Guida in linea di Desktop Messagging per Lotus

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Nortel CallPilot
Guida in linea di Desktop
Messagging per Lotus Notes
NN44200-104-IT
Stato del documento: Standard
Versione del documento: 01.02
Data del documento: 11/04/2007
Copyright © 2007, Nortel Networks
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Originato in Canada
Le informazioni sono soggette a modifica senza preavviso. Nortel Networks si riserva il diritto di apportare modifiche
alla progettazione o ai componenti in base ai progressi tecnologici e produttivi.
Il processo di trasmissione dei dati e dei messaggi vocali tra CallPilot e i server, i commutatori o il sistema è di proprietà
di Nortel Networks. Un diverso uso dei dati e del processo di trasmissione costituisce una violazione della licenza
dell'utente, tranne se autorizzato in forma scritta da Nortel Networks. Le violazioni della licenza derivanti da un uso
improprio di una parte del processo o dei componenti hardware coinvolti costituisce motivo di immediata risoluzione
del contratto di licenza e conferisce a Nortel Networks il diritto di adottare i provvedimenti necessari.
Nortel Networks e i marchi di terzi sono riportati nelle pagine seguenti:
*Nortel, il logo Nortel, Globemark, Unified Networks, BNR, CallPilot, DMS, DMS-100, DMS-250, DMS-MTX, DMSSCP, DPN, Dualmode, Helmsman, IVR, MAP, Meridian, Meridian 1, Meridian Link, Meridian Mail, Norstar, SL-1,
SL-100, Succession, Supernode, Symposium, Telesis e Unity sono marchi di Nortel Networks.
3COM è un marchio di 3Com Corporation.
ACCENT è un marchio di Accent Software International Ltd.
ADOBE è un marchio di Adobe Systems Incorporated.
AMDEK è un marchio di Amdek Corporation.
AT&T è un marchio di American Telephone and Telegraph Corporation.
ATLAS è un marchio di Quantum Corporation.
ATRIA è un marchio di Pure Atria Corporation.
BLACKBERRY è un marchio di Research in Motion Limited.
CASEWARE è un marchio di Caseware International, Inc.
CONTINUUS è un marchio di Continuus Software Corporation.
CRYSTAL REPORTS è un marchio di Seagate Software Inc.
DEFINITY è un marchio di Avaya Inc.
DIALOGIC, INTEL e VOICEBRIDGE sono marchi di Intel Corporation.
DIVX è un marchio di DivXNetworks, Inc.
EUDORA e QUALCOMM sono marchi di Qualcomm, Inc.
eTrust e InoculateIT sono marchi di Computer Associates Think Inc.
DIRECTX, EXCHANGE.NET, FRONTPAGE, INTERNET EXPLORER, LINKEXCHANGE, MICROSOFT,
MICROSOFT EXCHANGE SERVER, MS-DOS, NETMEETING, OUTLOOK, POWERPOINT, VISUAL STUDIO,
WINDOWS, WINDOWS MEDIA e WINDOWS NT sono marchi di Microsoft Corporation.
GROUPWISE e NOVELL sono marchi di Novell Inc.
HITACHI è un marchio di Hitachi Limited.
LOGITECH è un marchio di Logitech, Inc.
LUCENT è un marchio di Lucent Technologies, Inc.
MATRA è un marchio di Matra Hachette.
MCAFFEE e NETSHIELD sono marchi di McAfee Associates, Inc.
MYLEX è un marchio di Quantum Corporation.
NET2PHONE è un marchio di Net2Phone, Inc.
NETOPIA è un marchio di Net2Phone, Inc.
NETSCAPE COMMUNICATOR è un marchio di Netscape Communications Corporation.
NOTES è un marchio di Lotus Development Corporation.
NORTON ANTIVIRUS e PCANYWHERE sono marchi di Symantec Corporation.
POWERQUEST è un marchio di PowerQuest Corporation.
PROMARK e RHOBOT sono marchi di DMI Promark, Inc.
QUICKTIME è un marchio di Apple Computer, In.
RADISYS è un marchio di Radisys Corporation.
ROLM è un marchio di Siemens ROLM Communications Inc.
SLR4, SLR5 e TANDBERG sono marchi di Tandberg Data ASA.
SONY è un marchio di Sony Corporation.
SYBASE è un marchio di Sybase, Inc.
TEAC è un marchio di TEAC Corporation.
UNIX è un marchio di X/Open Company Limited.
US ROBOTICS, il logo US ROBOTICS e SPORTSTER sono marchi di US Robotics.
WINAMP è un marchio di Nullsoft, Inc.
WINRUNNER è un marchio di Mercury Interactive Corporation.
WINZIP è un marchio di Nico Mark Computing, Inc.
Sommario
Informazioni sull'assistenza
7
Uso di Desktop Messaging per Lotus Notes
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Nortel CallPilot
Guida in linea di Desktop Messagging per Lotus Notes
NN44200-104-IT 01.02 Standard
5.0 11/04/2007
Nortel Networks
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Sommario
Nortel CallPilot
5.0 11/04/2007
Nortel Networks
In questa sezione vengono fornite informazioni relative all'assistenza per i
prodotti e i servizi Nortel.
Assistenza tramite il sito Web Nortel
Il modo migliore per ottenere assistenza per i prodotti Nortel consiste nel
consultare il sito Web di assistenza tecnica Nortel:
www.nortel.com/support
Questo sito consente di accedere rapidamente a software, documentazione,
bollettini e strumenti per la risoluzione dei problemi relativi ai prodotti Nortel.
In particolare, il sito consente di:
•
scaricare software, documentazione e bollettini relativi ai prodotti
•
cercare nel sito Web di assistenza tecnica e nella Knowledge Base di
Nortel le risposte a problemi di natura tecnica
•
richiedere la notifica automatica degli aggiornamenti sui componenti
software e la documentazione dei dispositivi Nortel
•
aprire e gestire le schede di assistenza tecnica.
Assistenza telefonica tramite un Solutions Center di Nortel
Se nel sito di assistenza tecnica Nortel non sono presenti le informazioni
desiderate e si dispone di un contratto di assistenza, è possibile ricevere
assistenza telefonica rivolgendosi a un Solutions Center Nortel.
Negli Stati Uniti, contattare il numero 1-800-4NORTEL (1-800-466-7835).
Negli altri paesi, visitare il sito Web indicato di seguito per cercare il numero
appropriato per le diverse regioni:
www.nortel.com/callus
Nortel CallPilot
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Nortel Networks
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Assistenza specialistica mediante il codice di instradamento
espresso
Per accedere ad alcuni Solutions Centers, è possibile utilizzare un codice di
instradamento espresso (ERC), che consente di instradare rapidamente la
chiamata a un esperto del prodotto o del servizio Nortel in questione. Per
conoscere il codice ERC di un prodotto o servizio specifico, visitare il sito
Web:
www.nortel.com/erc
Assistenza tramite un distributore o un rivenditore Nortel
Se si acquista un contratto di assistenza per un prodotto Nortel presso un
distributore o un rivenditore autorizzato, contattare l'assistenza tecnica del
distributore o del rivenditore stesso.
Nortel CallPilot
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Uso di Desktop Messaging per Lotus
Notes
CallPilot* di Nortel rappresenta un sistema avanzato per le comunicazioni
aziendali che garantisce un'eccellente flessibilità nella gestione dei
messaggi.
È possibile utilizzare CallPilot dal telefono o dal computer. Desktop
Messaging offre l'accesso alla casella vocale di CallPilot tramite l'account email Lotus Notes. Di seguito, sono riportati diversi modi in cui è possibile
utilizzare CallPilot insieme alla posta elettronica:
•
Ascoltare messaggi vocali.
•
Visualizzare e stampare messaggi fax.
•
Registrare e inviare messaggi vocali.
•
Creare e inviare messaggi fax.
•
Inoltrare e rispondere a messaggi fax e vocali.
•
Chiamare il mittente di un messaggio.
•
Contattare il mittente mediante la funzione di messaggistica immediata.
•
Definire ulteriormente i messaggi aggiungendo opzioni quali urgente e
privato.
•
Eseguire il controllo ortografico dei messaggi prima di inviarli.
•
Allegare file di testo, voce o fax ai messaggi.
•
Indirizzare i messaggi a utenti CallPilot su server locali e remoti, così
come a destinatari non CallPilot.
•
Creare liste di distribuzione CallPilot.
•
Modificare la password di CallPilot.
•
Accedere a My CallPilot tramite Web per visualizzare le informazioni
sull'utente e modificare le impostazioni delle funzioni.
Nortel CallPilot
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Alcune funzioni riportate in questa guida potrebbero non essere disponibili
per la casella vocale CallPilot in uso. Per ulteriori informazioni, consultare
l'argomento Disponibilità delle funzioni nella Guida in linea di Desktop
Messaging oppure contattare l'amministratore.
Introduzione
Informazioni sulla guida
La guida in linea fornisce una panoramica sull'uso di CallPilot con l'account
e-mail Lotus Notes.
Le istruzioni e le immagini riportate in questa guida forniscono le informazioni
generali per l'uso di CallPilot con il proprio account di posta elettronica. Le
caratteristiche specifiche variano a seconda del sistema operativo utilizzato
e delle funzioni disponibili per la casella vocale CallPilot.
Per una maggiore assistenza per l'uso di CallPilot, consultare la Guida in
linea di Desktop Messaging.
Requisiti necessari
Prima di iniziare a utilizzare CallPilot, l'amministratore deve verificare che
l'account di posta elettronica in uso sia configurato correttamente per
CallPilot. È necessario configurare il computer in base ai seguenti requisiti:
•
CallPilot Player per riprodurre e registrare i messaggi vocali
•
driver del Fax Nortel per creare fax
•
client di posta elettronica del groupware Lotus Notes 6.0, 6.5 e 7.0
•
Windows 2000 Professional, Windows XP e Windows Vista
•
monitor a 256 colori, 800 x 600
•
15 MB di spazio libero su disco per installare il software
•
scheda audio e altoparlanti per eseguire i messaggi vocali sul computer
•
un microfono collegato al computer o un telefono accanto al computer
per registrare i messaggi vocali
•
LAN (Ethernet), ISDN, ADSL o connessione remota al server CallPilot
per accedere ai messaggi CallPilot
•
Per l'accesso My CallPilot
— Per Windows: Internet Explorer 6.0 e 7.0, Firefox 2.0 per Windows
— Per Macintosh: Safari 1.3.2 per Macintosh OS X
— Per Linux: Mozilla 1.7.x, Firefox 2.0
Per maggiori informazioni sulle ultime versioni supportate, contattare
l'amministratore CallPilot.
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Accesso
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Utilizzo in ambiente Citrix Thin Client da un Terminal Server di Windows
Dopo che l'amministratore ha eseguito l'installazione di CallPilot Desktop
Messaging sul Terminal Server di Windows e l'aggiornamento dei database
della posta sul server Domino, gli utenti Citrix Thin Client possono utilizzare
il client Lotus Notes abilitato per CallPilot.
Se, terminata la configurazione del server, il client Lotus Notes viene avviato
per la prima volta, CallPilot Desktop Messaging rileva i database della posta
aggiornati, apporta tutte le modifiche necessarie nel file di inizializzazione del
client Lotus Notes (NOTES.INI) e richiede all'utente di finalizzare la
configurazione riavviando il client.
