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LINEE GUIDA DELLE ATTIVITA’ SCIENTIFICHE PROMOSSE DALL’AIOM
SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE
La presente Linea Guida ha l’obiettivo di definire le regole per l’organizzazione degli eventi AIOM
e trova applicazione per l’organizzazione delle seguenti tipologie di manifestazioni:
Congresso Nazionale AIOM (annuale)
Conferenza Nazionale AIOM (annuale)
Congresso Nazionale AIOM Giovani (annuale)
Evento Regionale AIOM (almeno uno ogni due anni per ciascuna regione)
Evento Interregionale AIOM
CONGRESSO NAZIONALE DI ONCOLOGIA MEDICA
Organigramma del Congresso Nazionale
Presidente del Congresso
Il Presidente del Congresso è il Presidente di AIOM in carica al momento dell’espletamento del
Congresso.
Comitato Scientifico
Il Presidente del Comitato Scientifico è il Presidente di AIOM in carica al momento della
costituzione del Comitato Scientifico.
I membri del Comitato Scientifico, in numero non inferiore a 8, sono scelti dal Direttivo su proposta
del Presidente dell’AIOM, e sono in parte Membri dello stesso CD Nazionale di AIOM in carica al
momento della costituzione del Comitato Scientifico del Congresso,e in parte esterni. Come
Membro Esterno è incluso un rappresentante dei Coordinatori Regionali. I membri esterni sono
scelti sulle basi di specifiche competenze scientifiche e non sono obbligatoriamente Soci AIOM,
sono rappresentativi ,inoltre, di tutta l’Italia nei suoi comparti geografici Nord, Centro, Sud e Isole.
Il Comitato Scientifico si occupa della stesura del programma scientifico, della scelta della tipologia
delle sessioni scientifiche, della individuazione dei Relatori, Moderatori, Discussants, Reviewers e
Referees. L’intero programma scientifico deve essere sottoposto all’approvazione del Presidente
dell’AIOM e del Direttivo dell’AIOM in carica al momento della costituzione del Comitato
Scientifico del Congresso.
Comitato Organizzatore
Il Presidente del Comitato Organizzatore è il Presidente eletto, in carica al momento della
costituzione del Comitato Organizzatore.
I membri del Comitato Organizzatore, in numero non inferiore a 8, sono scelti dal Direttivo su
proposta del Presidente dell’AIOM e sono in parte Membri dello stesso CD Nazionale di AIOM in
carica al momento della costituzione del Comitato Organizzatore del Congresso, e in parte esterni.
La Giunta Esecutiva fa sempre parte del Comitato Esecutivo. Tra i Membri Esterni sono previsti il
Presidente della Fondazione AIOM, il Presidente di AIOM servizi, un rappresentante del WG ECM
e Congressi e un rappresentante del WG rapporti con le Regioni. I membri esterni devono essere
rappresentativi dell’oncologia medica verso le istituzioni politiche e sanitarie nazionali e locali e
non sono obbligatoriamente Soci AIOM. Il Comitato Organizzatore, collabora alla organizzazione
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dell’evento congressuale e precongressuale, in sintonia con AIOM servizi. Non entrano in merito
alle decisioni di tipo scientifico, a parte il Presidente dell’AIOM, che fa parte di entrambi i
Comitati. L’intero programma deve essere sottoposto all’approvazione del Presidente dell’AIOM e
del Direttivo dell’AIOM in carica al momento della costituzione del Comitato Organizzatore del
Congresso.
Il Presidente dell’AIOM, ha inoltre il compito di inoltrare formale invito alle Associazioni
Nazionali degli Infermieri di Oncologia , nelle persone dei loro rispettivi Presidenti, a partecipare al
Congresso Nazionale dell’AIOM, con un programma indipendente. L’invito deve essere
formalizzato 1 anno prima della data di inizio del Congresso.
Il programma scientifico messo a punto dagli Infermieri, deve essere presentato al Comitato
Scientifico del Congresso Nazionale AIOM, 7 mesi prima dell’evento, da un rappresentante delle
Associazioni . Il Direttivo dell’AIOM validerà tale programma nella riunione di Direttivo subito
successiva a tale data. Potranno essere prese in considerazione sessioni congiunte, con Relatori,
Moderatori ,Discussant, Reviewer, di entrambe le categorie. Le proposte verranno discusse in seno
al Comitato Scientifico del Congresso AIOM. Per il resto il Congresso Infermieri si svolgerà in
contemporanea a quello degli Oncologi.
