Pre-assignment: Need for Effective Training

Esercizio di Preparazione nr. 2: Elementi di una Presentazione
Scopo:
Per effettuare delle valide presentazioni delle sessioni di formazione, saranno necessarie
doti che vanno ben oltre il limitarsi a “recitare” i contenuti, doti che sono essenziali per la
comunicazione del vostro messaggio. Questo esercizio di preparazione ha lo scopo di
illustrare varie doti di presentazioni comuni ai docenti di qualità. Esse sono:
•
Movimento degli occhi e Contatto Visivo
•
Tono della voce ed espressività
•
Gestualità e linguaggio del corpo
•
Uso di un linguaggio appropriato
Compito:
Vi viene richiesto di studiare il materiale che segue, relativo agli elementi essenziali di una
valida presentazione e di fare delle considerazioni in merito a ciascun elemento. All’Istituto, vi
sarà fornito ulteriore materiale su ciascun elemento e dovrete collaborare con altri
partecipanti, per presentare il vostro argomento al resto del gruppo.
1° Elemento: Movimento degli occhi e Contatto Visivo
Vi siete mai chiesti che cosa comunicano i vostri occhi quando parlate ad un gruppo?
Un contatto visivo diretto e deciso rappresenta una componente molto efficace del processo
di comunicazione. Il contatto visivo é uno degli elementi più importanti dell’interazione e della
costruzione di un rapporto con il pubblico. Un corretto uso del contatto visivo vi consentirà di
effettuare valide presentazioni, per le seguenti ragioni:
•
Avvia il processo di comunicazione.
In un incontro a tu per tu con una persona, immaginate di parlare a questo individuo
mentre il vostro sguardo vaga in varie direzioni. Come pensate di poter comunicare in
modo efficace con qualcuno se il vostro sguardo è rivolto altrove?
La comunicazione tra persone non inizia realmente, fino a quando non si guarda
qualcuno negli occhi e si instaura un contatto visivo con quella persona. Questo vale sia
in una comunicazione tra due o più persone.
•
Infonde fiducia.
Quando volete che qualcuno vi creda, abbia fiducia in voi e sia d’accordo con quanto
state dicendo, il contatto visivo è un elemento fondamentale. Probabilmente non
comprereste mai un’automobile, o non fareste un altro acquisto importante da qualcuno
che non vi guarda diritto negli occhi. Questa semplice regola per instaurare un rapporto di
fiducia è vero anche nel caso si desideri trasmettere credibilità ad una persona o ad un
gruppo di persone.
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•
Permette di mantenere il controllo.
Uno degli obiettivi di un relatore è quello di far sì che i partecipanti mantengano
l’attenzione su di voi. La mancanza di un corretto contatto visivo, potrebbe causare al
partecipante di distrarsi, addirittura causando conversazioni tra persone del pubblico, il
che provocherebbe fonte di distrazione del resto del gruppo e quindi la perdita di
attenzione verso ciò che state dicendo.
•
Permette di controllare la famosa “ansia da palco”.
Focalizzando lo sguardo su una persona alla volta, vi troverete immediatamente a trovare
in una situazione nella quale anziché sentirvi di fronte ad un pubblico (anche se si tratta
solo di due persone), vi sembrerà di avere una serie di conversazioni private.
Questo non solo vi aiuterà a personalizzare il vostro discorso, ma a ridurre ed a
controllare la vostra ansia. Un esercizio di preparazione mentale prima della
presentazione, potrete essere quello di allenarsi a pensare che avrete delle conversazioni
individuali con le persone che fanno parte del pubblico.
•
Mette gli altri a proprio agio.
Le persone che si sentiranno coinvolte dal vostro contatto visivo a loro volta, si sentiranno
bene. Rivolgendo il vostro sguardo alle persone, le attirerete a voi e le farete sentire
come se vi stesse dedicando specialmente a loro. Se sarete in grado di integrare questa
tecnica con successo nelle vostre presentazioni, il vostro pubblico uscirà dalle lezioni
pensando “stava parlando proprio a me!”
