UTENTE NET Archiviazione Documenti

ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI
Introduzione ..................................................................................................................... 2
Archiviazione nella copertina della pratica, nei biglietti e nei servizi top ........................... 2
Archiviazione nelle fatture, nei pagamenti, nelle anagrafiche, nella prima nota ............... 6
Archiviazione documenti provenienti da Outlook .............................................................. 8
Archiviazione di una e-mail .............................................................................................. 9
Archiviazione per utenti in remoto .................................................................................. 10
Archiviazione Documenti
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INTRODUZIONE
Questo modulo consente l’archiviazione elettronica dei documenti in sostituzione di quella cartacea.
Infatti l’uso sempre più massiccio dei sistemi informatici e le attuali normative permettono il salvataggio
digitale” degli archivi, compresi i documenti di natura fiscale e tributaria: questo comporta un notevole
risparmio in termini di costi di gestione, di efficienza e di velocità nella consultazione.
Utilizzando questa funzione è possibile salvare automaticamente qualunque tipo di file nel formato originale
(testo, immagine, ecc..) all’interno dei moduli principali di Aves (Gestione pratiche, Fatture, Pagamenti,
Anagrafiche, Prima nota, Biglietteria, Tour operator): il salvataggio avviene direttamente sul server e
permette di comprimere i dati (ottimizzando lo spazio) e di criptare il documento in modo da poter essere
riaperto solamente attraverso la procedura Aves, garantendo quindi la massima sicurezza dei dati. A questo
punto il file originale può essere anche cancellato perché in qualunque momento sarà direttamente
consultabile da Aves.
L’archiviazione può essere eseguita sulla copertina della pratica, su una fattura, su un movimento
finanziario, sulle anagrafiche, sulla prima nota, sui biglietti e sui servizi Top con modalità differenti. Nella
copertina della pratica, nei biglietti e nei servizi top infatti, troveremo una tendina denominata Documenti
mentre nelle altri parti del programma comparirà il tasto [K].
ARCHIVIAZIONE NELLA COPERTINA PRATICA NEI BIGLIETTI E NEI
SERVIZI TOP
Per archiviare un documento su uno dei moduli sopra citati procedere nel seguente modo:
1. posizionarsi sul documento che si desidera archiviare e con il tasto destro del mouse scegliere copia
oppure premere contemporaneamente CTRL + C
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2. entrare nella sezione Documenti della pratica o del servizio top di riferimento e cliccare su Nuova o tasto
destro del mouse e poi nuova riga:
- si aprirà una sezione dedicata all’Archiviazione documenti:
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Archivia: campo dove viene indicato il percorso del file che deve essere archiviato (viene compilato
automaticamente se attivata la funzione di copia).
Oggetto: campo descrittivo dove indicare il nome del documento.
Data: campo automaticamente compilato con la data del giorno.
Ricevuto da/ Inviato a: campo dove indicare l’anagrafica del mittente o del destinatario del documento
archiviato
Nel caso in cui non sia stata attivata precedentemente la funzione di copia del documento, si aprirà invece,
una finestra di ricerca dove andare a ricercare il documento che si desidera archiviare:
3. dopo aver compilato i campi descritti, premere OK e il documento verrà prima salvato nella cartella
c\aves\temp e quindi con un ulteriore OK verrà archiviato nella pratica o nel servizio top:
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4. archiviato il documento sarà possibile visualizzarlo e stamparlo, inviarlo via mail, variarlo o eliminarlo:
= cliccando su questo comando verrà visualizzato il documento archiviato;
= cliccando su questo comando sarà possibile inviare il documento via e-mail come allegato;
Cliccando sulle specifiche icone o utilizzando il tasto destro del mouse sarà possibile variare o cancellare
l’archiviazione appena inserita.
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ARCHIVIAZIONE NELLE FATTURE, NEI PAGAMENTI, NELLE
ANAGRAFICHE, NELLA PRIMA NOTA
Per archiviare un documento su uno dei moduli sopra citati occorrerà utilizzare il tasto [K] e procedere nel
seguente modo
1. posizionarsi sul documento che si desidera archiviare e con il tasto destro del mouse scegliere copia
oppure premere contemporaneamente CTRL + C:
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2. entrare nel menù di Aves sul quale si desidera inserire il documento e premere contemporaneamente i
tasti CTRLe V, comparirà il seguente messaggio di conferma:
e cliccando su OK la seguente schermata:
3. compilare i seguenti campi:
Oggetto: inserire il nome del documento che si sta archiviando.