Accesso
È possibile accedere a CallPilot quando si accede al proprio account di posta
elettronica.
Per effettuare l'accesso da Lotus Notes
Per effettuare l'accesso a CallPilot da Lotus Notes, effettuare le operazioni
descritte di seguito.
Fase Operazione
1
Aprire una qualsiasi delle viste di CallPilot Desktop Messaging. Se
CallPilot Desktop Messaging viene aperto con Lotus Notes 6.xx o
successive, viene visualizzata la finestra di dialogo Accesso a
CallPilot.
2
Nella casella Casella vocale, digitare o selezionare il numero della
casella vocale CallPilot.
3
Nella casella Password digitare la password di CallPilot.
4
Selezionare Memorizza password se si desidera effettuare
l'accesso automatico a CallPilot.
5
Fare clic su OK.
—Fine—
Nota 1: non selezionare la casella Memorizza password su un
computer in condivisione.
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Nota 2: CallPilot Desktop Messaging supporta più accessi Lotus Notes
alla stessa casella vocale da diversi computer.
Per uscire
Quando si chiude la posta elettronica di Lotus Notes, si esce
automaticamente anche da CallPilot.
Accesso remoto
È possibile accedere alla casella vocale da qualsiasi computer con CallPilot
installato e configurato nello stesso modo del computer dell'ufficio. Ad
esempio, è possibile utilizzare un computer configurato per un accesso di
tipo guest o il computer domestico con una connessione remota al server.
Supporto a più database di posta Lotus Notes
CallPilot consente agli utenti di Lotus Notes di cambiare database di posta
in avvio di sessione o durante la sessione stessa.
In avvio
Se, all'avvio del client Lotus Notes, si apre un database di posta diverso da
quello usato nella precedente sessione, CallPilot Desktop Messaging rileva
la differenza e si sincronizza automaticamente sul nuovo database.
Cambio del database di posta durante la sessione attiva
È anche possibile cambiare il database di posta in uso durante la sessione
attiva di Lotus Notes e CallPilot (ovvero, quando si è collegati a un database
di posta di Lotus Notes con il client CallPilot attivo).
È possibile cambiare database di posta in uno dei modi seguenti:
Fase Operazione
1
Mediante l'accesso alla vista di CallPilot Desktop Messaging da un
altro database di posta di Lotus Notes. CallPilot Desktop Messaging
rileva questa differenza e avverte che CallPilot è collegato a un
diverso database di posta. Se si sceglie di effettuare il collegamento
all'altro database, fare clic su Sì nella finestra di dialogo; CallPilot si
sincronizza sul nuovo database di posta. Se si risponde No, la
sincronizzazione non viene eseguita. Per utilizzare CallPilot in questo
caso, è necessario tornare al database di posta già sincronizzato con
CallPilot Desktop Messaging.
OPPURE
2
Mediante l'esecuzione dei comandi di CallPilot (ovvero l'apertura di
un messaggio, l'utilizzo dei menu e così via) in un database di posta
diverso da quello già sincronizzato con CallPilot. CallPilot Desktop
Messaging rileva questa differenza e avverte che CallPilot deve
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Uso dei messaggi CallPilot
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sincronizzarsi con il nuovo database di posta prima di implementare
il comando. Quando si fa clic su OK, viene eseguita la
sincronizzazione, al termine della quale è possibile eseguire
nuovamente il comando di CallPilot.
—Fine—
Uso dei messaggi CallPilot
Se CallPilot è installato, quando si apre la posta elettronica, i messaggi
CallPilot appaiono nella vista di CallPilot Desktop Messaging.
Per controllare l'arrivo di nuovi messaggi
L'indicatore di attesa dei messaggi di CallPilot, che si trova nell'area di
notifica della barra delle applicazioni, diventa rosso e avvisa quando arriva
un nuovo messaggio. Per ulteriori suggerimenti sull'uso dell'indicatore di
attesa del messaggio o per disattivarlo, vedere Utilizzo dell'indicatore di
attesa dei messaggi. I nuovi messaggi sono visualizzati in rosso.
Per aprire un messaggio
Per aprire un messaggio, fare doppio clic sulla riga del messaggio. Vedere
Riproduzione dei messaggi vocali e Visualizzazione dei messaggi fax.
Cancellazione di un messaggio
Fare clic su un messaggio di CallPilot in Posta in arrivo per selezionarlo,
quindi fare clic sull'icona Elimina nella barra degli strumenti.
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Nota: è possibile eliminare un messaggio aperto di CallPilot facendo
clic sull'icona Elimina.
Contrassegnare messaggi CallPilot come letti o non letti
Nella Posta in arrivo, i messaggi non letti sono visualizzati in rosso, mentre
quelli letti in nero. È possibile impostare un messaggio come letto o non letto.
Questi cambiamenti si rifletteranno anche sull'indicatore di attesa dei
messaggi. Ad esempio, se non sono presenti messaggi non letti e se ne
contrassegna uno come non letto, l'indicatore di attesa dei messaggi viene
di nuovo visualizzato.
Fase Operazione
1
Aprire la casella Posta in arrivo di CallPilot e selezionare uno o più
messaggi.
2
Scegliere Azioni > CallPilot Desktop Messaging > Contrassegni
di non lettura.
3
Scegliere Contrassegna selezionati come non letti oppure
Contrassegna selezionati come letti.
—Fine—
Per contrassegnare tutti i messaggi come letti o non letti
Fase Operazione
1
Aprire la casella Posta in arrivo di CallPilot e scegliere Azioni >
CallPilot Desktop Messaging > Contrassegni di non lettura.
2
Scegliere Contrassegna tutti come non letti oppure Contrassegna
tutti come letti.
—Fine—
Riproduzione dei messaggi vocali
Quando si apre un messaggio vocale, viene visualizzato CallPilot Player. In
messaggi misti vocali, fax o di testo, fare clic sull'icona Vocale per aprire
CallPilot Player.
L'illustrazione seguente mostra l'uso dei comandi di CallPilot Player per il
funzionamento dei messaggi vocali.
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Riproduzione dei messaggi vocali
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Per selezionare il telefono o il computer per la riproduzione dei messaggi
vocali
È possibile riprodurre i messaggi vocali dal telefono o dal computer. Per
passare dall'uno all'altro o per modificare il numero di telefono chiamato da
CallPilot, vedere Modifica delle impostazioni audio. Inoltre, è possibile fare
clic sull'icona del telefono o del computer su CallPilot Player per modificare
le impostazioni.
Per riprodurre un messaggio dal telefono
Fase Operazione
1
Per riprodurre un messaggio vocale dopo aver selezionato il telefono,
fare doppio clic sul messaggio nella cartella Posta in arrivo di CallPilot
e rispondere al telefono quando questo comincia a squillare.
2
Utilizzare le opzioni su CallPilot Player per riprodurre o interrompere
il messaggio, andare avanti e indietro e chiamare il mittente.
3
Al termine delle operazioni, riagganciare e chiudere il messaggio.
—Fine—
Per riprodurre un messaggio dal computer
Fase Operazione
1
Per riprodurre un messaggio vocale dopo aver selezionato il
computer, fare doppio clic sul messaggio nella cartella Posta in arrivo
di CallPilot.
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Il messaggio viene riprodotto attraverso gli altoparlanti o le cuffie per
computer.
2
Utilizzare le opzioni su CallPilot Player per riprodurre o interrompere
il messaggio, andare avanti e indietro, regolare il volume e la velocità
e chiamare il mittente.
3
Al termine delle operazioni, chiudere il messaggio.
—Fine—
Visualizzazione dei messaggi fax
Nota: per poter ricevere i fax, l'amministratore di CallPilot deve attivare la
funzione fax per la casella vocale.
Per visualizzare un messaggio fax
Fase Operazione
1
Fare doppio clic su un messaggio fax nella cartella Posta in arrivo di
CallPilot. Quando si apre un messaggio solo fax, viene visualizzata
l'immagine del fax. Nei messaggi misti vocali e fax o di testo, fare clic
sull'icona Fax per visualizzare il fax.
2
Quando si visualizza un fax, è possibile ingrandire o ridurre
l'immagine, ruotarlo o spostarlo, stamparlo, eliminarlo, salvarlo,
inoltrarlo o rispondervi.
3
Al termine delle operazioni, chiudere il messaggio.
—Fine—
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Composizione dei messaggi vocali
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Composizione dei messaggi vocali
È possibile registrare un messaggio vocale dal computer o dal telefono,
quindi specificarne il destinatario e inviarlo nello stesso modo di un
messaggio di posta elettronica.
Per registrare e inviare un messaggio vocale
Fase Operazione
1
Nella cartella Posta in arrivo di CallPilot, fare clic su Messaggio
CallPilot.
Viene visualizzato il modulo del messaggio CallPilot insieme a
CallPilot Player.
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Nota: se CallPilot Player non è aperto, aprirlo facendo clic
sull'icona del telefono nella barra degli strumenti del modulo del
nuovo messaggio.
2
Scegliere come si desidera registrare il messaggio vocale: sul
pannello di CallPilot Player, fare clic sull'icona del telefono o del
computer.
3
Per avviare la registrazione, fare clic sul pulsante rosso Registra.
4
Eseguire una delle seguenti operazioni:
•
Se si registra dal computer, è necessario utilizzare un microfono.
Fare clic su Interrompi per terminare la registrazione. Fare clic
su Esegui per riascoltarla. Per aggiungere una nuova
registrazione, fare clic su Registra, parlare di nuovo e fare clic su
Interrompi.
•
Se si registra dal telefono, rispondere quando comincia a
squillare. Registrare il messaggio dopo il segnale acustico. Fare
clic su Interrompi per terminare la registrazione. Fare clic su
Esegui per riascoltarla.
5
Per specificare il destinatario di un messaggio da una rubrica, fare
clic su A. Altrimenti, digitare un indirizzo formattato nella casella A.
Per maggiori informazioni sulle opzioni per specificare il destinatario,
vedere Specifica dei destinatari dei messaggi.
6
Aggiungere gli allegati e le opzioni desiderate. Vedere Aggiunta di
allegati ai messaggi e Impostazione delle opzioni relative ai
messaggi.
7
Nella barra degli strumenti fare clic sull'icona Invia messaggio.
—Fine—
Per salvare come file un messaggio vocale appena creato
Fase Operazione
1
Nel modulo del nuovo messaggio, registrare un messaggio.
2
Nel menu File, fare clic su Salva con nome….
3
Nella casella Nome file, digitare il nome che si desidera assegnare
al file e selezionare una cartella in cui salvarlo.
4
Fare clic su Salva. Salvare i file vocali nel formato VBK. CallPilot
converte automaticamente i file VBK in file WAV, quando vengono
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Composizione di messaggi fax e di testo
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inviati a utenti non CallPilot. Vedere Modifica delle impostazioni di
recapito della posta.
—Fine—
Composizione di messaggi fax e di testo
Per creare e inviare un solo messaggio fax
Per creare un fax, è necessario che la casella vocale CallPilot disponga della
funzione di invio dei fax. È necessario che i destinatari CallPilot del fax
dispongano di tale funzione per poter visualizzare il fax sul computer. Se i
destinatari accedono ai messaggi tramite telefono, devono stampare il fax
per poterlo leggere. Inoltre, è possibile inviare il fax a un apparecchio fax.
