Gestione del Personale (JOB)

J/O248
Gestione del Personale (JOB) - 10/2008
NOTE OPERATIVE
Gestione del Personale (JOB) - 10/2008
SOMMARIO
Novità di gestione
1. Libro Unico del Lavoro................................................................................................................................... 2
1.1 JOB: modalità operative .............................................................................................................................. 5
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NOTE OPERATIVE - 1
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1. Libro Unico del Lavoro
L'art. 39 del DL 112/2008 (convertito nella Legge 133/2008) introduce alcune misure di semplificazione
nella gestione dei rapporti di lavoro. In particolare, è istituito il "Libro Unico del Lavoro" (LUL), che sostituisce
il libro paga ed abroga il libro matricola.
Il Decreto del Ministero del Lavoro 09/07/2008 disciplina le modalità di tenuta e conservazione del Libro
Unico del Lavoro ed il relativo "regime transitorio".
Le prime indicazioni operative sono state fornite con la Circolare n. 20 del 21/08/2008 del Ministero del
Lavoro e le Note INAIL del 4/09/2008 (datori di lavoro agricolo), del 10/09/2008 (vidimazione) e del
19/09/2008 (regime transitorio).
Periodo di regime transitorio (dal 18/08/2008 al periodo di paga di dicembre 2008)
Le disposizioni sul Libro unico sono in vigore dal 18 agosto 2008, data di pubblicazione sulla Gazzetta
Ufficiale del DM 09/07/2008.
Dal 18/08/2008 sono abrogati il libro matricola (che non deve essere più compilato né aggiornato né tanto
meno vidimato dalle sedi INAIL) ed il registro d'impresa per i datori di lavoro agricolo, sezione
matricola.
Resta in uso il libro presenze ma nella nuova funzione sostitutiva del Libro Unico del Lavoro e fino allo
scadere del termine del periodo transitorio previsto dal Decreto Ministeriale (16 gennaio 2009).
Sino al 16/01/2009 (periodo di paga di dicembre 2008) i datori di lavoro hanno la possibilità di
assolvere alle disposizioni sul Libro Unico mediante la corretta e regolare tenuta dell'attuale libro
paga, nelle due sezioni paga e presenza, avendo ben presente che le regole sulla tenuta,
conservazione ed esibizione non sono più quelle previste dal DPR 1124/1965, ma le nuove contenute
nell'art. 39 del DL 112/2008: tale possibilità interessa anche la tenuta in forma manuale, che dal periodo
di paga gennaio 2009 non potrà più essere utilizzata.
In attesa di una prossima circolare del Ministero del Lavoro (indicativamente prevista nel mese di
ottobre), la Fondazione Studi dei Consulenti del Lavoro sta fornendo un aiuto ad imprenditori e professionisti
sulle novità nella gestione del nuovo Libro Unico, tramite risposte a vari quesiti (www.consulentidellavoro.it):
auspichiamo che i molti dubbi trovino una risposta ufficiale nelle interpretazioni ministeriali.
Soggetti obbligati
I datori di lavoro privati, con la sola esclusione dei datori di lavoro domestico, devono istituire e tenere il
Libro Unico del Lavoro.
Le pubbliche amministrazioni sono esentate dalla tenuta del Libro Unico del Lavoro.
Registrazioni obbligatorie
Nel Libro Unico del Lavoro devono essere iscritti tutti i lavoratori subordinati, i collaboratori coordinati e
continuativi e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo.
Non sono più oggetto di registrazione:
• i collaboratori e i coadiuvanti delle imprese familiari;
• i coadiuvanti delle imprese commerciali;
• i soci lavoratori di attività commerciale e di imprese in forma societaria.
Vista la particolarità dei soci di cooperativa, che possono avere la duplice figura di rapporto associativo e
rapporto di lavoro, per essi l'iscrizione nel Libro Unico ricorre solo quando si configura un distinto rapporto di
lavoro subordinato o di collaborazione.
Per ciascun lavoratore, il datore di lavoro deve indicare il nome e il cognome, il codice fiscale, la qualifica e il
livello, la retribuzione base, l'anzianità di servizio e le posizioni assicurative e previdenziali.
