3 La revisione del sistema di controllo interno

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3 La revisione del sistema di controllo interno
Secondo i “vecchi” Principi di revisione italiani, il sistema di controllo interno 1 è l’insieme delle direttive, delle procedure e delle tecniche adottate dall’azienda, allo scopo di
raggiungere i seguenti obiettivi:
- la conformità dell’attività degli organi aziendali all’oggetto che l’impresa si propone di
conseguire ed alle direttive ricevute;
- la salvaguardia del patrimonio aziendale;
- l’attendibilità dei dati.
Secondo i Principi di revisione internazionali (da cui derivano i “nuovi” principi di revisione italiani), il controllo interno comprende tutti i metodi e le procedure adottate dalla
direzione di una società allo scopo di:
• assisterla nel raggiungimento degli obiettivi;
• assicurarle, per quanto possibile:
- l’ordinata ed efficiente conduzione del suo “business”;
- l’aderenza alle direttive della direzione;
- la tutela dei beni, la prevenzione e scoperta di frodi ed errori;
- l’accuratezza e la completezza dei saldi di bilancio;
- la tempestiva preparazione di bilanci attendibili.
Gli elementi principali del sistema di controllo interno sono:
- Ambiente dei controlli;
- Sistema contabile (incluso l’ambiente del computer);
- Procedure di controllo.
L’Ambiente dei controlli consiste in una serie di fattori correlati con la proprietà, la direzione e l’organizzazione dell’azienda. Esso comprende le attitudini, le capacità e gli interventi della proprietà e del personale direttivo.
Un favorevole ambiente dei controlli contribuisce a migliorare la qualità del controllo
interno e quindi la veridicità dei dati.
1. A. CAVALIERE, Il sistema di controllo interno, in Riv. summa, 2005.
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PARTE PRIMA - INTRODUZIONE ALLA REVISIONE LEGALE DEI CONTI
Fattori:
- Organizzazione, ruoli e responsabilità;
- Integrità del management e del personale;
- Monitoraggio del business.
Il sistema contabile (incluso l’ambiente del computer), comprende una serie di procedure
automatiche ed attività manuali volte ad identificare, classificare, registrare le transazioni
ed archiviare i documenti relativi a tali transazioni, sia che essi siano generati esternamente sia che siano prodotti dal sistema.
Ogni sistema contabile risponde alle esigenze di ciascuna azienda e quindi varierà in funzione della sua natura, dimensione, volumi di transazioni, obblighi legislativi (es. banche),
ecc.
In ogni caso, un sistema contabile adeguato dovrebbe:
-
identificare e registrare solo transazioni valide;
descriverle sufficientemente;
quantificarle correttamente;
allocarle temporalmente (cut-off).
Le Procedure di controllo sono volte ad assicurare che le transazioni siano autorizzate e
siano state riflesse nel sistema contabile in modo completo ed accurato.
Ogni azienda ha procedure di controllo diverse in relazione alla propria struttura: tuttavia
esistono tipologie di procedure che ci sono in tutte le aziende anche se realizzate attraverso
differenti modalità (es. procure).
1 Procedure di controllo => MONITORAGGIO
I controlli di monitoraggio comprendono la regolare attività di supervisione delle attività
svolta dal management aziendale al fine di identificare gli errori risultanti da mancanza o
non operatività di controlli sulle applicazioni o controlli in ambito EDP oppure problemi
esistenti nel sistema contabile.
Esempi:
- analisi di budget;
- confronto informazioni contabili con dati gestionali (es. ore di ... straordinario).
2 Procedure di controllo => APPLICATIVI
Procedure di controllo atte ad assicurare l’integrità dei dati contabili, svolte manualmente
dall’utente o in automatico dall’elaboratore e volte ai seguenti obiettivi:
3 LA REVISIONE DEL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO
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3 Procedure di controllo => COMPUTER
Quando i controlli applicativi sono dipendenti da procedure automatiche è necessario assicurarsi del corretto funzionamento delle stesse.
I controlli sul computer includono:
-
modifica dei programmi (manutenzione);
sviluppo ed implementazione;
sicurezza;
operazioni con il computer (operatività).
Il revisore gestionale, nell’ottica di fornire anche un servizio indipendente a valore aggiunto di supporto e di consulenza al management aziendale, non si limita a evidenziare le
disfunzioni nelle procedure, nei meccanismi di funzionamento del sistema di controllo
interno, ma risale alle cause che le hanno generate, al fine di individuare possibili azioni
correttive o di miglioramento. Il revisore, partendo dalle procedure, risale ai processi e le
inserisce nella sua analisi dei processi per comprenderne il contesto di funzionamento, al
fine di avere un quadro completo del sistema IT.
L’obiettivo generale è l’analisi e la valutazione del sistema contabile e di controllo interno
dell’impresa, al fine di evidenziare gli aspetti suscettibili di miglioramento e fornire indicazioni utili sulle possibili azioni correttive, per conseguire più alti livelli di efficienza ed efficacia nelle fasi di gestione, controllo e rappresentazione contabile dei fenomeni aziendali.
Generalmente, il lavoro specifico si svolge attraverso una serie di incontri e interviste con
la struttura direzionale della società e con i collaboratori ai livelli intermedi della struttura
di volta in volta segnalati dalla società. L’analisi avrà come oggetto l’organizzazione contabile ed il sistema di controllo interno della società e sarà concentrata sui seguenti aspetti:
1) struttura della società e sua organizzazione;
2) settore di appartenenza, caratteristiche del business e principali fattori di rischio;
3) sistema di controllo interno relativo ai principali flussi aziendali, con particolare riferimento a quelli connessi ai maggiori fattori di rischio per il business della società;
4) sistema informativo;
5) struttura dell’informativa societaria con riferimento ai contenuti di bilancio, principi e
criteri adottati, piano dei conti, note informative ed alla periodicità della loro predisposizione.
L’esigenza del revisore legale dei conti è quella di comprendere il sistema di controllo
interno, descrivere il flusso informativo ed i controlli adottati dalla società mediante:
- note descrittive;
- diagrammi di flusso al fine di valutarlo per garantire la correttezza del sistema informativo in oggetto.
☞
Di seguito sono riportati:
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➢ un esempio di check list per il monitoraggio del sistema di controllo interno;
➢ alcuni esempi di check list e di impostazione tabellare per la formalizzazione relativamente all’analisi e alla rilevazione del flusso informativo e dei controlli adottati dalla
società per i cicli 2:
- Attivo (Clienti);
- Passivo (Fornitori);
- Magazzino (Rimanenze);
- Immobilizzazioni (Cespiti);
- Tesoreria.
Check list per il monitoraggio del sistema di controllo interno
1) Ottenere informazioni dall’Alta Direzione (o dal Comitato per il controllo interno, se esiste),
circa il profilo del sistema di controllo interno aziendale, sulla autovalutazione dell’Alta
Direzione, sulla valutazione del piano di lavoro dei preposti al controllo interno, sui miglioramenti adottati nell’ultimo esercizio.
2) Identificare i soggetti preposti al raggiungimento degli obiettivi di economicità (efficacia ed
efficienza), con riferimento alla gestione della società ed alla struttura organizzativa.
Con riferimento ad un’impresa di produzione questi soggetti potrebbero essere:
– il responsabile dell’area commerciale,
– il responsabile degli approvvigionamenti,
– il responsabile della produzione,
– il responsabile dei magazzini e della logistica,
– il responsabile delle risorse umane,
– il responsabile della finanza,
– il responsabile della amministrazione,
– il responsabile del controllo di gestione.
3) Accertarsi che sia stata richiesta dall’Alta Direzione/dal Comitato per il controllo interno a
ciascun responsabile una valutazione di rischio per la propria area una descrizione del sistema di controlli informativi ed organizzativi messi in atto per il raggiungimento degli obiettivi riguardanti la propria area di competenza.
4) Ottenere informazioni sulle azioni che vengono compiute in merito ai punti di debolezza
segnalati fino alloro completo superamento.
5) Ottenere informazioni dall’Alta Direzione (o dal Comitato per il Controllo Interno, se esiste)
circa il responsabile e l’organizzazione aziendale preposta alla raccolta, all’archiviazione ed
all’aggiornamento delle leggi e regolamenti riguardanti l’impresa ed il suo settore di attività.
6) Ottenere informazioni circa la competenza professionale del responsabile e degli altri operatori preposti.
7) Ottenere informazioni dal responsabile preposto riguardo ai punti seguenti:
– organizzazione dell’archivio normativo. Con riferimento ad un’impresa di produzione,
tale organizzazione dovrebbe comprendere le seguenti aree:
¨ norme statutarie,
[segue]
2. A. CAVALIERE, Come ti controllo l’azienda, in Riv. Summa, 2007.
8)
9)
10)
11)
12)
13)
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¨ norme generali,
¨ norme per lo specifico settore di attività,
¨ norme fiscali,
¨ norme sul lavoro,
¨ norme ambientali,
¨ altro;
– organizzazione e cadenza dell’aggiornamento periodico;
– organizzazione e procedure per l’aggiornamento professionale dei responsabili operativi
interessati, in caso di innovazioni normative;
– organizzazione, procedure e responsabilità per assicurare il rispetto di leggi e regolamenti;
– collegamenti con consulenti esterni e altre specifiche funzioni interne (consulenti fiscali,
legali, consulenti del lavoro, ufficio contenzioso, ufficio legale, ufficio personale, ecc.).
Considerare la capacità del sistema di controllo interno di garantire il rispetto di norme e
regolamenti e segnalare all’Alta Direzione (e/o al Comitato per il controllo interno) e/o alla
Società di Revisione eventuali punti di debolezza che devono essere superati.
Ottenere informazioni dall’Alta Direzione e dai responsabili della funzione circa gli eventuali mutamenti intervenuti nell’organizzazione e nel sistema di controllo interno circa il
rispetto di leggi o regolamenti e/o nei comportamenti pratici dei responsabili preposti.
Ottenere informazioni circa le azioni intraprese a fronte dei punti di debolezza eventualmente
segnalati in precedenza.
Accertare il rispetto delle procedure interne di controllo sulla conformità alla legge circa:
– adempimenti fiscali, previdenziali, assistenziali, ecc. di dichiarazione periodica e di pagamento;
– adempimenti dichiarativi prescritti da leggi speciali o regolamenti.
Ottenere informazioni dalla Società di Revisione su eventuali carenze emerse nel corso del
lavoro.
