12 semplici idee per risparmiare e e fare innovazione

12
semplici idee per risparmiare e fare
innovazione in azienda
La crisi economica costringe i manager IT a fare nuovamente i salti mortali per difendere i budget, evitare tagli,
e aiutare la sopravvivenza del business. I CFO dal canto loro si rivolgono ai CIO con rinnovati inviti al risparmio e
sebbene mediamente la spesa IT sia un modesto 3,1 % del fatturato, la visione economica dei servizi rivolti alle
persone interne, come dei cost,i fa si che l’ICT sia in modo ineguale vittima di tagli superiori ad altri servizi di
Business.
Questi tagli secondo la recente ricerca di Goldman Sach’s sulla spesa IT porterà questa ad essere negativa per
la prima volta dopo lo scoppio della bolla Internet 2001/2002. La stima di meno 1%, che dopo anni di
decrescita di budget rischia di creare dei problemi di gestione e supporto ai processi di business. Come si può
allora razionalizzare i costi creando valore nei processi di business, facendo anzi risparmiare costi generali a
tutte le Business Line dell’organizzazione?
Invece di sentirsi vittime di un inevitabile destino infatti è necessario che gli IT executive risparmiosi preparino
proattivamente dei piani in cui spiegano come possono aiutare le organizzazioni nel loro complesso ad uscire
da questa crisi con successo grazie alla tecnologia, mantenendo profittabilità e acquisendo quote di mercato
dai concorrenti meno lungimiranti, riducendo contestualmente i costi di gestione del business ,che non sono
solo IT, anzi da questo onesto esercizio apparirà chiaro che solo investendo correttamente in tecnologia si
riducono drasticamente i costi complessivi di business e non in contrario. Per il settore pubblico i problemi
sono analoghi riducendosi le entrate fiscali in periodo di crisi e avendo in Italia un debito pubblico difficile da
tenere sotto controllo.
Secondo gli analisti e le società di consulenza quindi è dimostrabile, anche abbastanza semplicemente che la
strategia di tagliare i costi IT è di breve termine e non crea nessun valore di business inoltre impedisce di
cogliere i risparmi dove essi si possono veramente cogliere e cioe’ nei costi di gestione complessivi dei
business, aiutando le persone a modificare i processi e le abitudini verso una maggiore razionalizzazione delle
risorse. Un esempio su tutti: investire in moderni sistemi di Web Conferencing va di pari passo con la riduzione
netta delle spese di viaggi e trasferte.
Un altro consiglio in tempi come questi, è fare progetti piccoli con ritorni vicini. Ovviamente non sono favoriti i
progetti che dimostrano ritorni e benefici sono qualitativi e non quantitativi. Ma quali sono gli investimenti che
possono essere proposti proattivamente dall’ICT alla direzione generale per raggiungere gli obiettivi di
risparmio non solo dei costi di gestione dell’ICT stessa, ma anche del business nel suo complesso?
Per raggiungere gli obiettivi prefissati e diventare dei veri eroi nella razionalizzazione dei costi di gestione del
business la società di consulenza Alinean Inc. (http://www.alinean.com/)ci viene in aiuto con alcuni pratici
consigli riportati nel presente articolo ricavato dal documento “Simple Savvy Savings” della società di
consulenza americana, e adeguando i valori da $ a € ad un cambio medio.
1. Utilizzare meglio quello che già si possiede: un risparmio stimato di 480 € per persona per anno
riducendo le infrastrutture, l’energia consumata e i costi di overhead.
2. Standardizzare e semplificare per ridurre i costi di supporto IT: fino a 520 € per persona per anno in
risparmio di lavoro IT.
3. Aiutare a ridurre i costi inutili di business e gli sprechi di risorse nell’organizzazione: più di 980 € per
persona per anno in costi di business e overhead evitati.
Complessivamente queste semplici aree di risparmio hanno dimostrato secondo la società di consulenza di
portare un risparmio di almeno 1.980 € per persona per anno. La cosa più importante è che questi risparmi
sono tutti tangibili e misurabili in termini di infrastruttura, lavoro, costi di servizio, di energia e overhead e sono
facilmente realizzabili con investimenti minimi e ritorni veloci.
Per raggiungere questi risparmi si identificano in questo documento 12 specifiche idee di progetto,
riconducibili alle 3 aree di razionalizzazione citate, che richiedono un investimento minimo in capitale e risorse
ma realizzano grandi risparmi.
A. Utilizzare meglio quello che già si possiede
Si parte dalle statistiche medie dei data center per cui: i server sono utilizzati al 10 % lo storage meno
del 40%, l’overlicensing di software sono intorno al 20 – 30% per la mancata adesione ai contratti
quadro o a volume, e del 10 – 15 % per la mancata standardizzazione, e del 7% superiori per mancato
utilizzo o necessità reale, e mediamente alcune applicazioni possono essere migrate online con un
risparmio da 7.500€ a 22.000€ per applicazione per anno in mancanza dei costi di gestione e
infrastruttura interni.
