procedure amministrative

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PROCEDURE AMMINISTRATIVE
PER LE SEDI ALL’ESTERO
A cura di
Via Giovanni Botero 16a
00179 Roma
C.F. 06799470585
tel. +39 06.97.61.95.75 – fax +39 06.97.61.92.41
www.armadilla.coop [email protected]
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Armadilla scs Onlus, Via Giovanni Botero 16a, 00179 Roma, Italia
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INDICE
INFORMAZIONI SUI PROGETTI
APERTURA DI UN CONTO CORRENTE
RICEVIMENTO DI FONDI DALLA SEDE CENTRALE
RICEVIMENTO DI FONDI DA ALTRI FINANZIATORI
CAMBI DI DENARO
INTERESSI MATURATI LOCALMENTE
ACQUISTO DI ATTREZZATURE
PREVENTIVI
ORDINI
DOCUMENTAZIONE DI TRASPORTO
FATTURE D'ACQUISTO
RICEVUTE D’ACQUISTO NON EMESSE DAL FORNITORE
CONTABILIZZAZIONE DELLE FATTURE
AFFITTO LOCALI
AFFITTO MEZZI
DISTRIBUZIONE DELLA MERCE IN LOCO
BENI IN USO AL PROGETTO
SELEZIONE DEL PERSONALE LOCALE
CONTRATTI CON IL PERSONALE LOCALE
LIMITI RETRIBUTIVI DEL PERSONALE LOCALE
GESTIONE DEL BUDGET
ORDINI
BENI
COLLABORAZIONI
PAGAMENTI DEL PERSONALE
RIMBORSI SPESE
AFFITTI DI BENI MOBILI ED IMMOBILI
ARCHIVIAZIONE E CONTABILIZZAZIONE DEI FATTI AMMINISTRATIVI
AVVERTENZE
DOCUMENTI ORIGINALI DI SPESA
FOTOCOPIE DI DOCUMENTI DI SPESA
DATE DEI DOCUMENTI DI SPESA E DEI CONTRATTI
CODICE DI AUTOREGOLAMENTAZIONE DEL PERSONALE ESPATRIATO
UTILIZZO AUTOMEZZI
UTILIZZO UFFICIO ED ATTREZZATURE
VIAGGIO
KIT MISSIONI ALL’ESTERO
LISTA DI CONTROLLO
PAGAMENTI DI OPERATORI ALL’ESTERO
PERIODI DI RIPOSO
PROJECT INTERNAL EXCHANGE RATE – PIER
TASSI DI CAMBIO MENSILI
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Procedure amministrative della sede estera
Informazioni sui progetti
Il responsabile locale di un progetto dovrà fornire tutte le informazioni inerenti alle attività
realizzate al fine di permettere la corretta gestione dell’iniziativa. In particolare dovranno essere
fornite con tempestività tutte le informazioni necessarie alla redazione del Bilancio Sociale
dell’organizzazione, indicando le attività svolte nell’arco dell’anno, i beneficiari raggiunti e altre
informazioni di carattere qualitativo concernenti le attività realizzate.
Apertura di un conto corrente
Prima della richiesta di invio di fondi è necessario aprire un c/c bancario locale intestato
all’organizzazione. Questo avrà la firma del personale espatriato incaricato di gestire il progetto
e/o del partner locale con cui il progetto verrà realizzato.
Ricevimento di fondi dalla sede centrale
Il responsabile all’estero di ogni progetto invierà al Responsabile dei Progetti in Italia le richieste di
trasferimento fondi (Allegati A1 e A2).
Dopo il controllo del budget la sede centrale invierà l’autorizzazione al pagamento estero con
copia della contabile bancaria dei fondi inviati (Allegato A3)
I fondi ricevuti dalla sede centrale andranno imputati al lordo degli eventuali costi bancari.
I costi bancari eventualmente sostenuti nell’ambito dell’invio andranno registrati separatamente
come costi amministrativi del progetto.
Ricevimento di fondi da altri finanziatori
Molti enti finanziatori preferiscono accreditare i contributi per le nostre attività direttamente alla
sede del progetto in loco. In questi casi, al fine di permettere la corretta contabilizzazione delle
somme ricevute nel bilancio generale dell’organizzazione, il responsabile locale provvederà a dare
tempestiva comunicazione alla sede centrale delle somme ricevute informando anche in merito
alle linee di budget che verranno gestite localmente. Oltre a queste informazioni il responsabile
locale dovrà fornire i dati necessari alla redazione del Bilancio Sociale dell’organizzazione (titolo
del progetto, settore d’intervento, durata, numero dei beneficiari previsti).
Sulla base di queste informazioni l’amministrazione in Italia provvederà a:
- indicare il corrispondente nella valuta - usando il tasso di cambio medio mensile - in cui si
redige il bilancio dell’organizzazione delle somme ricevute localmente, in modo da
permettere la corretta registrazione nella contabilità dell’associazione;
- attivare il progetto nel sistema amministrativo dell’organizzazione.
Cambi di denaro
Conservare scrupolosamente tutte le ricevute dei cambi effettuati localmente.
Gli importi dei cambi vanno registrati al lordo delle commissioni bancarie. Queste vanno registrate come un
costo da imputare ai costi organizzativi in loco.
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Interessi maturati localmente
Il responsabile locale dovrà dare indicazione alla sede centrale di tutti gli interessi maturati
nell’ambito del progetto. Sulla base di queste informazioni la sede centrale provvederà a indicare il
corrispondente nella valuta in cui si redige il bilancio dell’organizzazione delle somme ricevute
localmente, in modo da permettere la corretta registrazione del movimento contabile.
