Distribuzione, integrazione e gestione dei documenti dal

Distribuzione,
integrazione e gestione
dei documenti dal
formato cartaceo a
quello digitale.
Nuance® eCopy® ShareScan® e
eCopy® PDF Pro Office™
you can
I documenti cartacei, e le informazioni in essi contenute,
offrono la base per il progresso commerciale.
eCopy ShareScan è una soluzione Client-Server che permette
alle MFP Canon di digitalizzare, elaborare e gestire i documenti
cartacei e le informazioni in essi contenuti, integrandoli con i
sistemi di document management già presenti dai clienti.
Integrazione delle
informazioni cartacee nel
flusso di lavoro digitale.
Sistema avanzato e semplice da
utilizzare
Grazie ai dispositivi Canon imageRUNNER
ADVANCE, eCopy ShareScan offre una
piattaforma software per l'automazione
dei documenti cartacei efficace e versatile,
fornendo agli utenti funzionalità avanzate.
Grazie alle funzionalità intelligenti, tra cui
OCR e riconoscimento Barcode, con eCopy
ShareScan la gestione dei flussi di lavoro
dalla carta al file digitale diventa semplice
e sicura, sia per gli utenti che per chi deve
amministrare e configurare il software.
Maggiore efficienza del lavoro
Attraverso eCopy e i dispositivi multifunzione
Canon è possibile rendere più produttiva
la gestione dei documenti e più efficienti
i processi, riducendo i costi in maniera
significativa, rendendo le informazioni più
sicure e favorendo una collaborazione più
efficace.
eCopy ShareScan: punti di forza
Produttività dell'area di lavoro
Integrazione dei documenti cartacei e
delle informazioni in esse contenute
direttamente nei processi elettronici
dell'azienda.
Miglioramento della collaborazione
Condivisione dei documenti e delle
informazioni con gli utenti autorizzati
in un formato da loro visualizzabile e
modificabile.
Offerta di sicurezza
Tutela delle informazioni riservate
dell'azienda tramite l'autenticazione e
la crittografia integrata dei documenti
per garantire la salvaguardia delle
informazioni riservate.
Garanzia di compliance
Uso di audit trail per monitorare il
mittente, consentendo la soddisfazione
degli obbiettivi di compliance.
Uno sguardo all’ambiente
Riduzione dell'impatto ambientale
della distribuzione di copie cartacee
mediante i metodi tradizionali (fax,
corriere, servizi postali).
Integrazione
Selezione di un'ampia varietà di connettori
o connessioni facilmente integrabili con
qualsiasi applicazione aziendale.
Dalla carta al digitale
011010101010
0000101010100
101101110101010
101010101001010
001011110101010
101010101010101
101010101010101
010101010100001
001010011111010
101010100101011
Recupero
dei costi
Finance
Finance
/ /
Spreadsheet
Spreadsheet
Gestione dei
documenti
Finance
Finance
/ /
Spreadsheet
Spreadsheet
Finance /
Elaborazione
dei dati
Document
Document
Management
Management
Spreadsheet
Document
Document
Management
Management
Document
Management
CLIOR
CLIOR
CLIOR
CLIOR
CLIOR
© 2010 Nuance Commnucations, Inc. All rights reserved.
©©
2010
2010
Nuance
Nuance
Commnucations,
Commnucations,
Inc.
Inc.
AllAll
rights
rights
reserved.
reserved.
2010Nuance
NuanceCommnucations,
Commnucations,Inc.
Inc.AllAllrights
rightsreserved.
reserved.
©©2010
Collaborazione
e scambio
dei documenti
Pubblicazione
Desktop ed
elaborazione dei
Data
Data
Collaboration
Collaboration
&&
Desktop
Desktop
Publishing
Publishing
testi
Data
Collaboration &
Desktop
Publishing
Processing
Processing
Document
Document
Exchange
Exchange
& Word
Processing
Document
Exchange& Word
&&Word
Processing Desktop
DataProcessing
Collaboration
&Processing
Desktop
Pu
Data
Collaboration
Pub
Processing
Document
Exchange
Word
Pro
Processing
Document
Exchange
&&
Word
Proce
Ottimizzazione
del flusso di
lavoro.
eCopy ha la capacità di integrarsi velocemente con
il dispositivo Canon e le applicazioni aziendali, in
modo che l’utente possa iniziare immediatamente
l’acquisizione e l'elaborazione automatizzata delle
informazioni contenute nei documenti cartacei.