Fase Operazione
1
Avviare l'applicazione che si desidera utilizzare per creare il fax, ad
esempio Microsoft Word. Il documento aperto o creato non deve
superare i 21,5 cm (8,5 pollici) di larghezza.
Sono consentiti documenti con più pagine.
2
Quando il documento è pronto, nel menu File selezionare Stampa
oppure l'opzione appropriata per selezionare una stampante nella
finestra di dialogo.
3
Nell'elenco delle stampanti, selezionare Fax Nortel.
4
Fare clic su Stampa o OK oppure sull'opzione appropriata per inviare
il file alla stampante selezionata.
Viene visualizzata la finestra di dialogo Componi fax.
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Prima di inviare un fax, è possibile aggiungere altri documenti
ripetendo i passaggi da 1 a 4. Inoltre, è possibile includere un
frontespizio, visualizzare il fax e salvarlo come file per l'invio in un
secondo momento.
6
Selezionare l'opzione Invia con appropriata.
•
Per inviare un fax semplice, digitare il numero dell'apparecchio
fax o il numero della casella vocale CallPilot (aggiungere la lettera
"m" al numero della casella vocale CallPilot, ad esempio, m7366),
nella casella di testo Apparecchio/i fax, digitare un oggetto nella
casella di testo Oggetto, quindi fare clic su Invia.
•
Per inviare il fax come allegato a un nuovo messaggio CallPilot,
in Invia con, selezionare CallPilot Desktop Messaging per
Lotus Notes, quindi fare clic su Invia.
Si apre il modulo del nuovo messaggio che contiene l'allegato del file
del fax.
7
Specificare il destinatario del messaggio da CallPilot, dalla rubrica
della posta elettronica o da qualsiasi altra rubrica. In alternativa,
digitare l'indirizzo formattato nella casella di testo A. Vedere Specifica
dei destinatari dei messaggi.
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Se necessario, aggiungere una riga relativa all'oggetto, allegati e
opzioni. Vedere Aggiunta di allegati ai messaggi e Impostazione delle
opzioni relative ai messaggi.
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Creazione e invio di batch di messaggi fax
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Fare clic sull'icona Invia messaggio.
—Fine—
Nota: è possibile anche inviare un fax creando un file TIFF-F fax e quindi
allegarlo a un messaggio CallPilot.
Per creare e inviare un messaggio di testo
Fase Operazione
1
Nella cartella Posta in arrivo di CallPilot, fare clic su Messaggio
CallPilot.
2
Fare clic sull'icona Testo nella barra degli strumenti.
3
Digitare o incollare il testo normale nel messaggio.
4
Specificare il destinatario del messaggio e aggiungere un oggetto.
5
Fare clic sull'icona Invia messaggio.
—Fine—
Per inviare messaggi fax CallPilot personalizzati a più destinatari, è possibile
utilizzare Stampa unione di Microsoft Word, quindi inviare il processo di
stampa alla stampante Batch di fax Nortel. Per utilizzare questa funzione, è
necessario avere dimestichezza con Stampa unione di Microsoft Word.
Consultare la documentazione di Microsoft Word. La funzione CallPilot Batch
di fax è disponibile solo per CallPilot Desktop e per gli utenti Web che
installano il driver di stampa Batch di fax Nortel.
Per utilizzare Stampa unione con CallPilot, è necessario il documento
principale (il file che si desidera inviare ai destinatari) e un documento di dati
origine che contenga le informazioni relative ai destinatari, ad esempio nomi
e numeri di fax.
L'installazione di CallPilot Desktop Messaging comprende due documenti
campione: un documento origine Microsoft Word, denominato Data.doc e un
documento principale Microsoft Word, denominato Sample.doc.
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Per accedere e modificare il documento dei dati origine campione
Il file Data.doc è costituito da una tabella di Microsoft Word, suddivisa in
colonne, in cui a ogni riga corrisponde un destinatario. Il campione contiene
le seguenti intestazioni: AFax, ANome, ConfConseg, TipoConseg, ASocietà
e ATelefono. È possibile modificare ed eliminare tali intestazioni e
aggiungere nuove colonne. Le intestazioni delle colonne possono fungere
da tag che è possibile inserire nel documento principale per personalizzare
il fax per ciascun destinatario o per specificare le modalità di gestione del fax
da parte di CallPilot.
Fase Operazione
1
Nella directory \Programmi\Nortel\CallPilot\fax, aprire il file Data.doc.
2
Aggiungere nuove colonne o eliminare le colonne esistenti, come
desiderato. Per l'intestazione delle nuove colonne, si consiglia di
scegliere un nome significativo.
3
Aggiungere i dati necessari sotto l'intestazione di ogni colonna. Per
compilare la tabella Microsoft Word con i dati origine, è possibile
anche importare informazioni dai file esistenti.
Se si modifica l'elenco dei destinatari utilizzando Stampa unione
(facendo clic sul pulsante per la modifica nella sezione relativa ai dati
origine di Prepara stampa unione di Microsoft), viene visualizzata la
finestra del modulo dati, che elenca tutte le voci contenute nella
tabella dei dati origine. Mediante questa finestra è possibile
aggiungere, eliminare, modificare e cercare record. Ogni intestazione
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aggiunta o modificata nel file dei dati origine viene visualizzata
automaticamente in questa finestra. La casella di testo AFax è l'unica
casella obbligatoria per CallPilot.
La casella di testo AFax supporta i parametri e i caratteri elencati di
seguito:
•
La lunghezza massima supportata per il numero di fax è di 120
caratteri.
•
I numeri da 0 a 9 sono supportati.
•
La lettera P maiuscola e minuscola e la virgola sono utilizzate
quando è necessaria una pausa.
•
Il simbolo del Cancelletto (#) viene utilizzato da alcuni server fax
ed è pertanto supportato.
•
I comuni simboli presenti nei numeri di telefono, ad esempio le
parentesi sinistra e destra e il trattino, sono supportati.
•
Gli spazi sono supportati.
•
Quando viene posizionata prima di un numero di casella vocale
CallPilot, per designarne l'indirizzo, la M non effettua la
distinzione tra minuscole e maiuscole.
Le altre caselle di testo sono facoltative e vengono utilizzate per
personalizzare il fax o per specificare le modalità di gestione dei fax.
Di seguito vengono descritte tre caselle di testo specifiche di CallPilot
e i rispettivi parametri:
•
ANome: si tratta del nome del destinatario del fax e può
contenere un massimo di 256 caratteri.
•
ConfConseg: è possibile utilizzare questa tag per ricevere una
conferma di consegna sotto forma di messaggio CallPilot nella
casella vocale di CallPilot, quando il fax viene inviato al
destinatario. Se la casella di testo ConfConseg è impostata sul
valore 1, viene generata una conferma di consegna. Se la casella
ConfConseg è impostata sul valore 0, la conferma di consegna
non viene generata per quel destinatario. Se la casella di testo
ConfConseg è vuota o se il campo non si trova nel file Data.doc,
non viene generata alcuna conferma di consegna.
•
TipoConseg: questa casella di testo viene utilizzata per
impostare una priorità di consegna per ogni destinatario. Se la
casella di testo TipoConseg è impostata sul valore 0 o se è vuota
(o se non è presente nel file Data.doc), il messaggio viene
consegnato con priorità Normale. Se questa casella è impostata
sul valore 1, il messaggio viene contrassegnato come
Economico. Se invece è impostata sul valore 2, il messaggio
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viene contrassegnato come Urgente. I messaggi inviati a
destinatari non CallPilot e per i quali è stata selezionata la
modalità Economico, vengono consegnati in base a una
pianificazione definita dal server CallPilot.
Nota: non è possibile selezionare la modalità Economico per
i messaggi inviati alle caselle vocali CallPilot, quindi vengono
inviati con priorità Normale.
I messaggi per i quali sono state selezionate le modalità Normale
o Urgente vengono trasmessi immediatamente. L'icona Urgente
viene visualizzata in My CallPilot o un client Desktop Messaging
e un'indicazione vocale identifica il messaggio come Urgente
dall'interfaccia del telefono CallPilot. Se un messaggio
contrassegnato come Urgente viene inviato a destinatari non
CallPilot, viene consegnato con priorità Normale.
4
Dopo aver aggiornato la tabella, salvare tutte le modifiche.
Generalmente viene assegnato a questo file di dati un nome univoco;
tuttavia, per le restanti procedure, viene utilizzato il nome Data.doc.
5
Chiudere il documento. Il file Data.doc può ora essere utilizzato come
file origine da Stampa unione di Microsoft.
—Fine—
Per accedere e modificare il documento principale campione
Il file Sample.doc è un esempio di documento principale di Microsoft Word.
1. Selezionare la directory \Programmi\Nortel\CallPilot\fax, quindi aprire il
file Sample.doc in Microsoft Word.
Questo documento contiene campi contrassegnati che corrispondono a
quelli presenti nel file campione Data.doc. È possibile utilizzare tale
documento come modello per il proprio fax o per esercitazioni personali. Se
si modificano i nomi delle intestazioni nel file Data.doc, è necessario
modificarli anche nel documento principale.
Pagina iniziale
La pagina iniziale del documento principale è una pagina speciale e non fa
parte del fax finale. Il documento Sample.doc viene installato con la pagina
iniziale impostata correttamente.
Nortel CallPilot
5.0 11/04/2007
Nortel Networks
25
Questa pagina rappresenta un'ubicazione in cui vengono mappate le
informazioni contenute nel file di dati origine per ciascun documento fax
personalizzato. Per segnalare a CallPilot che si tratta di un file batch del fax
ed evitare che questa pagina venga inserita nel fax, è necessario che
contenga due codici di controllo speciali:
$SOJ$
Avvio del processo: consente di inviare al driver del fax il segnale di
avvio dell'elaborazione e si può trovare in un punto qualsiasi della
pagina iniziale.
/zz
Inizia da questa pagina: consente di evitare che la pagina iniziale venga
inserita nel messaggio fax e si può trovare in un punto qualsiasi della
pagina iniziale.
Il software CallPilot Desktop recupera il numero di fax dalla pagina iniziale
del documento. Inoltre, il software CallPilot Desktop recupera il nome del
destinatario, la conferma di consegna e il tipo di consegna, se disponibili sulla
prima pagina.
/tp
Numero di fax: viene utilizzato per specificare il destinatario del messaggio.
Questa casella di testo è obbligatoria.
/dr
Conferma di consegna: è possibile attivare o disattivare questo comando
per ciascun destinatario. Questa casella di testo è facoltativa.
Nortel CallPilot
5.0 11/04/2007
Nortel Networks
26
/tn
Nome del destinatario: consente di identificare il record all'interno della
finestra di dialogo Stato batch di fax Nortel, se il numero fax non è valido
o non è presente. Questa casella di testo è facoltativa.
/dt
Tipo di consegna: viene utilizzato per assegnare al messaggio una priorità
di consegna Normale, Economico o Urgente. Questa casella di testo è
facoltativa.
