APRI - Top Consult

Tecnologie e soluzioni per la gestione elettronica
dei documenti e la conservazione sostitutiva
Avanti
Veloce
N° 12 • Ottobre 2010
Sostitutiva as a Service
La conservazione a norma di Top Consult
adesso è anche in Outsourcing
C
ampione della conservazione sostitutiva
a norma di legge, con un impegno che
risale agli albori della legislazione digitale, Top
Consult offre ora il servizio di conservazione
anche in Outsourcing. Lo fa utilizzando il sistema
documentale Top Media NED per la Navigazione
Elettronica dei Documenti in modalità SaaS
(Software as a
Service).
Il nuovo
servizio, che
si aggiunge
alla classica offerta di conservazione sostitutiva
in House, consente di conservare in modo
sostitutivo le diverse tipologie di documenti
permessi dalla legislazione in vigore ai fini
civilistici e fiscali: fatture clienti e note di credito,
fatture fornitori digitali e cartacee, libri e registri
contabili, Libro Unico del Lavoro e Cud.
E’ un servizio di livello qualitativamente elevato
assicurato dalle competenze e dall’esperienza
Top Consult, che con il servizio di Outsourcing
si assume il ruolo di Responsabile della
Conservazione (nuova figura professionale
prevista dalla legge).
>>
Le quattro fasi del servizio
La soluzione progettata da Top Consult per
la conservazione in Outsourcing è centrata
sull’uso dei moduli QReplicator e QOutLex
di Top Media NED e consente di delegare a
Top Consult il ruolo di responsabile aziendale
della conservazione per tutti i documenti
dell’impresa; il cliente
rimane naturalmente
responsabile della
creazione e del contenuto
del documento secondo
le normative vigenti.
Il servizio si articola in quattro fasi principali
(vedi Figura 1). Si parte dalla predisposizione
iniziale dell’ambiente hardware e software,
condotta in collaborazione con l’azienda
fruitrice del servizio, analizzando e
concordando le tipologie di documenti
coinvolti, le correlazioni esistenti fra documenti,
i volumi, le modalità di trasferimento, le
interrogazioni autorizzate.
La seconda fase prevede il trasferimento e
l’archiviazione dei documenti presso la
Server Farm di Top Consult.
segue a pag. 8
in questo numero
Conservazione in House o in Outsourcing
Conta la scelta del partner
Pagina 2
Connect per NAV: Top Media NED
integrato con Microsoft Dynamics NAV
Markas, più “valore” senza carta
Ridotti tempi e costi dei processi aziendali
Pagina 3
Pagina 4
>
L’affidabilità
del pioniere
Top Consult è leader e protagonista del
settore della conservazione sostitutiva
a norma di legge, dove opera fin
dal ’94. Nel ’99 realizzava già per il
Comune di Pesaro l’archivio sostitutivo
dei documenti dell’Anagrafe, che
rappresenta il primo esempio in Italia di
conservazione a norma di legge. Allora
sono state messe a punto le soluzioni
Lex, semplici, pacchettizzate e dotate di
una metodologia organizzativa e legale,
e “inventati” i servizi a supporto del
Responsabile della conservazione, fra cui
il Manuale certificato delle procedure
adottate.
Le soluzioni di conservazione sostitutiva
a norma di legge trovarono poi grande
impulso con i decreti sui documenti
fiscali del 2004, che davano alle imprese
la possibilità concreta di eliminare gli
archivi tradizionali.
“La nostra leadership in questo
settore – dice Pier Luigi Zaffagnini,
Amministratore Top Consult - nasce
dall’impegno pionieristico,
dalla conoscenza
approfondita della materia,
dal numero record di
referenze, dalla capacità
di inquadrare gli archivi
sostitutivi in un progetto
di sviluppo della gestione
documentale in azienda, quella cioè che
fornisce i vantaggi più rilevanti a livello
dei processi di lavoro. Sono 200 i clienti
che hanno già realizzato mediante le
soluzioni Lex di Top Consult archivi
sostitutivi a norma su ogni tipologia di
documenti”.
Oggi alle soluzioni Lex in House si sono
aggiunte quelle Lex in Outsourcing,
che fanno leva sullo stesso patrimonio
di conoscenze, esperienze e capacità di
partnership.
E la leadership è destinata a continuare.
1
Sostitutiva in House o in Outsourcing
Quel che conta è
la scelta del partner
C
2
on la nuova soluzione Lex in Outsourcing,
che si affianca a quella classica Lex in House,
Top Consult offre oggi alle imprese un servizio di
conservazione sostitutiva a norma di legge più
completo e flessibile, che viene incontro a qualsiasi
esigenza organizzativa aziendale.
Per Top Consult offrire la conservazione sostitutiva
in House o in Outsourcing è indifferente, al cliente
viene suggerita l’una o l’altra a seconda dello
specifico caso aziendale; la scelta è tecnologica,
gli strumenti sono gli stessi. Entrambe le soluzioni
sono valide e per entrambe viene offerta la stessa
garanzia. L’Outsourcing per Top Consult è solo
un’evoluzione della tecnologia, ma la società ha
sempre avuto – anche nelle soluzioni in House – il
ruolo di corresponsabile a fianco del cliente, sia
nella fase di preparazione mediante la consulenza
ConLex, sia nella realizzazione concreta degli
archivi, sia nell’evoluzione del sistema che si adatta
via via ai vari formati di conservazione, sia poi con
il mantenimento a norma nel tempo degli archivi
sostitutivi realizzati tramite il servizio ManLex. Top
Consult cioè ha dimostrato capacità di realizzazione
e assunzione di responsabilità fin dall’inizio, fin
dai tempi in cui la conservazione sostitutiva era
una materia completamente nuova, difficile e
nessuno la voleva e sapeva fare. E tutto questo
oggi continua con le soluzioni di conservazione in
Outsourcing.
