Managed Document Services di Belimo
Transcript
Managed Document Services di Belimo
Rapporto di riferimento – BELIMO Automation SA, Svizzera Managed Document Services di Belimo Belimo è leader mondiale nella progettazione, produzione e distribuzione di attuatori elettrici per la regolazione e la gestione di impianti di riscaldamento, ventilazione e condizionamento. Per i suoi clienti, Belimo è un partner affidabile a livello mondiale, in grado di offrire loro il valore aggiunto che si attendono. In qualità di fornitore di soluzioni innovative per acquisire maggiore comfort, efficienza energetica e sicurezza, Belimo si aspetta gli stessi benefici per gli operatori della sua flotta macchine. I contratti relativi all’attuale flotta di apparecchiature multifunzione di Belimo sono scaduti nell’autunno 2013. Fino a questo momento, le stampanti e i dispositivi multifunzione sono stati acquistati o sostituiti all’occorrenza in base a processi selettivi. Ciò ha portato a un maggiore dispendio riguardo alla gestione dei materiali di consumo e dei driver e a un aumento dei costi di supporto. Per questo motivo, è necessario assumere un approccio più olistico per trovare una via d’uscita alla situazione predominante. Con Managed Document Services verso processi più efficienti Il reparto IT ha colto l’occasione passando al vaglio l’intero parco macchine, al fine di determinare il potenziale di ottimizzazione. Il progetto è stato condotto da Bruno Gianesi, responsabile ICT-Operations presso Belimo. Sulla base dei dati oggettivi esistenti, RICOH ha ricostruito un caso aziendale che mostrava l’attuale situazione e il potenziale di risparmio. In seguito, è stata sviluppata una strategia per il futuro Document Management che fungesse da base decisionale per il dipartimento IT. Bruno Gianesi: “A causa di diversi progetti IT in esecuzione contemporanea, non disponevamo delle risorse necessarie per condurre un’analisi indipendente della flotta. Pertanto, abbiamo ritenuto che un provider esterno potesse fornirci un’analisi più veloce, professionale ed economica a livello globale. In quel momento, era in corso un vivace interscambio con RICOH e ci stavamo guardando intorno in ambito di mercato. Le analisi di RICOH hanno un’eccellente reputazione; di conseguenza, abbiamo affidato a detta azienda la nostra analisi”, aggiunge Bruno Gianesi. L’analisi ha rivelato un quadro completo riguardo allo stato della flotta macchine di Belimo: Belimo disponeva di un parco macchine cresciuto nel tempo, eterogeneo e in parte superato. Pertanto, il dipartimento IT ha dovuto mantenere e gestire 95 apparecchiature fornite in 31 varianti da due diversi produttori. Inoltre, la struttura dei costi della flotta documentata in uscita non era ottimale. Le indicazioni e gli obiettivi per l’attuazione erano chiari: riduzione dei costi di gestione del Document Management, maggiore trasparenza dei costi, diminuzione del numero e dei tipi di apparecchiature, aumento della facilità d’uso e maggiore attenzione agli aspetti ambientali. Nella fase conclusiva della valutazione, Belimo ha invitato tre fornitori a presentare le rispettive proposte di soluzione. “Le ragioni principali che ci hanno spinto a decidere a favore di RICOH sono state la RICOH SVIZZERA SA Tel.: +41 (0) 844 360 360 | Fax: +41 (0) 844 360 361 | www.ricoh.ch «Con RICOH abbiamo affidato la cura della nostra infrastruttura di stampa a dei veri professionisti.» Bruno Gianesi ICT-Operations Manager, Belimo Automation SA Managed Document Services di Belimo competenza di vendita e di consulenza e la presentazione professionale dell’offerta. Ci è piaciuto il pacchetto complessivo con l’approccio al Managed Document Services (MDS)”, ha aggiunto Bruno Gianesi. Dopodiché, è iniziata la sostituzione delle vecchie apparecchiature presso la sede di Hinwil. Grazie alla preventiva e approfondita preparazione tramite un’installazione pilota e al precoce coinvolgimento dei dipendenti di Belimo nell’intero processo, il cambiamento è avvenuto senza alcun intoppo. “La collaborazione con RICOH è stata molto professionale e intensa. L’incredibile impegno dei dipendenti RICOH ci ha impressionato”, afferma Bruno Gianesi in una visione retrospettiva. Dopo il successo di suddetto cambiamento, a Belimo si presenta il quadro seguente: nel complesso si utilizzano ancora soltanto tre diversi tipi di apparecchiature multifunzione. Le postazioni dotate di fax e stampanti sono state eliminate o ulteriormente ridotte. L’intera flotta macchine è stata quindi ottimizzata, passando dalle precedenti 95 unità alle attuali 51. Anche dal punto di vista della facilità d’uso si è fatto molto: Grazie alla soluzione “Follow You e Mobile Print”, i dipendenti possono mandare in stampa i loro lavori dalla propria postazione di lavoro o da un dispositivo mobile a scelta e recuperarli da un’apparecchiatura multifunzione in una delle aree di servizio. “I lavori stampati non rimangono più nei vassoi d’uscita; ciò aumenta la sicurezza delle informazioni e ha nel contempo il piacevole effetto collaterale di non dover più svuotare i cestini della carta tanto spesso”, dichiara Bruno Gianesi, con un cenno d’assenso. Grazie all’elevata efficienza energetica delle apparecchiature multifunzione RICOH, inoltre, nelle aree di servizio è stato possibile ridurre la potenza energetica nel tempo di inutilizzo fino all’88%. “Si può dire, quindi, che RICOH ha dato anche un importante contributo a “Green Longus”, il nostro progetto per l’ambiente”, dice Bruno Gianesi. E come si evolverà la partnership tra Belimo e RICOH? Presso la sede di Hinwil anche le stampanti dovranno essere sostituite molto presto. Inoltre, è previsto un collegamento con le sedi europee per programmare l’integrazione delle soluzioni (Follow You Printing, Mobile Printing, Capture & Distribution). «Implementando le soluzioni di RICOH, Belimo ha gettato le basi per trasformare Managed Print Services in Managed Document Services.» Reto Sube-Neumann Solution Consultant Office, RICOH SVIZZERA SA In seguito all’implementazione delle soluzioni proposte da RICOH, Belimo dispone ora di una piattaforma adeguata, che può essere utilizzata come punto di partenza per trasformare Managed Print Services in Managed Document Services. Che cosa significa? I processi esistenti si possono ottimizzare, poiché i documenti vanno considerati come parte di una più ampia rete d’informazione logistica; in questo modo, Belimo può prendere di mira il restante 90% dei costi che la società di ricerche di mercato Gartner ha identificato come costi complessivi di documentazione. A proposito di Belimo Il gruppo Belimo è leader a livello mondiale nel proporre soluzioni innovative tramite attuatori elettrici per impianti di riscaldamento, ventilazione e condizionamento. Il gruppo ha raggiunto nel 2013 un fatturato di 473 milioni di franchi e impiega circa 1400 dipendenti. Le azioni della Belimo Holding AG sono negoziate dal 1995 presso la SIX Swiss Exchange (BEAN). RICOH SVIZZERA SA Tel.: +41 (0)844 360 360 | Fax: +41 (0)844 360 361 | www.ricoh.ch