Catalogazione - Sistema Bibliotecario di Ateneo

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Università degli Studi di Siena
Servizio Automazione Biblioteche
Sistema Bibliotecario di Ateneo
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LA CATALOGAZIONE
IN ALEPH500 v. 20.2
MANUALE
a cura di
Fausta Cosci
Data creazione: 18.01.2011
Data ultima modifica: 02.03.2011
Versione: 1.0
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SAB - Manuale Aleph 500 v. 20 - Catalogazione
Il modulo della catalogazione consente di creare, modificare, cancellare i record bibliografici.
1. DESCRIZIONE DEL PANNELLO DI LAVORO
Descriviamo brevemente qui di seguito l’organizzazione della schermata di lavoro in Aleph 500.
Nella Tab Records1 il monitor è suddiviso in pannelli collegati logicamente tra di loro, ciascuno dei
quali possiede una differente funzione2.
Cliccando con il cursore su uno di essi si ha accesso alle varie funzioni correlate, la cornice rossa
che evidenzia il pannello indica su quale settore si sta lavorando in quel momento.
Alla sinistra dello schermo ci sono :
- Nel pannello superiore: l’albero di navigazione
- Nel pannello inferiore: il record manager
1
Nella v.20.1 le tab passano da tre a quattro, oltre a Records, Copie e Visualizza si aggiunge il Task manager
contenente vari dati relativi a procedure, file di stampa, Daemon di stampa, ecc. Per le funzionalità in dettaglio vedi il
Manuale delle stampe.
2
Sopra a tutto sta la barra di catalogazione che contiene brevi informazioni sul record su cui si lavora, sul formato del
record, il numero di sistema, il titolo. Vi sono inoltre diverse icone per l’accesso veloce a varie funzionalità e modalità
di lavoro ( apertura bozza di catalogazione, salvataggio, visualizzazione record, controllo sul record in automatico,
attivazione dei caratteri speciali, passaggio veloce al modulo delle Acquisizioni, chiusura dei record).
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ALBERO DI NAVIGAZIONE
L'Albero di navigazione consente di visualizzare le funzioni di catalogazione del modulo. Tre
sono le opzioni, ciascuna di esse correlata ad una differente schermata:
[R] Edita record - per creare, editare e cancellare record catalografici; quando i record vengono
aperti per la compilazione o la modifica, vengono elencati sotto a questo nodo nel formato:
SBS01–1234567(NEW090.MRC) Catalogo/numero di sistema/numero del record sul pc (locale).
Prima del salvataggio sul server, nel caso di una creazione, la forma sarà:
*NEW650.MRC(locale), dopo il salvataggio comparirà anche il numero assegnato dal sistema.
Se si apportano delle modifiche al record, prima del salvataggio il codice apparirà preceduto da un
asterisco.: *SBS01–1234567(NEW090.MRC)
Selezionando un record dalla lista lo si visualizza nell’editor per la modifica.
Per spostarsi da un record all’altro si può anche usare l’opzione Record Navigation dal menu
Catalogazione oppure si può utilizzare la combinazione dei tasti Ctrl + G.
[I] Importa record - per convertire record presi da cataloghi esterni in formato ALEPH e
importarli nel nostro catalogo; cliccando qui si viene in automatico trasferiti nella pagina per la
derivazione.
[T] Triggers - per vedere i trigger attivi in un certo intervallo di tempo (nel nostro sistema questa
funzione è attiva per il DB di Authority SBS10, relativo alla creazione nuovi record di authority).
Selezionando ciascuno dei nodi (R, I, T) si attivano le differenti funzioni correlate.
Qui di seguito descriviamo le funzioni dell’Edita record mentre l’Importa record e i Triggers
verranno mostrati più avanti nelle sezioni dedicate alla spiegazione delle funzionalità.
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EDITA RECORDS
RECORD MANAGER
RECORD MANAGER
ll Record Manager visualizza informazioni sul record che si sta compilando nell'Editor della
catalogazione (pannello superiore della finestra Catalogazione). Dopo che si è richiamato un record
dal server o se ne è salvato uno nuovo, vengono presentate in una struttura ad albero le parti che lo
compongono. Nella struttura ci sono il record bibliografico, il record amministrativo ad esso
collegato, i record di copia relativi, ed eventualmente il record dell’oggetto digitale3.
Il Record manager permette inoltre l’accesso ai record associati a quello che si sta editando, ciò è
possibile selezionando il nodo desiderato e cliccando sul tasto destro del mouse con l’opzione
Carica/Crea record o cliccando due volte oppure dal menu Record manager à Carica/Crea
record. Se nessun record amministrativo (ad esempio nel caso degli spogli) è legato al record
bibliografico, verrà visualizzato il messaggio “Nessun record disponibile”.
3
Una serie di record descrive oggetti digitali. In questo caso la struttura prevede un legame contenente la
digitalizzazione del documento, ecco un esempio della struttura relativa:
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Nota che se nessun record amministrativo è legato al record attivo, quando si effettua il doppio click
sul nodo Copie, un record amministrativo viene automaticamente creato.
Il Record Manager fornisce l'accesso alle funzioni delle Copie del modulo Catalogazione, con un
doppio click sul nodo Copie si viene automaticamente trasferiti alle funzioni per le copie del record
attivo.
