riunioni aziendali
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riunioni aziendali
26/04/2016 RIUNIONI AZIENDALI PERCHE’, DOVE E COME Un momento d’incontro tra l’azienda e i suoi uomini La riunione si pone come strumento di comunicazione che non può essere sostituito da altri mezzi. Non rappresenta una scelta alternativa ad altre forme del comunicare come ad esempio: le comunicazioni scritte Il Web & i social media gli audiovisivi Rappresenta un momento unico di interscambio di informazioni e di esperienze dirette al cui centro si trova l’uomo. 1 26/04/2016 Momento d’incontro piuttosto che di lavoro in sé Appuntamento che è anche molto atteso e su cui si creano molte aspettative da parte del suo pubblico, oltre che momento in cui l’azienda si gioca la sua immagine. Ecco allora che la buona o cattiva organizzazione di questi incontri può essere determinante al loro successo o viceversa. Il meeting in nessun modo deve deludere le aspettative dei partecipanti. Diventa pertanto importante affidarsi a mani sicure, scegliere la giusta sede che sia la più idonea sia per la gestione della riunione, ma anche in termini di immagine, senza trascurare nessun particolare che possa contribuire a far ricordare l’incontro in modo positivo. 2 26/04/2016 Come scegliere la sede Scegliere la sede più adatta per il proprio meeting, senza lasciarsi condizionare solo dal prezzo dello spazio, è partire con il piede giusto, è il presupposto per il successo. Infatti, nel momento in cui un’azienda organizza un meeting mette in gioco anche la propria immagine e pertanto più la location sarà stata scelta in maniera corretta più l’azienda avrà fatto centro. Alcuni punti da valutare nella scelta della sede: • la posizione nell’ambito della città: facilità di accesso, ben servita dai mezzi pubblici (treno, metrò, vicinanza autostrade e aeroporti) • parcheggi • la qualità della location e della struttura • la qualità e vivibilità della sala (rapporto metri quadri e capienza) • la qualità dei servizi offerti • la qualità e la disponibilità dello staff della sede 3 26/04/2016 Perché riunirsi In una moderna politica e strategia aziendale ogni impresa, sia essa grande, media o piccola, ha esigenza primaria di comunicare a seconda delle motivazioni e delle proprie dimensioni. Il perché riunirsi trova le sue motivazioni in un’ampia serie di problematiche di fronte alle quali l’azienda si trova periodicamente ad intervalli regolari nell’arco dell’anno. Problemi che, per la loro natura, ben si prestano a essere affrontati, se non risolti, attraverso le varie tipologie di riunioni. Essi spaziano in un campo motivazionale molto ampio: bisogno di contatto tra la sede e gli organi periferici (filiali, agenti indipendenti, rete vendita …) trasmissione di informazioni e dati concreti scelta delle strategie aziendali da farsi in comune necessità di rapporto interpersonale tra i dipendenti lancio di un nuovo prodotto e di una nuova campagna vendite momento particolarmente significativo nella vita dell’azienda oppure incentivazione alla vendita. 4 26/04/2016 Il meeting per far circolare le informazioni Molto spesso l’obiettivo di un meeting aziendale è soprattutto quello di informare, far circolare comunicazioni e notizie relative alla vita dell’azienda, alla sua evoluzione, alle sue iniziative e realizzazioni. Infatti è molto comune che all’interno dell’azienda si verifichi questo fatto: l’informazione è vista in termini di potere e gli uomini che la posseggono sono poco disponibili a spartirla. La riunione può correggere questa tendenza rispondendo al bisogno di notizie e di dati concreti che ciascun membro dell’azienda ha e può anche essere utilizzata per dare direttive e precise istruzioni dalla direzione del personale, dalla sede centrale agli altri enti periferici. Certamente questo tipo di manifestazione non risolve i problemi, ma adegua determinate strategie di vertice dell’azienda in concomitanza di fini strettamente congiunturali quali ad esempio: il buon andamento della società l’affermazione dell’immagine il lancio di un prodotto oppure si pone come: termometro della situazione delle risorse umane in un momento di stanca vuol far sentire che l’azienda esiste caricare emotivamente i propri dipendenti allo scopo di