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Inoltre, il datore di lavoro deve annotare tutte le somme corrisposte al lavoratore (in denaro e in natura),
comprese le somme erogate a titolo di rimborso spese, le trattenute a qualsiasi titolo effettuate, le detrazioni
fiscali, i dati relativi agli assegni per il nucleo familiare, le prestazioni ricevute da enti e istituti previdenziali.
Le somme erogate a titolo di premio o per prestazioni di lavoro straordinario devono essere indicate
separatamente.
Per i lavoranti a domicilio, nel Libro Unico occorre obbligatoriamente riportare anche i dati dell'abrogato
libretto personale di controllo, ossia la data e l'ora di consegna e di riconsegna del lavoro, la descrizione del
lavoro eseguito, l'indicazione della quantità e della qualità del lavoro eseguito.
Nei casi in cui il lavoratore non percepisca alcuna retribuzione (es.: collaboratore amministratore di società)
o non svolga la propria prestazione lavorativa (es.: lavoratore a chiamata nei periodi di stand by), la
registrazione sul Libro Unico del Lavoro deve avvenire, in ottica semplificatrice, solo in occasione della prima
immissione al lavoro e, successivamente, per ogni mese in cui il lavoratore si trovi a svolgere attività
lavorativa o a percepire compensi, nonché al termine del rapporto medesimo.
Per i lavoratori interinali, il datore di lavoro utilizzatore è tenuto ad iscrivere sul Libro Unico i relativi dati
identificativi, mentre le Agenzie del Lavoro dovranno procedere alle annotazioni integrali sul Libro Unico
anche con riferimento al calendario delle presenze e ai dati retributivi.
Calendario delle presenze/assenze
Il Libro Unico deve contenere anche il calendario delle presenze/assenze: per ogni lavoratore e per ciascun
giorno del mese di riferimento, il datore di lavoro deve registrare le ore di lavoro effettuate, le ore di lavoro
straordinario, le assenze (anche non retribuite), le ferie ed i riposi. Le annotazioni relative alla presenza o
assenza dei lavoratori devono essere effettuate utilizzando causali inequivoche, risultanti da apposita
legenda, tenuta anche separatamente dal Libro Unico.
Per i lavoratori retribuiti in misura fissa o a giornata intera o a periodi superiori deve essere annotata soltanto
la giornata di presenza al lavoro: anche in tale ipotesi permane l'obbligo di indicare la causale relativa alle
assenze. Tale obbligo si intende inoltre esteso ai collaboratori autonomi iscritti sul Libro Unico del Lavoro,
con riguardo alle assenze che hanno riflessi su istituti legali o prestazioni previdenziali.
I datori di lavoro agricoli che avevano optato per il registro d'impresa semplificato, assumendo lavoratori per
un numero di giornate non superiore a 270 in ragione d'anno, sono esonerati dal registrare le presenze nel
Libro Unico del Lavoro.
Secondo le previsioni dell'art. 4, c. 1, del DM 09/07/2008, viene eliminato l'obbligo di riepilogo mensile
delle retribuzioni (attuali "riepiloghi mensili") mentre è attribuito agli organi di vigilanza, in occasione di un
accesso ispettivo, il potere di richiedere ai datori di lavoro che occupano oltre 10 lavoratori oppure operino
con più sedi stabili di lavoro di esibire appositi elenchi riepilogativi mensili del personale occupato e dei dati
individuali delle presenze/assenze, aggiornati all'ultimo periodo di registrazione sul Libro Unico, anche
suddivisi per ciascuna sede di lavoro.
Copia per il lavoratore
Il datore di lavoro può, nei confronti dei lavoratori subordinati, assolvere all'obbligo di consegna del prospetto
di paga, mediante consegna di una fotocopia delle scritturazioni effettuate sul Libro Unico del Lavoro.
Secondo l'interpretazione del Ministero del Lavoro, l'adempimento si intende comunque assolto anche se la
copia delle registrazioni consegnata al lavoratore non comprende i dati relativi al calendario delle presenze.
Modalità di tenuta e conservazione
Il datore di lavoro deve istituire un unico Libro anche in presenza di più posizioni assicurative e
previdenziali in ambito aziendale o di più sedi di lavoro, sebbene stabili e organizzate.