Alla destra del monitor invece ci sono:
- nel pannello superiore l’Editor della catalogazione
- nel pannello inferiore Messages / Tag Information / Browser / HOL Records / Oggetti
EDITOR DELLA CATALOGAZIONE
L’editor della Catalogazione mostra il record catalografico nel formato da modificare.
Con l'editor della catalogazione si può creare, modificare e cancellare i record catalografici. Si può
usare in modalità semplice o in multicompilazione, visualizzando contemporaneamente due record
sul pannello superiore (come nell’immagine sopra).
Lavorando sul record è possibile attivare i menu Azioni di editing (che contiene l’integra bozza,
controlla il record, aggiusta il record, ecc) e Edita record (che contiene taglia campo, taglia
sottocampo) rispettivamente con il tasto destro del mouse (Azioni di editing) e con il tasto destro
del mouse tenendo premuto lo Shift, il tasto per il maiuscolo (Edita record).
Dall’editor della catalogazione si possono anche visualizzare i record per struttura, cliccando su
sull’icona albero generale
o dal menu Catalogazione®Albero generale .
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L' Albero generale mostra i record nel sistema che sono collegati al record catalografico su cui si
lavora. Ad esempio, visualizza il record amministrativo, le copie, le sottoscrizioni, gli ordini e i
prestiti relativi al record catalografico selezionato. Da questa modalità si ha quindi una visione
globale del materiale e della sua storia nel sistema.
MESSAGGI / INFO SUI CAMPI / BROWSER/OGGETTI4
Il pannello inferiore mostra in una serie di tab sovrapposte varie tipologie di informazioni associate
al record editato nel pannello superiore.
4
Le tab non descritte in questo manuale non sono in uso su SBS.
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Messaggi
La finestra Messaggi elenca segnalazioni ed eventuali problemi riscontrati dal controllo automatico
fatto dal software in fase di salvataggio. Se non vengono individuati problemi nel record che si sta
editando la finestra sarà vuota altrimenti compariranno dei messaggi.
Se il controllo infatti rintraccia qualche irregolarità si apre prima una finestra di segnalazione degli
errori, che poi vengono riportati in questa tab.
Selezionando ciascuna linea d’errore sul record editato nel pannello superiore si evidenziano le
irregolarità nei campi del record.
Il tasto Vedi relazione si attiva soltanto quando il problema riguarda un altro record connesso in
qualche modo a quello su cui si sta lavorando, in quel caso cliccando su Vedi relazione viene
mostrato il record collegato (ad esempio se cerco di cancellare un record collegato ad una copia, o
ad un spoglio).
Gli errori segnalati in verde rendono possibile comunque il salvataggio del record (cliccando su
Ignora in fase di salvataggio), quelli in rosso bloccano il salvataggio sul server fino a correzione
avvenuta.
E’ buona norma in ogni caso verificare se i messaggi proposti siano effettivamente da ignorare o se
non ci siano da fare delle correzioni prima del salvataggio definitivo.
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Info sui campi
La finestra Info sui campi fornisce una guida all'uso degli indicatori validi, codici di sottocampo e
valori per il campo selezionato nel pannello superiore. Per ottenere un aiuto su di un campo, porre il
cursore sul campo di interesse, nella finestra verranno automaticamente visualizzate le informazioni
rilevanti.Si ottiene per il campo informazioni relative alla compilazione oltre che il link alle
eventuali FAQ ad esso collegate.
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Browser
il pannello Browser mostra i record come compaiono nel Web OPAC. Il record viene presentato in
questa finestra dopo aver selezionato dal menu Catalogazione à Web OPAC o cliccando su
CTRL+O. Questa opzione può essere un utile strumento di verifica della correttezza del lavoro
svolto a salvataggio avvenuto.
Attenzione però questa finestra non viene aggiornata quando si passa da un record all’altro, ma per
visualizzare il nuovo record bisogna ripetere la visualizzazione.
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Oggetti
La finestra Oggetti serve per la visualizzazione dell’oggetto digitale collegato alla descrizione
bibliografica’. Nel caso in cui non ci sia nessun oggetto digitale la tab si presenta bianca.
Per vedere un oggetto, seleziona dalla lista Titoli oggetti l'oggetto rilevante.
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2. IL FLUSSO DI LAVORO IN CATALOGAZIONE
Ricerca record
bibliografico
no
Creazione
nuovo record
bibliografico
Esiste?
si
Creazione della copia
o altra attività legata
alla tipologia di
materiale
(sottoscrizione, ecc) e
all’attività in corso
Creazione
eventuali legami
tra i record
bibliografici
Verifica legame
authority con
SBS10
Creazione
nuovo
record di
Authority
no
Esiste
l’autore in
SBS10?
si
Crea legame
con autore
esistente
Facoltativo in
base alla pw
personale
Creazione
e invio
TRIGGER
Creazione della copia o
altra attività legata alla
tipologia di materiale
(sottoscrizione, ecc) e
all’attività in corso
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2. IL FLUSSO DI LAVORO IN CATALOGAZIONE
Come esposto nel diagramma di flusso la prima fase del lavoro è sempre la ricerca del record
bibliografico sul catalogo. La ricerca5 si effettua:
· Direttamente dalla barra dei record, nella barra di catalogazione, conoscendo il numero di
sistema del record bibliografico.
