Manuale_Uso_Webmail 2373KB Nov 13

Breve visione d’insieme
Per accedere occorre semplicemente collegarsi alla pagina http://wm.infocom.it/ ed inserire il proprio indirizzo e-mail e password.
Inserimento delle Vostre credenziali
Multilingua e multistile
Il Vostro account si presenterà in questa veste rinnovata:
Per uscire basterà fare click su LOGOUT
In questo spazio ci saranno i Vostri messaggi e-mail
In questa sezione ci sono tutte le funzionalità
della nuova Webmail.
Sono illustrate in dettaglio nelle altre sezioni
del manuale.
Funzioni principali della Webmail
La Webmail è multilingua, la veste grafica può essere scelta tra più varianti.
Dopo aver eseguito l'accesso alla Webmail, si verrà reindirizzati sul Desktop dove sarà
possibile accedere alle funzioni veloci come ad esempio:




Crea
Crea
Crea
Crea
Nuovo
Nuovo
Nuovo
Nuova
Messaggio
Contatto
Evento
Attività
Grazie al menù a tendina laterale, sarà possibile accedere ai menù:
Desktop
Ricerca
Messaggi
Contatti
Calendario
Opzioni
Ricerca: Il menù intuitivo, per ricercare messaggi e contatti all’interno della propria Webmail.
Sarà disponibile sia la Ricerca Rapida, per una ricerca veloce all’interno delle cartelle
messaggi e dei contatti, sia la Ricerca Avanzata per una ricerca approfondita e dettagliata
grazie all’utilizzo dei filtri di ricerca (oggetto messaggio, destinatario, mittente, data etc…).
Messaggi: sezione in cui sono raccolte le cartelle della posta elettronica.
Di default saranno visibili le seguenti cartelle:
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


