manuale per il professionista - Accedi al Servizio SIPEM

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Documento: Manuale Utente – Professionista
Versione: 1.2
SIPEM
Sistema Informativo Pratiche
Edilizie e Monitoraggio municipale
MANUALE PER IL
PROFESSIONISTA
Versione: 1.2
1
INTRODUZIONE
4
2
REQUISITI DELLA POSTAZIONE UTENTE
5
3
ORGANIZZAZIONE DELL’INTERFACCIA UTENTE
7
3.1
TESTATA DELLE PAGINE WEB
3.2
STRUTTURA DELLE FINESTRE
3.3
CAMPI
3.4
PULSANTI, LINK ED ICONE
3.5
UPLOAD DI UN FILE
3.6
DOWNLOAD DI UN FILE
3.7
MESSAGGI DI SISTEMA
3.8
FUNZIONI DI ASSISTENZA IN LINEA
3.8.1
HELP DI CAMPO E DI FUNZIONE
3.8.2
ACCESSO RAPIDO A DOCUMENTI SPECIFICI
3.8.3
ULTERIORE SUPPORTO:
7
7
8
9
11
11
11
12
12
13
13
4
ACCESSO AL SISTEMA
14
5
AMBIENTE DI LAVORO DEL PROFESSIONISTA
14
5.1
AUTENTICAZIONE PROFESSIONISTA
14
5.1.1
AUTENTICAZIONE PROFESSIONISTA DI TIPO “GEOMETRA”
15
5.1.2
AUTENTICAZIONE PROFESSIONISTA DI ALTRE CATEGORIE
16
5.1.3
PROCEDURA DI RILASCIO CERTIFICATO
Errore. Il segnalibro non è definito.
5.1.4
ADESIONE AL CONTRATTO
18
5.1.5
DISCONNESSIONE
18
5.1.6
ANAGRAFICA UTENTE PROFESSIONISTA
19
5.2
ACCESSO ALLE PRATICHE
20
5.2.1
CRUSCOTTO DELLE PRATICHE
20
5.2.2
RICERCA DI UNA PRATICA
21
5.2.3
ACCESSO AL DETTAGLIO DI UNA PRATICA
21
5.2.4
PANNELLO DI GESTIONE DELLA PRATICA
22
5.2.4.1 PANNELLO DI GESTIONE: OPZIONE “ISTANZA”
25
5.2.4.2 PANNELLO DI GESTIONE: OPZIONE “RELAZIONI”
32
5.2.4.3 PANNELLO DI GESTIONE: OPZIONE “ALLEGATI”
39
5.2.4.4 PANNELLO DI GESTIONE: OPZIONE “PAGAMENTI”
40
5.2.4.5 PANNELLO DI GESTIONE: OPZIONE “VERIFICA ED INVIO”
41
5.2.4.6 PANNELLO DI GESTIONE: OPZIONE “COMUNICAZIONI”
42
5.3
CREAZIONE DI UNA NUOVA PRATICA
43
5.3.1
COMPILAZIONE DELLA ISTANZA
45
5.3.1.1 INSERIMENTO DATI GENERALI
45
5.3.1.2 INSERIMENTO DATI DEGLI AVENTI TITOLO
46
5.3.1.3 INSERIMENTO PROFESSIONISTI
49
5.3.1.4 INSERIMENTO DEL DOMICILIATARIO DELLE COMUNICAZIONI
51
5.3.1.5 INSERIMENTO DELL’ IMPRESA ESECUTRICE
52
5.3.1.6 INSERIMENTO DATI PER L’ IDENTIFICAZIONE DELL’IMMOBILE
52
5.3.1.7 INSERIMENTO DELLA DESCRIZIONE DELL’INTERVENTO
53
5.3.2
COMPILAZIONE DELLE RELAZIONI
54
5.3.3
GENERAZIONE DEI MODULI DOCUMENTI PRE-POPOLATI
56
5.3.4
INSERIMENTO DEGLI ALLEGATI
59
5.4
PAGAMENTI
60
5.4.1
SERVIZIO POS
62
5.4.1.1 PAGAMENTO TRAMITE POS
62
5.4.1.2 FATTURAZIONE DEL CONTRIBUTO SIPEM CORRISPOSTO VIA POS
65
5.4.2
SERVIZIO GEOWEB
65
Versione: 1.2
5.4.2.1 PAGAMENTO TRAMITE GEOWEB
5.4.3
PAGAMENTO DIRITTI DI SEGRETERIA IN MODALITA’ ESTERNA A SIPEM
5.4.4
PAGAMENTO DIRITTI DI SEGRETERIA IN MODALITA’ ESTERNA A SIPEM –
PAGAMENTO ON-LINE
5.5
MODIFICA DELLA PRATICA
5.6
CANCELLAZIONE DI UNA PRATICA
5.7
VERIFICA LIVELLO DI COMPLETAMENTO DELL’ISTANZA
5.8
INVIO DELLA PRATICA AL COMUNE
5.9
VARIAZIONE DI UNA PRATICA PRECEDENTEMENTE INVIATA
5.10 ACCESSO ALLE COMUNICAZIONI INVIATE/RICEVUTE
5.11 CRUSCOTTO DELLE COMUNICAZIONI
5.12 COMUNICAZIONI ASSOCIATE AD UNA PRATICA
5.13 ACCESSO AL DETTAGLIO DI UNA COMUNICAZIONE
5.14 CREAZIONE DI UNA NUOVA COMUNICAZIONE
5.15 MODIFICA DI UNA COMUNICAZIONE
5.16 CANCELLAZIONE DI UNA COMUNICAZIONE
5.17 INVIO DI UNA COMUNICAZIONE
5.18 ACCESSO AI CONTENUTI PUBBLICATI
5.19 FUNZIONI DI ALERTING
6
ALTRE INDICAZIONI PER L’USO
6.1
6.2
INVIO/RICEZIONE DELLA P.E.C.
UTILIZZO DELLA CHIAVETTA PER FIRMA ED AUTENTICAZIONE
65
67
68
69
69
70
72
74
75
75
76
76
78
81
81
81
83
85
86
86
90
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1 INTRODUZIONE
Il presente documento si pone l’obiettivo di guidare l’utente Professionista del SIPEM non solo nell’utilizzo
delle funzionalità offerte dal sistema ma anche di fornirgli tutti gli elementi necessari per comprendere il
campo di applicazione, le possibilità di contestualizzazione nell’ambito delle specifiche realtà territoriali.
Per raggiungere questi obiettivi il documento si struttura nei seguenti capitoli:
CAPITOLO
REQUISITI DELLA POSTAZIONE UTENTE
ORGANIZZAZIONE DELL’INTERFACCIA
UTENTE
ACCESSO AL SISTEMA
AMBIENTE DI LAVORO DEL
PROFESSIONISTA
CONTENUTI
Il Capitolo fornisce indicazioni circa le caratteristiche della
postazione utente richieste per fruire del servizio in modo
ottimale.
Il Capitolo riporta le caratteristiche standard dell’interfaccia
utente, dei controlli in essa contenuti e degli elementi a
supporto dell’utente per un efficace uso del sistema.
Il Capitolo descrive la modalità di accesso al servizio SIPEM
Il Capitolo fornisce le informazioni necessarie all’utente
Professionista per accedere ed operare all’interno di SIPEM.
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2 REQUISITI DELLA POSTAZIONE UTENTE
Di seguito la tabella che specifica i requisiti minimi di sistema:
Caratteristica
Descrizione
Connessione
Internet
Al fine di assicurare un accesso ottimale al sistema tutte le postazioni utente devono
disporre di connessione internet di banda sufficiente, almeno pari a Adsl
640kbps/256kbps (requisito minimo).
Processore
Pentium 3 o superiore;
Memoria
512mb sono consigliati; 1gb preferibile o superiore
Periferiche
Per consentire le operazioni di autenticazione forte (prevista per i professionisti) e firma
digitale dei documenti, i PC devono prevedere almeno una porta USB disponibile per
l’alloggiamento del Token. Inoltre , sempre per quanto concerne la postazione del
professionista è da prevedere la disponibilità locale o remota di un dispositivo di stampa e
di uno scanner.
Sistema
Operativo
Windows 2000, XP, Vista, 7 (32 o 64 bit ove previsto)
Browser
La postazione utente deve essere dotata di Browser per la navigazione Internet. Si
consiglia in particolare l’utilizzo di Firefox 3.x. Explorer 7 e 8 sono consigliati portando
attenzione che non sia impostata la modalità compatibilità di Explorer 8.
Altro SW da di Tutti i software ulteriori necessari per una corretta fruizione della piattaforma SIPEM
prevedere
sono contenuti nel dongle fornito da Cassa Geometri
ATTENZIONE: Il collegamento Internet utilizzato dai professionisti o dal Comune può costituire
un “collo di bottiglia” in termini di rapidità dell’operazione di upload/download degli allegati.
Inoltre, al fine di velocizzare le suddette attività è necessario che l’utente operi tutte le
possibili ottimizzazioni (ad esempio nella conversione di mappe da formato Autocad a PDF) e
compressioni sui file prima di caricarli su SIPEM.
Per consentire le operazioni di autenticazione “forte” prevista per i professionisti e la firma digitale dei
documenti, i PC devono prevedere almeno una porta USB disponibile per l’alloggiamento del Token. Inoltre
, sempre per quanto concerne la postazione del professionista è da prevedere la disponibilità locale o
remota di un servizio di stampa e di scanner (dispositivi necessari per poter stampare e riacquisire i moduli
contenenti la firma autografa dell’AT).
Al fine di permettere la produzione/consultazione dei file scambiati, le postazioni utente dovrebbero
essere dotate dei principali tool di office automation nonché di lettori/editor di file PdF e di qualsiasi altro
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formato accettato dal Comune. Il professionista deve quindi fare riferimento alla documentazione
pubblicata dal Comune in relazione ai termini di utilizzo del SIPEM. All’interno di tale documentazione il
Comune riporterà i formati accettati.
ATTENZIONE: Il non rispetto, da parte della postazione utente, dei requisiti sopra indicati ha
impatti sulla qualità di fruizione del servizio SIPEM.
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3 ORGANIZZAZIONE DELL’INTERFACCIA UTENTE
Al fine di velocizzare l’apprendimento, da parte dell’utente finale, e di incrementare l’usabilità del sistema e
quindi come risultato finale l’efficienza complessiva dell’interazione “uomo-macchina”, le varie funzionalità
presenti in SIPEM aderiscono a degli standard di omogeneità predefiniti in fase di progettazione. Questo si
traduce nel ricorso a componenti visuali omogenee (dal punto di vista dell’utilizzo) , utilizzate in qualità di
costituenti base dell’interfeccia utente, in tutti quei punti dove una tale politica risulta applicabile. Di contro
il ricorso a componenti “non standard” è limitato ai soli casi ove tale approccio non risultava percorribile.
I paragrafi che seguono descrivono le caratteristiche salienti delle pagine web che costituiscono l’interfaccia
grafica di SIPEM, nella convinzione che una volta appreso il loro funzionamento sarà poi semplice ed
intuitivo, per l’utente muoversi all’interno del sistema ed utilizzare le varie funzioni.
3.1 TESTATA DELLE PAGINE WEB
La “testata” di ogni pagina visualizzata da SIPEM contiene una doppia fila di comandi: I menù ed i link a
funzioni di carattere generale.
•
Link a funzioni generali: con riferimento alla figura sono quelli riportati in alto a destra, subito dopo
i dati di identificazione dell’utente connesso. Questi link permettono di attivare delle funzioni di
carattere generale (log-out, contattare il supporto etc..).
•
Barra dei Menù: con riferimento alla figura essa è costituita dai comandi riportati in basso a
sinistra. I menù visualizzati variano a seconda dell’utente connesso mostrando solo ed
esclusivamente le funzioni previste dal suo ruolo specifico (es: accesso ai cruscotti, ad ambienti di
configurazione etc..).
3.2 STRUTTURA DELLE FINESTRE
Allo scopo di facilitare la navigazione da parte dell’utente, ogni interfaccia grafica presenta:
•
Un frontespizio contenente il nome della funzione stessa ed una serie di dati sintetici che
permettono di riconoscere con certezza a quale entità dell’archivio (pratica, comunicazione etc)
tale funzione è applicata.
•
Un’area operativa contenente i controlli utilizzati nell’ambito della specifica funzione (campi, tasti,
elenchi).
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Nei casi particolarmente complessi l’area operativa è sotto strutturata in “schede”tematiche.
Le schede raggruppano informazioni e funzioni semanticamente correlate e permettono all’utente di
procedere “per gradi”, semplificando in tal modo l’interazione con il sistema.
Per attivare la visualizzazione di una scheda specifica dello schedario basterà effettuare un click sulla sua
etichetta, l’ordine di accesso alle varie schede è solitamente non prestabilito. Qualora, nel passaggio da una
scheda all’altra, l’operazione vada ad interrompere un’operazione di inserimento/modifica di dati già
iniziata, il Sistema restituirà un apposito messaggio di avvertimento. Al fine di agevolare l’utente nella
rapida identificazione dello stato di completamento raggiunto nell’inserimento dei dati, le schede
compilate presenteranno anche un segno di spunta
.
3.3 CAMPI
Le etichette dei campi sono riportate sempre a sinistra del campo stesso. Nel caso in cui tali campi siano
obbligatori a destra delle etichette compare un asterisco.
CAMPI “DATA”
I campi deputati ad accogliere valori di tipo “Data”, prevedono un formato di tipo “gg-mm-aaaa” con:
•
gg= giorno, numerico a due cifre;
•
mm= mese, numerico a due cifre;
•
aaaa = anno, numerico a quattro cifre;
Tranne nei casi in cui ciò non è di effettiva utilità (es le date di nascita), l’immissione di valori all’interno di
questi campi è supportata da una funzione di tipo “calendario” come quella qui di seguito riportata:
La funzione “calendario” è attivabile per mezzo di un tasto presente a fianco del campo.
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CAMPI DI LOCALIZZAZIONE
Il sistema utilizza un raggruppamento di quattro campi a tendina per l’inserimento di: Nazione, Regione,
Provincia, Comune.
I campi in oggetto sono logicamente correlati tra di loro e consentono di raccogliere i dati di localizzazione
costringendo l’utente ad operare una compilazione in senso “gerarchico” ovvero a partire dalla Nazione per
finire al Comune. Ad ogni inserimento effettuato in un campo, i valori di quello gerarchicamente inferiore
vengono dinamicamente aggiornati in modo coerente (es: selezionando la regione “Lazio” i valori presenti
all’interno del campo “provincia” vengono automaticamente posti a “Roma”, “Viterbo”, “Rieti”, “Latina”).
L’inserimento deve procedere progressivamente dal livello gerarchicamente superiore a quello inferiore. Il
sistema non consente un inserimento in senso inverso o parziale.
Qualora la nazione prescelta non corrisponda all’Italia, il riempimento dei campi Regione, Provincia, Città,
civico e CAP risulta “non applicabile” e tali campi non vengono visualizzati. In tal caso per convenzione
l’utente inserisce tutti i dati di localizzazione (che saranno specifici della nazione in oggetto), all’interno del
campo “indirizzo” (qualora sia presente nb: in tal caso questo campo dovrà accogliere anche i dati relativi a
particella toponomastica, civico, zip code etc..).
3.4 PULSANTI, LINK ED ICONE
TASTI DI NAVIGAZIONE
Una serie di tasti standard presenti sulle interfacce utente permette la navigazione tra le maschere laddove
tra quest’ultime si prevede un legame in termini di flusso operativo dell’utente. Essi si presentano
all’utente nella seguente forma:
Relativamente alla visualizzazione di elenchi, invece, i comandi di navigazione compaiono in basso a destra
così come illustrato qui di seguito.
TASTO DI SALVATAGGIO
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Ogni funzione che prevede l’inserimento di dati in archivio di SIPEM è dotata di tasto di salvataggio. Esso si
presenta all’utente nella seguente forma:
Premendo questo tasto, SIPEM esegue i controlli di formato e coerenza sui valori immessi, segnalando
all’utente, con apposito messaggio, che l’operazione è andata a buon fine oppure che sono stati riscontrati
incoerenze/errori.
TASTO DI CANCELLAZIONE
Ogni funzione che prevede l’inserimento di dati nell’archivio di SIPEM è dotata anche di tasto per la loro
rimozione. Ovviamente questo tasto rimane attivo solo nel caso in cui l’oggetto inserito si trova in uno
stato compatibile con la possibilità di cancellazione.
ICONA DI ELIMINAZIONE DA ELENCO
Spesso le funzioni di SIPEM consentono di effettuare delle operazioni di eliminazione operando
direttamente su un elenco. In tal caso basterà cliccare sull’icona che si presenta nel seguente modo
affinché venga eliminato dal database l’intero record associato alla voce corrispondente nell’elenco.
TASTO DI INVIO
Le maschere, a partire dalle quali si può effettuare un Invio (questa operazione in generale prevede la
creazione e l’invio di una Mail Pec ad un ben preciso destinatario), contengono un pulsante dedicato a tale
operazione.
Ovviamente esso rimane attivo solo nei casi in cui l’oggetto specifico si trova in uno stato che prevede la
possibilità di invio.
ICONA DI COMPLETAMENTO
In alcuni ambiti è utile indicare all’utente il fatto che una specifica operazione è stata compiuta o meno (es
la compilazione di una scheda , inserire allegati etc..) in questi casi SIPEM visualizza il simbolo di “spunta”
per segnalare operazioni già effettuate.
LINK
Laddove possibile SIPEM visualizza in formato di hyperlink gli Identificativi SIPEM (di seguito sinteticamente
“ID Sipem”) delle varie Entità memorizzate all’interno del proprio archivio. Cliccando su tali link l’utente
può accedere alle funzioni di visualizzazione del dettaglio cui si riferiscono. Questa caratteristica facilita
molto la navigazione “incrociata” tra le funzioni rendendo possibili con semplici “click”, rapidi passaggi da
una entità (es. una Pratica) all’altra (es. Comunicazioni).