renderli molto identificati 5 26/04/2016 Contatto «person to person» Si riuniscono gli uomini dell’azienda perché è importante il contatto “ person to person” per avere l’opportunità: di conoscersi meglio di distendere eventuali tensioni verificatesi durante l’anno Il rappresentante di Napoli, per esempio, che vede finalmente in faccia e conosce il suo interlocutore quotidiano della sede centrale, instaura con lui un rapporto che potrà facilitare successivamente i problemi di lavoro che via via si porranno e quindi migliorarne oltre che la produttività anche la qualità della vita. Momento d’incontro, di relazione, di contatto, piuttosto che di lavoro vero e proprio, ma che darà i suoi frutti in quanto l’azienda è fatta di uomini e per gli uomini. SISTEMAZIONE DELLE SALE RIUNIONI L’importanza di una corretta sistemazione della sala e di conseguenza la scelta dei tavoli e della loro disposizione è di estrema importanza: a volte la scelta errata della tipologia di un tavolo può condizionare l’esito di un meeting. Questa viene determinata in funzione dello scopo e delle dimensioni delle riunioni. Così pure la sistemazione dei posti a sedere non dovrebbe essere sottovalutata: è essenziale che ciascun partecipante abbia una veduta non ostacolata, confortevole e che il relatore sia posizionato in modo idoneo e visibile da tutti. 6 26/04/2016 Le principali tipologie di disposizione dei tavoli e dei posti Disposizione a teatro Si utilizza in genere per ampi numeri e quando non c’è necessità di dialogo tra gli oratori e i partecipanti. Prevede sempre un tavolo di presidenza o un podio per l’oratore. Disposizione a banchi di scuola (aula) Particolarmente indicata per seminari e corsi di formazione che implichino una certa operatività e necessità di scrivere 7 26/04/2016 Tavolo unico rettangolare o piazza vuota Per una riunione con necessità di comunicare l’uno con l’altro è raccomandata il tavolo unico rettangolare oppure i tavoli disposti a forma rettangolare lasciando vuoto l’interno a forma così detta a «piazza vuota» Disposizione circolare senza tavoli Rende più informale la riunione, si addice a gruppi di lavoro e facilita la comunicazione e l’interattività Disposizione con tavolo circolare Tavolo tondo Riservato a riunioni ristrette in cui tutti i partecipanti devono sentirsi alla pari Tavolo ovale o rettangolare Per riunioni di commissioni o consigli di amministrazione: è usato soprattutto quando è necessario comunicare uno con l’altro. 8 26/04/2016 Disposizione a ferro di cavallo Utilizzata sia per riunioni che per banchettistica che prevede un oratore Disposizione a T Utilizzata più per la banchettistica con oratore oppure per riunioni di commissioni, facilita la collaborazione tra partecipanti ed è riservata a numeri ristretti 9 26/04/2016 Capacità delle sale riunioni Sale riunioni sovraffollate ne determinano spesso il fallimento. Il seguente prospetto spazio/capacità offre un’indicazione di quante persone possono stare in una sala in base alla disposizione dei posti. La riunione all’esterno dell’azienda Non sempre il meeting si esaurisce come interdiscussione ristretta agli addetti ai lavori all’interno dell’azienda, ma trova il suo momento di riscontro anche pratico, quando esce dall’ambito aziendale per cercare un pubblico più ampio attraverso riunioni più allargate quali convegni, i congressi, i seminari, le conventions. 10 26/04/2016 La convention Essa rappresenta un ottimo sistema per poter spiegare in modo diretto ed efficace, e non attraverso una semplice lettera o dépliant, che cosa c’è dietro un prodotto, perché si vuole penetrare un determinato mercato, perché se ne sceglie una determinata posizione e i vari obiettivi da raggiungere. La convention, se ben riuscita, contribuirà a rafforzare l’energia, l’entusiasmo, l’efficienza del personale preposto alla vendita o in qualche modo chiamato a gestire la vita del prodotto e quindi esserne più motivato. Per perseguire questo scopo si confeziona allora un meeting il più possibile ricco di attrazioni per far sì che gli uomini dell’azienda si sentano molto uniti tra loro o contenti del proprio lavoro in una sola parola motivati. Il corso di formazione o seminario Un’altra funzione molto importante della riunione è quella rappresentata dal seminario/corso che può essere di formazione o di aggiornamento professionale. Tale attività si sta espandendo molto anche in quelle aziende di medie dimensioni che solo fino a qualche anno fa la vedevano come un inutile dispendio di risorse, di tempo e di denaro. Riunione quindi dove l’uditorio è attivamente partecipe in “full immersion” con un programma di lavoro finalizzato appunto all’arricchimento della propria professionalità. 