Acquisto di attrezzature
Preventivi
I preventivi dovranno contenere, oltre alle informazioni sopra riportate anche:
- scadenza del prodotto se deperibile, imballo, e relativa quantità;
- prezzo unitario ed eventuali sconti se previsti secondo quantità;
- costi aggiuntivi (trasporto, imballo etc);
- tempi di consegna;
- metodo di consegna;
- altre condizioni specifiche alla fornitura (sostituzioni, rimborsi, etc);
- modalità e condizioni di pagamento;
- durata di validità del preventivo;
- firma dell’offerente.
Ordini
Una volta individuato il preventivo economicamente più conveniente sarà cura del responsabile
del progetto in loco di predisporre l’ordine di acquisto da inviare al fornitore.
L’ordine di acquisto dovrà contenere le seguenti informazioni:
- progetto di riferimento (titolo-codice ufficiale) ;
- la numerazione dell’ordine;
- la ragione sociale del fornitore (nome del fornitore – indirizzo – recapito telefonico – nome del
legale rappresentante – nome della persona autorizzata alla trattativa);
- il riferimento del preventivo;
- descrizione dettagliata dei beni, scadenza del prodotto se deperibile, imballo, e relativa quantità
- prezzo unitario e valore complessivo della fornitura;
- costi aggiuntivi (trasporto, imballo etc)
- tempi di consegna
- metodo di consegna
- altre condizioni specifiche alla fornitura (sostituzioni, rimborsi, etc)
- modalità e condizioni di pagamento
- data e firma del responsabile del progetto
- firma dell’offerente
Documentazione di trasporto
I documenti di trasporto necessari sono:
- Bolla doganale che certifica che il vettore ha espletato le regolari operazioni al fine di introdurre
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la merce nel paese.
- La fattura da cui si evince il valore della merce trasportata, dato fondamentale per le autorità
doganali.
- Il Certificato di origine della merce
- Il Certificato Sanitario (se si tratta di cibo) che certifica la non pericolosità della merce per la
salute. Il documento interessa essenzialmente la dogana, ma si consiglia di conservarlo nel caso
in cui altre autorità locali volessero visionarlo.
- Il Certificato di dono nel caso si tratti di materiale donato.
- Copia dell’assicurazione relativa alla merce.
Nel caso di trasporto merce con camion il documento di riferimento è il CMR. Ogni camion ne ha
uno obbligatoriamente.
Nel caso di trasporto merce via aerea il documento di trasporto di riferimento è l’AWB.
Nel caso di trasporto merce via nave il documento di riferimento è il Bill of Lading.
I CMR, AWB o Bill of Lading sono i documenti di trasporto fondamentali e non devono mai
essere smarriti, perché sono gli unici a valere come certificazione dell’avvenuta consegna.
Tutta questa documentazione relativa al trasporto e alla consegna dei beni acquistati deve essere
accuratamente conservata. Inoltre debbono essere fornite le necessarie indicazioni ai trasportatori
e ai fornitori affinché questa documentazione riporti il numero d’ordine corrispondente.
Accurati controlli devono riguardare la merce consegnata dal fornitore al fine di accertarne la
quantità e le caratteristiche, validando la conformità tra quanto ordinato e quanto effettivamente
ricevuto.
Tutti i documenti di trasporto della merce, unitamente ai preventivi, agli ordini e alle relative
fatture, andranno trasmessi alla sede centrale.
Nel caso di consegne di materiale inviato direttamente dalla sede centrale a questa andrà inoltrata
tutta la documentazione relativa al trasporto della merce ricevuta.
I documenti che attestano la consegna della merce sono il CMR, l’AWB oppure la Bill of Lading a
seconda che il trasporto sia avvenuto tramite camion, aereo o nave. Tali documenti vanno richiesti
al vettore all’arrivo della merce per permettere la verifica che le merci in essi indicate siano
esattamente corrispondenti al contenuto del carico. Nel caso di trasporto merce via nave non
sempre
il documento accompagna la merce ma può essere spedito antecedentemente, soprattutto
quando si
tratta di viaggi lunghi.
Si presentano compilati in più copie in ogni loro parte e devono contenere le seguenti
informazioni:
- Mittente della merce
- Data di partenza del vettore
- Destinatario della merce
- Quantità e tipo di merce trasportata
Il CMR, l’AWB o la Bill of Lading attestano quindi che la merce è stata consegnata ed è in
possesso del destinatario. Tale attestazione si concretizza nel momento in cui l’operatore logista
pone sulla sua copia che rimarrà all’ufficio del coordinamento e sulla copia che ritornerà al
mittente (questa costituisce titolo di credito per la merce) il TIMBRO ARMADILLA scs ONLUS, la
DATA e la SUA FIRMA.
Nota bene: il timbro, la data e la firma dell’operatore devono essere apposti sul cmr, avb o bill of
lading solo quando la merce è stata scaricata, controllata, contata e stoccata nel magazzino.
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Si consiglia vivamente di verificare la merce e di comunicare al trasportatore che ci si riserva di
firmare non appena effettuata la verifica.
Il CMR e l’AWB sono intestati ad una persona che è l’unica autorizzata a ritirare il carico.
Il Bill of Lading invece può essere “girato” dall’intestatario ad una terza persona delegata a
ritirare il carico.