Posta in arrivo
Bozze
Posta inviata
Spam
Cestino
Naturalmente, sarà possibile aggiungere, modificare, rinominare e gestire nuove cartelle e
sottocartelle all’interno della propria webmail, le quali saranno visibili nella presente area.
Contatti: in questa sezione sono visualizzati i contatti della rubrica della Webmail:
Sarà possibile aggiungere, modificare e cancellare i contatti della rubrica, creare e organizzare
gruppi, importare i contatti da rubriche esterne etc…
Calendario: Lo strumento che permette di inserire, con pochi e semplici click, appuntamenti,
eventi, riunioni etc. con la possibilità di inviare (e inviarsi) tramite e-mail dei promemoria in
maniera automatica.
Opzioni: all’interno di questa sezione è presente il seguente menù, attraverso il quale sarà
possibile gestire le impostazioni di ciascuna voce:
Preferenze: consente di settare specifiche relative ai messaggi, contatti e calendario,
gestendo impostazioni come: Nome visualizzato su mittente, tempo di refresh della webmail, o
tempo di logout in caso di inattività, fuso orario webmail, modalità di inoltro messaggi, etc..
Firma: per poter inserire una o più firme da impostare ai messaggi di posta in uscita
Account esterni: permette di configurare fino a 4 indirizzi e-mail esterni che potranno essere
consultati attraverso la Webmail stessa.
Mittenti Bloccati (*): consente di bloccare i messaggi di posta elettronica provenienti da un
determinato mittente o da tutti i mittenti di uno stesso dominio.
I messaggi ricevuti da mittenti o domini bloccati saranno eliminati automaticamente, senza
essere consegnati.
Regole Messaggi (*): Il menù che consente di aggiungere e personalizzare le regole per
filtrare i messaggi di Posta in Arrivo.
In base ai criteri impostati dall’utente, il sistema provvederà a spostare le e-mail ricevute su
determinate cartelle indicate dall’utente, oppure a inoltrarle ad altro account di posta o
addirittura a cancellarle definitivamente, qualora richiesto.
Inoltro/Risposta Automatica: la possibilità di impostare risposte automatiche per ciascuna
e-mail ricevuta, oppure la possibilità di gestire l’inoltro della posta ricevuta ad altra casella di
posta elettronica (servizi utili per periodi di assenza – smistamento lavoro etc..)
Filtro Antispam (*): Per contrassegnare il potenziale contenuto spam delle e-mail ricevute.
Qualora il filtro identifichi un messaggio come spam sarà possibile selezionare se modificarne
l’oggetto, o se spostarlo direttamente sulla cartella Posta Indesiderata, o addirittura se
cancellarlo definitivamente.
Password (*): per modificare la password del proprio account in tempo reale,
Visualizzazione: consente di definire i campi (colonne) che verranno visualizzati all'interno
della sezione Contatti.
Gestione Cartelle: permette di visualizzare lo stato delle cartelle di posta. In questa sezione
verrà visualizzata la quantità dei messaggi ricevuti, quanti non letti etc... inoltre, da qui sarà
possibile eliminare la totalità dei messaggi, e sarà possibile esportare in locale le cartelle.
Eliminazione automatica dei messaggi (*): I messaggi nel cestino saranno definitivamente
eliminati dal server dopo 90 giorni, così come le e-mail della cartella spam, che verranno
eliminate in modo automatico dopo 30 giorni. Questa funzione automatica permetterà di
recuperare spazio per la propria casella di posta.
Le funzioni contrassegnate da (*) sono molto delicate. Occorre assicurarsi di sapere
operare nel modo corretto, prima di effettuare modifiche.
Creare e inviare un nuovo messaggio di posta
utilizzando la Webmail
Per creare e inviare un nuovo messaggio di posta, dopo aver eseguito l'accesso alla Webmail,
sarà necessario cliccare su Nuovo messaggio:
Si aprirà la pagina per la composizione del messaggio dove sarà possibile:
[email protected]
Campo A: inserire il destinatario della posta.
Mostra CC/Bcc: aggiungere il campo per inserire eventuali destinatari in copia conoscenza o
in copia nascosta.
Oggetto: inserire l’oggetto dell’e-mail da inviare.
Opzioni: dove sarà possibile settare Priorità Alta – Confidenziale
Nella parte dedicata all’inserimento del testo e-mail,
selezionando Testo HTML sarà possibile scrivere il testo utilizzando le varie formattazioni
(come ad esempio colori, grassetto, emoticon etc) selezionando Testo Normale sarà possibile
scrivere senza alcuna formattazione.
Invece, grazie ai pulsanti posti sopra alla sezione di composizione messaggio, sarà possibile:
[email protected]
Inviare il messaggio
Salvare il messaggio in una cartella scelta dall’utente,
Allegare uno o più file all’e-mail
Aggiungere la firma al testo.
Al termine dell’invio del messaggio, se il destinatario non è in rubrica, sarà possibile salvarlo o
aggiornare un contatto esistente:
[email protected]
Aggiungere un nuovo contatto sulla rubrica
della Webmail
Per aggiungere un nuovo contatto alla propria rubrica, dopo aver effettuato l'accesso
alla Webmail, sarà necessario cliccare su Nuovo Contatto come di seguito illustrato:
In entrambi i casi, si aprirà una sezione all’interno della quale sarà possibile inserire i
riferimenti del contatto che si desidera aggiungere.
Dopo aver compilato i campi desiderati, sarà possibile salvare il nuovo contatto cliccando su
Salva (posto in alto nella schermata).
Potranno essere aggiunti più dati per un contatto, compresi quelli relativi ai
Social Network, cliccando sul simbolo ‘+’ evidenziato nell’immagine seguente e
selezionando dal menù a tendina:
Indirizzi postali ed altre informazioni possono essere aggiunte attraverso le
schede Indirizzi e Informazioni aggiuntive, mentre cliccando sul pulsante
Carica Foto, sarà possibile aggiungere un'immagine o una foto al contatto.
Oppure, nel caso in cui si desiderino aggiungere maggiori dettagli relativi al contatto, sarà
possibile, utilizzare le sezioni ‘Indirizzi’ e ‘Note’
