“ocr data capture” che ottimizza il data entry dei

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Risparmi del 50 per cento nella sola fase “prima nota” in contabilità
TOP CONSULT LANCIA LA NUOVA SOLUZIONE “OCR DATA CAPTURE”
CHE OTTIMIZZA IL DATA ENTRY DEI DOCUMENTI CARTACEI
Torino, 22 giugno 2009 – Top Consult, la società leader nella gestione elettronica dei documenti e
nella conservazione sostitutiva degli stessi a norma di legge, ha reso disponibile la nuova soluzione
“OCR Data Capture”, che collega fra loro cattura dei dati e gestione documentale ottimizzando così il
data entry dei documenti cartacei. A questo scopo la piattaforma Top Media NED per la Navigazione
Elettronica dei Documenti è stata integrata con le avanzate tecnologie data capture di Kofax, leader
mondiale del settore.
La soluzione si rivolge soprattutto alla gestione del ciclo passivo aziendale, caratterizzato dall’arrivo
per lettera o fax di grandi volumi di documenti come ordini, documenti di trasporto e fatture fornitori.
Le informazioni vengono catturate dai documenti cartacei, rese elaborabili elettronicamente, archiviate
e convogliate nei processi documentali e gestionali dell’impresa, fino alla conservazione sostitutiva a
norma di legge dei documenti fiscalmente rilevanti.
“Con OCR Data Capture – afferma Pier Luigi Zaffagnini, Amministratore Top Consult - il data entry
(che impegna oggi in amministrazione numerose persone) non è più un costoso collo di bottiglia ma
diventa un processo di acquisizione rapido e privo di errori, spesso completamente automatico, che
porta all’utente considerevoli vantaggi economici e di processo. La soluzione, il cui costo è legato al
volume annuo di pagine trattate, già dal primo anno porta risparmi largamente superiori
all’investimento necessario. Si può calcolare un risparmio del 50 per cento nella sola fase di data entry
in contabilità (“prima nota”), al quale si sommano i risparmi delle fasi di normalizzazione delle fatture,
di flusso approvativo e di conservazione sostitutiva fiscale”.
Con la nuova soluzione integrata, nella fase di acquisizione mediante barcode e scanner una fattura
viene trasformata nella sua immagine elettronica e resa poi di più alta qualità con il sistema
automatico Kofax Virtual Rescan. La successiva fase di riconoscimento, basata su tecniche OCR
(Optical Character Recognition), comprende verifica e correzione, estrazione delle informazioni
contenute nella fattura; i dati contabili estratti vengono quindi trasmessi al sistema gestionale per il
caricamento automatico e le successive elaborazioni, mentre immagini elettroniche e dati sono
archiviati nel sistema Top Media NED.
Le capacità di integrazione diretta del sistema documentale Top Consult con i vari sistemi gestionali
(da SAP a Microsoft Dynamics, dal mondo Ibm ad Oracle) inseriscono facilmente i documenti nel
flusso dei processi aziendali e consentono di ottimizzare, al di là della fase di acquisizione, l’intero ciclo
passivo. Gli utenti possono facilmente ripescare tutti i documenti aziendali del ciclo tra loro correlati e
“navigare” al loro interno; ed è inoltre possibile effettuare la conservazione sostitutiva a norma di
legge di ordini e fatture, note ed allegati, con le soluzioni e i servizi Lex di Top Consult che hanno fatto
la “storia” di questi procedimenti in Italia.
La soluzione OCR Data Capture di Top Consult si rivolge sia alle aziende che già utilizzano Top Media
NED per la gestione elettronica e la conservazione sostitutiva dei documenti, sia alle aziende clienti di
Kofax, sia a quelle che intendono affrontare l’automazione del ciclo passivo partendo da zero con la
gestione documentale.
Nel primo caso i clienti Top Consult possono sfruttare facilmente la soluzione nelle fasi di acquisizione
mediante il nuovo modulo QCapture OCR, che cattura otticamente le fatture e i loro dati passandoli al
sistema gestionale sotto la supervisione di QManager, abbattendo così i costi di data entry. Per chi
utilizza già le soluzioni Kofax di scansione, riconoscimento, classificazione e caricamento nel
gestionale, sono disponibili invece le offerte Top Media Lex per Kofax (che aggiunge la conservazione
sostitutiva alle soluzioni OCR già attive) e Connect per Kofax (che consente di integrarsi direttamente
con il sistema Top Media NED per realizzare la gestione elettronica dei documenti).
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Top Consult
Nata nel 1987, Top Consult è stata una delle prime società italiane ad operare nel settore della gestione
elettronica dei documenti: con una crescita costante, è diventata uno dei leader riconosciuti di questo settore,
dove conta oltre 400 clienti fra imprese ed enti pubblici. “Motore” delle soluzioni Top Consult è l’avanzato
software Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti: creato per i Web Service e il nuovo
mondo SOA, è caratterizzato da alta interoperabilità e si integra direttamente con i sistemi gestionali (compresi
SAP e Dynamics), i programmi office, l’e-mail e i portali.
Pioniere in particolare della conservazione sostitutiva dei documenti (fiscali e non) a norma di legge con un
impegno che risale al ’94, Top Consult è oggi protagonista di questa vera e propria “rivoluzione” tecnica e
organizzativa per le imprese. Le Soluzioni Lex, corredate da servizi legali e organizzativi, realizzano archivi
sostitutivi a norma in sole tre settimane e sono già operative presso più di 150 clienti su ogni tipologia di
documenti.
Oltre che sulle soluzioni di Gestione Elettronica dei Flussi di Documenti e sulla loro Conservazione sostitutiva,
l’offerta Top Consult si articola su Fatturazione Elettronica a norma di legge, Spedizione Massiva dei documenti e
OCR Data Capture.
Il filo conduttore dello sviluppo Top Consult (oltre 20 anni di attività, tutti all’insegna dell’innovazione) è sempre
stata l’integrazione fra dati e documenti non strutturati, fra database e archivi documentali, per rendere
veramente completo il sistema informativo aziendale e consentire l’utilizzo delle informazioni - presenti nei
documenti - all’interno dei processi lavorativi, in modo da renderli più snelli ed efficienti.
www.topconsult.it
Per maggiori informazioni:
Roberto De Pra’
Ufficio Stampa Top Consult
I/C Immagine Comunicazione
Tel. 02.70004522 – [email protected]