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IL DIGITALE NEL TRASPORTO
Quando una firma
NON BASTA
A cura della Redazione
Montagne di documenti dalla presa in carico alla consegna. Archivi, uffici e scrivanie
ingombre di carta. Ore di lavoro perse a cercare atti diventati improvvisamente indispensabili. Eppure un’alternativa c’è e si chiama
digitalizzazione
I
l trasporto è chiamato a “difendersi” dalla carta. Tra un ritiro e
una consegna possono frapporsi oceani di moduli, documenti e
schede di trasporto, firme e contro
firme, schede tecniche che vanno
e che vengono concepite per la
buona causa di “certificare” ogni
fase dell’interscambio merci ma
all’atto pratico tali da costituire
spesso una massa inestricabile,
una marea montante che invade
camion e uffici, ingombra scrivanie e archivi, rende ardua la
ricerca di un qualunque DDT
(Documento di Trasporto) quando
l’insorgenza di un problema lo
rende necessario.
Eppure le normative e le prassi
consentono di digitalizzare gran
parte della documentazione garantendo una serie di vantaggi:
abolizione della carta, acquisizione delle informazioni in tempo
reale, certificazione elettronica
del luogo, del momento e delle
caratteristiche del bene nel mo-
Nelle attività di trasporto possono
addensarsi quantità industriali di carta. Eppure oggi norme e tecnologie
consentono di digitalizzare gran parte
della documentazione. Se ne è parlato
ad un convegno di GEP Informatica. A
lato il direttore commerciale Alberto
Cirelli: “il problema principale è avere
la volontà di innovare”
mento stesso in cui transita dalla
responsabilità del magazzino a
quella del trasportatore e quindi da
quest’ultimo al destinatario finale.
Ad illustrarne modi e modalità
è giunto a proposito il convegno
“X Factor del Trasporto 2.1: dalla
5÷10 miliardi
I documenti annualmente prodotti in Italia
con riferimento alle attività di logistica e di
trasporto
(Fonte: Osservatorio Politecnico Milano sulla
Fatturazione elettronica e Dematerializzazione - 2013)
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presa in carico alla consegna”
tenutosi recentemente presso la
Scuola di Logistica creata a Correggio (RE) da GEP Informatica
su iniziativa del vulcanico direttore commerciale, Alberto Cirelli,
che ha così aperto i lavori: “per
essere competitivi occorre propensione al cambiamento. Fare
le cose sempre allo stesso modo
azzera le possibilità di crescita.
La mancata dematerializzazione
dei documenti, oggi possibile a
livello normativo e tecnologico, è
un esempio eclatante di resistenza
al cambiamento e all’innovazione”.
A fare luce su possibilità e prospettive è Giorgio Berni, storico
Project manager di GEP che, in
tempo reale, ha presentato alla
platea l’esempio di un viaggio di
tre colli in modalità totalmente dematerializzata: “l’unico documento di cui è ancora effettivamente
necessaria la versione cartacea a
bordo del veicolo - dice Berni - è
la Scheda di Trasporto. Tutto il resto trova più razionale alternativa
nella versione digitale”.
Una gestione macchinosa
È ora di porre fine alla macchinosa
gestione, da parte dell’emittente,
di più copie cartacee del DDT con
relativa archiviazione di originali
e copie siglate dal trasportatore.
Basta con gli oneri a carico di
quest’ultimo chiamato a firmare
scartoffie che certifichino la presa
in carico, a raccogliere a sua volta
la firma del cliente finale trasferen-
do quindi il documento agli uffici
interni per burocratica archiviazione. E titoli di coda anche per gli
obblighi del ricevente, chiamato
sinora a sua volta ad acquisire,
firmare, archiviare carte su carte:
“L’Osservatorio del Politecnico di
Milano su Fatturazione Elettronica
e Dematerializzazione - dice Berni
- ha evidenziato come la digitalizzazione sia ormai adottabile presso
imprese di ogni dimensione”.
Il passaggio dal dire al fare transita dalle tecnologie disponibili,
tali da garantire con granitica
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Giovanni Decimo, direttore della logistica di Camst, pioniere nell’applicazione delle tecnologie digitali
indispensabili per garantire KPI di
eccellenza nel trasporto nell’ambito
del business della ristorazione
Giorgio Berni (GEP Informatica): “la
tecnologia e l’integrazione tra più
tecnologie e soluzioni rappresentano
l’X Factor del trasporto”
certezza il quando, il dove, il chi
ha compiuto qualsivoglia atto,
magari corredando il tutto da
un’immagine fotografica (è il caso
di un collo aperto o danneggiato).
Ecco svelato sullo smartphone,
sul palmare, sul tablet (e Berni lo
evidenzia con più demo) chi è il
committente, di chi è la merce, in
cosa essa consista, caratteristiche
e quantità, pesi e dimensioni, chi
ne ha la responsabilità in qualsivoglia momento, dove essa si
trovi e, volendo, orario presunto
di consegna al destinatario finale
valutando e considerando tutti i
possibili inconvenienti: “su uno
strumento digitale - dice Berni
- può essere trasferita qualunque
tipo di informazione” con valore
documentale e immediatamente
archiviabile, un’informazione che
non si perde, non si deteriora e
può essere facilmente conservata in
cloud e facilissimamente ritrovata
al bisogno.
Domanda birichina dalla platea: e
se non c’è campo? Berni fulmina
l’incauto: “gli strumenti operano
anche in assenza di connessione
e l’informazione verrà automaticamente trasferita nel cloud non
appena ripristinate le normali condizioni”. È il caso, per esempio, di
operatività in zone remote ovvero
in sottoscala o comunque edifici
impervi a bassa connettività, un
problema che peraltro può presentarsi anche presso poli logistici
di rilievo ma facilmente risolvibile con l’ausilio delle più banali
tecnologie wi-fi: “ la tecnologia e
l’integrazione tra più tecnologie e
soluzioni rappresentano l’X Factor
del trasporto”, dice Berni svelando
l’arcano nascosto nel titolo del
convegno.
