricordare e da trovare,
oltre a farle risaltare meglio.6
8
69%
dei lettori comprende
meglio le nuove idee
se presentate a colori.
Per esempio, nel caso dei venditori, il 69% del
loro pubblico comprende meglio una nuova
idea se viene presentata a colori.
Il problema degli sprechi si pone quando
nessuno controlla l’utilizzo delle stampanti o
cerca di identificare le diverse esigenze di
stampa di ciascun team. In questo caso, è
normale che si stampi tutto a colori,
indipendentemente dall’utilizzo, generando
costi inutili e totalmente evitabili.
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Come ottimizzare il budget IT con una gestione dei documenti più efficiente
5. S
i perde tempo prezioso
sulle piccole cose
Addirittura il 40% dei processi
aziendali si basa sui documenti.7
Ma spesso, il flusso di lavoro
documentale è costituito da tante
piccole fasi che devono essere
completate manualmente.
Per esempio, elaborare una fattura
può significare dover scansionare
il documento, salvarlo in Dropbox
e informare un collega in
amministrazione.
Se gli utenti devono eseguire tutte queste azioni
manualmente, ogni singola volta, il tempo
dedicato si dilata a dismisura. A meno di
utilizzare la tua infrastruttura di stampa per
automatizzare alcune fasi del processo (ne
parliamo più avanti), gli sprechi di tempo non si
conteranno.
9
40%
dei processi aziendali
si basa sui documenti
Come ottimizzare il budget IT con una gestione dei documenti più efficiente
10
6. L ’assistenza IT è subissata
di chiamate relative alla stampa
Si stima che il 40-60% delle richieste
di assistenza all’IT riguardino la
stampa.8 Si tratta di un sacco di
tempo speso per gestire problemi di
cui l’IT non avrebbe né il tempo né
la voglia di occuparsi.
Queste chiamate rappresentano infatti un
duplice costo, poiché fanno perdere tempo sia
all’IT che ai dipendenti.
Esternalizzare queste chiamate può essere
d’aiuto, ma eliminarne la causa sarebbe la
soluzione ideale. Per esempio, sostituire le
stampanti obsolete e inefficienti ridurrebbe
il numero di chiamata all’assistenza.
Le chiamate all’assistenza:
un costo evitabile
Una chiamata tipo all’assistenza costa
$14.9 Quindi, se prevediamo per difetto
una percentuale del 30% di chiamate relative
alla stampa, per ogni 1.000 chiamate mensili
spenderai addirittura $4.200, che significa
$50.400 all’anno!
40-60%
delle chiamate all’assistenza
è legato alla stampa
Come ottimizzare il budget IT con una gestione dei documenti più efficiente
I costi di un’infrastruttura
di stampa inefficiente
Identificare i segnali di
un’infrastruttura di stampa
costosa e inefficiente è la
prima cosa da fare. Ma è anche
importante capire in che modo
questi problemi si traducono
in costi.
In pratica, la cattiva gestione documentale
si esprime sotto due forme diverse per
le aziende.
1. I costi fissi di un’infrastruttura
di stampa inefficiente
La mancanza di monitoraggio e ottimizzazione
dell’ambiente di stampa si paga con due tipi
di costi fissi.
• Il costo di stampanti e multifunzione
superflue, vale a dire l’acquisto, gestione
e manutenzione di più dispositivi di quanti
siano necessari per eseguire il lavoro.
• Il costo di consumabili superflui, vale a
dire i costi moltiplicati per l’acquisto non
programmato di carta e toner, così come i
costi per carta di alta qualità e toner a colori
utilizzati senza alcun criterio.
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Come ottimizzare il budget IT con una gestione dei documenti più efficiente
Il costo dell’inefficienza
2. I costi flessibili di una gestione
documentale inadeguata
Oltre ai costi fissi per dispositivi e consumabili
non necessari, una gestione dei documenti
inefficiente si ripercuote anche sulla produttività
degli utenti e sull’efficacia del loro lavoro.