Considerare la capacità del sistema di controllo interno di garantire il rispetto di norme e
regolamenti e segnalare all’Alta Direzione (e/o al Comitato per il controllo interno) e/o alla
Società di Revisione eventuali punti di debolezza che devono essere superati.
3.1 Ciclo Attivo (Clienti)
3.1.1 Introduzione
L’obiettivo principale del ciclo in esame è quello di vendere i beni e/o i servizi prodotti, o
solo commercializzati dall’impresa, ai prezzi e alle condizioni previste dalle politiche commerciali aziendali.
Le attività elaborate attraverso tale ciclo sono:
- vendita di beni e/o erogazione di servizi;
- incasso dal cliente;
- resi di prodotti da parte del cliente.
Per alcune imprese, altre tipologie di attività che possono avere luogo come parte del ciclo
vendite includono:
- vendite di scarti e sfridi;
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- vendite a società del gruppo;
- vendite a parti correlate.
Il flusso documentale che provoca lo svolgersi di tale ciclo può essere così sintetizzato:
-
ordine di acquisto dal cliente;
analisi cliente per verificare livello di scaduto e/o di fido;
modulo di approvazione dell’ordine;
bolla di trasporto;
fattura di vendita;
incasso;
nota di accredito;
reso.
A livello di contabilità i reports producibili per il monitoraggio di tale ciclo e flusso documentale sono:
-
bilancio di verifica;
partitario clienti;
estratto conto clienti;
scadenzario clienti (Aging);
rapporto resi;
rapporto note credito.
I saldi di bilancio più importanti influenzati dal ciclo vendite per tipologia di operazione
sono:
➢ operazioni di vendita di beni e/o erogazione di servizi:
-
magazzino;
crediti verso clienti;
ricavi di vendita;
accantonamenti al fondo rischi su crediti;
perdite su crediti.
➢ operazioni di incasso dal cliente:
- cassa e c/c bancari;
- crediti verso clienti;
- sconti.
➢ resi di prodotti da parte del cliente e premi/sconti quantità:
-
resi su vendite;
sconti e premi passivi;
magazzino.
I rischi inerenti a tale ciclo possono derivare da:
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a) condizioni macroeconomiche (crisi di settore, crisi di società, crisi politica);
b) difficoltà al riconoscimento del ricavo (si pensi alle aziende che lavorano su commessa);
c) complessità del flusso documentale e conseguentemente dei dati di bilancio (stima del
fondo svalutazione crediti, partite cliente in più valute, ecc.);
d) esperienza maturata sul cliente (ad esempio lo “score sheet” dell’anno prima).
3.1.2 Obiettivi, rischi e controlli
Dati significativi del ciclo
Numero di clienti
Rotazione clienti
Fatturato annuale
Numero di fatture mensili
Importo annuale delle note di credito
Valore medio delle fatture
Valore della voce clienti
Rischi particolari
Ricorso all’assicurazione crediti
Per tale ciclo, il sistema di controllo interno all’azienda dovrebbe assicurare:
- che gli ordini ricevuti vengano correttamente smistati ed eseguiti tempestivamente;
- che tutte le merci consegnate e le prestazioni eseguite siano oggetto di regolare fatturazione senza ritardi;
- che tutte le fatture emesse siano correttamente ed integralmente registrate in contabilità;
- che i crediti verso clienti siano seguiti sistematicamente al fine di assicurare che non vi
siano ritardi nell’incasso;
- che gli incassi dei crediti vengano prontamente registrati e siano minimizzati i rischi di
perdite per insolvenze o indebite appropriazioni.
Esempi di validi controlli interni su tale ciclo possono essere:
- quadratura settimanale delle schede contabili, con il partitario clienti e il bilancio di
verifica;
- analisi mensile dell’andamento vendite a consuntivo rispetto all’esercizio precedente, al
mese precedente e al budget con verifica degli scostamenti a valore (prezzi) e quantità
(lotti);
- analisi mensile degli sconti e verifica degli scostamenti significativi sulla media;
- analisi mensile dei resi e verifica degli scostamenti significativi sulla media;
- analisi mensile di report/scadenzario che evidenzino l’aging (scaduto) dei crediti rispetto all’anno precedente (tenuto conto del fatturato) e al budget;
- indagine sui crediti al legale per recupero crediti ovvero incagliati da più di 360 giorni;
- analisi incassi successivi alla data del bilancio e fino alla data della verifica.
Il revisore accorto poi, oltre che ripercorrere tali controlli interni e far leva sulla propria
personale esperienza, dovrebbe concentrare l’attenzione anche su quanto segue:
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a) indici, parametri e reports utilizzati dalla direzione per monitorare tale ciclo (ricavi,
crediti ed incassi) e come vengono utilizzati;
b) se e come vengono confrontati i dati consuntivi con quelli a budget;
c) quali controlli esegue la direzione per monitorare il rischio perdite su crediti;
d) quali controlli esegue la direzione per monitorare il rischio resi e garanzia su prodotti.
Obiettivo di revisione:
Tutte le vendite (resi) sono inserite e registrate
Rischio potenziale
-
Cessione di merce o prestazioni
realizzate non fatturate: rischio di
perdita
Controlli di procedure
-
Separazione delle funzioni spedizione
e fatturazione
-
Sicurezza fisica dei magazzini e legame tra uscita di merci e fatturazione
-
Riconciliazione tra le bolle consegna,
buoni uscita magazzino, le scritture
dell’inventario permanente e la
fattura
Prenumerazione di bolle, buoni uscita, fatture e periodico controllo delle
sequenze
-
-
Gestione ordini non evasi per anzianità data ordite
-
Gestione delle consegne parziali
-
Controllo delle vendite in contanti
-
Controllo delle condizioni
d’annullamento delle vendite
Rischio potenziale
-
Resi di merci senza nota di credito:
-
Rischio di sottrazione della merce
-
Rischio di cut-off
-
Separazione delle funzioni “magazzinaggio - fatturazione”
-
Gestione specifica delle entrate in
magazzino dovute a resi
-
Stampa sistematica di una bolla di
reso prenumerata
-
Prenumerazione delle N/C e legame
con bolla di reso
-
abbinamento dei resi con le N/C
[segue]
Rischio potenziale
-
Mancata contabilizzazione delle fatture
e N/C emesse:
-
Separazione delle funzioni “magazzinaggio - fatturazione”
-
Rischio di perdita
-
-
Rischio di sottrazione
Movimentazione automatica del registro vendite all’emissione della fattura, ovvero esistenza di un controllo
della sequenza numerica da parte di
una persona indipendente che accerta
la completezza delle registrazioni
-
Centralizzazione automatica del giornale vendite in contabità
143
144
Tutte le vendite (resi) registrate sono state effettuate
Rischio potenziale
-
Sopravvalutazione del volume d’affari o
del margine lordo
-
Riconciliazione fatture e ordini
-
Riconciliazione fatture e contabilità
di magazzino
-
Verifica dell’impossibilità di emettere
e contabilizzare più fatture per una
stessa spedizione
-
Spedizione diretta delle fatture ai
clienti da parte del servizio
fatturazione
Rischio potenziale
-
Note Credito non giustificate
-
Separazione tra le funzioni di
autorizzazione e di emissione N.C.
-
Riconciliazione N.C. emesse con le
relative entrate in magazzino e fatture
di origine
-
Analisi e giustificazione da parte di
personale indipendente delle N.C.
reso
-
Spedizione diretta della N.C. ai clienti
da parte del servizio fatturazione
Tutte le vendite (o NC) contabilizzate sono correttamente valutate
Rischio potenziale
-
Ricavi delle vendite non corretti e
rischio di perdita o di controversia con i
clienti
- Predisposizione di tariffe approvate e
periodicamente aggiornate
- Protezione dei file tariffe
- Legame tra prezzo ordine - prezzo
fatturato - prezzo listino
- Gestione specifica di ordini e vendite
che presentano condizioni diverse
rispetto al listino
- Gestione e controllo dei ribassi e in
contante
- Legame tra NC emesse per resi e
fatture di origine
- Verifica delle aliquote IVA
Rischio potenziale
-
Errata valutazione dei crediti in valuta
-
I tassi di cambio utilizzati devono
essere periodicamente comunicati
alle persone incaricate della
contabilizzazione
-
Gli importi in valuta devono essere
facilmente identificabili per garantirne l’adeguamento ai cambi di chiusura
145
146
Le vendite (o NC) sono registrate nel periodo di competenza
Rischio potenziale
-
Errato collegamento dei costi e ricavi:
non rispetto dei principi di regolarità e
veridicità dei conti
-
Dispositivi e procedure di chiusura che
consentono di rilevare in modo completo
e reale le fatture e le NC da emettere
-
Trattamenti manuali o informatici che
permettono l’abbinamento:
•
dei resi e delle entrate in magazzino con
le NC
• delle uscite dal magazzino con le fatture
-
Rilevazione dei costi e ricavi accessori
collegati al ciclo vendite clienti (premi
fine anno, provvigioni dovute, ecc.)
Le vendite (o NC) registrate sono correttamente contabilizzate
Rischio potenziale
-
Controversie con i clienti
-
-
Errata analisi dei conti: rischio
d’irrecuperabilità o di ritardo
nell’incasso dei crediti
Regole di aggiornamento dell’anagrafica
clienti
-
Verifica delle imputazioni indicate sulle
fatture
-
Spunta periodica dei conti clienti
-
Modalità di ricerca e di correzione degli
errori d’imputazione
-
Riconciliazione dei giornali e bilanci di
verifica ausiliari con contabilità generale
-
Spedizioni di estratti conto mensili ai
clienti
147
Gli importi fatturati sono recuperabili
Rischio potenziale
-
Vendite a clienti non solvibili: rischio di
perdita su crediti e commesse in corso
-
Esistenza di un servizio indipendente
incaricato di seguire e gestire il rischio
cliente:
-
Procedura fidi
-
Schede d’informazione per clienti
-
Blocco automatico degli ordini in caso di
superamento del fido concesso
-
Approvazione o convalidazione sistema
degli ordini prima della spedizione
Rischio potenziale
-
Esistenza di arretrati
-
Esistenza di un tabulato dei crediti per
anzianità (Ageing list)
-
Stampa periodica dell’ageing list
-
Imputazione tempestiva degli insoluti
-
Procedura di autorizzazione da parte di
un responsabile, indipendente dalla
gestione clienti, della registrazione a
perdita su crediti o variazioni di scadenze
-
Esistenza di una politica chiara per
girare i crediti a crediti dubbi
-
Regole precise di svalutazione dei conti
clienti
148
Gli incassi sono correttamente registrati
Rischio potenziale
-
-
Mancata o ritardata registrazione degli
incassi:
-
Separazione delle funzioni incassi e gestione conti clienti
•
rischio di sottrazione o perdita
-
•
gestione di tesoreria svolta in modo
non ottimale
Regole di gestione degli incassi ricevuti,
contabilizzati e imputati ai conti clienti
-
Mancato rispetto della politica aziendale in materia di crediti
Gestione delle vendite in contante, controlli di cassa
-
Autorizzazione delle condizioni di pagamento concesse ai clienti in accordo con
la politica generale di credito della
società
3.1.3 Esempio check list ciclo Clienti (Attivo)
✓ Procedura autorizzazione ordini di vendita
Le procedure prevedono che tutti gli ordini di vendita ricevuti siano fatti per iscritto?