11 26/04/2016 Il meeting come cultura E’ il caso dell’azienda che si rende promotrice di un meeting su un tema specifico inerente al proprio campo di attività allo scopo da un lato di contribuire alla ricerca in un determinato settore e produrre in definitiva cultura, e dall’altro utilizzare il meeting come strumento di vendita qualificante del proprio prodotto in quanto supportato da un’immagine di serietà professionale e scientificità. Il fine è quello di meglio qualificare la produzione attraverso l’immagine che deriva da queste manifestazioni e di raggiungere più rapidamente e in modo selezionato i propri pubblici d’interesse. Sponsorizzazione di un meeting L’esempio più classico è dato dalle case farmaceutiche che promuovono congressi medici riunendo i nomi più qualificati e rappresentativi di una certa area per contribuire alla ricerca scientifica e al tempo stesso poter parlare delle applicazioni dei propri prodotti in quel determinato campo medico. Non sempre l’azienda è protagonista in prima persona al congresso, in quanto organizzatrice di una sua manifestazione; a volte è presente attraverso una forma di sponsorizzazione o contributo economico, in un meeting organizzato da altri, il cui tema può essere o meno attinente alla sua attività. Tale sponsorizzazione si traduce in presenza di immagine o per iniziative specifiche di un determinato meeting oppure per tutte le iniziative previste per la manifestazione. 12 26/04/2016 IL MEETING AZIENDALE dall’A alla Z Una piccolissima pseudo guida che, tra il serio e il faceto, vuole ricordare alcuni punti salienti dell’organizzazione di una riunione aziendale. L’ordine alfabetico, né la stesura sintetica, né la mancanza assoluta di alcune fasi organizzative, non devono trarre in inganno. Un mansionario completo è ben altro! A ACCOGLIENZA Primo momento d’incontro dei partecipanti con la sede, la riunione e suoi organizzatori. Un impatto felice è determinante ed instaura subito un’atmosfera favorevole. AUDIOVIDEO Sistemi tecnici di supporto alla comunicazione. Indispensabili quelli di base, importantissimi e utilissimi quelli più sofisticati. Sempre più non possono mancare se si vuole trasmettere il messaggio in maniera efficace. ATTREZZATURE Le attrezzature necessarie allo svolgimento della riunione sono da prevedere in anticipo esaminando bene quali possono essere le reali esigenze del meeting. 13 26/04/2016 AMBIENTE CONFORTEVOLE L’ambiente in cui si svolge la riunione sia in termini di decoro, spazi, vivibilità e gestione dell’aula, sono il punto di partenza per il successo del meeting, da non sottovalutare. B BUDGET Strumento principe del buon organizzatore, elemento di riferimento costante per ogni dubbio decisionale. BADGE Cartellino portanome, molto apprezzato soprattutto dagli stranieri, utile per conoscersi e riconoscersi. L’importante è che il nome sia scritto a caratteri grandi e ben visibile. C CALENDARIO OPERATIVO Altro «ferro del mestiere» del buon organizzatore: una sorta di conto alla rovescia stabilito all’inizio della fase organizzativa arriva fino all’apertura della riunione. CATERING Aspetto da non sottovalutare in qualsiasi tipo di riunione. Deve essere semplice e leggera, di facile gestibilità e rapida; da prediligere formule finger food a buffet che permettono un rapido break lasciando una libera scelta di cibi ai partecipanti CHECK LIST Vademecum operativo, importante soprattutto in fase di svolgimento. Contribuisce a non perdere di vista ogni dettaglio o servizio necessari al buon svolgimento della riunione. 