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3.5 UPLOAD DI UN FILE
In varie sezioni dell’applicazione sussiste la necessità di effettuare l’upload su SIPEM di file presenti sulla
postazione dell’utente (es. documenti, moduli, allegati etc..). A tal fine viene utilizzata una funzione di
caricamento “standard” avente la seguente forma:
Attraverso il tasto sfoglia l’utente attiva una maschera che consente di individuare il file da caricare
presente sulla sua postazione. Il tasto sottostante invece permette di caricare e salvare il file selezionato
nell’archivio SIPEM.
3.6 DOWNLOAD DI UN FILE
In molte sezioni il Sistema prevede anche la possibilità di scaricare sul PC dell’utente un file
precedentemente caricato (su SIPEM). In particolare, in caso di elenchi di documenti, il nome dei file viene
visualizzato in modo tale che avvicinando il cursore del mouse esso cambia modalità di visualizzazione
assumendo la seguente forma
segue:
. Cliccando sul file in oggetto viene quindi visualizzata la finestra che
Tramite essa l’utente può:
•
Aprire il file visualizzandolo tramite l’editor associato alla tipologia (Opzione “Apri”).
•
Effettuare il salvataggio sul proprio PC (Opzione “Salva”).
•
Annullare le suddette operazioni (Opzione “Annulla”).
3.7 MESSAGGI DI SISTEMA
E’ previsto che il sistema presenti a video adeguata messaggistica al verificarsi di eventi non previsti come
ad esempio nel caso in cui l’utente decida di non portare a termine una operazione iniziata (es la modifica
di dati). I messaggi vengono presentati all’interno di finestre standard che richiedono una conferma. Nella
tabella che segue si riportano i principali tipi di messaggio riscontrabili in SIPEM.
Messaggio
Descrizione
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Questo messaggio compare quando l’esito di un salvataggio o il
caricamento di un file è andato a buon fine.
Questo messaggio compare quando si tenta di attivare un’altra
funzione prima di aver salvato le modifiche apportate ai dati.
Questo messaggio compare quando l’operazione di accesso al
sistema mediante Username e Password fallisce a causa di errori
nella digitazione di tali valori.
Questo messaggio compare quando l’operazione di acquisizione
dei dati o di documenti (file) nel sistema produce un errore
generico.
Questo messaggio compare quando, nell’ambito
dell’autenticazione di un Geometra, l’operazione di accesso al
servizio WEB esposto da CIPAG non va a buon fine (es: il servizio
non è raggiungibile).
Messaggi come questo compaiono all’atto del salvataggio
quando, nell’ambito di un inserimento, SIPEM riscontra che vi
sono errori circa il formato dei valori immessi all’interno di un
determinato campo della maschera.
3.8 FUNZIONI DI ASSISTENZA IN LINEA
L’utente del servizio SIPEM può disporre di un ambiente WEB integrato che lo supporta ed assiste nel corso
della propria attività al fine di garantire una fruizione ottimale dell’applicazione abbattendo il rischio di
errori e/o interpretazioni non corrette della semantica associata alle informazioni gestite.
A tal fine il sistema propone un insieme di Help in linea e funzioni di supporto che l’utente può attivare in
ogni momento e da ogni funzionalità principale. Tali funzioni vengono qui di seguito sinteticamente
descritte.
3.8.1 HELP DI CAMPO E DI FUNZIONE
Al singolo campo visualizzato è associato un help specifico contenente una descrizione testuale della
semantica del dato in esso riportato. L’attivazione di tale descrizione è possibile cliccando sul simbolo “ii” a
fianco del campo stesso.
Versione: 1.2
Fanno eccezione i campi relativamente ai quali si ritiene superflua tale descrizione. Anche i pulsanti che
attivano le principali funzioni sono documentati nel medesimo modo.
3.8.2 ACCESSO RAPIDO A DOCUMENTI SPECIFICI
L’utente ha facoltà di visualizzare l’elenco della documentazione pubblicata in SIPEM dall’amministratore
e/o dai Comuni che risulta essere correlata alla specifica funzione che sta utilizzando in quel momento. (ad
esempio dalla maschera degli allegati si può visualizzare in questo modo il documento nel quale il Comune
specifica il contenuto delle varie categorie, i formati richiesti etc ).
La suddetta correlazione tra documento e funzione SIPEM è stabilita utilizzando le informazioni di
classificazione che gli utenti abilitati (amministratore, R.d.S.) inseriscono al momento della pubblicazione.
3.8.3 ULTERIORE SUPPORTO:
Ad ulteriore supporto, è presente un link per accedere alla versione aggiornata del Manuale utente.
Versione: 1.2
4 ACCESSO AL SISTEMA
Il servizio SIPEM è disponibile al seguente URL: www.sipem.ancitel.it.
Per accedere al sistema è necessario avere una postazione utente dotata di Browser e connessione internet
così come riportato all’interno del paragrafo “CARATTERISTICHE DELLA POSTAZIONE UTENTE”.
5 AMBIENTE DI LAVORO DEL PROFESSIONISTA
In SIPEM l’ambiente di lavoro dedicato al professionista prevede le seguenti aree-funzionali
•
Autenticazione.
•
Gestione dell’anagrafica Utente.
•
Accesso e gestione delle Pratiche.
•
Pagamento.
•
Accesso e gestione delle Comunicazioni
•
Accesso ai documenti pubblicati
Nei paragrafi che seguono si fornirà una descrizione puntuale delle suddette aree
5.1 AUTENTICAZIONE PROFESSIONISTA
Il meccanismo di autenticazione di un utente di tipo “professionista” che accede al SIPEM prevede la mutua
identificazione tra la postazione client (PC dell’utente finale) ed il Server che eroga il servizio SIPEM. Tale
identificazione è basata sullo scambio e sulla reciproca verifica di certificati elettronici.
Relativamente al certificato della postazione utente, esso è presente sulla chiave USB utilizzata anche per la
firma dei documenti e viene rilasciato da provider accreditati presso il DigitPA.
Il processo di autenticazione implementato risulta di semplice utilizzo per i Professionisti ma è
estremamente sicuro dal punto di vista della sicurezza informatica in quanto basato su credenziali digitali
che sono fornite e revocabili da organi istituzionali. Inoltre tutte le autenticazioni vengono tracciate a livello
di sistema.
Le categorie professionali potenzialmente interessate dalla fruizione del servizio SIPEM sono:
•
Geometri
•
Architetti
•
Ingegneri
•
Periti Edili
•
Periti Agrari
Versione: 1.2
Attualmente sussistono alcune differenze, in termini di gestione delle utenze all’interno del sistema, tra i
Geometri e le altre categorie sopra riportate. Tali differenze vengono qui di seguito descritte.
5.1.1 AUTENTICAZIONE PROFESSIONISTA DI TIPO “GEOMETRA”
Per i Geometri il provider accreditato presso il DigitPA che fornisce il certificato ed il Kit da utilizzare sia
nell’ambito dell’autenticazione che della firma dei documenti è ARUBA. Il rilascio del KIT (Chiavetta USB) è
legato all'abilitazione professionale presso l'Ordine dei Geometri (che agisce come Registration Authority),
la quale ha anche la facoltà di revocare o sospendere il certificato nei casi previsti dalla normativa.
Dal punto di vista operativo, il Geometra accede all'area riservata del portale SIPEM ed effettua
l’autenticazione utilizzando la chiavetta in suo possesso.
In particolare, assunta come condizione di partenza la disponibilità di un PC connesso ad Internet e fornito
di porta USB libera, la fase di autenticazione prevede i seguenti passi operativi:
A. L’utente Professionista inserisce nella porta USB la chiavetta che ha in dotazione.
Conseguentemente a ciò viene visualizzata la schermata seguente che mostra la toolbar di gestione
del token.
ATTENZIONE: Se la schermata relativa alla toolbar di gestione del dispositivo di firma non
viene visualizzata automaticamente una volta che questo viene inserito nella porta USB allora
probabilmente sussistono problemi legati al sistema operativo del PC che non esegue
l’”autorun” di cui la chiavetta è fornita. In questo caso occorre utilizzare Esplora Risorse per
accedere al file eseguibile presente sulla chiavetta ed attivarlo manualmente. E’ possibile,
inoltre, che il Software antivirus della postazione utente rimuova erroneamente il suddetto file
di autorun dalla chiavetta inibendo l’avvio automatico al successivo utilizzo.
B. L’utente mediante il menù “applicativi” attiva il browser Firefox in dotazione sulla chiavetta stessa e
digita l’URL di SIPEM (vedi Capitolo “ACCESSO AL SISTEMA”). In questo modo la postazione
dell’utente ed il Server SIPEM stabiliscono una connessione protetta (basata su protocollo SSL/TSL)
nell’ambito della quale viene richiesto al Professionista la digitazione del PIN associato alla
chiavetta:
Versione: 1.2
In generale si consiglia di configurare il Browser in modo tale che al successivo accesso non sia
necessario digitare nuovamente l’URL di SIPEM.
C. Il professionista digita il PIN e preme “OK”. Se il codice immesso è corretto l’utente viene
“riconosciuto” da SIPEM ed il professionista accede all’area di lavoro per lui predisposta.
ATTENZIONE: E’ possibile che dopo la digitazione del PIN venga richiesto all’utente di scegliere
il certificato digitale da presentare al server per il riconoscimento. Tra quelli disponibili sulla
chiavetta. In tal caso viene visualizzata una finestra come quella che segue:
L’utente in questo caso deve selezionare il certificato digitale corretto e prima di premere “OK”
si consiglia di cliccare sull’opzione “Ricorda questa scelta” in basso a sinistra, in modo tale che
l’operazione non venga riproposta ad ogni autenticazione.
D. Limitatamente ai soli utenti Geometri Il portale SIPEM accede, tramite connessione sicura
(SSL/TLS), ad un servizio WEB predisposto da Cassa dei Geometri ed a partire dal Codice Fiscale,
estratto dal certificato presente sulla chiavetta dell’utente, recupera i dati anagrafici di
quest’ultimo.
Per una descrizione maggiormente esaustiva delle interazioni che avvengono tra la postazione utente ed il
Server SIPEM si faccia riferimento a quanto illustrato nell’APPENDICE E.
5.1.2 AUTENTICAZIONE PROFESSIONISTA DI ALTRE CATEGORIE
Tutti i professionisti che non sono geometri potranno accedere soltanto attraverso il certificato rilasciato da
Ancitel.
Il professionista, attraverso un link pubblico presente nella homepage del sito, potrà effettuare richiesta del
certificato di autenticazione; il link è mostrato nella immagine qui sotto
Il click sul link apre una form per inserire i dati per la richiesta del certificato, mostrata di seguito:
Versione: 1.2
Premendo il tasto “Invia” si lancia una procedura che verificherà i dati forniti dal professionista attraverso
opportuni controlli di obbligatorietà e coerenza e inviterà l’utente a correggere eventuali errori di
compilazione.
Il sistema quindi provvederà a una verifica formale del codice fiscale sulla base dai dati anagrafici forniti
visualizzando un messaggio di alert non bloccante qualora emergano delle incongruenze.
Infine l’applicazione verificherà la presenza dell’indirizzo di PEC specificato dal professionista nella propria
banca dati e, solo se tale indirizzo PEC non risultasse già presente in SIPEM, chiederà all’utente di
confermare i dati forniti in una pagina di riepilogo. Dopo la conferma dei dati da parte dell’utente sarà
generato un PDF riepilogativo della richiesta che il professionista dovrà firmare digitalmente e inviare Nel
caso in cui invece il codice fiscale o l’indirizzo PEC inseriti dal professionista nella form di richiesta risultino
essere già in banca dati il sistema notificherà attraverso un alert la necessità da parte del professionista di
contattare l’help desk SIPEM per risolvere il problema.
Il PDF prodotto mostra la ricapitolazione dei dati immessi ed è il seguente:
Versione: 1.2
Una volta partita la richiesta, è l’amministratore preposto a tale funzionalità che deciderà se rilasciare o
meno il certificato di autenticazione all’utente che ne ha fatto richiesta, in base ai controlli che effettuerà a
partire dal modulo di richiesta. Nel momento in cui l’amministratore riterrà opportuno copierà la URL
ottenuto dall’apposito gestionale di rilascio certificati e la incollerà in un apposito campo nel back office;
verrà quindi inviata una mail PEC all’utente richiedente con la URL per il download del certificato e la
passphrase necessaria. Il link sarà in https e inoltre sarà di tipo one time url, cioè utilizzabile una volta
soltanto per ovvi motivi di privacy e di sicurezza.
5.1.3 ADESIONE AL CONTRATTO
E' previsto che all’atto del primo ingresso sul sistema il Professionista sottoscriva da remoto un contratto
per l’utilizzo del SIPEM. In particolare egli effettuerà la sottoscrizione in modalità “on–line” ovvero
semplicemente selezionando un “check-button” posto sotto al testo del contratto.
Il sistema ne effettuerà il tracciamento in modo che non venga nuovamente riproposto all’utente. Di
contro il SIPEM non permetterà l’accesso a professionisti che non abbiano effettuato la sottoscrizione del
contratto.
5.1.4 DISCONNESSIONE
La disconnessione dal sistema si ottiene cliccando sul link “Esci”, in alto a destra sopra la testata della
pagina web. Inoltre qualora la sessione utente rimanga inattiva per un tempo superiore ad un intervallo
stabilito, il sistema effettuerà la disconnessione automatica.
Versione: 1.2
5.1.5 ANAGRAFICA UTENTE PROFESSIONISTA
In SIPEM è presente una funzione che consente la gestione dei dati anagrafici del professionista. Tali dati
(che nel caso dei geometri sono acquisiti in modalità automatica da Cassa Geometri tramite un apposito
servizio), una volta presenti in SIPEM , vengono poi utilizzati nell’ambito di tutti gli automatismi nei quali è
previsto lo scambio di informazioni riguardanti il professionista, come ad esempio:
•
il pre - popolamento delle sezioni anagrafiche presenti nelle pratiche create dal professionista.
•
Le attività di pagamento e fatturazione.
•
L’invio di Pratiche e Comunicazioni (viene richiesto il CF del mittente).
•
L’invio di “alert” automatici da parte del Sistema.
Per queste ragioni è essenziale che i suddetti dati, una volta immessi nel sistema, vengano mantenuti
costantemente aggiornati dall’utente.
La visualizzazione dei dati anagrafici dell’utente professionista connesso avviene attivando la funzione:
“Visualizza/Aggiorna i tuoi dati” presente sopra la testata grafica delle pagine in alto a destra.
La funzione così visualizzata è strutturata, per una maggiore fruibilità, nelle seguenti schede tematiche:
•
Credenziali
•
Dati anagrafici
•
Dati di Residenza
•
Dati di fatturazione
Versione: 1.2
•
Dati Professionali (es: iscrizione albo, domicilio dello studio)
•
Dati di contatto (tra cui la mail PEC utilizzata per l’inoltro dei messaggi SIPEM)
Come già anticipato, nel caso specifico di utenti geometri, il popolamento di quest’area avviene in modalità
automatica. Infatti contestualmente alla fase di autenticazione del geometra, SIPEM estrae dal certificato
digitale il Codice Fiscale ed in modo del tutto trasparente recupera i dati dell’utente utilizzando un servizio
Web predisposto dalla Cassa dei Geometri.
E’ cura dell’utente completare le informazioni richieste inserendo quelle eventualmente non presenti (es. i
dati relativi a pagamento/fatturazione, domicilio dello studio etc..) e mantenerle aggiornate nel tempo.
Per tutti gli altri professionisti invece la maschera di anagrafica si presenta parzialmente prepopolata con i
dati inseriti in fase di richiesta di certificato gli altri valori dovranno essere immessi manualmente in SIPEM.
ATTENZIONE: Questi dati costituiscono il riferimento per tutte le sezioni documentali che
prevedono l’acquisizione dei valori anagrafici del professionista nonché per attività di
pagamento/fatturazione per cui è essenziale verificarne la correttezza e curarne
l’aggiornamento. In particolare si raccomanda ai Geometri di procedere alla pronta
segnalazione nei confronti della Cassa Geometri di eventuali disallineamenti/incongruenze
rilevate sui dati acquisiti automaticamente da SIPEM in fase iniziale.
5.2 ACCESSO ALLE PRATICHE
L’utente può accedere alle pratiche in fase di lavorazione od inviate al Comune in modo massivo, attraverso
un cruscotto, oppure singolarmente, tramite funzioni di visualizzazione del dettaglio. In entrambe i casi egli
potrà visualizzare le sole Pratiche di propria competenza e non quelle di altri professionisti.
Nei paragrafi che seguono verranno descritte puntualmente entrambe le modalità di accesso oltre che le
funzioni che permettono la creazione, il completamento e l’invio di una nuova Pratica.
5.2.1 CRUSCOTTO DELLE PRATICHE
La funzione di visualizzazione massiva delle Pratiche tramite cruscotto si attiva dal menù “Pratiche”,
selezionando la voce “Cruscotto generale”.
Attraverso il cruscotto l’utente può visualizzare, in formato tabellare (elenco):
•
tutte le Pratiche in corso di lavorazione
Versione: 1.2
•
tutte le Pratiche che ha già presentato al Comune.
La scelta delle colonne rappresentate nel cruscotto è tale da permettere un’identificazione certa degli
elementi.
Le pratiche vengono presentate all’utente ordinate automaticamente in senso cronologico per data.
Cliccando sull’intestazione della singola colonna è possibile effettuare un nuovo ordinamento dell’elenco.
ATTENZIONE: la presenza di alcune di queste informazioni è vincolata alle operazioni di
acquisizione dell’Istanza da parte del Comune (es assegnazione del Protocollo e del
Responsabile di Procedimento R.d.P). Ne consegue che alcune di queste informazioni non
risultano sempre valorizzate.
5.2.2 RICERCA DI UNA PRATICA
Il cruscotto delle pratiche elenca tutte (e solo) le pratiche presenti nell'archivio SIPEM relativamente alle
quali l’utente ha diritto di visibilità. Attraverso la funzione di ricerca egli può filtrare gli elementi visualizzati
ottenendo una lista maggiormente ristretta e rispondente alle impostazioni di filtro impostate.
5.2.3 ACCESSO AL DETTAGLIO DI UNA PRATICA
L’utente può accedere al dettaglio di una qualsiasi delle pratiche riportate all’interno del cruscotto
semplicemente cliccando sull’Identificativo SIPEM riportato nella prima colonna.