Il Libro Unico del Lavoro può essere conservato presso:
• la sede legale dell'azienda (anche in presenza di più sedi di lavoro);
• lo Studio del Consulente del Lavoro o di altro Professionista abilitato;
• i servizi e i centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole
imprese, anche in forma cooperativa.
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Negli ultimi casi, il datore di lavoro deve comunicare preventivamente alla Direzione Provinciale del Lavoro
competente per territorio le generalità del soggetto al quale è stato affidato l'incarico, nonché il luogo ove
sono reperibili i documenti.
Non è più necessario, quindi, tenere una copia "conforme" del Libro Unico del Lavoro presso l'impresa
(come lo era invece per i libri paga e matricola).
Scompare la tenuta manuale dei libri di lavoro (eccetto il periodo di regime transitorio) e il Libro Unico può
essere tenuto esclusivamente secondo una delle seguenti modalità:
• elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo: sono necessarie la
preventiva numerazione e vidimazione di ogni pagina del libro che può essere richiesta a qualsiasi sede
INAIL sul territorio nazionale;
• stampa laser: prevede un'iniziale richiesta di autorizzazione ad una qualsiasi sede INAIL per la
vidimazione contestuale in fase di stampa. Viene meno l'obbligo di produrre il prospetto riepilogativo
mensile delle retribuzioni, nonché l'obbligo di inoltrare alla sede INAIL, entro il 31 marzo dell'anno
successivo a quello di riferimento, detto prospetto riepilogativo;
• su supporti magnetici: sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata
alle registrazioni in precedenza, o ad elaborazione automatica dei dati, garantendo oltre la
consultabilità, in ogni momento, anche l'inalterabilità e l'integrità dei dati, nonché la sequenzialità
cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche stabilite dal Codice
dell'Amministrazione digitale (art. 71 del D. Lgs. 82/2005).
Per il Libro Unico tenuto mediante supporti magnetici e sistemi di elaborazione automatica dei dati non ci
sono obblighi di vidimazione da parte dell'INAIL. Gli utenti che si affidano a tale sistema devono darne
comunicazione scritta (anche a mezzo fax o e-mail), prima della messa in uso, alla Direzione Provinciale del
Lavoro competente per territorio, avendo cura di indicare in modo dettagliato le caratteristiche tecniche del
sistema adottato.
Ad oggi, mancano le istruzioni tecniche ministeriali per rendere operativa l'adozione della tenuta del
Libro Unico su supporti magnetici o mediante elaborazione automatica dei dati.
Indipendentemente dal sistema di tenuta adottato, è obbligatorio:
• attribuire, in fase di stampa, una numerazione sequenziale a ciascun foglio che compone il Libro Unico
del Lavoro;
• conservare eventuali fogli deteriorati o annullati;
• istituire un documento unitario. Il Libro Unico del Lavoro dovrà essere, quindi, unitario, quanto a
vidimazione, numerazione, registrazioni, tenuta e conservazione.
Come indicato nella circolare ministeriale n. 20/2008, è ritenuta, comunque corretta, all'interno del Libro
Unico del Lavoro regolarmente istituito, l'eventuale elaborazione separata del calendario delle presenze,
mantenendo una numerazione sequenziale.
Tempi delle registrazioni
Ai sensi del comma 3 dell'art. 39 del DL 112/2008, il Libro Unico del Lavoro deve essere compilato con i
dati richiesti, per ciascun mese di riferimento, entro il giorno 16 del mese successivo.
Il Ministero del Lavoro, con la circolare 20/2008, in un'ottica di semplificazione, ha chiarito che il DM
09/07/2008 fa salva la facoltà "per le aziende che hanno in uso una retribuzione sfasata" (elaborazione
dei cedolini in base al calendario del mese precedente) di continuare a valorizzare le presenze nel mese
successivo, evitando qualsiasi complicazione.
La registrazione dei dati variabili delle retribuzioni può quindi avvenire con un differimento non
superiore ad un mese, a condizione che di ciò sia fornita precisa annotazione sul Libro Unico del Lavoro:
permane l'obbligo di annotare sul Libro Unico, entro il giorno 16 del mese successivo, le presenze del
mese di riferimento.