Nel caso di eventuali anomalie riguardanti il carico stesso (mancanze, danneggiamenti dovuti al
trasporto, tipologie diverse o altro) devono essere indicate su questi documenti in modo da
permettere un intervento sui fornitori o avviare le pratiche assicurative per il rimborso. E’
fondamentale comunque contattare sempre in caso di anomalie il perito il cui numero è indicato
sul certificato dell’assicurazione ed eventualmente attendere una sua uscita o semplicemente
comunicargli i danni subiti dalla merce. Nel caso sia stata richiesta una perizia è necessario
trasmettere la copia rilasciata dal perito al venditore affinché possa iniziare le pratiche di
rimborso.
I documenti precedenti devono essere consegnati agli amministratori che devono provvedere alla
loro scrupolosa archiviazione e al loro invio in Italia unitamente ai rendiconti.
Il CMR, il AWB e il Bill of Lading debbono essere accompagnati da una traduzione del contenuto,
nel caso in cui la tipologia della merce ivi descritta non sia espressa nella lingua del documento di
progetto.
Fatture d'acquisto
Il fornitore dovrà indicare nella fattura emessa il numero di riferimento dell'ordine, nonché il
codice
ufficiale del progetto interessato.
E’ responsabilità dell’operatore locale la verifica della corrispondenza fra preventivi – ordini
d’acquisto - documentazione di trasporto - fatture d'acquisto. Di tale verifica dovrà risultare
evidenza sul retro delle fatture a mezzo di un timbro (VERIFICA CORRISPONDENZA
PREVENTIVO/ORDINE/FATTURA D’ACQUISTO) a firma della persona che ha svolto il
controllo. Le eventuali discordanze che possono riscontrarsi devono essere tempestivamente
chiarite e risolte con i fornitori o con la sede centrale.
Si ricorda l’importanza del controllo aritmetico degli importi indicati nelle fatture, nonché il loro
controllo formale (corretta descrizione della ragione sociale, dell'indirizzo, del codice di progetto
ecc. ecc.).
E’ estremamente importante controllare che ogni fattura contenga la data, l’intestazione del
fornitore, il codice del progetto e che la firma apposta su tale fattura sia quella del proprietario. In
caso diverso specificare il ruolo del firmatario.
Si ricorda che possono essere emesse fatture imputabili al progetto solo per attività che si sono
svolte durante il periodo di esecuzione e non dopo. Tutte le fatture quindi, devono indicare
chiaramente che le operazioni a cui si riferiscono si sono svolte durante il periodo
di esecuzione del progetto. A questo proposito fa fede la data della fattura.
Ricevute d’acquisto non emesse dal fornitore
Nel caso il fornitore non sia in grado di emettere ricevuta o fattura (prestazione fatta da un
artigiano,
acquisto da un privato etc) è necessario predisporre una ricevuta per giustificare la spesa.
La ricevuta deve riportare:
- Progetto di riferimento (titolo-codice ufficiale)
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- L’esatta intestazione del fornitore
- La descrizione del bene o del servizio fornito, la quantità e il costo unitario
- Il tipo di pagamento
- L’importo totale
- Firma del responsabile del progetto e del fornitore.
Contabilizzazione delle fatture
La contabilizzazione della fattura avverrà sulla base del piano dei conti del progetto, identificando
la corretta linea di budget ove il costo deve essere caricato.
Congiuntamente alla contabilizzazione dei pagamenti delle fatture andrà registrato il numero
dell’ordine a cui la fattura fa riferimento e si completeranno tutte le informazioni relative alla
situazione dell’ordine (data di consegna della merce, quantità consegnata ecc. ecc.).
Affitto locali
Ogni contratto deve riportare il codice del progetto oltre a quanto già indicato per gli ordini.
Fare attenzione alle condizioni d’affitto, ai problemi della custodia del materiale e delle
attrezzature
(sistema di sorveglianza, sistemi d’allarme etc) nonché alla responsabilità per danni.
Considerare le eventuali cauzioni e gli anticipi (se non è d’uso nel paese è assolutamente
sconsigliato dare anticipi e cauzioni).
Altro tema rilevante nei contratti d’affitto è quello della pulizia (soprattutto se si tratta di
appartamenti per il personale potrebbe essere consigliabile far carico al proprietario delle pulizie).
Per quanto riguarda le condizioni e i termini di pagamento è scontato sottolineare che è sempre
bene
pagare posticipatamente per garantirsi sempre un certo potere contrattuale).
Affitto mezzi
Ogni contratto relativo all’affitto di mezzi deve riportare il codice di riferimento oltre a quanto già
indicato relativamente agli ordini.
Fare attenzione alle condizioni specifiche dell’affitto:
- responsabilità: sottolineare quale responsabilità si intende assumere e quale no (furto, danni
causati da incidenti subiti etc);
- assicurazione: verificare che l’auto sia coperta da assicurazione quale rent car;
- manutenzione;
- cauzione etc..
Distribuzione della merce in loco
Ogni oggetto distribuito o lavoro effettuato a favore di un beneficiario deve essere documentato
da
una ricevuta. Per quei progetti ove è prevista la distribuzione dei beni a terzi (popolazione,
organizzazioni o enti locali), i soggetti beneficiari dovranno dare attestazione formale di quanto
ricevuto a titolo di ricevuta e/o di presa in consegna. A questo proposito si può far riferimento
all’apposito modulo (Allegato B).
La documentazione relativa alla distribuzione deve far riferimento al numero dell’ordine cui la
merce si riferisce. Questa documentazione deve essere allegata alle fatture e, nel caso di
documentazione voluminosa (per esempio nel caso di una distribuzione che ha coinvolto una
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popolazione numerosa), alla fattura andrà allegato un prospetto riepilogativo che metta in
relazione
la quantità acquistata con quella distribuita.