Versione: 1.2
In risposta a tale operazione, il Sistema attiva il pannello di gestione pratica che riporta le varie diramazioni
funzionali applicabili alla pratica, condizionatamente allo stato in cui essa si trova.
5.2.4 PANNELLO DI GESTIONE DELLA PRATICA
Il pannello di gestione è la funzione centrale di SIPEM per quanto concerne l’accesso e la gestione delle
pratiche. Attraverso di esso l’utente Professionista può procedere progressivamente al completamento
dell’atto, al suo consolidamento ed invio al Comune, nonché ovviamente alla successiva consultazione del
dettaglio. La funzione si presenta in questo modo.
Nel caso di pratiche non ancora inviate gli ultimi due tasti non sono visibili mentre al loro posto è
visualizzato il bottone “verifica ed invia”.
La tabella che segue riporta tutte le opzioni presenti sul pannello, il loro significato e le condizioni che ne
consentono la visualizzazione.
Pulsante
Descrizione Funzione
Condizione di Visualizzazione
Istanza
Permette di accedere al dettaglio della Istanza
(Richiesta/Denuncia/ Segnalazione/CIL) della pratica.
Sempre presente
Relazioni
Permette di accedere all’elenco delle Relazioni
Tecniche associate alla Istanza.
Sempre presente tranne che per
CIL-1
Allegati
Permette di accedere all’elenco degli allegati associati
alla Pratica.
Sempre presente
Pagamenti
Permette di accedere alle funzioni/dati di pagamento.
Sempre presente
Verifica e Invia
al Comune
Permette di accedere ad una pagina di riepilogo
attraverso la quale un professionista può verificare il
livello di completezza della pratica che sta
compilando e procedere, eventualmente, al suo
Visibile solo per i Professionisti il
bottone è presente per pratiche in
stato di lavorazione
Versione: 1.2
Pulsante
Descrizione Funzione
Condizione di Visualizzazione
invio.
Comunicazioni
Permette di accedere all’elenco di tutte le
Comunicazioni esistenti in SIPEM (sia quelle inviate
che quelle ricevute) associate alla pratica in oggetto.
Presente solo se la pratica è stata
consegnata al Comune e da questi
protocollata.
Variazione
Permette di creare una nuova pratica come
“versione” di una precedentemente inviata al
Comune.
Presente solo se la pratica è stata
consegnata al Comune e da questi
protocollata.
In figura una illustrazione delle funzioni che possono essere attivate dal pannello di gestione della pratica.
Versione: 1.2
Nei paragrafi che seguono viene riportata la descrizione puntuale delle suddette funzioni.
5.2.4.1 PANNELLO DI GESTIONE: OPZIONE “ISTANZA”
La presente opzione del pannello di gestione permette di accedere al dettaglio relativo alla Istanza
(Richiesta/ Denuncia/ Segnalazione/CIL) della pratica in oggetto.
La funzione si presenta strutturata in “schede” tematiche ed il suo frontespizio riporta una serie di
informazioni che caratterizzano pienamente l’elemento visualizzato ed il suo stato.
Le schede tematiche che contengono le informazioni di dettaglio sono qui di seguito elencate e descritte.
Per una descrizione puntuale ed esaustiva delle informazioni riportate all’interno delle suddette schede si
faccia riferimento a quanto espresso dall'Help di campo.
SCHEDA “DATI GENERALI”
Contiene i dati generali, immessi in fase di creazione, tra i quali i più importanti sono la tipologia di Istanza
ed il Comune cui essa fa riferimento.
Documento: Manuale Utente - Professionista
Oggetto: SIPEM
Data: 15 Settembre 2010
Viene inoltre richiesto di specificare se la pratica afferisce al cosiddetto “Piano Casa” e se i lavori verranno
effettuati “in economia” o meno.
SCHEDA “AVENTI TITOLO”:
Contiene i dati anagrafici di colui che richiede al professionista la presentazione della pratica al Comune
(l’Avente Titolo “Principale”) ed eventualmente di altri soggetti che in qualche modo hanno titolo
sull’immobile (altri Aventi Titolo).
Una volta inseriti gli N aventi titolo sono visualizzati in formato elenco nella tabella a fondo pagina:
26
Oggetto: SIPEM
Basterà effettuare un click su un elemento della lista per ottenere l’apertura del dettaglio anagrafico
corrispondente. Nel caso specifico in cui l’avente titolo Principale sia un legale rappresentante di Persona
Giuridica, nella sua anagrafica saranno riportati i dati dell’azienda rappresentata.
SCHEDA “PROFESSIONISTI”:
Contiene i dati anagrafici dei professionisti incaricati, ovvero il Progettista (nella cui anagrafica si identifica
colui che redige l’istanza) e Direttore Lavori, qualora sia già noto all’atto della redazione.
Una volta inseriti i Professionisti sono visualizzati in formato tabellare (a fondo pagina):
Basterà effettuare un click su un elemento per ottenere l’apertura del dettaglio anagrafico corrispondente.
27
Oggetto: SIPEM
SCHEDA “IMPRESA ESECUTRICE”:
Contiene i dati relativi all’impresa esecutrice incaricata dei lavori. Naturalmente la compilazione di questa
sezione è prevista solo nel caso in cui non si eseguono lavori in economia.
28
Oggetto: SIPEM
SCHEDA “IMMOBILE”:
Contiene i dati toponomastici e catastali necessari per identificare e localizzare l’immobile oggetto
dell’istanza.
SCHEDA “INTERVENTO”:
Contiene le informazioni che caratterizzano l’opera nei termini di specifiche tipologie di intervento che essa
comporta.
29
Oggetto: SIPEM
SCHEDA “DOMICILIAZIONE”:
Contiene le informazioni che caratterizzano la persona fisica presso la quale il richiedente principale
domicilia le successive comunicazioni con Il Comune in relazione all’istanza in oggetto.
Anche in questo caso l’anagrafica del “domiciliatario”, una volta inserita, compare nella tabella a fondo
pagina.
MODULO STAMPABILE ASSOCIATO ALL’ISTANZA
All’interno della scheda “pratica”, in basso a sinistra, sono presenti dei pulsanti che permettono all’utente
di gestire il modulo documentale associato all’istanza. I tasti in oggetto, la cui visualizzazione dipende dallo
stato in cui si trova la pratica, sono i seguenti:
•
SCARICA MODULO PRECOMPILATO PRIVO DI FIRMA: Il tasto è visibile solo per pratiche ancora in
stato di lavorazione e permette di generare il modulo associato all’istanza. Tale modulo risulterà
precompilato con tutti i dati immessi dall’utente attraverso il modulo web.
•
CARICA MODULO FIRMATO: Il tasto è visibile solo per pratiche ancora in stato di lavorazione e
permette di caricare in SIPEM il file associato al suddetto modulo una volta che esso è stato
scaricato, stampato, firmato (anche manualmente) dall’Avente Titolo e digitalmente dal
professionista.
•
SCARICA MODULO FIRMATO: Il tasto è visibile solo dopo che un modulo firmato è stato caricato
dal professionista e permette di accedere/scaricare tale modulo.
Occorre notare che relativamente alla firma dell’Avente Titolo si possono presentare due differenti scenari:
1. L’Avente Titolo Firma digitalmente: In questo scenario l’AT è dotato di dispositivo di firma digitale
che utilizza direttamente sul file associato all’istanza (fornitogli dal professionista).
30
Oggetto: SIPEM
2. L’Avente Titolo Firma manualmente: In questo scenario, che si presume essere quello, almeno
inizialmente più frequente, l’AT non è dotato di dispositivo di firma digitale. In tal caso egli apporta
la propria firma sulla versione stampata dell’istanza. Sarà cura del progettista produrre una copia
elettronica di tale modulo, firmare digitalmente il file così generato (al fine di garantire la
conformità all’originale) ed importarlo in SIPEM.
ATTENZIONE: Si tenga presente che il suddetto modulo riveste un ruolo fondamentale dal
punto di vista legale in quanto SIPEM lo allega in automatico alla mail PEC inviata al Comune.
Per maggiori informazioni si veda APPENDICE C.
COMPORTAMENTO DELLA FUNZIONE “ISTANZA”.
Le modalità di comportamento della funzione di gestione dell’Istanza, in relazione alla condizione operativa
in cui essa viene utilizzata, sono qui di seguito descritte:
Condizione
Comportamento della funzione
Compilazione Nuova
Istanza
La funzione in oggetto si presenta all’utente vuota (con l’eccezione dei dati iniziali
immessi in fase di creazione) ed è pronta per essere completata dal professionista,
secondo le modalità che sono descritte nel paragrafo “CREAZIONE DI UNA NUOVA
ISTANZA”.
Completamento
Istanza nell’ambito di
una Pratica non
ancora inviata
La funzione in oggetto si presenta all’utente popolata, anche parzialmente, con
tutti i valori relativi all’ultimo salvataggio. L’utente professionista può effettuare
modifiche e/o completare la compilazione dell’Istanza. E’ possibile scaricare e
caricare il modulo associato che risulterà pre-popolato con tutti i dati di cui sopra.
Consultazione Istanza
nell’ambito di una
Pratica inviata
L’istanza si presenta all’utente accessibile e consultabile ma non più modificabile.
È possibile scaricare in locale il modulo dell’istanza firmato dall’Avente Titolo.
In questa fase nella casella PEC del Destinatario è presente un messaggio di Posta
Elettronica Certificata associato alla Pratica presente in SIPEM e contenente i
medesimi documenti (file).
31
Oggetto: SIPEM
5.2.4.2 PANNELLO DI GESTIONE: OPZIONE “RELAZIONI”
La presente opzione del pannello di gestione permette di accedere all’elenco delle Relazioni Asseverate che
il professionista incaricato produce ed associa alla Istanza in oggetto. Convenzionalmente SIPEM richiede la
compilazione di una asseverazione per ciascuna tipologia di intervento contemplata nell’Istanza.
L’accesso alla relazione avviene cliccando su una riga dell’elenco (che viene identificata con la tipologia di
intervento corrispondente). Anche in questo caso la funzione di dettaglio presenta una strutturazione “a
schede tematiche”.
Ciascuna scheda raggruppa informazioni semanticamente coerenti. Sul frontespizio vengono sempre
riportate informazioni che permettono una identificazione certa della pratica ed all’interno di essa della
relazione in oggetto. Le suddette schede tematiche costituenti la relazione tecnica sono qui di seguito,
singolarmente, descritte.
32
Oggetto: SIPEM
SCHEDA “CONSISTENZA E LEGITTIMITÀ”:
In questa sezione il professionista assevera le condizioni di consistenza e legittimità dell’edificio e
dell’immobile.
In particolare egli specifica:
•
le caratteristiche di consistenza dell’edificio e dell’immobile che costituiscono precondizione
fondamentale ai fini dell’ammissibilità dell’intervento;
•
il percorso di attuale destinazione e legittimazione dell’immobile;
•
la zona di PRG in cui ricade l’immobile oggetto d’intervento (assumendo a riferimento le categorie di
“zoning” stabilite in base alla DPR 1444 del 1968, allo scopo di superare con criteri standard nazionali le
specificità di ciascuna regione e comune);
33
Oggetto: SIPEM
•
l’assenza di altre istanze o progetti depositati presso il Comune finalizzati a trasformare l’immobile
oggetto d’intervento;
•
la piena conformità dello stato dell’immobile rispetto alle condizioni rappresentate, ante-operam, sia
nella relazione descrittiva che negli elaborati grafici allegati;
Con l’esclusione di pratiche di tipo CIL-1 e CIL-2, il professionista inoltre riporta, una rappresentazione
sintetica dell'intervento attraverso l’esplicitazione di una serie di parametri quantitativi di base.
Infine, nel caso specifico di interventi riconducibili al cosiddetto “Piano Casa”, il tecnico riporterà anche le
caratteristiche di consistenza e destinazione dell’edificio, oltre che dell’immobile.
SCHEDA “INTERVENTO PROPOSTO”:
In questa sezione il professionista descrive ed assevera l’intervento specifico cui la relazione si riferisce (si
ricordi che convenzionalmente in SIPEM ciascuna relazione è associata ad una singola tipologia di
intervento riportata sull’istanza).
In particolare il professionista:
•
riporta una adeguata descrizione testuale dell’intervento (limitatamente alla tipologia di intervento cui
la relazione tecnica in oggetto si riferisce).
•
assevera la conformità dell’intervento proposto rispetto al PRG vigente ed al regolamento edilizio
vigente nel Comune.
Per una descrizione puntuale ed esaustiva delle informazioni presenti all’interno delle suddette schede si
faccia riferimento a quanto riportato dall'Help di campo.
34
Oggetto: SIPEM
SCHEDA “CONFORMITÀ INTERVENTO”:
In questa sezione il professionista certifica la conformità dell’intervento a prescrizioni e condizioni
prevalentemente edilizie dettate da specifiche normative che ne obbligano il rispetto o che regolano o
orientano i criteri di ammissibilità o che, infine, obbligano ulteriori procedimenti autorizzativi i cui esiti sono
da includere fra gli allegati.
SCHEDA “VINCOLI”
In questa sezione il professionista assevera l’ eventuale sottoposizione dell’intervento ad un qualsiasi
regime vincolistico, (qualificandone la tipologia). Si evidenzia a questo riguardo che i riferimenti normativi
assunti hanno in sede locale e regionale specifiche regolamentazioni, a cui nel rispetto delle categorie
generali nazionali esposte, il professionista dovrà attenersi nell’asseverazione stessa.
35
Oggetto: SIPEM
Per una descrizione puntuale ed esaustiva delle informazioni visualizzate all’interno delle suddette schede
si faccia riferimento a quanto riportato dall'Help di campo.
SCHEDA “ONERI”:
In questa sezione il professionista, adottando i criteri stabiliti in sede regionale e locale, quantifica gli oneri,
se dovuti, applicando le eventuali riduzioni che talvolta i piani casa regionali prevedono.
36
Oggetto: SIPEM
ATTENZIONE: Eventuali documenti che riportano i calcoli effettuati per la valutazione degli
oneri possono essere inseriti dai Professionisti tra gli allegati da fornire al Comune (in SIPEM è
configurata un’apposita categoria di allegato).
SCHEDA “IMPEGNI”:
In questa sezione il professionista sottoscrive gli impegni da rispettare in fase di realizzazione, in conformità
alle norme che regolano la rispondenza di quanto realizzato con quanto denunciato nella pratica che ha
originato il titolo, gli obblighi di tempestivo e fedele accatastamento, la predisposizione della certificazione
dell’impianto elettrico e il corretto trattamento e smaltimento dei rifiuti in fase di cantiere specie se
pericolosi.
MODULO STAMPABILE ASSOCIATO ALLA RELAZIONE
Nello spazio in basso, all’interno della funzione in oggetto, sono presenti dei pulsanti che permettono
all’utente di gestire il modulo documentale associato alla relazione. I tasti in oggetto, la cui visualizzazione
dipende dallo stato della pratica, sono i seguenti:
•
SCARICA MODULO PRECOMPILATO: Il tasto è visibile solo per pratiche in stato di lavorazione e
permette di generare il modulo associato alla relazione. Tale modulo risulterà precompilato con
tutti i dati immessi dall’utente attraverso le pagine WEB.
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Oggetto: SIPEM
•
CARICA MODULO FIRMATO: Il tasto è visibile solo per pratiche ancora in lavorazione e permette di
caricare in SIPEM il file associato al suddetto modulo una volta che esso è stato digitalmente
firmato dal professionista.
•
SCARICA MODULO FIRMATO: Il tasto è visibile solo dopo che un modulo firmato è stato caricato
dal professionista e permette di accedere/scaricare il modulo precedentemente caricato dal
professionista.
ATTENZIONE: Si tenga presente che il suddetto modulo riveste un ruolo fondamentale dal
punto di vista legale in quanto SIPEM lo allega in automatico alla mail PEC inviata al Comune.
Per maggiori informazioni si veda APPENDICE C.
COMPORTAMENTO DELLA FUNZIONE “RELAZIONE”.
Le modalità di comportamento della funzione di Gestione delle Relazioni, in funzione della condizione
operativa in cui viene utilizzata, sono qui di seguito descritte:
Condizione Operativa
Compilazione di una
Nuova Relazione
La funzione in oggetto si presenta all’utente professionista vuota e pronta per
essere popolata. Tale modalità è possibile solo nell’ambito di pratiche non
ancora inviate.
Completamento
relazione
parzialmente
compilata
Pratica non ancora
inviata
La funzione in oggetto si presenta all’utente professionista popolata (anche
parzialmente) con tutti i valori immessi all’ultimo salvataggio. L’utente può
effettuare modifiche e/o completarne la compilazione. Nonché generare il
modulo ad essa associato (che risulterà pre-popolato con i valori immessi “online”) scaricarlo localmente ed effettuarne l’upload dopo averlo firmato
digitalmente.
Consultazione
Relazione nell’ambito
di una Pratica inviata
La relazione si presenta all’utente accessibile e consultabile ma non
modificabile. Il modulo della relazione, firmato digitalmente dal professionista,
può essere in questa fase esclusivamente scaricato dal sistema.
In questa fase nella casella PEC del Destinatario è presente un messaggio di
Posta Elettronica Certificata associato alla Pratica presente in SIPEM e
contenente i medesimi documenti (file).
Per una descrizione puntuale ed esaustiva delle informazioni presenti sulle schede di questa funzionalità si
38
Oggetto: SIPEM
5.2.4.3 PANNELLO DI GESTIONE: OPZIONE “ALLEGATI”
La presente opzione del pannello di gestione permette di accedere all’elenco degli allegati previsti dal
Comune in virtù della specifica tipologia di procedimento che si sta compilando.
Come si può vedere in figura la funzione si presenta, ripartita in due sezioni distinte:
•
Allegati strettamente obbligatori: All’interno di questa sezione sono esplicitate le categorie di
allegato obbligatoriamente previste a prescindere dalla natura specifica dell’intervento proposto.
L’inserimento di tali allegati è per tanto condizione necessaria per poter effettuare l’invio.
•
Allegati aventi obbligatorietà condizionata: All’interno di questa sezione sono esplicitate le
categorie di allegato la cui obbligatorietà è condizionata dalla natura stessa dell’intervento
proposto. SIPEM non implementa delle regole che vincolano l’invio all’inserimento di tali allegati, è
quindi compito del professionista stabilire di volta in volta quali documenti è chiamato ad inserire
sulla base di ciò che vuole presentare al Comune.
