Disciplinare per l`utilizzo della posta elettronica - Allegato B

ALLEGATO A2
DISCIPLINARE PER L’UTILIZZO DELLA POSTA ELETTRONICA
La posta elettronica
La posta elettronica rappresenta oggi uno strumento fondamentale, usato dagli enti pubblici, dai
cittadini, dalle imprese, per la trasmissione di informazioni, documenti e materiale in formato
elettronico. L’e-mail (acronimo di electronic mail) è “l’evoluzione digitale” della lettera cartacea.
A differenza di alcuni mezzi tradizionali di comunicazione, la posta elettronica, in sintesi, offre
notevoli vantaggi:
- economicità
- velocità
- asincronia della comunicazione
- possibilità di utilizzare tale strumento da diverse postazioni
- integrabilità con altri strumenti
- possibilità di trasmettere documenti e file in diversi formati
- semplicità di archiviazione e ricerca
- possibilità di un facile e rapido invio multiplo.
Utilizzo della Posta elettronica nell’Agenzia
Il servizio di posta elettronica erogato dal sistema dell’Agenzia è ad uso esclusivo di Apof-il.
L'assegnazione delle caselle di posta elettronica ai dipendenti è finalizzata all'utilizzo di tale mezzo di
comunicazione per lo svolgimento dell'attività lavorativa.
Ogni comunicazione via posta elettronica con soggetti esterni od interni all'Apof-il deve avvenire
esclusivamente mediante l'utilizzo del sistema di posta elettronica dell'Agenzia, per garantire i
necessari livelli di sicurezza e riservatezza.
Non sono consentiti gli utilizzi finalizzati a divulgare contenuti illeciti o altrimenti inaccettabili,
oppure finalizzati a violare i diritti legali altrui.
Al dipendente è vietato intercettare, alterare, impedire o interrompere comunicazioni di altri
utilizzatori della rete ed installare apparecchiature idonee a tale scopo, salvo che queste attività non
siano atte a garantire le previste misure di sicurezza.
Al dipendente è fatto obbligo di visionare almeno una volta al giorno la propria casella di posta
elettronica.
Attribuzione di indirizzi di posta elettronica
L’assegnazione delle caselle di posta elettronica avviene dietro richiesta scritta dell’interessato da
inoltrare alla P.O. di riferimento e dopo l’autorizzazione da parte del Dirigente. Per la richiesta deve
essere utilizzato il modello allegato. Le caselle vengono assegnate:
1. al Presidente, ai componenti del C.D.A., al Direttore, ai responsabili di P.O. e di specifica
responsabilità utilizzando il criterio di [email protected];
2. alle sedi quello di [email protected] la cui gestione è a cura dei segretari;
3. agli uffici quello di [email protected] gestita dal responsabile;
4. ai servizi/aree [email protected] gestita dal responsabile;
5. a tutti i dipendenti che ne facciano richiesta quello di [email protected];
6. al personale non dipendente che ne faccia richiesta, attraverso la P.O. o il responsabile
dell’ufficio di riferimento, quello di [email protected].
APOF-IL – Disciplinare per l’utilizzo della posta elettronica
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ALLEGATO A2
Accesso alla casella di posta
Per accedere alla propria casella di posta si può utilizzare, oltre ai software per la gestione della posta
elettronica, la web mail, applicazione web che permette di gestire uno o più account di posta elettronica
attraverso un browser, in modo da poter leggere la propria posta non solo dall’ufficio, ma anche da
casa oppure fuori sede. Per l’accesso alla web mail dell’Agenzia l’indirizzo è http://webmail.aruba.it.
Ad accesso avvenuto, per visionare la propria casella di posta elettronica, occorre effettuare il login,
inserendo l’indirizzo di posta assegnato e la password.
Monitoraggio e sicurezza
A garanzia della sicurezza dei sistemi informativi e dei servizi di rete, è nella facoltà dell’Apof-il
effettuare controlli preliminari su dati aggregati, riferiti all'intera struttura lavorativa o a sue aree,
nonché predisporre controlli a campione, in forma anonima, sugli accessi ad internet e sulla
navigazione web.
L’Apof-il, comunque, non effettuerà trattamenti di dati personali mediante sistemi hardware e/o
software che mirino al controllo a distanza dei lavoratori quali ad esempio la lettura e/o registrazione
sistematica dei messaggi di posta elettronica ovvero dei relativi dati esteriori, al di là di quanto
tecnicamente necessario per svolgere il servizio e-mail.
Amministratore di sistema
L'Amministratore di sistema designato dall’Ente ai sensi del codice in materia di protezione dei dati
personali (d.lgs. 30 giugno 2003, n° 196) e del provvedimento del garante del 24 dicembre 2008,
n°300, nell'esercizio dei suoi compiti, tra l’altro, può in qualsiasi momento avere la necessità di
accedere, alle caselle di posta elettronica e ai dati su server di dipendenti e collaboratori; questo di
norma avverrà sempre alla presenza della persona interessata (assegnataria della postazione e titolare
della casella di posta elettronica) e comunque previa notifica. L'Amministratore di sistema può
inoltre svolgere attività di monitoraggio della posta elettronica e del flusso dati attraverso la rete
dell'Ente, in forma occasionale e non sistematica, finalizzata alla ricerca di eventuali minacce alla
sicurezza o anomalie nel funzionamento dei servizi che si dovessero verificare, senza dovere dare
preavviso della propria attività.
Riferimenti legislativi
Quanto sopra è stato predisposto in ottemperanza:
1. alla Direttiva 02/09 del Ministro per la Pubblica Amministrazione e l’Innovazione, avente per oggetto
“Utilizzo di internet e della casella di posta elettronica istituzionale sul luogo del lavoro”, che
disciplina l’utilizzo delle reti informatiche degli uffici in modo che non avvenga per fini non
legati alla professione. (Vedi Direttiva allegata);
2. alle Linee guida del Garante per posta elettronica e internet – G. U. n. 58 del 10 marzo 2007;
3. al Codice dell’Amministrazione Digitale (decreto legislativo n. 82 del 2005) e al Nuovo Codice
dell’’Amministrazione digitale – 2010.
IL DIRETTORE
(Giuseppe Romaniello)
/pd
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