I Componenti del Comitato Scientifico e Organizzatore, che pur avendo accettato l’incarico,
non partecipassero a più di due riunioni senza inviare valida giustificazione saranno rimossi
dall’incarico e saranno sostituiti a discrezione del Direttivo dell’AIOM.
AIOM Servizi Srl
Il Consiglio Direttivo di AIOM dà mandato “una tantum” ad AIOM Servizi Srl per l’organizzazione
del Congresso, secondo le modalità previste dalle Linee Guida di AIOM Servizi Srl ed in sintonia
con il Comitato Organizzatore.
La gestione economico-finanziaria è a completo carico di “AIOM Servizi Srl” che introiterà in
prima persona tutti i finanziamenti collegati e/o collegabili agli eventi AIOM.
Scelta della Sede Congressuale
Sono attualmente qualificate per lo svolgimento del Congresso Nazionale AIOM le città di Milano e
Roma.
Altra città candidata è Napoli se entro la Primavera 2009 dimostrerà di possedere i requisiti
necessari.
Scelta della Data
Compatibilmente con le esigenze logistiche della sede prescelta, e in base anche ad eventi di
rilevanza internazionale (ASCO, ESMO, ECCO), il Congresso dovrebbe preferibilmente svolgersi
in una data compresa tra l’ultima settimana di settembre e l’ultima di ottobre.
La data è stabilita dal CD di AIOM di concerto con AIOM Servizi Srl.
Format del congresso
Il Congresso si svolge in quattro giorni iniziando preferibilmente di sabato; i lavori iniziano tra le 8
e le 8,30 del mattino e si concludono entro le ore 13.30 della quarta giornata.
Nella prima giornata si terrà la cerimonia inaugurale nel corso della quale si svolgerà una lettura
magistrale.
All’interno del programma congressuale deve essere previsto uno spazio per la presentazione delle
attività della Fondazione AIOM, dei progetti dell’AIOM di AIOM Servizi Srl.
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All’interno del programma congressuale deve essere previsto uno spazio per la presentazione delle
attività della Fondazione AIOM, dei progetti dell’AIOM, e della attività svolta da AIOM Servizi
Srl.
E’ previsto un evento pre-congressuale nel pomeriggio che precede l’apertura del Congresso.
TIPOLOGIA DELLE SESSIONI:
a)Istituzionali
b)Educazionali
c)Comunicazioni orali in Plenaria
d)Comunicazioni orali e poster reviewer in Contemporanea
e) General Poster
f) AIOM incontra
g)Controversie
h) Sessioni Speciali
I) Letture Magistrali
L) Highlights
M) Take Home Mess
N) Altre
Il programma scientifico è composto da:
a) Sessioni Istituzionali rappresentate da:
1) Cerimonia Inaugurale del congresso (durata 1 ora ca) si terrà il primo giorno. Verranno
invitate Autorità del campo scientifico, politico e amministrativo.
2) Presidential Address (durata 30 min ca…)
3) Consegna Premi (durata 30 min ca..) premi alla carriera, scientifici, borse di studio, e premi
ai giornalisti. Durante tale sessione saranno assegnati 1 premio per la migliore comunicazione
orale non selezionata in plenaria, portante come primo nome un Giovane oncologo AIOM; 2
premi, uno per ciascun poster ritenuto il migliore (punteggio più elevato), portante come primo
nome un Giovane Oncologo AIOM.
4) Assemblea Generale ( durata 1 ora) deve essere svolta in orario consono, tale da permettere
la presenza di un elevato numero di Soci. E’ previsto il Report della Giunta, compreso
l’approvazione del Bilancio Consuntivo relativo all’anno precedente che sarà presentato dal
Tesoriere in carica. A discrezione del Direttivo, potrà essere inserito un Report di AIOM
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Servizi, Report dell’ESMO Representative e del Rappresentante Giovani Oncologi. Durante
l’Assemblea devono essere comunicate tutte quelle variazioni che richiedono l’approvazione,
per votazione, da parte dei Soci.