Ad una singola categoria di allegati possono essere associati più di un file da parte dell’utente
professionista.
Cliccando sul nome della singola voce dell’elenco si accede alla funzione di visualizzazione del dettaglio
della specifica categoria che riporta tutti i file in essa presenti . In particolare l’elenco in basso nella pagina
riporta la lista dei suddetti file che possono essere visualizzati/scaricati semplicemente cliccando sul nome.
39
Oggetto: SIPEM
Si noti che nel caso di file firmati digitalmente a fianco del nome del file è riportata la funzione che
consente di visualizzare il documento originale (quindi superando i problemi di visualizzazione di file con
estensione .p7m). Inoltre, nell’ambito di una pratica ancora in lavorazione, l’utente professionista può
cancellare i file presenti nella lista o caricarne di nuovi.
COMPORTAMENTO DELLA FUNZIONE “ALLEGATI”.
Le modalità di comportamento della funzione, in relazione alla condizione operativa in cui la pratica si
trova, sono qui di seguito descritte:
Caricamento Allegati
Pratica in lavorazione
La funzione in oggetto presenta l’elenco esaustivo delle categorie degli allegati
richiesti dal Comune per la specifica tipologia di Istanza. L’utente può procedere
anche progressivamente al caricamento di tali documenti, SIPEM agevola in ciò
riportando l’evidenza delle categorie rispetto alle quali è già stato effettuato
almeno il caricamento di un file (esse sono contraddistinte dal simbolo di “spunta”
nella colonna “allegato presente”). Tale lista costituisce quindi, in questa fase, un
utile riferimento (una sorta di “check list”) per il Professionista che si accinge ad
effettuare l’upload dei documenti richiesti. Il professionista deve ovviamente
scaricare o rimuovere gli allegati già caricati.
Consultazione
Allegati nell’ambito di
una Pratica inviata
L’elenco degli allegati risulta accessibile e consultabile ma non è più modificabile
da nessuno. L’utente può unicamente effettuare il download, sul proprio PC, dei
documenti presenti all’interno delle varie categorie.
ATTENZIONE: Si tenga presente che questi moduli rivestono un ruolo fondamentale in quanto
sono gli stessi che SIPEM allega in automatico alla mail PEC inviata al destinatario. Per tanto le
informazioni ivi contenute sono quelle che hanno valore legale per eventuali controversie. Per
maggiori informazioni si veda APPENDICE C.
5.2.4.4 PANNELLO DI GESTIONE: OPZIONE “PAGAMENTI”
La presente opzione del pannello di gestione permette di accedere alle funzioni di pagamento disponibili in
SIPEM. Tali funzioni permettono di effettuare/documentare, in varie modalità, il versamento di:
40
Oggetto: SIPEM
•
Tariffa per l’utilizzo del servizio SIPEM
•
Diritti di Segreteria
COMPORTAMENTO DELLA FUNZIONE “PAGAMENTI”.
Le modalità di comportamento della funzione, in relazione alla condizione operativa in cui la pratica si
trova, sono qui di seguito descritte:
Pratica non ancora
inviata
La funzione in oggetto permette al Professionista di effettuare i Pagamenti del
contributo SIPEM e dei diritti di Segreteria relativi alla pratica. SIPEM offre varie
modalità di effettuare tali operazioni (PoS, Geoweb etc..).
ATTENZIONE, per motivi legati alla fatturazione, l’opzione “pagamenti” è visibile
sul pannello di gestione di una pratica non ancora inviata solo se sono stati inseriti
i dati relativi all’Avente Titolo principale.
Pratica Inviata
La funzione in oggetto permette agli utenti (tra cui il Comune) di verificare i
Pagamenti effettuati ed eventualmente accedere ai documenti certificanti
associati (bollettini etc).
Per una descrizione puntuale delle attività di pagamento si veda il paragrafo “PAGAMENTI”.
5.2.4.5 PANNELLO DI GESTIONE: OPZIONE “VERIFICA ED INVIO”
La presente opzione del pannello di gestione, il cui utilizzo è consentito solo agli utenti professionisti,
permette di accedere al prospetto di riepilogo della pratica e di inviarla al Comune di riferimento qualora
ne sussistano le condizioni di completamento.
41
Oggetto: SIPEM
Si noti che la funzione “Verifica ed Invia al Comune” è attiva solo se la pratica in oggetto è in stato “In
Lavorazione” mentre non è visualizzata sul pannello nel caso di pratiche già inviate. Per la descrizione
puntuale delle attività di verifica ed invio si veda il paragrafo “VERIFICA LIVELLO DI COMPLETAMENTO
DELL’ISTANZA”.
5.2.4.6 PANNELLO DI GESTIONE: OPZIONE “COMUNICAZIONI”
Questa opzione del pannello di gestione si attiva solo se la pratica in oggetto è stata inviata e
correttamente consegnata. Essa permette di accedere all’elenco di tutte le comunicazioni che hanno come
oggetto la pratica in questione e di crearne di nuove.
In particolare la funzione “Comunicazioni” visualizza un cruscotto con due schede che riportano
rispettivamente l’elenco delle comunicazioni ricevute e quelle inviate/in lavorazione.
42
Oggetto: SIPEM
Cliccando sull’identificativo della singola comunicazione è possibile visualizzarne il dettaglio. Da questa
funzione è anche possibile, premendo il tasto “Crea Nuova“ creare ed inviare una nuova comunicazione.
Per la descrizione puntuale si veda il paragrafo dedicato (“COMUNICAZIONI ASSOCIATE AD UNA PRATICA”).
5.3 CREAZIONE DI UNA NUOVA PRATICA
La creazione di un’Istanza in SIPEM è funzione riservata ad utenti di tipo “professionista”. Gli altri utenti,
limitatamente alle proprie restrizioni di visibilità, potranno accedere alle Pratiche da lui prodotte
esclusivamente in modalità di lettura e comunque solo una volta che queste sono state consegnate, via
Posta Elettronica Certificata, al Comune. Operativamente il Professionista può creare una nuova Pratica
attivando la voce “Crea Nuova Istanza” dal menù “pratiche”.
In risposta a questo comando il sistema richiede l’inserimento ed il salvataggio dei dati iniziali dell’istanza.
Tali dati sono:
•
Tipo Istanza. Specifica la tipologia di pratica che si intende generare.
•
Comune. Specifica l’amministrazione comunale verso la quale la pratica in oggetto verrà indirizzata.
Qualora tale amministrazione non abbia ancora stipulato convenzione per l’utilizzo di SIPEM allora
il sistema mostrerà un opportuno messaggio.
43
Oggetto: SIPEM
•
Piano Casa. Specifica se la pratica rientra o meno nell’ambito dell’iniziativa cosiddetta “piano casa”.
In caso affermativo il sistema predisporrà nei passi successivi una serie di accorgimenti tali da
guidare l’utente nella generazione di una istanza all’interno di tale programma.
•
In economia. Specifica se i lavori saranno effettuati “in economia” o meno.
•
Impresa presente. Specifica se si prevede il ricorso ad una impresa edile per l’esecuzione dei lavori.
•
Data Inizio Lavori. Specifica la data in cui, nell’ipotesi di acquisizione del titolo, avrà inizio l’attività
realizzativa (questa informazione non è raccolta in caso di richieste PdC).
•
Note. All’interno di questo campo il professionista può riportare delle note o degli appunti a suo
uso.
A valle del salvataggio SIPEM crea all’interno del suo repository quello che può essere considerato
l’embrione della pratica e ne valorizza, in modo automatico, alcune meta-informazioni quali l’Identificativo
SIPEM, la data di creazione e lo stato che viene posto a “In lavorazione”.
Successivamente al salvataggio, utilizzando il pannello di gestione, l’utente procede al completamento
dell’iter di compilazione e presentazione espletando i seguenti passi:
1. Completare la Compilazione dell’Istanza
2. Compilare le Relazioni Asseverate previste dall’ istanza
3. Allegare la documentazione richiesta
4. Effettuare i pagamenti dovuti
5. Verificare la completezza della Pratica
6. Inviare la Pratica al Comune
SIPEM permette al professionista di effettuare i passi di cui sopra in qualsiasi ordine con le seguenti
limitazioni:
•
Le Relazioni Asseverate (possono essere più di una) devono essere inserite solo dopo che siano
state specificate, a livello di istanza, le tipologie di intervento ad esse corrispondenti.
•
L’invio al Comune invece può essere effettuato solo se:
o
L’ Istanza è completa in ogni sua componente
o
Sono presenti tutte le relazioni asseverate previste
o
Sono presenti tutti gli Allegati strettamente obbligatori richiesti
o
Sono stati pagati i corrispettivi previsti
Questa libertà di procedere permette all’utente di organizzare il lavoro in modo ottimale in rapporto alle
proprie esigenze.
44
Oggetto: SIPEM
5.3.1 COMPILAZIONE DELLA ISTANZA
Una volta effettuata la Creazione dell’istanza, con l’immissione di alcuni dati strettamente necessari a tal
fine, il Professionista procede alla sua compilazione attraverso l’immissione di valori all’interno di moduli
WEB aventi una struttura a “schede” .
Tale operazione avviene progressivamente, riempiendo una scheda alla volta e componendo tramite
salvataggi intermedi quella che può essere considerata la versione “draft” dell’istanza. Un segno di Spunta
aiuterà l’utente nella comprensione dello stato di avanzamento della compilazione.
Operativamente il flusso di compilazione di una nuova Istanza, da parte dell’utente, prevede i seguenti
passi:
1. Attiva la funzione di creazione, inserisce alcuni dati generali (tra i quali la tipologia di Istanza ed il
Comune di riferimento) e salva.
2. Accede nuovamente al dettaglio e procede al completamento dell’istanza inserendo:
a.
i dati relativi agli Aventi Titolo (Avente Titolo Principale, Persona Giuridica Rappresentata,
Eventuali altri Aventi Titolo).
b. i dati relativi ai professionisti incaricati (Progettista, Direttore Lavori).
c. i dati di identificazione e localizzazione catastale dell’immobile.
d. i dati di domiciliazione dell’Avente Titolo Principale relativamente alle Comunicazioni
ricevute dal Comune.
e. La descrizione dettagliata dell’intervento (in termini di elenco delle tipologie di intervento
previste dall’opera proposta).
f.
I dati di identificazione dell’impresa esecutrice incaricata (qualora i lavori non vengano
effettuati “in economia”).
Anche in questo caso, a parte il primo passo, non esiste una sequenzialità in senso stretto delle operazioni
di compilazione per cui l’utente ha facoltà di procedere nel modo a lui più congeniale.
Nel seguito si riporta la descrizione puntuale di ciascun passo.
5.3.1.1 INSERIMENTO DATI GENERALI
La scheda “pratica” risulta già compilata con i dati iniziali precedentemente descritti (gran parte dei quali
non risulta più modificabile). L’utente può in ogni caso tornare su tale scheda ed operare degli
aggiornamenti limitatamente alle informazioni modificabili come ad esempio la data inizio lavori. Tale
informazione è obbligatoria solo nel caso di pratiche “CIL” mentre la sua valorizzazione è da intendersi
facoltativa nel caso della DIA/SCIA e non è prevista per PdC.
45
Oggetto: SIPEM
ATTENZIONE: Relativamente alla Data di Inizio Lavori si tenga presente che possono sussistere
disposizioni regionali o regolamentari locali che richiedono obbligatoriamente tale
informazione anche nel caso della DIA/SCIA per cui si suggerisce di fare riferimento alle
normative pubblicate dal Comune prima di procedere all’invio di una pratica priva di tale
informazione.
5.3.1.2 INSERIMENTO DATI DEGLI AVENTI TITOLO
L’inserimento dei dati relativi agli aventi titolo avviene all’interno della scheda “Aventi Titolo” dell’istanza.
Tale funzione è progettata per consentire:
1. L’Inserimento dell’Anagrafica dell’Avente Titolo Principale (ovvero il Richiedente)
2. L’Inserimento dell’Anagrafica della Persona Giuridica rappresentata, ovviamente solo nel
caso in cui il Richiedente abbia qualità di "Legale Rappresentante"
3. L’Inserimento delle anagrafiche di altri Aventi Titolo, se esistenti
Il passo 1 è sempre obbligatorio. I passi 2 e 3 sono applicati solo nel caso in cui le condizioni specifiche lo
prevedano.
Nei sottoparagrafi che seguono vengono riportate puntualmente le modalità di espletamento dei suddetti
passi.
INSERIMENTO DELL’AVENTE TITOLO PRINCIPALE
L’Avente Titolo Principale è colui che, avendone pieno diritto, ha incaricato il professionista di procedere
alla presentazione della pratica al Comune per proprio conto. Per completare la pratica, quindi, il
professionista incaricato deve necessariamente procedere all’inserimento dei dati anagrafici di un Avente
Titolo di tipo “Principale” questo avviene selezionando tale valore dalla tendina “Tipologia Avente Titolo”.
Una volta inserito tale valore il sistema visualizzerà il campo “in qualità di”, attraverso il quale l’utente
specifica se l’AT in oggetto opera in qualità di Legale Rappresentante o meno.
Nel caso in cui si selezioni il valore “Legale Rappresentante”, sarà poi necessario fornire anche i dati
anagrafici della Persona Giuridica (società) rappresentata dal soggetto richiedente.
Nel caso di azienda italiana
46
Oggetto: SIPEM
Nel caso di azienda estera
Nel caso invece in cui la scelta ricada sul valore “in proprio”, ci si limiterà a specificare la natura di tale
qualità tramite l’apposito elenco che viene dinamicamente visualizzato.
Qualora la scelta nel suddetto campo ricada sul valore "altro" allora l'utente è chiamato obbligatoriamente
a specificare all'interno di un apposito campo testuale la natura di tale opzione. La figura che segue
riassume le informazioni raccolte in questa sede in ragione delle caratteristiche dell’Avente Titolo.
47
Oggetto: SIPEM
Prima di procedere al salvataggio l'utente deve accertarsi che tutte le informazioni obbligatorie
(contraddistinte da un asterisco) siano state valorizzate. Per quanto riguarda la descrizione puntuale dei
campi presenti all’interno di tale sezione si faccia riferimento a quanto espresso dall'Help di campo.
Si sottolinea il fatto che all’interno di una specifica Istanza, SIPEM consente di inserire un solo Avente Titolo
Principale e tale inserimento è sempre necessario. Una volta completata la compilazione dei valori
anagrafici si può procedere alla loro memorizzazione premendo il tasto “salva”.
L’anagrafica dell’Avente Titolo principale risulterà così visibile all’interno dell’elenco degli Aventi Titolo.
Attraverso una specifica colonna dell’elenco, l’utente può riconoscere l’Avente Titolo Principale tra gli altri
AT eventualmente immessi. Premendo il tasto “inserisci nuovo avente titolo” l’utente potrà effettuare
l’inserimento di altre anagrafiche. Qualora inoltre si vogliano apportare delle modifiche o procedere alla
cancellazione di anagrafiche precedentemente inserite
basterà utilizzare gli appositi comandi
relativamente alla singola voce del suddetto elenco.
INSERIMENTO DEGLI ALTRI AVENTI TITOLO.
E’ possibile specificare in SIPEM l’esistenza di eventuali altri Aventi Titolo oltre a quello Principale ed
inserirne le corrispettive anagrafiche. SIPEM consente di inserire un numero indefinito di Aventi Titolo di
questo tipo all’interno di una singola istanza. Tale inserimento avviene tramite la medesima funzione
utilizzata per l’inserimento del AT Principale con le seguenti differenze:
48
Oggetto: SIPEM
•
prima di procedere alla compilazione dell’anagrafica occorre selezionare il valore “altro” dall’elenco
“tipologia Avente Titolo”.
•
La scheda anagrafica è semplificata e non riporta alcuni campi utilizzati invece per caratterizzare
l’AT principale.
Anche in questo caso il salvataggio avviene premendo il tasto “salva” e produce l’aggiunta dell’anagrafica
immessa all’elenco degli Aventi Titolo visualizzato nella scheda.
(contraddistinte da un asterisco) siano state valorizzate. Per quanto riguarda la descrizione puntuale dei
campi presenti all’interno di tale sezione si faccia riferimento a quanto riportato dall'Help di campo.
5.3.1.3 INSERIMENTO PROFESSIONISTI
L’inserimento dei dati relativi ai professionisti coinvolti avviene all’interno della omonima scheda
dell’istanza.
Tale funzione è progettata per consentire:
1. L’Inserimento dell’Anagrafica del Progettista incaricato (figura, questa, necessariamente
coincidente con l’utente che compila e presenta la pratica).
2. L’Inserimento dell’Anagrafica del Direttore dei Lavori incaricato.
Il primo passo è da intendersi necessario in ogni contesto, la specificazione del Direttore dei Lavori invece è
legata alla tipologia di istanza che si sta predisponendo ed alla disponibilità del dato al momento della
compilazione. Dal momento che l’inserimento del progettista è sempre previsto ed esso coincide con
l’utente SIPEM che materialmente compila la pratica, l’inserimento di tale anagrafica è completamente
automatizzato. Ovviamente è consentito l’inserimento di un solo Progettista e di un solo Direttore Lavori
per ciascuna pratica.
Prima di procedere al salvataggio, come sempre, l'utente deve accertarsi che tutte le informazioni
obbligatorie (contraddistinte da un asterisco) siano state correttamente valorizzate. Per quanto riguarda la
descrizione puntuale dei campi presenti all’interno di questa sezione si faccia riferimento a quanto espresso
dall'Help di campo.
Se effettuato con successo, l’inserimento comporterà l’aggiunta di una nuova voce all’interno dell’elenco
dei professionisti.
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Oggetto: SIPEM
Qualora l’utente voglia apportare delle modifiche o procedere alla cancellazione dell’anagrafica inserita
basterà utilizzare gli appositi comandi relativamente alla singola voce del suddetto elenco.
INSERIMENTO DEL PROGETTISTA.
In SIPEM, il Progettista è una figura sempre coincidente con l’utente Professionista che materialmente
prepara e presenta la Pratica al Comune utilizzando il Sistema. Allo scopo di agevolare la compilazione,
l’applicazione “pre-popola” automaticamente questa sezione utilizzando i dati presenti all’interno
dell’anagrafica centrale dell’utente.