Suggerimenti per usare gli occhi nel modo giusto nelle sessioni di formazione:
1. Guardare il pubblico – non le parete, il pavimento o il soffitto, o oltre il pubblico in un
punto remoto alla fine della sala. In fine dei conti in quei punti non c’è nessuno giusto? I
partecipanti sono nella sala e si aspettano e meritano la vostra attenzione.
2. Accertatevi di non rivolgere i vostri sguardi solamente e/o sempre alle stesse
persone tra il pubblico, o peggio ancora, ad un’unica persona, la quale potrebbe persino
pensare che la stiate fissando e lo stesso potrebbero pensare gli altri. In questo caso
anziché stabilire un rapporto, potreste avere l’effetto contrario, ovvero potreste mettere in
soggezione la persona che continuate a fissare…
3. Rivolgete lo sguardo ad una persona alla volta. Quando vi troverete a parlare ad un
piccolo gruppo, esprimete un intero concetto guardando una persona e poi spostare lo
sguardo su di un’altra e procedete con un altro concetto. Cercate di procedere di persona
in persona, senza seguire le file di partecipanti ma scegliendo persone a caso, sedute in
punti diversi della sala.
Quando vi troverete a parlare ad un gruppo di persone numeroso, iniziate da una delle
persone sedute in fondo alla sala. Questo aiuterà le persone più distanti da voi, a sentirsi
coinvolte nella lezione. Questa tecnica vi permetterà inoltre di utilizzare diversamente la
voce, affinché tutto il pubblico possa ascoltarvi.
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4. Ricordate le regole di base. Adottare un’espressione neutra e piacevole. Prima della
presentazione, fate più volte pratica. Se non avete degli amici per fare pratica, pensate di
trovarvi di fronte ad un pubblico immaginario o provate davanti ad uno specchio.
Avete ulteriori commenti su questo argomento che desiderate condividere con il
resto del gruppo durante l’Istituto?
2° Elemento: Tono della Voce, Ritmo ed Espressività
Il metodo è basato sull'approccio "semantico-espressivo", ovvero uno studio sull'uso della
voce applicato al linguaggio. L'espressività della voce non ha senso di esistere senza uno
specifico riferimento al linguaggio che la origina, così come la competenza sintatticasemantica perde di efficacia se non è sostenuta, nel linguaggio parlato, da una voce capace
di interpretare con il giusto "colore" ciò che vogliamo esprimere e trasferire.
Sarà pertanto essenziale avere la capacità di riprodurre e riconoscere i diversi “toni di voce”,
da quello pacato a quello minaccioso, da quello sprezzante a quello lamentoso. Ciò richiede,
naturalmente, di “interpretare” il testo, e quindi di averlo compreso. Sarà evidente allora che
un testo può essere ben letto a voce alta solo se si capisce ciò che si sta leggendo prima
silenziosamente il brano, poi, gradualmente, si dovrebbe ottenere una buona comprensione
immediata, nell’atto stesso della riproduzione orale. L’unica maniera di padroneggiare nella
pratica tali conoscenze è quella di un ripetuto esercizio.
Molto legata a tale aspetto è la cura dell’enfasi, per mezzo della quale si dà un particolare
risalto a ciò che più ci interessa comunicare con una frase; ciò si ottiene normalmente
alzando o abbassando il tono di voce su quella parola o gruppo di parole, oppure
pronunciando in modo rafforzato o prolungato la vocale tonica. Come si può notare, oltre alla
regolazione del respiro (necessaria per seguire il giusto ritmo della frase) è importante anche
la capacità di controllare il tono e l’intensità della voce.