Inserimento dei dati dei moduli direttamente nel database
Documento
nell’alimentatore
o sul vetro di
scansione
Autenticazione
e selezione del
flusso di lavoro
Digitalizzazione
dei documenti
Convalida dei dati
acquisiti e revisione
ShareScan converte, suddivide,
comprime, denomina,
classifica, indicizza e archivia.
Vantaggi
• Produttività: non più la
necessità di riempire tutti i
campi dei dati, solo i caratteri
chiave non riconosciuti
• Accessibilità per tutti gli utenti
ma sicurezza elevata
Invio dei dati estratti
ai sistemi aziendali
Eliminazione automatica dei dati riservati
dal dispositivo multifunzione
Documento
nell’alimentatore
o sul vetro di
scansione
Selezione della
destinazione
Inserimento dei
termini da cancellare
o evidenziare sul
documento
Invio, stampa o archiviazione in
Digitalizzazione formato PDF senza le informazioni
riservate o evidenziazione delle
e ricerca del
informazioni chiave a una
documento
destinazione prestabilita.
• Completamento dei processi
direttamente presso il
multifunzione
Vantaggi
• Eliminazione delle
informazioni riservate, quali
numeri di carta di credito, per
garantire la tutela dei dati.
• Compliance (HIPAA, FERPA,
FCRA, GLB…)
• Solo il materiale pertinente
viene evidenziato accelerando
il processo di revisione dei
contratti
Digitalizzazione, conversione e modifica
Documento
nell’alimentatore
o sul vetro di
scansione
Selezione del pulsante
di digitalizzazione in
formato Word oppure
in formato Excel .
Digitalizzazione
dei documenti
ShareScan consente la conversione del
documento in formato Word o Excel
e l'invio del file al computer o altra
destinazione
Vantaggi
• Conversione automatica
del documento cartaceo in
formato Word per la modifica
• Acquisizione precisa dei fogli
di lavoro e delle tabelle in
formato Excel con righe e
colonne modificabili, così
come appaiono sulla carta
• Non più spreco di tempo e
denaro nella duplicazione
manuale dei documenti.
Un nuovo modo di distribuire le informazioni può aiutare l’azienda a
ottimizzare la produttività, soddisfare la normativa aziendale riducendo
però l’impatto ambientale. La suite eCopy assicura che in qualsiasi modo
vogliate migliorare l’efficienza aziendale, c’è una soluzione documentale
che può aiutarvi.
Una soluzione per
le tutte le esigenze.
Acquisizione dei documenti tramite il dispositivo multifunzione
eCopy ShareScan Elements è eseguibile
sui dispositivi multifunzione e consente la
scansione e la condivisione dei documenti
come file PDF compressi ricercabili
Altrimenti selezionare eCopy ShareScan Office
che include maggiori caratteristiche e capacità di
integrazione in un'applicazione prescelta
Oppure eCopy ShareScan Suite, completo di
funzioni, comprendente capacità di integrazione
in applicazioni multiple
Elements – Acquisizione semplice
dei documenti
Connessione del dispositivo multifunzione
al sistema e-mail e alle cartelle, fax e rete
dell'azienda per una distribuzione sicura e
veloce tramite eCopy ShareScan Elements.
Ottimizzazione della produttività dell'utente
semplificando l'invio, il salvataggio,
l'individuazione e l'accesso alle informazioni
cartacee. L'uso di audit trail semplifica
la verifica del mittente, consentendo di
soddisfare le normative aziendali previste.
La crittografia dei documenti e l'integrazione
con la sicurezza di rete assicurano la
protezione delle informazioni.