Per accettare ed evadere gli ordini di vendita è necessaria l’approvazione scritta da parte di
un responsabile?
✓ Procedure di conferma degli ordini di vendita e di controllo dei limiti di credito
È richiesto un preventivo controllo dei limiti di credito stabiliti per ogni cliente prima che
sia autorizzato agli ordini di vendita?
Una funzione indipendente da quella commerciale svolge il controllo dei limiti di credito
concessi o da concedere ai clienti?
Vengono sistematicamente emesse conferme d’ordine di vendita?
Tutte le condizioni che regolano la vendita sono evidenziate per iscritto?
✓ Procedura evidenziazione degli impegni di vendita inevasi
Adeguate procedure di controllo sugli ordini/conferme d’ordine consentono di verificare
se tutti gli ordini di vendita accettati sono stati evasi (esempio: prenumerazione sequenziale delle conferme d’ordine)?
✓ Procedura spedizione merci
La spedizione delle merci è sistematicamente accompagnata da documenti scritti evidenzianti quantità e descrizione delle merci?
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Su tali documenti esistono adeguati controlli (es. prenumerazione dei documenti) che consentono di verificare che per tutte le merci spedite vengano emesse le relative fatture di
vendita?
Nel caso di prestazioni di servizi, vengono predisposti adeguati documenti a supporto
delle prestazioni rese?
✓ Evidenza e controllo delle spedizioni e/o servizi da fatturare
Tutti i documenti per merci spedite e servizi resi che non sono stati ancora fatturati vengono tenuti in particolare evidenza?
Una persona indipendente rivede periodicamente i documenti ancora da fatturare ed accerta le ragioni della mancata fatturazione in tempi ragionevoli?
✓ Procedura preparazione e controllo fatture e note credito
Tutti ed esclusivamente i documenti di spedizione o quelli che evidenziano i servizi resi
costituiscono la base di registrazione delle fatture di vendita?
Gli ordini di vendita debitamente approvati o i listini prezzo debitamente autorizzati ed
aggiornati costituiscono la base di determinazione dei prezzi di vendita?
I documenti di reso e di reclamo costituiscono la base di determinazione delle note di
credito ai clienti?
Un responsabile approva per iscritto tutte le note di credito?
È prevista la verifica della correttezza delle fatture di vendita e delle note di credito riguardo ai calcoli aritmetici e fiscali, alla correttezza dei prezzi, alla conformità con i documenti
di spedizione, di esecuzione dei servizi, di reso, ecc.?
Adeguate evidenze scritte vengono date per i controlli svolti?
Sono necessarie autorizzazioni scritte per tutti gli sconti e le speciali condizioni che compaiono in fattura?
È richiesta inoltre un’approvazione scritta da parte di un responsabile prima dell’emissione di fatture anomale per condizioni o importi?
È necessaria la documentazione e l’autorizzazione scritta di un responsabile per tutte le
rettifiche ai conti clienti?
✓ Registrazioni contabili complete ed accurate
La società prevede adeguati controlli nelle procedure di registrazione contabile al fine di
elaborare in maniera completa ed accurata le fatture attive, le note credito a clienti e le
rettifiche nei conti clienti?
Sui documenti registrati è posta l’evidenza dell’avvenuta contabilizzazione?
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Un responsabile esamina periodicamente i documenti non registrati per accertare le ragioni dell’omessa contabilizzazione?
✓ Procedura controlli quadrature partitario clienti con il mastro
Ad intervalli relativamente brevi, il partitario clienti viene quadrato con il relativo mastro?
Una persona diversa dal responsabile della contabilizzazione verifica e approva la quadratura?
✓ Procedura controllo incassi
Sono definite adeguate procedure per l’apertura della posta?
All’apertura della posta, tutti i valori ricevuti vengono registrati su di un apposito protocollo?
Il protocollo dei valori è tenuto da persona diversa dal cassiere e dall’addetto alla contabilità clienti/fornitori?
Per impedire l’eventuale deposito su conti correnti che non siano quelli della società, sugli
assegni appena ricevuti viene apposto il timbro “non trasferibile”?
✓ Procedura controllo del deposito degli incassi
Ogni giorno si provvede a depositare in banca tutti i valori ricevuti?
Una persona indipendente verifica la corrispondenza tra protocollo valori e ricevuta di
deposito timbrata dalla banca?
✓ Registrazioni contabili relative agli incassi complete ed accurate
La completezza ed accuratezza della contabilizzazione degli incassi dai clienti è garantita
da adeguate procedure di controllo?
Gli estratti conto vengono periodicamente inviati ai clienti e persone indipendenti provvedono a verificare le risposte ricevute?
✓ Procedure particolari modalità di vendita ed incasso
Descrivere accuratamente le procedure in essere per la gestione e rilevazione contabile
delle vendite e degli incassi a mezzo:
Ä contanti
Ä carte di credito
Ä contrassegno
Ä altre.
151
✓ Procedura gestione crediti
Le procedure prevedono che:
Ä gli incassi da clienti, non accoppiati con le relative fatture, siano in tempo segnalati?
Ä le fatture scadute siano immediatamente individuate e si sollecitino i clienti per il pronto pagamento?
Ä in caso di esito negativo dei solleciti, e dopo un ragionevole periodo di tempo, i crediti
scaduti vengano passati a contenzioso e la gestione dei loro incassi sia affidata ad un
ufficio legale?
✓ Procedure di verifica dell’anzianità dei crediti
La completa individuazione delle posizioni di rischio è garantita da adeguate procedure di
rilevazione poste in essere dalla società
È previsto che, ad intervalli regolari, un responsabile esamini l’anzianità dei crediti per
individuare tutte le posizioni di dubbia esigibilità ed intraprendere le azioni conseguenti?
✓ Procedure contabili di valutazione dei crediti
La corretta valutazione dei crediti al presunto valore di realizzo è garantita da adeguate
procedure che tengano conto di:
Ä anzianità dei crediti?
Ä stato del debitore?
Ä garanzie ricevute?
Ä altro?
✓ Controlli sui resi e sui reclami da clienti
Sin dal momento del loro ricevimento, tutte le merci rese ed i reclami inoltrati dai clienti
vengono tempestivamente identificati e documentati (ad es: buoni di riferimento)?
Le registrazioni di contabilità di magazzino sono effettuate sulla base dei documenti di
reso?
La documentazione di cui ai punti precedenti viene trasmessa con tempestività all’amministrazione per gli opportuni provvedimenti?
✓ Procedura controllo delle pendenze inevase
I resi e i reclami per i quali si attende l’emissione di note di credito in favore dei clienti
sono tenuti in chiara evidenza?
Una persona indipendente esamina periodicamente le evidenze delle pendenze ancora aperte
ed accerta le ragioni di eventuali ritardi anomali?
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Forma tabellare di formalizzazione del lavoro
svolto sulla base della check list sopra riportata
Ciclo Attivo (Clienti)
Descrizione Rischio Controllo Punti di Suggeriesistente attenzione menti
Anagrafica Clienti
Accessi
Acquisizione/modifica
Assegnazione fido
Manutenzione
Gestione Ordini
Accessi
Emissione
Fatturazione, Note C. e Spedizione
Accessi
Emissione di bolle e di fatture
Resi
Emissione note credito
Contabilizzazione
Anticipi
Spedizione
Incassi e Recupero Crediti
Accessi
Registrazione
Recupero crediti
3.2 Ciclo Passivo (Fornitori)
3.2.1 Introduzione
L’obiettivo principale del ciclo acquisti è quello di acquistare merci e/o servizi al miglior
rapporto costo-qualità e al conseguente utilizzo ottimale delle risorse finanziarie per il
pagamento degli stessi.
- acquisti di beni e/o servizi;
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- pagamenti dei debiti per acquisti;
- reso di merci ai fornitori.
Per alcune imprese, altre tipologie di attività che possono avere luogo come parte del ciclo
acquisti includono:
- acquisti a società del gruppo;
- acquisti a parti correlate.
-
richiesta di acquisto;
modulo di approvazione della richiesta;
ordine di acquisto;
bolla di trasporto;
fattura di acquisto;
pagamento;
nota di addebito;
reso.
-
partitario fornitori;
estratto conto fornitori;
scadenzario fornitori;
rapporto resi;
rapporto note debito.
I saldi di bilancio più importanti influenzati dal ciclo acquisti per tipologia di operazione
sono:
➢ operazioni di acquisti di beni e/o servizi:
-
debiti verso fornitori;
magazzino;
acquisti o costo del venduto;
cespiti.
➢ operazioni di pagamenti dei debiti per acquisti:
- cassa e c/c bancari;
- debiti verso fornitori;
- sconti.
154
➢ reso di merci ai fornitori e premi/sconti quantità:
-
resi su acquisti;
sconti e premi attivi;
debiti verso fornitori
magazzino.
I rischi inerenti a tale ciclo, possono derivare da:
b) complessità del flusso documentale e conseguentemente dei dati di bilancio (stima
delle fatture da ricevere, partite fornitori in più valute, ecc.);
c) esperienza maturata sul cliente (ad esempio lo “score sheet” dell’anno prima).
Per tale ciclo, il Sistema di Controllo Interno all’azienda dovrebbe assicurare:
1. che gli ordini siano confrontati con le offerte scritte del fornitore;
2. che le bolle di entrata siano comparate con gli ordini;
3. il controllo degli elementi formali della fattura;
4. che i debiti siano registrati tempestivamente;
5. che le scadenze siano prontamente rilevate e siano minimizzati i rischi di contestazioni.