In corrispondenza del rinnovo del Consiglio Direttivo, l’Assemblea sancisce la chiusura
del seggio elettorale. Durante l’Assemblea il Presidente dell’AIOM in carica
comunicherà l’esito delle elezioni e presenterà il Direttivo neoeletto.
5)Sessione Fondazione (durata 90 min)
Sono previsti 2 Moderatori e 3-4 Relatori. Ogni relazione dura 20 min ciascuna . Segue
discussione
6)Sessione Giovani Oncologi (durata 90 min.)
Sono previsti 2 Moderatori ( 1 Senior, 1 Junior); 4 Relatori. Ogni relazione dura max 20
min. Segue discussione
7)Sessione Progetti AIOM(durata 90 min.)
Sono previsti 2 Moderatori. Il numero dei Relatori ( Coordinatori dei WGs, Progetti, Taske
Force etc) si definisce in base ai progetti da presentare
8)Sessione Linee Guida AIOM(durata 90 min)
Sono previsti 2 Moderatori. Il numero dei Relatori ( Estensori Linee Guida) si definisce in
base agli argomenti da presentare
9)Sessione ESMO (durata 90 min)
Sono previsti 2 Moderatori ( 1 AIOM, 1 ESMO); 4 Relatori. Ogni relazione dura max 20
min. Segue discussione
Non devono essere previste sessioni in contemporanea durante lo svolgimento delle
sessioni contrassegnate 1
4. Le sessioni 5
9 sono ritenute “prioritarie”, ma possono
avere altre sessioni contemporanee, ma soltanto di tipologia diversa.
b) Sessioni educazionali (durata 90 min ca.)
Riguardano almeno 7 argomenti che si ripetono negli anni e 3 argomenti scelti a rotazione. Si
possono svolgere anche in modo contemporaneo.
Le sessioni hanno lo scopo di aggiornare sullo stato dell’arte di determinati argomenti di interesse
generale e comprendono 2 Moderatori, 4 relazioni e 4 Relatori ( max 20 min cad.) ed una
discussione generale di 10min ca.
Gli argomenti “fissi” sono rappresentati da:
1) Tumore della mammella
2) Tumore del colon-retto
3) Tumori Apparato digestivo alto
4) Tumore del polmone
5) Tumori Urologici
4
6) Tumori Ginecologici
7)Ricerca traslazionale, Oncologia molecolare, farmacologia e bioterapie
8-9-10)argomento a discrezione del Comitato Scientifico a rotazione
I relatori di ciascuna Sessione educazionale, devono inviare ad AIOM srl una domanda
pertinenente l’argomento svolto, per la composizione dei questionari ECM, secondo la tempistica
prevista.
c) Comunicazioni orali in sessione plenaria (durata 120 min ca.)
Sono selezionate secondo le regole previste dal paragrafo “modalità di valutazione degli abstract”.
La sessione, moderata dal Presidente AIOM e dal Presidente Eletto AIOM, comprenderà un
massimo di 6 relazioni, minimo 4, pertanto massimo 6 relatori e massimo 6 discussant, 1 per ogni
relazione. Il tempo a disposizione è 10-15 minuti in relazione al numero delle relazioni
Non devono essere previste sessioni in contemporanea durante lo svolgimento della sessione
plenaria
d) Sessioni di comunicazioni orali concomitanti e poster reviewer
(durata 90 min ca.)
Sono selezionate secondo le regole previste dal paragrafo “modalità di valutazione degli abstract”.
Le comunicazioni orali sono uno dei momenti principali del Congresso, sono raggruppate per
affinità di argomento e concomitanti tra loro in numero di 3 per giorno, per un totale di 9
SESSIONI, una per ciascun argomento preventivamente scelto.
Non deve essere prevista altra tipologia di sessione in contemporanea durante lo svolgimento
delle sessioni di comunicazioni orali e poster reviewer.
Gli argomenti sono:
Tumori del tratto gastrointestinale alto
Tumori del Colon -retto
Tumori della mammella
Tumori toraco-polmonari e della testa e collo
Melanoma, sarcomi , tumori rari , neoplasie cerebrali
Tumori ginecologici e genitourinari
Terapie palliative e di supporto,
Ricerca traslazionale,Oncologia molecolare, farmacologia e bioterapie.