Cartella
FAX
e-mail
Cartella
FAX
e-mail
Cartella
FAX
e-mail
APPLICAZIONE
Creazione, modifica e marcatura di
file PDF o conversione di file PDF in
formati MS Office modificabili sul
desktop mediante
eCopy PDF Pro Office
APPLICAZIONI
Office – I vantaggi di Element
associati a capacità e connettività
estese.
Suite – Gestione avanzata dei
documenti e connettività ampliata
nei sistemi di back-end.
Acquisizione delle informazioni cartacee
e conversione diretta in Microsoft Office,
eliminando la necessità di rinserire, distribuire
o archiviare pile di carta.
Gestione sofisticata di flussi di lavoro
cartacei-digitali tramite il trasferimento
delle informazioni da documenti cartacei ai
sistemi di gestione dell'esercizio.
Oltre alle classiche funzionalità di scan-tomail e scan-to-folder, ShareScan Office è
in grado di convertire automaticamente i
documenti digitalizzati in PDF ricercabili o file
Microsoft Word e Microsoft Excel modificabili
e di collegarsi al sistema di gestione
documentale. eCopy ShareScan Office può
inoltre essere ampliato tramite numerosi
connettori ed estensori per automatizzare e
integrare ulteriormente i flussi di lavoro dei
documenti.
Integrazione in tempo reale con le più
diffuse applicazioni aziendali, di gestione
dei documenti e collaborazione. In questo
modo, il dispositivo multifunzione offre un
input generale dei documenti, facilitando i
processi e incrementando l'efficienza.
La connettività predefinita con le tecnologie
Microsoft, quali Active Directory, Exchange,
SharePoint, Access e SQL Server, comporta
un ulteriore vantaggio dagli investimenti.
Un'azienda media di 50 dipendenti perde circa
¤47.000 all'anno in termini di produttività, se i suoi
dipendenti gestiscono formati PDF e Microsoft®
incompatibili.
Nuance Communications 2010
Ottimizzazione della produttività
individuale tramite eCopy PDF
Pro Office
eCopy PDF Pro Office crea file PDF standard
al 100%, visualizzabili tramite una qualsiasi
applicazione di visualizzazione/ lettura
PDF e offre il più innovativo software
desktop aziendale con PDF per dispositivi
multimediali.
eCopy PDF Pro Office è completamente
integrato con eCopy ShareScan per offrire
un servizio particolarmente semplificato
nella digitalizzazione da un dispositivo
multifunzione al desktop. Si tratta di una
soluzione PDF potente e di facile utilizzo, che
permette di creare, convertire e collaborare
come mai prima d'ora, aumentando la
produttività e riducendo i costi in modo
sensibile.
eCopyScanStation
ScanStation per scanner
eCopy software è installato nel dispositivo
multifunzione Canon tramite una
piattaforma integrata per applicazioni
multifunzione (MEAP) e consente all'utente
di accedere alle funzioni di digitalizzazione
di eCopy mediante il touch screen. Inoltre,
eCopy è disponibile anche come un
elemento hardware esterno denominato
eCopy ScanStation, collegabile al lato
del dispositivo multifunzione Canon.
eCopy ScanStation comprende un touch
screen, una tastiera e un computer
autonomi facilmente collegabili al MFD o
scanner. Esso offre migliore accessibilità,
inserimento veloce dei dati di indicizzazione
e connettività con fotocopiatrici, dispostivi
multifunzione e scanner che non
supportanto le soluzioni di digitalizzazione
e OCR integrale. L'elaborazione delle
immagini digitalizzate viene eseguita
localmente dal computer integrato di
ScanStation.
ScanStation è anche disponibile per scanner
individuali in modo da integrare ogni
scanner nel flusso di lavoro.
Canon ScanFront 220e
Lo scanner di rete ScanFront 220e è ideale
per gli uffici indaffarati o per ambienti
a contatto con i clienti: ultracompatto,
comprende eCopy nel firmware.
Nel rapido ambiente aziendale moderno, i professionisti
desiderano risparmiare tempo e denaro, trovandosi spesso in
difficoltà con l'incompatibilità del formato dei documenti o la
riproduzione manuale dei documenti in diversi formati. eCopy
PDF Pro Office è un'applicazione desktop potente e di facile uso,
che permette di creare, manipolare e convertire PDF, favorendo
mai come prima d'ora la collaborazione, incrementando la
produttività e riducendo i costi in maniera elevato.
