Nuova procedura amministrativo-contabile per l`acquisto e l

Nuova procedura amministrativo-contabile per
l’acquisto e l’inventariazione patrimoniale del
materiale bibliografico in formato cartaceo
Sistema Bibliotecario di Ateneo
Università degli Studi di Messina, 4 novembre 2016
LE RAGIONI DELLA RIMODULAZIONE
La rimodulazione della procedura di acquisto risponde
prevalentemente a due cambiamenti di grande portata:
 il processo di unificazione del patrimonio:
 ha posto la necessità di implementare un registro di inventario di Ateneo
 un UNICO Registro di inventario per il materiale bibliografico in formato
cartaceo
 Il nuovo modello organizzativo del Sistema Bibliotecario:
 ha implicato la necessità di attuare il passaggio dal precedente modello
decentrato di acquisizione al modello centralizzato (unico punto ordinante
per il Sistema Bibliotecario, ovvero l’Ufficio acquisizioni) che tenesse conto
della nuova struttura sistemica dello SBA)
IL MANDATO E LE SINERGIE
 La nuova procedura è stata avviata su mandato della Direzione Generale
per dare attuazione alla linea strategica dell’Ateneo in materia di
semplificazione e dematerializzazione;
 è stata attuata di concerto con il Dipartimento A. Organizzazione e Gestione
Risorse Finanziarie e con il CIAM, per la parte relativa alla procedura di
contabilità U-GOV;
 è stata realizzata dal Gruppo di Lavoro SBA-Flusso amministrativo con la
fattiva collaborazione della Segreteria Amministrativa SBA;
 Ha comportato un preventivo studio di fattibilità, incontri con i responsabili
delle Biblioteche, realizzazione del manuale delle acquisizioni, test della
procedura con l’acquisto di libri di testo con fondi regionali;
 Ha comportato su ALERPH una complessa attività di adeguamento della
struttura amministrativa al nuovo modello organizzativo dello SBA (Archivi
MES50 e MES01) e la personalizzazione di moduli e reports
IL NUOVO MODELLO COME RISPOSTA A
DIVERSE ESIGENZE
Il nuovo modello procedurale risponde alle esigenze di:
 conformità con le norme di semplificazione e trasparenza dei flussi
amministrativi nelle P.A.;
 conformità con la linea strategica dell’Ateneo in materia di
dematerializzazione e di razionalizzazione degli acquisti
dell’Ateneo;
 necessità di ricondurre ad un’unica procedura i processi di
acquisizione del materiale bibliografico nell’Ateneo;
 necessità di implementare una modalità di segnatura del registro
di ingresso delle nuove accessioni;
 necessità di evitare la dispersione del patrimonio bibliografico;
Il libro “bene di consumo”
• Il libro inteso come “bene di consumo” potrebbe non essere più soggetto ad
inventariazione;
• numerose Università hanno scelto di non inventariare il patrimonio librario;
• Il nostro Regolamento di Ateneo di contabilità e finanza ne prevede tuttora la
inventariazione
ALEPH COME soluzione:
per la gestione dell’intero flusso amministrativo, con l’unica eccezione degli
adempimenti contabili (CIG, richiesta preventivo, pagamento fatture);
per la generazione automatica dell’inventario unico di Ateneo del patrimonio
librario (art. 68 Reg. Cont. e Fin.);
per la distribuzione equilibrata delle competenze e dei carichi di lavoro nel
flusso delle acquisizioni tra Biblioteche e Ufficio Acquisti
SCHEMA RIASSUNTIVO DELLA NUOVA PROCEDURA
AMMINISTRATIVO-CONTABILE
SBA - Catalogo Aleph
Database Bibliografico
MES01
Proposta
d’acquisto
Database Amministrativo
MES50
Ricerca
bibliografica”
UFFICIO ACQUISTI
Dipartimenti / Centri
Lista
desiderata
Lista ordini
Aleph
Registrazione
“Arrivi”
Fattura
elettronica
BIBLIOTECHE
Buono d’ordine
U-GOV
CIG e richiesta
preventivo
Inventario
Collocazione
Catalogazione
Distribuzione
NUOVO MODELLO ORGANIZZATIVO DELLE BIBLIOTECHE:
RAZIONALIZZAZIONE E DIFFERENZIAZIONE DEI SERVIZI
Erogano tutti i servizi
sono responsabili delle acquisizioni
e della catalogazione
Biblioteca
Biblioteca
Biblioteca
Polo Centrale Polo Annunziata Polo Papardo
Punti
Erogazione servizi
Punti
Erogazione servizi
Punti
Erogazione servizi
Erogano prevalentemente
servizi agli utenti
Biblioteca
Polo Policlinico
SINERGIA TRA CENTRI/DIPARTIMENTI E SBA
• I Centri e i Dipartimenti possono acquistare libri con
fondi propri o derivanti da progetti di ricerca;
• La procedura di acquisto è UNICA, sia per i
Dipartimenti che per le Biblioteche;
• La procedura si svolge in sinergia tra il Centro o
Dipartimento e le strutture bibliotecarie del Sistema;
• Il Sistema Bibliotecario cura il registro d’ingresso
fornendo
all’Amministrazione
l’annuale
lista
inventario dei beni librari
Perché una seconda edizione
del corso acquisizioni
Procedura estesa a nuove
tipologie di materiale
cartaceo ( periodici, opere
in continuazione, opere in
più volumi, donazioni);
Adeguamento della
procedura alle recenti
disposizioni
dell’Amministrazione sulle
modalità di acquisto
Recente evoluzione del
MEPA
Modalità di acquisto
• I fase (2015) SBA Centro di spesa autonomo e
flusso orientato all’acquisto con fornitore unico
• Un’unica gara valida per tutti gli acquisti e per più anni
• II fase (2016) SBA non più centro di spesa autonomo
e bando per Albo fornitori del materiale librario
• L’albo consentiva la possibilità di fare affidamenti diretti con
garanzia di rotazione per importi fino ad un massimo di 1000 euro e
assicurava la corrispondenza tra desiderata, ordini e fatture;
• III fase (2016) RDO su MEPA a seguito della nota del DG del
26/09/2016
• Evoluzione di MEPA
• introdotta la possibilità di acquisto in “ unica riga”, ovvero la possibilità di
acquistare una lista di libri con unica RDO per importi non superiori a
40.000,00 euro
Lavori in corso…
• Stiamo lavorando per rendere ALEPH ancora più
aderente alla modalità di acquisto con RDO su
MEPA e per risolvere gli inconvenienti riscontrati in
corso d’opera
• Es: si è verificato che ALEPH abbia mischiato ordini appartenenti
a liste diverse
• Possiamo dire che si sono già trovate le soluzioni!
RACCOMANDAZIONI
• FLUSSO: il flusso nell’invio delle liste deve seguire un
percorso ordinato;
• La procedura prevede che le liste vengano inviate
all’ufficio acquisti del SBA
• dai responsabili delle Biblioteche di Polo (assunzione di
responsabilità);
• e prossimamente secondo un calendario periodico
• DOPPIONI: l’eventuale inserimento di doppioni nelle liste
inviate deve essere segnalato nel campo “Nota Biblioteca”
della scheda ordine e motivato dal responsabile di Polo nella
mail di invio della lista.
• Le ragioni di tali richieste attengono anche al monitoraggio
delle procedure mappate ai sensi delle normativa su
trasparenza e anticorruzione