Esempio
Libro Unico del mese di gennaio 2009: entro il 16/02/2009 occorre registrare i cedolini elaborati sul
calendario di dicembre 2008 ed il calendario delle presenze/assenze di gennaio 2009.
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Professionisti - Numerazione unica
Per i professionisti che utilizzano la numerazione unitaria dei libri del lavoro per i datori di lavoro assistiti,
vengono aboliti già in sede di DL 112/2008 e non più riproposti in alcun modo dal DM 09/07/2008 gli
obblighi relativi alla comunicazione mensile al cliente ed annuale all'INAIL dei numeri utilizzati, di cui
non dovrà essere tenuta alcuna registrazione interna. Secondo la Nota INAIL del 10/09/2008, per questo
sistema di tenuta del Libro Unico del Lavoro, è previsto un invio, per via telematica, all'Istituto della richiesta
di autorizzazione ad adottare un sistema di numerazione unitaria per i datori di lavoro assistiti, dei quali
dovrà essere inviato anche un elenco corredato del codice fiscale dei medesimi e di ogni variazione
intervenuta (acquisizione/cessazione dall'incarico di un datore di lavoro) entro 30 giorni dall'evento. A tale
proposito, atteso che per la numerazione unica non è ad oggi prevista una gestione informatizzata da parte
dell'Istituto, l'INAIL fornirà successive istruzioni tecniche, anche in merito alle comunicazioni che dovranno
inoltrare entro la fine del periodo transitorio i soggetti già autorizzati alla numerazione unitaria.
1.1 JOB: modalità operative
Il Libro Unico del Lavoro dovrà essere obbligatoriamente adottato entro il 16/02/2009, cioè entro il termine
massimo previsto per la registrazione di presenze e cedolini relativi al mese di Gennaio 2009.
Le caratteristiche del Libro Unico richiedono di rivedere alcune consuetudini legate alla precedente
normativa e precisamente:
• il momento della stampa definitiva del cedolino coincide con la registrazione della numerazione e
vidimazione del libro paga;
• le copie dei cedolini per l'azienda ed il dipendente sono stampate contemporaneamente (sia su laser sia
su meccanografico) e, quindi, non possono che essere identiche nel layout;
• il libro presenze, con una numerazione autonoma rispetto ai cedolini e obbligatoriamente tenuto nella
sede di lavoro dell'azienda, non è necessariamente inviato al professionista che nell'elaborazione dei
cedolini paga dell'azienda può basarsi, ad esempio, su dati totali mensili delle ore di presenza/assenza.
Da un punto di vista pratico, il Libro Unico porta (in alcuni casi) a separare sia i tempi di registrazione che a
non avere necessariamente univocità fra la copia della ditta, registrata come Libro Unico, e il cedolino
consegnato al dipendente.
Infatti:
• il termine di registrazione del Libro Unico entro il giorno 16 del mese successivo consente di effettuare in
due diversi momenti la registrazione sul Libro Unico dei cedolini e delle presenze;
• la copia delle registrazioni consegnata al lavoratore può non contenere il foglio presenze e quindi il
contenuto del Libro Unico dell'azienda può essere diverso dal cedolino consegnato al lavoratore.
Forma del Libro Unico
In base a chiarimenti ufficiosi del Ministero del Lavoro, non ci sono vincoli in tema di ordine sequenziale
delle parti che compongono il Libro Unico, fermo restando l'unitarietà e la numerazione sequenziale.
Di conseguenza, il Libro Unico può essere realizzato con due modalità:
• registrazione del cedolino e delle presenze dipendente per dipendente (o viceversa);
• registrazione di tutti i cedolini dei dipendente e successivamente del libro presenze, come attualmente
inteso, ossia con le presenze di tutti i dipendenti in sequenza (o viceversa).
In caso di numerazione unica di Studio, è possibile anche stampare tutti i cedolini delle ditte assistite dallo
Studio e successivamente tutti i libri presenze. La caratteristica fondamentale che deve essere garantita è la
numerazione consecutiva delle pagine che compongono il Libro Unico.
Di conseguenza il cedolino consegnato al dipendente può:
• contenere o meno le presenze;
• avere un layout uguale o diverso da quello previsto per il Libro Unico;
• essere vidimato e numerato oppure no, infatti è pura consuetudine avere finora consegnato cedolini
vidimati e numerati;
• può essere stampato in un momento antecedente a quello in cui si effettua la registrazione sul Libro
Unico.