Una seconda importantissima fase è la comprensione e il rispetto delle pause, generalmente
indicate dai segni di interpunzione. Le pause sono fondamentali perché individuano i “gruppi
di senso”, ossia quei gruppi di parole che pronunciamo legati perché uniti nel
significato. Questi blocchi rappresentano già singole informazioni che poi unendosi ad altre
danno luogo al messaggio. La distribuzione delle pause indica anche il ritmo del parlare,
senza il quale il messaggio risulta a volte persino incomprensibile.
Per essere certi di rispettare le pause ed i segni di interpunzione:
•
Guardare le persone negli occhi quando parlate. Questo vi porterà a rallentare il ritmo
perché potrete vedere le reazioni dei partecipanti. Potrete verificare che questi
comprendano o meno ciò che state dicendo. Questo elemento di contatto vi permetterà di
mantenere il giusto ritmo, affinché le vostre parole vengano assimilate.
•
Respirare di frequente.Usando il diaframma otterrete una respirazione più consapevole,
incrementerete il volume della voce e migliorerete le capacità di controllo vocale. Una
corretta respirazione è elemento imprescindibile per usare la voce efficacemente.
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•
Estendere la durata delle pause
Le pause offriranno al pubblico l’opportunità di assimilare i concetti. I discorsi pronunciati
da persone che hanno una respirazione regolare e profonda, sono più comprensibili.
3° Elemento: Linguaggio del Corpo e Gestualità
Il corpo comunica sia nel suo stato naturale, sia mediante le modificazioni che l’individuo fa
di esso. Come per la gestualità e lo spazio d’interazione, esistono leggi nascoste anche per
alcune delle modificazioni che l’individuo fa volontariamente del proprio corpo. Gli studi
antropologici hanno dimostrato che non esiste un corpo umano naturale: a differenza degli
altri animali, gli uomini e le donne hanno trasformato il loro corpo in ogni epoca e luogo. Esso
viene modificato da ogni individuo, sia per renderlo conforme alle regole della società, sia, al
contrario, per personalizzarlo. La nostra immagine esteriore esprime, attraverso i mutamenti
che subisce a contatto col mondo, lo stile e il senso del racconto della nostra vita.
Il linguaggio del corpo veicola ogni sorta di messaggi: un corretto linguaggio del corpo darà
di voi l'idea di persone equilibrate e sicure di sé. Imparare il Linguaggio del Corpo ci rende
abili e disinvolti nei rapporti sociali; ci fa diventare più persuasivi e accattivanti nelle
interazioni private e professionali e ci permettere di distinguere le variazioni minime del
comportamento e a comprenderne il significato.
Questa consapevolezza da modo di gestire al meglio la propria interazione e il dialogo in
ogni situazione e in qualsiasi tipo di relazione interpersonale. Sapere cosa vogliono dire
azioni o gesti particolari, fornisce una chiave di lettura per renderci conto all’istante
dell’impatto emotivo di una nostra azione o argomentazione: possiamo sapere se viene
gradita dalla persona con cui parliamo o se le suscita un senso di fastidio o di tensione. Vien
da sé che possiamo quindi modellare discorso e atteggiamento in modo da adattarli alle
effettive reazioni emozionali dell’interlocutore, facendo sì che lo stare con noi sia vissuto
come un’esperienza piacevole e stimolante.
Alcuni elementi decisivi del linguaggio del corpo sono la gestualità, il portamento e
l’espressività:
1. Gestualità: Utilizzate le mani. Esse non dovrebbe essere sui fianchi o nelle tasche o
incrociate sul petto, oppure dietro alla schiena. Utilizzatele per enfatizzare i punti chiave,
per esprimere delle emozioni, per allentare la tensione e per coinvolgere il pubblico.
Tutti conoscono i gesti tipici che simboleggiano le parole "basso" e "alto". Tuttavia, la
gestualità utilizzata nelle conversazioni di tutti i giorni, spesso non si prestano ad un largo
pubblico.