14 26/04/2016 COMPUTER Insostituibile strumento per tutta l’organizzazione della riunione, ma anche durante lo svolgimento della riunione. Oggi affiancato anche da tablet e Ipad. COMUNICAZIONE Motivo per cui ci si riunisce, spesso sottovalutata e mal gestita. Una riunione non può dirsi ben riuscita se la comunicazione non ha raggiunto la totalità del l’audience in modo chiaro e convincente. D DETTAGLI Da non sottovalutare mai; la cura dei dettagli fanno la differenza. . DESTINAZIONE Da scegliersi sempre con molta cura, valutando tutti gli elementi di base e gli scopi da raggiungere. DOCUMENTAZIONE Strumento di lavoro per i partecipanti. Deve essere sempre chiara, succinta, importante e ricca di contenuti per essere apprezzata. DURATA Calibrare bene la durata della riunione, dei tempi e delle pause dei lavori affinchè la curva dell’attenzione dei partecipanti possa essere sempre medio-alta. 15 26/04/2016 E EQUILIBRIO Il programma deve considerare un giusto equilibrio tra momenti di lavoro teorici, pause e momenti di applicazione pratica o ludici. ESIGENZE Studiare bene a tavolino quali sono le reali esigenze della riunione affinchè si raggiunga lo scopo per cui è stata indetta. F FOLLOW-UP E’ importante che dopo la riunione ci sia anche un follow-up : un dettaglio da non dimenticare per rafforzare l’impatto della riunione e dar seguito alla comunicazione avviata. FUNZIONALITA’ Molta attenzione va riposta alla funzionalità degli spazi e delle sale che si scelgono per garantire una buona vivibilità e gestione dell’aula, oltre che il buon funzionamento di tutte le attrezzature tecniche. G GRUPPI Spesso è utile prevedere nell’ambito della riunione anche dei gruppi di lavoro in salette collaterali alla sala principale del meeting. GIORNATE Soprattutto se la riunione prevede più giornate è indispensabile calibrare bene il programma delle giornate stabilendo bene il numero e la qualità degli interventi con momenti di pausa e di applicazione pratica in maniera da mantenere sempre alta la curva dell’attenzione . 16 26/04/2016 H HOTELS Dovranno essere scelti per tempo e con molta cura, in linea con lo stile della riunione e del target dei partecipanti. HOSTESS Devono essere preparate in maniera adeguata: costituiscono il primo impatto del partecipante e rappresentano l’azienda. Quindi più saranno all’altezza della situazione e più l’immagine dell’azienda ne uscirà rafforzata. I INVITI Costituiscono il primo strumento di «vendita» del meeting e pertanto devono essere chiari e accattivanti. IMPREVISTI Non mancano mai: la predisposizione di valvole di sicurezza sia economicamente che operativamente potrà risolvere molte situazioni. INTERPRETARIATO Laddove necessario deve essere svolto in maniera altamente professionale, non lasciatevi abbagliare dal basso costo del servizio ma accertatevi sulla qualità dell’interprete: ne va il successo del meeting. IMMAGINE Non finiremo mai di sottolinearlo: nel momento in cui si organizza una riunione si mette in gioco anche l’immagine del promotore e quindi è molto importante che l’organizzazione e ogni scelta sia perfetta. 17 26/04/2016 K KIT Un contenitore in cui inserire i documenti della riunione che può spaziare da una semplice cartellina aziendale a una borsa da lavoro… L LETTURA MAGISTRALE L’intervento di un importantissimo esperto del settore, dà rilievo ai contenuti e gratifica sul piano della partecipazione. LAVAGNA Strumento di lavoro sempre attuale e di grande utilità. LUCE NATURALE Le sale dotate di luce naturale rendono la riunione molto più piacevole e lo spazio risulta più vivibile. M MENU Da armonizzare tra loro e da scegliere con la massima cura tenendo in considerazione anche le varie intolleranze alimentari oggi sempre più diffuse. Inutile sottolineare ancora l’importanza di menu leggeri, semplici e genuini. 18 26/04/2016 MEETING PLANNER E’ la figura professionale che organizza le riunioni nell’ambito dell’azienda o dall’esterno dell’azienda come consulente. MATERIALE Il materiale da distribuire durante il meeting deve essere preparato con cura e deve lasciare traccia di tutta la riunione; se ci sono presentazioni è importante fornire la stampa delle varie slide. N NUMERI Molta attenzione alla valutazione dei numeri dei partecipanti in funzione degli spazi scelti. O ORGANIZZAZIONE Sembra facile organizzare una riunione: in effetti c’è un grande lavoro preparatorio in cui nulla deve sfuggire, anche il minimo dettaglio, oltre alla tempistica che deve essere rigorosa e rispettata. A questo proposito è indispensabile dotarsi di liste di controllo che via via vengono spuntate per essere certi che ogni fase dell’organizzazione sia stata eseguita. OMAGGI Un oggetto di buon gusto e utile a ricordo di una bella riunione sarà sempre apprezzato, anche se non particolarmente costoso. OSPITALITA’ E’ utile definirne con precisione i termini e i limiti. 