I costi flessibili includono:
12
488 ore
di produttività sprecata
annualmente dai lavoratori
in attesa di stampe e
consumabili10
• utenti che sprecano troppo tempo per
prelevare le stampe a causa di problemi
con il dispositivo;
• utenti che sprecano troppo tempo per compiti
manuali che potrebbero essere automatizzati;
• l ’IT che spreca troppo tempo per rispondere a
chiamate e problemi di assistenza.
Il tempo speso per affrontare questi problemi
non fa altro che accumularsi.
L
3
2
3
M
2
3
3
M
G
V
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3
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8
1
4
41
-1
xerox.com
Come ottimizzare il budget IT con una gestione dei documenti più efficiente
Ma come abbiamo già detto, la buona notizia
è che tutti questi costi sono totalmente evitabili.
Quindi dovremmo anche valutare quanto ci costerebbe non
implementare un flusso di lavoro migliore, cioè considerare
il potenziale miglioramento di produttività ed efficienza che
potremmo ottenere con un ambiente di stampa ben gestito.
È arrivato il momento
di capire come ottenere
dei risultati.
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Come ottimizzare il budget IT con una gestione dei documenti più efficiente
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Ottimizzare la spesa per
la gestione dei documenti
In sintesi, ottimizzare la spesa per la gestione
dei documenti significa due cose:
• spendere meno per l’infrastruttura
di stampa;
Il primo passo fondamentale per ottimizzare i
processi è valutarne la situazione attuale.
Scarica la nostra Guida pratica alla gestione
dei documenti per svolgere una rapida
autovalutazione del tuo ambiente di stampa.
• fare in modo che il flusso di lavoro
documentale migliori la produttività.
Così sarai in grado di identificare nel dettaglio
le inefficienze che devi risolvere per prime.
Qui passiamo invece in rassegna alcuni consigli
generali e best-practice che ti aiuteranno
a migliorare la situazione.
xerox.com
Come ottimizzare il budget IT con una gestione dei documenti più efficiente
1. Standardizzare per risparmiare
Come abbiamo visto, un approccio
in cui tutti stampano a colori e
utilizzano qualsiasi tipo di carta
non è particolarmente efficiente.
Quindi è opportuno standardizzare stampanti e
multifunzione su impostazioni predefinite di
stampa in bianco e nero. E ancora meglio,
alcune multifunzione possono essere impostate
per la stampa fronte-retro per tutti gli utenti.
È un modo semplice per dimezzare i costi
della stampa.
In più, e cosa importante, puoi impostare
permessi specifici per ciascun utente. In questo
modo la stampa a colori sarà consentita solo a
determinate persone, uffici o documenti.
I tuoi utenti potranno sfruttare la marcia in più
del colore solo in caso di necessità, mentre la tua
azienda beneficerà di un approccio più
economico alla stampa grazie alla
standardizzazione.
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Come ottimizzare il budget IT con una gestione dei documenti più efficiente
2.Integra il cloud e il mobile
Applicazioni cloud e dispositivi
mobili sono diventati strumenti di
produttività indispensabili. Quindi
i tuoi utenti non dovrebbero aver
bisogno di eseguire azioni in più per
stampare o scansionare dialogando
con cloud e mobile.
Connetti le tue multifunzione agli strumenti
cloud usati in azienda, come Salesforce, Office 365
e Dropbox. E attiva la stampa mobile, così le
persone non dovranno passare per il desktop per
stampare i documenti di cui hanno bisogno.
I tuoi utenti potranno sfruttare i vantaggi di un
flusso di lavoro più lineare, mentre tu beneficerai
dell’integrazione tra la tua infrastruttura di stampa
e quella digitale ottenendo il meglio da entrambe.
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Come ottimizzare il budget IT con una gestione dei documenti più efficiente
3.Centralizza la gestione
del tuo ambiente
di stampa
Invece di acquistare consumabili e
stampanti da più venditori in modo
individuale e non programmato,
centralizzare la procedura tramite un
unico punto di contatto costituisce
un duplice vantaggio.