Ottimizzazione
della produttività
individuale tramite
eCopy PDF Pro Office.
Eliminazione delle inefficienze
Una soluzione integrata
Valore senza compromessi
Sebbene nella maggior parte dei casi gli
uffici siano provvisti di uno o più dispositivi
multifunzione, non necessariamente
dispongono dell'adeguato software
necessario per creare e usare i file in formato
PDF, lo standard aperto per lo scambio dei
documenti e il formato più diffuso per la
cattura di documenti. Infatti, oltre il 60% dei
professionisti intervistati ha segnalato un
forte esigenza di ricorrere al PDF, tuttavia
meno del 10% dei PC su cui lavorano
dispone di funzioni per creare e modificare
file PDF.
Tutte le versioni integrate di eCopy
ShareScan includono una licenza di eCopy
PDF Pro Office, un software PDF creato
specificatamente per l'utente aziendale.
Si tratta della soluzione PDF desktop
più completa sul mercato e utilizzata in
associazione a eCopy ShareScan o come
un potente strumento software autonomo.
Le licenze aggiuntive vengono vendute
separatamente.
eCopy PDF Pro Office è ora disponibile
a un terzo del prezzo dei prodotti con
capacità simili – un valore eccezionale
senza compromessi.
eCopy PDF Pro Office consente di:
Creare, modificare e marcare file PDF
Convertire PDF in e da formati Office
Confrontare automaticamente le versioni dei documenti
Eliminare le informazioni riservate o evidenziare automaticamente mediante la ricerca
avanzata
Firmare elettronicamente i documenti
Connettersi a soluzioni di gestione del contenuto aziendale ad ampia diffusione
Consentire al PC di leggere i documenti tramite funzionalità “voice”
Solo eCopy PDF Pro Office consente ai professionisti di eseguire tutte queste funzioni
– e oltre – avvalendosi di un unico pacchetto software leggero
Cos'è il formato PDF?
Un PDF è uno standard
Portable Document Format
•Trasforma qualsiasi file di applicazione in
una "stampa" digitale del documento
•PDF è un formato standard di settore
•Il formato PDF include il testo, i caratteri,
le immagini e la grafica di vettore che
compongono il documento originale
esattamente come creato per la stampa.
•Creato per favorire uno scambio semplice
dei documenti, a prescindere del software
utilizzato
(standard ISO)
•Più di 1.800 prodotti hardware e software
creano il formato PDF
•Completamente intercambiabile
eCopy può essere utilizzato per catturare e
indirizzare automaticamente la posta in arrivo.
Controllare le
informazioni cartacee
Lo smistamento e la distribuzione della
posta in arrivo è spesso un processo
manuale laborioso che può divenire
ulteriormente complesso con la necessità di
distribuire la posta ai dipendenti distanti.
La soluzione eCopy Mailroom converte
automaticamente la posta in arrivo in file
elettronici che possono essere indirizzati
ai rispettivi destinatari per un'azione
immediata e integrazione nelle applicazioni
esistenti.
Alcuni dei vantaggi della soluzione eCopy Mailroom includono:
Maggiore competitività e servizio
clienti di elevata qualità:
Costi ridotti di proprietà e rapido
rendimento dell'investimento:
La posta in arrivo può essere distribuita in
maniera veloce, ottimizzando i tempi di
risposta.
Questa soluzione a basso rischio può
essere implementata in pochi giorni e
senza nuovi investimenti o progetti IT a
lungo termine considerevoli. La gestione
centrale semplifica il supporto del sistema.
Risparmio sui costi:
Semplicità d'uso e formazione
minima:
Lo smistamento e l'indirizzamento
elettronici della posta in arrivo riduce
le spese e il rischio di errori dovuto
all'inserimento manuale dei dati.
Il risparmio deriva anche dalla semplicità,
dall'automazione dei processi e dalla
riduzione della distribuzione fisica.