19 26/04/2016 P POSIZIONE della sede nell’ambito della località: di facile accessibilità, ben collegata con i mezzi pubblici. PIANIFICAZIONE Base indispensabile alla stesura del calendario operativo e delle check list. PROGRAMMA Un giusto mix di lavoro denso di contenuti e di momenti «sociali» stimolanti. PAUSE Determinano il giusto equilibrio nei momenti lavoro, indispensabili per mantenere viva la curva dell’attenzione. Q QUALITA’ E’ la parola d’ordine per qualsiasi scelta da fare per il successo della riunione. A partire dalla location, ai servizi, alla ristorazione, alla regia, alla scelta dei relatori e degli interventi,… QUESTIONARIO Può essere utile prevedere alla fine della riunione un breve e sintetico questionario circa il gradimento e la valutazione della riunione, della location e dei servizi. 20 26/04/2016 R REGIA Attenta e accorta gestione di un programma ben calibrato. RISTORAZIONE E’ uno degli aspetti più importanti: l’aiuto di un esperto in materia, anche nell’ambito della sede della riunione, non è da sottovalutare per lasciarsi consigliare nella scelta dei menu. RECEPTION E punto di riferimento e il primo impatto del partecipante sia con la struttura sia con il promotore della riunione. Quindi massima attenzione anche alla scelta del personale che accoglie gli ospiti che deve essere in grado di gestire le persone in maniera informata e gentile. REGISTRAZIONE E’ una fase importante per verificare i reali presenti, raccogliere tutti dati dei partecipanti, distribuire materiale informativo, regolare eventuali quote di partecipazione. S SEDE Scelta fondamentale, primo passo per il successo. SOPRALLUOGO E’ necessario sempre fare un sopralluogo della sede per verificare la sua idoneità alla tipologia della riunione, anche se si tratta di un piccolo meeting. SPAZI COMMISURATI L’agibilità dello spazio in cui si svolge il meeting rappresenta uno dei principali requisiti per il successo della riunione, non solo l’aula, ma anche lo spazio per la ristorazione, in una parola sola tutto l’insieme della struttura. SEGNALETICA Dovrà essere essenziale, vivace, chiara, disposta strategicamente nei punti più visibili. Richiamare l’immagine e condurre i partecipanti sono le funzioni principali. 21 26/04/2016 SPEAKER Ha il compito di trasmettere il messaggio e/o gestire la comunicazione in senso lato, in modo vivace, interessante, conciso, deciso, sicuro, amabile, simpatico e chi più ne ha … T TAVOLI La disposizione e la forma dei tavoli è una scelta importante che può determinare il successo o meno dell’incontro e che deve essere decisa in funzione della tipologia del meeting. TEMPI Da rispettare sempre con il massimo scrupolo. U UDITORIO Pubblico subissato da notizie, informazioni, nozioni, spesso per troppe ore consecutive. Ha dei cali di attenzione pericolosi. E’ il giudice più severo delle fatiche organizzative. UMORISMO Cercare di sdrammatizzare e rendere più facile la comunicazione con un po’ di umorismo può essere solo salutare all’incontro. 22 26/04/2016 V VIDEOPROIEZIONE Ormai indispensabile strumento per comunicare necessario in qualsiasi incontro; così pure altri supporti audiovisivi possono contribuire alla comprensione del messaggio. VIDEOCONFERENZA Utile soprattutto per collegare persone al di fuori della sede della riunione, oggi accessibile sul piano economico anche attraverso Skype proiettando su grande schermo. W WI-FI Oggi è indispensabile per qualsiasi incontro. Da verificare il buon funzionamento e la velocità nella fase organizzativa per non incorrere in brutte sorprese al momento del meeting. Z ZOOM Per una buona proiezione in sale di una certa ampiezza Fonti: Congressi e Turismo di Lamberto Ariani - Edizioni Promotrieste Dispense del Corso «Tecnica dei congressi» S.I.S.T. Roma e testi vari di Fiammetta Ariani Association Internationale des Palais de Congrès – A.I.P.C. Fédération Européenne de Palais de Congrès – F.E.V.C. 23