intervento andrea malagoli

SO.SEL Business Communications srl nasce il 1° Novembre 2002 da un accordo tra la SO.SEL
S.p.A. e la Venturini IT S.p.A., aziende già operanti da anni nel servizio di stampa in outsourcing,
integrando le tecnologie cartotecniche ed informatiche delle società costituenti.
L’alleanza permette alle due società di completare e rafforzare il proprio modello di offerta
fornendo alle aziende una gamma completa di soluzioni per la comunicazione e la gestione
documentale che vanno oltre ai processi di “printing e finishing” con altri servizi ad elevato valore
aggiunto quali: consulenze, progetto grafico, web ed archiviazione documentale.
L’azienda in quest’ultimo anno ha investito in risorse umane, soprattutto nell’area informatica e di
controllo dei processi ed acquistando una nuova sede operativa triplicando la superficie precedente
in previsione di nuovi investimenti che andranno ad aumentare la capacità produttiva già entro
l’anno 2007.
Attualmente il personale è costituito da:
1 Responsabile Information Technology
1 Project manager
2 Analisti
3 Programmatori
1 Responsabile di sala macchine
9 Operatori di macchina
Stiamo producendo 1.500.000 plichi mese per un totale di 3.500.000 fogli stampati.
L’hardware è composta da 4 stampanti XEROX DP 180 ed 1 XEROX DP 65 ad alta velocità
fronte/retro.
La modalità di stampa è a “foglio singolo”, cioè vengono utilizzati direttamente fogli formato A4
questo permette veloci cambi lavoro, nessun spreco di carta in fase di avviamento lavoro, possibilità
di utilizzare fino a 5 tipologie di carta prestampata diverse all’interno dello stesso plico.
Questa tipologia di stampa pur avendo medie di produzione elevate è adatta anche a stampare lotti
di comunicazioni per poche decine di plichi.
Per la fase di imbustamento sono utilizzate 2 linee ad alta produttività e 2 linee per medi/piccoli
lavori tutte con la possibilità di inserire allegati fuori dal flusso di stampa.
Le lavorazioni sono soggette ad una serie di controlli fra i quali:
I controlli di qualità:
sono controlli che vengono eseguiti sui materiali stampati (corrispondenza con i colori Pantone
definiti) e sulla qualità della stampa elettronica.
I controlli di processo:
prima, durante e dopo le fasi di Stampa e di Imbustamento si eseguono i seguenti controlli:
A. Fase di acquisizione del FILE DATI
Controlli preliminari di correttezza formale e unicità delle fatture.
B. Fase di Stampa
Controllo di integrità (stampare tutto) con verifica della stampa integrale del file dati.
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C. Fase di Imbustamento
e in modo dettagliato si eseguono i seguenti controlli:
− Controllo che ”tutto” sia stampato e confezionato in busta (Controllo di Integrità);
− Controllo di "unicità e di esistenza" della fattura in produzione (Controllo del doppio o del
mancante);
− Controllo di corretta sequenza;
− Controllo di corretta composizione della busta;
− Controllo di “corrispondenza” (matching).
Le aree di businnes spaziano dalla stampa dei documenti in bianco e nero alla stampa in full color,
dalle fatture alle buste paga, dalle comunicazioni agli inserti o ai stampati commerciali.
Tutte le soluzioni sono sviluppate con un software americano (leader nella comunicazione one to
one) dedicato alla produzione di elevati volumi di documenti denominato DOC1.
Di questa scelta ne andiamo fieri in quanto siamo stati fra le prime tre aziende italiane ad utilizzarlo
e soprattutto la prima azienda di service le altre due erano una compagnia assicurativa e un gruppo
bancario.
Nel 2003 abbiamo vinto il premio come miglior prodotto sviluppato.
Attualmente è uno dei programmi con maggiori installazioni in Europa e nel bacino mediterraneo.
Punto di forza di questo software è l’estrema flessibilità nella gestione della messaggistica
personalizzata per categorie di clienti , nell’aggregazione dati, nella realizzazione grafici,
nell’inserimento immagini, tutto questo senza richiedere interventi sul software di fatturazione.
Collaboriamo direttamente con GroupONE azienda proprietaria e distributrice del software
scambiandoci esperienze e soluzioni.
Attualmente gestiamo per conto di una multiutility emiliana tutto il controllo dei processi
dall’acquisizione dei files dal sistema SAP alla formattazione dei dati, creazione dell’immagine ed
invio dei spool di stampa, il volume trattato è di circa 12.000.000 documenti annui.