I presentatori dovrebbero pertanto tenere in considerazione che la gestualità dovrebbe
essere adeguata alla dimensione del pubblico e della sala. Per esempio: i movimenti con
la parte superiore del corpo sono da preferirsi; i movimenti fatti con le spalle risultano più
visibili da una certa distanza ed emanano più energia aiutando il presentatore a rilassarsi.
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2. Portamento. Il vostro portamento può comunicare al pubblico che siete felici, timorosi,
sicuri di voi stessi o a disagio. Un portamento bilanciato, con il peso spostato
leggermente in avanti, trasmette al pubblico l’impressione che il relatore è in contatto con
il pubblico. Al contrario, una posizione accasciata, con il corpo che pende da una parte,
trasmette al pubblico un impressione di disinteressamento da parte del relatore.
Quando non si gesticola, le mani dovrebbero restare al fianco del corpo, in modo
naturale. Questa posizione trasmette al pubblico una sensazione di rilassamento, la quale
mette a proprio agio il pubblico. Naturalmente potrete muovervi, ma con calma e
posatezza. Il continuo movimento, o movimenti delle braccia e del corpo, potrebbero
essere fonte di distrazione o di disturbo per i partecipanti.
3. Espressione del viso. Il movimento degli occhi, della bocca e dei muscoli del viso,
possono anch’essi contribuire a creare un collegamento con il pubblico. Purtroppo però, a
causa dello stress di dover fare una presentazione di fronte ad un gruppo di persone,
molti relatori perdono la loro espressività. I loro visivi si trasformano in maschere
impenetrabili, o assumono espressioni tese e innaturali.
Sin dall’inizio, fate uno sforzo per rilassare l’espressione del viso. Per esempio, quando
saluterete il pubblico, sorridete! Naturalmente non potrete sorridere per l’intero corso della
presentazione, ma fatelo al momento opportuno. Vi sono solo rare occasioni, nelle quali è
necessario essere seri e impettiti.
Essendo la comunicazione così legata al linguaggio del corpo e viceversa, sarà importante
comprenderne a pieno il significato. Praticate quindi la gestualità, il portamento e
l’espressività, al fine di migliorare al massimo ogni vostra presentazione.
4° Elemento: Uso di un Linguaggio Appropriato
Se non conoscete il vostro pubblico, non sarete in grado di comunicare con loro. La
conoscenza approfondita dei partecipanti e delle loro esigenze, vi consentirà di presentare
dei contenuti da loro ritenuti interessanti e che questi vengano compresi al meglio. Questa
regola è ancora più valida, quando non si desidera semplicemente informare il pubblico,
bensì persuaderlo.
La riduzione della complessità di un testo attraverso traduzioni in una sorta di linguaggio
adeguato o attraverso la formulazione di un giudizio valutativo sul testo fondato su uno o più
criteri, l’uso di linguaggio comune anziché tecnico, la coerenza argomentativa delle tipologie
di ragionamento, sono valutazioni importanti che un docente di qualità dovrà tenere in
considerazione. Esistono operazioni discorsive mirate a dare al testo una determinata
configurazione rispetto ad uno scopo. Si tratta di operazioni che sono relative tanto alle
condizioni di trattamento dell'oggetto del discorso, quanto alle condizioni del processo
comunicativo in cui è presentato.
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Cosa è importante sapere
Il manuale innanzi tutto, quale strumento didattico deve rispondere a dei requisiti di
chiarezza, sinteticità e leggibilità, oltre che di attendibilità.
In relazione alle dinamiche cognitive dei partecipanti, è necessario tanto un approccio ai
problemi che tenga in considerazione il tipo di presentazione che si presta alla circostanza,
quanto il rendere ben noto l’obiettivo dell’apprendimento. Al riguardano si devono evitare
problemi di un’eccessiva densità concettuale e di un'esposizione articolata in momenti
argomentativi frammentari che possono rendere tortuoso il percorso logico con una
conseguente prolissità non funzionale alla chiarezza espositiva.
Nella fase di preparazione sarà pertanto tenere in considerazione delle domande che
dovrete porvi, per scoprire informazioni essenziali.