Le ricevute inerenti la distribuzione / consegna di merce devono riportare inoltre le seguenti
informazioni:
- codice del progetto;
- numero della ricevuta;
- dati anagrafici del beneficiario;
- descrizione dettagliata del bene e/o del servizio;
- descrizione della merce;
- codice interno dell’ordine a cui fa riferimento la merce distribuita;
- quantità ricevuta;
- data e luogo dell'avvenuta consegna;
- firma sia del ricevente che dell'addetto alla distribuzione.
Beni in uso al progetto
Per quanto concerni i beni in uso al progetto, tutte le spese che fanno riferimento a
questi beni andranno contrassegnate con il numero di matricola del bene in oggetto.
Nel caso di beni acquistati nell’ambito del progetto è indispensabile che, oltre a registrare il
movimento riguardante la spesa per l’acquisto, si completino pure le schede relative all’eventuale
ordine effettuato per l’acquisto e quella del bene stesso, indicando la natura del bene, la durata
del suo impiego, e gli eventuali dati riguardo alla sua eventuale cessione ai partner locali. Nel caso
di cessione a partner e istituzioni locali andrà conservata la documentazione attestante l’avvenuto
passaggio di consegna.
Selezione del personale locale
Il responsabile di progetto o il partner locale ove sia previsto che gli competa, si preoccupano di
reperire localmente le risorse umane necessarie all’implementazione del progetto. La selezione
del personale deve far riferimento alle figure previste nel budget del progetto, rispettando le
quantità previste e le tipologie professionali indicate.
Contratti con il personale locale
Prima di iniziare l’assunzione del personale locale verificare:
- La normativa locale che regola i rapporti lavorativi, i contributi e la tassazione.
- Le figure previste nel budget, il valore complessivo a disposizione e i mesi uomo previsti.
- Le necessità legate all’implementazione del progetto: non è detto che sia necessario assumere
tutte le figure subito anche se sul progetto è prevista la loro presenza dall’inizio ma ad esempio
a fronte di una figura prevista per quattro mesi potrebbe essere più utile al progetto l’assunzione
di due persone per due mesi ciascuno.
E’ molto importante distinguere i casi in cui il personale locale è rimborsato dal donor a forfait
oppure a costo. Nel primo caso viene rimborsata all’organizzazione una somma stabilita nel
budget per ogni mensilità impegnata a prescindere dall’importo pagato alla persona. Tenere
presente questa situazione è molto importante per varie considerazioni:
- Cercare sempre di impegnare tutti i mesi uomo
- Operare un certo risparmio su ogni figura potrebbe permettere l’assunzione di più personale di
quanto previsto nel budget, infatti l’importante è rimanere all’interno del totale di spesa
previsto.
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E’ possibile modificare le figure previste nel budget ma deve sempre essere rispettata la somma
totale di rimborso, per cui è bene prima di operare qualunque cambiamento chiedere conferma al
coordinatore e/o alla sede centrale. Tale variazione deve essere rendicontata al Donor nei tempi
stabiliti dal contratto.
Una volta che si ha ben chiaro la situazione complessiva si può procedere alle assunzioni.
Ricordando che:
- ogni contratto deve indicare il codice del progetto cui la prestazione si riferisce;
Il contratto andrà adattato agli usi e ai costumi legislativi locali e deve essere compilato
accuratamente in ogni sua parte (dati della persona, job position, data d’inizio e di scadenza).
Attenzione: il contratto di lavoro è individuale per cui sempre e solo l’intestatario ha il diritto di
firma.
Il contratto dovrà comunque contenere le seguenti informazioni:
- progetto di riferimento (titolo-codici);
- data e luogo di stipula;
- l’incaricato che sigla il contratto per conto dell'Organizzazione;
- dati del soggetto che fornisce la prestazione;
- durata prevista del rapporto;
- posizione lavorativa;
- retribuzione prevista (lorda e/o netta);
- modalità di risoluzione;
- oggetto ed obiettivi del rapporto (facoltativa);
- remunerazione ed altri benefici previsti;
- tempi e modi di invio di relazioni periodiche e/o finali sullo svolgimento dell'attività e sul
conseguimento degli obiettivi assegnati (facoltativa);
- firma dell'interessato;
- firma del rappresentante in loco dell'Organizzazione.
Se non inclusa nel contratto dovrà essere allegata una job description dove vengono descritti in
modo dettagliato i compiti che devono essere eseguiti ed i tempi previsti per la loro esecuzione.
La documentazione originale dei contratti andrà trasmessa alla sede centrale.
Per quel personale locale che dovesse essere assicurato in Italia il nominativo dovrà essere
tempestivamente comunicato all’amministrazione centrale, indicando i dati anagrafici, il luogo di
residenza e i beneficiari ( anch’essi completi di dati anagrafici) in caso di morte.
Limiti retributivi del personale locale
Il responsabile del progetto stabilirà i limiti retributivi e le condizioni contrattuali del personale
locale da impiegare. Ciò dovrà essere fatto in accordo con i budget previsti nel progetto.
Gestione del budget
Ordini
Il valore delle attività rimborsate dal Donor non è solo legato agli importi spesi ma anche riferito
alle quantità previste e impiegate. Pertanto è importante tenere sotto controllo, oltre che alle
somme spese, anche le quantità acquistate rispetto al preventivo previsto. Per far questo bisogna
tenere aggiornata la documentazione per ogni linea di budget per avere sotto controllo la
disponibilità in termini di risorse finanziarie e di quantità, potendo calcolare il totale degli importi
spesi e delle quantità consegnate. In questo modo è possibile monitorare il saldo disponibile in
termini di risorse monetarie e di quantità ancora da ordinare.
