TIME MANAGEMENT - Bonucchi e associati srl

TIME MANAGEMENT
a cura di Rita Bonucchi
Bonucchi & Associati srl
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La gestione del tempo
1
Il seminario di oggi
• Introduzione alla gestione del tempo e
all’evoluzione del concetto
• Presupposti e percorso per la gestione del
tempo
• Tecniche/strumenti
• Piccoli consigli
La gestione del tempo
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Introduzione
• avvertenze
• limitazioni d’efficacia
La gestione del tempo
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Il genio del tempo
La gestione del tempo
4
Le competenze a disposizione
del manager
Si distinguono competenze:
• TECNICHE
• GESTIONALI
La gestione del tempo
5
Risorse
Chi dirige una struttura o gestisce progetti,
amministra risorse, (ovviamente, limitate e
vincolate nell’uso) di tipo:
• monetario
• umano
• tempo
La gestione del tempo
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Imparare la gestione del tempo
• In generale, non c’è un momento del nostro
percorso formativo nel quale ci vengono
insegnate semplici tecniche di gestione del
tempo, così come non ci sono molte occasioni di
imparare tecniche di management.
• Usciamo da corsi di studio complessi, magari
prendiamo anche una laurea, ma è probabile
che nessuno ci abbia mai insegnato a gestire il
tempo.
La gestione del tempo
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La risorsa Tempo
• Il tempo è “the Great Equalizer”, ne
abbiamo tutti la stessa quantità
• Non sappiamo quanto ce ne rimane
• Tendiamo a considerare questa risorsa
come inesauribile: non è così.
La gestione del tempo
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Cosa significa time management
• Di gestione del tempo, se si preferisce, di "time
management" si è parlato molto negli ultimi 30
anni: su libri e riviste, durante corsi e convegni.
• L'argomento, è stato impostato, solitamente, ad
uso e consumo di dirigenti e impiegati, applicato
strettamente
all'ambito
di
lavoro
e
contestualizzato in grandi strutture
La gestione del tempo
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La risorsa tempo
• La cultura europea, e in particolare quella
mediterranea, non è molto familiare con il
concetto di gestione del tempo.
• Questa risorsa, infatti, viene considerata un
qualcosa di ineluttabile e incontrollabile.
• In più, dalla famiglia arrivano messaggi come
“presto e bene non vanno d’accordo”, “per
riuscire
bisogna
lavorare
di
più”..........
La gestione del tempo
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Cosa significa time management
• L'obiettivo del time management è stato per
molto tempo "fare di più".
• La gestione del tempo, invece, può essere
finalizzata all’ottimizzazione delle proprie attività
non solamente lavorative, ma anche personali e
domestiche, alla ricerca di maggiore qualità della
vita, per sé e per la famiglia.
Work smart!
La gestione del tempo
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Imparare la gestione del tempo
• Una delle principali cause d’insuccesso dei corsi
di gestione del tempo risiede nella eccessiva
standardizzazione.
• Per gestire meglio il proprio tempo non si può
semplicemente applicare un metodo, occorre
prima conoscersi e poi adattare tecniche esistenti
alle proprie esigenze.
• Non porta buoni risultati voler per forza assumere
un modello. Anche il nostro corpo potrebbe
ribellarsi, poiché è pericoloso forzare i ritmi
circadiani.
La gestione del tempo
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Le tecniche di gestione del
tempo
• Alla base del time management non stanno
concetti scientifici irraggiungibili o difficili,
quanto piuttosto semplici tecniche e molta
perseveranza nell’applicarle.
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I principali passi:
• conoscersi
• fissare obiettivi e priorità
• scegliere uno stile e un metodo
• dotarsi di attrezzature
• provarci
• riprovarci
• cambiare metodo ogni tanto
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Conoscersi
• Tutto il concetto di time management si basa
oggi sull’accettazione del proprio profilo e della
propria personalità nei confronti del tempo.
• Per gestire meglio il tempo, dunque, è necessario
conoscersi bene, evitando però le tentazioni di
deresponsabilizzazione.
• In questo modo, le tecniche di gestione del
tempo non risultano imposte, sono piuttosto
scelte e si adattano alle esigenze di ognuno.
La gestione del tempo
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Prima di tutto occorre
conoscere:
• Quali sono i nostri ritmi e i momenti di maggior
rendimento durante la giornata.