Onco-Ematologia
Queste suddivisioni possono essere modificate dal Comitato Scientifico sulla base del numero e
della qualità dei riassunti pervenuti.
Ogni sessione di comunicazione orale, moderata da due moderatori, e composta da:
4- 6 comunicazioni (durata 10-8 min ca.) e l’intervento di un discussant (15 min ca.) che
effettuerà una rivisitazione critica delle comunicazioni presentate
il commento dei tre migliori poster selezionati da parte di un revisore( Poster reviewer) (15
min ca.)
una breve discussione generale (10 min ca.)
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e) General Poster
I poster verranno affissi all’apertura del Congresso e verranno rimossi alla chiusura.
I presentatori dei poster correlati agli argomenti trattati nelle corrispondenti comunicazioni orali di
ciascun giorno, devono rimanere a disposizione dei partecipanti per domande e approfondimenti tra
le 14.00 e le 14.30 nell’area Poster Exhibition. Se possibile la zona Buffet deve essere organizzata
nelle vicinanze dell’area Poster Exibition.
f)AIOM incontra…( almeno 6, durata 90 min ciascuna)
Durante tali Sessioni AIOM discuterà con le Associazioni Scientifiche più rappresentative ( per es
SIC, AIRO, SIAPEC, ……) per un totale di almeno 6 sessioni. I Moderatori e Relatori
apparterranno in parte all’AIOM in parte alla Associazione che si incontra. Ogni sessione prevede 2
Moderatori( 1 AIOM,1 altra Associazione) 3-4 Relatori. Tali sessioni sono in contemporanea con
altre sessioni
g) Controversie ( almeno 4, durata 1 ora ciascuna)
Partecipa un solo moderatore e due relatori: il ruolo del moderatore è di presentare brevemente dei
casi clinici paradigmatici relativi al tema in controversia e stimolare quindi la discussione. Dopo le
due relazioni in cui si cercherà di mettere in risalto rispettivamente i pro e i contro o comunque
aspetti diversificati della controversia, si lascerà ampio spazio alla discussione con il pubblico. Le
controversie avranno la durata di 1 ora ciascuna , per un totale di 4 sessioni. Tali sessioni sono in
contemporanea con altre sessioni.
h) Sessioni Speciali (fino a 8, durata 90 min ciascuna)
Verranno trattati argomenti di interesse generale di tematiche varie o a monotema, riguardanti la
sfera politico-sanitaria e dei media etc. Una sessione speciale può essere riservata ai last minute.
Sono previsti 2 moderatori e 3-4 relatori. La durata di ciascuna relazione è di 20 minuti.Tali sessioni
sono in contemporanea con altre sessioni
i) Letture Magistrali ( max 2 della durata di 45 min ciascuna)
Le Letture sono a tema, e fatte da personaggi del mondo oncologico che si sono particolarmente
distinti nella ricerca, nella prevenzione e/o nel trattamento delle neoplasie. Non devono essere
previste sessioni in contemporanea durante lo svolgimento delle Letture Magistrali.
L) Highlights ( almeno 1, della durata di 1 ora)
Verranno discusse le novità più importanti riportate nei Congressi Italiani, Europei, Americani e
altri, su tematiche varie. Sono previsti 2 moderatori e 3-4 relatori. I Relatori saranno preferibilmente
Giovani Oncologi AIOM, che si saranno recati al Congresso di cui dovranno relazionare. La
sessione è in contemporanea con altre sessioni.
M) Take Home Message ( fino a 3, della durata di 1 ora)
A partire dal secondo giorno, in prima mattina, verranno riferiti i dati salienti delle sessioni più
significative tenutesi nel giorno precedente. Il Comitato Scientifico seleziona gli argomenti oggetto
del Take home e identifica i Moderatori e Relatori, La sessione prevede1-2 moderatori; il numero
dei relatori sarà proporzionato al numero delle sessioni da riassumere. Le cariche di moderatore e
relatore sono preferibilmente attribuite a esperti della materia di cui si vuole relazionare. Per quanto
possibile tale sessione non sarà in contemporanea con altre. Ciascun relatore delle sessioni
selezionate per il successivo Take Home Message, dovrà fare pervenire la propria relazione, o
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almeno i punti salienti di essa, ad AIOM servizi almeno 10 giorni prima dell’inizio del Congresso.