Quindi la vera scelta per l’azienda non è tanto
fare la conservazione in House o in Outsourcing,
ma è la scelta del partner, dei servizi al contorno.
Soprattutto chi affida all’esterno il servizio di
conservazione a norma deve prima verificare la
comprovata capacità e affidabilità del fornitore.
Deve perciò scegliere come partner un fornitore
serio e stabile come Top Consult, che da quasi
25 anni opera esclusivamente sul mercato della
gestione elettronica dei documenti e che da
sempre ha la conservazione sostitutiva nel suo
core business. Per Top Consult la conservazione
sostitutiva è nel suo stesso DNA: è infatti
pioniere di questa materia fin dagli albori della
legislazione digitale (nel ’94 partecipava già con
pochissimi altri ai gruppi di lavoro AIPA-Anasin
sulla conservazione su supporti
ottici), nel ’99 realizzava con
il Comune di Pesaro l’archivio
sostitutivo dei documenti
dell’Anagrafe, primo esempio in
Italia di conservazione a norma.
Già in quegli anni ha sviluppato
le soluzioni Lex, ideando anche
il Manuale della Conservazione
e i servizi legali e organizzativi
a supporto del Responsabile
aziendale della conservazione,
informando ad esempio il cliente
non solo sui doveri ma anche sui suoi diritti nella
fase di esibizione.
Fondamentale è anche la capacità di trattare la
conservazione sostitutiva non come un progetto a
sé stante, ma come un tassello di un progetto di
sviluppo della gestione documentale in azienda,
quella che dà i maggiori vantaggi a livello di
automazione dei processi. E oggi Top Consult può
vantare centinaia di referenze con archivi sostitutivi
su ogni tipologia di documenti.
Anche per quanto riguarda le soluzioni in
Outsourcing Top Consult ha comunque già
maturato esperienze significative: da anni
infatti è responsabile di tutto il procedimento di
conservazione a norma per milioni di documenti
di un colosso come l’Orèal Italia (fatture, libro
giornale, registri
Iva, Libro Unico
del Lavoro);
responsabile
aziendale della
conservazione
rimane in questo
caso il cliente.
La responsabilità
della creazione
dei documenti
rimane sempre a carico dell’azienda e questa
è comunque responsabile legalmente della
esibizione dei documenti sia che la conservazione
sostitutiva sia realizzata in House o in Outsourcing.
L’azienda però può delegare all’esterno sia la
figura del Responsabile della conservazione
che la responsabilità della procedura operativa
di conservazione, naturalmente affidandosi ad
un fornitore adeguato e credibile, che abbia
le qualifiche e l’esperienza di Top Consult, in
grado di accettare sia l’incarico di realizzare la
conservazione sostitutiva a norma sia anche la
responsabilità di mantenere a norma nel tempo gli
archivi sostitutivi creati.
La conservazione non è una “commodity”
Oggi in Italia circa 3.000 aziende adottano soluzioni
di conservazione sostitutiva delle fatture e di altri
documenti contabili e fiscali secondo il Rapporto
2010 dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e
Dematerializzazione della School of Management del
Politecnico di Milano. Il Rapporto stima inoltre che tra
il 2008 e il 2009 il numero di documenti portati in
conservazione sia cresciuto in media del 40 per cento,
anche per l’estensione della dematerializzazione a
documenti come il Libro Unico del Lavoro.
La materia è ormai di interesse generale e sul mercato
tutti propongono soluzioni di conservazione sostitutiva,
compresi molti fornitori nuovi o improvvisati. Oggi
tutti possono mettere dei documenti su un Cd, fare
una firma digitale o apporre una marca temporale,
ma è importante porsi la domanda: fra 10 anni il mio
fornitore ci sarà ancora? La continuità del servizio è
infatti essenziale: la legge obbliga a rendere esibibile
l’archivio sostitutivo per 10 anni, 10 anni dura il
Responsabile Aziendale
della Conservazione,
per 10 anni l’archivio
sostitutivo deve essere
mantenuto a norma.
In sostanza possiamo
dire che la conservazione non è una “commodity”:
non è un semplice programma da comprare,
è un servizio, un insieme di elementi che ne
determinano la qualità e l’efficacia complessive.
Conviene quindi rivolgersi ad un fornitore esperto,
solido e preparato; è questo il caso di Top Consult
che ha un alto numero di referenze, conosce a fondo
le problematiche tecniche, legali e organizzative, è
costantemente aggiornato sulle nuove normative,
offre assistenza e servizi, è capace di evolversi
assieme alla tecnologia: perché fra 10 anni non
sappiamo ad esempio se ci sarà ancora il formato
Pdf o come si leggerà un Dvd creato oggi.
Connect per NAV integra Top Media NED
con l’Erp Microsoft Dynamics NAV
NAV: ora può “navigare”
M
icrosoft Dynamics NAV (Navision) è un
gestionale ERP per le piccole e medie imprese
che conta in tutto il mondo oltre un milione
di utenti. Top Consult, da sempre campione
dell’Application Integration, ha sviluppato un
nuovo connettore – Connect per NAV – che
consente di integrare il sistema documentale
Top Media NED con quello gestionale NAV, che
viene così potenziato con le funzioni di gestione
e navigazione dei documenti, di conservazione
sostitutiva degli stessi e di altro ancora (dalla
spedizione massiva multicanale all’OCR Data
Capture).