Data doc: inserire la data di archiviazione o la data di emissione del documento originale
INVIATO A/RICEVUTO DA: inserire il destinatario o il mittente del documento
4. una volta archiviato il documento, per poter visionare il file basta tornare nel menu in cui si e’ salvato il
documento e premere la lettera K (che sarà evidenziata in giallo per indicare che contiene al suo interno un
file salvato), verrà visualizzata la seguente schermata:
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Sarà poi possibile:
premere [Invio]: per visualizzare il file/documento
premere [S]: per stampare l’elenco dei file contenuti nell’archivio.
premere [E]: per esportare l’elenco dei file/documenti contenuti nell’archivo
premere [Canc]: per eliminare il file/documento, in tal caso compare la maschera:
premere [V]: per variare il nome del file/documento e la data.
premere [@]: per inviare il file/documento archiviato in precedenza tramite e-mail al soggetto al quale è
intestata la pratica,fattura,ecc.
Il file in allegato è composto dal numero della pratica/fattura/ecc.. su cui è allegato ed è preceduto dalla
lettera:
P se archiviato sulle pratiche;
F se archiviato sulle fatture;
G se archiviato su pagamenti;
A se archiviato sulle anagrafiche;
N se archiviato su prime note;
? se archiviato su programmi;
B se archiviato su biglietti;
T se archiviato su servizi top.
ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI PROVENIENTI DA OUTLOOK
Per salvare un allegato proveniente da posta elettronica di outlook e’ necessario prima di tutto salvare il
contenuto del file allegato in una cartella di appoggio. Per far questo basta dare un invio sull’allegato
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e chiedere di salvare il file su disco. Una volta scelta la cartella di destinazione spostarsi sulla suddetta e
seguire la procedura di archiviazione.
ARCHIVIAZIONE DI UNA E-MAIL
Se si desidera invece archiviare interamente una e-mail dal programma di posta elettronica una volta
selezionata la posta desiderata andare su FILE e poi SALVA CON NOME
a questo punto appoggiate la e-mail in una cartella temporanea chiedendo di salvare con formato ( *;msg)
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una volta che la e-mail è stata appoggiata in questa cartella temporanea allora proseguire con l’operazione
ordinaria di archiviazione.
ARCHIVIAZIONE PER UTENTI IN REMOTO
Per gli utenti che lavorano con postazioni remote la procedura per archiviare i file è leggermente diversa, in
questo caso l’iter da seguire è invertito ( prima si incolla e poi si copia il file ) .
Le fasi da seguire sono:
1- posizionarsi sulla pratica o anagrafica o qualunque menù che consente l’archiviazione
2 - digitare il comando di CTRL + V ( incolla )
3- digitare OK al messaggio che aves propone
4- selezionare il file che si desidera archiviare e digitare il comando CTRL + C ( copia ) o con il tasto destro
del mouse aprire la seguente finestra e selezionare copia.
5- a questo punto se la procedura e’ stata eseguita correttamente comparirà il seguente messaggio di
conferma:
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6- Tornare nella schermata iniziale nella quale si è archiviato il file e compilare la maschera di salvataggio
dati compilando i campi sotto elencati.
Campo Oggetto: inserire il nome del documento che si sta archiviando.
Campo Data doc: inserire la data di archiviazione o la data di emissione del documento originale
Campo INVIATO A/RICEVUTO DA: inserire il destinatario o il mittente del documento
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ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE IN AVES.NET IN TERMINAL
In questo caso l’archiviazione funziona in questo modo
1. Selezionare la pratica/anagrafica a cui si vuole allegare un file e quindi posizionarsi nella sezione
documenti:
E cliccare con il tasto destro del mouse e scegliere “nuova riga”
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2. Compilare il campo Oggetto e il campo Ricevuto/Inviato nella seguente maschera:
3. Il file viene salvato nella cartella temp:
4. Cliccando su OK compariranno in sequenza e a distanza di pochi istanti l’una dall’altra le seguenti
maschere:
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5. Cliccare su OK e andare sul file che si vuole allegare e copiarlo. Al termine comparirà il solito messaggio
di file archiviato.
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