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Modalità di elaborazione del cedolino: impatto sul Libro Unico
L'elaborazione su mese corrente prevede di avere le presenze del mese "definitive" da utilizzare come
base per l'elaborazione del cedolino. Nella tabella seguente cerchiamo di identificare le modalità con cui è
possibile operare nel caso in cui la mensilità di Gennaio 2009 sia retribuita, ad esempio, entro il 5/02/2009:
TIPO
A.
MODALITÀ
VIDIMATO E
NUMERATO
COSA CONSEGNO
AL DIPENDENTE
COSA REGISTRO
SUL LUL
Stampa dei
cedolini con le
presenze
Si
Cedolino e presenze
entro il 5/02/2009
Cedolini e presenze
per singolo
dipendente
Stampa del solo
cedolino
Si
Cedolino entro il
5/02/2009
Tutti i cedolini
Stampa delle
presenze
Si
Niente
Presenze
B.
OPERATIVITÀ
Stampa contestuale dei
cedolini da consegnare
e del Libro Unico
Stampa dei cedolini da
consegnare al
dipendente e da
registrare nel Libro
Unico.
Stampa delle presenze
sul Libro Unico entro il
16/02/2009
La modalità A. è quella che consente maggiore "risparmio di tempo", ma obbliga il datore di lavoro a
consegnare le presenze al dipendente.
La modalità B. è quella che maggiormente consente di mantenere l'attuale modalità operativa che vede la
consegna del solo cedolino al dipendente e la stampa delle presenze in un'unica soluzione, con le presenze
sequenziali.
L'elaborazione su mese precedente prevede di utilizzare le presenze del mese "precedente" come base
per l'elaborazione del cedolino. Nella tabella seguente cerchiamo di identificare le modalità con cui è
possibile operare nel caso in cui la mensilità di Gennaio 2009 sia retribuita, ad esempio, entro il 27/01/2009
sulla base delle presenze di dicembre 2008:
TIPO
A.
MODALITÀ
VIDIMATO E
NUMERATO
COSA CONSEGNO
AL DIPENDENTE
COSA REGISTRO
SUL LUL
OPERATIVITÀ
No
Cedolino entro il
27/01/2009 con le
presenze di dicembre
2008
Niente
Stampa del cedolino da
consegnare al
dipendente
Stampa dei
cedolini
Sì
Niente
Tutti i cedolini
Stampa dei cedolini sul
Libro Unico entro il
16/02/2009
Stampa delle
presenze
Si
Niente
Presenze
Stampa del solo
cedolino
Si
Cedolino entro il
27/01/2009
Tutti i cedolini
Stampa delle
presenze
Si
Niente
Presenze
Stampa dei
cedolini con le
presenze
B.
Stampa delle presenze
sul Libro Unico entro il
16/02/2009
Stampa dei cedolini da
consegnare al
dipendente e da
registrare nel Libro
Unico.
Stampa delle presenze
sul Libro Unico entro il
16/02/2009
La modalità A. consente di consegnare le presenze al dipendente (che ricordiamo non è obbligatorio), ma
richiede di effettuare nuovamente la stampa dei cedolini per la registrazione sul Libro Unico, dato che il
27/01/2009 non sono ancora in grado di stampare le presenze di Gennaio 2009.
La modalità B. evita di effettuare nuovamente la stampa dei cedolini per il Libro Unico e semplicemente
differisce il momento in cui effettuo la registrazione delle presenze sul Libro Unico rispetto al momento in cui
registro i cedolini.
In ogni caso lo Studio dovrà scegliere quale modalità adottare rispetto alle caratteristiche dei propri clienti.
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Soluzione JOB
In tempo utile per i cedolini di gennaio 2009, JOB renderà disponibile Il Libro Unico esclusivamente su
stampante Laser e con l'utilizzo dei formati liberi.
Nel seguito, motiviamo le ragioni di carattere normativo e pratico che ci hanno portato a tale scelta.