Per completare la pagina, l'intestazione della colonna relativa al numero di
fax (ovvero, la colonna <<AFax>>) deve essere inserita dopo il comando /tp
mediante la funzione Stampa unione. Inoltre, l'intestazione della colonna
relativa alla conferma di consegna (ovvero, la colonna <<ConfConseg>>)
può essere inserita dopo il comando /dr, la casella di testo relativa al nome
del destinatario (ovvero, la casella <<ANome>>) può essere inserita dopo il
comando /tn e la casella di testo relativa al tipo di consegna (ovvero, la
casella <<TipoConseg>>) può essere inserita dopo il comando /dt.
Nota: tutti i comandi del batch dei fax effettuano la distinzione tra
minuscole e maiuscole.
È possibile utilizzare una funzione avanzata di specifica del destinatario fax,
che consente agli utenti di modificare tutti i dati contenuti in una singola
colonna, senza che le modifiche si riflettano nel file di dati origine. Ad
esempio, se una tabella dei dati origine contiene numeri di fax relativi a
diversi destinatari ma non è presente il numero 9 per la linea esterna, questo
numero può essere aggiunto a tutti i numeri fax modificando il comando sulla
prima pagina del documento nel modo seguente:
/tp9<<AFax>>
In questo esempio, viene aggiunto il numero 9 all'inizio di ciascun numero di
telefono durante l'elaborazione del batch di fax. I dati origine rimangono
invariati e possono essere utilizzati da una diversa ubicazione che non
richiede l'aggiunta del numero 9 per la linea esterna.
Seconda pagina
Dopo aver creato il documento dei dati origine e la pagina iniziale del
documento principale, è possibile procedere con la personalizzazione del
fax.
Nota: le dimensioni della pagina devono essere pari o inferiori a 21,5
cm.
Per personalizzare il documento, è possibile utilizzare tutte le intestazioni
delle colonne dei dati origine. L'illustrazione che segue mostra un esempio
dell'utilizzo del file Sample.doc:
Nortel CallPilot
5.0 11/04/2007
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27
In questo esempio, il documento viene personalizzato per ciascun
destinatario. Le intestazioni delle colonne dei dati origine vengono inserite
nel documento mediante la funzione di inserimento di Stampa unione di
Microsoft Word. Dopo aver personalizzato il documento principale, è
possibile integrarlo con le informazioni contenute nel file Data.doc. Per
ulteriori informazioni sull'inserimento nel documento di caselle di testo
relative ai dati origine, consultare la Guida di Stampa unione di Microsoft
Word.
Per unire i dati origine nel documento principale
Per integrare i dati origine nel documento principale:
Fase Operazione
1
Avviare Stampa unione nel menu Strumenti di Microsoft Word. In
base alla versione di Microsoft Word utilizzata, Stampa unione si può
trovare in diversi menu.
a. In Office XP, selezionare Strumenti > Lettere e indirizzi >
Creazione guidata Stampa unione.
b. In Office 2000, selezionare Strumenti > Stampa unione.
c. In Office 2007, selezionare Lettere > Inizia stampa unione >
Creazione guidata Stampa unione.
Nortel CallPilot
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28
2
Verificare che siano selezionati il documento Sample.doc come
documento principale e il documento Data.doc come documento dei
dati origine.
3
Selezionare Unisci alla stampante, quindi selezionare il driver Batch
di fax Nortel nella finestra di stampa visualizzata.
Nota: verificare che Microsoft Word non sia impostato per
stampare le pagine in ordine inverso.
4
Fare clic su OK nella finestra di stampa per avviare l'elaborazione del
batch del fax.
—Fine—
Dopo aver integrato i dati nel documento, i valori del file di dati origine
vengono integrati nel documento principale nell'ubicazione appropriata e
viene creato un file TIF per ciascun destinatario. Il software CallPilot Desktop
seleziona gli indirizzi e trasferisce i file fax al server. Il server CallPilot invia
effettivamente il fax ai destinatari.
All'avvio del processo, viene visualizzata la finestra di dialogo Stato stampa.
Il numero delle pagine aumenta in modo incrementale, mano a mano che le
pagine vengono convertite in file TIF. Dal momento che la pagina iniziale
viene saltata, questa non viene inclusa nel conteggio. Ad esempio, se viene
inviato un fax di tre pagine a dieci destinatari, la finestra di dialogo informa
che è in corso la stampa della pagina 1, quindi della pagina 2 e così via fino
a raggiungere la pagina 20. Vengono stampate solo 20 pagine in quanto la
prima pagina di ogni documento viene saltata.
I problemi che si verificano durante la creazione delle immagini del fax o quelli
relativi agli indirizzi del fax, vengono visualizzati nella finestra di dialogo Stato
batch di fax Nortel, come quella illustrata di seguito:
Nortel CallPilot
5.0 11/04/2007
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Uso di un frontespizio fax personalizzato
29
I problemi relativi a indirizzi fax mancanti o a formati fax non supportati
vengono rilevati. Non vengono identificati però i problemi relativi ai numeri
errati in formato valido. Tuttavia, un numero di fax errato genera una ricevuta
di mancata consegna del fax inviata dal server CallPilot alla casella vocale
del destinatario.
Quando si fa clic su OK, l'elaborazione batch termina e i fax non vengono
più inviati. È necessario correggere gli indirizzi fax e inoltrare nuovamente il
processo.
Se tutti i fax e gli indirizzi vengono creati correttamente, viene visualizzata
una finestra di dialogo durante il loro trasferimento al server CallPilot. La
finestra di dialogo Stato batch di fax Nortel indica lo stato del processo batch.
Se si preme Annulla in questa finestra di dialogo prima che il processo venga
completato, viene visualizzata un'altra finestra di dialogo che chiede di
confermare l'annullamento. Se si seleziona Sì, tutti i file temporanei vengono
eliminati e il processo viene terminato. Tuttavia, tutti i fax già trasferiti al
server CallPilot vengono inviati.
Se si verifica un problema durante il trasferimento del fax, viene visualizzata
una finestra di dialogo simile a quella illustrata di seguito:
Se si seleziona Sì, viene fatto un nuovo tentativo di invio del fax al server.
Se si seleziona No, il fax corrente viene saltato e l'elaborazione inizia dal fax
successivo nell'elenco. Il fax saltato non viene inviato. Se si seleziona
Annulla, viene visualizzata un'altra finestra di dialogo che chiede di
confermare l'annullamento. Se si seleziona Sì, tutti i file temporanei vengono
eliminati e il processo viene terminato. Tutti i fax che sono già stati trasferiti
al server CallPilot vengono inviati. Se si sceglie No, viene nuovamente
visualizzata la finestra sopra riportata relativa al mancato invio del fax, che
consente di effettuare una scelta diversa.
Quando tutti i fax sono stati trasmessi al server, viene visualizzata una
finestra di dialogo di conferma.
È possibile scegliere di includere un frontespizio ai fax. Il frontespizio viene
generalmente progettato e gestito dall'amministratore del server, tuttavia è
possibile scegliere lo stile desiderato per il frontespizio (se sono disponibili
più stili).
Nortel CallPilot
5.0 11/04/2007
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30
I frontespizi creati con questi strumenti includono le seguenti informazioni:
Informazioni del
mittente:
Titolo
Informazioni del
destinatario:
Titolo
Nome
Numero
Reparto
Azienda
Numero fax
Nome
Numero
Reparto
Azienda
Numero fax
Numero di pagine
Ora e data di invio
Sezione Memo del frontespizio
Per includere un frontespizio in un messaggio fax
Nella scheda Posta della finestra di configurazione di CallPilot Desktop
Messaging, è disponibile un'opzione denominata Includi frontespizio
nell'inoltro del fax. Per impostazione predefinita, questa opzione è
deselezionata.
Se si seleziona questa opzione, è possibile scegliere da un elenco il
frontespizio desiderato e impostarlo come predefinito. Fare clic su Sfoglia
per accedere all'ubicazione in cui si trovano i frontespizi. L'ubicazione
predefinita è:
\\Programmi\Nortel\ CallPilot\cvrpages.
Nortel CallPilot
5.0 11/04/2007
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31
Per selezionare il frontespizio da includere
CallPilot Player contiene una voce di menu denominata Frontespizio con
opzioni quali Aggiungi e Modifica.
Il menu Aggiungi visualizza un elenco dei frontespizi disponibili.
Selezionarne uno e fare clic su OK.
Il menu Modifica visualizza il contenuto del frontespizio corrente e consente
di modificarlo. Nella finestra Modifica, è inoltre possibile visualizzare
un'anteprima del frontespizio corrente.
Se si attiva l'opzione Includi frontespizio, CallPilot Desktop Messaging
aggiunge il frontespizio selezionato al modulo per l'invio del fax. Il frontespizio
viene visualizzato come primo allegato all'interno del relativo elenco, nel
riquadro di sinistra. La visualizzazione dell'allegato, nel riquadro di destra,
contiene la sezione Memo del frontespizio. È possibile includere ulteriori
informazioni.
Nortel CallPilot
5.0 11/04/2007
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Modulo del driver della stampante fax Nortel
È possibile usare il driver Fax Printer di Nortel per inviare un messaggio fax,
utilizzando un client CallPilot Desktop Messaging (ad esempio Lotus Notes)
o la funzione QuickFax. QuickFax consente di inviare un fax direttamente
dalla finestra di dialogo di stampa. Se si sceglie di inviare il fax utilizzando
un client CallPilot Desktop Messaging, il frontespizio è disponibile dal modulo
personalizzato di CallPilot.
Nortel CallPilot
5.0 11/04/2007
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Se si sceglie di inviare il fax a una destinazione specifica, ad esempio, un
apparecchio fax, la casella di testo relativa al frontespizio diventa attiva e
consente di selezionare un frontespizio mediante il pulsante Sfoglia o di
sceglierne uno dall'elenco a discesa. Quindi, è possibile modificarne il
contenuto. Per modificare il frontespizio è possibile utilizzare funzioni
analoghe a quelle utilizzate per il modulo personalizzato (per i dettagli,
consultare le funzioni di modifica e di visualizzazione in anteprima di un
frontespizio). È inoltre possibile scegliere di non includere un frontespizio
selezionando l'opzione Nessun frontespizio dall'elenco a discesa Usa
frontespizio fax. È anche possibile includere una riga relativa all'oggetto. Le
informazioni sulla casella di testo Oggetto vengono visualizzate solo nella
parte del fax relativa alla posta elettronica; la riga dell'oggetto non compare
sulla copia del fax.
Per modificare e visualizzare in anteprima un frontespizio
È possibile visualizzare in anteprima il frontespizio corrente e modificarne il
contenuto sia mediante il modulo personalizzato di CallPilot, sia mediante
l'applicazione del driver della stampante fax Nortel.
Fare clic su Anteprima per visualizzare lo stato corrente del frontespizio.
Nortel CallPilot
5.0 11/04/2007
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34
La prima volta che si accede a questa pagina, CallPilot Desktop Messaging
tenta di compilare la sezione relativa al mittente utilizzando le informazioni
contenute nel registro. Desktop Messaging ricorda i dati immessi in questa
sezione e, al successivo utilizzo di questa pagina, completa
automaticamente le relative caselle di testo. Anche se le informazioni relative
al mittente vengono prelevate automaticamente dal registro, è comunque
possibile modificarle.