·
Dalla Tab della ricerca integrata nei vari moduli6.
Nel primo caso il record si aprirà direttamente nell’editor della catalogazione, nel secondo dal nodo
Visualizza cliccare su Cataloga per passare nell’editor della catalogazione7.
Dopo la ricerca, il lavoro si divide in due sostanziali tipologie in base alla presenza o meno del
record in catalogo: nel primo caso si passa al recupero della notizia ed alla conseguente creazione
del record di copia8, senza dover trasportare il record in catalogazione e doverlo modificare, mentre
nel secondo caso si passa alla procedura di creazione del record bibliografico.
Il flusso di lavoro in fase di creazione in catalogazione è diviso essenzialmente in tre fasi
successive:
Creazione del record àVerifica/creazione legami di Authority à Creazione delle copie o
altra attività legata alla tipologia di materiale (sottoscrizione, ecc) e all’attività in corso.
In particolare in base alle diverse tipologie di materiale si possono illustrare in linea di massima
alcune procedure di creazione dei record del catalogo:
Creazione monografia9
Creazione del record àCreazione legami di Authority à Creazione della copia
Opera in più volumi descritta in un solo record bibliografico
Creazione del record àCreazione legami di Authority à Creazione delle copie (una per ogni
volume parte dell’opera)
Opera in più volumi descritta a livelli
Creazione del record della madre (scheda generale di descrizione dell’opera) à Creazione dei
record figlie, uno per ciascun volume dell’opera à Creazione legami tra i record bibliografici10
àVerifica/creazione legami di Authority à Creazione delle Copie nei record figlie, una per
ciascun volume dell’opera.
5
Per una esposizione circostanziata delle procedure di ricerca si rimanda al relativo manuale sulla ricerca di SBS.
Per le modalità di ricerca vedi il manuale SBS La ricerca dalla GUI in Aleph500.
7
Trasferire il record in catalogazione è un’operazione che può essere necessaria nel caso di eventuali modifiche da apportare al
record bibliografico originario, ma non indispensabile.
8
Vedi il manuale SBS di gestione delle copie.
9
In questo flusso di lavoro rientrano tutte le tipologie di materiale non citate (libro antico, microforme, audiovisivi, risorse
elettroniche, ecc.).
10
Questa fase del lavoro si rende necessaria in questo caso per collegare i record figlie, che descrivono i singoli volumi, al record
madre che descrive l’intera opera.
6
12
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Periodico
Creazione del record àCreazione legami di authority à Passaggio alla tab dei periodici nel
modulo delle Acquisizioni àCreazione della sottoscrizione àCreazione dei fascicoli
Record analitico (spoglio)
Creazione del record à Creazione legami di Authority à Creazione legami tra i record
bibliografici (legame gerarchico con record bibliografico superiore)
Creazione record di monografia con ordine
Creazione del record à Creazione dell’ordine11 (generazione automatica del record di copia)
Creazione record di periodico con ordine
Creazione del record à Passaggio alla tab degli ordini nel modulo delle Acquisizioni àCreazione
dell’ordine12.
3. ATTIVITA’ RELATIVE ALLA CATALOGAZIONE
Qui di seguito si descrivono varie azioni che si possono rendere necessarie in fase di catalogazione
A - CREAZIONE
In fase di creazione del record bibliografico qualsiasi procedura si segua il programma aprirà un
record di tipo NEW*13 in locale e dopo il salvataggio assegnerà un numero di sistema al record.
A.1 - Creazione record bibliografico da bozza
Per creare un nuovo record bibliografico bisogna prima aprire la bozza di catalogazione14
corrispondente alla tipologia di materiale da catalogare.
Selezionare dunque l’icona corrispondente a destra del monitor in alto oppure da Catalogazione à
Apri bozza di catalogazione, o ancora con i comandi Ctrl + A.
11
All’arrivo della copia in biblioteca in fase di completamento della catalogazione è consigliabile compiere le verifiche necessarie
non effettuate prima. Questo è essenzialmente il flusso di lavoro di modifica e controllo del record: Recupero del record creato per
l’ordine àVerifica ulteriore su eventuale presenza in catalogo del record àModifica del record e verifica/creazione dei
legami à Modifica e integrazione del record di copia già esistente.
12
Quando il periodico arriva in biblioteca e la catalogazione viene completata è consigliabile comunque fare delle verifiche. Questo
in breve il flusso di lavoro: Recupero del record creato per l’ordine àVerifica ulteriore su eventuale presenza in catalogo del
record àModifica del record e verifica/creazione dei legami à Passaggio alla tab dei periodici nel modulo delle Acquisizioni
àCreazione della sottoscrizione àCreazione dei fascicoli
13
L’asterisco sta per il numero progressivo fino a 999 che viene assegnato al record locale sul tuo pc, per es. NEW116.mrc.
