GESTIONE CONTRATTI

GESTIONE CONTRATTI
SPRING - CONTRATTI
GESTIONE CONTRATTI
La Gestione Contratti di SPRING, in un'azienda, risolve le esigenze
relative alla rilevazione dei contratti e delle relative condizioni.
In particolare è possibile definire i servizi di cui ciascun cliente ha
diritto, di pianificare la fatturazione ed emettere fatture a cadenza
periodica legate ai canoni contrattuali.
Il programma è strutturato in:
-
Gestione Tipi contratto
Gestione contratti clienti/fornitori
Emissione fatture
Stampa contratti
Lista contratti
Aggiornamento contratti.
Le relazioni tra le varie entità sono descritte nel grafico seguente:
Contratto
Servizi
Servizi
Prodotti
Matricole
Piano di
fatturazione
Servizi
Prodotti
Matricole
Piano di
fatturazione
Prodotti
Matricole
Piano di
fatturazione
Aggiornamento
canoni
Fatturazione autom atica
Contratti clienti e contratti fornitori
La gestione contratti prevede la gestione sia dei contratti clienti che
dei contratti fornitori.
Nei confronti dei clienti oltre alla gestione delle condizioni contrattuali
viene gestita anche la fase di fatturazione.
Per i contratti fornitori vengono invece gestite le sole condizioni
contrattuali. Tali dati potranno essere elaborati mediante liste onde
ottenere "promemoria" sui contratti in essere verso fornitori.
Nel seguito l'esposizione è incentrata sulla gestione contratti clienti,
ma quanto detto per l'anagrafica contratti è applicabile anche alla
gestione fornitori.
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Identificazione dei servizi
I servizi oggetto dei contratti devono essere identificati da un codice
definito in anagrafica articoli.
Tipicamente l'articolo "servizio" prevederà la sola rilevanza statistica.
Da tale codice articolo verranno derivati:
-
la descrizione del servizio (comunque modificabile sul contratto)
il codice conto su cui contabilizzare i ricavi
il codice IVA.
Tipo gestione
Si consiglia di prevedere per questi articoli il tipo gestione
"2 - Statistiche".
In questo modo in sede di emissione fatture potranno essere generati
dei movimenti di magazzino a sola rilevanza statistica e sarà quindi
possibile elaborare le statistiche di vendita anche per i servizi a
contratto.
Famiglie "Servizi"
Gli articoli servizi devono essere associati ad una famiglia che a sua
volta deve essere associata al tipo contratto (in seguito analizzeremo
nel dettaglio).
Listini
L'identificazione dei servizi con codici articoli fa si che sia possibile
utilizzare il meccanismo dei listini di vendita per derivare dei prezzi,
quali nello specifico i canoni annui da proporre sui contratti.
Gestione tipi contratto
La gestione tipi contratto permette di definire le regole generali della
Gestione Contratti.
Famiglie "Servizi"
Per ogni tipo contratto è possibile specificare fino a 5 famiglie
(articoli) che raggruppano i codici articolo "servizi".
In sede gestione contratti potranno essere richiamati solo i codici
servizio appartenenti alle famiglie articolo definite sul tipo contratto.
Informazioni gestite
Le fondamentali informazioni gestite a livello di tipo contratto sono
riportate nel seguito.
Dati generali
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Tipo gestione: le possibili opzioni sono:
- "1 - Clienti": permette di registrare contratti attivi che potranno dar
luogo a fatturazione.
- "2 - Fornitori": permette di registrare contratti passivi che non
daranno luogo a fatturazione.
Contratto fatturabile: visualizzato solo se contratto cliente, consente
di scegliere se fatturare o meno il contratto. In caso l'opzione scelta
sia "0 - No", in fase di fatturazione le righe relative a quel contratto
non verranno prese in considerazione.
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SPRING - CONTRATTI
Tipo fatturazione: visualizzato solo se Contratto Fatturabile,
consente di impostare sulla riga di servizio del contratto se
fatturazione anticipata o posticipata (questo dato, sulle singole righe,
è modificabile).
Raggruppa righe in fatturazione: permette di raggruppare in
un'unica fattura le righe di uno stesso contratto aventi stessa
condizione di pagamento.