Nella sezione relativa al destinatario, la casella di testo Fax è sempre di sola
lettura. CallPilot riempie la casella di testo Fax utilizzando le informazioni
relative all'indirizzo contenute nel modulo personalizzato o nel modulo del
driver del fax. La casella di testo Nome è di sola lettura se il frontespizio viene
compilato utilizzando il modulo personalizzato. In questo caso, CallPilot
inserisce automaticamente il nome del destinatario nella casella di testo
Nome. Se si utilizza il driver Fax Printer, questa casella di testo rimane vuota
ed è possibile completarla.
Se si utilizza un frontespizio del driver Fax Printer, CallPilot Desktop
Messaging calcola il numero delle pagine e immette questa informazione
nella relativa casella di testo. Quando si utilizza il modulo personalizzato, la
casella di testo Pagine rimane vuota. È comunque possibile modificarla.
La casella di testo Inviate utilizza per impostazione predefinita la data e l'ora
correnti. Anche questa casella di testo può essere modificata. La sezione
Memo è sincronizzata con la sezione Memo del modulo personalizzato.
Nortel CallPilot
5.0 11/04/2007
Nortel Networks
Esecuzione di una chiamata utilizzando Directory chiamate
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Nota: la lunghezza massima di tutte le caselle di testo relative al
frontespizio, tranne la casella Memo, è di 30 caratteri. La lunghezza
massima del campo Memo è pari a 2500 caratteri.
Esecuzione di una chiamata utilizzando Directory chiamate
La funzione Directory chiamate consente di chiamare qualsiasi persona
inclusa nelle Rubriche pubbliche o personali Lotus Notes, nella Rubrica
personale CallPilot, nella Rubrica CallPilot sul server Lotus Notes Domino o
nella Rubrica dinamica CallPilot sul server CallPilot.
È possibile utilizzare la funzione Directory chiamate nei casi descritti di
seguito.
Quando è attiva una qualsiasi visualizzazione di CallPilot
Per accedere a questa funzione, scegliere Azioni > CallPilot Desktop
Messaging > Directory chiamate, quando è attiva una qualsiasi
visualizzazione di CallPilot. Quando si seleziona la voce di menu Directory
chiamate, viene visualizzata la finestra di dialogo Directory chiamate. È
possibile selezionare tutte le rubriche disponibili e la persona desiderata,
quindi avviare la chiamata facendo clic su Chiamata.
In base alla rubrica selezionata, CallPilot tenta di recuperare i numeri di
telefono da diversi campi relativi ai numeri di telefono.
•
Se la persona viene selezionata dalla Rubrica personale CallPilot, dalla
Rubrica CallPilot sul server Lotus Notes Domino o dalla Rubrica dinamica
CallPilot sul server CallPilot, i numeri di telefono vengono recuperati dal
campo CallPilot - Telefono dell'ufficio.
•
Se la persona viene selezionata dalla Rubrica pubblica Lotus Notes, i
numeri di telefono vengono recuperati dai campi relativi ai numeri di
cellulare e dell'ufficio memorizzati sotto la voce Lavoro e dal campo
relativo ai numeri di casa memorizzati sotto la voce Abitazione.
•
Se la persona viene selezionata dalla Rubrica personale Lotus Notes, i
numeri di telefono vengono recuperati dai campi relativi ai numeri di
cellulare e ai numeri dell'ufficio memorizzati sotto la voce Ufficio, nonché
dal campo relativo al numero di casa memorizzato sotto la voce
Personale.
Quando è aperta la Rubrica personale CallPilot
La funzione Directory chiamate è disponibile anche dal menu Azioni >
Chiamata quando viene aperta la Rubrica personale CallPilot o quando si fa
clic su Chiamata. CallPilot tenta di recuperare i numeri di telefono dal campo
CallPilot - Telefono dell'ufficio.
Nortel CallPilot
5.0 11/04/2007
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Quando è aperta la Rubrica pubblica o personale Lotus Notes
È possibile utilizzare la funzione Directory chiamate quando è aperta la
Rubrica pubblica o personale Lotus Notes. In tal caso, l'amministratore deve
apportare alcune modifiche al server Domino.
•
Per chiamare una persona dalla Rubrica pubblica Lotus Notes,
selezionare la persona desiderata e fare clic su Chiamata nella barra
degli strumenti della Rubrica. CallPilot tenta di recuperare i numeri di
telefono dai campi relativi ai numeri di cellulare e dell'ufficio memorizzati
sotto la voce Lavoro e dal campo relativo ai numeri di casa memorizzati
sotto la voce Abitazione.
•
Per chiamare una persona elencata nella Rubrica personale Lotus Notes,
selezionare la persona desiderata e fare clic su Chiamata nella barra
degli strumenti della Rubrica. CallPilot tenta di recuperare i numeri di
telefono dai campi relativi ai numeri di cellulare e ai numeri dell'ufficio
memorizzati sotto la voce Ufficio, nonché dal campo relativo al numero
di casa memorizzato sotto la voce Personale.
Verifica dei contatti
Dopo aver recuperato tutti i numeri di telefono validi, viene richiesto di
selezionare e confermare il numero di telefono prima di effettuare la
chiamata. Se è stata selezionata la casella di controllo Memorizza modifiche,
tutte le modifiche apportate al numero vengono memorizzate nella cache del
registro.
Se CallPilot non riesce a trovare un numero di telefono valido, a seconda del
client, viene elencato solo l'indirizzo di posta elettronica della persona.
Poiché non è possibile comporre l'indirizzo di posta elettronica o il nome di
una persona, è necessario immettere manualmente il numero di telefono
completo della persona desiderata.
Nortel CallPilot
5.0 11/04/2007
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Contattare il mittente di un messaggio vocale
37
Contattare il mittente di un messaggio vocale
È possibile rispondere a un messaggio di posta elettronica di CallPilot o Lotus
Notes con una telefonata anziché un messaggio registrato.
Fase Operazione
1
Selezionare un messaggio dalla Posta in arrivo di CallPilot o di Lotus
Notes.
SE
ALLORA
È stato selezionato un messaggio di Selezionare Azioni > CallPilot
posta elettronica di Lotus Notes
Desktop Messaging > Contatta
mittente
Nota: per attivare questa funzione
(facoltativa), è necessario che
l'amministratore del server Domino
apporti modifiche ai modelli della
posta aziendale. L'installazione
CallPilot include una versione
modificata del modello della posta
con le necessarie modifiche alle
impostazioni. Utilizzare il modello
modificato per sostituire le
impostazioni dei modelli della posta,
se questi non sono personalizzati. Se
i modelli della posta sono
personalizzati, copiare l'azione
Contatta mittente dal modello del
database della posta CallPilot al
modello personalizzato del server
Domino.
2
È stato selezionato un messaggio
CallPilot nella Posta in arrivo di
CallPilot
Selezionare Azioni > CallPilot
Desktop Messaging > Contatta
mittente oppure fare clic su
Contatta mittente
È presente un messaggio CallPilot
nella Posta in arrivo di CallPilot
Selezionare Azioni > Contatta
mittente oppure fare clic su
Contatta mittente
Se il destinatario viene selezionato dalla Rubrica personale di
CallPilot, dalla rubrica CallPilot del server Domino di Lotus Notes o
dalla rubrica dinamica di CallPilot sul server CallPilot, il numero di
telefono viene prelevato dal campo relativo ai numeri dell'ufficio di
CallPilot.
•
Se la persona viene selezionata dalla Rubrica pubblica Lotus
Notes, i numeri di telefono vengono recuperati dai campi relativi
Nortel CallPilot
5.0 11/04/2007
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38
ai numeri di cellulare e dell'ufficio memorizzati sotto la voce
Lavoro e dal campo relativo ai numeri di casa memorizzati sotto
la voce Abitazione.
•
Se la persona viene selezionata dalla Rubrica personale Lotus
Notes, i numeri di telefono vengono recuperati dai campi relativi
ai numeri di cellulare e ai numeri dell'ufficio memorizzati sotto la
voce Ufficio, nonché dal campo relativo al numero di casa
memorizzato sotto la voce Personale.
La rubrica degli indirizzi di posta elettronica del mittente può
contenere più numeri. Pertanto tutti i numeri relativi al mittente
presenti nei campi relativi al cellulare, all'abitazione e all'ufficio, sono
disponibili nella finestra di dialogo relativa ai contatti.
3
Scegliere il numero appropriato, quindi fare clic su Chiamata.
Se si seleziona la casella di controllo Memorizza modifiche, tutte le
modifiche vengono salvate.
CallPilot chiama immediatamente il mittente del messaggio.
4
Rispondere al telefono quando questo comincia a squillare.
5
Al termine della chiamata, riagganciare il ricevitore o fare clic
sull'icona Disconnetti.
—Fine—
Aggiunta di allegati ai messaggi
Prima di inviare un messaggio è possibile aggiungervi uno o più file vocali,
fax o di testo. I file vocali possono essere in formato VBK o WAV per i
destinatari CallPilot; quando si invia un file VBK a un utente non CallPilot,
questo viene convertito automaticamente in formato WAV. Vedere Modifica
delle impostazioni di recapito della posta. I file di fax devono essere in
formato TIFF-F. I file di testo devono essere in formato TXT.
Fase Operazione
1
In un nuovo messaggio CallPilot fare clic sull’icona Allega file.
2
Nella finestra di dialogo Apri selezionare o digitare il nome del file
che si desidera allegare al messaggio.
3
Fare clic su Apri per allegare il file e tornare al nuovo messaggio
CallPilot.
—Fine—
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5.0 11/04/2007
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Inoltro e risposta ai messaggi
39
Impostazione delle opzioni relative ai messaggi
Prima di inviare un messaggio, è possibile impostare le opzioni per la
gestione e la consegna.
Per impostare le opzioni relative ai messaggi
Fase Operazione
1
In un nuovo messaggio CallPilot, selezionare Consegna,
Riservatezza e Conferma di lettura, quindi le opzioni Conferma di
consegna come richiesto.
•
Per Consegna, selezionare Urgente o Economico oppure
mantenere l'impostazione Normale
•
Per Riservatezza, selezionare Privato o mantenere
l'impostazione Pubblico.
Quando si invia un messaggio contrassegnato come Privato, i
destinatari possono inoltrarlo ad altri destinatari, se non sono
utenti CallPilot. Inoltre, i destinatari che utilizzano sistemi non
CallPilot non vengono informati della selezione di questa
impostazione. È quindi necessario inserire nel messaggio tale
informazione.
•
2
Per le opzioni relative alla conferma, selezionare Conferma di
lettura per ricevere un messaggio di avvenuta lettura del
messaggio da parte del destinatario. Selezionare Conferma di
consegna per ricevere un messaggio di notifica relativo
all'avvenuta consegna del messaggio.
Comporre il messaggio, selezionare l'indirizzo del destinatario e
inviarlo nel modo usuale.
—Fine—
Inoltro e risposta ai messaggi
È possibile inoltrare un messaggio e allegarvi un'introduzione. È inoltre
possibile inviare una risposta al mittente di un messaggio o al mittente e a
tutti i destinatari di un messaggio.