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Beni
Così come per gli ordini alcuni beni in uso ai progetti, per esempio i veicoli, vengono rimborsati
sulla base dei contratti d’affitto o del tempo in cui l’organizzazione li ha messi a disposizione per le
attività di progetto. Pertanto è importante tenere sotto controllo, oltre che alle somme spese,
anche il tempo per cui i beni sono stati utilizzati dal progetto. Per far questo bisogna tenere nota
dei contratti di affitto e dei tempi di utilizzo dei beni per avere sotto controllo la disponibilità in
termini di risorse finanziarie e di quantità, calcolando il totale degli importi spesi e del tempo per
cui un bene è stato utilizzato. In questo modo è possibile monitorare il saldo disponibile in termini
di risorse monetarie e di periodi temporali ancora scoperti.
Collaborazioni
Come già accennato il valore rimborsato dal Donor può essere legato ai mesi uomo impiegati, per
cui potrebbe essere utile tenere sotto controllo le mensilità schematizzando ogni job position.
L’esempio riportato nell’allegato C potrebbe aiutare.
Per creare questo schema è importante tenere presente:
- il periodo esatto stipendiato per ogni figura (deve rientrare nel periodo di esecuzione del
progetto);
- il valore pagato per ogni mensilità;
- il valore rimborsato dal Donor per ogni mensilità (o frazione di mese).
Attenzione: il valore totale finale del pagato deve essere inferiore a quanto rimborsato dal Donor
(mesi uomo effettivamente utilizzati, non semplice valore di budget), per cui se una job position
presenta un saldo negativo un’altra lo deve compensare.
Pagamenti del personale
Il responsabile del progetto provvederà alla liquidazione delle collaborazioni locali.
Ad ogni pagamento del personale locale dovrà corrispondere una ricevuta (Allegato D), anche nel
caso di prestazioni d’opera che non si configurino nella fattispecie del contratto (lavori occasionali
enon ripetitivi) ove sia richiesto l'intervento di prestatori d'opera da occupare in via temporanea.
La ricevuta dovrà comunque contenere le seguenti informazioni:
- numerazione (al fine di essere aggiornati sui salari ricevuti da ogni collaboratore);
- data di pagamento;
- qualifica/posizione lavorativa;
- nome, cognome e indirizzo;
- documento identificativo (ove necessario);
- data di scadenza contratto;
- retribuzione;
- descrizione della prestazione per i collaboratori privi di contratto;
- firma del lavoratore;
- firma del responsabile di Armadilla scs Onlus;
Rimborsi spese
I rimborsi spese andranno presentati allegando apposito modulo di richiesta di rimborso (Allegato
E) che andrà autorizzato dall’amministrazione. In allegato alla richiesta di rimborso spese
andranno allegate le ricevute / scontrini attestanti i costi sostenuti.
Nel caso di rimborsi che facciano riferimento ad attività di progetto andrà indicato a cura degli
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interessati il progetto e la linea di budget cui la spesa si riferisce.
Affitti di beni mobili ed immobili
Per tutte quelle operazioni ove non è prevista l’emissione di una fattura, di una ricevuta o di una
attestazione di pagamento si dovrà redigere un apposita ricevuta di pagamento (Allegato F).
E’ questo il caso dei pagamenti per gli immobili in affitto (office-guesthouse-warehouse) o per il
noleggio di veicoli o attrezzature in genere.
In questi casi la ricevuta di pagamento dovrà riportare le seguenti informazioni:
- numerazione (al fine di essere aggiornati sul numero mesi già pagati);
- data di pagamento;
- bene affittato (ufficio-magazzino-attrezzatura-vettura);
- nome, cognome e indirizzo del proprietario;
- documento identificativo (ove necessario);
- data di scadenza contratto;
- ammontare della rata;
- descrizione dettagliata del periodo che viene saldato;
- firma del proprietario;
- firma del responsabile di Armadilla scs Onlus;
Archiviazione e contabilizzazione dei fatti amministrativi
Ciò che qui è importante sottolineare è che la lista dei movimenti, delle collaborazioni, degli ordini
e dei beni in uso nel progetto devono essere tenuti il più aggiornati possibile. E’ indispensabile
tenere delle registrazioni manuali (prime note). Naturalmente è anche indispensabile provvedere
a sistematiche e metodiche copie degli archivi al fine di evitare la loro eventuale perdita.
I files con gli archivi elettronici dei dati andranno inviati alla sede centrale con cadenza mensile.
All’avvio del progetto, e durante il suo primo mese, la cadenza dovrà essere quindicinale. Ciò a
causa del fatto che in questa fase si redigono la maggior parte dei contratti con il personale locale
e si avviano le procedure per l’acquisto delle attrezzature e dei beni necessari. Infine, per
permettere una migliore gestione dei budget disponibili, negli ultimi tre mesi di progetto gli invii
della documentazione alla sede centrale avranno cadenza quindicinale.
Alla documentazione elettronica dei fatti amministrativi dovrà corrispondere un invio di tutto il
materiale cartaceo. Questo consisterà di:
1) ricevute e documenti originali di tutti i movimenti registrati nell’archivio dei movimenti,
ordinati per numero di protocollo;
2) copia delle ricevute e dei documenti (preventivi, ordini, documentazione di trasporto e di
consegna della merce, fatture, documentazione attestante la distribuzione). La
documentazione originale per quanto concerne preventivi, ordini e fatture sarà conservata
nell’archivio dei movimenti di cui sopra.
3) Originali dei documenti inerenti l’impiego dei beni nell’ambito del progetto. Per quanto
concerne beni acquistati dal progetto la documentazione sarà in questo caso in copia
essendo le fatture e tutta la documentazione relativa al loro ordine allegate con i
movimenti di spesa.