Stampa formato fisso
A causa della notevole complessità di gestione delle presenze in un formato che non è suddiviso in sezioni e
dato che tale cedolino poco si concilia con le numerose informazioni che compongono il Libro Unico, il
cedolino formato fisso non sarà adeguato alle novità previste dal Libro Unico né nella versione aghi né nella
versione laser e quindi non sarà più disponibile a partire dall'aggiornamento JOB 2009.2.
Stampa ad aghi (stampa meccanografica)
Per motivi di tipo tecnico, i formati liberi per la stampa ad aghi non possono essere implementati con la
stampa delle presenze sullo stesso foglio del cedolino e quindi non saranno oggetto di alcun intervento ai fini
della stampa del Libro Unico.
L'altra alternativa di avere un modulo meccanografico con stampa alternata di un foglio per il cedolino e di
un foglio per le presenze porterebbe ad un enorme spreco di carta (es.: cedolini su più pagine, registrazione
sul Libro Unico di lavoratori per i quali non è richiesta la sezione presenze, es.: operai agricoli con registro
d'impresa semplificato, lavoratori interinali, ...).
In ogni caso, la stampa meccanografica non si concilia con il nuovo obbligo di legge di registrare le presenze
del mese entro il giorno 16 del mese successivo per le ditte che elaborano i cedolini con il calendario del
mese precedente.
Stampa laser
Per la stampa laser, JOB prevederà le seguenti soluzioni:
• Cedolino con le presenze sul retro: soluzione che predilige la chiarezza del cedolino con l'obiettivo di
non ridurre la leggibilità del cedolino e di dare la massima chiarezza anche alla stampa delle presenze;
l'utilizzo di una stampante fronte/retro consente, di fatto, di non aumentare il numero di fogli utilizzati.
• Cedolino con le presenze sul retro e indirizzo ditta e dipendente: soluzione che aggiunge a quella
precedente la possibilità di effettuare una imbustatura dei cedolini senza dover stampare e incollare
etichette sulle buste.
• Cedolino con le presenze sulla facciata: soluzione che consente di utilizzare una sola pagina per la
stampa del cedolino; ovviamente si riducono il numero di voci che possono essere stampate nel corpo
del cedolino e quindi aumentano i casi in cui il cedolino viene stampato su due pagine.
• Stampa di tutti i cedolini e del libro presenze contenente in sequenza tutti i dipendenti: soluzione
che consente di non consegnare le presenze al dipendente e di mantenere le modalità operative
precedenti; la novità consiste nella tenuta delle presenze da parte di chi conserva i cedolini e nella
numerazione sequenziale dei cedolini e delle presenze.
Un passaggio graduale dall'attuale stampa meccanografica alla stampa laser, operativamente può
significare che:
• gli utenti possono continuare ad utilizzare la modulistica attualmente a loro disposizione per la stampa
del cedolino da consegnare al dipendente (comprese le versioni che prevedono la stampa del "foglio
privacy"), provvedendo a non numerare e non vidimare il cedolino suddetto (anche la Fondazione Studi
dei Consulenti del Lavoro, in molte risposte sul sito www.consulentidellavoro.it , considera corretta tale
pratica), dato che la norma richiede un'unica numerazione del Libro Unico fra parte presenze e parte
cedolini;
• il Libro Unico potrà essere stampato con uno dei formati laser sopra descritti.
In questo modo:
• non occorre modificare la modulistica attualmente in uso;
• si possono terminare i moduli meccanografici già acquistati, valutando con i clienti di Studio eventuali
passaggi alla stampa laser dei cedolini nei tempi e nei modi desiderati.
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JOB 2008.7 - Formati liberi
I formati per l'adozione del Libro Unico saranno resi disponibili con l'aggiornamento delle procedure JOB
previsto nel corso del mese di novembre e in dettaglio:
• la procedura JOB/Pratiche prevederà le specifiche pratiche relative al Libro Unico: deleghe dei clienti allo
Studio, comunicazioni alla DPL;
• le procedure JOB e JOB/Pratiche consentiranno la stampa del fac-simile del formato da utilizzare per
l'autorizzazione alla stampa laser del Libro Unico. Precisiamo però che, al momento della chiusura delle
presenti note, sono in corso accordi per verificare modalità più semplici per le relative comunicazioni
all'INAIL.
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