Per inoltrare o rispondere ad un messaggio
Fase Operazione
Nortel CallPilot
5.0 11/04/2007
Nortel Networks
40
1
In un messaggio aperto fare clic sull'icona Inoltra, Rispondi o
Rispondi a tutti.
2
Nel modulo del nuovo messaggio, comporre un messaggio vocale,
fax o di testo.
3
Selezionare l'indirizzo del destinatario del messaggio inoltrato
seguendo la stessa procedura utilizzata per i nuovi messaggi.
Nei messaggi di risposta, gli indirizzi vengono inseriti
automaticamente.
4
Aggiungere gli allegati, impostare le opzioni desiderate e modificare
l'oggetto, se necessario.
5
Fare clic su Invia messaggio.
—Fine—
Nota: l'amministratore può bloccare i messaggi inoltrati a indirizzi di
posta elettronica esterni.
Impostazione dell'inoltro dei messaggi
È possibile inoltrare i messaggi CallPilot a un'altra casella vocale CallPilot o
a un 'indirizzo e-mail esterno. A tale scopo, è necessario creare e attivare
una regola di inoltro dei messaggi, che rappresenta un insieme di criteri per
definire quali messaggi inoltrare e dove inoltrarli.
Quando si attiva una regola di inoltro dei messaggi, è possibile accedere a
tutti i messaggi in arrivo che soddisfano i criteri, provenienti da un'altra
ubicazione, come una cassetta postale Internet o un palmare (PDA). I
messaggi vocali possono essere inoltrati nel formato in cui sono ricevuti o
convertiti nel formato WAV.
Le regole di inoltro dei messaggi possono essere create sia dall'utente che
dall'amministratore. Per creare una regola, l'utente deve utilizzare My
CallPilot; tuttavia, è possibile attivarla e disattivarla tramite Desktop
Messaging, My CallPilot oppure utilizzando il proprio telefono (opzione
8-5-1).
Gli utenti Lotus Notes ricevono i messaggi inoltrati nella cartella Posta in
arrivo di Lotus Notes. I messaggi vengono identificati come messaggi di
posta elettronica di Lotus Notes. Ai messaggi vengono applicate tutte le
regole valide per i messaggi di posta elettronica di Lotus Notes.
Nortel CallPilot
5.0 11/04/2007
Nortel Networks
Impostazione dell'inoltro dei messaggi
41
Per gli utenti Lotus iNotes, i messaggi CallPilot inoltrati vengono identificati
come messaggi di posta elettronica di Lotus Notes. Ai messaggi vengono
applicate tutte le regole valide per i messaggi di posta elettronica di iNotes.
I messaggi vengono visualizzati con le icone della posta elettronica di Lotus
iNotes; per la visualizzazione del messaggio vengono utilizzati i moduli di
posta elettronica standard di iNotes.
Si noti, tuttavia, che vi sono alcune restrizioni quando si utilizza la funzione
di risposta/risposta a tutti. Non è possibile rispondere a messaggi provenienti
da un mittente il cui indirizzo/CLID (identificazione del chiamante) non è
incluso nel messaggio, in quanto l'indirizzo risulta sconosciuto. Inoltre, dato
che il server CallPilot può accettare solo messaggi di testo normali e allegati
di tipo VBK o TIFF-F, è necessario accertarsi che tutti i messaggi in uscita
destinati a un indirizzo CallPilot vengono composi utilizzando questi formati.
Se un messaggio viene inviato a un indirizzo CallPilot con un diverso tipo di
allegato o in un formato diverso dal testo nomale (ad esempio RTF), si riceve
una notifica di mancata consegna. Si noti inoltre che i messaggi vocali inviati
in formato VBK possono essere riprodotti solo se CallPilot Player è installato
sul sistema. I messaggi vocali inviati in formato WAV richiedono un lettore
WAV in grado di riprodurre file WAV-PCM standard. La maggior parte dei
lettori WAV standard supportano questo formato.
Per impostare l'inoltro dei messaggi
Fase Operazione
1
Nella cartella Posta in arrivo, aprire il menu Azioni e selezionare
CallPilot Desktop Messaging > Configurazione.
2
Fare clic sulla scheda Posta.
3
Per aprire My CallPilot, fare clic sulla voce Configura regola di
inoltro dei messaggi.
4
Se la pagina di configurazione della regola di inoltro dei messaggi di
My CallPilot non viene visualizzata automaticamente:
a. Accedere a My CallPilot
b. Fare clic sulla scheda Funzioni di CallPilot e quindi sulla voce
Regola di inoltro dei messaggi.
5
Configurare una regola di inoltro dei messaggi. Per istruzioni
dettagliate, vedere la Guida in linea di Desktop Messagging per My
CallPilot (NN44200-109).
—Fine—
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5.0 11/04/2007
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Per attivare e disattivare l'inoltro dei messaggi
Una regola di inoltro dei messaggi deve essere configurata prima di poterla
attivare o disattivare. Vedere la procedura precedente se si desidera
configurarla personalmente oppure chiedere di configurarla
all'amministratore CallPilot. Per motivi di sicurezza, l'attivazione o la
disattivazione deve essere effettuata personalmente. È possibile effettuare
tali operazioni in Desktop Messaging, attenendosi alla procedura descritta di
seguito oppure tramite telefono (opzione 8-5-1).
Se è attivata l'opzione Accesso anonimo, non è possibile attivare o
disattivare una regola di inoltro dei messaggi utilizzando il software di
Desktop Messaging. Per una verifica fare clic su Azioni > CallPilot Desktop
Messaging > Configurazione, quindi fare clic sulla scheda Rubrica. Fare
clic sull'opzione Avanzate per visualizzare la configurazione.
Fase Operazione
1
Nella cartella Posta in arrivo, aprire il menu Azioni e selezionare
2
Fare clic sulla scheda Posta.
3
Selezionare o deselezionare la casella di controllo Attiva regola di
inoltro dei messaggi.
—Fine—
Specifica dei destinatari dei messaggi
Per specificare i destinatari dei messaggi, gli utenti di CallPilot possono
accedere a numerose rubriche, tra cui la rubrica pubblica di CallPilot o di
Lotus Notes, che si trovano rispettivamente sul server di CallPilot o di Lotus
Notes o la rubrica personale (locale). Un indirizzo può essere interno o
esterno alla propria organizzazione.
Se si utilizza Lotus Notes su un Terminal Server, non è possibile scaricare
gli indirizzi inclusi nei messaggi CallPilot nella rubrica personale. La rubrica
non è disponibile per gli utenti del Terminal Server quando specificano i
destinatari dei messaggi CallPilot.
Per specificare il destinatario di un messaggio utilizzando una rubrica di
Lotus Notes
Una rubrica pubblica di Lotus Notes contiene dei campi, denominati Telefono
ufficio e FAX, con le informazioni relative ai numeri. Gli utenti CallPilot
possono accedere direttamente a tali numeri.
Nota: nella rubrica personale di Lotus Notes, questi campi sono
denominati Telefono ufficio e Fax ufficio.
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43
Fase Operazione
1
In un nuovo messaggio CallPilot fare clic su A.
2
Nel campo Rubrica, selezionare la rubrica che si desidera utilizzare.
Se si seleziona la rubrica pubblica di Lotus Notes, viene visualizzato
un elenco a discesa per i filtri, che consente di specificare il tipo di
indirizzo che si desidera utilizzare.
•
Se si seleziona Indirizzi e-mail, nell'elenco degli indirizzi vengono
visualizzati tutti i nomi.
•
Se si seleziona Numeri di fax, nell'elenco degli indirizzi vengono
visualizzati i nomi a cui sono associati numeri di fax.
•
Se si seleziona Numeri di telefono, nell'elenco degli indirizzi
vengono visualizzati i nomi a cui sono associati numeri di ufficio.
Nota: è possibile selezionare più tipi di destinatari per lo stesso
messaggio.
3
Selezionare i destinatari dall'elenco dei nomi. I nomi dei gruppi sono
racchiusi tra parentesi quadre. Se necessario, è possibile selezionare
più indirizzi contemporaneamente. Se l'indirizzo del destinatario
viene selezionato dai numeri di telefono o di fax, viene richiesto di
effettuare una selezione e di verificare la destinazione finale.
4
Fare clic su A, Cc o Ccn in base alle esigenze.
5
Fare clic su OK per tornare al nuovo messaggio CallPilot.
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44
—Fine—
Per specificare il destinatario di un messaggio utilizzando una rubrica di
CallPilot
La rubrica di CallPilot sul server è gestita dall'organizzazione di
appartenenza e contiene gli indirizzi degli utenti di CallPilot e le liste di
distribuzione di cui è consentito l'utilizzo. Tali liste non possono essere
modificate.
Se il sito dispone di più di server CallPilot, il proprio amministratore CallPilot
può espandere la Rubrica CallPilot per includere gli indirizzi degli utenti
CallPilot sui server di rete, in modo da aggiungerli agli indirizzi sul server
locale in uso. Se tale elenco esteso non è necessario, è possibile configurare
la propria Rubrica CallPilot per includere solo gli indirizzi dal server locale.
Per ulteriori informazioni, vedere Modifica delle impostazioni della rubrica.
I client di Lotus Notes Desktop Messaging possono accedere alla rubrica di
CallPilot mediante un programma di utilità di ricerca dinamica. Questa
funzione consente di accedere alla rubrica di CallPilot e non è necessario
che la rubrica personale di Lotus Notes contenga le informazioni relative agli
indirizzi di CallPilot. Tuttavia, è possibile scaricare tali informazioni nella
Rubrica personale per specificare i destinatari in modalità non in linea. Gli
indirizzi selezionati non possono essere controllati in modalità non in linea.
Fase Operazione
1
In un nuovo messaggio CallPilot fare clic su A.
Nortel CallPilot
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2
45
Nell'elenco delle rubriche disponibili, selezionare Searchable
CallPilot Directory (Directory CallPilot da ricercare).
Sono disponibili ulteriori comandi per eseguire in diversi modi la
ricerca dinamica degli indirizzi CallPilot sul server CallPilot. Ad
esempio:
a. Nell'elenco di Ricerca, selezionare il tipo di ricerca per
Cognome.
b. Immettere nella casella di testo un gruppo di lettere.
c. Fare clic su Cerca. Nell'elenco degli indirizzi vengono visualizzati
tutti i cognomi che contengono le lettere digitate.
Nota: è possibile modificare ulteriormente il tipo di ricerca e
digitare altre lettere fino a quando non viene visualizzato il nome
desiderato. Se si immette un nome che non è stato scaricato, è
possibile che durante la ricerca venga visualizzata una finestra di
dialogo contenente il numero degli indirizzi da scaricare.
3
Selezionare i destinatari dall'elenco dei nomi. Se necessario, è
possibile selezionare più indirizzi contemporaneamente.
4
Fare clic su A, Cc o Ccn in base alle esigenze.
5
Fare clic su OK per tornare al nuovo messaggio CallPilot.
—Fine—
Per specificare manualmente il destinatario di un messaggio
Digitare un indirizzo direttamente nella casella di testo A per scrivere un
nuovo messaggio senza aprire la finestra di dialogo Indirizzo di posta.