4) Ricevute e documenti originali di tutti i contratti del personale.
5) Originale degli estratti conto bancari. Questi dovranno essere stati riconciliati con i
movimenti registrati in contabilità e i relativi saldi coincidere. Sul retro dell’estratto conto
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andrà indicato a mezzo timbro il nome della persona che ha verificato il saldo e la relativa
data.
6) Estratto conto di cassa, estrapolato dai movimenti registrati e indicazione che il saldo di
cassa risultante coincide con quanto in possesso localmente. Il retro dell’estratto conto di
cassa riporterà il nome della persona che ha verificata la corrispondenza del saldo e la
relativa data.
Avvertenze
Documenti originali di spesa
Ogni documento va trasmesso alla sede di Armadilla scs Onlus in originale. Comunque tutti i
documenti contabili originali debbono essere annullati riportando con un timbro la dicitura
dell’ente finanziatore. Per esempio: Contributo dell'Unione Europea, Progetto xxxxx, codice yyyyy.
Prestare attenzione che su ogni ricevuta l'importo sia chiaro e leggibile.
Anche con le descrizione, cercare di indicare le informazioni più utili, per le spese sui veicoli
indicare anche la targa (benzina Toyota n°....).
Ogni documento deve essere registrato sulla prima nota ove si riporterà:
- il nome e il logo dell’organizzazione;
- il titolo del progetto;
- il codice interno del progetto;
- il nome del contratto di riferimento per l’ente finanziatore;
- la causale del movimento;
- la data del documento;
- il protocollo del documento;
- la descrizione del movimento;
- il conto di imputazione del movimento;
- la valuta del movimento;
- l’importo del movimento nella valuta;
- il tasso di cambio applicato;
- l’importo corrispondente nella valuta di riferimento del progetto.
Fotocopie di documenti di spesa
Nel caso in cui vengano trasmesse alla sede centrale le fotocopie annullate dei documenti, è
necessario allegare una dichiarazione da parte del soggetto che dispone degli originali in cui si
afferma che gli stessi sono conservati in loco e sono disponibili per una eventuale verifica in
qualsiasi momento. Specificando altresì che il soggetto in oggetto si obbliga a dare comunicazione
scritta all’organizzazione di ogni eventuale riallocazione di detta documentazione.
Date dei documenti di spesa e dei contratti
Grande attenzione deve essere prestata alle date dei documenti che debbono rientrare nei limiti
temporali previsti per l'esecuzione dello stesso.
Codice di autoregolamentazione del personale espatriato
Il presente codice di autoregolamentazione deve essere rispettato da ogni collaboratore di
Armadilla scs Onlus.
Ogni operatore deve sottoscrivere una Job description, ciò di norma avverrà all’atto della stipula
del contratto.
In essa il personale espatriato,
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a)
b)
c)
d)
e)
accetta gli obiettivi del programma,
prende visione dei soggetti (persone, organizzazioni) coinvolti,
accetta quali dovranno essere le sue mansioni,
prende atto delle modalità relazionali con la sede centrale (rapporti, mail, etc.)
definisce gli impegni che gli spettano verso l’ente finanziatore e di come rapportarsi con
esso,
f) prende visione di chi sarà il coordinatore del programma o di quali collaboratori si dovrà
avvalere (amministratori, logisti, ingegneri, etc.).
In essa è stabilito che ogni operatore deve in ogni caso prendere visione del Manuale procedure
amministrative (che contiene norme sull’uso gestione amministrativa dello staff locale, degli
acquisti, delle risorse logistiche), dei programmi amministrativi in uso e deve utilizzarli per quanto
concerne le sue mansioni.
Ogni operatore verrà messo in grado di dare informazioni sommarie ad esterni sulle finalità di
Armadilla scs Onlus.
Ogni coordinatore è responsabile del comportamento dei membri dello staff e non deve tollerare
eventuali abusi, comportamenti anomali, inadempienze di chicchessia. Tutti gli operatori devono
avere compiti precisi da svolgere e ne rispondono dei risultati agli altri membri dello staff che glieli
hanno affidati.
Di norma ogni operatore è libero di organizzare il lavoro come meglio crede a patto che tenga
conto delle usanze locali, e della necessità di comunicare con la Sede centrale e di quanto stabilito
dal coordinatore in loco. E’ implicito che, salvo accordi particolari, soprattutto gli operatori
impiegati sui programmi umanitari d’emergenza e di riabilitazione, i quali godono di tempi ristretti
di esecuzione, devono sempre essere contattabili tramite la sede locale del progetto, in modo
particolare quando hanno impegni sul terreno.
Nel paese di lavoro l’operatore deve rispettare le leggi e le norme vigenti: coprifuoco, codice della
strada, norme consuetudinarie, costumi locali, etc. Non è consentito svolgere attività politica.
L’operatore deve comportarsi in modo professionale e civile verso gli altri operatori rispettando
differenze di religione, sesso, opinioni. Deve fare in modo che l’ambiente di lavoro sia decoroso,
che il personale locale venga incoraggiato a dare il meglio di se’ responsabilizzandosi, evitando il
più possibile prese di posizione autoritarie.
Nei rapporti con il personale locale il personale espatriato deve accertarsi che esso conosca quali
siano gli scopi di Armadilla scs Onlus nel programma in corso, quali sono le persone coinvolte nel
programma e quali sono le altre persone di Armadilla scs Onlus operanti nel paese su altri
programmi. Deve conoscere alcuni elementi di base sulla organizzazione di Armadilla scs Onlus
Italia o deve poter indicare su richiesta del materiale in cui trovare queste informazioni se gli
vengono richieste da esterni.