14
E’ possibile aprire un nuovo record anche dal menu CatalogazioneàNuovo record. Dopo la scelta del formato si aprirà un
template composto solo dai campi Unimarc minimi per la creazione del record (LDR, 100, 200, 801) che andranno debitamente
integrati con altri campi. Per questo è comunque consigliabile scegliere la bozza di catalogazione poiché ciascun template disponibile
è stato creato con i campi predefiniti per la tipologia di materiale. I template contengono i campi comunemente usati per quel
materiale, ma naturalmente sta al catalogatore stabilire se riempirli tutti, se lasciare alcuni vuoti in base, se aggiungere altri campi in
base alle esigenze.
13
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Si apre così la lista dei template disponibili, tra i quali selezionare quello che interessa .
Compilare il record e per salvare sul disco locale e sul server cliccare sull’icona in alto a destra
oppure Catalogazione à Salva sul server e su disco locale, o ancora CTRL + L15.
A.2 - Duplicazione del record
La funzione Duplica il record16 permette di creare un nuovo record duplicandone uno esistente.
Selezionare il record da duplicare, cliccare su Catalogazione à Duplica record oppure sui
comandi CRTL + N.
Il sistema chiede di selezionare il database sul quale si vuol salvare il nuovo record:
15
N.B. In questa fase ancora nessun record amministrativo è legato al bibliografico, quando però si trascina il record bibliografico
nella tab delle copie per la creazione delle holding il record amministrativo viene generato automaticamente.
16
In questo caso può essere utile impostare la multicompilazione per avere in modifica entrambi i record. La multicompilazione si
imposta dall’apposita icona in alto a destra
, o selezionandolo da CatalogazioneàModalità multifunzione.
14
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Scegliere il database e cliccare su OK. Si aprirà così un record NEW duplicato dal record
selezionato, dopo aver apportato le necessarie modifiche salvare sul server.
Nel caso di molte modifiche da apportare può essere utile la funzione Integra con la bozza, in
questo modo, selezionando il template che interessa il record verrà integrato con i campi standard
per la tipologia di materiale.
A. 3 - Catalogazione derivata
In Aleph 500 due sono i modi di fare catalogazione derivata:
1) Effettuando l’interrogazione di un altro catalogo dalla tab della Ricerca all’interno del client:
- in Ricerca base o Ricerche fisse selezionando il catalogo dal menu a tendina Base
- in Ricerca CCL selezionando uno o più cataloghi dalla lista
Verranno automaticamente interrogati i cataloghi selezionati, i risultati trasferiti in Catalogazione
potranno essere così derivati.
2) Facendo la ricerca direttamente su un OPAC esterno ed importando in seguito i risultati sulla
GUI.
15
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A. 3.1 - Catalogazione derivata – record recuperato dalla Tab della RICERCA
Dopo aver concluso la ricerca dal nodo Trova, trasferire il record scelto in catalogazione e
duplicarlo da Catalogazione àDuplica record. Viene richiesto di selezionare il database sul quale
si vuol duplicare il record.
Scegliere poi dal menu Azioni di Editing à Aggiusta il record.
Si apre in questo modo la lista delle routine di sistemazione.
Le routine di fix sono procedure standard che automaticamente controllano ed effettuano modifiche
sui record catalogati.
16
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In base alle caratteristiche del record, oltre alle sistemazioni da UNIMARC a UNIMARC, da
USMARC a UNIMARC e da IBERMARC a UNIMARC, potrebbe essere necessario utilizzare
Sistema LDR per lavorare sul leader, o Aggiorna la data.. per modificare il campo 100.
Dopo aver eseguito le procedure di conversione disponibili sul record derivato è necessario fare
Azioni di Editing à Integra con la bozza scegliendo il template SBS01_801derivato.mrc (nel
caso in cui si stia lavorando su SBS01) oppure SBS02_801derivato.mrc (nel caso in cui si stia
lavorando su SBS02).
In questo modo si integrerà il record con i campi obbligatori necessari nel caso di record derivati, in
particolare verrà aggiunto il campo 801 Fonte di provenienza del record, secondo indicatore
uguale a “2” cioè l'indicazione dell'agenzia responsabile della modifica del record.
Per quanto concerne gli altri campi da mantenere ed eliminare in caso di catalogazione derivata si
rimanda alla FAQ 119.
A questo punto, dopo aver apportato le modifiche, salvare sul server.
A. 3.2 - Importa record – Record recuperato da un OPAC esterno
Attraverso il nodo Importa record si accede ad una modalità alternativa alla precedente per fare
catalogazione derivata.
Questa funzione consente di importare nel proprio database un record derivato precedentemente da
un altro catalogo e salvato nella cartella: C:\AL500\CATALOG\CONVERTIN17. Il file deve
essere per il download in formato MARC(unicode/UTF-8).
Questa operazione è naturalmente esterna ad Aleph ed è un normale salvataggio di file sul PC18.
Dopo aver effettuato l’operazione di salvataggio nella cartella sopra indicata si procede alla
conversione su Aleph operando direttamente dalla GUI.
Cliccare sul nodo Importa record in modo da evidenziare il pannello apposito. :Inserire il nome
del file da convertire nel campo File di input del pannello superiore o cliccare sul pulsante al lato
destro del campo per selezionare il drive, la directory e il nome del file dalla finestra.
