Rendicontare personale, servizi esterni, costi generali secondo il

Rendicontare personale, servizi esterni, costi generali
secondo il manuale nazionale
Regole di flessibilità 10% e 20%
Seminario informativo
Controlli di primo livello e certificazione delle
spese Programma Sud Est Europa
Bologna 5 febbraio 2013
Donato Metta – AGREA
Temi
1.
2.
3.
4.
La rendicontazione delle spese di personale secondo il
manuale nazionale
L’affidamento di servizi e forniture
La rendicontazione delle spese generali
Area di ammissibilità ed eleggibilità della spesa (regole di
flessibilità del 10% e 20%)
Spese di personale
(Staff costs)
Sono rendicontabili le spese che riguardino le seguenti categorie:
• Personale dipendente a tempo indeterminato
• Personale dipendente a tempo determinato
• Personale assunto a progetto (specifico per Italia)
Staff costs
Condizioni preliminari di ammissibilità
Per tutte le categorie
con Partner Autorità pubblica
I costi non devono derivare da esercizio
di responsabilità obbligatorie, gestione
ordinaria, monitoraggio e controllo
(Reg. CE 1828/06 art. 50.3)
Per personale
dipendente
Assegnazione formale del dipendente
al progetto con ordine di servizio o atto
di attribuzione dello staff al progetto
Per personale assunto
a progetto
Atto di conferimento dell’incarico
al termine del percorso amministrativo
di acquisizione
(procedura di comparazione)
Staff costs
Il metodo di calcolo
RML + DIF + OS
X h/uomo
h/lavorabili
RML= retribuzione mensile lorda, comprensiva della parte degli oneri previdenziali
e ritenute fiscali a carico del lavoratore
DIF= retribuzione differita (rateo TFR, 13ma e 14ma, altre forme di retribuzione e
premialità previste dal CCNL). Per straordinari e premi di produzione: dimostrare la
relazione con il progetto e applicarli pro quota
OS= oneri sociali e fiscali a carico del Beneficiario non compresi in busta paga
(ovvero non a carico del dipendente)
h/lavorabili= ore lavorabili mensili previste da contratto
h/uomo= ore di impegno dedicate effettivamente al progetto, nel mese di
riferimento
Staff costs
Documenti essenziali
•
Atti di coinvolgimento del personale (ordine di servizio, gruppo di
lavoro, contratto, documenti procedura di comparazione)
•
Attestazione retribuzione corrisposta riportante oneri sociali e fiscali
•
Modalità di calcolo costo orario
•
Timesheet mensile *
•
Timbrature *
•
Cedolini con timbro di annullamento
•
Relazioni, analisi, studi prodotti dal personale coinvolto
•
Mandati e documenti (es.:F24) attestanti il pagamento di stipendi,
contributi, oneri
* eccezione per personale assunto a progetto
Staff costs
Eccezione alla tenuta del timesheet
Per il personale assunto a progetto la compilazione del
timesheet non è richiesta a condizione che:
• sia chiaramente indicato sul contratto o sugli atti di
conferimento dell’incarico l’impiego totale o parziale del
collaboratore sul progetto
• in caso di impegno del collaboratore su una pluralità di
progetti, siano chiaramente indicate sul contratto le quote
di compenso attribuibili a ciascuno dei progetti.
Il Beneficiario dovrà supportare gli importi rendicontati per
ciascun periodo di attività con documentazione idonea a
dimostrarne la ragionevolezza, presentando al proprio
controllore le relazioni di attività sottoscritte dal
collaboratore e dal responsabile del progetto
Staff costs
Buone pratiche di rendicontazione
•
assicurarsi della coerenza tra orario da cartellino e ore
dichiarate su timesheet
•
accertare che l’impegno dichiarato sul progetto per un
collaboratore sia compatibile con suoi coinvolgimenti su altri
progetti (buona pratica: timesheet integrato)
•
verificare la capienza del budget rispetto agli importi
rendicontati, sia per linea di spesa che per work package
•
in caso di missione, rendicontare costi di trasferta e ore di
lavoro per il progetto
Servizi esterni
di che cosa parliamo?