Primo, potrai beneficiare dell’economia di scala
derivante da un acquisto organizzato dei
consumabili. Secondo, semplificherai
enormemente la gestione dei diversi fornitori.
Quindi selezionare un partner è la mossa giusta.
Devi solo assicurarti che il partner selezionato
sia in grado di:
• comprendere la natura specifica del tuo
ambiente di stampa: di cosa hanno bisogno
i tuoi utenti e la tua azienda, e come
ottimizzare la gestione per il futuro;
• fornirti supporto su tutto – scorte, macchine,
manutenzione e assistenza – con un’unica
fattura;
• assisterti indipendentemente dai fornitori
da cui acquisti prodotti e macchine.
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Come ottimizzare il budget IT con una gestione dei documenti più efficiente
4.Ordina i consumabili
in modo proattivo
Invece di avere tante persone che
ordinano materiali di consumo
diversi per stampanti di più
marche in qualsiasi momento,
puoi automatizzare gli ordini
delle scorte.
Scegli multifunzione che supportino il
rifornimento automatizzato dei toner e
impostale in modo tale che avvisino il tuo
partner quando il toner comincia a scarseggiare.
Il partner si occuperà di riassortire le scorte,
così non dovrai farlo tu. L’assistenza non riceverà
più chiamate, le persone non perderanno tempo
a ordinare i prodotti e le scorte ti saranno
consegnate puntualmente al bisogno.
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Come ottimizzare il budget IT con una gestione dei documenti più efficiente
5.Automatizza i flussi di
lavoro dei tuoi utenti
Hai presente le fasi manuali della
gestione dei documenti, come la
fatturazione che abbiamo citato in
precedenza? La buona notizia è che
molte di queste fasi ora possono
essere facilmente automatizzate
attraverso le tue multifunzione.
Elenca le fasi comuni a più flussi di lavoro, come
la fatturazione o il processo dall’acquisto al
pagamento, e poi imposta una app ad hoc sulla
tua multifunzione.
Così facendo, quando gli utenti dovranno
utilizzare quel flusso di lavoro, basterà
premere un pulsante e la multifunzione
invierà i documenti alle cartelle o agli
archivi specificati.
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Come ottimizzare il budget IT con una gestione dei documenti più efficiente
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I servizi di stampa gestiti (MPS)
sono un’ottima soluzione
Grazie ai servizi MPS puoi delegare
la valutazione, l’ottimizzazione e
la gestione del tuo ambiente di
stampa a esperti nella gestione
dei documenti.
Ed è un modo intelligente per ottenere il massimo
dalla tua infrastruttura di stampa. Questa mossa
ti consentirà di risparmiare fino al 30% sui costi di
gestione dei documenti e ti libererà dall’impegno
di dover gestire il tuo ambiente di stampa e i
flussi di lavoro documentali.
Un buon fornitore di servizi di stampa gestiti è in
grado di fare tutto questo fornendoti due
elementi fondamentali:
• una valutazione dettagliata della tua
configurazione attuale, per identificare il
numero effettivo di dispositivi presenti in
azienda, il loro utilizzo e il relativo costo, anche
in termini di consumo energetico e carico
sostenibile;
• un piano per ottimizzare la spesa relativa alla
gestione dei documenti, basato sull’analisi dei
tuoi flussi di lavoro, sull’ubicazione ideale delle
stampanti, e anche sui consigli di esperti e sulle
best-practice più aggiornate.
I servizi di stampa gestiti sono una scelta
intelligente per ottenere il massimo valore dai
costi per la gestione dei documenti, senza
sovraccaricare di lavoro il tuo team.
30%
I servizi MPS riducono i costi di gestione
dei documenti fino al 30%
xerox.com
xerox.com
Come ottimizzare il budget IT con una gestione dei documenti più efficiente
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I vantaggi reali
dei servizi MPS
Quando i partner con cui collabori
diventano consulenti fidati e
affidabili, i servizi MPS possono
avere un impatto notevole.