Stampa numero contratto in fattura: consente di stampare il
numero del contratto sulla fattura.
Stampa note in fattura: se impostato, alla conferma della videata
viene visualizzata una box contente 5 righe che verranno riportate in
fattura.
Dati di riga
Gestione componenti distinta base: se impostato, in caricamento
di una riga contratto avente come oggetto un articolo che prevede la
gestione della distinta base, i componenti vengono esplosi nel relativo
Dettaglio Tecnico.
Calcolo automatico spese incasso: permette di addebitare in
automatico in fattura le spese di incasso previste sulla condizione di
pagamento.
Gestione contratti clienti
La Gestione dei Contratti permette la registrazione e la variazione dei
dati del contratto.
Il contratto si divide in:
-
testata
righe
dettaglio righe
dettaglio canoni.
Ciascun contratto è intestato ad un cliente.
Sulla testata vengono registrati i dati generali del contratto: numero,
data, cliente, descrizione, stato contratto, data decorrenza e data
scadenza contratto.
Le righe del contratto identificano i servizi oggetto del contratto.
Ogni riga di contratto viene associata ad un codice articolo e
permette di definire:
-
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una eventuale quantità di "servizi" oggetto di contratto;
un prezzo annuo unitario per il servizio che è derivabile dal listino;
il canone annuo per il servizio, se non indicato viene determinato
mediante la formula "canone = quantità x prezzo";
la periodicità di fatturazione;
l'importo della rata canone, se non indicato viene calcolato con la
formula "importo rata = canone annuo/periodicità";
il tipo di fatturazione (anticipata o posticipata);
la decorrenza del primo canone ordinario (che viene impostata da
programma uguale alla data decorrenza contratto, ma può essere
modificata a seconda delle esigenze);
il tipo gestione rateo (vedere oltre);
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-
Gestione ratei
i dati per la scrittura del movimento di contabilità industriale;
i dati per l'aggiornamento automatico del canone (data prossimo
aggiornamento, periodicità aggiornamento, % di incremento fissa
aggiuntiva a quella digitata nel programma di aggiornamento
automatico).
Con riferimento ai contratti di servizio si definisce "rateo" la quota di
canone che deve coprire l'intervallo di tempo che passa tra la data di
decorrenza del contratto e la data di decorrenza del 1° canone
ordinario.
SPRING consente di gestire in maniera automatica questo periodo
mediante i seguenti meccanismi:
-
Dettaglio tecnico
data decorrenza primo canone ordinario: viene impostata
uguale alla data decorrenza contratto, ma può essere modificata e
identifica la data di decorrenza del primo canone ordinario;
tipo gestione rateo: l'opzione viene visualizzata solo se la data
decorrenza primo canone ordinario è diversa dalla data
decorrenza contratto e consente di stabilire come deve essere
fatturato il canone legato all'intervallo di tempo in discorso.
Le opzioni a disposizione sono:
• non fatturare il canone
• fatturare il canone autonomamente
a
• fatturare il canone con la 1 rata ordinaria.
Ad ogni riga può essere associato un elenco di articoli e/o numeri di
matricola che consentono di dettagliare, sotto il profilo tecnico, i
prodotti oggetto del servizio.
In questa videata è inoltre possibile inserire un importo e delle note.
Nel dettaglio tecnico vengono esplosi i componenti della distinta base
nel caso in cui:
-
nel tipo contratto è stata prevista la gestione della distinta base
l'articolo "servizio" preveda la distinta base.
Dettaglio canoni
(piano di fatturazione)
Ad ogni riga é associato un dettaglio canoni che consente di
pianificare i canoni da fatturare fino alla scadenza del contratto.
Questo archivio viene creato per ogni riga di contratto registrata e
contiene le informazioni necessarie sia per identificare una rata già
fatturata, sia per identificare le rate ancora da fatturare.
Vengono infatti impostate la data riferimento fatturazione (che è
impostata a partire dalla data decorrenza di ogni canone, tenendo
conto se fatturazione anticipata o posticipata), il periodo di
competenza della fattura, l'importo da fatturare e, una volta emessa
la relativa fattura, anche i riferimenti della fattura (registro, numero
fattura, data documento).