Il personale locale va stimolato a lavorare in modo autonomo e ad assumersi responsabilità.
Il coordinatore, o una persona da lui delegata, per meglio conseguire gli scopi del progetto,
organizza meeting settimanali o quindicinali con gli altri membri dello staff espatriato e locale
tenendo conto delle funzioni e delle responsabilità di ciascuno. Questioni notevoli emerse nel
corso di questi meeting vanno segnalate alla sede centrale.
Il coordinatore deve accertarsi che nello staff locale esistano dei riferimenti precisi per ognuno.
Questi riferimenti e relazioni possono mutare nel corso del progetto senza che vengano rimessi in
discussione ne’ il contratto ne’ la Job Description del personale locale. Tale persona di riferimento
non è necessariamente la persona che ha stipulato il contratto di collaborazione. In altre parole
nessuno è assunto da altri se non da Armadilla scs Onlus ed è invitato a lavorare con tutti coloro
che fanno parte dello staff, cambiando se necessario tempi e sedi di lavoro a seconda di quanto
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stabilito dal coordinatore del programma. E’ da evitare che, durante assenze del coordinatore o
dei diretti referenti, il personale locale non abbia precise indicazioni su cosa fare. In questi casi è
preferibile che venga predisposta una agenda di compiti da svolgere in autonomia o un periodo di
riposo. Tutti gli operatori sono tenuti a dare visibilità Ad Armadilla scs Onlus ed agli enti
finanziatori con gli strumenti messi a disposizione: adesivi, giubbetti, spillette, cappellini, etc.
Utilizzo automezzi.
L’automezzo messo a disposizione da Armadilla scs Onlus non è a disposizione dell’operatore per
l’utilizzo personale.
Eventuali eccezioni vanno giustificate dal coordinatore alla sede centrale.
Qualora le auto non vengano utilizzate per servizio, l’utilizzatore è tenuto a pagarsi il carburante.
Eventuali guasti o incidenti verificatisi durante l’utilizzo delle auto per uso personale non
autorizzato vanno pagati dall’utilizzatore.
Nel corso della attività le auto possono essere trasferite da un programma all’altro secondo
quanto verrà concordato dal coordinatore con la sede centrale.
Il coordinatore, in prima persona o attraverso una suo delegato, è tenuto controllare quanto
segue:
- ogni auto deve avere un proprio libretto di utilizzo e manutenzione: su di esso ogni utilizzatore
segnerà in italiano o in inglese, la data, le località del viaggio, i motivi del viaggio, eventuali
interventi di manutenzione effettuati mentre l’auto gli era affidata. Questi ultimi vanno segnati
in fondo al libretto. L’utilizzatore prima di ogni viaggio particolarmente impegnativo deve
controllare acqua e olio.
- ogni auto deve essere periodicamente controllata: i controlli e gli interventi eventualmente
effettuati vanno segnati sul libretto.
- ogni auto deve essere dotata di tutte le assicurazioni adatte per effettuare gli spostamenti nelle
zone e nei paesi in cui viaggia.
- ogni auto deve viaggiare con una lista delle persone autorizzate dal coordinatore a guidarla.
Gli automezzi di norma non devono uscire dallo stato in cui è localizzato l’intervento se non per
ben definite esigenze di servizio.
I guasti vanno riparati nel più breve tempo possibile, ma sempre dietro presentazione di un
preventivo di massima. Eventuali riparazioni che siano superiori ad 1/3 del valore del mezzo vanno
autorizzate dalla Sede centrale.
Automezzi che si rivelassero inefficienti vanno segnalati alla Sede centrale.
Utilizzo ufficio ed attrezzature.
Il coordinatore è ritenuto responsabile delle attrezzature che vengono date in gestione ad un
ufficio e risponde direttamente alla sede centrale effettuando un inventario della attrezzature
prese in carico all’inizio di un programma. Al termine della sua missione dovrà firmare un verbale
di passaggio delle consegne con l’elenco del materiale che lascia e del suo stato. Dello stato delle
attrezzature risponde direttamente alla sede centrale.
Il coordinatore risponde dell’uso improprio dell’ufficio o della attrezzatura del progetto da parte di
ciascun operatore.
Le attrezzature presenti nell’ufficio devono essere controllate periodicamente e eventuali guasti
vanno riparati nel più breve tempo possibile.
Di norma non è possibile effettuare telefonate personale con i telefoni in carico ad Armadilla scs
Onlus.
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Qualora, in circostanze particolari, il telefono Armadilla scs Onlus sia l’unico disponibile è
necessario segnare durata e destinazione della chiamata.
E’ responsabilità dell’amministratore, se presente, e del coordinatore la verifica di un utilizzo
appropriato del telefono.
Se possibile va incentivato l’uso della posta elettronica per tutte le comunicazioni non urgenti.
L’uso del telefono e del fax devono essere legati ad una effettiva urgenza o alla necessità di
trasmettere documenti.
L’uso di Internet per navigare in rete è limitato a evidenti scopi legati alle attività del progetto.
Nel caso in cui un ufficio venga chiuso il coordinatore si deve assicurare che tutta l’attrezzatura
venga trasferita all’ufficio di Armadilla scs Onlus più vicino o in Italia.
Viaggio
Armadilla scs Onlus garantisce il viaggio di andata e di ritorno per il luogo di lavoro cui si è
destinati. E’ necessario conservare TUTTI i documenti relativi al viaggio ia per ottenere il rimborso;
in caso contrario non potrà essere effettuato. Tali documenti debbono essere fatti pervenire al più
presto alla sede di Roma di Armadilla scs, unico referente per i rimborsi.