Una volta terminato l’inserimento il nuovo contatto sarà visibile all’interno della lista dei
contatti.
Per ricercare un contatto, sarà sufficiente cliccare sulle lettere alfabetiche e verranno
visualizzati tutti i contatti che iniziano per la lettera selezionata.
Inoltre, la preview dei contatti, accessibile con un click sul nome del contatto desiderato,
permette:
-
l'accesso diretto alle informazioni
L’invio veloce di un nuovo messaggio
la visualizzazione diretta di quelli inviati o ricevuti al/dal contatto in questione
Al termine dell’invio di un’email, se il destinatario non è in rubrica, sarà possibile salvarlo o
aggiornare un contatto esistente:
E’ anche possibile importare i propri contatti (es. di Outlook) sulla Webmail,
utilizzando la funzione Importa file (in formato csv o ldif o vcard).
Creare un Gruppo sulla Rubrica della
Webmail
Per aggiungere un nuovo gruppo alla propria rubrica, dopo aver eseguito l’accesso, sarà
necessario cliccare su Nuovo Gruppo come di seguito illustrato:
Nella pagina successiva sarà possibile inserire i riferimenti del gruppo da aggiungere.
Sarà sufficiente inserire Nome Gruppo, eventuale Descrizione e aggiungere dalla tabella i
contatti della rubrica, cliccando infine su salva per memorizzare le modifiche apportate.
Una volta terminato l’inserimento, il nuovo gruppo sarà visibile all’interno della lista dei
contatti.
Menù Calendario
La Webmail Infocom mette a disposizione di tutti coloro che utilizzano il servizio, il menù
Calendario, tramite il quale sarà possibile gestire i propri appuntamenti, inserire eventi e
promemoria, riunioni di lavoro etc… con la possibilità di invitare e/o notificare l’evento inserito
a uno o più indirizzi e-mail.
Per inserire un nuovo evento sarà necessario cliccare su “Nuovo Evento” come indicato,
E successivamente sarà possibile inserire un nuovo evento secondo le opzioni a disposizione:
Titolo Evento: per inserire un titolo descrittivo dell’evento ES: riunione venditori
Luogo Evento: per inserire informazioni circa il luogo dell’evento inserito es:
Sala riunioni - Oppure - Roma ufficio Via Imperatore.
Data e Ora inizio per inserire l’ora di inizio dell’evento che si sta inserendo.
Data e Ora fine per inserire l’ora di termine dell’evento che si sta inserendo.
Ripeti: per inserire la periodicità di un evento. Ad esempio: ripeti evento ogni lunedì.
Inviti: nella sezione inviti sarà possibile inserire uno o più indirizzi di posta elettronica separati
da una virgola ai quali verrà inviata un' e-mail di invito con le informazioni sull' evento
Promemoria: sarà possibile inserire un indirizzo e-mail al quale inviare un promemoria
dell’evento, selezionando inoltre quanto tempo prima dell’evento stesso debba essere inviato il
promemoria.
Menù di ricerca
Per facilitare la ricerca di messaggi e contatti all’interno della Webmail, sono state create due
funzioni di ricerca:
Ricerca Rapida e Ricerca Avanzata
- menù “Ricerca Rapida”:
Il campo per la "Ricerca Rapida" è stato posizionato sopra ai menù della Webmail, come da
immagine di seguito riportata:
Per eseguire la ricerca rapida, sarà sufficiente digitare la parola da cercare nell’apposita
finestra.
La ricerca rapida viene eseguita inserendo una parola "chiave" nell'apposito campo e si avvale
della logica “fuzzy”.
La ricerca cioè restituirà sia i messaggi che contengono la parola chiave esatta, sia messaggi
contenenti le parole la cui radice è comune a quella della keyword inserita.
Ad esempio, utilizzando come keyword la parola “Italia”, saranno inclusi nei risultati anche
messaggi contenenti la parola “italiani”.
La ricerca inoltre verrà effettuata in tutti i messaggi, nelle intestazioni (mittente, destinatario,
oggetto…), nel corpo del testo e negli allegati.
A ciascun messaggio verrà assegnato un determinato punteggio, in base all’attinenza con le
parole di ricerca inserite e verranno mostrati per primi i risultati che hanno ottenuto il
punteggio più alto.
Sarà inoltre possibile includere o escludere le cartelle su cui effettuare la ricerca
semplicemente posizionandosi con il mouse sopra al campo di ricerca apparirà la finestra per
spuntare le cartelle su cui eseguire la verifica.
E’ possibile escludere la logica “fuzzy” semplicemente cliccando sulla voce "Mostra i criteri" che
compare dopo che si è lanciata la ricerca , di fianco ai risultati trovati e cliccando nuovamente
su "Cerca".
Sarà possibile accedere alla Ricerca Avanzata cliccando sull’icona "lente di ingrandimento"
posta a fianco del campo dedicato all' esecuzione della "Ricerca rapida", oppure cliccando su:
Ricerca --> Nuova Ricerca all’interno del menù laterale.
(in alternativa sarà possibile utilizzare i risultati di una delle precedenti ricerche effettuate e
salvate)
Verrà così visualizzata la schermata di Ricerca Avanzata, dalla quale sarà possibile impostare
uno o più criteri per eseguire la ricerca sui messaggi di posta.
Sarà possibile effettuare la ricerca tra i messaggi oppure tra le cartelle ed utilizzare gli
operatori logici “e” / “o” durante la ricerca.
Per aggiungere criteri di ricerca sarà sufficiente cliccare su una delle due opzioni presenti nel
menù in alto:
Nel caso in cui si selezioni più volte lo stesso criterio, il sistema proporrà l’abilitazione degli
operatori logici.
Per modificare l’operatore logico sarà sufficiente cliccarvi sopra.
Le metodologie ed i criteri di ricerca utilizzati potranno essere utilizzati nuovamente per
ricerche future: sarà infatti possibile salvare la ricerca eseguita, cliccando su: “Salva Ricerca”,
in modo da poterla recuperare in qualsiasi momento dall’apposito menù.
Gestione cartelle e visualizzazione numero
messaggi
Per gestire le cartelle di posta all’interno della propria webmail sarà necessario aprire il menù
Messaggi:
nella schermata saranno visibili le cartelle di posta inserite di default dal sistema, ovvero:





Posta in arrivo
Bozze
Posta inviata
SPAM
Cestino
Per impostazione di default, non verrà visualizzato il numero di messaggi non letti accanto al
nome delle cartelle di posta, così da rendere la navigazione della Webmail più veloce.
In ogni momento sarà comunque possibile modificare questa impostazione e visualizzare il
numero di messaggi non letti accanto al nome di ciascuna cartella.
Visualizzazione del numero di messaggi non letti
Per visualizzare il numero di messaggi non letti accanto al nome di ciascuna cartella occorre:



Cliccare su: "Opzioni" --> "Preferenze"
All'interno della sezione "Messaggi" cliccare su: "Generale".
Selezionare quindi l'opzione: "Mostra il numero di messaggi non letti nelle
cartelle" e confermare il messaggio seguente per proseguire.
In caso si desideri, sarà possibile, creare, rinominare, eliminare, spostare e svuotare i
contenuti delle cartelle:
Creare nuove cartelle:
Per creare una nuova cartella sarà necessario:


posizionarsi con il mouse su “Le mie cartelle”
cliccare il tasto destro e selezionare Crea Cartella,


inserire il nome della cartella sulla finestra di dialogo
selezionare “crea”
La cartella verrà inserita all’interno della propria webmail.
Rinominare una Cartella:
Per rinominare una cartella esistente, sarà necessario posizionarsi con il mouse sopra la
cartella interessata, cliccare il tasto destro e selezionare rinomina cartella , inserendo il nuovo
nome nella finestra di dialogo che si aprirà:
Eliminare una Cartella:
Per eliminare una cartella sarà necessario posizionarsi con il mouse sopra la cartella
interessata, cliccare il tasto destro e selezionare elimina cartella , confermando la selezione
nella finestra di dialogo che si aprirà.
Regole Messaggi
La funzione Regole messaggi, inserita nel menù Opzioni, consente di aggiungere e
personalizzare le regole per filtrare i messaggi di Posta in Arrivo;
In base ai criteri impostati direttamente dall’utente della webmail, il sistema provvederà a
spostare le e-mail ricevute su determinate cartelle oppure a inoltrarle ad altro account di posta
o addirittura a cancellarle qualora richiesto.
Grazie all’apposite tendine di selezione, sarà possibile impostare regole specifiche es:
es: Regola 1 - se Da – Contiene – mario.rossi - Sposta in – Posta Importante;
Regola 2 - se Oggetto – Inizia per - pubblicità - Sposta in – Cestino,
Le regole verranno applicate in ordine decrescente.
Se più regole contengono gli stessi criteri, verrà applicata la prima processata dal sistema.
es: Regola 1 - se Da – Contiene - pippo - Sposta in – Bozze;
Regola 2 - se Da – Contiene - pippo - Sposta in – Cestino,
il sistema applicherà soltanto la prima regola, spostandola in Bozze.
Sarà possibile spostare la sequenza delle regole utilizzando i pulsanti su
Sarà possibile Abilitare/Disabilitare una regola cliccando su
Abilitata - La regola verrà processata
Disabilitata - la regola non sarà processata
@dominio.it
giù
Impostazione della Conferma di lettura sui
messaggi inviati da Webmail
Con Webmail, è possibile ricevere una conferma di lettura per ogni messaggio inviato.
Per abilitare la ricezione della conferma di lettura su Webmail occorre:
Accedere a Webmail inserendo l’indirizzo completo della casella e relativa password;
Cliccare su: “Opzioni” --> “Preferenze" all’interno del menù laterale a sinistra
Aprire quindi la finestra “Messaggi” --> “Composizione” e, al suo interno scegliere, attraverso l’apposito menù a
tendina, la modalità di ricezione della conferma di lettura.
Sarà possibile scegliere tra 3 diverse opzioni:
- Mai: non verrà inviata alcuna conferma di lettura in nessun caso;
- Sempre: verrà automaticamente inviata una conferma di lettura per ciascun
messaggio ricevuto e letto da parte del destinatario;
- Su richiesta: selezionando questa opzione, verrà visualizzato il pulsante “Conferma
di lettura” all’interno della finestra di composizione dei nuovi messaggi.
Questo permetterà di impostare la conferma di lettura solamente sui messaggi per i
quali si desidera ricevere la notifica: per abilitarla, sarà sufficiente cliccare sul pulsante
prima di inviare il messaggio.