AIOM servizi provvederà ad inoltrarle ai Relatori e Moderatori della Sessione Take Home Message.
N) Altre tipologie di Sessioni quali:Tavole Rotonde, Meet the Professor,
Simposia, Casi Clinici etc verranno inserite a discrezione del Comitato
Scientifico
Speaker
Tutti gli speaker invitati dal Comitato Scientifico come moderatori o relatori devono essere Soci
dell’AIOM in regola, al momento dell’incarico, con la corresponsione delle quote sociali. Ciò non si
applica per invitati istituzionali (membri di altre Società Scientifiche, giornalisti, cariche politicoamministrative, etc).
◊ Si stabilisce che non è possibile partecipare, nel ruolo di relatore o moderatore a piu’ di una
sessione. Inoltre ogni delegato può partecipare a non piu’ di due eventi satelliti organizzati da
Aziende Farmaceutiche o da altri Enti. Fanno eccezione a tale regola:
1) le sessioni definite istituzionali
2) presentazione di un abstract selezionato per presentazione orale in plenaria o in contemporanea
o in sessioni a tematiche specifiche.
Virtual Meeting
In occasione di ogni Congresso Nazionale viene realizzato un “virtual meeting” che deve contenere
tutte le relazioni degli speaker invitati (ad eccezione di quelle sponsorizzate) e tutti gli abstracts che
saranno pubblicati comunque anche sui proceeding cartacei. Le relazioni dovranno contenere le
diapositive presentate dai relatori che abbiano firmato atto liberatorio. Il “virtual meeting” sarà
inserito sul sito web dell’AIOM subito dopo il termine del Congresso. Può inoltre, essere effettuato
l’accreditamento a distanza per le Sessioni Educazionali.
Intervallo dedicato alla colazione di lavoro
E’ previsto un intervallo per la colazione di lavoro tra le 13 e le 15. In tale intervallo avranno luogo i
Simposia Satellite
Eventi satellite (simposi, minisimposi, letture)
Il programma proposto dalle Aziende Farmaceutiche dovrà essere approvato dal Comitato
Scientifico. I simposi non possono essere collocati in contemporanea ad alcuna attività scientifica
del Congresso. Pertanto, in ogni giornata, si svolgeranno preferibilmente nelle pause stabilite
previste per le colazioni di lavoro. Nel programma figureranno, con il nome dell’Azienda
Farmaceutica che lo sponsorizza, il titolo del simposio, il titolo delle relazioni e i nomi dei relatori.
Dal programma si dovrà evincere chiaramente che si tratta di simposi sponsorizzati; l’elenco dei
simposi satellite viene inserito come sezione separata all’interno del programma scientifico. Il
numero dei Simposi Satellite è a discrezione del Comitato Scientifico. Saranno inseriti un numero
di Simposi Satellite non inferiore a 16, della durata di 1 ora ciascuno.
Modalità di valutazione degli abstract
La dead line per l’invio degli elaborati scientifici viene fissata in una data che preceda di 6 mesi
l’inizio del Congresso. Ogni Socio può inviare 1 solo abstract a suo primo nome, ma può essere co7
autore di altri elaborati. Nel caso il primo Autore non sia Socio AIOM, deve essere presentato da un
Socio AIOM che firmerà il modulo relativo. Le informative e la modulistica per la preparazione
degli abstract saranno pubblicate on line nel sito dell’AIOM, 3 mesi prima della dead line. L’invio
degli abstract avverrà esclusivamente attraverso il sito AIOM. Sarà data comunicazione a tutti i Soci
tramite e-mail.