Numero dei fornitori
Rotazione fornitori
Importo degli acquisti annuali
Numero di fatture mensili
Importo annuale delle note di credito
Valore medio delle fatture
Valore della voce fornitori
Rischi particolari
- quadratura settimanale delle schede contabili, con il partitario fornitori e il bilancio di
verifica;
- analisi mensile dell’andamento acquisti a consuntivo rispetto all’esercizio precedente, al
mese precedente e al budget con verifica degli scostamenti a valore (prezzi) e quantità
(lotti);
- analisi mensile degli sconti e verifica degli scostamenti significativi sulla media;
- analisi mensile dei resi, delle puntualità di consegna e qualità e verifica degli scostamenti significativi sulla media;
- analisi mensile di report/scadenzario che evidenzino l’aging (scaduto) dei debiti rispetto
all’anno precedente (tenuto conto del costo) e al budget;
- indagine/analisi di un report mensile che raffronti gli acquisti con il livello di magazzino
e gli ordini inevasi.
155
a) indici, parametri e reports utilizzati dalla direzione per monitorare tale ciclo (costi,
debiti e pagamenti) e come vengono utilizzati;
b) se e come vengono confrontati i dati consuntivi con quelli a budget;
c) quali controlli esegue la direzione prima di acquisire nuovi fornitori (qualità, tempestività consegne, ecc.);
d) quali controlli esegue la direzione per monitorare il rischio resi e garanzia sugli acquisti.
Tutti gli acquisti (resi) sono registrati e contabilizzati
Rischio potenziale
-
Mancata completezza delle
registrazioni contabili:
-
Separazione delle funzioni ricevimento e
contabilità
-
Entrate in magazzino senza
registrazioni del costo
-
-
Mancata registrazione dell’esistenza
fisica delle merci
Sicurezza fisica delle giacenze e legame
tra entrata in magazzino e contabilizzazione del costo
-
Riconciliazione tra ricevimento, entrata in
magazzino e/o movimento dell’inventario
e registrazione del costo
-
Prenumerazione del ricevimento
-
Gestione degli ordini da ricevere in
ordine cronologico di data dell’ordine
-
Gestione delle consegne non fatturate
-
Gestione dei resi in attesa della relativa
nota di credito
-
Gestione delle fatture in attesa di approvazione
-
Identificazione e valutazione periodica
degli oneri accessori agli acquisti (spese
di trasporto, spese doganali, ecc.)
156
Tutte le fatture registrate corrispondono ad acquisti reali
Rischio potenziale
-
Impegni d’acquisto senza relazione con
i bisogni effettivi dell’azienda:
-
Procedura che permetta di inventariare e
gestire i bisogni effettivi dell’azienda
-
Stock in eccesso e rischio di
obsolescenza
-
Aggiornamento periodico del file fornitori
-
-
Rottura di stock
Preventiva autorizzazione degli ordini e
controllo di detta autorizzazione; elenco
delle persone abilitate a firmare gli ordini
-
Legame tra ordine e/o entrata in
magazzino e fattura
Rischio potenziale
-
Registrazione di un costo senza la sua
contropartita o doppia registrazione
-
Separazione delle funzioni ricevimento e
contabilizzazione
-
Identificazione delle copie di fattura al
loro ricevimento
-
Contabilizzazione degli originali di
fattura solo in presenza:
•
dell’ordine
•
del buono di ricevimento
-
Riconciliazione delle quantità ordinate,
ricevute e fatturate
Tutti gli acquisti registrati sono correttamente valutati
Rischio potenziale
-
Contenzioso con il fornitore
-
Riconciliazione degli elementi della fattura con quelli dell’ordine (prezzi, quantità, calcolo, IVA)
-
Gestione e controllo degli sconti commerciali e finanziari
157
Tutti gli acquisti e gli oneri collegati sono correttamente contabilizzati
Rischio potenziale
-
Contenziosi con i fornitori irrisolti e
rischio di oneri ingiustificati
-
Regole chiare di imputazione comunicate
alle persone incaricate della
contabilizzazione ed in particolare:
-
Codice del fornitore
-
Piano contabile
-
Distinzione tra costi di esercizio e costi
capitalizzabili
-
Codici analitici
-
Controllo d’imputazione
-
Riconciliazione fornitori
-
Controllo periodico dei conti fornitori
-
Verifica dell’esistenza di procedure
interne che consentano una puntuale
informazione fra i diversi servizi
aziendali delle problematiche legate ai
contenziosi con i fornitori
Tutti i pagamenti sono autorizzati e correttamente registrati
Rischio potenziale
-
Pagamenti non giustificati su fatture
riferite a forniture oggetto di
contestazioni: rischio di mancata
restituzione (fornitori c/anticipi)
-
Preventiva autorizzazione e controllo
delle condizioni di pagamento
-
Controllo e gestione degli anticipi a
fornitori
-
Separazione delle funzioni tesoreria e
contabilità fornitori
-
Aggiornamento periodico delle firme
autorizzate
-
Prenumerazione degli ordini di
pagamento e controllo delle sequenze sul
giornale tesoreria
-
Riconciliazione dei titoli di pagamento
con i documenti giustificativi
-
Abbinamento dei pagamenti con i conti
fornitori
158
3.2.3 Esempio check list ciclo Fornitori (Passivo)
✓ Procedura autorizzazione degli acquisti
La società effettua gli acquisti sulla base di appropriate autorizzazioni scritte?
Sono chiaramente definiti i poteri di autorizzare ordinazioni ed i relativi limiti?
Il servizio acquisti emette gli ordini di acquisto sulla base di richieste scritte di approvvigionamento?
Le procedure prevedono che gli ordini di acquisto:
Ä siano emessi in forma scritta?
Ä siano numerati in sequenza?
Negli ordini di acquisto viene data chiara evidenza di:
Ä quantità ordinate?
Ä relativi prezzi?
Ä altre condizioni di acquisto?
Gli ordini di acquisto sono regolarmente e ordinatamente archiviati?
Chi autorizza le ordinazioni è indipendente da chi richiede gli approvvigionamenti?
✓ Procedura richiesta offerte ai fornitori
La società ha procedure che prevedono:
Ä di tenere un elenco dei fornitori particolarmente qualificati?
Ä di contattare più fornitori prima di emettere gli ordini di acquisto?
Ä di richiedere offerte concorrenziali scritte da almeno tre fornitori per i maggiori acquisti?
La scelta del fornitore viene poi approvata da un responsabile?
✓ Procedura controllo ricevimento merce/servizi
All’atto del ricevimento, le procedure prevedono che vengano controllati:
Ä la natura, la quantità e la qualità delle merci e dei beni ricevuti?
Ä la natura, la quantità e la qualità dei servizi ricevuti?
I documenti di ricevimento riportano l’evidenza dei riscontri eseguiti?
Vengono prenumerati o numerati sequenzialmente i documenti di ricevimento per verificare che le relative transazioni siano contabilizzate in maniera completa?
Le registrazioni in contabilità di magazzino sono fatte sulla base dei documenti interni di
ricevimento merci?
Il responsabile del ricevimento merci è indipendente rispetto a chi:
159
Ä emette gli ordini di acquisto?
Ä controlla e contabilizza le fatture passive?
I resi di merce e beni ai fornitori ed i reclami avanzati nei loro confronti sono adeguatamente documentati e, se applicabile, stornati dalle registrazioni di magazzino? La documentazione viene tempestivamente trasmessa all’amministrazione?
✓ Procedura merci/servizi ricevuti in attesa di fattura
Le procedure prevedono di tenere evidenza delle merci e dei beni per le quali non si sono
ancora ricevute le relative fatture?
Gli elenchi dei ricevimenti in attesa di fattura vengono periodicamente esaminati da un
responsabile per accertare le ragioni di eventuali anomali ritardi?
Viene effettuato un accertamento periodico dei servizi ricevuti ma per i quali non è stata
ancora ricevuta la relativa fattura?
✓ Registrazioni contabili complete ed accurate
La società prevede adeguati controlli nelle procedure di registrazione contabile in modo da
elaborare in maniera completa ed accurata:
Ä le fatture passive?
Ä le note credito (debito)?
Ä le rettifiche ai conti fornitori?
Sui documenti registrati è posta l’evidenza dell’avvenuta contabilizzazione?
✓ Procedure di quadratura del partitario fornitori con il mastro
È prevista la regolare riconciliazione del partitario fornitori con il conto di mastro, ad
intervalli temporali relativamente brevi?
Un responsabile rivede ed approva la quadratura sopraccitata?
Tutte le eventuali rettifiche ai conti fornitori sono:
Ä documentate in maniera appropriata?
Ä approvate da un responsabile?
✓ Procedura controllo fatture passive
È previsto di apporre un timbro ‘copia’ su tutti gli esemplari delle fatture che sono diversi
dall’originale?
È previsto un confronto delle fatture ricevute per merci e beni con:
Ä la copia del documento interno che evidenzia il ricevimento (quantità e condizione dei
beni ricevuti)?
160
Ä la copia dell’ordine di acquisto, recante la natura, la quantità, il prezzo e le altre condizioni relative ai beni ordinati?
Analoghi controlli sono previsti per le fatture di servizi. Se la documentazione che dà
evidenza del ricevimento del servizio non è disponibile, le fatture stesse sono approvate da
un responsabile?
Vi sono precise procedure di controllo delle fatture passive/note di credito/ note di debito
per quanto concerne:
Ä la verifica dei conteggi?
Ä la verifica sotto il profilo fiscale?
Le procedure prevedono che (compatibilmente alla dimensione dell’azienda) vi siano differenti persone addette a:
Ä la preparazione degli ordini d’acquisto?
Ä la predisposizione dei documenti di ricevimento?
Ä il controllo delle fatture?
Sono previsti riscontri delle note di credito da fornitori (o di addebito nei loro confronti)
con la documentazione relativa ai resi e reclami e, se pertinenti, con le fatture originali?
Adeguate evidenze dei controlli svolti sono poste sulle fatture e sulle note credito (o debito)?
✓ Procedura di approvazione delle fatture al pagamento
È previsto che le fatture e le note credito (o debito), dopo essere state controllate, vengano
approvate per iscritto da un responsabile, a titolo di approvazione al pagamento alla scadenza?
✓ Procedura pagamento ai fornitori
Esistono adeguati controlli contro l’uso non autorizzato di assegni?
Le procedure prevedono che tutti gli assegni vengano emessi con la dicitura ‘non trasferibile’?
Gli assegni e le disposizioni di bonifico sono predisposti solo sulla base dell’evidenza che
i documenti messi in pagamento siano stati controllati ed approvati?