Nella videata del dettaglio canoni è possibile modificare le date e gli
importi delle rate non fatturate ed eliminare una rata. Questo
consente di gestire i periodi di non fatturazione, gli accorpamenti di
rate, gli sconti su una rata.
Data riferimento
fatturazione
Ciascuna rata di canone è ovviamente definita da un periodo di
competenza e da una "data riferimento fatturazione".
Questa data viene impostata uguale alla data di inizio (o fine nel caso
si tratti di fatturazione posticipata) del periodo di competenza di
ciascuna rata, ma può essere variata dall'operatore.
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Essa assume un ruolo fondamentale ai fini della fatturazione, poiché
il filtro fondamentale dei canoni da fatturare verrà eseguito definendo
un intervallo su questa data.
Aggiorna dettaglio
canoni
!
Storico contratti
È inoltre possibile effettuare, attraverso la funzione "Aggiornamento
Dettaglio Canoni", un ricalcolo delle rate già pianificate (ma non
ancora fatturate) e la creazione delle rate non ancora pianificate, fino
alla data di scadenza del contratto (se il contratto non ha scadenza le
nuove rate vengono create fino alla data indicata a video).
Questo calcolo può essere fatto sia introducendo degli importi nuovi
(nuova rata, nuovo canone annuo, nuovo prezzo), sia impostando
una percentuale di aggiornamento.
Effettuando il ricalcolo del dettaglio canoni il programma richiede la
data fino a cui effettuare questo ricalcolo: se dopo questa data
esistono delle rate già pianificate e non ancora fatturate, il
programma le elimina.
Dalla creazione della riga servizio, attraverso i vari aggiornamenti, il
programma crea un archivio "storico" in cui vengono memorizzate
rate e importi ogni volta che questi vengono aggiornati o ricalcolati.
Stampa contratto
La stampa del contratto può essere eseguita secondo due modalità:
-
dalla funzione di gestione del contratto
mediante la specifica funzione a menù.
In entrambi i casi la stampa del contratto avviene mediante la
funzione di stampa su formato libero.
!
La stampa contratti è attiva solo su formati di stampa grafici
(SISFORM).
Il formato standard distribuito è CONTRAT.SXF.
Emissione fatture
La funzione "Emissione Fatture" permette di emettere in automatico
le fatture a fronte dei contratti in essere.
L'elaborazione può avvenire in prova o in definitivo.
Dopo le opzioni generali (tipo fattura, data documento, registro IVA,
ecc.) viene richiesto di definire i filtri con cui estrarre i contratti.
Data riferimento
fatturazione
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Tra i vari filtri è fondamentale quello sulla data di riferimento
fatturazione.
Verranno richiamate in fatturazione le rate che prevedono, nel
dettaglio canoni, come data riferimento fatturazione, una data che
cade nell'intervallo qui definito.
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Altri filtri
GESTIONE CONTRATTI
Viene inoltre data la possibilità di filtrare i contratti su:
-
stato contratto
codice cliente
tipo contratto
riferimento numerazione contratto
numero contratto
data contratto.
Elenco canoni
in fatturazione
Confermando le opzioni il programma estrae i canoni da fatturare e li
presenta all'operatore. Su questo elenco l'operatore deve selezionare
mediante check (spunta) i canoni che intende effettivamente
fatturare.
È disponibile anche il comando "Seleziona tutto".
Premendo il bottone <End-Fattura> si procede con l'emissione delle
fatture.
Elementi esposti
in fattura
Sulla fattura stampata vengono esposti i seguenti elementi:
- data e numero contratto (se la stampa è prevista dal tipo contratto)
- le note impostate a livello di testata del contratto
- il codice e la descrizione del servizio
- una riga di commento automatica, anteposta alla riga del servizio,
con la struttura:
-
"Periodo da ______ a _______"
che descrive il periodo di competenza del canone fatturato
eventuali commenti di riga non classificati come commenti ad uso
interno.