Ne consegue che quando l’utente accede per la prima volta alla
scheda “Professionisti” dell’istanza trova già inserita nell’elenco ivi presente la riga corrispondente
all’anagrafica del progettista . Per accedere al dettaglio basterà cliccare, come sempre, sull’identificativo
della riga.
ATTENZIONE: Non è possibile inviare pratiche in cui non sia stato specificato un Progettista
inoltre egli non può essere un professionista diverso da quello che tramite SIPEM ha
predisposto e presentato l’Istanza. L’unica eccezione a tale regola avviene nell’ambito delle
CIL-1 relativamente alle quali, non essendo prevista asseverazione, l’Avente Titolo può in
teoria procedere autonomamente a redigere e presentare la pratica al Comune.
Nel caso di CIL – 1 quindi il dato relativo al Progettista visibile nella scheda in oggetto è da
intendersi come anagrafica del soggetto che ha compilato e presentato la pratica per conto
dell’Avente Titolo. Egli per tanto non viene riportato sul modulo associato all’istanza una volta
generato.
INSERIMENTO DEL DIRETTORE DEI LAVORI (D.L.)
E’ consentito l’inserimento del Direttore lavori a condizione che non si preveda di effettuare i lavori in
economia. In tal caso l’immissione del dato assume carattere di obbligatorietà esclusivamente per
50
Oggetto: SIPEM
procedimenti di tipo C.I.L, mentre per quanto concerne D.I.A., S.C.I.A. e P.d.C. questo dato può essere
espresso solo nel caso in cui se ne disponga al momento della compilazione della pratica. In questi casi
infatti il compilatore potrà omettere l’inserimento sull’istanza di tale anagrafica, riservandosi di riferirla
all’amministrazione, in un secondo momento, dopo l’eventuale acquisizione del titolo, utilizzando una
specifica Comunicazione. Operativamente la scelta di questa tipologia di professionista avviene, al
momento della compilazione dell’anagrafica, selezionando la voce corrispondente dalla tendina “Ruolo
Professionista”
Il Sistema agevola la fase di compilazione della scheda anagrafica nel caso in cui il professionista da inserire
corrisponda con l’utente SIPEM stesso. Infatti a fondo pagina è disponibile tasto “copia dati utente” che
permette di effettuare un popolamento automatico della scheda con i corrispondenti dati contenuti
all’interno dell’anagrafica centrale dell’utente SIPEM (Vedi Paragrafo “ANAGRAFICA UTENTE
PROFESSIONISTA”)
5.3.1.4 INSERIMENTO DEL DOMICILIATARIO DELLE COMUNICAZIONI
Oltre all’anagrafica dell’Avente Titolo Principale e del Progettista l’utente deve indicare la persona fisica (di
seguito indicata con il termine generico di “Domiciliatario”) presso la quale il primo soggetto ha domiciliato
a tutti gli effetti il rapporto con l'ente locale in merito alla pratica. Tale indicazione è di fondamentale
importanza in quanto condiziona la modalità di ricezione delle comunicazioni provenienti dal Comune una
volta che una pratica edilizia è stata presentata.
Per agevolare la compilazione di questa sezione, nel caso specifico in cui il soggetto domiciliatario coincida
con l’utente SIPEM (ovvero il professionista progettista che presenterà al Comune la pratica), il sistema
mette a disposizione una utility che consente di ottenere il popolamento automatico dell’applicativo con i
valori presenti, al momento, nell’anagrafica centrale dell’utente SIPEM.
Operativamente l’utente può inserire nel sistema il “Domiciliatario” in due modi distinti in base alle
seguenti condizioni specifiche:
A. il soggetto domiciliatario coincide con l’utente Professionista SIPEM: Il professionista seleziona
l’opzione “Presso Professionista Progettista” e salva. Il sistema inserisce in automatico nell’archivio,
in qualità di domiciliario il professionista che compila la pratica prelevando i suoi dati
dall’anagrafica centrale dell’utente.
B. il soggetto domiciliatario non coincide con l’utente Professionista SIPEM: Il professionista
seleziona l’opzione “Presso altra Persona Fisica”. Il sistema richiede l’inserimento dell’anagrafica
della persona fisica presso cui l’Avente Titolo domicilia le proprie comunicazioni.
51
Oggetto: SIPEM
ATTENZIONE: La scelta ottimale per l’utilizzo di SIPEM è naturalmente quella di una
domiciliazione presso l’utente professionista stesso, in quanto solo in tal modo le
comunicazioni relative a Ciclo 1 provenienti dal Comune (a valle della presentazione della
pratica) possono essere veicolate a quest’ultimo via SIPEM.
Una volta effettuato il salvataggio l’anagrafica del domiciliatario delle comunicazioni provenienti dal
Comune viene visualizzata nell’elenco.
5.3.1.5 INSERIMENTO DELL’ IMPRESA ESECUTRICE
Qualora in fase di creazione iniziale della pratica l’utente abbia indicato la presenza di un’ impresa
esecutrice incaricata dei lavori, SIPEM predisporrà la visualizzazione di una scheda dell’istanza preposta a
raccogliere i dati anagrafici corrispondenti. Per una descrizione puntuale dei campi presenti all’interno di
questa sezione si faccia riferimento a quanto espresso dall'Help di campo.
(contraddistinte da un asterisco) siano state valorizzate.
Si tenga presente che limitatamente a situazioni in cui non si prevede di operare “in economia” la
compilazione della scheda è da intendersi obbligatoria per pratiche di tipo C.I.L. mentre rimane facoltativa
nel caso di D.I.A., S.C.I.A. e richieste P.d.C. riservandosi in questi casi di riferirla all’amministrazione in un
secondo momento a mezzo di specifica Comunicazione (ovviamente previo acquisizione del titolo).
5.3.1.6 INSERIMENTO DATI PER L’ IDENTIFICAZIONE DELL’IMMOBILE
A prescindere dalla tipologia di pratica che sta compilando, il professionista deve necessariamente fornire
gli elementi necessari per una corretta e certa identificazione e localizzazione dell’intervento. A tal fine egli
è chiamato a compilare, all’interno della scheda “Immobile” dell’istanza, tutti i dati di natura
toponomastica e catastale necessari. Naturalmente è omessa la necessità di re-inserire il dato inerente al
Comune in cui si trova l’immobile, essendo questo già stato inserito in fase iniziale (viene quindi riproposto
in sola visualizzazione dal sistema).
L'utente deve specificare almeno le informazioni obbligatorie (contraddistinte da un asterisco) e procedere
al salvataggio della corrente sezione prima di passare alla compilazione di un’altra. Per quanto concerne la
descrizione puntuale dei campi presenti all’interno di tale sezione si faccia riferimento a quanto espresso
dall'Help di campo.
52
Oggetto: SIPEM
5.3.1.7 INSERIMENTO DELLA DESCRIZIONE DELL’INTERVENTO
L’inserimento dei dati che consentono di specificare e descrivere puntualmente gli interventi che si
propone di effettuare sull’immobile avviene compilando la scheda “Interventi” dell’istanza.
Nello specifico, Il professionista che redige la pratica è chiamato a fornire la lista puntuale degli interventi
relativamente ai quali si richiede il titolo abilitativo. A tal fine SIPEM presenta all’interno di un’apposita
sezione l’elenco di tutte le categorie di intervento previste dal Comune in riferimento allo specifico tipo di
Istanza che si sta compilando. Sarà cura del professionista selezionare all’interno di tale elenco le voci
(anche più di una) applicabili all’opera che si intende realizzare.
A valle della selezione l’utente ha facoltà di inserire una breve nota all’interno di un campo testuale
presente ai piedi dell’elenco delle tipologie. Nel caso specifico in cui tra le categorie di Intervento
selezionate dall’utente ricada anche la voce "Altro" allora egli è tenuto ad esplicitare la natura di tale scelta
all’interno del suddetto campo testuale.
E’ importante sottolineare che per ciascuna tipologia di intervento qui selezionata è previsto che il
Professionista produca una relazione tecnica specifica. Fanno eccezione a ciò le pratiche di tipo CIL-1 che
non prevedono la produzione di asseverazioni da parte di un tecnico.
IMPLICAZIONI DELL’OPZIONE “PIANO CASA” SULLE TIPOLOGIE DI INTERVENTO
Nel caso specifico in cui l’utente abbia selezionato nella fase di inserimento dei dati generali l’opzione
“piano casa” allora il sistema visualizza nell’elenco delle tipologie di intervento anche quelle specifiche di
tale iniziativa. Nel caso in cui l'utente effettui il salvataggio senza averne selezionata almeno una segnala
con opportuno messaggio l'incoerenza con le intenzioni inizialmente espresse.
ATTENZIONE: L’elenco delle tipologie di intervento visualizzato in questa scheda può riportare
voci tra loro mutuamente escludenti (ovvero che non possono essere contemporaneamente
applicate nell’ambito della medesima Pratica). Al momento SIPEM non implementa controlli
specifici in tal senso per cui è compito del professionista operare una selezione coerente delle
voci tipologiche di cui sopra.
53
Oggetto: SIPEM
5.3.2 COMPILAZIONE DELLE RELAZIONI
Come anticipato nel paragrafo precedente, ad esclusione delle pratiche di tipo CIL-1, il tecnico incaricato è
chiamato a produrre, per ciascuna delle tipologie di intervento indicate all’interno della scheda
“Intervento” una relazione tecnica dedicata. Essa si configura come l’elaborato digitale, facente parte
integrante della pratica, contenente indicazioni ed assunzioni di responsabilità da parte del professionista
incaricato relativamente a:
•
condizioni di consistenza e legittimità dell’edificio e dell’immobile
•
caratteristiche dell’intervento proposto
•
conformità dell’intervento proposto
•
vincoli
•
Oneri
•
Impegni
La compilazione di ogni singola asseverazione in SIPEM avviene effettuando le seguenti operazioni:
1. L’utente accede al pannello di gestione della pratica ed attiva la voce “relazioni “. SIPEM risponde a
tale azione visualizzando un cruscotto contenente l’elenco delle relazioni da produrre
(convenzionalmente coincidenti con l’elenco delle tipologie d’intervento previste dall’istanza).
54
Oggetto: SIPEM
2. L’utente clicca sulle singole voci del suddetto elenco. In risposta SIPEM attiva la funzione di
gestione/visualizzazione della relazione.
La funzione WEB che viene così attivata è strutturata in varie schede, adeguatamente predisposte
per una raccolta progressiva ed ordinata dei dati
3. L’utente compila la relazione tecnica. Al fine di evitare possibili difficoltà in fase di compilazione, il
frontespizio della maschera riporta le informazioni che identificano univocamente la pratica e
l’intervento cui tale asseverazione si riferisce. Inoltre la compilazione “on-line” avviene
progressivamente, salvando di volta in volta le schede tematiche riempite. Un segno di spunta
aiuterà l’utente nel controllo dello stato di avanzamento del proprio lavoro.
4. Nel caso specifico in cui l’intervento, cui l‘asseverazione in oggetto fa riferimento, afferisca al
“piano casa” il sistema visualizza alcuni campi specifici (che negli altri casi sono omessi)
richiedendone obbligatoriamente l'inserimento da parte del professionista. Per la descrizione della
struttura di ogni singola scheda si faccia riferimento a quanto riportato nel paragrafo “PANNELLO DI
GESTIONE: OPZIONE RELAZIONI”.
5. Una volta completata l’immissione dei dati, l’utente genera il modulo corrispondente alla relazione
(che risulta precompilato con tutti i dati immessi) lo firma digitalmente e lo carica nuovamente in
SIPEM.
6. I passi 1-4 devono essere ripetuti per tutti gli interventi previsti dall’istanza e visualizzati nel
cruscotto di cui al punto 1.
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Oggetto: SIPEM
ATTENZIONE: Nel caso specifico della compilazione di una richiesta di Permesso di Costruire la
scheda “legittimità e consistenza” richiederà all’utente anche la compilazione di una serie di
campi che caratterizzano quantitativamente l’intervento. Tali informazioni sono ridotte alla
sola volumetria di progetto nel caso di DIA/SCIA. Per CIL non si acquisiscono dati quantitativi.
5.3.3 GENERAZIONE DEI MODULI DOCUMENTI PRE-POPOLATI
In SIPEM una pratica in lavorazione deve rispettare dei requisiti di completezza per poter essere spedita al
Comune. Uno di questi requisiti è che all’interno dell’archivio documentale di SIPEM, siano presenti i
seguenti documenti:
1. Il modulo relativo all’Istanza che deve essere firmato, anche manualmente, dal
richiedente Avente Titolo Principale e digitalmente dal Professionista.
2. i moduli relativi alle Relazioni Asseverate, firmate digitalmente dal professionista
3. Gli allegati previsti firmati digitalmente dal professionista.
Per ottemperare ai primi due requisiti, a valle del caricamento in modalità “on-line” dei dati, effettuato
nelle modalità sopra descritte, il professionista deve poter scaricare in locale (sul proprio PC) i
corrispondenti moduli precompilati. Nel seguito si riporta la descrizione puntuale dei vari passi da
compiere.
GESTIONE DEL MODULO DOCUMENTALE ASSOCIATO ALL’ISTANZA
Affinché la Istanza sia valida il Professionista deve adoperarsi per produrre una stampa cartacea della stessa
da sottoporre alla firma dell’ Avente Titolo Principale. SIPEM presenta una funzione che permette di
generare il modulo documentale associato all’Istanza utilizzando un layout valido per tutti i Comuni che
viene pre-popolato con tutti i valori immessi dal professionista attraverso le pagine WEB. La generazione
del suddetto modulo avviene premendo il tasto “Scarica modulo precompilato privo di firma” presente in
basso nella scheda “pratica” di una istanza in stato di lavorazione.
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Oggetto: SIPEM
Una volta generato e dopo un’attenta verifica circa la correttezza dei dati in esso riportati da parte del
professionista, il suddetto documento potrà essere:
A. Firmato digitalmente dall’Avente Titolo qualora egli sia in possesso di uno strumento per la firma
digitale.
B. Stampato su carta e firmato manualmente dall’Avente Titolo, quindi nuovamente acquisito in
formato elettronico previa scannerizzazione e firmato digitalmente dal professionista (firma per
copia conforme all’originale cartaceo).
Il file prodotto dai due scenari alternativi di cui sopra viene inserito in SIPEM attraverso una funzione di
upload che può essere attivata dall’utente attraverso il tasto “Carica Modulo Firmato” presente in basso
nella scheda “pratica” (vedi figura precedente).
ATTENZIONE: Lo scenario B sopra riportato, che si suppone essere quello maggiormente
frequente, comporta una implicita operazione di scansione elettronica della copia originale
cartacea firmata da AT.
Una volta acquisito il suddetto modulo può essere acceduto ed eventualmente scaricato da tutti gli utenti
che visualizzano l’istanza premendo il tasto “Scarica modulo firmato” (in basso nella scheda “pratica”
dell’istanza).
Ovviamente questo tasto è visibile solo nel caso in cui l’operazione di upload sia stata precedentemente
compiuta.
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Oggetto: SIPEM
GESTIONE DEL MODULO DOCUMENTALE ASSOCIATO ALLA RELAZIONE
Il Professionista è chiamato anche a generare e firmare digitalmente i moduli documentali relativi alle
Relazioni asseverate (potenzialmente sono più di uno). A differenza dei moduli relativi all’istanza essi non
richiedono la firma dell’Avente Titolo per cui il professionista può operare direttamente sulla loro versione
elettronica.
Anche per le relazioni, SIPEM presenta una funzione che consente di generare un modulo pre-popolato con
tutti i valori immessi dal professionista attraverso i moduli WEB e basato su un layout unico per tutti i
Comuni. Tale funzione si attiva premendo il tasto “scarica modulo precompilato” visualizzato in basso
all’interno della funzione di dettaglio della relazione.
Una volta generato tale modulo potrà essere salvato sul PC del professionista e da questi firmato
digitalmente.
È responsabilità del Professionista operare un’attenta verifica dei dati in esso riportati ed apportare
(eventualmente sul modulo stesso) le necessarie integrazioni laddove il SIPEM non preveda nel proprio
database l’acquisizione dell’informazione richiesta dallo specifico Comune.
Una volta verificato e firmato digitalmente il professionista opera il caricamento del file in SIPEM. A tal fine
utilizza l’apposita funzione di upload che si attiva tramite il tasto “Carica Modulo Firmato” anch’esso
presente a piè di pagina nella funzione di dettaglio delle relazioni.
Il suddetto modulo può successivamente essere acceduto e scaricato premendo il tasto “Scarica modulo
firmato” che compare (in basso nella medesima pagina)
Naturalmente il tasto per il download è visibile solo nel caso in cui esista un file precedentemente caricato.
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Oggetto: SIPEM
5.3.4 INSERIMENTO DEGLI ALLEGATI
Il completamento di una Pratica da parte del Professionista prevede necessariamente che quest’ultimo
alleghi tutto il materiale documentale richiesto dal Comune di riferimento. Tale materiale che si aggiunge
quindi ai moduli dell’istanza e delle relazioni asseverate è qui di seguito identificato con il termine
“Allegati”. In particolare gli allegati possono essere:
(A) Allegati strettamente Obbligatori: sono quegli allegati richiesti dal Comune indispensabili per
considerare completa una Pratica (es: documenti dell’Avente Titolo etc.) a prescindere dalla natura
dell’opera in essa riportata.
(B) Allegati aventi obbligatorietà condizionata all’intervento: sono allegati anch’essi richiesti
obbligatoriamente dal Comune ma tale richiesta è da interpretare in relazione alle caratteristiche
dei lavori che si intendono fare (ad esempio le opere in cemento armato richiedono
necessariamente della documentazione specifica). In altre parole se uno di questi allegati si
“applica” alla specifica pratica che si sta compilando allora esso dovrà necessariamente essere
fornito al Comune in caso contrario non dovrà essere inviato (non esiste il concetto di invio
facoltativo di un allegato per il professionista).
Così come per le altre funzioni anche in questo caso il punto di attivazione iniziale è il pannello di gestione
delle pratiche dal quale, premendo il tasto “ALLEGATI” si accede all’omonima funzione.