I responsabili della preparazione degli assegni e bonifici sono persone diverse da quelle
che hanno effettuato il controllo ed approvato i documenti?
Chi firma gli assegni o le disposizioni di bonifico è diverso da chi ha approvato i documenti di debito?
È prevista una firma abbinata per gli assegni e le disposizioni di bonifico (almeno al di
sopra di un certo ammontare)?
161
Il firmatario esamina, al momento della firma, i documenti messi in pagamento al fine di
accertarne la validità?
Il firmatario accerta che siano annullati i documenti di cui è stato disposto il pagamento per
impedire che vengano indebitamente riutilizzati in successivi pagamenti?
Gli assegni e le disposizioni di bonifico non appena sono stati firmati vengono prontamente inviati ai destinatari (fornitori e banche), in modo che non vi sia la possibilità di apporvi
modifiche non autorizzate?
✓ Procedure per garantire registrazioni contabili complete ed accurate
Sono previsti adeguati controlli nella procedura di pagamento ai fornitori in modo che tutti
i pagamenti siano registrati in maniera completa e accurata?
Vengono sistematicamente riconciliati gli estratti conto ricevuti dai fornitori con le schede
contabili ed un responsabile rivede ed approva tali riconciliazioni?
✓ Procedura controllo ordini inevasi
Gli ordini di acquisto parzialmente evasi o non ancora evasi sono sottoposti a procedure di
controllo?
Viene utilizzata una numerazione sequenziale degli ordini allo scopo di garantire la completezza dei controlli previsti al punto 1 precedente?
Si provvede a verificare alla data di bilancio se gli ordini di acquisto inevasi richiedano
l’inserimento di importi nei conti d’ordine o di informazioni in nota integrativa?
Un responsabile esamina periodicamente gli ordini inevasi ed accerta le ragioni di eventuali ritardi nell’evasione?
Forma tabellare di formalizzazione del lavoro
svolto sulla base della check list sopra riportata
Ciclo Passivo (Fornitori)
Anagrafica Clienti
Limitazioni di accesso alle anagrafiche
Creazione anagrafica
Variazione anagrafica
Limitazioni di accesso ai listini prezzo
Creazione e modifica listini prezzo
[segue]
162
Ciclo Passivo (Fornitori)
Gestione Ordini
Limitazioni di accesso alla creazione
di Ordini
Definizione Fabbisogni e gestione
richieste di acquisto
Emissione e Gestione Ordini
Ricevimento Merci
Limitazioni di accesso all’accettazione
Ricevimento merce
Controllo Qualità Materiali in ingresso
e Gestione delle non conformità
Carico Magazzino
Gestione Resi
Contabilizzazione Fatture
Limitazioni di accesso alla registrazione
fatture passive
Ricezione delle fatture
Verifica e registrazione delle fatture
con Ordine di Acquisto di materiale
con Ordine di Acquisto per servizi
senza Ordine di Acquisto
Pagamenti
Limitazioni di accesso alle funzioni
di pagamento delle fatture passive
Verifica fatture in scadenza
Predisposizione delle Distinte di
pagamento e pagamento
Pagamento
Pagamenti manuali
Assegni
Riconciliazioni
163
3.3 Ciclo Magazzino (Rimanenze)
3.3.1 Introduzione
L’obiettivo principale del ciclo magazzino è la gestione ottimale del magazzino attraverso
un valido trade-off tra le esigenze del ciclo acquisti, da una parte, e quelle della produzione
e del ciclo vendite dall’altra parte.
- ricevimento della merce;
- disposizione delle merci in modo ordinato e controllo dei movimenti in entrata e in
uscita;
- spedizione della merce.
-
bolla di entrata materia prima e merce;
modulo di richiesta scarico in produzione;
modulo di scarico magazzino materia prima;
modulo di richiesta scarico merce;
modulo di scarico magazzino merce;
modulo di carico magazzino prodotti finiti;
modulo di richiesta scarico prodotti finiti;
modulo di scarico magazzino prodotti finiti;
moduli inventario ciclico/permanente e/o inventario fine anno;
bolle di uscita prodotti finiti e merce.
-
libro inventario;
report carico scarico (scritture di magazzino);
report slow moving (lenta rotazione);
report obsolete (obsoleto);
report giacenze contabili;
report giacenze fisiche (inventario).
I saldi di bilancio più importanti, influenzati dal ciclo magazzino per tipologia di operazione sono:
➢ ricevimento della merce:
- inventario fisico;
- inventario contabile;
164
- acquisti o costo del venduto;
- resi su vendite;
➢ disposizione delle merci in modo ordinato e controllo dei movimenti in entrata e in
uscita:
- inventario fisico;
- inventario contabile.
➢ spedizione della merce.
-
crediti v/clienti;
ricavi;
inventario fisico;
inventario contabile;
resi su acquisti.
b) complessità del flusso documentale e conseguentemente dei dati di bilancio (aziende
che lavorano su commessa, operazioni intercompany, ecc.);
c) esperienza maturata sul cliente (ad esempio lo “score sheet” dell’anno prima).
1) che ci siano valide procedure per l’identificazione della merce, per il controllo qualitativo e quantitativo, e per i collaudi sia in uscita che in entrata;
2) che ci sia una disposizione del magazzino fisico ordinato, in modo che sia facilmente
identificabile nella sua composizione;
3) che siano verificati i prelievi e le uscite e che siano autorizzati;
4) che sia segnalata l’avvenuta uscita della merce agli uffici contabilità.
Valore lordo del magazzino di cui:
Importo delle svalutazioni
Materie prime (n. di codici)
Materie prime
Semilavorati
Semilavorati
Prodotti finiti (n. di codici e di articoli)
Prodotti finiti
Merci (n. di codici e di articoli)
Merci
Numero di luoghi di magazzinaggio
Rischi particolari
165
- analisi giornaliera o settimanale di reports che evidenzino le giacenze con livelli superiori o inferiori ai livelli minimi previsti;
- analisi mensile di reports che consentano il confronto delle giacenze con quelli dell’esercizio precedente e quelle a budget;
- analisi mensile di reports che evidenzino il tasso di rigiro del magazzino per individuare
ed isolare lo slow moving;
- analisi mensile di reports che evidenzino l’obsoleto.
Il revisore accorto poi, oltre che ripercorrere tale controlli interni e far leva sulla propria
a) indici, parametri e reports utilizzati dalla direzione per monitorare gli indici di rotazione e di resi e come vengono utilizzati;
b) indici, parametri e reports che assicurino che le quantità contabili risultino effettivamente a magazzino;
c) modalità di monitoraggio dello slow moving e dell’obsolete;
d) modalità di monitoraggio dei livelli di scorta.
Tutti i movimenti di magazzino sono inseriti e registrati
Rischio potenziale
-
Non padronanza dei flussi fisici: rischio
di perdita per l’azienda.
-
Impiego sistematico di documenti
standard prenumerati per seguire i
movimenti di stock: ricevimento trasferimenti verso la produzione trasferimenti tra reparti - trasferimenti
tra stabilimenti - trasferimenti dalla
produzione verso magazzino dei prodotti
finiti - spedizione - altri movimenti
-
Utilizzo di questi documenti standard per
l’aggiornamento degli stock contabili e il
controllo delle sequenze
-
Riconciliazione periodica delle quantità
teoriche con il magazzino fisico
-
Identificazione periodica delle scorte
deteriorate o obsolete e impostazione di
una procedura di eliminazione
166
Tutte le giacenze registrate sono protette e appartengono all’azienda
Rischio potenziale
-
Attività fittizia o sopravvalutata
-
Controllo fisico degli stock almeno una
volta all’anno
-
procedure d’inventario fisico chiare e
affidabili
-
gestione specifica ed identificazione delle
giacenze in magazzino ma di proprietà di
terzi
-
controllo dell’accesso alle aree di
magazzinaggio
-
qualità delle condizioni di magazzinaggio
-
copertura assicurativa
Le giacenze sono correttamente valorizzate
Rischio potenziale
-
Errata valorizzazione del magazzino:
-
Rischio fiscale
-
Rischio fittizio
- Chiara descrizione dei metodi di
valorizzazione:
• natura dei costi diretti
• natura dei costi indiretti
- Per i costi indiretti:
• descrizione e giustificazione delle regole
di imputazione
• riconciliazione dei costi imputati con la
contabilità generale
- I costi standard devono essere determinati:
• sulla base di distinte base aggiornate
• tenendo conto di normali condizioni di
attività
[segue]
167
- Gli scarti tra costi standard e costi reali
devono essere:
• periodicamente valutati
• analizzati
• se necessario, reintegrati nel valore del
magazzino per ottenere il costo effettivo di
produzione
Rischio potenziale
- Rischio di ulteriore perdita
- La politica di svalutazione deve essere
chiaramente definita e deve coprire le
giacenze:
• deteriorate
• a lenta rotazione
• a margine insufficiente
• in un’ottica di valore di realizzo netto
Rischio potenziale
- Trasferimento di margine all’interno di
uno stesso gruppo
- Il sistema di gestione del magazzino deve
consentire l’identificazione delle giacenze
provenienti da altre società del gruppo.
3.3.3 Esempio check list ciclo Rimanenze (Magazzino)
✓ Gestione anagrafica prodotti
Chi può aggiornare l’anagrafica prodotti?
Come viene regolamentato l’accesso al file (es. password)?
Che controlli vengono effettuati in automatico sulle informazioni digitate (es.: prezzi)?
Viene prodotto un report che evidenzi le modifiche apportate?
Da chi sono autorizzati gli inserimenti e le modifiche all’anagrafica prodotti?
L’aggiornamento del file è on line?
Nel caso di aggiornamento di alcune informazioni, come il costo standard e/o il costo
medio delle entrate, tale aggiornamento avviene in automatico con un’elaborazione batch?
168
Che controlli vengono effettuati da parte dell’utente su tali aggiornamenti?
✓ Gestione distinte base
Chi può aggiornare l’archivio “distinte base”?
Come viene regolamentato l’accesso al file (es.: password)?
Che controlli vengono effettuati in automatico sulle informazioni digitate?
Viene prodotto un report che evidenzi le modifiche apportate?
Da chi sono autorizzati gli inserimenti e le modifiche all’archivio?
L’aggiornamento del file è on-line?
Nel caso di aggiornamento di alcune informazioni, come il costo standard, tempi di produzione, ecc., tale aggiornamento avviene in automatico con un’elaborazione batch?