A conclusione del ciclo produttivo la Sosel Business Communications è in grado di postalizzare il
materiale e questa operazione è possibile farla con la nostra autorizzazione di POSTA MASSIVA,
che abbiamo dal 07 Novembre 2006 e utilizzandola già per molti dei nostri clienti facendoci così
carico di tutta la preparazione, l’ordinamento ed il confezionamento oppure con l’autorizzazione
propria del cliente.
Sosel Business Communications oltre ai servizi di stampa può offrire l’archiviazione dei documenti,
consultabili e scaricabili in formato PDF integrandosi anche con uno sportello virtuale del cliente
già presente in azienda.
Dopo questa breve presentazione di alcuni nostri servizi vorrei analizzare alcuni dei motivi che
portano un’azienda a esternalizzare alcune delle proprie attività e come Sosel Business
Communications si sia organizzata per interpretare al meglio l’outsourcing:.
Anche se in forme diverse e modalità differenti, sia la grande che la piccola impresa hanno preso
coscienza del fatto che per ottenere valore aggiunto, che le permetta di porsi in una posizione di
permanenza o di leadership sul mercato,devono mettere in atto processi di delega a soggetti terzi per
tutte quelle attività verso le quali non dispongono delle necessarie competenze.
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In questo quadro si sviluppano metodologie operative, strategiche e contrattuali al fine di rispondere
in maniera adeguata e tempestiva ai molteplici cambiamenti cui è soggetto il mercato.
L’outsourcing si pone alle aziende come il migliore strumento di flessibilità, adattabilità e fonte di
risparmio nella gestione di determinate attività o parte di esse che non rappresentano internamente
soggetti in grado di implementarne con le necessarie competenze.
Ecco quindi che la realizzazione dell’impresa snella, dove gruppi crescenti di attività e funzioni
vengono affidate all’esterno, ha alla sua base la motivazione connessa con la necessità di
concentrarsi sul proprio elemento distintivo o core.
Negli ultimi anni il disagio da parte delle imprese nella gestione diretta di attività secondarie si è
accentuato giacchè queste ultime si concretizzano in prestazione di servizi ad alto contenuto
tecnologico, così da comportare la necessità di continui adeguamenti che si riflettono specularmente
in costi sempre più elevati e spesso sostenibili solo con importanti sacrifici, sottraendo così risorse
in maniera eccessiva e penalizzante al settore della produzione tipica dell’azienda.
Conseguentemente si diffonde in misura sempre maggiore il fenomeno dell’esternalizzazione che
prende il nome di outsourcing, i motivi primari che spingono le organizzazioni a ricorrere a tali
strategie possiamo riassumerli così:
Il costo: motivo forse principale
Il focus sul core business: il mercato sempre più competitivo obbliga le società a concentrare le
proprie risorse sullo sviluppo e la vendita dei loro prodotti e servizi.
La capacità produttiva: la gestione dei picchi causerebbe o un investimento spropositato e per la
maggior parte inutilizzato o un ritardo nella produzione.
L’aggiornamento tecnologico: per poter beneficiare sempre delle nuove tecnologie comporterebbe
continui investimenti.
Tutti questi motivi hanno sicuramente una loro importanza nel fare decidere ad una azienda
l’esternalizzazione di alcuni dei suoi processi, tra i nostri propositi c’è sicuramente quello di offrire
ai clienti un contenimento dei costi, garantendo una flessibilità nella gestione.
Vorremmo, però, dopo questa prima fase legata alla mera valutazione economico-prestazionale non
essere considerati solo come semplici fornitori di servizi ma crediamo che condividere progetti
insieme ai nostri clienti, possa portare ad un rapporto di fiducia che permetterà di raggiungere
insieme invidiabili livelli di flessibilità e di reciproca soddisfazione.
Crediamo molto che la sinergia che può nascere da un tale rapporto di collaborazione possa essere
alla base di un reciproco interesse che sfocia nel poter dare servizi con sempre più qualità e con
sempre maggiore efficienza.
Tutto questo dovrà stimolarci al fine di non essere più solamente percepiti come semplice fornitore
di servizi ma partner attivo avendo entrambi come obiettivo comune la ricerca di forme e strutture
organizzative snelle ed in grado di fornire tempestivamente risposte strategiche e di adattamento
alle variabili di mercato .
18 ottobre 2007
Andrea Malagoli
Amministratore Delegato So.Sel B.C.
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