• Come si utilizza attualmente il proprio tempo
(pochi di noi lo sanno!)
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Quando e come rendiamo di
più?
• gufi vs allodole
• focalizzati vs dispersi
• procrastinatori e paniac
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Dove va il tempo?
• Analizzando l’agenda (oppure l’apposito schema
per registrare le attività della giornata) ci
accorgiamo che molto del nostro tempo viene
consumato in attività che non abbiamo scelto,
oppure
che
non
abbiamo
previsto.
La gestione del tempo
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Aree di miglioramento
• Dopo l’analisi dell’attuale utilizzo del tempo, si cerca di
capire dove sono le principali aree di miglioramento
Ad esempio:
• I ladri di tempo: si identificano le attività o le abitudini che
tendono a consumare tempo senza portare risultati.
La gestione del tempo
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Il disordine
• Perdiamo tempo nel cercare cose, perdiamo
tempo a ricreare documenti che non riusciamo a
rintracciare,
ci
distraiamo
mentre
ci
interrompiamo per cercare qualcosa.
• Mettere ordine sulla propria scrivania, in
macchina, nella propria mente è un passo
necessario non solo per gestire meglio il tempo,
ma anche per sentirsi meno stressati.
La gestione del tempo
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La legge di Parkinson:
• Tendiamo a utilizzare per una attività non
il tempo necessario, bensì quello a
disposizione
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La storia del barattolo di vetro…….
La gestione del tempo
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Priorità e urgenze
• Attorno al concetto di priorità ruota gran
parte del concetto di time management.
• Si definisce prioritaria una attività quando
il non effettuarla potrebbe bloccare il
raggiungimento degli obiettivi, quando,
cioè
è
indispensabile
all’efficacia
dell’azione.
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Priorità e urgenze
• Sono prioritarie quelle azioni che sono
necessarie per effettuarne altre.
• Normalmente si tende a confonderle con le
urgenze: niente di più fuorviante. Le urgenze
sono semplicemente quelle attività che urlano
più forte per venire eseguite, oppure che
vengono
sollecitate
da
qualcun
altro.
La gestione del tempo
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Importante ma non
urgente:
Urgente e
Importante:
Pianifico, riservo
tempo dell’agenda
Eseguo
immediatamente
URGENTE
Né urgente né
importante:
Urgente ma non
importante:
Delegare
NO
IMPORTANTE
Devo ma non voglio:
Devo e voglio
rischio
procrastinazione.
B
A
VOGLIO
Non devo ma
voglio:
Non devo e non
voglio:
eliminare.
D
DEVO
il rischio è che lo
facciamo a spese
delle priorità: come
premio
C
Consigli
• precisare mezzi e risorse
• stabilire i responsabili
• delegare e lavorare in squadra
• suddividere le attività in varie fasi
• programmare le singole fasi in dettaglio
• attribuire date d’inizio e di fine per le attività
• attuare revisione e controllo
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Per utilizzare al meglio il nostro tempo
occorre programmare, cioè stabilire:
• chi fa
• che cosa
• entro quando
• con quali risorse
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I più comuni strumenti di
programmazione:
• Liste, mastro
• Agenda
• Fogli di programmazione (piani giornalieri,
settimanali, mensili, trimestrali, annuali)
• Gantt
• Diagrammi di flusso
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Gestione del tempo: dove migliorare
• riunioni
• scrittura professionale
• gestione delle informazioni
• tempo e internet
La gestione del tempo
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Qualche astuzia:
– lettura rapida
– semplificare e sistematizzare
– formalizzare, esplicitare, procedurizzare
– comunicazione efficace
– utilizzo dei tempi morti
– delega
– motivazione
– visualizzazione
– farsi aiutare: coaching e servizi on line
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Gli atteggiamenti vincenti nella
gestione del tempo
• E’ importante, per attivare qualunque sistema di
gestione del tempo (e mantenerlo attivo):
– operare entro due orizzonti temporali: non
perdere mai il contatto con il presente, ma
essere sempre capaci di contestualizzare le
singole azioni nel piano a lungo termine
– anticipare gli eventi e vincere la tendenza a
procrastinare
La gestione del tempo
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Consigli per pianificare il proprio
tempo
• Delegare
il
delegabile
ai
propri
collaboratori.