Che controlli vengono effettuati da parte dell’utente su tali aggiornamenti (es.: analisi
periodica del tabulato “distinte base”)? Chi provvede e con che termini, al costante aggiornamento delle distinte base?
Vengono effettuate delle verifiche periodiche che assicurino l’attendibilità di tali distinte?
Come vengono formalizzate tali verifiche e da chi sono riviste?
✓ Gestione dei movimenti di magazzino
Chi può inserire e/o modificare i movimenti di magazzino? Come viene regolamentato
l’accesso alla procedura (es. password)?
Vengono effettuati dei controlli sui movimenti registrati (tabulato “movimenti di magazzino”)?
Come vengono gestiti i movimenti relativi al ciclo produttivo? I prelievi per la produzione
vengono registrati in automatico con l’esplosione della distinta base per le quantità da
produrre? Che documentazione viene prodotta (es: bolla di movimentazione interna per
prelievo, bolla di lavoro, ecc.)?
Come viene rilevato lo stato di avanzamento dei lavori (es.: tempi di lavorazione, quantità
evase, scarti, ecc.)? Chi inserisce tali informazioni? Che controlli effettua la procedura
sulla completezza ed accuratezza delle transazioni?
Come sono gestiti i resi da lavorazione? Come sono gestiti gli scarti da lavorazione?
Come vengono movimentati i magazzini interessati (es.: prelievo materie prime o semilavorati, carico semilavorati finiti, carico prodotti finiti): in automatico con la chiusura ordine o tramite input da parte dell’operatore?
Esiste il rischio che un ordine di lavoro, dopo essere stato “chiuso” e verificato, possa
essere successivamente modificato?
169
Che controlli vengono effettuati sullo stato avanzamento lavori? Gli ordini di lavoro con
eccezioni (percentuale scarto lavorazioni elevato, differenze tempi std/effettivi superiori
ad un certo parametro, ecc.) come vengono rilevati e verificati? Qualora le differenze dipendano da errori della distinta base, si procede alla modifica relativa?
La società effettua lavorazioni all’esterno? Che tipo di lavorazioni vengono effettuate?
La movimentazione relativa viene gestita in automatico? Chi può inserire e/o variare i
movimenti relativi? Che files vengono aggiornati?
Le fasi di lavorazione sono gestite e verificate tramite le distinte base? Nel caso di variazioni prezzi per le fasi di lavorazione, come e quando viene aggiornato il file ”distinte
base”?
Che controlli vengono effettuati sugli scarti di lavorazioni esterni? Gli eventuali resi da
lavorazione rimangono presso il fornitore esterno o vengono ripresi in carico dalla società?
Che controlli vengono effettuati su eventuali differenze?
Come vengono valorizzate dalla società le lavorazioni esterne in essere a fine esercizio,
non ancora o solo parzialmente evase?
✓ Inventari fisici
Ogni quanto e con quale estensione vengono effettuati gli inventari fisici? I magazzini
sono adeguatamente custoditi?
Esistono delle procedure scritte per lo svolgimento dell’inventario? Da chi viene coordinato e supervisionato? Le rimanenze vengono rilevate tramite dei cartellini prenumerati?
Vengono effettuati dei controlli di supervisione?
I dati relativi all’inventario vengono gestiti in automatico? Quali sono i dati digitati e che
controlli vengono svolti in automatico o manualmente?
In caso di differenze inventariali, vengono effettuate delle ulteriori verifiche prima di procedere alla rettifica? Da chi ed in quale modo vengono autorizzate tali rettifiche?
Che controlli vengono effettuati sulla completezza delle transazioni inserite (es.: verifica
della sequenza del numero di cartellino)?
Che controlli vengono effettuati per la merce presso terzi?
Durante l’inventario fisico vengono opportunamente identificate le merci obsolete? In quale
modo? La società stampa dei reports che evidenzino le merci a lento rigiro? La società
produce o acquista merce che può essere soggetta a deperimento fisico, tecnologico oppure essere influenzata da fattori come la moda?
Che files vengono aggiornati con la digitazione dell’inventario fisico? L’aggiornamento è
on-line o batch?
Che reports vengono stampati ed a chi sono inviati?
170
✓ Valorizzazione magazzino
La valorizzazione del magazzino avviene in automatico? Con quale frequenza?
Che archivi vengono utilizzati per la valorizzazione del magazzino?
Che tabulati vengono prodotti?
Che controlli effettua la società su tale valorizzazione?
Vengono effettuate delle quadrature tra i costi assorbiti dalla contabilità industriale ed i
costi da CO.GE.?
A che livello di dettaglio vengono effettuate tali quadrature?
La società utilizza adeguatamente strumenti di analisi come la Contabilità industriale o la
contabilità integrata?
Chi ha il compito di verificare l’attendibilità della valorizzazione di magazzino (Ufficio
controllo di gestione)? Che tipo di controllo viene effettuato e da chi viene rivisto?
Nel caso la società utilizzi dei coefficienti di riparto per il ribaltamento delle spese di
produzione indirette, tali percentuali vengono riviste periodicamente al fine di mantenerle
attendibili?
Quali sono i costi considerati nella valorizzazione delle rimanenze?
La società, per incentivare le vendite o per smaltire le scorte eccedenti, effettua delle campagne promozionali con vendite di prodotto a prezzi inferiori al costo di produzione?
Che strumenti utilizza la società per rilevare la merce obsoleta o a lento rigiro? La società
effettua degli accantonamenti o svalutazioni a fine anno per l’obsolescenza di magazzino?
Come viene determinato tale accantonamento o svalutazione?
Forma tabellare di formalizzazione del lavoro svolto
sulla base della check list sopra riportata
Ciclo Magazzino
Sistemi e gestione anagrafica
Restrizioni di accesso alle anagrafiche
Creazione anagrafica articoli
Modifica anagrafica articoli
Eliminazione anagrafica articoli
Gestione distinte base
[segue]
Ciclo Magazzino
171
Ricevimento materie prime
e materiale di acquisto
Restrizione di accesso al sistema
Ricevimento materie prime e materiale
di acquisto
Etichettatura della merce e registrazione
del carico sul sistema
Registrazione del carico di magazzino
sul sistema
Controllo qualità per prodotti
Movimentazioni interne e lavorazione
Restrizione accesso al sistema
Scarico materie prime in produzione
Carico a magazzino della produzione
giornaliera
Invio merce a magazzino prodotti finiti
Ricevimento merce da stabilimento
Gestione conto lavoro
Predisposizione materiale per conto lavoro
Spedizione materiale
Ricevimento prodotto finito
Spedizione prodotti finiti
Predisposizione del materiale per la
spedizione
Spedizione del prodotto finito
[segue]
172
Ciclo Magazzino
Gestione resi da clienti
Gestione reso
Procedure inventariali
Rilevazione delle giacenze fisiche
Rilevazione delle differenze inventariali
Inventario infrannuale
Valorizzazione articoli
Restrizioni di accesso al sistema
Determinazione giacenza contabile
Valorizzazione articoli
Svalutazione
3.4 Ciclo Cespiti
Valore lordo
Valore dell’ultimo inventario
Ammortamento
fisico delle immobilizzazioni materiali
Immobilizzazioni
Numero dei siti
Valore medio annuo degli investimenti materiali
Rischi particolari
173
Tutte le immobilizzazioni, così come i costi ed i ricavi collegati, sono registrati
Rischi potenziali
- Errata distinzione dei costi e delle immobilizzazioni:
-
Esistenza di precise regole scritte per imputare le spese a costo e a immobilizzazione
-
Analisi periodica dei conti riguardanti
spese “rilevanti” (rischio di confusione
tra le immobilizzazioni e le spese di esercizio)
-
Riconciliazione del file delle immobilizzazioni con la contabilità generale
-
Procedura di gestione contabile con
l’utilizzo di documenti prenumerati per:
•
gestione della sequenza, da parte del servizio contabile, dei documenti prenumerati in relazione ai movimenti inseriti
nel file delle immobilizzazioni (libro cespiti)
•
controllo delle imputazioni alle voci di
immobilizzazioni distinte per natura
•
identificazione e gestione individuale dei
costi e ricavi collegati (locazioni, canoni,
ecc.)
• rischio fiscale
• irregolarità contabile
- Valutazione non esaustiva dei movimenti
- Errata identificazione dei costi
174
Tutte le immobilizzazioni, così come i costi e i ricavi corrispondenti, sono reali, riguardano
l’impresa e sono correttamente protette
Rischi potenziali
-
Attivo fittizio
-
Esistenza di verbali di ricevimento
-
Rischio di perdita
-
Controllo indipendente delle imputazioni:
•
in contabilità
•
in contabilità analitica
•
nel budget degli investimenti
-
Gestione periodica del budget degli
investimenti
-
Riconciliazione periodica del file delle
immobilizzazioni con beni fisici
-
Controllo periodico e circolarizzazione
delle immobilizzazioni detenute presso
terzi
-
Copertura assicurativa
Tutte le immobilizzazioni, così come i costi e i ricavi connessi, sono valutati correttamente
Rischi potenziali
-
Irregolarità contabile e rischio fiscale
-
Errata rilevazione degli impegni
-
Esistenza di regole precise che
riguardano gli elementi costitutivi del
costo di acquisizione delle:
•
immobilizzazioni acquisite
•
costruzioni in economia
-
Giustificazione della politica di ammortamento seguita
-
Gestione specifica delle immobilizzazioni
acquisite in leasing
-
Procedura di gestione di pegni ed ipoteche
-
Analisi periodica dei beni completamente
ammortizzati per decidere la loro eventuale eliminazione
175
3.4.2 Esempio check list ciclo Cespiti
✓ Anagrafica Cespiti
Chi può accedere al sistema dell’anagrafica cespiti?
L’anagrafica cespiti è completa di tutti i numeri matricola?
Possono essere eseguite delle registrazioni di una matricola cespite senza autorizzazione?
È possibile duplicare il numero di matricola in anagrafica?
✓ Emissione Richiesta di Acquisto
Tutte le richieste di acquisto non autorizzate sono inoltrate per l’emissione dell’ordine di
acquisto?
Tutte le richieste di acquisto sono stampate dal richiedente ed autorizzate tramite firma del
responsabile? L’ufficio Acquisti processa richieste di acquisto non autorizzate?
Ci possono essere richieste di acquisto emesse per un importo complessivo superiore all’autorizzato dal piano degli investimenti (budget)?