Gli abstract redatti in lingua inglese e raggruppati per singoli argomenti saranno valutati in cieco da
una commissione formata da esperti scelti dal Presidente del Comitato Scientifico, coadiuvato dai
Membri del Comitato Scientifico stesso. La Commissione esaminatrice in qualità di referees deve
essere costituita da:
-Membri del Direttivo
-Membri del Comitato Scientifico
-Moderatori e Discussant delle Sessioni di Comunicazioni Orali e Poster reviewer, degli argomenti
specifici. Ogni Commissione dello specifico argomento è composta da almeno 5 Referees. Tutti i
Componenti la Commissione devono essere Soci AIOM in regola al momento del Conferimento
dell’incarico. I Referees devono comunicare l’esito della graduatoria degli abstracts a loro assegnati,
entro massimo 15 giorni dal ricevimento degli elaborati scientifici.
Il punteggio avrà un range da 0 a 5 (ogni membro della commissione potrà attribuire un voto per
ogni abstract):
0 – respingere
1 – solo pubblicazione
2 – general poster
3 – poster reviewer
4 – comunicazione orale in sessione contemporanea
5 – comunicazione orale in sessione plenaria
Il Comitato Scientifico, nel corso di un’apposita riunione, provvederà a redigere la classifica degli
abstract, entro 5 mesi prima dell’inizio del Congresso. I primi 4-6 abstract (il numero è a
discrezione del Comitato Scientifico) che otterranno il punteggio più elevato, verranno selezionati
per la Sessione Plenaria. A parità di punteggio , il Comitato Scientifico ha la facoltà di decidere
quale elaborato scientifico resterà in Sessione Plenaria e quale passerà alla Sessione orale in
Contemporanea .
Potranno essere previsti premi, ai migliori poster presentati e alle migliori comunicazioni orali
presentate, messi a disposizione da AIOM o da parte di Aziende Farmaceutiche o da altri. Ciò sarà
deciso dal Comitato Scientifico e saranno consegnati durante lo svolgimento del Congresso, in una
sessione specifica. Verrà costituita una apposita Commissione giudicatrice, su indicazione del
Comitato Scientifico.
.
Durante la sessione istituzionale: Consegna Premi, verranno inoltre Consegnati i Premi:
-alla carriera
-ai Giornalisti
Verranno inoltre consegnate le Borse di Studio della Fondazione AIOM
Riunioni di Gruppi di Lavoro, Gruppi Cooperativi etc
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1) Le riunioni dei Gruppi di lavoro Istituzionali AIOM (WGs, Task Forces, Progetti etc), non
possono essere effettuate durante lo svolgimento del Congresso. A tal fine AIOM servizi
provvederà ad assegnare le sale e l’orario secondo le disponibilità, in relazione alle esigenze
congressuali.
AIOM servizi, e la Segreteria AIOM, per quanto di competenza, provvederanno a fornire ciò che
necessita per lo svolgimento della riunione.
Per ottimizzare la organizzazione è necessario che la richiesta della sala venga fatta ad AIOM
servizi, almeno 3 mesi prima della data di inizio del Congresso, indicando : giorno, ora, numero
partecipanti e eventuali strumenti tecnologici ( proiettori etc).
2) L’AIOM mette a disposizione gratuitamente, alcune sale con supporti didattici e tecnologici,
all’interno della Sede Congressuale anche per le riunioni dei Gruppi di lavoro NON Istituzionali
AIOM, ( Gruppi Cooperativi, Riunioni di Protocolli, Trias Clinici, etc ). Tali riunioni non possono
essere effettuate durante lo svolgimento del Congresso, pertanto, preferibilmente dovranno
svolgersi nel pomeriggio precongressuale, o subito prima dell’inizio delle sessioni o subito dopo la
fine delle sessioni congressuali, compatibilmente con gli orari di apertura e chiusura della Sede
Congressuale.
Per ottimizzare la organizzazione è necessario che la richiesta della sala venga fatta ad AIOM
servizi, almeno 3 mesi prima della data di inizio del Congresso, indicando : giorno, ora, numero
partecipanti e eventuali strumenti tecnologici ( proiettori etc).
3) Le Aziende Farmaceutiche interessate all’uso di sale per riunioni operative, potranno fare
richiesta direttamente ad AIOM servizi, che quantizzerà il costo in base a canoni prestabiliti.
Questionari di apprendimento e di valutazione/soddisfazione
ECM: per il Congresso Nazionale saranno richiesti i crediti formativi, ottemperando alle normative
vigenti. I questionari per le verifiche di apprendimento sono presenti nella cartella congressuale.