Come nasce Connect per NAV? Nasce dall’esigenza
specifica di un cliente Top Consult, CCM Coop.
Cartai Modenese, che rimpiazzando il suo vecchio
sistema informativo con Dynamics NAV vuole
però mantenere anche nel nuovo ambiente
quell’integrazione con il sistema Top Media NED
che è alla base dell’efficienza dei suoi processi.
Top Consult ha allora promosso un progetto
congiunto con CCM e con Macro Group, il
partner bolognese di Microsoft specializzato nei
prodotti Dynamics, che ha portato allo sviluppo del
nuovo connettore. Questo sarà subito impiegato
da Coop Cartai Modenese; l’accordo con Macro
Group prevede inoltre che questa proporrà ai
propri clienti una
versione pacchettizzata e
semplificata del sistema
integrato, cioè “Ned for NAV” (vedi anche articolo
a pagina 6); Top Consult, da parte sua, offrirà il
nuovo connettore integrato ai propri clienti NAV,
al mercato e a possibili partner con cui definire
un’offerta congiunta e integrata.
Come funziona
Connect per NAV
Il connettore Connect per NAV, che fa dialogare
Top Media NED con l’ERP Microsoft Dynamics
NAV, è un generatore, già predisposto per alcuni
scenari standard (documenti in ingresso e in uscita,
rapporti e tabulati, ecc.), che non richiede alcuna
programmazione ad hoc o sviluppo di software, ma
una semplice parametrizzazione.
La connessione fra mondo gestionale e mondo
documentale sfrutta da un lato la porta verso
Al lavoro in Coop. Cartai
Come si è detto, il primo cliente ad utilizzare il
nuovo connettore sarà proprio CCM Coop. Cartai,
l’azienda di Modena leader nella produzione e
distribuzione di articoli per il confezionamento
alimentare, la pulizia e gli imballaggi.
Cliente Top Consult, Coop. Cartai ha ora sostituito
con Dynamics NAV il precedente sistema gestionale
proprietario, con il quale era stato integrato
l’esterno prevista da NAV (“Document Link”,
Top Media NED, impiegato con ottimi risultati
fruibile sia con l’interfaccia Classic Client sia con
nell’automazione dei cicli attivo e passivo
Role Tailored Client) e dall’altro la tecnologia di
e nella conservazione sostitutiva dei documenti
integrazione SDK di Top Consult.
Si possono così archiviare direttamente nel sistema fiscali, dei registri e dei libri bollati.
“Con Connect per NAV, che nasce dal progetto
documentale i documenti emessi o gestiti da NAV
congiunto fra Top Consult, Macro Group e noi
e poi navigare attraverso quelli correlati. Sulle
– dice Fabrizio Guerriero, Responsabile Sistemi
loro schermate, con la modalità “ricerca” gli
Informativi di Coop. Cartai Modenese – ci
utenti NAV possono visualizzare direttamente i
documenti legati alle transazioni e archiviati in Top aspettiamo di ottenere un’integrazione ancora
più spinta fra documentale e gestionale, con una
Media NED; con “ricerca e naviga” visualizzare
sincronizzazione automatica in tempo reale, senza
un elenco di documenti associati secondo certi
necessità di processi batch notturni.
criteri e muoversi al loro interno. Anche gli utenti
aziendali non NAV, ma dotati di interfaccia Web a Abbiamo voluto passare ad un sistema gestionale
più aperto ed intuitivo, ma mantenendo il sistema
Top Media NED, possono archiviare direttamente
Top Media NED con tutte le sue avanzate capacità
documenti provenienti da altri sistemi e navigare
fra tutti quelli correlati. Attraverso il modulo Lex, al di integrazione e parametrizzazione.
sistema NAV viene inoltre aggiunta – in House o in Questo ci permetterà di migliorare ancor
Outsourcing - la conservazione sostitutiva a norma più i vantaggi già ottenuti con l’attuale
integrazione (attività amministrative sotto controllo,
di legge: Top Media NED mette in conservazione
documenti fiscali e libri contabili gestiti da NAV, ma processi più veloci, risorse risparmiate, eliminazione
anche documenti esterni a NAV a loro correlati, cioè della carta) e in futuro di integrare ad esempio con
facilità altre applicazioni e tipi di documenti”.
l’intera pratica.
3
La scelta documentale,
ciclo attivo in primo piano
In Markas Service, la società di servizi
integrati di Bolzano che ha visto nei suoi
25 anni di attività una crescita costante di
fatturato e di dipendenti accompagnata
dall’espansione sui mercati europei, la
gestione elettronica dei documenti è presente
dal 2004.
“In quell’anno Markas decise di dotarsi di
un sistema documentale e scelse il software
4
Top Media di Top Consult – afferma Aldo
Delvai, Direttore Amministrazione, Finanza,
Controllo e Sistemi Informativi-ICT. Ci
convinsero la sua semplicità di impiego e
di estensione applicativa, i costi contenuti
e soprattutto la capacità di integrarsi
direttamente con i sistemi gestionali e di
realizzare velocemente la conservazione
sostitutiva dei documenti fiscali che da
poco aveva ottenuto il via libera sul piano
legislativo”.
Top Media venne subito integrato con il
sistema contabile-gestionale dell’azienda, l’Erp
Vela Finance, e impiegato per la gestione dei
documenti del ciclo attivo, fatture clienti in
primo piano. Nel 2005 va a regime anche la
conservazione sostitutiva a norma di legge
delle fatture clienti, firmate digitalmente e
dotate di marca temporale: Markas sfrutta la
soluzione Lex, assieme alla consulenza legale
e organizzativa a supporto del Responsabile
Markas Service, più “valore
Le applicazioni documentali sono diventate vitali pe
i modelli organizzativi e ridotto drasticamente te
Aziendale della Conservazione; viene
realizzato il Manuale della Conservazione,
uno dei primi in Italia.