• Come sosteneva Confucio, se qualcuno ha
fame, non dategli un pesce, ma
insegnategli a pescare. Il tempo “perso” a
istruire e a delegare i propri collaboratori è
un investimento a lungo termine;
La gestione del tempo
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Consigli per pianificare il proprio
tempo
• Cercare di comprendere come mai si ha
così tanto lavoro da svolgere.
• E’ una situazione particolare o capita
spesso?
• Nel caso della seconda ipotesi, occorre
cercare di comprenderne le cause
La gestione del tempo
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Conclusioni
• Parlare di gestione del tempo, non
significa parlare dell’esasperazione del
suo
utilizzo,
bensì
della
sua
ottimizzazione.
• Siamo workaholic?
La gestione del tempo
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La cassetta degli attrezzi
• orologi e timer
• archivi
• agende/organizer
• telefono
• fax
• telefonino
• posta elettronica
• smartphone
• personal computer
• palmare e notebook
La gestione del tempo
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I supporti tecnologici: alleati o nemici
nella gestione del tempo?
• Oggi esistono svariate attrezzature intese ad
aiutarci nella gestione del tempo.
• A volte sono sovradimensionate, a volte siamo
noi che temiamo di non essere in grado di
apprendere il loro corretto utilizzo.
• I tempi di avvio e addestramento, soprattutto per
gli strumenti informatici, sono significativi: per
valutare l’apporto positivo alla gestione del
tempo, infatti, occorre non solo imparare ad
utilizzarli, ma anche inserire dati e informazioni
nel sistema.
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Informatica? I dubbi
• “E se perdo tutto?”
• “Ma io sono in macchina…”
• “È più comoda la carta”
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Informatica: i vantaggi
•
•
•
•
•
•
•
Full text search, analisi
Condivisione
Facile duplicazione
Facile trasportabilità/ubiquità
Molteplici chiavi di lettura
Carta come supporto alternativo
“Scarico”: meno stress
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Le applicazioni per la gestione
del tempo
• Sono database, ovvero “bidoni intelligenti”
• GIGO: Garbage in, garbage out
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Funzioni delle applicazioni
informatiche
•
•
•
•
•
•
•
Posta e messaggistica
Rubrica
Calendario individuale
Calendario condiviso
Agenda/tasks
Appunti e documenti
Progetti
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Software specifici
• Sidekick
• Organizer
• Schedule
• Outlook
• Myproject
• Planview
• CQproject
• MS Project
• Lotus Notes
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Come si imposta?
• Obiettivi di miglioramento
• Analisi (“conoscersi”)
• Analisi situazione aziendale
–
–
–
–
Requisiti di condivisione
Modalità di lavoro
Vincoli
Necessità di estrazione
• Test di imputazione (almeno tre mesi)
• Finalizzazione
• Procedurizzazione
La gestione del tempo
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In pratica
• Vedo il calendario secondo diverse
modalità (giornaliero, settimanale, mensile
annuale)
• Lo stampo nelle visualizzazioni e nei
formati desiderati
• Condivido
calendari
(sale
riunioni,
riunioni…)
• Posso estrarre tutti gli appuntamenti con
ricerca
La gestione del tempo
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In pratica
• Inserisco ogni task appena individuato,
indicando work necessario e data
scadenza
• Vedo i task per data, priorità, scadenza….
per ogni chiave di lettura desiderata
• Posso stampare la mia giornata
• Posso estrarre consuntivi e analisi senza
ulteriori imputazioni
La gestione del tempo
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Quindi…
• Arriva una mail e ne deriva un task
• Mi chiedono un lavoro al telefono e immetto
direttamente il task
• Analizzo un problema e ne derivo dei task
• Inizio la giornata con la lista dei task (e la finisco
anche)
• Segno i task conclusi
• Rischedulo i task scaduti
• ……..
La gestione del tempo
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Perché funzioni…
• Occorre immettere tutti i task
• Utilizzare un solo
sistema/contenitore/database
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Lotus Notes per il time management
• Funzioni
• Vantaggi/svantaggi
• Applicazioni
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Lotus Notes
• È un sistema client-server per la gestione di
applicazioni per il lavoro di gruppo
• Ogni applicazione costituisce un database, che
comprende documenti, maschere, rapporti…
• Ogni documento contiene campi
• Permette di condividere informazioni
indipendentemente dall’ubicazione dell’utente
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Lotus Notes
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Lotus Notes
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Lotus Notes
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