Il piano degli investimenti condiviso ed approvato dalla Direzione viene monitorato con
cadenza periodica con gli investimenti effettivi?
Ci possono essere richieste di acquisto emesse non corrette?
Ci possono essere richieste di acquisto evase solo parzialmente ma chiuse per l’intero
ammontare?
La richiesta di acquisto può chiudersi in automatico con la creazione dell’ordine e rimanendo aperta per la parte non evasa dall’ordine?
Il sistema permette la creazione di una richiesta di acquisto nel caso non siano compilati
tutti i campi obbligatori?
✓ Emissione Ordine di Acquisto
Personale non autorizzato può avere accesso alla transazione di emissione ordini di acquisto?
Tutti gli ordini di acquisto sono autorizzati tramite firma?
A sistema è possibile emettere un ordine senza l’autorizzazione tramite firma?
È possibile emettere ordini con dati non corretti?
La richiesta di acquisto si può chiudere in automatico con la creazione dell’ordine e rimanendo aperta per la parte non evasa?
È possibile stipulare contratti non autorizzati con i fornitori?
È possibile eseguire costruzioni in economia non autorizzate?
176
Come avviene la registrazione e l’attribuzione dei costi della MOD sulle singole commesse?
✓ Ricevimento cespite
La registrazione del ricevimento viene eseguito da personale non autorizzato?
È possibile registrare dei ricevimenti a sistema con dati incompleti?
È possibile registrare dei ricevimenti non autorizzati a sistema?
È possibile a sistema registrare un ricevimento in assenza dell’abbinamento con un ordine
di acquisto?
✓ Vendita e rottamazione
I cespiti possono essere dismessi senza preventiva autorizzazione?
I cespiti sono dismessi/rottamati sulla base di adeguata documentazione?
Quali sono le procedure per la svalutazione e la rivalutazione?
✓ Ammortamento
Personale non autorizzato ha accesso a sistema alla tabella degli ammortamenti?
Le aliquote di ammortamento possono essere modificate a sistema senza preventiva autorizzazione?
Può succedere che le registrazioni in contabilità generale non corrispondono con quanto
registrato in contabilità cespiti?
La Contabilità Fornitori verifica in fase di ricevimento della fattura che la natura del cespite rispetto alla tipologia del bene acquistato sia corretta?
✓ Gestione acconti e anticipi a fornitori
Gli acconti per acquisto immobilizzazioni sono ammortizzate senza preventiva autorizzazione?
La registrazione contabile di passaggio tra immobilizzazioni in corso ed acconti al conto di
immobilizzazione definitivo risulta corretto?
La registrazione della fattura di acconto avviene senza che l’ufficio richiedente abbia effettuato la registrazione del ricevimento?
177
Ciclo Cespiti
Acquisto
Anagrafica cespiti
Emissione richiesta ed ordine di acquisto
Contratti
Costruzioni in economia
Ricevimento cespite
Ricevimento cespite
Vendita e rottamazione
Vendita e rottamazione
Svalutazione e rivalutazione
Ammortamento
Ammortamento
Ammortamento cespite derivanti da
acquisto
Ammortamento cespite derivanti da
costr. in econ.
Beni di proprietà prezzo terzi
Beni di proprietà presso terzi
Acconti/Anticipi
Gestione acconti/anticipi a fornitori
178
3.5 Ciclo Tesoreria
3.5.1 Introduzione
L’obiettivo principale di questo ciclo è la riduzione dei rischi e dei costi associati con tutte
le operazioni finanziarie aziendali. Esso include la gestione della cassa, dell’impiego delle
eccedenze, delle linee di credito bancario, della scelta e delle relazioni con le banche, della
copertura rischi cambio, interesse, ecc.
-
incassi;
pagamenti;
gestione cassa e fondi banca;
operazioni di copertura.
-
richiesta di pagamento;
ordine di pagamento;
avviso di incasso;
modulo di attribuzione cliente per incasso;
richiesta di copertura (cambi, interesse, ecc.);
ordine di copertura;
richiesta di anticipo cassa;
modulo di anticipo cassa.
-
scheda contabile cassa;
scheda contabile banche;
rapporto coperture in essere e scadute.
I saldi di bilancio più importanti influenzati dal ciclo tesoreria per tipologia di operazione
sono:
➢ incassi:
-
cassa;
c/c banca;
altri crediti.
179
➢ pagamenti:
-
mutui e finanziamenti;
debiti verso fornitori;
cassa;
c/c banca;
altri debiti.
➢ gestione cassa e fondi banca:
-
cassa;
c/c banca;
mutui e finanziamenti;
altri crediti;
altri debiti.
➢ operazioni di copertura:
- crediti verso clienti;
- conti d’ordine.
b) complessità del flusso documentale e conseguentemente dei dati di bilancio (cassa e/o
banche multivaluta, ecc.);
c) utilizzo spinto di strumenti derivati di copertura rischi;
d) esperienza maturata sul cliente (ad esempio lo “score sheet” dell’anno prima).
1. che le persone responsabili dell’ufficio Tesoreria non siano le stesse che si occupano di
altre funzioni aziendali;
2. che tutte le operazioni di tesoreria siano supportate da adeguata documentazione, che
deve essere controllata e approvata prima dell’effettuazione delle scritture contabili;
3. che le decisioni sulle operazioni di copertura siano prese al più alto livello del top
management.
180
Cassa
Numero degli incassi mensili
Saldi bancari debitori
Numero degli esborsi mensili
Saldi bancari creditori
Operazioni di cambio e di tasso
Linee di credito autorizzate (fidi)
Rischi particolari
Effetti allo sconto
Oneri finanziari
-
quadratura giornaliera della cassa;
riconciliazioni mensili dei conti bancari;
quadratura giornaliera del saldo contabile della cassa con quello del libro cassa;
controllo dei giorni di valuta applicati dalla banca;
report, indici e analisi utilizzati dalla dirigenza per la valutazione del rischio di mercato
e dei rischi connessi all’elevata volatilità degli strumenti di copertura prevedendone i
flussi di cassa.
a) indici, parametri e reports utilizzati dalla direzione per le esigenze finanziarie;
b) reports utilizzati dalla direzione per confrontare i fabbisogni finanziari con il budget;
c) reports utilizzati dalla direzione per controllare il rispetto delle clausole contrattuali dei
finanziamenti e/o delle garanzie;
d) reports utilizzati dalla direzione per autorizzare e controllare le operazioni di copertura.
181
Tutti i pagamenti sono effettuati su autorizzazione da un numero limitato di persone
Rischi potenziali
-
Esborsi non giustificati
-
Duplicazione dei pagamenti
-
Preparazione delle richieste di pagamento
soltanto se in possesso dell’originale della
fattura
-
Controllo delle fatture e degli ordini da
parte della persona che firma gli assegni
ed evidenza scritta del controllo effettuato
-
Indicazione del pagamento sulla fattura
(timbro)
-
Determinazione di alcune soglie delle
quali è necessaria una doppia firma
-
Firma degli assegni da parte di persone
che sono indipendenti da:
•
quelle che hanno approvato i giustificativi
•
quelle che si occupano della tenuta del
libro tesoreria
•
quelle che sono incaricate della preparazione degli assegni
-
Aggiornamento periodico dei poteri
-
Gestione sequenziale dei numeri degli
assegni utilizzati in relazione alla
gestione dei libretti assegno ricevuti
-
Domiciliazione sistematica delle tratte e
delle cambiali
-
Esistenza di un estratto cambiali accettate
per domiciliazioni
182
Esiste una opportuna gestione degli incassi
Rischi potenziali
-
Rischio di sottrazione
-
Ritardo negli incassi
-
Predisposizione di un elenco degli assegni ricevuti all’apertura della corrispondenza, girata e deposito in banca immediato
-
Riconciliazione dell’elenco dei pagamenti
ricevuti con le distinte di versamento in
banca da parte di qualcuno che non partecipa alla registrazione delle operazioni
bancarie
-
Controllo degli effetti ricevuti verificando
in particolare:
•
importo
•
scadenza
•
domiciliazione
-
Registrazione immediata degli effetti ricevuti
-
Riconciliazione degli effetti in portafoglio
con saldi contabili
183
Le operazioni di tesoreria sono correttamente registrate
Rischi potenziali
-
Rischio di sottrazione fondi
-
Oneri finanziari non giustificati
-
Separazione delle funzioni tra le persone
incaricate della tenuta del libro di
tesoreria e le funzioni seguenti:
•
corrispondenza
•
approvazione dei giustificativi
•
firma degli assegni
•
invio degli assegni
•
riconciliazione bancaria
•
contabilità fornitori
•
contabilità clienti
•
fatturazione
•
cassa
-
Preparazione periodica e sistematica
delle riconciliazioni bancarie
-
Ricerca sistematica dell’origine degli
importi inconsueti e di vecchia data in
riconciliazione
-
Controllo indipendente delle riconciliazioni bancarie
-
Controllo sistematico dei conti scalari e
dei tassi di interesse
Le disponibilità liquide sono correttamente protette
Rischio potenziale
-
Rischio di perdite
-
Aggiornamento periodico delle firme
autorizzate dalle banche
-
Protezione e gestione dei movimenti per
cassa
184
La gestione della tesoreria viene svolta in modo ottimale
Rischio potenziale
-
Maggiore onerosità degli oneri
finanziari
-
Politica di credito ai clienti indipendente
dalla funzione commerciale
-
Politica di indebitamento verso fornitori
indipendente dalla funzione acquisti
-
Sistema di gestione della tesoreria per
giorni di valuta
-
Sistemi di gestione previsionale dei
bisogni di tesoreria
3.5.3 Esempio check list ciclo Tesoreria
✓ Autorizzazione, controllo e documentazione dei movimenti di cassa
Nessun pagamento dai fondi cassa può essere effettuato senza adeguata documentazione
di supporto e/o mandati di pagamento siglati da responsabili a ciò autorizzati?
I reintegri di cassa a base fissa possono essere effettuati solo in base alle spese sostenute?
Adeguati dettagli di spese e documenti giustificativi devono essere allegati alle richieste di
rimborso?
Un responsabile diverso da colui che ha la custodia dei fondi deve approvare i reintegri di
cassa?
✓ Autorizzazione, controllo e documentazione con banche ed enti finanziatori
Esistono appropriate delibere nei verbali assemblee/consiglio di amministrazione e/o procure notarili riguardo ai poteri e deleghe ad operare sui conti bancari e/o per l’accensione
dei mutui e di finanziamenti in genere?
