La Gestione degli acquisti nella Pubblica Amministrazione

La Gestione degli acquisti
nella Pubblica
Amministrazione
8 aprile 2004
Sala Conferenze della Provincia di Lecce
Valeria De Giorgi
Segretario Amministrativo EP
Dipartimento Studi Aziendali, Giuridici e Ambientali
Università degli Studi di Lecce
Il
Il Regolamento sulle procedure
telematiche di acquisto
Il D.P.R. n. 101 del 4 aprile 2002
ha introdotto la disciplina per lo
svolgimento delle procedure telematiche
di acquisto
Il Regolamento sulle procedure
telematiche di acquisto
Le P.A. possono utilizzare in via alternativa o
come supporto ai tradizionali sistemi di scelta
del contraente:
¾ Mercato
Elettronico (Marketplace), per acquisti
sotto la soglia di rilievo comunitario
¾ Gare Telematiche, per attuare la gestione on-line
dell’intero processo di gara, per acquisti sia
sopra che sotto soglia
Il Regolamento sulle procedure
telematiche di acquisto
L’art. 11, comma 5, assegna al Ministero
dell’Economia e delle Finanze ed al Dipartimento
per l’Innovazione e le Tecnologie della Presidenza
del Consiglio dei Ministri il compito di predisporre,
anche attraverso proprie concessionarie, un Mercato
Elettronico cui tutte le P.A. possano accedere.
Il Ministero dell’Economia e delle Finanze (MEF)
ha incaricato la CONSIP S.p.A. di realizzare il
Mercato Elettronico Sperimentale della P. A.
CONSIP S.p.A.
CONSIP è una S.p.A. che fornisce allo Stato
consulenza, assistenza e soluzioni informatiche
per l'innovazione nella PA.
In base alla legge 488 del '99 stipula
convenzioni per l’approvvigionamento di beni o
servizi, e può svolgere attività di stazione
appaltante negli appalti pubblici.
Eroga inoltre servizi alle S.p.A. interamente
partecipate dallo Stato, in base alla legge 448
del 2001.
CONSIP S.p.A.
Il MEF, azionista unico, ne definisce compiti e
funzioni, che riguardano:
•
•
•
•
•
attività informatiche della PA (anche in materia
finanziaria e contabile);
sviluppo e gestione dei servizi informatici del MEF;
aggiudicazioni, su delega ricevuta, delle forniture di beni
e servizi per la PA;
gestione di apposite convenzioni con i fornitori per la
razionalizzazione della spesa;
realizzazione e gestione di un sistema di e-procurement
per gli acquisti on line della PA
Il mercato elettronico della P. A.
Nel Mercato Elettronico della PA ex art. 11
DPR 101/02 i Punti Ordinanti della PA
possono effettuare acquisti da più fornitori
“qualificati”.
I PO sono i soggetti - registrati sul Mercato
Elettronico - che possono impegnare
l’amministrazione
di
appartenenza
per
l’acquisto di beni e servizi offerti dai fornitori
abilitati
Il mercato elettronico della P. A.
Immagine tratta dalla presentazione Consip “Il Mercato elettronico della P.A.”
Il mercato elettronico della P. A.
Immagine tratta dalla presentazione Consip “Il Mercato elettronico della P.A.”
Il mercato elettronico della P.A.
benefici
Trasparenza
• Facilità di confronto dei prodotti e dei prezzi;
• Possibilità di interagire con una ampia base di fornitori che rispondono a standard
comprovati di efficienza e affidabilità.
Efficienza
• riduzione dei “costi di contatto” e dei tempi di contrattazione;
• eliminazione di supporti cartacei e riduzione delle attività legate alla gestione
documentale;
• possibilità di tracciare gli acquisti eseguiti e di monitorarne le diverse fasi;
possibilità per il personale, in parte liberato da alcune incombenze
amministrativo-burocratiche, di dedicarsi maggiormente ad attività quali analisi
delle merceologie, programmazione dei fabbisogni, monitoraggio della spesa.
Flessibilità
ulteriore canale cui le P. A. – anche quelle di piccole dimensioni - possono ricorrere liberamente per acquistare
in maniera:
• rapida;
• personalizzabile;
mirata.
Il Mercato Elettronico (Marketplace) è un canale di
acquisto diverso e complementare rispetto alle
Convenzioni ex art. 26 L.F. 2000
Mercato Elettronico della P.A.
Convenzioni Consip
¾
¾
¾
¾
¾
Trattano in maniera centralizzata beni
e servizi con caratteristiche standard
Le modalità di fornitura-consegna dei
beni ed erogazione dei servizi sono
predefinite
A fronte di ogni Convenzione, vi è un
unico aggiudicatario per l’intero
territorio
nazionale,
per
una
determinata
area
geografica o
merceologica (lotto)
Spesso i fornitori sono aziende di
dimensioni medio-grandi, in grado di
soddisfare una domanda per volumi
rilevanti
Consentono
risparmi
derivanti
dall’aggregazione della domanda
¾
¾
¾
¾
¾
Consente di richiedere offerte a più
fornitori per beni e servizi con
caratteristiche particolari
Consente di richiedere modalità di
fornitura personalizzate (es. consegna
in giorni od orari diversi da quelli
previsti)
Le P.A. possono acquistare lo stesso
bene da fornitori diversi, scegliendo
quello che preferiscono sulla base
delle loro puntuali esigenze
Consente l’accesso anche ai piccoli
fornitori, che possono sfruttare il
vantaggio competitivo della vicinanza
geografica alle P.A. Locali
Consente risparmi derivanti dalla
possibilità di confrontare l’offerta di
più fornitori in maniera agevole e
veloce
Come funziona: l’Ordine di Acquisto diretto
(OdA)
Individuati gli articoli di interesse, il PO può procedere direttamente all’acquisto
alle condizioni indicate
Immagine tratta dalla presentazione Consip “Il Mercato elettronico della P.A.”