• La città di Rochester ha identificato oltre
2 milioni di dollari di risparmi in cinque anni
grazie a un piano per consolidare l’ambiente
di stampa, passando da 459 dispositivi a 168.
• WellPoint ha ridotto il consumo energetico
del 59% e le emissioni di CO2 del 60%.
• La Cleveland State University ha investito i
fondi risparmiati in programmi per studenti.
• USI Insurance Services, grazie ai servizi MPS,
è riuscita a sfruttare al meglio le sue risorse
umane, immobiliari e mobiliari.
Sei interessato a una valutazione dei
servizi MPS? Contattaci.
xerox.com
Come ottimizzare il budget IT con una gestione dei documenti più efficiente
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I tre vantaggi di una gestione
documentale efficace
Sei sempre alla ricerca di come
ottimizzare il tuo budget IT. La
gestione dei documenti è un modo
garantito, e spesso sottovalutato,
di produrre un impatto positivo su
persone e processi, riducendo i costi
e migliorando la produttività.
Ottimizzare il tuo ambiente di stampa e
i flussi di lavoro documentali è un risultato
raggiungibile e dall’impatto incredibile.
Identifica gli sprechi e valuta tutte le variabili
di costo della tua attuale infrastruttura di
stampa, così saprai esattamente cosa puoi
ottenere da una gestione dei documenti
più intelligente.
• I tuoi utenti beneficeranno di flussi di lavoro
semplificati, in grado di connettere gli
strumenti digitali alle macchine che
devono utilizzare.
• Tu gestirai in modo più semplice l’ambiente
di stampa, grazie anche a una migliore
comprensione del flusso di documenti
dell’azienda.
• La tua azienda trarrà vantaggio da personale
più produttivo ed efficiente, e da costi più
bassi, consentendo all’IT di dedicarsi a
iniziative più strategiche e critiche per la
tua attività.
Le prossime mosse
I servizi di stampa gestiti sono un modo
ottimale per esternalizzare i processi
fondamentali di gestione dei documenti
e migliorare la tua agilità aziendale. Ti
consentono di risparmiare fino al 30%,
tutelare i tuoi documenti e automatizzare
i flussi di lavoro.
La chiave è scegliere il partner giusto.
Scopri come scegliere un partner MPS.
Segui i suggerimenti di questo eBook e sarai già
sulla buona strada per ottenere il massimo
valore dal tuo budget IT. Ma se desideri
ottimizzare la tua infrastruttura di stampa,
una valutazione dei servizi MPS è il punto
ideale da cui partire.
xerox.com
A proposito di Xerox
Xerox contribuisce alla nascita di un modo nuovo di
lavorare. Applicando le nostre competenze in materia
di imaging, processi aziendali, analisi, automazione
e insight incentrate sull’utente, progettiamo flussi di
lavoro in grado di generare maggiore produttività,
efficienza e personalizzazione.
Operiamo in 180 paesi e con oltre 140.000 dipendenti
creiamo innovazioni significative e forniamo servizi
per processi aziendali, e apparecchiature, software
e soluzioni di stampa che fanno una reale differenza
per i nostri clienti, e per i loro clienti.
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©2016 Xerox Corporation. Tutti i diritti riservati. Xerox®, Xerox and Design® e “Work Can Work Better”
sono marchi commerciali di Xerox Corporation negli Stati Uniti e/o in altri paesi. BR18744.
Fonti
ZDnet, Here’s what your tech budget is
being spent on, 2014
9
Studio Quocirca su MPS per PMI, 2014
10
1
2
Xerox, Minutes equal hours: How to stop
wasting time at the printer
3 4
Studio Quocirca su MPS per PMI, 2014
The biggest mistakes companies make with
data security, Digital Guardian, maggio, 2015
5 6
The ROI of printing in color, Xerox
Poor document processes lead to
significant business risk, IDC
7
8
erox RealBusiness Magazine –
X
Gartner ITxpo Issue, 2012
2014 HDI Support Center Practices
& Salary Report
erox Corporation, EPS Pre-Contract
X
Assessment Team Key Metrics Report, 2011