Manuale di installazione ed utilizzo del Modulo Hotel

MODULO HOTEL: INSTALLAZIONE E MANUALE UTENTE
Il modulo hotel permette di disporre delle funzionalità di maggiore utilizzo per le strutture di ricettività da
un semplice pannello amministrativo.
Le funzionalità disponibili oggi con il modulo hotel sono:
1. Abilitazione/disabilitazione camere alle chiamate all’esterno
2. Check-in/check-out con report chiamate nel periodo di permanenza
3. Sveglia programmabile dalla reception per camera
Nel successivo paragrafo MANUALE UTILIZZO verrà dettagliato il funzionamento di ciascuna di esse.
Il modulo è nativamente presente nel file di installazione del VOIspeed Server a partire dalla versione 6.6.1
e, una volta abilitata la funzionalità per la specifica licenza, è sufficiente procedere ad una semplice serie di
passaggi per il setup iniziale del modulo.
Vediamo di seguito questi passaggi e poi il manuale di utilizzo del modulo una volta completate le
configurazioni iniziali.
INSTALLAZIONE
Per accedere alla porcedura di configurazione iniziale del modulo, è sufficiente accedere da un browser alla
pagina http://indirizzo_ip_server_VOIspeed:3542/hotel/install.php.
Da qui partirà una procedura guidata che abiliterà le funzionalità del modulo per la particolare
installazione. Vediamo di seguito i passi che la compongono.
1- I dati del DB vengono rilevati automaticamente; il dominio va selezionato poiché potremmo
trovarci in una installazione multiazienda;
TeamSystem Communication S.r.l.
Cap. Soc. € 23.300.000 I.v.
P. Iva e Cod. Fisc 01230130435
Registro Imprese di Macerata 01230130435
REA di Macerata n. 124883
www.tscomm.it – www.voispeed.com
Sede Legale e Amministrativa
Via Fontanella, 33
62012 Civitanova Marche (MC)
Tel. 0733 811720
Fax 0733 819133
2- Si imposta lo username e password di accesso al pannello (non deve essere un account di
amministratore del PBX); una volta fatto questo vengono salvati i dati e testato l’accesso al DB
3- Le impostazioni di questo passaggio servono alla configurazione di avvio dell’intero modulo.
In particolare, con riferimento all’immagine sopra, abbiamo:
a. Numero abilitazione camere: è il numero che le camere dovranno chiamare per ottenere
l’abilitazione (nel caso non siano ancora abilitate) o per avere la linea per la chiamata
esterna (nel caso siano abilitate)
b. Utente reception: è l’utente con il quale la camera viene messa in comunicazione quando
prova ad effettuare una chiamata sterna senza esserne abilitata
c. Reparti che contengono le camere da gestire: selezionando i reparti nei quali sono stati nel
VOIspeed inseriti gli interni telefonici delle camere, il modulo configurerà in automatico tali
interni come disabilitati alle chiamate in uscita e li renderà visibili e gestibili nel pannello di
gestione delle camere (v. punto 2. del presente manuale).
Completati i vari passaggi descritti sopra, il modulo ci avvisa che affinché siano operative le configurazioni
realizzate dai passaggi del setup è necessario un riavvio del PBX VOIspeed. Una volta effettuato il riavvio, il
modulo è pronto all’utilizzo e accessibile da qualsiasi browser web all’indirizzo:
http://indirizzo_ip_server_VOIspeed:3542/hotel.
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REA di Macerata n. 124883
www.tscomm.it – www.voispeed.com
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Via Fontanella, 33
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MANUALE UTILIZZO
Accedendo alla pagina web http://indirizzo_ip_server_VOIspeed:3542/hotel da un qualsiasi browser è
possibile entrare in amministrazione delle funzionalità messe a disposizione dal modulo hotel
precedentemente installato. Al primo accesso è necessario inserire i dati di accesso configurati al passaggio
2. Della precedente procedura di setup. Una volta effettuato l’accesso, la pagina di gestione presenta le
funzionalità attualmente disponibili in 4 aree precise:
Vediamole nel dettaglio:
1. Barra dei menù
Cliccando sulla voce
è possibile accedere alla modifica di alcuni elementi
importanti per la gestione del modulo:
a. Costi chiamata
dove è possibile impostare un costo fisso unitario (costo una tantum o scatto alla risposta) ed
un costo al secondo per la valorizzazione monetario delle chiamate esterne delle camere;
b. Gestione camere
Dove è possibile impostare/modificare i reparti del centralino i cui utenti saranno visualizzati
come camere da gestire.
ATTENZIONE: le modifiche operate in questa sezione richiedono il riavvio del PBX per essere
effettive.
c. Modifica password
Dove è possibile modificare la password di accesso al portale.
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2. Abilitare/disabilitare una camera
In corrispondenza della camera, è sufficiente agire sullo switch ON/OFF posto nella colonna
Abilitata.
3. Check-In/Check-Out
L’utilizzo del checkin/out permette di avere un report completo delle chiamate nel periodo di
permanenza di un cliente nella struttura.
Cliccando sul tasto
il sistema acquisisce il dato su data e ora di inizio permanenza del
cliente nella struttura, mentre cliccando sul tasto
il sistema determina data e ora di
uscita del cliente. Quando entrambi i campi sono valorizzati, sotto la colonna Report compare il
tasto
. Premendolo, è possibile visualizzare il riepilogo delle chiamate effettuate in uscita
dalla struttura da parte della camera corrispondente nel periodo fra l’ultimo checkIn e l’ultimo
checkOut impostati con i relativi costi.
Quando un dato di checkIn o checkOut è stato impostato, al di sopra dell’informazione salvata
compare il tasto
che permette di Modificare la data e ora memorizzate o di
cancellarle per attivare un nuovo periodo di report delle chiamate della camera.
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4. Sveglia
La sezione sveglia permette di pianificare una sveglia per la camera corrispondente.
Cliccando sul tasto
sveglia.
si apre la seguente interfaccia per impostare l’orario di squillo della
Alla voce intervallo date è possibile scegliere se impostare la sveglia per una sola data oppure per
un intervallo all’interno del quale la sveglia si attiverà sempre allo stesso orario.
Subito sotto è possibile impostare l’orario preciso di attivazione della sveglia.
Infine, i tasti finali permettono di Annullare la creazione della sveglia o di Salvare quanto
configurato.
Una volta pianificata la sveglia, al posto del tasto per aprire le impostazioni compaiono tre voci il cui
significato è, rispettivamente:
-
che permette di tornare alle impostazioni della sveglia per modificarne la
programmazione;
-
che permette di cancellare la sveglia programmata;
-
che permette di verificare i giorni e l’ora in cui la sveglia è stata pianificata.
Infine, in corrispondenza di ciascuna sveglia è possibile visualizzare un’icona di stato della sveglia
stessa con i seguenti significati:
-
Non è stata impostata alcuna sveglia per la camera corrispondente
È stata pianificata una nuova sveglia per la camera corrispondente
Il cliente ha ritardato di 5 minuti la sveglia pianificata
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