PDF - Applicativo Check lists

Eni S.p.A.
TIPOLOGIA
STRUMENTO
NORMATIVO:
Circolare n. 294 del 26 novembre 2007
DI Normativa
TITOLO:
Liste di Riferimento
NOTE:
DATA EMISSIONE: 26 novembre 2007
DATA DECORRENZA: 26 novembre 2007
REDAZIONE A CURA DI:
VERIFICATO DA:
APPROVATO DA:
ASLECIR
CORISFI
SVIORG/N
ORG
CFO
DIRS
“Liste di Riferimento”
Circolare n.294 del 26 novembre 2007
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INDICE
Pag.
1.
PREMESSA E OBIETTIVO........................................................................................3
2.
AMBITO DI APPLICAZIONE......................................................................................3
3.
RIFERIMENTI ............................................................................................................3
4.
DEFINIZIONI..............................................................................................................3
5.
MODALITA’ OPERATIVE E RESPONSABILITA’.......................................................4
5.1.
Identificazione Attività Sensibili ...........................................................................................4
5.2.
Verifica delle Liste di Riferimento ........................................................................................5
6.
CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE .....................................................6
7.
RESPONSABILITA’ DI AGGIORNAMENTO..............................................................6
8.
DIFFUSIONE DELLA NORMATIVA ...........................................................................7
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Eni S.p.A.
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1. PREMESSA E OBIETTIVO
Il “Modello di gestione, organizzazione e controllo” ex D.Lgs. n. 231 del 2001 di Eni S.p.A.
e i relativi Addenda, portano all’attenzione e dispongono l’adozione di misure di controllo
con riferimento al “rischio controparte” rappresentato, nella fattispecie, dal rischio connesso
a contatti e relazioni d’affari con soggetti coinvolti in attività di terrorismo o attività illecite
transnazionali.
A tale proposito, la presente normativa intende (a) regolare gli adempimenti da attuare con
riferimento al “rischio controparte” (b) definire ruoli e responsabilità delle Unità e delle
Funzioni interessate e (c) disciplinare le azioni, le modalità di trasferimento delle
informazioni e la tracciabilità delle attività poste in essere.
2. AMBITO DI APPLICAZIONE
La presente normativa si applica a Eni S.p.A..
Le società direttamente ed indirettamente controllate di Eni S.p.A., in Italia e all’estero,
recepiscono e applicano la presente normativa, e inoltre individuano eventuali misure
ulteriori di controllo, in relazione alle specificità delle proprie attività di business.
3. RIFERIMENTI
-
Codice di Comportamento Eni;
Principi del Modello 231;
Linee Guida per la Tutela e Promozione dei Diritti Umani, Circolare n. 257 del 17.04.07;
Linee Guida per le Attività di Approvvigionamento di lavori, beni e servizi per l'Eni S.p.A.
e per le Società italiane ed estere del Gruppo Eni, Circolare 207 del 01.03.2006;
Linee Guida sul Sistema di Controllo Eni sull'Informativa Societaria, Circolare 269 del
20.06.07;
Linee Guida Pianificazione e Controllo, Circolare 276 del 11.07.07.
4. DEFINIZIONI
Ai fini della presente normativa si riportano le seguenti definizioni:
Liste di Riferimento: indica le liste curate e pubblicate dall'Ufficio Italiano Cambi (UIC) sul
sito internet www.uic.it, ex art. 1 comma 4-bis del D.L. 369 del 2001 convertito nella legge
n. 431 del 2001. Ai sensi della normativa vigente, le liste vengono aggiornate sulla base
delle indicazioni provenienti dall'Unione Europea, dal Consiglio di sicurezza delle Nazioni
Unite, dalle autorità statunitensi e dallo scambio di informazioni con altri Paesi.
Attività sensibili: sono le attività in cui sussiste il rischio di commissione di reati
transnazionali e/o di reati con finalità di terrorismo o di eversione dell'ordine democratico,
come descritte al paragrafo 5.1..
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5. MODALITA’ OPERATIVE E RESPONSABILITA’
5.1. Identificazione Attività Sensibili
Per ogni “Attività sensibile” la possibilità di intrattenere contatti e concludere accordi con
terzi è subordinata alla verifica delle Liste di Riferimento.