Nel 2006 la “prova del fuoco”. Arriva la
Finanza per un controllo fiscale
sul 2004 e, anche se la conservazione
sostitutiva di Markas entra in funzione
ufficialmente per i documenti 2005,
può avvalersi di tutta la documentazione
elettronica su ciclo attivo e passivo, registri
Iva, giornali e mastrini che la società aveva
già realizzato nel 2004 come test per le
applicazioni dell’anno successivo: visualizza
in un attimo i documenti, si muove fra quelli
correlati e se ne va soddisfatta facendo i
complimenti.
Da allora la gestione elettronica dei
documenti si è allargata anche al ciclo passivo
e ad altri settori aziendali, su richiesta degli
stessi utenti visti i positivi risultati delle
prime soluzioni applicative. Nel 2008 è stata
inoltre installata la versione più avanzata del
sistema documentale, Top Media NED per la
Navigazione Elettronica dei Documenti, che
ha consentito di potenziare le applicazioni
esistenti e di realizzarne di nuove.
Per quanto riguarda il ciclo attivo, oggi sono
catturate dal gestionale, archiviate e gestite
annualmente oltre 11.000 fatture clienti,
composte di più pagine. E’ un volume
consistente, cui si aggiungono – all’interno
di una pratica cliente – documenti correlati
come bolle e rapportini acquisiti via Bar
Code. Con il processo di conservazione
sostitutiva questi documenti vengono
trasferiti su Cd a norma, occupandone uno
solo all’anno. In totale, dal 2004 ad oggi,
sono stati archiviati in modo sostitutivo
circa 55.000 documenti e Markas utilizza il
servizio ManLex di Top Consult per il loro
mantenimento a norma nel tempo.
Gestione automatizzata,
ciclo passivo più veloce
Per Markas anche la gestione del ciclo passivo
riveste particolare importanza. La società è
decentrata su diverse sedi regionali, le attività
sono molte e diversificate, diverse centinaia di
fornitori – fra cui anche piccole macellerie e
panifici locali – sono sparpagliati per l’Italia e
inviano fatture in prevalenza cartacee, molte
scritte a mano. Si tratta di circa 30.000 fatture
passive all’anno, anche di 20 pagine ciascuna,
difficili da ricevere, elaborare ed approvare
manualmente.
Il processo era già stato automatizzato negli
anni scorsi mediante Top Media e la gestione
documentale, integrata con il gestionale; ma
per renderlo ancora più veloce ed automatico,
Markas ha ora installato la soluzione integrata
Data Capture di Top Consult, basata sulla
tecnologia Kofax, che taglia errori, tempi e
costi nella fase di data entry.
La fattura fornitore in arrivo, etichettata con
Bar Code, passata allo
scanner e archiviata
in Top Media NED,
viene trasferita
automaticamente
al motore di
riconoscimento
del contenuto a
Aldo Delvai
e” senza carta
er l’azienda, hanno cambiato
empi e costi dei processi.
tecnologia Kofax: questo, in automatico,
estrae i dati contabili dal documento e li
rilascia al sistema gestionale per il caricamento
e la contabilizzazione (prima nota); nello
stesso tempo aggiunge in Top Media NED
quelli necessari per l’avanzamento del
flusso passivo. Il motore di riconoscimento
è inoltre “intelligente”, con capacità di
“autoapprendimento”: impara cioè dalle
validazioni e correzioni apportate dall’utente.
Un sistema di workflow consente poi
ai responsabili dell’acquisto in centro e
in periferia di consultare i documenti,
direttamente o via Web, di controllarli e di
autorizzarne il pagamento.
25 anni al servizio della qualità
Venticinque anni di attività, sede centrale a
Bolzano, unità operative in 5 regioni italiane (da
Nord a Sud) e filiali in Austria, Polonia e Romania,
Markas Service realizza oggi un fatturato di 110
milioni di euro con oltre 4.500 dipendenti.
La società, fondata e diretta dai coniugi Mario
Kasslatter e Haidrun Achammer, progetta e fornisce servizi integrati orientati alla collettività, sia
enti pubblici che aziende private, con Divisioni specializzate in 4 settori: pulizia, igiene ambientale
e sanificazione; ristorazione per ospedali, case di
riposo, scuole, università e imprese; facility management (dall’amministrazione ai trasporti interni,
dalla manutenzione delle aree verdi allo sgombero
neve) in particolare per strutture alberghiere e
socio-assistenziali; servizi rivolti alle strutture
specializzate per anziani, dagli approvigionamenti
fino alla cura del corpo.
La qualità dei servizi prestati si basa sull’impegno,
la preparazione e la formazione del personale, su
una gestione attenta anche al rispetto dell’ambiente, sui processi per il controllo della qualità
collegati ai sistemi di certificazione.
Gli uffici amministrativi di Markas Service nella sede centrale di
Bolzano. Nella pagina a fianco, in senso orario, le 4 tipologie di
servizi forniti dalla società: pulizia e igiene ambientale; ristorazione;
facility management; servizi nelle strutture per anziani.
Il fascicolo elettronico
del dipendente
Il sistema documentale si occupa anche
della documentazione relativa al parco auto
aziendale e alle varie commesse o appalti
esterni (per la classificazione e valutazione dei
fornitori, delle loro attività e prodotti); inoltre,
per la Qualità le varie procedure, sempre
aggiornate, sono disponibili online.