Cosa sanno già i partecipanti?
Esistono numerosi fattori che possono influenzare la partecipazione del pubblico. Tra questi:
la loro esperienza, l’educazione, la professione, l’età, il genere, l’etnia, le differenze culturali
e molti altri ancora.
I vostri partecipanti condividono interessi in comune? Qual è il rapporto che li lega? Quali
esperienze recenti hanno fatto che possono influenzare la loro disponibilità nell’accettare la
vostra presentazione?
Cosa si aspettano i partecipanti da voi? Pensate abbiamo grandi aspettative che potreste
non essere in grado di soddisfare? Pensate che queste aspettative siano realistiche?
Pensate di essere in grado di occuparvi di eventuali richieste riguardanti tali aspettative?
Sono interessati?
Prendete in considerazione il livello d’interesse che i partecipanti potrebbero avere nella
vostra presentazione. Pensate quindi che essa abbia alta o bassa priorità per loro? Quanto
potrebbero essere interessati all’argomento?
Nel caso il livello d’interessamento sia altro, potrete procedere direttamente a comunicare i
contenuti. Se invece il livello è basso, dovreste cercare di innalzare il loro livello d’interesse,
per esempio, avviando la presentazione con un aneddoto interessante o con una storia ad
effetto per catturare la loro attenzione immediatamente.
Cosa potrebbe influenzare il modo in cui recepiranno la vostra presentazione? Pensate
possano avere chiare opinioni o preconcetti sull’argomento? Pensate abbiano esigenze
particolarmente urgenti da dover affrontare immediatamente? Fino a che punto le loro
personalità potrebbero influenzare la vostra presentazione?
Pensate che il pubblico sia benigno o reticente nei confronti delle vostre opinioni?
Se dimostreranno un atteggiamento benigno sui contenuti e sul vostro modo di presentare,
potrete procedere ad approfondirli.
Se invece dimostreranno un atteggiamento critico o reticente al riguardo, potreste
necessitare una strategia diversa o un approccio diverso.
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Per esempio, dovreste limitarvi nel chiedere i loro pareri ed interventi fino a quando non
incontrerete dei punti d’accordo o un maggior livello d’interesse. Potreste persino
considerare di iniziare dai pareri contrari, analizzarli insieme al gruppo e poi esprimere le
vostre opinioni al riguardo, fornendo spiegazioni logiche.
Stabilire quali siano i fattori che provocano forte emozioni, sia positive che negative, da parte
dei partecipanti è un altro elemento essenziale. Potreste persino giungere alla conclusione
che non sarete in grado di soddisfare le esigenze di tutti i partecipanti a prescindere
dall’impegno che dimostrerete nel vostro compito. Tuttavia, prendendole in esame e
cercando di essere flessibili e comprensivi, dimostrerete in ogni caso di averle tenute in
giusta considerazione.
Non siate timidi nel chiedere informazioni.
Non siate timidi nel dimostrare interesse nei partecipanti e nelle loro domande. Molto spesso
i docenti sono piacevolmente sorpresi, nello scoprire quante informazioni riescono ad
ottenere dai partecipanti quando vengono interpellati.
Inoltre, potrete ottenere informazioni da varie fonti. Per esempio da coloro che sponsorizzano
l’evento; da altri relatori che hanno avuto gli stessi partecipanti, ma soprattutto facendo
domande a coloro che parteciperanno alla vostra presentazione. Naturalmente, nel caso i
partecipanti siamo persone con le quale avete a che fare di frequente, il vostro compito sarà
certamente più facile.
Nel prepararvi alle vostre prossime presentazioni, accertatevi di includere nella vostra
programmazione, dei metodi di ricerca per la conoscenza del pubblico e delle loro esigenze.
Concentrate la vostra attenzione su ciò che è più importante per i partecipanti e ciò che vi
potrebbe essere utile nell’assisterli a raggiungere i loro obiettivi d’apprendimento.
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