E’ in particolare disposto il divieto (i) di intrattenere rapporti, negoziare e/o stipulare e/o
porre in esecuzione contratti o atti con, (ii) di concedere utilità a; (iii) di assumere soggetti
indicati nelle Liste di Riferimento o facenti parte di organizzazioni ivi inserite.
Sono “sensibili” le attività di seguito elencate:
(a)
Attività relative alla compravendita di beni/servizi1, in particolare (i) autorizzazione,
(ii) definizione e stipula, (iii) esecuzione.
(b)
Attività di investimento, in particolare (i) autorizzazione, (ii) realizzazione, (iii)
esecuzione.
(c)
Attività di intermediazione, in particolare negoziazione e stipula.
(d)
Attività di approvvigionamento, in particolare (i) gestione2 del processo di
approvvigionamento, (ii) esecuzione3 di contratti di approvvigionamento.
(e)
Iniziative umanitarie e di solidarietà, in particolare:
(i) realizzazione e gestione di iniziative umanitarie e di solidarietà (es. donazioni e
altre liberalità);
(ii) autorizzazione di iniziative umanitarie.
(f)
Attività commerciali/finanziarie, in particolare:
(i) selezione dei partner commerciali/finanziari e gestione dei relativi rapporti;
(ii) processo di gestione delle transazioni finanziarie.
(g)
Attività di gestione del personale, in particolare:
(i) assunzione di personale;
(ii) gestione di attività finalizzate a consentire l’ingresso di una persona nel territorio
dello Stato.
1
Sono escluse le compravendite nelle quali le caratteristiche della prestazione non comportano l'obbligo di identificazione
della controparte, le compravendite a utenze domestiche, residenziali e/o della pubblica amministrazione, le
compravendite al dettaglio/a consumatori e le compravendite nelle quali il prezzo e le altre condizioni della fornitura non
sono oggetto di contrattazione con la controparte, ma è prevista solo l’adesione a offerte commerciali standardizzate e/o
approvate dalle Autorità competenti.
2
Ai fini della presente normativa devono intendersi le attività di negoziazione e stipula dell’Accordo e/o del Contratto.
3
Ai fini della presente normativa deve intendersi l’attività di emissione e autorizzazione degli Ordini di Consegna/di
Lavoro (OdC/OdL).
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5.2. Verifica delle Liste di Riferimento
Ciascun Responsabile di Unità/Progetto o comunque incaricato di svolgere una o più delle
Attività sensibili (di seguito Responsabile), prima di avviare o procedere con le attività:
(i) verifica che la controparte4 non sia inserita nelle Liste di Riferimento. La verifica è
effettuata mediante la consultazione delle evidenze - ove disponibili - che Sofid mette a
disposizione e tiene aggiornate in base a specifico accordo di servizio con Eni; in
alternativa la verifica è effettuata mediante consultazione diretta del sito www.uic.it.5 Il
Responsabile, qualora non riesca né a reperire le evidenze rese disponibili da Sofid, né a
consultare le Liste di Riferimento agli indirizzi web sopra indicati, deve segnalare
immediatamente tale “impossibilità di verifica” al Superiore gerarchico e attivare soluzioni
alternative per effettuare tali verifiche. In assenza di verifica, le attività non possono essere
avviate/proseguite.
(ii) archivia la documentazione che attesti la verifica effettuata, attraverso la stampa
cartacea delle evidenze da cui si è evinto che la controparte non è inserita nelle Liste di
Riferimento, con annotazione della data di effettuazione della verifica.
Nel caso in cui le attività (i) e (ii) sopraccitate siano svolte dai collaboratori del
Responsabile, quest’ultimo sigla (o attesta con modalità elettronica certificata) la
documentazione della verifica per presa visione.
Se dall’esito della verifica emerge che la controparte, non è inserita nelle Liste di
Riferimento, le attività possono essere avviate/proseguite.
Se dall’esito della verifica emerge che la controparte è inserita nelle Liste di Riferimento, è
necessario interrompere/astenersi tempestivamente da qualsiasi tipo di azione e/o
rapporto con la controparte.