Digitare l'indirizzo senza spazi e racchiuderlo tra virgolette. Il nome viene
cercato in tutte le rubriche disponibili e in tutti i tipi di indirizzo. Se vengono
trovati più indirizzi, appare una finestra di dialogo relativa al destinatario
CallPilot che visualizza tutti gli indirizzi corrispondenti. Selezionare l'indirizzo
desiderato. È possibile modificare il numero di telefono o di fax, ma non gli
indirizzi di posta elettronica o di CallPilot.
Per scaricare gli indirizzi CallPilot nella propria Rubrica personale
È possibile scaricare i nomi e gli indirizzi degli utenti di CallPilot nella rubrica
personale. Questa operazione è utile se si lavora in modalità non in linea.
Nella modalità in linea, i client di Lotus Notes Desktop possono cercare gli
indirizzi nella rubrica del server CallPilot in qualsiasi momento. Vedere
Modifica delle impostazioni della rubrica.
Nortel CallPilot
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Limitazioni
Quando si inoltra un messaggio al server CallPilot per l'invio a un numero di
fax o di telefono, il server CallPilot esegue un ulteriore controllo nell'elenco
RPL (Restriction Permission Lists) per accertarsi che il mittente disponga dei
permessi necessari. Le stesse regole che determinano se un numero può
essere composto dal proprio telefono, vengono applicate al numero di
destinazione del messaggio fax o vocale in uscita.
Se non si dispone dei permessi necessari (ad esempio, se non è possibile
utilizzare i canali vocali o effettuare chiamate interurbane), viene generata
una notifica di mancata consegna (NDN). Se il numero di destinazione non
è ritenuto valido, tale notifica viene generata anche per il destinatario.
Liste di distribuzione di CallPilot
È possibile creare una Lista di distribuzione personale (PDL, Personal
Distribution List) sul telefono o in My CallPilot. Mediante un client Lotus
Notes, è anche possibile creare un gruppo nella rubrica pubblica o locale di
Lotus Notes. Tuttavia, le rubriche di Lotus Notes non sono accessibili dal
telefono o da My CallPilot.
Per utilizzare le liste di distribuzione personali di CallPilot
È possibile selezionare il destinatario di un messaggio anche utilizzando le
liste di distribuzione personali di CallPilot create sul telefono o in My CallPilot.
In Lotus Notes, queste liste possono essere selezionate dalla rubrica di
CallPilot.
Per creare un gruppo CallPilot
È possibile creare una lista di distribuzione per un gruppo di destinatari a cui
si inviano messaggi di frequente. Una volta creata, la lista viene visualizzata
all'interno della Rubrica personale in Gruppi (CallPilot).
La modalità di creazione di un gruppo CallPilot è la stessa utilizzata per la
creazione di un gruppo di posta elettronica. Il gruppo CallPilot può contenere
indirizzi di posta elettronica e indirizzi CallPilot.
Fase Operazione
1
Nella posta in arrivo di Lotus Notes, fare clic su Rubrica.
2
Selezionare Gruppi (CallPilot), quindi fare clic su Aggiungi
gruppo o Nuovo gruppo.
3
Digitare il nome del gruppo e una descrizione, quindi fare clic sulla
freccia accanto a Membri.
Nortel CallPilot
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Uso della messaggistica immediata
4
Nella Rubrica personale, selezionare i nomi che si desidera
aggiungere al gruppo. Fare clic su OK per uscire dalla lista.
5
Fare clic su Salva o su Salva e chiudi.
47
—Fine—
In Gruppi (CallPilot) è possibile modificare o eliminare la lista.
Uso della messaggistica immediata
Utilizzando la funzione di messaggistica immediata, è possibile iniziare una
sessione IM (Instant Messaging) tramite Microsoft Windows/ MSN
Messenger o Nortel Multimedia PC Client (MCS 5100) da un messaggio
CallPilot o di posta elettronica.
È possibile iniziare una connessione di messaggistica immediata con altri
utenti, purché ognuno disponga di un account valido su MCS 5100 (Nortel
Multimedia PC Client) o con uno dei seguenti servizi disponibili in Windows/
MSN Messenger:
•
NET Passport Service (Windows/MSN Messenger)
•
SIP Communication Service (solo Windows Messenger)
•
Exchange Instant Messaging Service (solo Windows Messenger)
La configurazione di questi servizi non richiede requisiti speciali. È
necessario configurare gli account in base ai requisiti di Windows/MSN
Messenger. Per la configurazione di SIP Communication Service su MCS
5100, è necessario disporre di un Nortel Multimedia PC Client configurato e
correttamente funzionante per poter utilizzare la funzione di messaggistica
immediata.
Per attivare la funzione di messaggistica immediata in CallPilot Desktop
Messaging
Fase Operazione
1
Aprire la cartella Posta in arrivo di CallPilot Desktop Messaging.
2
Nel menu Azioni, scegliere CallPilot Desktop Messaging >
Configurazione.
3
Nella scheda Generale, selezionare l'applicazione di messaggistica
immediata che si desidera utilizzare. È possibile scegliere tra:
•
Utilizzare Windows/MSN Messenger
Nortel CallPilot
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•
Utilizzare Nortel Multimedia PC Client
4
Fare clic su OK.
5
Chiudere e riaprire Lotus Notes per rendere effettive le modifiche.
—Fine—
Per utilizzare la messaggistica immediata da un messaggio CallPilot
aperto
È possibile avviare una sessione di messaggistica immediata quando è
aperto il modulo CallPilot.
Fase Operazione
1
In un messaggio CallPilot aperto, sulla barra degli strumenti, fare clic
sull'icona che rappresenta il software di messaggistica immediata
che si desidera utilizzare:
2
Accedere, se richiesto.
Se il mittente del messaggio è on-line, viene avviata una sessione di
messaggistica immediata. In caso contrario, viene visualizzata la
finestra di dialogo Contatto.
3
Fare clic sulla scheda relativa al software di messaggistica
immediata.
La scheda visualizza l'elenco dei Contatti dell'applicazione Windows/
MSN Messenger o l'elenco degli amici dell'applicazione Nortel
Multimedia PC Client.
4
Selezionare e verificare l'indirizzo di messaggistica immediata o
digitare il nome di accesso corretto.
5
Fare clic su Invia per iniziare la sessione.
—Fine—
Nota: le icone relative alla messaggistica immediata sulla barra degli
strumenti sono di colori diversi, in base allo stato del collegamento del
mittente.
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Utilizzo dell'indicatore di attesa dei messaggi
On-line
Off-line
Stato o nome di accesso del
mittente sconosciuto a
Windows/MSN Messenger
On-line
Off-line
Stato o nome di accesso del
mittente sconosciuto a Nortel
Multimedia PC Client (MCS
5100)
49
Anche i suggerimenti relativi ai pulsanti della funzione di messaggistica
immediata visualizzano lo stato e il nome di accesso del mittente, se questa
informazione è disponibile.
Per utilizzare la funzione di messaggistica immediata da Lotus Notes
Fase Operazione
1
Nella cartella Posta in arrivo di CallPilot Desktop Messaging,
selezionare un messaggio.
2
Nel menu Azioni, selezionare CallPilot Desktop Messaging >
Contatta mittente.
CallPilot recupera l'indirizzo CallPilot del mittente del messaggio,
quindi viene visualizzata la finestra di dialogo Contatto.
3
Fare clic sulla scheda relativa al software di messaggistica
immediata.
La scheda visualizza l'elenco dei Contatti dell'applicazione Windows/
MSN Messenger o l'elenco degli amici dell'applicazione Nortel
Multimedia PC Client.
4
Selezionare e verificare l'indirizzo di messaggistica immediata o
digitare il nome di accesso corretto.
5
Fare clic su Invia per iniziare la sessione.
—Fine—
Desktop Messaging include un indicatore di attesa dei messaggi (MWI),
rappresentato da un'icona a forma di ricevitore nell'angolo inferiore destro
dello schermo, sulla barra delle applicazioni di Windows. L'indicatore di
attesa dei messaggi notifica la presenza di nuovi messaggi e fornisce un
rapido accesso alla propria cartella di Posta in arrivo.
Un ricevitore rosso indica la presenza di nuovi messaggi:
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L'aspetto dell'indicatore di attesa dei messaggi cambia per fornire
informazioni aggiuntive sulla connessione al server, come descritto di
seguito:
Configurazione dell'Indicatore di attesa dei messaggi
Utilizzare la finestra di dialogo di configurazione dell'Indicatore di attesa dei
messaggi per
•
visualizzare o nascondere l'indicatore di attesa dei messaggi
•
abilitare il testo a comparsa
•
impostare per quanto tempo il testo a comparsa viene visualizzato sullo
schermo
Fase Operazione
1
Nella barra delle applicazioni di Windows, fare clic con il pulsante
destro del mouse sull'icona dell'indicatore di attesa dei messaggi.
2
Fare clic su Configurazione dell'Indicatore di attesa dei messaggi
di CallPilot.
Viene visualizzata la finestra di dialogo dell'indicatore di attesa dei
messaggi di CallPilot.
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Nota: le prime tre caselle (Server, Collegamento di rete VPIM e
Casella vocale) sono a scopo informativo e appaiono non
selezionabili; se si desidera apportare modifiche ai dati contenuti
in queste caselle, è possibile accedervi dalla scheda Generale in
Azioni > CallPilot Desktop Messaging > Configurazione.
3
Se si desidera aprire My CallPilot e riprodurre l'ultimo messaggio
facendo doppio clic sull'icona, accertarsi che la casella URL di My
CallPilot contenga l'indirizzo URL corretto. Per effettuare tale
operazione, è necessaria la connessione a un server CallPilot 5.0 o
versione successiva.
Consultare il proprio amministratore CallPilot per l'indirizzo URL
corretto. Generalmente, l'indirizzo URL è visualizzato in uno dei
formati seguenti:
4
•
http:// prefisso.nomehost.com/mycallpilot/
•
http:// indirizzo IP/mycallpilot/
Per visualizzare o nascondere l'icona MWI, selezionare o
deselezionare la casella di controllo Mostra Indicatore di attesa dei
messaggi su barra delle applicazioni.
Nota: se si nasconde l'icona e successivamente si decide di
visualizzarla nuovamente, nel menu Start di Windows,
selezionare Programmi > Nortel > Icona CallPilot MWI. L'icona
viene di nuovo visualizzata nella barra delle applicazioni.
5
Per abilitare o disabilitare il testo a comparsa, selezionare o
deselezionare la casella di controllo Visualizza testo a comparsa
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per x secondi. È possibile cambiare anche il numero di secondi di
visualizzazione del testo a comparsa sullo schermo.
6
Per salvare le modifiche, fare clic su OK.
—Fine—
Per utilizzare l'indicatore di attesa dei messaggi
Di seguito, vengono riportati alcuni suggerimenti utili per l'uso dell'indicatore
di attesa dei messaggi.
•
Per visualizzare il numero di casella vocale, l'indirizzo del server e il
numero di messaggi presenti nella Posta in arrivo, posizionare il
puntatore sull'icona.