Come si può vedere, nella finestra dedicata alla gestione degli allegati, SIPEM presenta, ripartito in due
sezioni distinte l’elenco di tutte le categorie documentali previste per lo specifico tipo di Pratica che si sta
producendo.
E’ compito del professionista procedere progressivamente alla firma in locale e all’Upload su SIPEM di tutto
il materiale (file) richiesto dal Comune. Ovviamente è possibile che all’interno della singola categoria di
allegati ricadano più file.
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Oggetto: SIPEM
ATTENZIONE: Al fine di interpretare correttamente quali file inserire all’interno della singola
categoria, quali formati utilizzare, quali caratteristiche tecniche e dimensioni massime
garantire, il professionista deve far riferimento alla documentazione specifica pubblicata dal
Comune. Il professionista è inoltre chiamato ad operare tutte le possibili ottimizzazioni al fine
di minimizzare la grandezza dei file da allegare pur garantendo i requisiti di fruibilità espressi
dal Comune.
Cliccando sul nome della specifica categoria visualizzata nell’elenco si accede alla funzione che permette di
effettuare l’upload dei documenti in SIPEM, nonché di visualizzare la lista di quelli già presenti nella
medesima categoria.
Cliccando sul nome dei file visualizzati è possibile visualizzarne il contenuto oppure effettuarne il download
in locale.
ATTENZIONE: SIPEM prevede che la firma digitale sia applicata a livello di singolo file e non a
livello di un elemento di aggregazione (es: all’intera pratica, faldone etc..).
5.4 PAGAMENTI
Prima di poter inviare la pratica occorre aver espletato le varie attività di pagamento previste.
In SIPEM un’istanza prevede le seguenti voci di pagamento:
•
Tariffa di servizio: Quota fissa da corrispondere per l’utilizzo del Servizio SIPEM. Essa deve essere
corrisposta per ogni nuova Istanza ed il pagamento di questa somma può avvenire esclusivamente
via SIPEM e si paga una sola volta.
•
I Diritti di Segreteria: Rappresentano i costi che il singolo Comune prevede di applicare per i propri
servizi. L’importo e le modalità di pagamento variano da Comune a Comune ed in relazione
all’intervento. Tipicamente il Comune predispone e pubblica delle tabelle che consentono al
Professionista di calcolare l’entità della somma da versare nonché il c/c sul quale effettuare il
60
Oggetto: SIPEM
versamento. SIPEM non interviene nel calcolo dell’ammontare di questa voce che rimane attività di
cui è responsabile unicamente il professionista. Il pagamento di questa somma potrà avvenire sia
tramite SIPEM che per vie esterne ad esso.
SIPEM permette di espletare le attività di pagamento esclusivamente su Istanze che si trovano nello stato
“In lavorazione” ed esse sono condizione necessaria per rendere la pratica inviabile. In particolare il sistema
traccia in automatico l’avvenuto pagamento del contributo SIPEM e permette all’utente di specificare
l’ammontare dei diritti di segreteria corrisposti e di allegarne il relativo materiale documentativo.
Dal punto di vista operativo il Sistema offre all’utente vari strumenti per effettuare i pagamenti:
•
Il servizio di PoS Virtuale
•
Il servizio GEOWEB
•
il servizio Incasso domiciliato erogato da Poste italiane.
Seppur erogati da provider esterni (poste italiane, GEOWEB) questi strumenti risultano perfettamente
integrati con il servizio SIPEM; la tabella sottostante ne sintetizza il campo di applicazione in relazione alla
voce di spesa.
Tariffa Servizio
SIPEM
Diritti di Segreteria
Altri Oneri
Si
No
No
Solo i Geometri
Solo i Geometri
No
Incasso Domiciliato
Si
Si
No
Pagamento “esterno” a
SIPEM
No
Si - con indicazione
dell’importo ed upload
del bollettino
Si – con indicazione
dell’importo nella
scheda oneri della
relazione asseverata ed
upload del bollettino tra
gli allegati
Pagamento via PoS
Pagamento via GeoWeb
Ulteriori informazioni sui flussi di pagamento sono riportate all’interno dell’APPENDICE D.
L’accesso alle funzioni di pagamento avviene come sempre dal pannello di gestione della pratica cui tali
contribuzioni si riferiscono. In particolare cliccando sul tasto “Pagamenti” viene visualizzata la seguente
schermata, caratterizzata da due schede: una dedicata al pagamento della Tariffa SIPEM l’altra a quello dei
diritti di segreteria.
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Oggetto: SIPEM
All’interno di ciascuna scheda il Sistema richiede all’utente, come primo passo, di indicare come intende
ottemperare al versamento delle somma dovuta in relazione alla specifica voce.
5.4.1 SERVIZIO POS
5.4.1.1 PAGAMENTO TRAMITE POS
Dalla scheda “Tariffa di Servizio” il professionista seleziona l’opzione di pagamento via SIPEM (ovvero via
PoS integrato). La funzione visualizza un campo “importo da pagare al netto delle spese” all’interno del
quale è riportato l’importo della tariffa SIPEM da versare. Questo valore è prestabilito dal sistema ed è
quindi non modificabile dall’utente.
Attraverso il campo “modalità di pagamento” l’utente specifica, tra quelli disponibili, con quale strumento
intende operare una volta attivato il PoS (ovvero : carta di credito, Conto bpol, Carta Postpay, etc..), come
mostrato da figura:
Premendo il tasto “avanti” il sistema visualizza una schermata contenente le informazioni relative alla
persona che effettua il pagamento; i campi della form sono aperti in modifica, nel caso che la persona
loggata, i cui dati vengono mostrati, sia diversa da quella a cui deve essere intestato il pagamento.
62
Oggetto: SIPEM
Premendo “Avanti” viene mostrata una pagina che ricapitola i dati inseriti
La pressione del tasto “Conferma e Paga” fa apparire un messaggio di alert:
E continuando con l’opzione di pagamento il sistema attiva il servizio PoS virtuale.
63
Oggetto: SIPEM
A questo punto l’utente può inserire i dati richiesti (carta di credito, data scadenza etc.) e premere “Esegui”
. Viene quindi visualizzata una pagina di riepilogo e chiesto all’utente di confermare nuovamente.
Premendo ancora “Esegui” l’utente effettua la prenotazione dell’operazione dopodiché il sistema visualizza
una pagina con tutti i dettagli del pagamento.
ATTENZIONE: La prima volta che si effettua l’accesso al PoS per effettuare un pagamento è
possibile che venga visualizzata dal Browser una schermata come la seguente:
Schermata presentata da Mozilla Firefox
Schermata presentata da Microsoft Explorer 8
64
Oggetto: SIPEM
Nonostante l’apparenza ingannevole non si tratta di errori ma di segnalazioni del Browser
legate alla sicurezza del sito. In tal caso, essendo il link indirizzato da SIPEM un link sicuro
l’utente può continuare la navigazione selezionando l’opzione:
•
“Sono consapevole dei Rischi” (per Firefox)
•
“continuare con il sito Web” (per Explorer)
5.4.1.2 FATTURAZIONE DEL CONTRIBUTO SIPEM CORRISPOSTO VIA POS
In linea con tutte le transazioni di questo tipo anche quella effettuata via PoS virtuale prevede due fasi:
•
Fase di prenotazione: corrisponde con l’operazione effettuata sul PoS virtuale dall’utente. Essa
termina con la prenotazione dell’operazione e l’invio, da parte di SIPEM, sull’account di posta
elettronica ordinaria del professionista di una notifica contenente i dati essenziali del pagamento
effettuato (Esecutore, C.R.O., pratica, corrisposto etc..). Per maggiori informazioni si faccia
riferimento al capitolo: “FUNZIONI DI ALERTING “ .
•
Fase di cattura: La cattura di tutte le prenotazioni effettuate durante il giorno avviene in modo
differito e massivo in orario notturno. In questa fase l’operazione prenotata viene espletata ed
avviene il trasferimento vero e proprio di valuta sul Conto Corrente del destinatario.
Ciò detto l'invio all’utente della fattura della tariffa SIPEM avviene solo a valle di una fase di "cattura"
andata a buon fine.
5.4.2 SERVIZIO GEOWEB
5.4.2.1 PAGAMENTO TRAMITE GEOWEB
Il pagamento tramite l’ente GEOWEB si sceglie attraverso l’apposita scelta, come la figura mostra.
Può avere più casi a seconda che la persona che lo sta effettuando sia iscritta, registrata o sconosciuta a
GEOWEB.
Quando una persona è iscritta, il pagamento viene effettuato dall’ente suddetto, che lo scala da un
“castelletto” che l’iscritto ha a disposizione; viene mostrata direttamente la pagina di riepilogo e conferma
dei dati
65
Oggetto: SIPEM
e quindi si può proseguire con il pagamento, andando a premere il pulsante “Conferma e Paga”; viene
mostrato il seguente alert
Ed alla fine, se il procedimento di pagamento è andato a buon fine, viene mostrata una schermata
riassuntiva del pagamento appena effettuato
Nel caso che a pagare sia un utente che sia solo registrato in GEOWEB il servizio di pagamento indirizza
l’utente verso la pagina di pagamento via carta
66
Oggetto: SIPEM
Se l’utente non è ne iscritto ne registrato a GEOWEB, al momento della pressione del pulsante “Conferma e
Paga”, dopo le verifiche del caso, viene visualizzato un messaggio di avvertimento per l’utente:
5.4.3 PAGAMENTO DIRITTI DI SEGRETERIA IN MODALITA’ ESTERNA A SIPEM
Per quanto riguarda i diritti di segreteria è possibile effettuarne il pagamento, sul c/c indicato dal Comune
cui la pratica si riferisce, in modalità del tutto esterna al SIPEM. In tal caso sarà semplicemente richiesto di
specificare l’importo e di allegare il materiale che attesta l’avvenuto versamento.
In questo frangente operativo l’utente, a partire dal pannello di gestione, deve accedere all’area funzionale
deputata ai pagamenti ed attivare la scheda “diritti di segreteria” .
Una volta specificato l’importo netto dei diritti di segreteria corrisposti al Comune ed aver selezionare la
modalità di pagamento “altro canale”. A valle di ciò, premendo il tasto “avanti” viene visualizzata una
67
Oggetto: SIPEM
funzione di upload attraverso la quale l’utente può caricare in SIPEM la copia del bollettino attestante il
versamento in oggetto.
Al termine dell’operazione di caricamento il sistema mostra la pagina di riepilogo qui di seguito riportata:
Essa riporta il riepilogo dei versamenti relativi ai diritti di segreteria effettuati per la pratica in oggetto ed
attraverso il tasto “visualizza allegato” si può accedere al bollettino.
5.4.4 PAGAMENTO DIRITTI DI SEGRETERIA IN MODALITA’ ESTERNA A SIPEM –
PAGAMENTO ON-LINE
Un altro modo di pagare i “Diritti di segreteria” e sfruttare il pagamento “on-line”, come mostrato nella
figura successiva
Premendo il pulsante “Avanti” viene aperta la pagina di scelta del canale di pagamento, che in questo caso
è solo il canale di GEOWEB
68
Oggetto: SIPEM
Da questo punto in poi la procedura di pagamento è la medesima descritta precedentemente, con le
distinzioni fra utente iscritto, registrato e qualunque.
Andato a buon fine il pagamento viene mostrata la griglia di ricapitolazione dei pagamenti presenti per i
diritti di segreteria presenti
Come si può notare l’ultima colonna mostra la presenza di tre pulsanti, attraverso i quali si può fare il
download dell’allegato, sia firmato digitalmente sia non firmato digitalmente, nonché l’eliminazione
dell’allegato stesso .
5.5 MODIFICA DELLA PRATICA
Il professionista può procedere alla modifica di una pratica, nelle sue componenti di Istanza, Relazione ed
Allegati, purché essa non sia ancora stata inviata al Comune. Le modifiche possono essere apportate
selezionando l’elemento specifico dal cruscotto delle pratiche ed accedendo al dettaglio tramite il pannello
di gestione.
Ovviamente la modificabilità non si riduce alla possibilità di aggiornare le informazioni alfanumeriche
presenti sui moduli “on-line” ma è da intendersi estesa anche ai documenti che eventualmente l’utente
aveva precedentemente caricato nel sistema i quali potranno essere rimossi e nuovamente caricati. Si
tenga presente in ogni caso che esistono informazioni basilari non più modificabili prime tra tutte: la
tipologia ed il Comune di riferimento. Nel caso in cui si volesse operare una modifica di tali informazioni
occorrerà cancellare la pratica ed effettuarne un nuovo inserimento.
5.6 CANCELLAZIONE DI UNA PRATICA
La cancellazione di una pratica è possibile accedendo al dettaglio e premendo il tasto “RIMUOVI PRATICA”
che si trova in basso all’interno della scheda “pratica” di una istanza in lavorazione.
69
Oggetto: SIPEM
La suddetta rimozione sarà di tipo fisico, per cui, una volta effettuata non sarà in alcun modo possibile
ripristinare dati e funzioni.
Al fine di garantire la congruenza dei dati in archivio, il professionista non può cancellare da SIPEM una
Pratica relativamente alla quale sono state espletate le operazioni di pagamento. Tale possibilità compete
esclusivamente all'amministratore previo esplicita richiesta dell’utente all’ Help Desk. Allo stesso modo
non è consentito rimuovere pratiche che siano state inviate.
5.7 VERIFICA LIVELLO DI COMPLETAMENTO DELL’ISTANZA
Un’apposita pagina WEB di riepilogo consente al tecnico di verificare lo stato di completamento della
pratica che sta lavorando.
In SIPEM il processo di lavorazione di una Istanza si definisce completato e l’elemento in oggetto può per
tanto essere inviato al Comune se e solo se sono verificate tutte le seguenti condizioni:
•
Tutte le sezioni dei moduli WEB la cui compilazione è ritenuta necessaria per la tipologia di Pratica
in oggetto risultano popolate almeno nei termini dei campi obbligatori ivi presenti (vedi tabella
sottostante).
•
E’ stato caricato dall’utente il file corrispondente al modulo dell’Istanza
(Richiesta/Denuncia/Segnalazione/CIL) . Tale file è un documento firmato manualmente
dall’Avente Titolo Principale e digitalmente dal professionista.
•
Per ciascuna tipologia di intervento specificata nella Istanza è stata creata e completata una
Relazione Asseverata dedicata. Fanno eccezione le pratiche di tipo CIL-1.
•
Per ciascuna delle suddette Relazioni è stato caricato dall’utente, il relativo modulo firmato
digitalmente dal professionista.
•
Gli allegati “strettamente obbligatori“, previsti dal Comune sono stati caricati nel sistema.
•
I pagamenti previsti sono stati correttamente effettuati
Fin quando anche una sola delle suddette condizioni non soddisfa l’invio della pratica rimane precluso
all’utente. La tabella sottostante sintetizza le informazioni richieste da SIPEM per ottemperare al criterio di
completezza in funzione della tipologia di Pratica.
Richiesta P.d.C
D.I.A
S.C.I.A
C.I.L.-1
C.I.L.-2
Avente
Titolo
Principale
Altri Aventi Titolo
Necessario
Necessario
Necessario
ex L. 73/2010 c. 2
lettere b, c, d, e
Necessario
ex L. 73/2010 c.2
lettera a, art.5
Necessario
se esistenti
se esistenti
se esistenti
se esistenti
se esistenti
Domiciliazione
Richiedente
Progettista
Necessaria
Necessaria
Necessaria
Necessaria
Necessaria
Necessario
Necessario
Necessario
Necessario (assume il
significato di colui
che presenta la
Necessario
70
Oggetto: SIPEM
Direttore Lavori
Identificazione
Immobile
Impresa Esecutrice
Data Inizio Lavori
Facoltativo
(solo lavori non in
economia)
Necessaria
Facoltativo
(solo lavori non in
economia)
Necessaria
Facoltativo
(solo lavori non in
economia)
Necessaria
pratica per conto AT)
Necessario
(solo lavori non in
economia)
Necessaria
Necessario
(solo lavori non in
economia)
Necessaria
Facoltativo
(ma per lavori in
economia)
Non deve essere
inserita
Necessario
Facoltativa
(ma per lavori in
economia)
Facoltativa
Facoltativa
(ma per lavori in
economia)
Facoltativa
Necessaria
(ma per lavori in
economia)
Necessaria
Necessaria
(ma per lavori in
economia)
Necessaria
Necessario
Necessario
Necessario
Necessario
Descrizione
Intervento
Necessario
Necessario
Necessario
Necessario
Necessario
Modulo Istanza
firmato da AT
(File)
Necessaria (una per
Necessaria (una per
Necessaria (una per
Non deve essere
Necessaria (una per
Moduli Relazioni
ciascuna tipologia di
inserita
Asseverate
intervento)
intervento)
intervento)
intervento)
(File)
Necessari
Necessari
Necessari
Necessari
Necessari
Allegati
strettamente
obbligatori
(File)
Necessari in
Necessari in
Necessari in
Necessari in
Allegati condizionati Necessari in relazione
alle caratteristiche
relazione alle
relazione alle
relazione alle
relazione alle
all’intervento
dell’intervento (*)
caratteristiche
caratteristiche
caratteristiche
caratteristiche
(File)
(*) è compito del professionista stabilire quali tra gli allegati condizionati all’intervento sono da intendersi obbligatori per la sua pratica. SIPEM non
effettua controlli in tal senso.
La funzione di riepilogo può essere attivata dal Pannello di Gestione Pratiche tramite il tasto “ Verifica e
Invia al Comune“. Premendo tale bottone viene visualizzata una pagina web che riporta la sintesi degli
elementi che concorrono alla completezza dell’Istanza.
71
Oggetto: SIPEM
Questo rapporto costituisce un utile riferimento per il professionista che può in tal modo recuperare, in
ogni momento, lo “stato dell’arte” della lavorazione di un’Istanza “Draft” e portarlo a termine.
Qualora dal suddetto riepilogo risulti che il processo di lavorazione è completato, il professionista è
abilitato ad inviare l’ Istanza al Comune. A tal fine può utilizzare il pulsante di Invio riportato all’interno
della funzione stessa.