La soluzione eCopy è talmente intuitiva e
semplice da utilizzare da richiedere una
formazione minima, garantendo tuttavia
un ritmo di adozione veloce.
Canon & eCopy Customers Europe
“Grazie alla soluzione eCopy Mailroom, le informazioni essenziali
vengono inoltrate rapidamente, consentendo di risolvere le questioni
in maniera più efficiente. La digitalizzazione automatica e la
classificazione della posta in arrivo ottimizzano il tempo a disposizione
dei partner, consentendo loro di concentrarsi su compiti più importanti,
generando una maggiore capacità di lavoro fatturabile".
Dominic Corr, direttore servizi IT, Camps Solicitors
Funzioni principali
Quando l'azienda necessita:
Aderenza agli standard richiesti
Ottimizzazione della produttività ed
efficienza
La soluzione eCopy Mailroom offre:
trail e monitoraggio dei documenti
• Audit
in formato PDF/A e crittografia
• Digitalizzazione
Unico
punto
di
accesso
per la posta cartacea in arrivo
•
riconoscimento dei codici a barre ottimizza la digitalizzazione per l'elaborazione in
• Ilbatch
coerente e priva di errori
Le
regole
consentono al personale della mailroom di risparmiare tempo,
• separandopredefinite
automaticamente le pagine di lotti di documenti cartacei direttamente in
cartelle di documenti elettronici con il nome del destinatario
Riduzione dei costi
Massimizzazione degli investimenti
esistenti nella strumentazione di
digitalizzazione
Maggiore visibilità e accessibilità delle
informazioni in arrivo
Capacità dei destinatari di modificare la
posta digitalizzata
processi manuali nella mailroom e nell'azienda
• Minori
del personale della mailroom a compiti più importanti
• Riassegnazione
• Centralizzazione e automazione in un unico processo aziendale
di operare con un'infrastruttura facilmente disponibile - periferiche
• Capacità
multifunzione (MFP) o scanner di rete
possono avere accesso immediato alla posta, a prescindere dalla località, e
• Iledipendenti
informazioni essenziali possono essere inoltrate immediatamente al flusso di lavoro e
alle applicazioni dell'organizzazione
strumentazione di marcatura consente di revisionare le pagine mediante funzioni di
• Ladisegno,
testo, evidenziazione, oscuramento, bianchetto e note
interfacce possono essere utilizzate per la creazione, applicazione e la modifica di
• Leintestazioni,
il piè di pagina, filigrane, numerazione Bates e timbri di approvazione
Specifiche: eCopy ShareScan
MFP cliente/ interfaccia utente
Personalizzazione "Preferiti" con funzione "Segui"
Tocco minimizzato con menu a scorrimento/ apertura laterale
Supporto con tastiera esterna*
Tastiera completa con tastierino numerico
Interazione dinamica in tempo reale con le applicazioni aziendali di back end.
Rapida esecuzione dei processi in batch tramite l'elaborazione fuori linea e la notifica dei lavori
Esecuzione dei documenti in tempo reale
Amministrazione
Simulatore del flusso di lavoro sul pannello dell'MFP per rapida prototipazione
e distribuzione - MFP non richiesto
Elements
Office
Suite
Digitalizzazione conveniente e sicura
per un incremento della produttività
degli utenti. Ordine minimo di 25
Digitalizzazione e OCR per gli utenti
Digitalizzazione
calibro di produzione e OCR presso
l'MFP
✓
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7
✓
✓
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7
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7
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7
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Selezione 1
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Selezione 1
Selezione 1
Selezione 1
Selezione 1
Selezione 1
¤
✓
✓
7
Selezione 3
Selezione 3
Selezione 3
Selezione 3
Selezione 3
✓
✓
✓
7
¤
¤
¤
Digitalizzazione per scambio e Notes Mail, supporto ambiente host