E’ stata avviata anche la gestione elettronica dei
documenti del Personale, con la scansione di
quelli cartacei contenuti nei 4.500 fascicoli dei
dipendenti. E’ stata così data vita alla “cartella
elettronica del dipendente”, eliminando l’80
per cento del cartaceo attuale, cioè quasi
50.000 documenti in un anno. La cartella può
essere consultata in tempo reale dalle persone
autorizzate, gli uffici periferici visualizzano
quelle della zona relativa con accessi protetti;
la velocità di ricerca si unisce alla possibilità
di controlli automatici che evidenziano ad
esempio la mancanza di un dato importante
nel fascicolo di certi dipendenti.
E’ iniziata inoltre, mediante la soluzione
QMail, la spedizione massiva dei cedolini paga
ai dipendenti via e-mail (contenente il link al
documento), abbattendo così tempi e costi di
spedizione.
Gli sviluppi futuri? Si pensa alla conservazione
sostitutiva anche dei documenti passivi e
all’estensione delle applicazioni documentali
a 4 altre società del Gruppo e alle consociate
estere in versione multilingua. Per la
fatturazione elettronica (i clienti Markas sono
in gran parte enti pubblici) la società è già
pronta a partire non appena saranno emanati i
decreti attuativi.
Indispensabile come
l’energia elettrica
Complessivamente in Top Media NED sono
oggi archiviati e disponibili online oltre 90 tipi
di documenti diversi per un totale di 2 milioni
di pagine. Gli utenti del sistema documentale
sono praticamente tutti i dipendenti, che
possono ripescare, consultare e distribuire in
un attimo documenti e pratiche, anche via
Web; il lavoro è svolto molto più velocemente,
con maggiore precisione e qualità, le persone
possono dedicare più tempo a mansioni di più
alto livello.
“Tutti in azienda sono straconvinti dell’utilità
della gestione documentale – conferma Aldo
Delvai – e le funzioni che ancora non l’avevano
nel loro ambiente l’hanno reclamata con forza.
Ormai è entrata nell’uso quotidiano, è come il
programma di contabilità, anzi come la stessa
energia elettrica: non può mancare e se si
ferma non si può più lavorare.
Gestione e conservazione elettronica dei
documenti hanno fatto sparire la carta da
scrivanie e archivi (che prima raddoppiavano
ogni 5 anni), non occorre stampare e
fotocopiare più nulla. Le applicazioni
documentali hanno cambiato i modelli
organizzativi (tutti trovano tutto a velocità
impensabile qualche anno fa e non si perde
alcun documento), dando un grandissimo
aiuto alla gestione dei processi e riducendone
i tempi in modo impressionante; sono stati
ridotti i costi amministrativi, di struttura,
di comunicazione e trasferimento delle
informazioni; inoltre le risposte a clienti,
fornitori e dipendenti sono ora più pronte e
precise.
Insomma la gestione elettronica dei documenti
è diventata un’applicazione vitale per l’azienda,
che crea “valore” e ci rende in ultima analisi
più competitivi sul mercato”.
5
Il successo di Top Media Partner Program
L’offerta del partner
diventa più competitiva
gestionali ACG di Ibm basati sulle piattaforme
As/400-iSeries; è, fra l’altro, centro di eccellenza
Ibm per la iSeries, centro di competenza ACG e
socio fondatore del Club ACG, ora Consorzio ISA
(Italian Software Academy). Offrirà ai clienti NED
for ACG, rivolto sia alle ACG tradizionali sia alle
nuove ACG Vision 4.
L
anciato il programma Top
Media Partner Program, la
risposta è arrivata subito in
forma molto positiva. Numerose
software house, system integrator
e centri servizi di tutta Italia
hanno aderito all’iniziativa e
sono già al lavoro per offrire ai
clienti un’offerta a maggior valore
aggiunto.
L’obiettivo del Programma (che continua) è quello
di ricercare nuovi partner e di mettere a punto con
ciascuno di loro un’offerta congiunta, potenziandola e
rendendola più competitiva attraverso l’integrazione
con la piattaforma Top Consult, avanzata, di alto
livello e facilmente interoperabile.
Con i partner che gestiscono progetti complessi
l’integrazione si basa su Top Media NED Enterprise,
con quelli esperti in applicazioni dipartimentali su Top
Media NED Business.
Per i partner che lavorano sugli Erp dei maggiori
costruttori, l’offerta diventa NED for NAV, NED for
SAP, NED for ACG e così via; se invece il partner
NED for XXX
6
Più valore aggiunto al tuo Erp
Con Top Media Partner Program Top Consult propone a
chi vuol diventare suo partner “NED for XXX”, cioè una
soluzione pacchettizzata di Top Media NED integrata
con qualsiasi Erp o gestionale del partner, da portare
sul mercato con offerta congiunta. Nascono così NED for
ACG o NED for Nav, soluzioni che aggiungono al prodotto
gestionale XXX le capacità di gestione elettronica dei
documenti e di conservazione sostitutiva a norma (sia
in House che in Oursourcing) e altre addizionali come
workflow, fatturazione elettronica, integrazione e-mail.
L’Erp o gestionale del partner si arricchisce così di tutte
queste potenzialità, diventando più completo e competitivo sul mercato. Fra i plus delle soluzioni NED for XXX,
rivolte a qualsiasi scenario applicativo aziendale, ci sono
l’economicità dell’integrazione, la rapidità di partenza,
un numero illimitato di utenti, la possibilità di passsare
agevolmente al sistema Top Media NED completo.
produce o vende un suo Erp o gestionale, l’offerta
si basa su NED integrato con quel prodotto. Al cuore
del Programma c’è quindi NED for XXX, dove XXX è
un qualsiasi gestionale o Erp sviluppato o utilizzato
dal partner.