Selezionare il programma di conversione da utilizzare per convertire il file dal menu Procedure di
conversione (2709 OCLC conversion with all fix )e cliccare su Converti 19 .
17
Attenzione al momento dell’installazione del programma le cartelle CONVERTIN e CONVERTOUT non esistono,
esse vengono generate automaticamente al primo salvataggio di file. Infatti le 2 cartelle si creano automaticamente
selezionando il nodo [I] Importa record. Non ci si deve quindi stupire se al primo salvataggio nel CATALOG la
cartella non compare. Effettuando il salvataggio in questa cartella, quando andremo ad importarlo nel nostro sistema lo
troveremo nella sua cartella ConvertIn.
18
Se per le ricerche su vari cataloghi si usa come browser Mozilla-Firefox il salvataggio del record importato andrà in
automatico nella cartella dei download creata dal browser stesso. In questo caso il record andrà riaperto con Wordpad o
Textpad e salvato nuova mente nella cartella ConvertIn.
19
Verificare che la procedura di conversione selezionata sia sempre: 2709 OCLC conversion with all fix.
17
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Un nuovo file con i record convertiti verrà creato.
Nella finestra Output compare il nome assegnato al file da importare mentre nel pannello inferiore
sono riportati i dati relativi al record convertito.
Cliccare quindi su Edita a destra del pannello superiore per trasferire in Catalogazione il record:
Scegliere poi dal menu Azioni di Editing à Aggiusta il record e selezionare la procedura di fix
necessaria alla conversione del record in UNIMARC20.
E’ necessario in seguito modificare il record con Azioni di Editing à Integra con la bozza
scegliendo il template SBS01_801_derivato.mrc (nel caso in cui si stia lavorando su SBS01)
oppure SBS02_801_derivato.mrc (nel caso in cui si stia lavorando su SBS02).
In questo modo si integrerà il record con i campi obbligatori nel caso di record derivati, in
particolare verrà aggiunto il campo 801 Fonte di provenienza del record, secondo indicatore
uguale a “2” cioè l'indicazione dell'agenzia responsabile della modifica del record.
Se necessario si può fare ancora Integra con la bozza per integrare il record con un template
relativo alla tipologia di materiale trattato.
A questo punto dopo aver apportato le modifiche, salvare sul server.
20
Se ad esempio il record esportato dal catalogo è in formato USMARC si utilizzerà la routine Conversione da
USMARC a UNIMARC, se è in formato UNIMARC si selezionerà la routine di Conversione da UNIMARC a
UNIMARC.
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Se non si vuole editare i record immediatamente, si può farlo in un secondo momento rientrando nel
nodo Importa record. I file convertiti vengono infatti mantenuti fino a quando non si decide di
rimuoverli con il tasto Rimuovi posto a destra della finestra di output nel pannello superiore.
I file importati rimarranno visibili nella finestra di output in ordine di tempo (prima i più recenti), in
attesa di modifica per la definitiva modifica.
B - MODIFICA
B.1 - Modifica record bibliografico
Richiamare il record da modificare attraverso la tab della ricerca o direttamente dalla barra dei
record quando si conosce il n. di sistema.
Dopo la modifica salvare sul disco locale e sul server.
B.2 - Integrazione con la bozza di catalogazione
La funzione Integra con la bozza di catalogazione aggiunge al record attivo campi e sottocampi
recuperandoli da una bozza di catalogazione predefinita. Tale funzione è attiva solo quando il
record su cui si sta lavorando è aperto.
Quindi con il record aperto in catalogazione cliccare su Azioni di Editing à Integra con la bozza
o su Ctrl + E, o ancora cliccando sul tasto destro del mouse.
19
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Dopo le modifiche, salvare il record sul server.
B. 3 - Cambia il formato del record
La funzione Cambia il formato del record permette di modificare il formato del record che,
ricordiamo, varia in base alla tipologia di materiale. Con il record aperto in catalogazione cliccare
su Azioni di Editing àCambia formato del record.
Si apre la lista dei formati disponibili da selezionare:
20
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Scegliere il formato desiderato cliccandoci sopra e conferma con OK.
Dopo la scelta, salvare sul server. I controlli automatici saranno eseguiti sui campi obbligatori del
nuovo formato del record e di conseguenza segnalati nei Messaggi del Record manager.
ATTENZIONE! Per una corretta registrazione dei dati di elaborazione generale, vedi la FAQ 66.
C - ELIMINAZIONE
Per eliminare un record bibliografico tre sono le fasi successive di controllo ed eliminazione:
Verifica ed eliminazione delle copie o sottoscrizioni o eventuali ordini legati al record
amministrativo 21 à Eliminazione del record amministrativo à Eliminazione del record
bibliografico.
Per l’eliminazione di copie o sottoscrizioni si rimanda ai rispettivi manuali SBS.
Dopo questa fase procedere con l’eliminazione del record amministrativo 22 portandolo in
catalogazione da Record manager con il comando Carica/Crea record. Qui dal menu Edita
testoà Elimina il record dal server o cliccando con tasto destro del mouse, tenendo premuto il
tasto Shift (maiuscolo), selezionare Elimina il record dal server, procedere all’eliminazione del
record amministrativo.