Forniture di
servizi
Servizi IT, materiale informativo e pubblicitario,
traduzioni e interpretariato, spese per riunioni,
catering, attrezzature strumentali e tecniche,
pubblicazione di materiali del progetto
Alcuni
esempi
Prestazioni di
personale
Personale esterno non compreso nello staff,
incarichi professionali e contratti di lavoro
autonomo, consulenze legali o specialistiche,
onorari, costi di viaggio e soggiorno per esperti
Servizi esterni:
alcuni principi
 La spesa deve essere essenziale all’implementazione
del progetto e riconducibile ad attività prevista in AF
 È richiesta una base giuridica (contratto)
 L’importo deve corrispondere a criteri di mercato
 Per appalti di servizi e forniture deve essere applicato
il codice dei contratti pubblici (D.Lgs. 163/2006)
 Anche il beneficiario privato deve rispettare le regole in
materia di contratti pubblici
 Il beneficiario deve fornire documentazione completa
relativa all’affidamento
 Divieto di frazionare (valutare rispetto limite per
fornitore)
 Per consulenze vige l’obbligo di trasparenza e
pubblicità (“amministrazione aperta” DL 83/12 art. 18)
Servizi esterni:
importi sotto soglia e procedure da applicare
da 40.000
a 200.000 euro
l'affidamento avviene mediante cottimo
fiduciario nel rispetto dei principi di
trasparenza, rotazione, parità di trattamento,
previa consultazione di
almeno 5 operatori economici
meno di 40.000
euro
è consentito l'affidamento diretto da parte del
responsabile del procedimento
è buona pratica procedura con preventivi
(applicare metodi di aggiudicazione
aperti e concorrenziali – Com CE 2006/C 179/02)
()
Servizi esterni:
documenti giustificativi
 Contratto, convenzione o lettera d’incarico stipulati tra beneficiario e
fornitore riportanti corrispettivo e periodo di esecuzione
 Fatture o altri documenti contabili intestati al beneficiario
 Relazioni intermedie e finali sulle attività / servizi svolti. Prodotti e altra
documentazione a giustificazione di attività / servizi svolti (studi, pareri)
 Documentazione relativa alla procedura di approvvigionamento pubblico:
delibera di programmazione degli incarichi, delibera programmazione
acquisizione beni e servizi, richieste di offerte, offerte, criteri di scelta del
contraente, verbale di aggiudicazione, se inerente, documentazione di gara e
contratto di appalto
 Mandati e buoni economali
Affidamenti in house:
le condizioni
il capitale è interamente pubblico
deroga
all’applicazione
del codice
dei
contratti
solo se
tema
non trattato
da manuali
SEE
l’ente committente esercita
sul soggetto affidatario un “controllo analogo”
a quello che esercita sui propri servizi
il soggetto affidatario
realizza la parte più importante della propria
attività con l’ente committente
(o gli enti se son più di uno) che lo controlla
tema
non trattato
da manuali
SEE
1)
2)
3)
Affidamenti in house:
come rendicontare e controllare
La Società in house rendiconta a costi reali, come se fosse il
beneficiario (se spese di staff: dispone di cedolini, timesheet,
ordini di servizio, ecc.)
Il partner del progetto si accerta della consegna della fornitura e
della completezza della rendicontazione (buona pratica: attesta
con check – list di avere verificato la documentazione necessaria)
Il controllore di primo livello verifica la transazione tra partner e
Società in house e si accerta che il partner abbia esercitato il
controllo analogo (presenza di check – list compilata e firmata).
Può chiedere di accedere alla documentazione a supporto
Servizi esterni:
la check - list del SEE
Checks
Services provided by the external experts are directly related to the project,
the related activities are explicitly stated in the approved Application Form
Documents on the selection of the external expert are available
(documents of the public procurement according to national rules for ERDF
PPs, and according to the provisions of Annex IV to the PRAG standard
grant contract in case of IPA-I PPs in the 3rd and 4th call)
Project Partners of the same project cannot be contracted as an external
expert or a sub-contractor.
The contract laying down the services to be provided is available
All costs are supported by invoices
The evidence of the work carried out by the service provider is available
(studies, researches, analysis, etc.)
If applicable, the deliverables respect the information and publicity
requirements of the SEE Programme (see 4.5.8.4 of SEE Control
Guidelines and SEE Implementation Manual)
Proof of payment is available
Yes/No
N.A.