Oltre alla capacità di integrazione ed interfacciamento
di Top Media NED con tutti gli ambienti gestionali,
il Partner Program comprende inoltre un buon
pacchetto di risorse e servizi forniti da Top Consult.
Fra questi, formazione tecnica, commerciale e
applicativa; supporto diretto alle vendite; strumenti
di marketing (dagli ambienti demo alle offerte
standard, alla documentazione), fino all’uso
gratuito in comodato di un sistema Top Media
per le applicazioni interne del partner in modo da
fargli conoscere concretamente il prodotto nell’uso
quotidiano.
I nuovi partner, da Nord a Sud
Top Media Partner Program, come si è detto,
ha riscontrato un buon successo e diverse nuove
aziende hanno iniziato a collaborare con Top
Consult potenziando così la rete di partner certificati
che operano sul territorio. Ne presentiamo alcune.
Il partner di soluzione Bee NewTech (già
Praxis Calcolo) di Milano, quasi 200 addetti, è
specializzato in particolare in Infor Erp Visual,
soluzione gestionale di produzione per le aziende
manifatturiere.
Un altro partner di soluzione, CITIEMME
Informatica di Bergamo, opera invece sui
BluDev/1-Hundred, sedi a Milano,
Borgomanero (NO), Varese, Perugia e Roma, è
system integrator e partner di soluzione, opera nei
diversi settori del software e dei servizi IT, delle
soluzioni di business e delle applicazioni verticali.
Macro Group di Bologna, con sedi anche
a Verona, Treviso e Ancona, è un partner di
soluzione, specializzato nei sistemi gestionali
Microsoft Dynamics (Nav, Ax, Crm) e nelle ACG
di Ibm, socio fondatore di ISA (Italian Software
Academy, già Club ACG) per la realizazzione dei
nuovi gestionali ACG Vision 4.
Paperless Sicilia, centro servizi e partner di
soluzione con sede a Palermo, è specializzato
nei servizi di dematerializzazione e gestione
documentale, archiviazione sostitutiva a norma,
fatturazione elettronica, consulenza e formazione
informatiche.
Klaus opera dal 2001 a
Taranto ed è radicata su tutto
il territorio nazionale tramite
concessionari, area manager
ed agenti. E’ specializzata e
certificata nei servizi di archiviazione ottica dei
documenti e nella loro conservazione sostitutiva
a norma di legge. Attualmente, nell’ambito di un
processo di internazionalizzazione, è impegnata
nell’apertura di nuove sedi in diversi paesi esteri.
Notizie in breve
Top Consult confermato
MS Gold Certified Partner.
Con Customer Satisfaction
superiore alla media
Confermato per Top Consult il riconoscimento di
Microsoft Gold Certified Partner, il livello più alto
per la competenza e l’esperienza nelle tecnologie
Microsoft. Il rinnovo deriva dai crediti raggiunti
per il software documentale Top Media NED,
basato su piattaforma
.Net, dalle competenze
professionali di tecnici e
specialisti certificate sui prodotti Microsoft e dalle
referenze dei progetti realizzati presso i clienti.
Quest’anno per la certificazione era necessaria
anche una positiva Customer Satisfaction verificata
fra gli utenti. Top Consult ha qui ottenuto
ottimi risultati con punteggi totali e parziali tutti
largamente superiori alla media dei partner: i
clienti della società sono altamente fidelizzati,
pienamente soddisfatti del rapporto con il fornitorepartner, consigliano agli altri le soluzioni e i servizi
Top Consult, sono intenzionati a riacquistarne i
prodotti, li considerano essenziali per aumentare il
proprio vantaggio competitivo sul mercato.
Estese le applicazioni
in Coop Adriatica e Cesab
I clienti Top Consult che utilizzano in azienda
soluzioni per la gestione elettronica dei documenti
ne misurano direttamente i vantaggi concreti sul
piano dell’efficienza, dei risparmi e della maggiore
competitività. E così estendono via via l’impiego di
Top Media NED a nuovi settori aziendali e a nuove
applicazioni, confermando a Top Consult la propria
fiducia.
Coop Adriatica ad esempio, una delle maggiori
imprese italiane di distribuzione (156 ipermercati
e supermercati in EmiliaRomagna, Veneto, Marche ed
Abruzzo, quasi 2 miliardi di
fatturato, 9.000 dipendenti
e oltre un milione di soci), impiega da anni
applicazioni documentali Top Media NED, messe a
punto in collaborazione con il partner Ecole & Co.
Le applicazioni, integrate con il sistema gestionale,
coinvolgono milioni di pagine di documenti ogni
anno per la gestione dei cicli attivo e passivo e per
la conservazione sostitutiva fiscale. Ora ha deciso
di estendere gestione e conservazione a norma ai
documenti dell’Amministrazione del Personale (LUL,
Cud, ecc.) per fruire anche in questo settore di tutti
i vantaggi di semplificazione e risparmio.
Cesab Carrelli Elevatori, la società bolognese
che fa parte di Toyota Material Handling Italia ed
esporta in tutto il mondo i suoi
prodotti, ha integrato Top Media
NED nel Sistema Informativo
(progetto in collaborazione con
il partner Sogea), rendendo più
snelli e controllati i suoi processi
lavorativi chiave (ciclo passivo, attivo, post-vendita) e
adottato la conservazione sostitutiva dei documenti
fiscali attivi e passivi, di libri e registri, eliminando
la carta negli archivi. Adesso la società ha acquisito
anche il modulo OCR Data Capture di Top Consult
per aumentare ulteriormente l’efficienza del ciclo
passivo e riversare direttamente nel gestionale
As/400 tutti i dati letti dai documenti cartacei in
ingresso.
