3.1. Dall`analisi della posizione alla job description

3.1. Dall’analisi della posizione alla job description
Se da un lato la job description è una descrizione dettagliata di una determinata posizione di
lavoro, prima di addentrarci negli aspetti più pratici è utile precisare alcuni concetti di base:
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Compito: insieme di attività o operazioni necessariamente collegate in funzione di
proprietà/capacità del lavoro umano e tecnica impiegata
Mansione: insieme di compiti omogenei realizzati da un singolo individuo
Posizione: l’insieme di tutti i compiti e delle mansioni assegnate al “titolare” della
posizione
Ruolo: insieme delle aspettative di comportamento nei confronti di una persona in
riferimento agli obiettivi dell’organizzazione
Il concetto di posizione organizzativa vista come insieme di compiti e mansioni assegnate ad
un individuo in modo stabile è al centro di numerosi processi di gestione risorse umane quali:
 la pesatura della posizione (Job Evaluation);
 l’analisi della posizione (Job Analysis);
 la descrizione della posizione (Job Description);
 la definizione dei requisiti richiesti ad una persona che occupa la posizione (Job
Specification).
Job analysis
Processo di
raccolta di
informazioni su
comportamenti
o risultati
osservabili
all'interno di una
posizione
lavorativa
Job
description
Job
specification
Job
evaluation
Documento che
descrive i
principali compiti
e le mansioni di
una posizione
organizzativa
Documento
che definisce i
requisiti e le
competenze
necessarie
per occupare
una posizione
organizzativa
Processo di
pesatura delle
posizioni per
determinarne
l’importanza
nell’organizzaz
ione e stabilire
le politiche
retributive
In molte organizzazioni la descrizione dei compiti e mansioni (job description) e l’elenco dei
requisiti della persona per ricoprire una determinata posizione (job specification) vengono
normalmente aggregati in un unico documento denominato Job Description.
In questa guida non ci soffermeremo sulla Job Evaluation in quanto trattata
approfonditamente nella nostra “Guida Operativa alla Valutazione delle Posizioni” mentre
analizzeremo brevemente il processo di Job Analisys o di analisi della posizione.
L’analisi della posizione (Job Analysis) richiede un attento ed approfondito esame dei
compiti propri di una determinata posizione, come ad esempio lo scopo, gli output principali,
le relazioni organizzative e le responsabilità.
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Cap. 3. Come realizzare le job description
IL NUOVO MANUALE ORGANIZZATIVO
Per effettuare l’analisi di una posizione sono disponibili diverse tecniche sia quantitative che
qualitative.
In questa guida ci si vuole soffermare soltanto su un approccio di tipo qualitativo e a tal
scopo si suggerisce di far riferimento alle seguenti domande:
 Perché esiste la posizione ?
 Dove si colloca nel’organigramma?
 A quale posizione riporta?
 Quali sono i riporti principali della posizione?
 Quali sono i risultati attesi e come vengono misurati?
 Quali sono le attività svolte e quanto tempo viene dedicato?
 Quali sono le fasi del processo presidiate dalla posizione?
 Quali sono i suoi compiti, doveri e le responsabilità?
 Quale è lo sforzo mentale/fisico associato ad essa?
 Che tipo di requisiti deve avere la persona che la occupa?
 Quale è il livello di supervisione ricevuta (livello di autonomia)?
 Che metodi e strumenti vengono utilizzati?
 Quali sono le fasi del processo presidiate dalla posizione?
 Quali sono gli strumenti e le attrezzature utilizzate?
 Quali sono gli attori esterni con cui la posizione comunica?
 Quali sono i budget gestiti dalla posizione?
 Che ruolo ha la posizione nella definizione dei relativi budget?
 Quali sono i criteri di valutazione per chi svolge la posizione?
Per tale scopo è opportuno:
 utilizzare le informazioni più aggiornate possibili: la descrizione della posizione deve
rispecchiare le pratiche correnti dell’organizzazione;
 individuare le informazioni rilevanti basandosi solo su ciò che accade e non su ciò
che potrebbe accadere;
 concentrarsi sulle attività che qualificano la posizione: non farsi fuorviare da come
queste attività vengono svolte dalle persone che ricoprono la posizione.
La modalità di raccolta delle informazioni può avvenire con una o più modalità :
 Interviste ai capi e ai manager
 Intervista con una o più persone che ricoprono la posizione
 Focus group con persone che ricoprono la posizione
 Questionari somministrati alle persone che ricoprono la posizione e/o ai loro superiori
 Osservazione diretta del lavoro
 Esame di manuali della qualità, mansionari, profili professionali, contratti di lavoro.
Una volta raccolte queste informazioni, esse vanno riassunte in un documento che sarà la
base da cui partire per lo sviluppo della job description.
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Cap. 3. Come realizzare le job description
IL NUOVO MANUALE ORGANIZZATIVO