Ripetere quindi la stessa operazione per il record bibliografico in catalogazione, quindi dall’editor
della catalogazione con Edita TestoàElimina record dal server o cliccando con tasto destro del
mouse, tenendo premuto il tasto Shift e selezionando Elimina il record dal server, procedere
all’eliminazione del record bibliografico.
21
Verificare innanzi tutto primo dell’eliminazione della copia che questa non sia in quel momento in prestito. Se così fosse verificare
il rientro prima di procedere all’eliminazione.
22
Se non si segue quest’ordine nell’eliminazione il sistema non consente l’eliminazione del record bibliografico.
21
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4. INSERIMENTO DEI CARATTERI SPECIALI
E’ possibile inserire nel record caratteri non presenti sulla tastiera del pc attivando la tastierina
Aleph
dalla barra delle icone o selezionando Catalogazione à Attiva tastiera o ancora con
il comando CTRL + K.
In questo modo nel pannello inferiore comparirà una tastiera contenente molti caratteri speciali tra i
quali selezionare premendo con il cursore sul tasto della lettera.
Dopo l’uso, per tornare alla visualizzazione precedente deselezionare dall’icona della tastierino
l’opzione dei caratteri speciali
Per i caratteri non presenti nella tastiera si ricorre ai codici Unicode.
5. LAVORARE IN LOCALE
E’ possibile gestire parte del proprio lavoro in locale sul proprio pc attraverso una serie di opzioni
presentate dal menu Catalogazione.
Attenzione!!
I record per entrare a far parte del catalogo devono essere salvati necessariamente anche sul server.
Il lavoro in locale deve essere considerato temporaneo e provvisorio.
SALVA SUL DISCO LOCALE
Dà la possibilità di salvare un record momentaneamente solo in locale sul proprio pc, da
Catalogazione à Salva su disco locale.
In locale si possono salvare fino a 999 record NEW dopodiché il sistema li sovrascrive
automaticamente, per questo motivo questa modalità di lavoro non può rappresentare un sistema
valido di archiviazione di record sul proprio PC23.
Per recuperare il record salvato sarà necessario richiamarlo da Catalogazione à Apri record sul
disco locale.
Si apre cosi la lista dei record salvati.
23
Per archiviare i record in locale eventualmente servirsi del Rinomina su disco locale (operazione descritta più avanti) per dare un
nuovo nome al file e continuare a gestirlo in locale. In ogni caso i record in locale possono essere duplicati, editati ed eliminati come
gli altri.
22
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SALVA TUTTO SUL DISCO LOCALE
Questa funzione permette di salvare le modifiche apportate a tutti i record aperti in quel momento. I
record saranno salvati sul disco locale del tuo computer contemporaneamente.
RINOMINA SUL DISCO LOCALE
Rinomina sul disco locale permette di rinominare il file locale del record visualizzato nell'editor
della Catalogazione. Questa operazione consente di modificare uno stesso record in varie sessioni di
lavoro successive e di salvarlo più volte solo in locale.
Da Catalogazione Rinomina su disco locale
Da qui si apre il form per rinominare
23
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Il record verrà salvato sul disco locale (sul pc) con il nuovo nome, ed è rintracciabile nella lista dei
documenti salvati, in fondo alla lista degli record NEW.
Per esempio:
CREA BOZZA SU DISCO LOCALE
Questa funzione permette di creare una bozza di catalogazione basata su un record aperto.
Questa opzione può essere utile nel caso di tipologie di materiale ricorrente con le medesime
caratteristiche. Si crea la nuova bozza dal menu Catalogazione à Crea bozza su disco locale.
Viene richiesto un nome per il nuovo template, che verrà salvato
C:\AL500\CATALOG\TEMPLATE sul tuo client.
nella cartella:
24
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La bozza sarà così disponibile nell’elenco dei template accessibile da Catalogazione à Apri
bozza di catalogazione, in coda agli altri template già presenti.
Per esempio:
La bozza inserita è nella lista dei template disponibili per il tuo pc, la ritroverai quindi solo sul tuo
client.
Per questo motivo la gestione dei template in locale è comunque sempre a carico dell’operatore in
quanto strettamente legata alla singola postazione di lavoro24.
ELIMINA BOZZA SU DISCO LOCALE
Per eliminare la bozza creata recuperare il file in formato .mrc salvato sulla directory
C:\AL500\CATALOG\TEMPLATE ed eliminarlo dalla cartella.
ELIMINA I RECORD NEW*
E’ possibile cancellare dal disco locale tutti i file NEW* dal menu Catalogazione àElimina i
record NEW*.
Viene richiesta conferma della cancellazione.
Per salvare uno tra questi record è necessario rinominarlo prima, in modo che non risulti più come
NEW*.
Per rinominare il record, dal menu Catalogazione à Rinomina sul disco locale.
24
ATTENZIONE! Un’ avvertenza importante sui template riguarda gli aggiornamenti relativi agli adeguamenti agli standard. In
questo caso, mentre i template comuni saranno aggiornati automaticamente dal SAB, sarà cura del catalogatore uniformare alle
nuove regole il proprio template.