Abbattuti i tempi
per l’integrazione con SAP
La soluzione documentale Top Consult integrata con
SAP è già al lavoro in decine di imprese italiane ed
europee (fra cui L’Orèal e Luxottica, Ariston Thermo
Group e Lavazza, Eni European Coordination Center
e Kuvera-Carpisa, TagHeuer e Prada). Attraverso
l’interfaccia SAP ArchiveLink, la soluzione integrata
fa colloquiare in modalità Web Service il sistema
Top Media NED con il sistema SAP, che viene
così “arricchito”: può gestire dati e documenti
associati, aumenta l’efficienza complessiva e
acquista la capacità di gestione elettronica dei
flussi di documenti
e di conservazione
sostitutiva degli
stessi, oltre ad altre funzionalità come la spedizione
massiva multicanale o l’OCR Data Capture.
Nei progetti di integrazione la velocità di
realizzazione è un fattore decisivo e Top Consult è
in grado di integrare con SAP il sistema Top Media
NED in modo molto semplice e veloce, eliminando
la necessità di programmazioni ad hoc su SAP
con tutti i costi relativi. I tempi per l’integrazione
personalizzata sono così drasticamente abbattuti a
due settimane, ben lontani da quelli normalmente
necessari per le integrazioni con SAP, indicati
ad esempio da SAP stessa in 2-3 mesi per le
applicazioni documentali di Invoice Management
realizzate mediante il reseller agreement con il
partner Open Text (*). Lo specialista applicativo
Top Consult, lavorando assieme al cliente, con
alcuni giorni di lavoro realizza l’integrazione
personalizzata e completa SAP – Top Media
NED per gli incoming document del ciclo passivo;
con qualche altro giorno viene realizzata anche
quella per gli outgoing document del ciclo attivo.
Vanno poi aggiunti i tempi per l’installazione e
l’avviamento di Top Media NED in azienda, nel
caso non sia già presente, ma richiedono anch’essi
solo pochi giorni. L’integrazione in tempi così stretti
è possibile per l’alta qualità della piattaforma
documentale Top Consult, basata su “generatori”
progettati per integrarsi con il sistema informativo
aziendale. Top Consult ha saputo schematizzare
il processo di integrazione, semplificando e quindi
velocizzando l’integrazione tra la banca dati di SAP
e l’archivio documentale di Top Media NED.
(*) I tempi di implementazione sono tratti dal
White Paper “Imaging & Workflow Automation: The
Emerging Invoice Management Revolution/Achieving
Invoice Automation with SAP: A Simple Three Step
Approach”, PayStream Advisors 2009, pubblicizzato
da SAP nella sua newsletter settimanale “SAP
Flash” del 26/10/2009 e reso disponibile ai lettori
interessati. Le stesse informazioni si possono ricavare
dal sito SAP all’indirizzo: www.sap.com/solutions/
solutionextensions/invoice-management/index.epx.
Il mercato risponde,
l’afflusso dei nuovi clienti
Ottima la risposta del mercato alle proposte Top
Consult, competitive anche in un periodo difficile:
negli ultimi mesi numerosi nuovi clienti di ogni
tipo e dimensione, acquisiti direttamente o tramite
partner, hanno adottato le soluzioni Top Media
NED per recuperare efficienza. Di seguito alcuni dei
nuovi clienti: Gruppo Ali, Milano (apparecchiature
per ristorazione professionale, gestione ciclo attivo
e passivo, Connect per SAP); Aldinet, Milano
(distribuzione elettronica di consumo, integrazione
NED for Visual Space di Brain); Yard Value,
Milano (perizie immobiliari, conservazione sostitutiva
in Outsourcing); Acciaierie Beltrame, Vicenza
(ciclo attivo e passivo per Italia e consociata
francese); Mion, Padova (etichette tessuti, gestione
e conservazione integrate con Brain Visual Space);
Hendrix, Verona (mangimi animali, ciclo attivo
e spedizione massiva fatture clienti); Gruppo
Barilla, Parma (soluzione HR Lavoro con Byte);
Coveme, Bologna (produzione film poliestere,
ciclo attivo e passivo, conservazione sostitutiva);
Fondazione ANT, Bologna (Onlus, assistenza
oncologica a domicilio, gestione contratti e ricevute);
Schnell, Fano-Ancona (macchinari piegatura tondini,
ciclo passivo e conservazione sostitutiva); Cedifar,
Napoli (distribuzione farmaceutica, integrazione
con gestionale InFarma); Comune di Cagliari
(archiviazione documenti Anagrafe).
7
Sostitutiva as a Service
La conservazione a norma di Top Consult
adesso è anche in Outsourcing
segue da pag. 1
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Il trasferimento può
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avvenire in 4 modalità
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diverse, automatiche
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o manuali, sempre
attraverso canali sicuri,
in modo da soddisfare
qualsiasi esigenza
organizzativa dell’azienda
cliente. La prima è la
modalità automatica
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per i clienti che hanno
già un sistema Top
Media NED, sul quale
vengono installati in
Figura 1
modalità SaaS alcuni
moduli addizionali: in
degli archivi sostitutivi avviene via Web tramite
particolare QReplicator, che sotto il controllo
il modulo UserWeb di Top Media NED, pure
di QManager con tecnologia WebSDK archivia messo a disposizione del fruitore in modalità
nella Server Farm Top Consult i documenti
SaaS; la ricerca può essere svolta mediante
da sottoporre a conservazione sostitutiva;
parametri liberi; per l’esibizione la soluzione
dopo una preconfigurazione una tantum dei
consente inoltre la verifica della firma digitale
lavori eseguiti da Replicator, il processo è
e della marca temporale. La quarta fase abbina
completamente automatizzato e avviene senza
l’ottemperanza dell’obbligo ad una maggiore
la presenza fisica di operatori del cliente.
efficienza della ricerca dei documenti, che porta
C’è poi, per chi non ha un sistema Top
a velocizzare la durata dell’accertamento per
Media NED, la modalità automatica con
quanto riguarda la parte documentale.