ATTENZIONE: Nel caso in cui l'utente, pur avendo già prodotto e caricato in SIPEM il modulo
associato alla relazione, acceda nuovamente alle informazioni “on-line” corrispondenti ed
effettui un nuovo salvataggio, SIPEM rileverà e segnalerà sulla pagina di riepilogo un
potenziale disallineamento (tra i documenti ed i dati presenti nel Database) richiedendo di
generare e caricare nuovamente il modulo. Un controllo analogo viene effettuato sul modulo
associato all’istanza.
5.8 INVIO DELLA PRATICA AL COMUNE
Una volta che una pratica è stata consolidata ed i pagamenti previsti sono stati corrisposti è possibile, per il
professionista, procedere alla sua spedizione al Comune di riferimento.
La spedizione ha carattere formale in quanto consiste nell’invio, alla casella PEC assegnata al Comune, di
una mail contenente i documenti relativi all’Istanza, alle relazioni tecniche asseverate ed agli allegati. La
spedizione della pratica al Comune avviene, come anticipato, premendo il tasto di invio presente all’interno
della funzione “ Verifica e Invia al Comune“.
Prima dell’invio vero e proprio però SIPEM richiede necessariamente all’utente la presa visione di un
mandato di spedizione. Il mandato di spedizione è un file generato automaticamente da SIPEM ed è
costituito da:
72
Oggetto: SIPEM
•
Un Testo di presa visione e di delega, nei confronti di SIPEM, alla consegna dei documenti presso la
casella PEC del destinatario.
•
L’elenco dettagliato dei documenti oggetto di spedizione, inclusi i relativi “digest crittografici”
(algoritmo sha1) che ne fissano il contenuto e permettono di fare riscontri sulla congruenza di
quanto consegnato.
Attraverso la sottoscrizione del mandato di Spedizione l’utente che invia prende atto di ciò che sta
mandando al destinatario ed incarica espressamente SIPEM alla consegna per suo conto (per maggiori
informazioni si veda l’APPENDICE C). Operativamente l’utente sottoscrive il mandato selezionando il check
riportato nella pagina e premendo il tasto di invio.
Una volta effettuato l'invio lo stato dell’Istanza passa dapprima ad "Invio in corso" e successivamente a
"Consegnata" (una volta che SIPEM riceve la notifica breve di consegna del messaggio PEC associato alla
pratica ed ai controlli automatici di congruenza danno riscontro positivo), in quest'ultimo step il sistema
inoltre aggiorna la data di consegna ed archivia la ricevuta di consegna PEC (elemento avente validità legale
equiparabile ad una raccomandata con ricevuta di ritorno) .
A questo punto, pur mantenendo la medesima struttura, il dettaglio della Pratica non permette più alcuna
modifica. In particolare:
•
Tutti i campi sono visualizzati nella sola modalità di consultazione, è possibile effettuare il solo
download dei documenti.
•
Il campo “data Consegna” viene popolato con la data di recapito del messaggio PEC nella casella del
destinatario.
73
Oggetto: SIPEM
5.9 VARIAZIONE DI UNA PRATICA PRECEDENTEMENTE INVIATA
Il professionista può sottoporre al Comune una pratica che costituisce una versione aggiornata (di seguito
indicata con il termine “Variazione”) di una precedentemente consegnata. Una variazione è quindi, a tutti
gli effetti, una nuova pratica(*) che rispetto alla precedente, già inviata al Comune, introduce variazioni di
contenuto sostanziali che ne comportano una nuova presentazione ed un nuovo iter completo.
Al fine di agevolare il professionista nella compilazione della suddetta nuova versione, SIPEM presenta una
funzione che se attivata permette di effettuare la compilazione della nuova Istanza a partire da una copia
completa (in termini di dati e documenti) della pratica di cui essa costituisce variazione. Questo consente
un notevole risparmio di tempo all’utente che può procedere ad un inserimento dei dati “per differenza”
anziché operare una valorizzazione “ex novo”.
I passi da eseguire sono dunque:
1. Il Professionista seleziona in SIPEM la pratica già inviata (quindi in stato “consegnata”) a partire
dalla quale vuole generare la nuova versione ed accede al suo pannello di gestione.
2. Preme il bottone “Variazione”. Conseguentemente SIPEM crea una nuova pratica in stato "in
lavorazione" identica nei contenuti alla versione di partenza con l’eccezione del documento relativo
all'istanza che non viene copiato in quanto va rigenerato e firmato dall’AT
3. Il professionista accede alla nuova versione (che risulta visibile sul pannello delle pratiche) e ne
opera le dovute modifiche.
Si noti che tutte le fasi di completamento ed invio al Comune della variazione rispondono alle medesime
regole di preparazione di un’istanza qualsiasi, con l’unica eccezione nelle politiche di pagamento. Infatti è
prevista l’applicazione di agevolazioni , in termini di tariffa SIPEM, sulla prima Variazione di una Pratica.
ATTENZIONE: la presentazione di una variazione non implica necessariamente il pagamento di
nuovi Contributi di Segreteria se gli aggiornamenti apportati rispetto alla precedente non lo
prevedono. Al riguardo, SIPEM all’atto della creazione della variazione copierà insieme a tutti
gli allegati anche il riscontro dei diritti di segreteria. E’ responsabilità del Professionista
verificare la necessità di corrispondere oneri aggiuntivi rispetto a quelli precedentemente
versati.
ATTENZIONE: Fin quando permane nello stato di “Invio in corso” la comunicazione non risulta
accessibile nel dettaglio. Inoltre nel caso in cui l’inoltro della PEC termina con un riscontro
negativo e la soluzione del problema prevede l’intervento diretto dell’utente professionista
che ha effettuato l’invio (ad esempio la rimozione di un allegato infettato da virus) allora
l’oggetto viene posto nello stato di eccezione “invio fallito”. Per maggiori informazioni vedere
appendice APPENDICE B: Passaggi di stato.
74
Oggetto: SIPEM
5.10
ACCESSO ALLE COMUNICAZIONI INVIATE/RICEVUTE
SIPEM fornisce agli utenti le funzioni necessarie per la generazione del flusso di comunicazione tra
professionista e Comune, in riferimento ad una determinata pratica. Un’ampia panoramica degli obiettivi
specifici della gestione delle comunicazioni in SIPEM è riportata all’interno del Capitolo “GESTIONE DI
COMUNICAZIONI IN SIPEM”. Qui di seguito verranno invece descritti gli aspetti funzionali relativi alla
creazione, all’ invio ed alla Ricezione/Consultazione di una Comunicazione generica .
5.11
CRUSCOTTO DELLE COMUNICAZIONI
Così come per le pratiche, anche per le Comunicazioni è stata prevista una funzione di visualizzazione
massiva tramite cruscotti. In particolare tale funzionalità si attiva cliccando sul menù “Comunicazioni”.
Attraverso dei cruscotti, le comunicazioni sono visualizzate in formato tabellare (elenco).
In particolare:
•
Il cruscotto “Ricevute” riporta l’elenco delle comunicazioni in ingresso, ordinate per data di
consegna, tra le quali quelle ancora mai accedute sono evidenziate dall’icona:
•
.
il cruscotto “inviate/da Inviare” mostra all’utente l’elenco di tutte le comunicazioni sia in corso di
preparazione che già inviate. Le Comunicazioni vengono presentate all’utente ordinate
automaticamente in senso cronologico per data di creazione.
75
Oggetto: SIPEM
La scelta delle colonne rappresentate nei cruscotti è tale da permettere un’identificazione certa delle
comunicazioni e della pratica cui esse afferiscono. Cliccando sull’intestazione della singola colonna è
possibile effettuare un nuovo ordinamento dell’elenco mentre cliccando sull’identificativo SIPEM della
comunicazione o della pratica si attiverà la visualizzazione del corrispondente dettaglio.
5.12
COMUNICAZIONI ASSOCIATE AD UNA PRATICA
E’ possibile accedere ai cruscotti delle comunicazioni anche attraverso il pannello di gestione di una pratica,
spingendo il pulsante “Comunicazioni”.
La funzione che viene così attivata non presenta differenze funzionali con quanto descritto nel paragrafo
precedente se non per il fatto che essa riporta un set di comunicazioni limitato alle sole comunicazioni che
hanno come oggetto la pratica di partenza.
5.13
ACCESSO AL DETTAGLIO DI UNA COMUNICAZIONE
L’utente professionista accede al dettaglio di una Comunicazione inviata o ricevuta tramite selezione da
cruscotto, semplicemente cliccando sull’identificativo SIPEM della stessa.
Il dettaglio della comunicazione visualizzata è composta da:
•
Un frontespizio con i dati di sintesi che consentono all’utente di riconoscere con certezza la pratica
cui la comunicazione si riferisce.
76
Oggetto: SIPEM
•
Una scheda “dati generali” che specifica la natura della Comunicazione (tipologia) ed alcuni dati ad
essa associati quali il protocollo in entrata/uscita assegnato dal Comune.
•
Una scheda “allegato” nella quale è presente l’elenco dei documenti “trasportati” dalla
comunicazione, tra cui il modulo associato alla comunicazione stessa e gli eventuali allegati richiesti
.
ATTENZIONE: Relativamente ai valori di protocollazione associati alla comunicazione occorre
notare che tali valori vanno intesi in qualità di :
•
Protocollo “in ingresso” qualora la Comunicazione sia stata inviata dal Professionista
al Comune
•
Protocollo “in uscita” qualora la Comunicazione sia stata inviata dal Comune al
Professionista.
La figura che segue riassume il flusso di navigazione relativo alle comunicazioni.
77
Oggetto: SIPEM
5.14
CREAZIONE DI UNA NUOVA COMUNICAZIONE
A differenza delle Pratiche, per le quali è previsto che il solo utente di tipo “Professionista” possa crearne
ed inviarne al Comune, per quanto concerne le comunicazioni invece il mittente può essere, a seconda del
caso sia il Professionista che l’utente del Comune di tipo “operativo” (ovvero “Responsabile di
Procedimento” o “Responsabile di Servizio”). Naturalmente le tipologie di Comunicazione che si applicano
ai due profili sono insiemi distinti che tuttavia condividono in buona parte la medesima modalità di
generazione ed invio (la protocollazione è appannaggio del solo Comune).
Operativamente il flusso di compilazione di una nuova Comunicazione, da parte dell’utente, prevede i
seguenti passi:
1. Accede al dettaglio di una Pratica che si trova in stato “Consegnata” e tramite il pannello di
gestione attiva la funzione che permette di creare una Comunicazione associata.
2. Attiva la funzione di creazione nuova comunicazione:
a.
Seleziona la tipologia di comunicazioni tra quelle disponibili
b. Inserisce (eventualmente) una nota testuale descrittiva
c. Salva
3. Accede nuovamente al dettaglio della comunicazione e per completarla:
a. Scarica in locale, sul proprio PC il template del modulo associato alla tipologia di
comunicazione prescelta.
b. Compila il suddetto modulo in ogni sua parte, lo firma digitalmente e lo carica in SIPEM
(N.B. nel caso in cui la comunicazione preveda anche la firma dell’Avente Titolo il modulo
deve essere stampato e sottoposto in firma a quest’ultimo, quindi riconvertito in forma
elettronica e firmato digitalmente da professionista).
c. Carica in SIPEM gli eventuali allegati se richiesti dalla comunicazione in oggetto.
4. Invia la comunicazione
Per quanto riguarda la fase di protocollazione: il Comune inserisce il Numero e la data di protocollo
nell’ambito dei passi 2-4 per le comunicazioni in uscita, a valle del passo 4 (ovvero alla ricezione)
nell’ambito di comunicazioni “In entrata”.
ATTENZIONE: Si tenga presente che sia il modello della comunicazione che i documenti allegati
rivestono un ruolo fondamentale in quanto sono gli stessi che SIPEM allega in automatico alla
mail PEC inviata al destinatario. Per tanto le informazioni ivi contenute sono quelle che hanno
valore legale per eventuali controversie. Per maggiori informazioni si veda APPENDICE C.
Qui di seguito viene descritta la procedura per compilare ed inviare una comunicazione.
78
Oggetto: SIPEM
Il primo passo è quello di accedere alla pratica cui la comunicazione si riferisce e visualizzare il pannello di
gestione.
ATTENZIONE: Il tasto “Comunicazioni” è visibile all’interno del pannello di gestione solo dopo
la pratica cui esso si riferisce è stata ricevuta e protocollata dal Comune.
Premendo il tasto “Comunicazioni” presente nel pannello e successivamente il tasto “Crea Nuova” presente
in basso a destra nella schermata visualizzata si accede alla funzione di compilazione della comunicazione.
Come anticipato, tale funzione si presenta graficamente composta da due schede distinte: Dati Generali e
Allegati .
SCHEDA: DATI GENERALI
Essa visualizza la tipologia di comunicazione (la scelta avviene nel campo “Area” che riporta l’elenco delle
comunicazioni abilitate per l’utente in oggetto. In particolare in questo elenco sono riportati i nomi delle
suddette comunicazioni in formato sintetico) ed un campo testuale attraverso il quale l’utente inserisce
eventualmente un breve messaggio di sintesi.
79
Oggetto: SIPEM
SCHEDA: ALLEGATI
La scheda permette di accedere all’elenco degli allegati documentali associati alla specifica comunicazione.
L’utente può procedere al caricamento dei file richiesti (tra cui il modulo che contiene la comunicazione
stessa) utilizzando la funzione di upload che in corrispondenza di ciascuna riga si attiva premendo sul tasto
“Allega file”.
COMPORTAMENTO DELLA FUNZIONE
Le modalità di comportamento della funzione, in relazione alla condizione operativa in cui la
comunicazione si trova, sono le seguenti:
Condizione
Compilazione di una
nuova Comunicazione
La funzione in oggetto presenta tutti i campi vuoti e tramite la scheda “Dati
Generali” richiede all’utente di specificare la tipologia di comunicazione che
vuole creare tra quelle ammesse.
Completamento di
una comunicazione
non ancora inviata
La funzione in oggetto presenta i campi popolati con i valori precedentemente
immessi dall’utente. In particolare la scheda “ALLEGATI” riporta l’elenco dei
documenti richiesti dal Comune per la specifica tipologia. Il sistema visualizza
tutti i documenti che il professionista ha eventualmente allegato fino a quel
80
Oggetto: SIPEM
momento. Ad eccezione della tipologia di comunicazione, tutti i dati/documenti
caricati possono essere rimossi/modificati.
Consultaione di una
Comunicazione
inviata.
La funzione prevede la sola consultazione delle informazioni e dei documenti
presenti nelle due schede di cui si compone. In particolare, per quanto riguarda
gli allegati, SIPEM permette all’utente di scaricare tali file.
In questa fase nella casella PEC del Destinatario è presente un messaggio di
Posta Elettronica Certificata associato alla Comunicazione e contenente
documenti (file) identici a quelli presenti nell'archivio documentale di SIPEM.
5.15
MODIFICA DI UNA COMUNICAZIONE
Per ovvi motivi non è possibile effettuare modifiche sulle comunicazioni ricevute, per quanto riguarda
invece quelle da inviare, l’utente può procedere, progressivamente, in momenti temporalmente distinti al
loro completamento ed inoltro. In particolare egli può effettuare la modifica di una Comunicazione purchè
essa non sia ancora stata inviata al Destinatario. Le modifiche possono essere apportate selezionando la
Comunicazione in oggetto dal cruscotto delle Comunicazioni in uscita ed accedendo al suo dettaglio.
5.16
CANCELLAZIONE DI UNA COMUNICAZIONE
La rimozione da SIPEM di una comunicazione ancora da inviare è possibile accedendo al suo dettaglio e
premendo il tasto “Rimuovi Comunicazione” presente in basso. La suddetta rimozione sarà di tipo fisico,
per cui, una volta effettuata non sarà in alcun modo possibile ripristinare dati e funzioni.
Per ovvi motivi non è consentito rimuovere comunicazioni in ingresso od elementi in uscita ma già condivisi
con il destinatario, ovvero che si trovano negli stati “Invio in corso” o ”Consegnata” (v. diagramma degli
stati).
5.17
INVIO DI UNA COMUNICAZIONE
Una volta che una Comunicazione è stata creata e tutti i documenti richiesti sono stati allegati è possibile
per l’utente procedere alla sua spedizione.
La spedizione ha carattere formale in quanto consiste nell’invio, alla casella PEC del destinatario, di una
mail contenente tutti i documenti che costituiscono la Comunicazioni (modulo ed allegati). La spedizione
della comunicazione avviene premendo il tasto “richiedi mandato” presente in basso, all’interno della
funzione di dettaglio.
Prima dell’invio vero e proprio SIPEM richiede necessariamente all’utente la presa visione di un mandato di
spedizione. Il mandato di spedizione è un file generato automaticamente da SIPEM ed è costituito da:
•
Un Testo di presa visione e di delega, nei confronti di SIPEM, alla consegna dei documenti presso la
casella PEC del destinatario.
81
Oggetto: SIPEM
•
L’elenco dettagliato dei documenti oggetto di spedizione, inclusi i relativi “digest crittografici”
(algoritmo sha1) che ne fissa il contenuto e permette di fare riscontri sulla congruenza di quanto
consegnato.
Attraverso la sottoscrizione del mandato di Spedizione l’utente che invia prende atto di ciò che sta
mandando al destinatario ed incarica espressamente SIPEM alla consegna per suo conto (per maggiori
informazioni si veda l’APPENDICE C). Operativamente l’utente sottoscrive il mandato selezionando il check
riportato nella pagina e premendo il tasto di invio.
Una volta effettuato l'invio lo stato della comunicazione passa dapprima ad "Invio in corso" e
successivamente a "Consegnata" (una volta che SIPEM riceve la notifica breve di consegna del messaggio
PEC associato alla comunicazione ed ai controlli automatici di congruenza danno riscontro positivo), in
quest'ultimo step il sistema inoltre aggiorna la data di consegna ed archivia la ricevuta di consegna PEC
(elemento avente validità legale equiparabile ad una raccomandata con ricevuta di ritorno) .
A questo punto, pur mantenendo la medesima struttura, il dettaglio della comunicazione non permette più
alcuna modifica. In particolare:
•
Tutti i campi sono visualizzati nella sola modalità di consultazione, è possibile effettuare il solo
download dei documenti.