•
Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'icona per visualizzare un
menu rapido contenente opzioni per:
— aprire My CallPilot (se nelle opzioni di configurazione dell'indicatore
di attesa dei messaggi è presente un URL per My CallPilot)
— configurare l'indicatore di attesa dei messaggi
— connettersi o disconnettersi dalla propria casella vocale My CallPilot
— uscire dall'indicatore di attesa dei messaggi in modo che non venga
più visualizzato
•
Per aprire l'ultimo messaggio in My CallPilot, fare doppio clic sull'icona
dell'indicatore di attesa dei messaggi.
Nota: se il messaggio non si apre, accertarsi che la casella URL di
My CallPilot contenga l'indirizzo URL corretto nella finestra di dialogo
dell'indicatore di attesa dei messaggi di CallPilot. Per aprire la finestra
di dialogo, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'icona
dell'indicatore di attesa dei messaggi, quindi su Configurazione
dell'Indicatore di attesa dei messaggi di CallPilot.
Modifica delle impostazioni della casella vocale
L'amministratore definisce le informazioni relative all'accesso predefinito. È
possibile modificare tali impostazioni, se necessario. Per informazioni
dettagliate, consultare la guida in linea.
Per visualizzare o modificare le impostazioni di recapito della posta
Fase Operazione
1
Nella posta in arrivo di Lotus Notes, nel menu Azioni, fare clic su
CallPilot Desktop Messaging > Configurazione. In alternativa, nel
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Modifica delle impostazioni della casella vocale
53
modulo del Lettore CallPilot, fare clic su Visualizza >
Configurazione.
Nella scheda Generale sono visualizzate le impostazioni di accesso
correnti.
2
Dopo aver apportato le modifiche, fare clic su OK.
—Fine—
Per modificare la password di CallPilot
La password di CallPilot corrisponde alla password che si utilizza dal
telefono.
Fase Operazione
1
Ripetere l'operazione descritta nel punto 1 della procedura
precedente, quindi fare clic su Cambia password.
Nortel CallPilot
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2
Nella casella Vecchia password, immettere la password corrente.
3
Nella casella Nuova password, immettere la nuova password.
4
Nella casella Ridigita nuova, immettere nuovamente la password
appena assegnata.
5
Fare clic su OK per salvare le modifiche.
6
Fare clic su OK per uscire dalle impostazioni generali.
—Fine—
Modifica delle impostazioni di recapito della posta
Per visualizzare o modificare le impostazioni di recapito della posta
Le impostazioni predefinite per la posta vengono configurate
dall'amministratore. Se necessario, è possibile modificarle. Per informazioni
dettagliate, consultare la guida in linea.
Fase Operazione
1
2
Fare clic sulla scheda Posta per visualizzare le impostazioni correnti.
3
Sono disponibili le impostazioni descritte di seguito.
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Modifica delle impostazioni di recapito della posta
55
•
Notifica: è possibile impostare CallPilot in modo che l'elenco dei
messaggi venga aggiornato automaticamente, manualmente o a
intervalli, ad esempio ogni cinque minuti (scegliere
Manualmente se si desidera ridurre i costi delle connessioni
ISDN o interurbane).
•
Includi intestazione messaggio in inoltro/risposta: ciò
consente di visualizzare le informazioni relative all'intestazione
del messaggio originale in un messaggio di risposta o inoltrato.
•
Includi frontespizio nell'inoltro del fax: selezionare questa
casella di controllo per aggiungere un frontespizio fax.
•
Converti messaggi vocali in uscita in WAV per destinatari
senza CallPilot: i messaggi registrati vengono convertiti
automaticamente dal formato VBK a quello WAV quando
vengono inviati a utenti non CallPilot.
•
Controlla l'ortografia prima dell'invio: selezionare questa
casella se si desidera che sui messaggi di testo creati con il
modulo personalizzato CallPilot venga eseguito un controllo
ortografico quando si fa clic su Invia. Se la casella è
deselezionata, è possibile eseguire il controllo ortografico
manualmente. Il controllo ortografico può essere eseguito solo se
Microsoft Word è installato.
•
Mostra indicatore di attesa dei messaggi su barra delle
applicazioni: l'icona del telefono CallPilot sulla barra delle
applicazioni Windows diventa rossa quando si riceve un nuovo
messaggio fornendo ulteriori informazioni utili.
•
Crea elemento inviato: selezionare questa opzione se si
desidera memorizzare una copia di ogni messaggio inviato nella
cartella dei messaggi inviati.
•
Abilita regola di inoltro dei messaggi: selezionare questa
opzione se si desidera attivare una regola di inoltro dei messaggi
configurata. Si tratta di una regola che permette di inoltrare i
messaggi CallPilot a un indirizzo e-mail esterno o a una cartella
Posta in arrivo di CallPilot. Se la casella appare non selezionabile,
l'amministratore CallPilot ha negato la possibilità di compiere
questa operazione.
Nota: se si ha accesso a My CallPilot, è possibile creare,
modificare ed eliminare la propria regola di inoltro dei
messaggi. Per ulteriori informazioni, vedere la Guida in linea
di Desktop Messaging per My CallPilot (NN44200-109).
•
Configura regola di inoltro dei messaggi: fare clic su questo
collegamento per connettersi direttamente all'applicazione My
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CallPilot e configurare le impostazioni per l'inoltro di messaggi
CallPilot a un indirizzo e-mail esterno o a una casella di Posta in
arrivo CallPilot. Se il collegamento non viene visualizzato,
l'amministratore CallPilot ha negato la possibilità di eseguire
questa operazione.
4
Dopo aver apportato le modifiche, fare clic su OK.
—Fine—
Modifica delle impostazioni della rubrica
Le impostazioni predefinite della rubrica vengono configurate
dall'amministratore. Se necessario, è possibile modificare tali impostazioni.
Per una spiegazione dettagliata di ciascuna impostazione, vedere la Guida
in linea.
Per visualizzare o modificare le impostazioni della rubrica
Fase Operazione
1
2
Fare clic sulla scheda Rubrica per visualizzare le impostazioni
correnti della rubrica.
3
Apportare le modifiche desiderate, quindi fare clic su OK o scaricare
la rubrica come descritto di seguito. Per informazioni sulle opzioni
visualizzate, fare clic su Guida.
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Modifica delle impostazioni audio
57
—Fine—
Per scaricare la rubrica sul computer
È possibile scaricare i nomi e gli indirizzi degli utenti CallPilot nella propria
rubrica personale.
Fase Operazione
1
Nella posta in arrivo, nel menu Azioni, fare clic su CallPilot Desktop
Messaging > Configurazione.
2
Fare clic sulla scheda Rubrica.
3
Selezionare la casella di controllo Promemoria scaricamento... e
impostare l'intervallo di tempo per la ricezione dei promemoria.
4
Fare clic su Scarica.
5
Fare clic su OK.
—Fine—
Modifica delle impostazioni audio
Per modificare il dispositivo audio e il volume
È possibile riprodurre e registrare i messaggi dal telefono o dal computer.
Nortel CallPilot
5.0 11/04/2007
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Fase Operazione
1
Nella posta in arrivo di CallPilot Desktop Messaging, nel menu
Azioni, fare clic su CallPilot Desktop Messaging >
Configurazione.
Oppure
nel lettore CallPilot, selezionare Visualizza > Configurazione.
2
Fare clic sulla scheda Audio per visualizzare le impostazioni audio
correnti.
3
Se si desidera riprodurre e registrare i messaggi vocali dal telefono,
nella sezione Unità selezionare Telefono. Verificare che il numero di
telefono visualizzato sia corretto.
Oppure
selezionare Computer se si desidera riprodurre o registrare i
messaggi vocali attraverso gli altoparlanti e il microfono del computer.
Nota: è possibile modificare il dispositivo audio anche su
CallPilot Player.
4
Se si desidera che le impostazioni del volume di CallPilot
corrispondano a quelle degli altoparlanti e del microfono del
computer, selezionare entrambe le caselle di controllo del volume
nella sezione Volume.
Nortel CallPilot
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Collegamento a My CallPilot
59
5
Se si desidera ricevere un promemoria che ricordi di selezionare tali
caselle prima di riprodurre o registrare i messaggi vocali, selezionare
Conferma impostazioni...
6
Se si desidera scaricare sul computer i messaggi vocali prima di
riprodurli, selezionare Scarica file... Questa opzione è utile se si
utilizza un modem.
—Fine—
Collegamento a My CallPilot
Desktop Messaging consente di effettuare il collegamento alle risorse Web
di My CallPilot. È possibile scegliere di aprire la home page o la pagina di
Saluti vocali. Per visualizzare o modificare l'URL per My CallPilot, vedere
Modifica delle impostazioni della casella vocale. Per ulteriori informazioni su
My CallPilot, vedere Guida in linea di Desktop Messagging per My CallPilot
(NN44200-109).
Fase Operazione
1
Nella cartella Posta in arrivo, aprire il menu Azioni e fare clic su
CallPilot Desktop Messaging > My CallPilot, quindi fare clic su
Home Page o Saluti vocali.
Nota: è possibile accedere a My CallPilot anche dal menu
Visualizza di CallPilot Player.
—Fine—
Per visualizzare o modificare le impostazioni delle funzioni CallPilot
Fase Operazione
1
In My CallPilot, fare clic sulla scheda Funzionalità di CallPilot.
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2
Selezionare la funzione desiderata e modificare le impostazioni in
base alle necessità. Le modifiche apportate alle funzioni hanno
effetto immediato, indipendentemente dall'utilizzo di CallPilot dal
computer o dal telefono.
—Fine—
Per visualizzare le informazioni sull'utente
In My CallPilot, far clic sulla scheda Informazioni utili per visualizzare le
informazioni in linea sull'utente specifiche per la propria casella vocale.
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Modalità non in linea
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Modalità non in linea
Se si desidera lavorare in modalità non in linea, è necessario disporre di un
computer con CallPilot installato e configurato nello stesso modo del
computer dell'ufficio. È possibile scaricare i messaggi e gli indirizzi in questo
computer prima di lavorare in modalità non in linea.
Fase Operazione
1
(Facoltativo) È possibile scaricare i messaggi CallPilot sul computer
che si intende usare in modalità non in linea. Accedere alla posta
elettronica e a CallPilot. Nel menu Azioni, fare clic su CallPilot
Desktop Messaging > Scarica tutti i messaggi. Al termine
dell'operazione, uscire dall'applicazione.
2
(Facoltativo) È possibile scaricare la rubrica del server sul computer.
Vedere Modifica delle impostazioni della rubrica.
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3
Quando non si è collegati in rete, aprire la posta elettronica e
attendere che venga visualizzata la finestra per l'accesso a CallPilot.
Non è necessario immettere la password.
4
Fare clic su Annulla.
—Fine—
A questo punto è possibile lavorare in modalità non in linea, rivedere i
messaggi, registrarne di nuovi e selezionare i destinatari per i messaggi. Per
riprodurre e registrare messaggi in modalità, non in linea è necessario
utilizzare gli altoparlanti e il microfono del computer; per eseguire l'accesso
in questa modalità non è possibile utilizzare il telefono.
CallPilot memorizza i messaggi registrati e li invia al successivo accesso al
server CallPilot.
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Tutti i diritti riservati.
Publicazione: NN44200-104-IT
Stato del documento: Standard
Versione del documento: 01.02
Data del documento: 11/04/2007
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Guida in linea di Desktop Messagging per Lotus

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