I poteri di firma e le altre deleghe ad operare sono costantemente aggiornati e comunicati
alle banche ed enti finanziatori? In particolare la revoca di poteri a persone non più facenti
parte dell’organizzazione della società viene tempestivamente comunicata alle banche?
Esistono procedure circa le autorizzazioni ed i controlli della documentazione relativa agli
incassi e pagamenti effettuati tramite gli istituti di credito o altri enti finanziatori?
In particolare, tali procedure includono:
Ä preparazione di liste analitiche degli incassi all’apertura della corrispondenza in arrivo
o comunque subito dopo il ricevimento dei valori e prima del versamento in banca?
Ä l’apposizione della dicitura ‘non trasferibile’, se mancante, sugli assegni ricevuti?
Ä il tempestivo versamento in banca dei valori ricevuti?
185
Ä il riscontro tra le contabili rilasciate dalla banca e l’ammontare delle distinte di versamento e le liste analitiche degli incassi?
Ä l’effettuazione degli incassi mediante accredito diretto in banca ed in ogni caso mai
attraverso conti degli agenti o depositari?
Ä l’effettuazione di tutti i pagamenti attraverso i conti bancari, salvo quelli relativi alle
piccole spese?
Ä il controllo dei mandati di pagamento, degli assegni e delle disposizioni bancarie con la
documentazione di supporto sottostante l’operazione di pagamento?
Ä l’annullamento dei documenti già pagati, allo scopo di evitare la duplicazione del pagamento?
✓ Correttezza e tempestività delle registrazioni contabili
La contabilità riceve tempestivamente la documentazione relativa a:
Ä
Ä
Ä
Ä
Ä
Ä
tutti i valori ricevuti e versati in banca?
tutti gli accrediti diretti sui conti bancari (bonifici, sbf, ecc.)?
tutti i gli assegni emessi ed i pagamenti effettuati a mezzo cassa?
tutte le disposizioni bancarie emesse (ordini di bonifico o altro)?
tutte le contabili bancarie in genere (addebiti, accrediti di interessi, spese ecc.)?
accensione di depositi a garanzia di altre operazioni?
I documenti registrati recano evidenza dell’avvenuta registrazione?
Su base ricorrente vengono verificati ed aggiornati gli importi degli effetti accreditati salvo buon fine dalle banche e non ancora scaduti?
✓ Controllo della competenza delle operazioni
Vengono effettuati riscontri con la documentazione ottenuta dalle banche e dagli enti creditori al fine di verificare le date e le valute delle operazioni contabilizzate con particolare
riferimento alle operazioni di fine esercizio?
Gli interessi attivi/passivi contabilizzati nell’esercizio vengono controllati con quelli maturati nell’esercizio e riscontrati con le evidenze bancarie?
✓ Esistenza e controllo sui valori di cassa
Le casse sono tenute a base fissa a valori di saldo ragionevoli in relazione alle necessità di
spesa?
Sono posti limiti ragionevoli relativamente ai movimenti della cassa?
Persone non responsabili della tenuta delle casse effettuano periodici riscontri dei valori in
cassa?
186
✓ Esistenza e controllo sui valori in banca
Ogni mese vengono effettuate regolari riconciliazioni di tutti i saldi contabili verso le banche con gli estratti conti bancari?
Le voci in riconciliazione sono analizzate sotto il profilo della ragionevolezza e correttezza e, se del caso, sistemate contabilmente?
Persone non coinvolte con la gestione o la contabilizzazione degli incassi e dei pagamenti
effettuano tali riconciliazioni?
Un responsabile esamina le riconciliazioni lasciando evidenza del controllo effettuato?
✓ Esistenza e controlli sui debiti verso le banche e verso altri finanziatori
Esistono procedure interne per l’assunzione, la gestione e l’aggiornamento dei contratti di
contocorrente, mutuo ed altri finanziamenti con particolare riferimento a:
Ä
Ä
Ä
Ä
Ä
scadenze delle rate?
tassi di interesse?
garanzie?
valuta di riferimento?
altre clausole contrattuali?
Vengono adottate procedure per l’aggiornamento tempestivo della situazione dei conti
bancari con riferimento all’ammontare degli affidamenti concessi?
Viene adottata una procedura di pianificazione finanziaria?
✓ Procedure operative
Vengono stabilite procedure per:
Ä
Ä
Ä
Ä
Ä
la tempestiva rilevazione delle operazioni (stipula)?
l’esatta individuazione della natura delle stesse?
la completezza dei dati?
lo scarico a scadenza delle operazioni?
la rilevazione del valore corrente a fine periodo dei contratti?
Vengono adottate procedure di separazione delle funzioni tra chi pone in essere tali contratti (opportunamente autorizzato a ciò) e chi li contabilizza?
Vengono predisposte periodiche rendicontazioni sulle operazioni poste in essere, chiuse o
ancora in corso, con evidenza del risultato già realizzato o potenziale?
✓ Procedure contabili
Vengono definite le modalità di rilevazione del valore da iscrivere in contabilità o da evidenziare in nota integrativa nonché le modalità di rilevazione degli utili o perdite realizzate
e non?
187
Vengono analizzate e suddivise le operazioni di carattere speculativo da quelle di carattere
“di copertura”?
Comprendere il sistema di controllo interno di un’azienda, significa individuare:
Ä
Ä
Ä
Ä
Ä
le applicazioni, le transazioni e le informazioni pertinenti l’applicazione;
le procedure automatiche;
gli archivi che contengono i dati significativi;
le tecniche di controllo;
descrivere il flusso delle informazioni.
Ciclo Tesoreria
Accesso ai sistemi di tesoreria
Accesso sistema Home Banking
Accesso ristretto Cash
Ciclo Tesoreria
Gestione del rischio
Rischio cambio e def.tasso cam.
Comunicaz. cambi listino
Accentram. posiz. nella capogr.
Condizioni op. intercomp.
Aggiorn. esp. rischio cambio eco
Passaggio in COGE
Scambio diff. per op. IRS
Scadenziario
Gestione banche
Copertura saldi c/c negativi
Esecuzione girofondi bancari
Apertura c/c bancari
[segue]
188
Ciclo Tesoreria
Segregazione delle funzioni
Autorizz. apertura c/c banc.
Monitoraggio
Gestione linee di fido
Valutazione linee credito
Autorizzaz. linee credito
Clienti
Aggiornamento saldi e movimenti
Riconciliazioni bancarie
Gestione anomalie
Verifica carico R. Banking
Incassi tramite RIBA
Anticipi SBF
Verifica incassi RIBA
Incassi tramite assegni
Conservazione assegni
Girata per l’incasso
Verifica dati assegni
Richiamo di assegni
Richiesta richiamo assegno
Autorizz. richiamo assegni
Incassi tramite cambiali
Incassi per lettere di credito
Pagamenti fornitori automatici (salvo
quanto fatto Proc. Fornitori)
Ricezione flussi di pagamento
Validazione proposte di pagam.
Tempistica pagamenti
[segue]
Ciclo Tesoreria
189
Esecuzione ordini di pagamento
Verifica pagamenti
Accordo con le banche
Archiviazione documenti
Movimentazione conti
Segregazione delle funzioni
Contabilizzazione dei pagamenti
Chiusura conti fornitori
Ciclo Tesoreria
Pagamenti manuali (salvo quanto
fatto Proc. Fornitori)
Ricezione flussi di pagamento
Autorizzazione al pagamento
Registrazione dei pagamenti
Riconciliazione
Contabilizzazione op. finanziarie
Contabilizzazione operazioni
Contr. e arch. dati contabili
Riconciliazioni bancarie
Segregazione compiti
Riconc. mov. non abbinati
Riconc. movim.
Quadratura transitori
Quadratura transitori assegni
Contabilizzazione rimborso
finanziamenti
Procedure contab.ne di rimborso
finanziamenti
190
Con la “mappatura” del sistema azienda attraverso i cicli che lo costituiscono e soprattutto
con l’individuazione dei rischi inerenti agli stessi e del più generale rischio di controllo
interno 3, il revisore ha già una base di elementi - “evidenza” - per poter determinare in via
preliminare l’estensione del lavoro di audit (personale, programmi di lavoro, ecc.).
Questo significa che in un’azienda dove la valutazione dei rischi di controllo e di inerenza
è bassa, il revisore si affiderà di più sui controlli interni, quindi li testerà con maggiore
raccolta di evidenze e farà minori test di sostanza (verifiche sui saldi di bilancio); nelle
aziende dove invece la valutazione dei rischi inerenti e di controllo porterà a stimare un
rischio alto, il revisore non si affiderà al sistema di controllo interno, non lo testerà ed
effettuerà esclusivamente test di sostanza.
È evidente, quindi, come la valutazione preliminare dei cicli aziendali principali, dei rischi
inerenti ad ogni ciclo e del rischio di controllo interno più in generale, con la raccolta di
affidabili e sufficienti evidenze, costituisce la fase pilastro portante determinante per l’efficacia e l’efficienza di tutto il lavoro di controllo (audit) nel suo complesso.
3. Insieme al rischio di impresa che si valuta in fase di accettazione del cliente (settore di appartenenza, tendenza
alla frode, ecc.).
191
Strategia di revisione
Analisi e valutazione del
Sistema di Controllo Interno
!
NO (1)
AB
si decide di fare affidamento sul
AB
SI (2)
sistema di controllo interno ?
Nessun test
sul S.C.I.
si procederà con la valutazione
Si procederà con la pianificazione
di soli tests di "sostanza" per
ottenere la miglior garanzia
!
Giudizio
Medio - Medio/Alto
e documentazione del S.C.I.
Giudizio
Medio - Medio/Basso
Verifica dei controlli di
monitoraggio
monitaraggio
Verifica dei controlli di
monitoraggio,applicativi
applicativie eIT
IT
monitaraggio,
di qualche tests di "sostanza"
di soli tests di "sostanza" per obiettivi
di revisione non coperti dai controlli interni
Note:
Nota (1): I controlli non esistono oppure esistono ma non funzionano.
funzionano.
Nota (2): I controlli
controllo esistono e funzionano.
Basso Affidamento
sul Sist. Contr. Int.
Test di
Dettaglio “Sostanza”
Procedure
Analitiche
Medio Affidamento
Alto Affidamento
Medio Affidamento
Alto Affidamento
Test di
Dettaglio “Sostanza”
Test di Dettaglio
Procedure
Analitiche
Procedure
Analitiche

3 La revisione del sistema di controllo interno

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