•
Il campo “data Consegna” viene popolato con la data di recapito del messaggio PEC nella casella del
destinatario.
ATTENZIONE: Fin quando permane nello stato di “Invio in corso” la comunicazione non risulta
accessibile nel dettaglio. Inoltre nel caso in cui l’inoltro della PEC termina con un riscontro
negativo e la soluzione del problema prevede l’intervento diretto dell’utente professionista
che ha effettuato l’invio (ad esempio la rimozione di un allegato infettato da virus) allora
l’oggetto viene posto nello stato di eccezione “invio fallito”. Per maggiori informazioni vedere
appendice APPENDICE B: Passaggi di stato
82
Oggetto: SIPEM
5.18
ACCESSO AI CONTENUTI PUBBLICATI
l’accesso ai contenuti pubblicati si fa attraverso il seguente percorso
Il click su questa voce di menu fa aprire una pagina dove c’è un pannello di
ricerca, mostrato dappresso
Questo pannello serve per selezionare il comune di cui si vogliono visualizzare le informative, andando a
selezionare o la Regione o la Provincia o il Comune oppure tutte e tre le scelte. Andando a premere sul
tasto cerca viene aperto un dettaglio a griglia
La possibilità di immettere tutti o nessuno e in maniera parziale i tre campi permette all’utente un filtro più
o meno ampio sui comuni da ricercare.; tale filtro può non esserci, non selezionando nessuna voce, oppure
esserci fino al comune.
Cliccando sul nome del comune viene aperta una pagina di dettaglio che mostra, sempre a griglia, le
informative che fanno capo al comune scelto:
83
Oggetto: SIPEM
Premendo adesso sul nome, viene aperto il dettaglio dell’informativa scelta, i dati mostrati vengono fatti
vedere solo in visualizzazione e non possono essere, quindi, subire modifiche
84
Oggetto: SIPEM
5.19
FUNZIONI DI ALERTING
SIPEM Invia automaticamente una Mail di alert alla casella mail (posta ordinaria) dell’utente al verificarsi di
uno dei seguenti eventi:
Evento
Destinatari Notifica
Note
Pratica consegnata con successo
Professionista
Consegna di una Variazione
Professionista
Protocollazione
pratica/comunicazione in entrata al
Comune
Professionista
Pagamento
Professionista
Subito dopo la fase di prenotazione di
un pagamento(prima quindi della mail
con la fattura che sopraggiunge al
momento della cattura) viene inviata al
Professionista una mail con tutti i
dettagli del suddetto pagamento.
Abort dell’invio
Professionista
Quando l’invio di una
pratica/Comunicazione va in stato di
errore. Si identificano due casistiche:
•
Errore imputabile ad utente (es
rilevazione di un virus tra gli
allegati)
•
Errore non imputabile ad
utente (es: timeout su PEC).
Nel primo caso SIPEM invia un alert sia
all’amministratore che all’utente che ha
generato l’invio, nel secondo caso
invece allerterà l’amministratore
affinché intervenga per superare gli
eventuali problemi tecnici
Creazione/attivazione/disattivazione Professionista
utenti
Gli utenti possono disattivare/attivare le suddette voci di alerting, bloccando di fatto la generazione
automatica dei messaggi configurando opportunamente una serie di opzioni presenti all’interno della
propria anagrafica. Fanno ovviamente eccezione a questa politica alcuni alert particolarmente importanti
85
Oggetto: SIPEM
per il corretto funzionamento del sistema e dei processi correlati (es: quelli legati alla gestione degli errori
di invio).
6 ALTRE INDICAZIONI PER L’USO
6.1 INVIO/RICEZIONE DELLA P.E.C.
Il meccanismo implementato da SIPEM per dare valenza legale alle interazioni tra Professionista e Comune
si basa sullo scambio di Posta Elettronica Certificata (PEC) tra i due attori. Questo è reso possibile tramite
l’utilizzo di tre caselle distinte:
•
Casella PEC del professionista, si tratta della Mailbox PEC della quale è titolare il Professionista (di
seguito brevemente indicata con il nome PEC - Professionista). Ogni professionista che vuole utilizzare
SIPEM deve possedere una casella PEC. L’acquisizione in SIPEM di questo indirizzo PEC è previsto in fase
iniziale, al primo accesso. Nel caso specifico dei Professionisti di tipo “Geometra” essi saranno forniti
dall’Ordine.
•
Casella PEC del Comune, si tratta della Mailbox PEC assegnata al Comune e della quale sarà titolare il
Responsabile di Servizio. Il Gestore sarà necessariamente ANCITEL S.p.A. (di seguito brevemente
indicata con il nome. PEC-Comune). In fase di stipula della convenzione ANCITEL assegna al Comune
una casella PEC dedicata all’utilizzo specifico SIPEM. Il titolare della casella sarà il Responsabile di
Servizio.
•
Casella PEC SIPEM, si tratta di una Mailbox di servizio, in gestione ad ANCITEL S.p.A, utilizzata in modo
esclusivo dal Sistema e dal Titolare della casella. Il titolare di questa casella è il rappresentante legale
dell’azienda ANCITEL S.p.A. (di seguito brevemente indicata con il nome. PEC-SIPEM). Questa casella
viene utilizzata esclusivamente per operazioni di invio nell’ambito del servizio SIPEM. La ricezione di
messaggi che non siano le notifiche di consegna, seppur possibile viene considerata come condizione di
“eccezione” rispetto all’utilizzo previsto della Mailbox e trattata conseguentemente.
Ciò detto, il processo di invio di Pratiche dal Professionista al Comune o lo scambio di Comunicazioni tra un
soggetto Mittente ed uno Destinatario seguirà il flusso generale qui sotto riportato:
86
Oggetto: SIPEM
•
(1- 3) Quando il Mittente richiede l’invio, SIPEM genera e sottopone a sottoscrizione un mandato di
spedizione contenente sia l’elenco dei file costituenti la Pratica/Comunicazione (moduli ed allegati) da
recapitare, che la richiesta esplicita di consegna degli stessi attraverso lo strumento PEC-SIPEM. Una
volta che il Mandato di spedizione è stato sottoscritto, SIPEM invia la-mail PEC contenente i suddetti
file (compreso il mandato di spedizione) dalla Casella PEC-SIPEM alla casella PEC del destinatario.
•
(4-5) La ricevuta breve di consegna associata alla PEC viene raccolta da SIPEM, memorizzata nel
database ed utilizzata per effettuare dei controlli di congruenza (vedi paragrafo su mandato di
spedizione). Tale ricezione, provoca tra l’altro il passaggio di stato della pratica/comunicazione
presente nell’archivio che diviene per tanto “visibile” al destinatario anche via “cruscotto - web”.
•
(6-7) Da questo momento la Pratica/Comunicazione è accessibile in SIPEM, in sola lettura, oltre che al
mittente anche al destinatario il quale può eventualmente verificare(7) le Mail PEC associate (ovvero gli
elementi aventi valenza formale, accedendo alla Casella PEC assegnata tramite un qualsiasi client di
posta.
Secondo il meccanismo esplicitato, le mail di posta elettronica Certificata ricevute da Professionista o
Comune hanno sempre come mittente la casella “SIPEM-PEC”. La valenza legale della interazione tra
mittente e destinatario deriva quindi dal fatto che :
•
Lo scambio tra Casella PEC SIPEM e Destinario avviene tramite PEC ed è quindi equiparabile alla
spedizione di una raccomandata con ricevuta di ritorno.
•
Il mittente incarica espressamente SIPEM, sia in sede di stipula della Convenzione/Contratto, sia al
momento stesso dell’invio attraverso la sottoscrizione di un mandato di spedizione, all’invio della
comunicazione per suo conto attraverso la Casella PEC- SIPEM.
87
Oggetto: SIPEM
Naturalmente, SIPEM provvederà ad inserire nel messaggio recapitato via SIPEM-PEC le informazioni
necessarie per risalire senza alcuna possibilità di ambiguità all’originatore della richiesta di invio (Mittente).
Tale informazione rimarrà anche tracciata a livello di LOG di sistema.
IL MANDATO DI SPEDIZIONE:
Si tratta di un file generato automaticamente da SIPEM e proposto all’utente nel momento stesso in cui egli
effettua l’invio della pratica/comunicazione che permette e traccia la presa visione del materiale che si sta
inviando. Attraverso la sottoscrizione del mandato di Spedizione l’utente che invia prende atto di ciò che
sta effettivamente mandando al destinatario e richiede espressamente a SIPEM di recapitare il messaggio
via PEC.
Il mandato di spedizione è costituito da:
•
Un testo contenente i dati salienti della interazione (invio di pratica o comunicazione)
•
Un elenco dettagliato dei file oggetto di spedizione, inclusi i digest crittografici che fissano il
contenuto degli allegati e che essendo direttamente comparabili con i digest usati dal gestore PEC
nelle ricevute brevi sono utilizzati per effettuare le verifiche di congruenza (algoritmo sha1).
In particolare il mandato di spedizione si presenta così all’utente:
Il/La sottoscritto/a nome cognome, C.F. XXXXXXXXXXXXXXXX,
richiede in data 04/04/2011, al titolare della casella PEC SIPEM,
di inviare per proprio conto a "COMUNE DI XXXXX"
(indirizzo PEC Destinatario [email protected])
un messaggio di Posta Elettronica Certificata avente come
oggetto "Pratica ID SIPEM <902>"
e trasportante i documenti qui di seguito identificati:
[de3ad7d898565d5c1b4433d624604e943583f02a] DOC_PROVA.pdf.p7m (DB-ID=893)
[de3ad7d898565d5c1b4433d624604e943583f02a] DOC_PROVA.pdf.p7m (DB-ID=885)
[70ddf7ad5d4e481e79ec0cecd693e79a6af5c841]
relazione_DPR_380_2001_artt_22-
10_c_3.pdf.p7m (DB-ID=879)
Allegati:
88
Oggetto: SIPEM
[cba80c72b91881b7663b35c2ed6e129db8366a3a] pec_prova_2.txt (DB-ID=191)
Prima di procedere alla spedizione, SIPEM verifica che sia stato accettato il mandato dopodiché procede
all’invio di un messaggio PEC contenente:
•
Un testo standard e le informazioni che consentono di identificare univocamente l’utente SIPEM
che ha effettuato l’invio e la tipologia di interazione.
•
Il tag che consente di richiedere una notifica di consegna di tipo “breve”.
•
Tutti i file da consegnare (moduli ed allegati che costituiscono in SIPEM la pratica/Comunicazione).
•
Il mandato di spedizione.
•
La risposta dell’interazione con OSCP attestante la validità del certificato del professionista (al
momento in cui avviene la firma del mandato).
Dopo la ricevuta della notifica PEC “breve” di avvenuta consegna e prima di darne riscontro all’utente,
SIPEM effettua dei controlli di congruenza tra quanto recapitato mediante PEC e quanto presente
nell’archivio SIPEM al fine di garantirne l’esatta corrispondenza ed attestare l’esito positivo dell’intera
operazione.
Se tutti i controlli di cui sopra danno esito positivo in termini di uguaglianza, SIPEM effettua il cambio di
stato della pratica da “invio in corso” a “consegnata” indicando la relativa data.
CARATTERISTICHE DELLA INTEGRAZIONE SIPEM-PEC
SIPEM si comporta come un generico Mail User Agent (MUA) custom per inviare e ricevere posta dal
sistema PEC (attraverso la casella PEC SIPEM). In particolare esso interagisce con il server PEC in modo del
tutto conforme a quanto previsto dal manuale operativo PEC di ANCITEL, utilizzando i protocolli
IMAP4S/SMTPS.
L’autenticazione di SIPEM su PEC avviene attraverso l’uso da parte del Sistema delle credenziali associate
alla casella di servizio PEC SIPEM. Tali credenziali non sono note agli utenti SIPEM ma gestite
esclusivamente a livello di sistema e rinnovate con opportuna frequenza.
Una volta inviato il messaggio PEC, il sistema effettuerà un polling (con frequenza da definire e da
ottimizzare) sulla casella PEC di Servizio al fine di recuperare la notifica di consegna breve associata alla
mail. Al riguardo SIPEM gestirà un tempo di “time out” (configurabile dall’Amministratore) per cui alla
scadenza di questo “time-out”, senza ricezione della notifica di consegna attesa, esso invierà
89
Oggetto: SIPEM
automaticamente un “alert” all’amministratore SIPEM il quale potrà attivarsi immediatamente
per
effettuare i controlli adeguati.
La gestione della casella PEC di servizio è a cura di ANCITEL che ne è Titolare e che dovrà quindi predisporre
un servizio di monitoraggio adeguato (ad esempio per gestire i messaggi di servizio o non attinenti a SIPEM
etc).
6.2 UTILIZZO DELLA CHIAVETTA PER FIRMA ED AUTENTICAZIONE
CHIAVETTA PER UTILIZZO DEL SISTEMA SIPEM:
I professionisti hanno bisogno di una chiavetta per l'utilizzo del sistema SIPEM. Nel caso dei Geometri,
questa chiavetta e' una Aruba Key.
La chiavetta serve a due scopi:
•
Autenticarsi in modo sicuro per accedere al sistema;
•
Firmare digitalmente documenti a norma di legge
Il certificato di firma presente sulla chiavetta contiene il ruolo professionale.
La firma digitale del professionista e' a tutti gli effetti un “timbro professionale elettronico”.
COSA E' LA FIRMA DIGITALE:
La firma digitale assicura l’integrità, l’ autenticità ed il non ripudio in quanto “congela” il contenuto di un
documento al momento in cui viene apposta (integrita') ed assicura in modo irrevocabile l'identita' di colui
che ha firmato (autenticita' e non ripudio).
In particolare essa viene utilizzata per:
•
Firmare a norme di legge documenti elettronici (creati dal professionista) dichiarandosi autore;
•
Trasformare documenti cartacei firmati da terzi in un documento elettronico valido, facendo una
copia elettronica dell'originale (scansione) ed attestandone la conformità all'originale.
E' importante notare che la legge permette la firma digitale solo su documenti con contenuto non variabile
(sono esclusi ad esempio documenti contenti macro, campo “data”, ecc.).
Il sistema SIPEM prevede due possibilità di firma:
•
Una firma in locale con gli strumenti disponibili sulla chiavetta (che restituisce un file .p7m) e
successivo upload sul server
AUTORITA' DI CERTIFICAZIONE ED ABILITAZIONE ALLA PROFESSIONE
Il certificatore accreditato DigitPA (nel caso dei Geometri Aruba) e' responsabile di:
•
predisporre le chiavette
90
Oggetto: SIPEM
•
generare i certificati di autenticazione e firma
•
gestire il sistema di verifica validità certificati (revoche, sospensioni)
L'ordine professionale che agisce come Autorità di Registrazione e Autorità di Abilitazione alla Professione
e' responsabile di:
•
identificare il professionista (persona fisica)
•
verificare che sia abilitato alla professione
•
assegnare la chiavetta
•
controllare lo stato di validità dei certificati nel tempo (revoche, sospensioni) interagendo con il
sistema di verifica validità certificati del certificatore
DETTAGLIO FASE DI AUTENTICAZIONE PROFESSIONISTA
L’autenticazione sicura per accedere al sistema avviene attraverso l’utilizzo della chiavetta in dotazione ai
professionisti. In particolare, le interazioni che avvengono in questa fase tra Client del professionista e
Server SIPEM (e che in termini funzionali sono stati descritti nei capitoli dedicati del presente Manuale)
sono qui di seguito descritte :
1. Una volta inserita la chiavetta e digitato l’URL di SIPEM, il Browser della postazione utente
stabilisce una connessione sicura (SSL/TSL) con il server SIPEM.
2. Il server SIPEM invia il proprio certificato digitale al Client e richiede a quest'ultimo l'invio del
proprio per un mutuo riconoscimento.
3. Il Browser del client verifica l'identità del Server ed in caso di esito positivo accede al certificato
presente sul token e lo invia al server (a tal fine è necessario che l'utente digiti prima il PIN
associato al dispositivo).
4. Il Server verifica la validità del certificato ricevuto dal client ed in caso di esito positivo
autentica l'utente.
5. Contestualmente all’autenticazione, ma solo nel caso specifico di utenti “geometra”, Il SIPEM
accede, in modo trasparente all’utente, ad un servizio WEB predisposto dalla Cassa dei
Geometri e recupera gli attributi anagrafici dell’utente a partire dal Codice Fiscale contenuto
nel certificato client.
Nel caso in cui il certificato risulti revocato o sospeso l'autenticazione fallisce ed il sistema restituisce un
messaggio appropriato. Questo garantisce che soltanto dei Professionisti abilitati possano accedere al
portale.
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Oggetto: SIPEM
DETTAGLIO FASE DI FIRMA DIGITALE DI UN DOCUMENTO
La procedura si firma digitale si attua attraverso l’applicazione apposita presente sulla chiavetta USB data in
dotazione. La prima cosa da fare è la connessione di questa al PC tramite una porta USB. Una volta
collegata attendere che il PC abbia finito di configurare i driver per l’uso del dispositivo.
Se nella postazione è attiva la funzione di esecuzione automatica al momento del collegamento verrà
avviata automaticamente la barra degli strumenti;
se essa non compare visualizzare il contenuto del dispositivo e lanciare manualmente il file autorun.exe .
Una volta aperta la barra di gestione la procedura di firma digitale è piuttosto semplice. Trascinare il file che
si vuole firmare sul pulsante “Firma”
In automatico si apre una finestra di scelta, mostrata in figura
92
Oggetto: SIPEM
Dove si deve scegliere il tipo di certificato per la firma, il tipo di firma, dove salvare il file una volta firmato;
una volta inserito il pin si attiva il tasto di avanzamento della procedura “Next”.
93
Oggetto: SIPEM
A questo punto viene visualizzata una finestra di conferma, attraverso la quale si ha la possibilità di
controllare il documento da firmare:
94
Oggetto: SIPEM
Una volta controllato il documento si flegga il check di controllo e si avanza con la procedura. Alla fine della
procedura, se il tutto è andato a buon fine, viene mostrata la seguente immagine:
95
Oggetto: SIPEM
Sulla quale, come si vede, è presente il link al documento appena creato; cliccando su di esso si apre la
funzione di verifica della firma:
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manuale per il professionista - Accedi al Servizio SIPEM

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