OutLex SmartBox: è questa una stazione di
Il servizio in Outsourcing prevede inoltre la
preelaborazione, controllo e validazione in
produzione del Manuale operativo e della
House installata presso il cliente in modalità
conservazione (certificato, se richiesto, dal
SaaS. Facilita la cattura dei documenti da
legale), che consente di ricostruire ed esibire
mettere in conservazione dalle applicazioni
all’autorità di controllo in caso di necessità il
gestionali, li converte se necessario nei
ciclo di vita dei documenti, le operazioni svolte
formati richiesti dalla normativa e consente al
in azienda e quelle svolte da Top Consult.
responsabile o delegato della conservazione la
Per l’avvio e la personalizzazione del servizio
validazione alla fase successiva. Dopo questa
intervengono sistemisti, specialisti applicativi e
fase a cura del cliente, i documenti sono
consulente legale Top Consult.
trasmessi automaticamente alla Server Farm
I prezzi del servizio si basano su una voce
Top Consult sotto controllo del QManager e
iniziale di avvio, un canone mensile e un costo
QReplicator.
di esercizio che dipende dai volumi trattati.
In alternativa alla modalità OutLex SmartBox,
l’azienda può archiviare i documenti
Un’infrastruttura sicura
direttamente nella Server Farm Top Consult
Alle spalle del servizio in Outsourcing c’è
utilizzando l’interfaccia WebService esposta
un centro servizi di alte prestazioni ed alta
in rete. Oppure può creare i documenti
sicurezza: è quello di Colt Telecom, con
nei formati previsti dalla normativa,
cui Top Consult ha stretto un accordo
“impacchettarli” nel formato Import richiesto
strategico. Colt possiede e gestisce una delle
da Top Consult, trasmetterli alla Server
più avanzate ed estese reti europee di Data
Farm via FTP sicuro e avvisare Top Consult
Center e di telecomunicazioni, che include
dell’avvenuta trasmissione.
reti metropolitane in 32 città europee, fra cui
Nella terza fase i documenti trasferiti o
Milano, Roma e Torino, con connessioni dirette
archiviati nei sistemi della Server Farm Top
in fibra ottica in 10.000 edifici e 13 Colt Data
Consult vengono poi controllati e sottoposti
Center, di cui uno a Milano e uno a Torino,
a conservazione sostitutiva a norma
oltre a numerosi punti di presenza (PoP, Point
mediante QOutLex, firmati digitalmente e
of Presence).
marcati temporalmente, si generano i file delle
La rete IP di proprietà, instradata partendo dalla
impronte e sono eseguiti periodicamente i
propria infrastruttura di rete in fibra ottica,
trasferimenti su Cd/Dvd esterni da utilizzare
permette di ampliare in tempi molto rapidi la
come copie di back-up.
banda e la connessione con il fruitore finale
Da ultimo, nella fase 4, l’esibizione a norma
adeguandola alle necessità dell’applicazione. Per
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8
Back up
annuale
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
il trasferimento dei documenti il fruitore
può quindi utilizzare la rete pubblica (Internet)
avendo una banda garantita adeguata
all’applicazione oppure richiedere un
collegamento diretto a pagamento dalla sua
sede al Data Center in cui vengono conservati i
documenti.
La piattaforma hardware, duplicata, è
sottoposta a stringenti controlli di ogni
tipo. Oltre alla sicurezza logica assicurata
dall’architettura applicativa Top Consult, le
apparecchiature dislocate all’interno del Data
Center Colt ne condividono sicurezza fisica,
controlli e standard di qualità.
Un’offerta flessibile e diversificata
Il nuovo servizio Top Consult di conservazione
sostitutiva in Outsourcing, corredato da
consulenza legale, assistenza sistemistica e
applicativa, consente quindi alle aziende
di usufruire velocemente, con qualità e in
sicurezza, delle soluzioni più adatte alle proprie
esigenze.
Lex in Outsourcing si rivolge sia ai clienti Top
Consult (in alternativa o in affiancamento
a Lex in House) sia al mercato. Ci sono ad
esempio molte aziende che archiviano i loro
documenti con Top Media NED, ma non
fanno la conservazione oppure fanno in
House la conservazione dei soli documenti
fiscali, per il timore di dover dedicare troppe
risorse al tema o di dover nominare più
responsabili della conservazione: in questo
modo possono delegare a Top Consult il
processo di conservazione di tutti i documenti
e la responsabilità della conservazione e del
mantenimento a norma nel tempo.
Chi non ha ancora realizzato soluzioni
di gestione documentale in azienda può
iniziare ad avvalersi della conservazione
sostitutiva a norma di legge in modalità SaaS e
successivamente estendere il servizio anche alla
gestione elettronica dei documenti aziendali,
ottenendone tutti i vantaggi.
“Avanti Veloce” – Periodico Trimestrale
Autorizzazione del Tribunale di Torino N. 5983
del 21/7/2006
Direttore responsabile: Pier Luigi Zaffagnini
Ottobre 2010
Realizzazione editoriale:
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Progetto grafico: Why P Communication • Torino
Stampa: Stilgraf Srl • Vicoforte (CN)
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