Alla base permane un valore che è
culturale prima che tecnologico:
“l’informazione non è proprietà di
nessuno, deve esser resa disponibile a tutti” e questo principio deve
valere soprattutto nella logistica
che va letta come un continuum
logico, temporale, operativo e tecnologico “tra un punto di prelievo
ed un punto di consegna”.
L’esempio di Camst
A trasferire la platea dalle teoria
alla pratica si incarica un colosso
come Camst, rappresentata da
Giovanni Decimo, direttore della
logistica, pioniere nell’applicazione delle tecnologie digitali. E ne
Ci metto la firma
Franco Tafini, Security Solution Leader
di IN.TE.SA. (società del Gruppo IBM
che dal 1987 accompagna i clienti nella
trasformazione digitale) ha analizzato
una delle tematiche più critiche del processo di dematerializzazione: la validità
della firma apposta digitalmente, per
esempio su un tablet, ai fini di conferma
dell’avvenuto scarico di responsabilità.
Ma la premessa ha orientato il focus:
“prima della tecnologia - ha esordito il Franco Tafini (IN.TE.SA.)
relatore - occorre conoscere i processi.
Solo da un’adeguata conoscenza dei processi si originano
conseguenti e valide scelte sulle tecnologie più adeguate”, tecnologie e soluzioni che devono essere “affidabili, legali, globali
e facili da usare”. Ma con una certezza: “snellire le procedure
tramite il trasferimento dalla carta all’elettronica è una scelta
che permette di accelerare i processi, migliorare l’user experience, gestire le operazioni su mobile rafforzando il controllo
e la conformità”. Gli ostacoli principali al raggiungimento di
simili obiettivi? “Un’analisi deficitaria dei processi a monte e
un’incompleta comunicazione sulle procedure necessarie e
conseguenti a valle.”
ha ben donde: Camst è operativa
nel business della ristorazione a
favore di scuole, aziende, ospedali,
pubblici esercizi e comunità con
cifre di tutto rispetto: 500 milioni
di fatturato, 90mila pasti / anno
recapitati presso 1.500 punti di
consegna. Decimo, in Camst dal
2011, è il protagonista di una
riorganizzazione logistica che ha
puntato a ottimizzare i costi, ridurre il numero delle referenze
(in origine oltre 60mila. Oggi al
Cedi - da cui transita il 75% della
merce - ridotte a 3.651) creando
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eliminare ridondanze e passaggi
intermedi.
“Abbiamo ridotto lo stock out
presso i locali - evidenzia il manager
-, innalzato la qualità dei prodotti,
migliorato i tempi di distribuzione, implementato soluzioni per la
tracciabilità e il monitoraggio dei
flussi” a vantaggio sia del cliente che del consumatore finale.
L’apporto della tecnologia è stato
determinante: “se al centro della
nostra strategia ci sono i locali
serviti - dice Decimo - va da sé che
la qualità, la precisione, il rispetto
delle tempistiche diventano imperativi categorici”. La precisione
è monitorata valutando il dato
di divergenza sul totale relativo a
righe d’ordine, chilogrammi e pezzi
consegnati. Che il relatore sia ad un
Marco Picciafuoco (PTV
Italia Logistics): “i problemi nascono quando
non c’è trasparenza e
quindi diventa difficile
l’acquisizione di tutti i
dati necessari”
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buon punto del suo lavoro lo rivelano i dati (KPI oltre il 99%) e il
fatto che il problema principale che
evidenzia nella sua relazione sia il
fatto che molti edifici, per esempio
i plessi scolastici, siano stati pensati
senza riflettere che, in un domani,
qualcuno avrebbe dovuto accostare
per consegnare quanto necessario
al pranzo meridiano.
Picciafuoco docet
Marco Picciafuoco, amministratore
delegato di PTV Italia Logistics, è
entrato nel merito delle questioni
tecnologiche con una premessa di
principio: “la via maestra per incrementare l’efficienza è condividere
le informazioni”. PTV da venticinque anni ha fatto dello sviluppo
Una videata dal TMS (Transport Management System) Sigep di GEP Informatica: “su uno strumento digitale può essere
trasferito qualunque tipo di informazione” - dice Berni che ne ha dato dimostrazione pratica con demo live
di soluzioni utili a pianificare ed
ottimizzare tutto ciò che muove
persone e cose la sua ragion d’essere:
“i problemi nascono quando non
c’è trasparenza e quindi diventa
difficile l’acquisizione di tutti i dati
necessari”.
L’era della digitalizzazione facilita
però la condivisione imponendo nuovi standard, amichevoli,
omogenei, trasparenti venendo
incontro ad esigenze eterogenee
e talora contrapposte: quelle del
trasportatore, dell’autista, del committente, del destinatario. “Tutti
attori - spiega Picciafuoco - che
grazie alla tecnologia trovano un
linguaggio comune e rapidamente
percepiscono i vantaggi e i benefici
di una gestione digitalizzata”.
Il relatore porta l’esempio di PTV
Drive&Arrive, esempio tipico di
strumento che coinvolge l’intera
catena del trasporto informando
tutti gli attori sull’orario di arrivo
stimato, automaticamente ed in
tempo reale, considerando circa
800 milioni di informazioni che
riguardano condizioni delle strade
e del traffico, eventuali blocchi, i
tempi di guida e di riposo, guasti,
tempi di attesa alle frontiere e
così via.
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