25
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6. CATALOGAZIONE OFF-LINE
L’opzione Catalogazione off-line consente di continuare a catalogare un record anche se non c’è la
connessione col server centrale. E’ possibile attivare manualmente la modalità di catalogazione offline dal menu Catalogazione à Catalogazione off-line.
Per disattivare la Catalogazione off-line, seleziona nuovamente l’opzione Catalogazione off-line
dal menu Catalogazione.
Lavorando fuori rete e’ possibile comunque attivare le funzioni come Aiuto sul campo e Apri
scheda, dato che si basano su dati già scaricati sul tuo PC. Altre funzioni che dipendono dal server
non saranno disponibili fino a quando la connessione col server non sarà ripristinata.
Cosa fare quando torni on-line
Aprire i record salvati in locale da Catalogazione à Apri record sul disco locale e dopo aver fatto
i controlli necessari salvare sul server.
7. AUTHORITY
La verifica dei legami con SBS1025 (database degli autori) è la terza fase del flusso di lavoro in
catalogazione in Aleph 500. Il lavoro su SBS01 e SBS02 richiede infatti per quanto riguarda le
responsabilità presenti nel documento sul quale si sta lavorando (campi 7xx) una serie di operazioni
legate all’archivio di autorità SBS10.
Ciascuna intestazione deve essere collegata necessariamente al relativo record di authority in
SBS10, si dovrà quindi verificare l’esistenza della voce di autorità, selezionarla od eventualmente
crearne una nuova quando questa non sia presente in archivio.
CONTROLLA INTESTAZIONI NEL CATALOGO SBS10
Posizionarsi con il cursore sul campo 7xx ed usare il comando CTRL + F3 oppure da Azioni di
Editing àRicerca le intestazioni nelle liste di un altro catalogo (Authority). Ti viene chiesto di
selezionare il catalogo.
25
SBS10 è l’archivio delle intestazioni Autori di SBS ed è stato generato sulla base delle intestazioni presenti in SBS01 e SBS02. I
record sono strutturati secondo un tracciato Unimarc-Authorities concordato con la Biblioteca nazionale di Firenze.
26
Pagina 27 di 33
Dopo avere selezionato SBS10 si apre la finestra dalla quale selezionare l’intestazione: se la voce
c’è selezionarla e dare OK se non c’è chiudere la finestra con X o con cancella, mai con Invio
altrimenti si cattura l’intestazione della linea evidenziata.
Con questa procedura la responsabilità verrà automaticamente legata alla voce di authority scelta.
In questa finestra compaiono altri pulsanti:
Vai a - Consente di spostarsi sul catalogo scorrendo l’indice;
Espandi - Visualizza i record del database di authority legati a quella intestazione;
27
Pagina 28 di 33
Vedi Doc - Visualizza i record bibliografici relativi alle intestazioni;
Cancella - Elimina la stringa selezionata.
GENERA NUOVO RECORD DI AUTHORITY (ITALIAN BUTTON)
Nel caso che l’intestazione non sia presente nel database, dopo aver effettuato la verifica, che deve
preventivamente sempre essere fatta, è consigliabile concludere la catalogazione del documento e
salvare sul server.
Procedere in seguito alla generazione del nuovo record di authority, dopo essersi posizionati sul
campo 7xx dell’intestazione da creare, con Azioni di Editing àGenera nuovo record di
authority. Tale funzione permette di creare automaticamente, a partire dai 7xx nel record, le voci di
autorità
28
Pagina 29 di 33
Si apre così la routine che genera in automatico l’intestazione:
A questo punto in base al livello della pw si potrà concludere l’intestazione di authority o salvare il
record così com’è con i campi obbligatori riempiti dalla routine (campo 100, campo 200, campo
801) segnalando poi il record all’operatore incaricato di concluderlo attraverso il TRIGGER (vedi
più avanti).
29
Pagina 30 di 33
TRIGGER
Un trigger è la segnalazione della necessità di eseguire un’operazione sul record cui si riferisce,
serve in questo caso per segnalare all’operatore incaricato che il nuovo record di authority è stato
creato ma è ancora incompleto. Per inviare un trigger, con il record di authority aperto in
catalogazione selezionare il menu Azioni di Editing àTrigger dei record.
Quando si apre il form selezionare Nuovo per attivare il pannello inferiore
Dopo aver inserito le informazioni necessarie cliccare su Aggiorna per salvare il trigger.
Per ogni nuovo record di autorithy non completo è obbligatorio fare i trigger.
Periodicamente gli operatori incaricati modificheranno i record segnalati completandoli.
30
Pagina 31 di 33
8. DAL RECORD BIBLIOGRAFICO ALLE FASI DI LAVORO SUCCESSIVE
La quarta fase del lavoro di catalogazione è opzionale, prevede infatti operazioni diverse a seconda
della tipologia di materiale e del contesto di lavoro. Riassumendo brevemente:
·
·
·
·
·
Nel caso di una monografia si passerà alla creazione della copia che viene effettuata dalla
tab Copie. Qui verrà creato il record con tutte le notizie relative alla copia fisica presente in
biblioteca ed i suoi dati amministrativi (n. inventario, ecc.). Per questa fase del lavoro si
rimanda al manuale delle Copie.