I costi di vitto spesi durante il viaggio di andata e di ritorno saranno rimborsati, sempre a fronte di
ricevute.
Ove necessario per raggiungere il luogo di lavoro, sarà compreso nel rimborso anche l’eventuale
Alloggio, documentate da ricevuta.
I mezzi comunemente utilizzati saranno: treno, traghetto, automobile, aereo.
Importante
Nel caso di volo aereo all’amministrazione dovrà essere ritornato il biglietto aereo accompagnato
dalle carte d’imbarco, solo questi attestano in modo inequivocabile che la persona ha beneficiato
del volo aereo.
Le compagnie aeree concedono per ogni passeggero uno o più bagagli per un peso totale pari a
20 Kg. con la discriminante del pagamento di una soprattassa nel caso il peso sia superiore rispetto
i limiti stabiliti. Si prega di accertarsi previamente del peso e del numero di bagagli possibili.
Armadilla scs Onlus, non prevede rimborsi per soprattassa.
Per quanto riguarda il passaporto è necessario accertarsi che la validità sia pari ad almeno 6 mesi;
nel caso in cui sia prossimo alla scadenza , è necessario informarsi che sia estendibile in loco.
In ogni caso portare con sé 4 fotografie formato tessera.
Ove richiesto saranno necessari anche documenti comprovanti la propria professionalità, in
questo caso sarà la sede di Armadilla scs Onlus in Italia a richiedervelo espressamente.
Kit missioni all’estero
Verifiche pre-partenza del Responsabile del Progetto
Contratto
Assicurazione
Anticipo in valuta
Biglietto e documenti di viaggio
Descrivere itinerario
Eventuali credenziali (a seconda del Paese in cui ci si reca)
Indirizzi e telefoni utili per emergenza
Altra documentazione del caso
Eventuali gadget da distribuire agli interlocutori che si incontreranno
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Lista di controllo
Questa lista vuole essere un sommario riepilogativo per appurare di essere in possesso di tutto il
necessario per affrontare la missione:
Cose indispensabili
Contratto
Polizza assicurativa
Job description
Cose inerenti il progetto
Copia del documento di progetto
Budget
Programma operativo per il Budget
Materiale informativo per approfondire le problematiche del paese in cui si opererà
Numeri telefonici, contatti in loco
Cose relative al viaggio
Materiale di visibilità
Passaporto
Visto
Certificazioni di vaccinazioni
Biglietti per il viaggio
Pagamenti di operatori all’estero
Il personale all’estero non può ricevere anticipi diretti in loco attingendo ai fondi dei progetti.
I pagamenti del personale all’estero debbono avvenire attraverso l’amministrazione della sede
centrale.
L’ultima mensilità verrà saldata al termine del contratto dopo l’approvazione della relazione finale
da parte del responsabile d’area.
Periodi di riposo
Il personale espatriato può avere diritto a 2 giorni di riposo per ogni mese lavorativo.
Importante
E’ obbligatorio usufruire di tale periodo durante la durata del contratto, eccetto i primi 15 giorni
d’inizio del contratto e i 15 giorni finali.
I giorni non utilizzati non saranno cumulabili su alti progetti, né rimborsati in alcun modo.
L’utilizzo dei giorni di riposo sono da concordare per tempo con i coordinatori paese dei progetti in
loco e con i responsabili d’area della sede centrale.
Project Internal Exchange Rate – PIER
Il calcolo dei tassi di cambio avviene applicando la media ponderata calcolata sulla base degli invii
all’estero e dei cambi effettuati localmente.
Ad ogni invio, e per ogni cambio effettuato, viene ricalcolato il tasso di cambio ponderato tra le
valute coinvolte nel progetto. Quel tasso viene applicato per tutte le spese che si sosterranno, e
fino
a quando non vi sarà un nuovo invio o un nuovo cambio.
Ad ogni invio, e per ogni cambio effettuato, viene ricalcolato il tasso di cambio ponderato, in modo
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che i tassi applicati alle spese rispecchiano la realtà degli invii e dei cambi.
Grazie a questa metodologia tutti i fondi inviati all’estero, e successivamente cambiati, vengono
rendicontati senza generare differenze di cambio, come invece potrebbe accadere applicando
altre
metodologie.
In pratica tutta la valuta inviata all’estero corrisponderà a un importo in una determinata valuta.
Questa a sua volta verrà cambiata in una terza. Le spese sostenute nelle diverse valute utilizzate
nel
paese vengono ricondotte alla valuta di trasferimento sulla base dei tassi di cambio ponderati che
hanno riguardato il progetto.
In luogo di utilizzare un unico tasso ponderato per l’annualità si fa ricorso ai cambi ponderati che si
generano nell’arco del progetto sulla base degli invii e dei cambi che di volta in volta si realizzano.
In questo modo è sempre possibile avere una situazione aggiornata delle spese e non è necessario
aspettare la fine dell’annualità per calcolare il tasso di cambio ponderato da utilizzare.
Tassi di cambio mensili
Questa metodologia di conversione delle spese del progetto, sostenute in diverse valute, nella
valuta
di riferimento dell’iniziativa si basa sull’applicazione dei tassi di cambio che, mensilmente,
vengono pubblicati da particolari istituzioni finanziarie, o dalla stessa Unione Europea. In pratica
vengono registrati tutti i tassi di cambio mensili che si applicheranno alle spese del progetto,
indicando il primo giorno del mese di riferimento.
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procedure amministrative

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