Raggruppamenti per fatturazione
Ciascuna fattura fa riferimento ad un unico contratto. Se lo stesso
cliente ha più contratti con la stessa data di riferimento, in fase di
fatturazione verranno emesse tante fatture quanti sono i contratti.
Se un contratto prevede:
-
più servizi che prevedono la stessa condizione di pagamento
canoni legati a vari servizi che prevedono la stessa data
riferimento fatturazione
è possibile un raggruppamento in un'unica fattura, se il tipo contratto
prevede l'opzione "Raggruppa righe in fatturazione".
In ogni caso i servizio saranno dettagliati nella fattura.
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Casi particolari
Stato servizio
Il programma non fattura righe di contratto che presentano il campo
"Stato servizio" diverso da "Attivo".
Fatturazione ultima
riga dettaglio canoni
Per consentire elaborazioni di controllo, quali ad esempio liste di
righe di contratto senza la pianificazione delle rate, nel momento in
cui viene fatturata l'ultima riga del dettaglio canoni, il programma
imposta il flag "Stato servizio" presente sulla riga del contratto a "Da
aggiornare". Questo solo nel caso in cui il servizio non è ancora
giunto a scadenza (non è stata impostata la data scadenza del
servizio, oppure si è creata la pianificazione non fino alla data
scadenza del servizio).
Aggiornamento
dettaglio canoni
L'emissione definitiva delle fatture scrive sull'archivio del dettaglio
canoni i riferimenti della fattura emessa in relazione alla riga di
servizio fatturata.
Eliminazione
variazione fatture
L'eliminazione/variazione della fattura deve avvenire dal programma
di "Emissione Fatture" della Gestione Vendite.
!
Se si varia l'importo di una fattura emessa dalla gestione contratti tale
variazione non viene riportata sul "dettaglio canoni" legato al
contratto.
Altri archivi aggiornati
L'emissione della fattura memorizza i dati sui seguenti archivi:
-
contabilità industriale (nel caso in cui sia abilitata e sul tipo
contratto ne sia stata richiesta l'integrazione);
movimenti di magazzino (se l'articolo oggetto della riga di
contratto registrata è identificato come Tipo gestione "Normale" o
"Solo statistiche");
legami tra documenti (in interrogazione di una fattura generata da
un contratto il documento di origine sarà "Contratto n. x").
Aggiornamento contratti
La funzione di aggiornamento contratti permette di aggiornare
l'importo delle rate canoni già esistenti o di creare nuove rate fino alla
data di scadenza del contratto (se il contratto non ha scadenza le
nuove rate vengono create fino alla data indicata a video).
La funzione aggiornamento contratti ha la stesse peculiarità della
funzione "Aggiorna Dettaglio Canoni" attiva nella funzione di gestione
contratti. L'unica differenza è che utilizzando la seconda è possibile
anche ridefinire gli importi in valore assoluto, mentre
nell'aggiornamento contratti la variazione è solamente percentuale.
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Selezione contratti da aggiornare
Data prossimo
aggiornamento canoni
Tra le varie opzioni di selezione fondamentale è l'intervallo sul campo
"Data prossimo aggiornamento canoni" che richiama l'omonimo
campo della gestione contratti.
Infatti verranno estratti tutti i servizi che prevedono su tale campo
una data che rientra in questo intervallo.
Altre selezioni
Sono inoltre disponibili i seguenti filtri di selezione:
-
codice cliente
data contratto
numero contratto
data decorrenza contratto
data scadenza contratto
stato contratto.
Opzioni di elaborazione
Elaborazione di prova
L'elaborazione può essere eseguita in modalità "prova" o in versione
"definitiva".
Stampa risultato
L'elaborazione di prova si limita a produrre un tabulato con il dettaglio
dei canoni aggiornati.
L'elaborazione definitiva aggiorna anche i dati in archivio.
Periodo di competenza
da aggiornare
Fondamentale per l'elaborazione è la definizione dell'intervallo di
tempo su cui insistono i canoni da aggiornare.
I canoni che rientrano nell'intervallo e che non risultano già fatturati,
vengono aggiornati applicando la "% aggiornamento contratto"
indicata a video ed anche la "% di incremento fisso" memorizzata sul
singolo servizio.
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