Nel caso di un periodico si creeranno sottoscrizione e fascicoli relativi. Dalla modalità
Overview cliccare su Periodici tra i tasti alla destra del record per passare alla tab Periodici
nel modulo delle Acquisizioni. Per il flusso di lavoro vedi il manuale dei Periodici di SBS.
Se si devono creare ordini su questo stesso materiale dalla modalità Overview passare alla
Tab degli Ordini cliccando su Ordini tra i tasti alla destra del record. Per il flusso di lavoro
vedi il manuale SBS delle Acquisizioni.
Se si deve procedere al prestito, dalla modalità Overview passare alla Circolazione
cliccando sul tasto Circolazione tra i tasti alla destra del record, e trascinando
automaticamente il record su questa tab. Per il flusso di lavoro vedi il manuale Circolazione
di SBS.
Se si ha una richiesta di prestito interbibliotecario passare al modulo ILL dalla modalità
Overview da ILL. Per le procedure di invio delle richieste ILL si rimanda all’apposito
manuale ILL di SBS.
APPENDICE 1
TASTI FUNZIONE DI ALEPH 500
Comandi veloci da tastiera disponibili nella GUI della Catalogazione. La seguente tabella mostra i
comandi da tastiera. Questi comandi possono essere personalizzati.
Comando chiave
Azione
Ctrl+K
Ctrl+W
Ctrl+U
Ctrl+C
Ctrl+T
Ctrl+D
Ctrl+S
Ctrl+X
Ctrl+F5
Ctrl+R
Ctrl+F7
Ctrl+N
Attiva la tastiera
Controlla campo
Controlla record
Copia
Copia Campo
Copia record
Copia Sottocampo
Taglia
Cancella Campo
Cancella Record
Cancella Sottocampo
Duplica Record
31
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Ctrl+F12
F1
F11
Ctrl+E
F5
F6
F7
Ctrl+F
Ctrl+A
Ctrl+V
Alt+T
Alt+D
Alt+S
Ctrl+P
Ctrl+Y
Ctrl+L
F3
Ctrl+F3
F4
Ctrl+F4
Ctrl+F8
Ctrl+M
Ctrl+P
F8
F2
F9
Ctrl+Z
Ctrl+O
Inserisci modalità Testo
Apre una guida rapida sul pannello su cui si è
posizionati
Inserisci valore Unicode
Integra con la bozza di catalogazione
Aggiungi campo (dalla lista)
Nuovo campo (definito dall'utente)
Aggiungi Sottocampo
Apri scheda
Apri bozza di catalogazione (template)
Incolla
Incolla campo
Incolla record
Incolla sottocampo
Stampa
Ripeti
Salva su server e su disco locale
Ricerca il contenuto del campo nelle liste del
database corrente
Ricerca il contenuto del campo nelle liste di un
altro database
Ricerca il contenuto del sottocampo nelle liste
del database corrente
Ricerca il contenuto del sottocampo nelle liste
di un altro database
Ricerca le opzioni di sottocampo. Consente di
accedere e di catturare da elenchi controllati i
contenuti per determinati sottocampi (101, 102,
210$a, 210$c, 952$f, BAS).
Ordina il record
Crea anteprima di stampa, e manda in stampa
record su cui si opera
Passa alla Tab Copie
Passa alla Tab Record
Passa alla finestra di ricerca
Annulla comando
Vedi in Web OPAC
32
Pagina 33 di 33
APPENDICE 2
PUNTEGGIATURA
La punteggiatura ISBD viene inserita automaticamente tuttavia ai fini della corretta indicizzazione è
bene ricordare la necessità di inserire le doppie uncinate << >> quando ad inizio del titolo ci sia un
articolo. L’esclusione dell’articolo tramite le doppie uncinate ha come scopo, di impostare un
ordinamento corretto. Naturalmente si dovrà inserire all'interno delle doppie uncinate tutto ciò che
si intende escludere dall'ordinamento alfabetico, quindi anche lo spazio successivo all’articolo.
Nel caso di articolo con apostrofo invece non inserire lo spazio tra quest’ultimo e l’uncinata chiusa
nella seguente forma: <<L’>>.
Questa regola è valida per i seguenti campi e sottocampi:
200 $a (titolo proprio) su tutte le occorrenze, cioè se il $a viene ripetuto le uncinate andranno
inserite anche nel secondo $a.
200 $c (Altro titolo proprio con indicazione di responsabilità diversa).
200 $i (Titolo dipendente).
E’ necessario omettere dall'indicizzazione gli articoli (in tutte le lingue ed in tutte le forme) anche:
dal sottocampo a del campo della serie (225 e 410);
dai campi 4XX (traduzione di, tradotto come...)
dai campi 5XX (varianti del titolo, titolo di copertina)
insomma tutti quei campi in cui viene creato l'accesso al titolo da cui deve essere omesso l'articolo.
Alcuni esempi:
- articoli con l'apostrofo
<<L'>>acqua (nessuno spazio nè dentro alle uncinate, nè dopo la chiusura delle uncinate);
<<La >>storia (lo spazio è inserito prima della chiusura delle uncinate, non dopo);
<<Der >>Tod in Venedig;
<<L'>>importance de bien vivre.
33

Catalogazione - Sistema Bibliotecario di Ateneo

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