(WebDAV, OWA, SSL), supporto Exchange Forests
✓
✓
✓
Digitalizzazione per SMTP mediante LDAP Mail, distribuzione automatizzata
attraverso la pubblicazione dei dati
✓
✓
✓
¤
✓
Selezione 1
✓
Selezione 3
✓
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✓
7
7
Architettura generata da database resistente agli errori
Tracciatura e monitoraggio del dispositivo e attività di gruppo
Gestione del profilo del dispositivo e del gruppo
Funzione di resoconto completa e ottimizzante la distribuzione
Gestione centralizzata del parco fotocopiatrici e amministrazione cross-piattaforma
Tracciatura e recosconto dell'attività del documento e dell'utente, audit trail
Attivazione di eCopy per dispositivi non compatibili con eCopy
Estensori per l'elaborazione dei documenti ***
Funzione avanzata di Image Enhancement
Recupero dei costi
Evidenziazione o eliminazione delle informazioni riservate dalla digitalizzazione alla fonte
Riconoscimento dei codici a barre
Timbro Bates/ Estensore di numerazione
Licenza Forms Processing Extender
Connettori di applicazione
Sistemi di gestione delle cartelle e dei documenti
Connettore per applicazione Autonomy iManage WorkSite
Connettore per applicazione EMC Documentum
Connettore per applicazione Microsoft SharePoint
Connettore per applicazione OpenText Content Server (LiveLink)
Connettore di applicazione OpenText DM, eDOCS Edition
Connettore universale eCopy Quick Connect per connessioni personalizzate
Archiviazione su desktop (eCopy PDF Pro Office o eCopy PaperWorks)
Archiviazione in file - cartella di rete
Ottimizzazione della duplicazione della copia cartacea con il connettore Scan to Print
Connessione con molte più applicazioni rispetto alle altre soluzioni di digitalizzazione
grazie al vasto elenco di connettori sviluppati da partner
E-mail e fax
Connettore di applicazione OpenText Fax Server, RightFax Edition
Fax attraverso Exchange, Notes e SMTP
Conversione dei file
Conversione in Microsoft Word e Microsoft Excel
PDF standard di settore e PDF/A
File a colori, TIFF, JPEG,ultra compressi
Caratteristiche di sicurezza e compliance
Autenticazione Active Directory e Novell eDirectory
Sincronizzazione dei profili per gruppi di utenti con gruppi di Active Directory
Single Sign-On/ Logon di sessione
Logon di applicazione
Crittografia dei documenti
Cancellazione sicura tramite triplice sovrascrittura
Compatiblità con scheda di accesso (CAC)
Estendiblità
Espandibilità
SDK
Programmazione forme universali - creazione unica ed implementazione su qualsiasi MFP con
compatibilità v5
Glossario per interfacce personalizzate
Istallazione
Compatibilità SO: Compatibilità SO: Windows XP SP3 32 bit, Windows Vista SP2 32 / 64 bit, Windows
7 32 bit / 64 bit, Windows Server 2003 SP2 32 bit / 64 bit, Windows Server 2008 32 bit / 64 bit,
Windows Server 2008 R2
Altri componenti (ShareScan eseguirà un'autoinstallazione, se necessario) .NET Framework 3.5,
VC++ Runtime 8.0 , Java 2 SE Runtime 5.0, Apache Tomcat 5.5, SQL Express 2005 SP2 o superiore
(ShareScan installerà SQL Express 2008 R2)
✓ = Disponibile
7 = Non disponibile
¤ = disponibile ad un costo aggiuntivo*
se vi è disponibilità
*** Gli estensori per l'elaborazione dei documenti si avvalgono di avanzate tecnologie
di riconoscimento e conversione consentendo agli utenti una maggiore funzionalità dei
documenti digitalizzati.
Gestione tramite sicurezza MFP
Connettori ed estensori eCopy e dei partner
Disponibile
Disponibile
Disponibile
✓
7
✓
Confermare
i logotipi
✓
✓
✓
✓
✓
✓
✓
✓
✓
✓
Canon Inc.
Canon Italia Spa
Canon (Svizzera) SA
canon.com
Via Milano 8
20097 San Donato Milanese (Mi)
Tel 02 82481
Fax 02 82484600
Pronto Canon 848800519
www.canon.it
Industriestrasse 12
CH-8305 Dietlikon
Canon Helpdesk
Tel 0848 833 838
www.canon.ch
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