Da questi dati si ricava che con i seguenti progetti è possibile risparmiare fino a 480€ per persona per
anno
1. Consolidamento dei server e virtualizzazione  85 € per persona per anno
2.
3.
4.
5.
Consolidamento dei database 37€ per persona per anno
Migliore gestione dello storage  14 € per persona per anno
Razionalizzazione delle licenze  da 185 a 370 € per persona per anno
Utilizzo del cloud computing  da 7.500€ a 22.000€per applicazione per anno
B Standardizzare e semplificare per ridurre i costi di supporto IT
In relazione agli studi di TCO di IDC, il personale e le spese relative restano ancora oggi il maggiore costo nel
Budget IT, infatti impegnano più del 50% delle spese totali annue. Quindi non è una sorpresa che quando viene
chiesto al CIO di ridurre i costi anche il prezioso personale IT sia a rischio, inoltre ri-assumere le persone di
livello e con skills rari una volta finita la crisi potrebbe essere un vincolo che ritarda il recupero di competività.
Il rischio per lo staff in effetti è stato evidenziato alto livello del 37% nella survey “Tech Targets 2009 IT
priorities”.
Ma come è possibile mantenere le persone giuste per supportare il business una volta superata la crisi
e tagliare sensibilmente i costi? Per ottenere un totale di 520 € per persona per anno in lavoro IT,
questi semplici programmi di risparmio possono essere realizzati.
6. Ridurre i costi di Change Management con una infrastruttura server virtualizzata  60 € per
persona per anno
7. Upgrade e consolidamento delle applicazioni di database  37€ per persona per anno
8. Implementare un sistema di gestione dei server per ridurre i costi di amministrazione 34 € per
persona per anno
9. Virtualizzazione delle applicazioni desktop per ridurre i costi di gestione applicativa  70 € per
persona per anno
10. Implementazione della standardizzazione del PC della gestione della sicurezza  da 320 € a per
persona per anno
C Aiutare a ridurre i costi di gestione del business
Attraverso un migliore utilizzo degli asset aziendali e aumentando l’efficienza delle persone l’ICT può
chiaramente risparmiare con un piccolo investimento incrementale e aiutare a fare significativi risparmi nei
programmi di business più grandi.
Tuttavia, è importante che la discussione si sposti da come risparmiare il 20% sul budget IT a come risparmiare
anche fino al 40% sulle spese generali e di gestione del business con l’aiuto del budget IT. Da una analisi di
Forrester emerge che “ ….il CIO deve assicurare che l’IT emerga da questa crisi come un player non marginale
nel perseguimento degli obiettivi e della strategia del business…”
I benefici che si posso applicare alla realizzazione dei progetti “corretti” per ridurre i costi del business,
accelerare i processi, gestire al meglio la catena del valore e aumentare significativamente la produttività delle
persone, possono significare molto di più per l’azienda che li applica che un taglio dell’IT stessa anche nella
capacità di competere e stare sul mercato quando la crisi sarà superata. Come McKinsey indica, “…Quando il
Business e i manager IT razionalizzano i processi, gli investimenti che ne derivano se realizzati possono avere
un impatto in benefici per il business 10 volte superiore dei soli tagli all’IT.
Analizzando il ritorno su alcuni progetti McKinsey indica che tagli all’IT del 15% possono portare uno 0,5% nella
profittabilità della bottom line (EBIT), ma investimenti realizzati negli obiettivi hanno un impatto ben superiore.
Una soluzione di supporto alle decisioni in area retail può incrementare l’EBIT dell’1-2%, mentre ottimizzare un
processo di Supply Chain anche del 3-4% e una migliore gestione dei listini e dei prezzi fino al 3-5%.
Concentrando sui progetti che hanno un payback più veloce come le esigenze del management frugale ci
impongono in questo periodo, quali sono i semplici progetti da realizzare per avere un tangibile ROI e pochi
rischi?
Guardando al business e cercando di fissare le aree di riduzione dei costi si identificano 2 soluzione che ossono
portare ottimi risultati:
1. La Unified Communication  con un risparmio di 834 € per persona per anno medio in costi di business e IT
2. La Collaboration con savings di 150€ per persona per anno per riduzione dei costi amministrativi e di
gestione dei documenti, delle stampe e delle mail.
Conclusione
Molti dei programmi citati sono probabilmente già in corso di valutazione o
implementazione nella vostra organizzazione, altri sono possibili idee di progetto,
mentre alcuni forse sono difficili da valutare. Come queste semplici idee di risparmio e
di veloce ritorno insegnano non è necessariamente complesso raggiungere l’obiettivo
di ridurre i costi a patto che si utilizzi la tecnologia come abilitante del risparmio e non
solo come area dove tagliare nuovamente i costi.