Come funziona: la richiesta di offerta
(RdO)
Per articoli con caratteristiche particolari o per modalità di fornitura diverse può
richiedere ad alcuni fornitori offerte
Immagine tratta dalla presentazione Consip “Il Mercato elettronico della P.A.”
Gare telematiche
D.P.R. 101/02:
¾art. 4 pubblicità, atti e comunicazioni
¾art. 9 Bando di abilitazione
Abilitazione dei fornitori
Il DPR 101/02 prevede che la selezione dei fornitori abilitati avvenga attraverso la
pubblicazione di apposito bando
•
Pubblicati i bandi, sul portale www..... i fornitori possono scaricare la documentazione
relativa al Bando di Abilitazione al quale vogliono partecipare.
•
Inseriscono i loro prodotti nel file predisposto per la creazione del catalogo.
•
Compilano on-line sul portale l’apposita “Domanda di Abilitazione”, la scaricano sul PC,
appongono sulla domanda e sulla Lista prodotti la firma digitale del legale rappresentante
dell’impresa e caricano il tutto a sistema.
•
L’apposita Commissione di Abilitazione valuta la domanda e la lista prodotti, richiedendo
eventuali chiarimenti, ed emette un provvedimento di abilitazione/diniego che viene
notificato per posta elettronica al fornitore.
A questo punto verrà predisposto il Catalogo elettronico dei beni/servizi offerti, che
il fornitore dovrà firmare digitalmente prima della pubblicazione nel Mercato
Elettronico.
e-procurement
Con il termine di e-procurement si indica lo
strumento che consente di automatizzare
completamente le procedure d'acquisto di tutti i
prodotti e servizi.
È un sistema di approvvigionamento di beni e
servizi attraverso la Rete, dove è il consumatore
(PA o azienda) a ricevere sul proprio sito le offerte
di chi vende.
Questo processo di acquisto consente di ridurre i
costi e velocizzare i tempi, guadagnando in termini
di efficienza.
e-procurement
Come funziona
Si presenta come i negozi sul web dove i clienti sono i
dipendenti che si occupano degli acquisti.
Ogni dipendente ha assegnato un budget da impiegare
per l'acquisto del materiale che occorre.
Chi si occupa della gestione degli acquisti può
facilmente creare una struttura di controllo e convalida
degli acquisti che rispecchi quella già esistente.
Vengono accelerate le procedure mantenendo la
gestione delle spese
e-procurement
Chi fornisce i prodotti
I fornitori presentano un catalogo informatico
(immagini, prezzi e caratteristiche) dei prodotti.
Il responsabile degli acquisti seleziona i
prodotti utili/interessanti e li presenta sul
negozio.
I dipendenti scelgono nel negozio i prodotti che
ritengono opportuni e le scelte effettuate vanno
a comporre gli ordini.
Marketplace
Il termine Marketplace indica un "luogo" a disposizione di fornitori e clienti
nel quale mettere in relazione domanda ed offerta di beni e servizi.
Caratteristica principale dei Marketpalce è rappresentata dalla
compresenza di più fornitori (più o meno concorrenti sulle medesime
tipologie di beni e servizi) e dalla possibilità di creare una fitta rete di
relazioni fra fornitori e potenziali clienti.
I marketplace sono principalmente dedicati allo scambio di beni e servizi
in un'ottica di business to businness rispetto alla vendita diretta di piccoli
quantitativi ad un singolo cliente privato (caratteristica del commercio
business to consumer).
All'interno di un Marketplace è quindi possibile ritrovare proposte di
prodotti simili e/o complementari tra loro (quali quelli necessari per una
determinata filiera produttiva), consultare i cataloghi dei partecipanti,
attivare forme di contrattazione innovative (quali ad esempio le aste online), acquistare e pagare direttamente on-line per arrivare sino alla vera e
propria integrazione fra sistemi informativi dei partecipanti.
Marketplace
Per quanto riguarda le Pubbliche Amministrazioni (ed in base a quanto
previsto nel Piano d'azione per l'e-government), i Marketplace possono
avere una notevole importanza nell'ambito delle iniziative legate all'eprocurement, proprio per i vantaggi che possono portare:
¾ riduzione dei costi di beni e servizi
¾ maggiore velocità nel reperire e confrontare offerte diverse
¾ riduzione dei tempi necessari per la definizione degli
acquisti
¾ snellimento e semplificazione delle procedure di acquisto
¾ aumento della trasparenza nella formazione, gestione e
conclusione degli appalti