Saranno anche richiesti i crediti europei.
Oltre alla modulistica correlata alla attività ECM, saranno distribuiti ( presenti all’interno della
borsa congressuale) dei moduli prestampati per la valutazione delle sessioni educazionali in
termini di gradimento degli argomenti, dei moderatori e dei relatori, e per la valutazione della
organizzazione logistica interna [congruità della sede,orari, distribuzione sessioni, personale], e
esterna [servizio catering, hotel, trasporti ] onde stabilire il livello di soddisfazione e compliance.
La valutazione avverrà mantenendo l’anonimato. Verrà istituita una apposita Commissione
composta dai Membri del Consiglio Direttivo per la valutazione delle schede.
Attività e responsabilità per lo svolgimento del Congresso
Vedi tabella (1)
Attività a chiusura del Congresso
Entro 1-3 mesi dalla fine del Congresso il Consiglio Direttivo deve raccogliere ed analizzare i dati
statistici riguardanti:
flusso di presenze
questionari di soddisfazione
elaborati presentati
questionari di apprendimento ECM (obbligatoriamente entro 1 mese)
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Viene, inoltre, presa visione del bilancio consuntivo.
Sulla base di questa analisi il Consiglio esprime una valutazione complessiva e definisce le azioni di
miglioramento necessarie da attivare per gli eventi successivi.
Le linee guida saranno aggiornate ogni due anni in modo da poter essere adeguate alle nuove
situazioni.
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Tabella (1) - Attività e responsabilità per lo svolgimento del Congresso versione 2 marzo 2009
Tempi
Attività
Segr
AIOM
PRES
AIOM
CD AIOM
Ref.
CS
-18 mesi
Nomina Comitato Scientifico
X
X
-18 mesi
Nomina Comitato Organizzatore, ratifica della sede e
data.
X
X
-12 mesi
Fund raising, preparazione del bilancio preventivo e
presentazione a Consiglio Direttivo.
- 10 mesi
Presa visione del bilancio preventivo.
-10 mesi
Elaborazione progetto completo del Congresso
comprendente:
sede
aule utilizzate e capienza
programma sociale
allottment alberghiero
il first announcement
patrocini
quote d’iscrizione
elenco aziende e simposi satellite
-9 mesi
Approvazione del progetto del Congresso
X
X
Elaborazione del programma scientifico
comprendente:
programma generale e tipologia dei lavori
individuazione dei relatori, moderatori,
reviewer e discussant
Proposta e nomina dei referees (valut. abstr.)
X
X
X
X
X
X
-8 mesi
-7mesi
Presa visione del Programma Scientifico degli
Infermieri
CO
AIOM Srl
X
X
X
X
X
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Tempi
Attività
-6 mesi
Dead line ricevimento abstract, invio abstract
referees (AIOM servizi)
-5 mezzo
Valutazione abstr da parte Referees
- 5 mesi
Inviti ad autorità ed istituzioni
-5 mesi
Richiesta della documentazione ECM ai relatori e al
Presidente del Congresso
-5 mesi
Valutazione abstracts e graduatoria
Segr
AIOM
PRES
AIOM
CD AIOM
Ref.
CS
X
CO
AIOM Srl
X
X
X
X
stesura del programma scientifico definitivo con
comunicazioni orali, poster reviewer, poster.
- 4 mesi
X
X
Approvazione del programma scientifico definitivo.
Invio comunicazione ai Relatori, Moderatori etc
Raccolta delle domande per questionari ECM.
Segreteria AIOM
Attività durante lo svolgimento del Congresso:
raccolta quote associative
rinnovi cariche istituzionali AIOM
riunioni organi AIOM
assistenza al socio
AIOM servizi
controllo fornitori, controllo registrazione
partecipanti, controllo registrazioni ECM,
raccolta questionari di gradimento,
controllo e verifica logistica locale interna
(sale, proiezioni) e esterna (catering, bus)
………………
X
X
X
X
X
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Approvate dal Direttivo Nazionale AIOM il 2 marzo 2009
(estensori: dr.ssa Maria Teresa Ionta, Responsabile Working Group “ECM. Congressi”)
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