Ove il Responsabile ritenga comunque opportuno avviare o proseguire i contatti, deve
presentare, tramite i canali funzionali stabiliti, al Direttore Generale o al Direttore
Corporate competente (per quanto riguarda Eni S.p.A.) oppure al CEO della società (per
4
5
Per le attività riportate nel precedente paragrafo 5.1 - con esclusione di quelle del punto (g) - la verifica relativa ai
soggetti, è riferita alle persone con le quali si negozia, stipula gli accordi e/o i contratti e successivamente con quelle
individuate come “gestori” negli stessi atti ufficiali.
Le liste sono consultabili attraverso il collegamento presente sul sito internet dell’Unione Italiana Cambi (U.I.C.) nella
sezione “Antiriciclaggio/Accesso per argomento/Contrasto finanziario al terrorismo” o, in alternativa, direttamente agli
indirizzi web (i) http://ec.europa.eu/external_relations/cfsp/sanctions/list/consol-list.htm, per lista predisposta dall’Unione
Europea; (ii) http://www.treas.gov/offices/enforcement/ofac/sdn/, per la Lista OFAC (Office of Foreign Assets Control Dipartimento del Tesoro degli Stati Uniti), e (iii) http://www.un.org/sc/committees/1267/consolist.shtml, per la lista
predisposta dalle Nazioni Unite.
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quanto riguarda le società controllate), una nota con cui è richiesta l’autorizzazione
formale all’avvio e/o prosecuzione dell’attività.
Nella nota sono espressamente indicati le motivazioni della richiesta, i vincoli, le modalità,
le responsabilità e i limiti di spesa previsti. Solo dopo l’espressa autorizzazione scritta, le
attività possono essere avviate e/o riprendere. Per ogni singola operazione autorizzata
con soggetti inseriti nelle Liste di Riferimento, il Responsabile assicura, anche per il
tramite dei propri collaboratori, la predisposizione dei relativi verbali/report dettagliati e
motivati. I verbali/report sono trasmessi al Superiore gerarchico e copia degli stessi viene
opportunamente archiviata.
Qualora l’attività rientri in una delle fattispecie di seguito elencate occorre, inoltre, porre in
atto gli ulteriori adempimenti ivi previsti:
-
in presenza di iniziative umanitarie e di solidarietà il Responsabile competente deve
assicurarsi che nel budget approvato esista la specifica indicazione della tipologia di
utilità oggetto di concessione e deve garantire che la consuntivazione della spesa
venga coerentemente effettuata;
-
in presenza di attività relative alla gestione del personale il Responsabile deve
verificare che esistano criteri oggettivi di selezione dei candidati6, ivi inclusa
un’istruttoria specifica sull’assunzione di persone.
Eventuali casi specifici e/o dubbi interpretativi in relazione all’applicazione della presente
normativa dovranno essere sottoposti ad Assistenza Legale Civile, Commerciale e
Responsabilità d’Impresa di Eni mediante nota del Responsabile Eni competente.
6. CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
Le unità e le posizioni coinvolte nelle attività disciplinate dalla presente normativa
assicurano, ciascuna per quanto di competenza, la tracciabilità dei dati e delle
informazioni e provvedono alla conservazione e archiviazione della documentazione
prodotta, cartacea e/o elettronica, in modo da consentire la ricostruzione delle diverse fasi
del processo stesso.
7. RESPONSABILITA’ DI AGGIORNAMENTO
Le unità coinvolte nei processi oggetto di questa normativa sono responsabili della
rilevazione degli accadimenti aziendali di carattere operativo che comportano la necessità
di mantenere aggiornata la presente normativa. Tali rilevazioni sono segnalate alla
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Per “criteri oggettivi” si intendono i principi base per un‘adeguata selezione del personale.
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funzione Organizzazione, che assicura il coordinamento delle attività di aggiornamento
della normativa.
8. DIFFUSIONE DELLA NORMATIVA
La funzione Organizzazione è responsabile di assicurare la diffusione e di monitorare il recepimento
della presente normativa da parte delle società direttamente ed indirettamente controllate di Eni
S.p.A., in Italia e all’estero, le quali, a tal fine, segnaleranno il rispettivo piano di
recepimento.
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