Rendicontare le spese generali:
le opzioni
Spese generali dirette
non oltre il 25% delle spese di staff
richiesta documentazione di spesa
I Bando
Spese generali indirette
imputazione forfettaria
in base a criterio adeguato
richiesta documentazione di spesa
Spese generali dirette
non oltre il 20% delle spese di staff
richiesta documentazione di spesa
II Bando
III Bando
Tasso forfettario semplificato
8% spese di staff
non richiesta documentazione di spesa
IV Bando
Area di ammissibilità
Programma SEE
1. Le spese:
 sono ammissibili se realizzate all’interno dell’area
Programma
 sono finanziate da FESR, IPA o ENPI, secondo i Paesi.
di
2. La regola generale fa eccezione nei seguenti casi:
 Partecipazione di Enti pubblici ed organismi di diritto pubblico
nazionali competenti su area di Programma ma esterni ad essa
(Italia, Ucraina)
 Spese in Stati Membri fuori area di programma (Regola di
flessibilità del 20%)
 Spese in Stati extra-UE dell’area di programma finanziate con
risorse FESR (Regola di flessibilità del 10%)
La regola di flessibilità 20%
Reg. CE 1080/06 art. 21 Comma 2
Nel quadro della cooperazione transnazionale, in casi debitamente giustificati, il
FESR può finanziare, entro un limite del 20 % dell'importo del suo contributo al
programma operativo, le spese sostenute dai partner situati esternamente alla
zona che partecipa alle operazioni, qualora tali spese apportino benefici alle
regioni situate nella zona dell'obiettivo «Cooperazione».
Partner UE esterno
all’area di Programma
con budget autonomo
(è partner a tutti gli effetti)
2 modalità di utilizzo
Partner italiano è sponsor di
partner UE esterno
all’area di Programma
(EU Associated Strategic Partner)
Il controllo della regola di flessibilità 20%
(caso di EU Associated Strategic Partner)
1. le spese sostenute attraverso la regola di flessibilità del 20% sono direttamente connesse
alla realizzazione delle attività di progetto, sono previste esplicitamente nella Application Form
e sono allocate all’interno del budget assegnato al PP/LP Italiano (il vincolo percentuale
si applica al budget dell’intero progetto)
2. le spese sono state sostenute e liquidate in via definitiva dal PP/LP Italiano
Che cosa
verificare
3. i documenti giustificativi di spesa (fatture e/o altri documenti aventi efficacia probatoria
equivalente) sono intestati al PP/LP italiano
4. le spese dichiarate si riferiscono soltanto alle seguenti tipologie: VIAGGI E SOGGIORNI
5. le procedure di evidenza pubblica previste dal Codice degli Appalti Pubblici (D.Lgs. 163/2006
e successive modifiche e integrazioni), qualora applicabili, sono state correttamente osservate
nell’acquisizione di beni o servizi
6. le disposizioni contenute nel partnership agreement che regolano il rapporto tra PP/LP
Italiano e PP UE 20% sono state osservate
La regola di flessibilità 10%
Reg. CE 1080/06 art. 21 comma 3
Nel quadro della cooperazione transfrontaliera, transnazionale e interregionale,
il FESR può finanziare le spese sostenute per l'esecuzione di operazioni o parti
di operazioni sul territorio di paesi non appartenenti alla Comunità europea
entro un limite del 10 % dell'importo del proprio contributo al programma
operativo, qualora esse apportino benefici alle regioni della Comunità.
Partner italiano è sponsor di
partner non-UE interno
all’area di Programma
2 modalità di utilizzo
Partner italiano realizza
attività di progetto fuori UE
ma internamente
all’area di Programma
Il controllo della regola di flessibilità 10%
1. le spese sostenute attraverso la regola di flessibilità del 10% sono direttamente connesse
alla realizzazione delle attività di progetto, sono previste esplicitamente nella Application
Form e sono allocate all’interno del budget assegnato al PP/LP Italiano
(il vincolo percentuale si applica al budget dell’intero progetto)
2. le spese sono state sostenute e liquidate in via definitiva dal PP/LP Italiano
3. i documenti giustificativi di spesa (fatture e/o altri documenti aventi efficacia probatoria
equivalente) sono intestati al PP/LP italiano
Che cosa
verificare
4. le spese dichiarate si riferiscono esclusivamente alle seguenti tipologie: viaggi e soggiorni,
consulenze e servizi esterni e, solo per primo bando, attrezzature, investimenti di piccola scala
5. le procedure di evidenza pubblica previste dal Codice degli Appalti Pubblici (D.Lgs. 163/2006
e successive modifiche e integrazioni) sono state correttamente osservate nell’acquisizione di
beni o servizi
6. le disposizioni contenute nel partnership agreement che regolano il rapporto tra PP/LP
Italiano e PP non-UE 10% sono state osservate
7. disponibilità di documentazione attestante la proprietà del LP/PP Italiano dei beni e servizi
acquisiti
Grazie per l’attenzione
Per contatti:
[email protected]