ALLEGATO 2 ENTITA` DEL SISTEMA INFORMATIVO DI IIT Gara a

ALLEGATO 2
ENTITA’ DEL SISTEMA INFORMATIVO DI IIT
Gara a procedura aperta per l’acquisizione dei servizi
di implementazione, avviamento e gestione del
sistema ERP della Fondazione Istituto Italiano di
Tecnologia
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ALLEGATO 2 – Lista entità
Sommario
1.
Premessa ....................................................................................................................................... 3
2.
Elenco delle entità ........................................................................................................................ 3
2
ALLEGATO 2 – Lista entità
1. PREMESSA
Viene qui di seguito presentata la lista delle principali entità che il sistema ERP-SAP da
implementare dovrà gestire. Tale lista deve intendersi a titolo puramente esemplificativo e
non esaustivo.
Obiettivo della lista è di indicare quali sono i principali elementi di dato che devono essere
gestiti dal nuovo sistema al fine di assicurare il soddisfacimento dei vari requisiti funzionali
presentati all’allegato 7.
Per favorire la corretta comprensione della lista è da precisare che ciò che rileva è l’entità
in se, a prescindere dall’aspetto semantico che può dipendere dalle impostazioni del
software adottato. Ad esempio, l’entità Centro di Costo, che identifica il nucleo elementare
di responsabilità organizzativa, deve essere rappresentato nel sistema a prescindere dalla
sua denominazione (p.es. organizational unit, o altri similari).
Sarà cura del Proponente verificare che, in relazione ai requisiti, esista o meno
corrispondenza nella struttura dei dati del software adottato, e di adottare gli opportuni
accorgimenti in termini di parametrazione / o di personalizzazione. Le entità dovranno
essere poi compiutamente definite ed individuate nel corso del progetto di
implementazione.
2. ELENCO DELLE ENTITÀ
ENTITÀ
DESCRIZIONE
FONTE
Job posting
Annuncio per ricerca di profili da inserire in IIT, che definisce le
caratteristiche della posizione (per dipendente o collaboratore)
bandita da IIT
Dipendente/collaboratore di IIT (anagrafica) o altro tipo di persona
che ha una relazione con IIT (p.es. affilaito, studente di dottorato di
ricerca., ecc.)
Accordo di assunzione/collaborazione
Ogni persona o fornitore può avere più di un contratto con IIT, con
diversa durata, oggetto, contenuto, livello
Fa riferimento al tipo di contratto: subordinata, collaborazione a
progetto, affiliazione, consulenza se riferito a persone
Richiesta di assunzione collegata ad una posizione ed a un job
posting
Posto che il nuovo collaboratore/dipendente andrà a ricoprire in IIT
nell’ambito di una specifica unità organizzativa e con un determinato
ruolo
Documento che su base periodica valuta le performance di una
persona nell’ambito di un contratto che ha con IIT. Possono essere
distinte in:
Valutazioni Tenure Track – stabilizzazione attraverso 3 fasi (preassunzione, intermedia, finale)
Valutazioni scientists – MBO annuale, correlato a ruolo e area
scientifica ed ai KPI definiti
Valutazioni personale tecnico-amministrativo – MBO annuale,
correlato a ruolo, ai KPI definiti e agli obiettivi individuali
Elementi riconducibili al percorso professionale e alle competenze
del dipendente/collaboratore
Storico degli eventi formativi ai quali partecipa, nel suo percorso
professionale in IIT, il dipendente/collaboratore; comprende anche i
Modulo HR (ERP)
Persona
Contratto
Tipologia contratto
Hiring request
Posizione
Valutazione
Elementi curriculari
Eventi formativi
Modulo HR (ERP)
Modulo HR o
Acquisti
Modulo HR o
Acquisti
Modulo HR
Modulo HR
Modulo HR
Modulo HR
Modulo HR
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ALLEGATO 2 – Lista entità
ENTITÀ
Visite mediche
Equipment
Utilizzo Equipment
Ticket di intervento
Centro di costo
Piattaforma di ricerca
Progetto di ricerca
Budget Item
Periodo di riferimento
Ente/Istituzione
esterna
Partnership
Dipartimento/Direzione
Tipologia
Dipartimento/Direzione
DESCRIZIONE
titoli di studio che la persona ha acquisito nel corso del suo cursus
studio rum (p.es. diploma, laurea di base, laurea specialistica,
dottorato, master, ecc.)
Visite mediche/analisi specialistiche in occasione di entrata di nuovo
personale o cambio mansioni, su base periodica o qualora si renda
necessario
Strumenti di lavoro in dotazione al dipendente/collaboratore
(PC,Telefono,postazione di lavoro) o elementi di attrezzatura
scientifica (p.es microscopi, spettrografi, ecc.)
Evento di utilizzo degli strumenti di lavoro in dotazione al
dipendente/collaboratore (prove, misure, sessione, ecc.). Registra la
durata e lo scopo dell’utilizzo dello strumento / equipment
Gestione e schedulazione di eventuali interventi di
manutenzione/sostituzione degli strumenti in dotazione al
dipendente/collaboratore
Unità operativa a cui viene assegnato uno specifico budget, definito
in base alla natura delle attività, i fattori produttivi e le modalità di
relazione con altre unità
Area scientifico-tecnologica nell’ambito della quale si sviluppano le
attività di ricerca: le 7 piattaforme di IIT sono trasversali ai
dipartimenti di ricerca, in modo da favorire un approccio
multidisciplinare alla ricerca, attraverso la contaminazione e la
collaborazione tra di essi
I progetti di ricerca di IIT si differenziano in base alla natura del loro
budget (interno o esterno) e all’obiettivo (commerciale, Technology
Transfer o ricerca aperta)
Singolo elemento per la costruzione di base del budget (relativo ad
un centro di costo, ad una natura ed eventualmente ad un progetto).
Il livello di dettaglio e granularità può essere variabile
Intervallo temporale relativo a ciascuna entità (es. durata di un
contratto, mese / anno di riferimento di un budget item, mesa /
esercizio di competenza di una scrittura contabile)
Entità esterna con la quale IIT istituisce un rapporto di
collaborazione (università, altri enti di ricerca, aziende commerciali)
Rapporto di collaborazione intrapreso con enti/istituzioni esterne
(es.partnership con università per istituire dottorati di ricerca)
Unità organizzativa finalizzata alla ricerca scientifica o ad attività di
supporto alla ricerca, al cui vertice è posto un direttore / dirigente
con titolarità e responsabilità di budget oltre che di coordinamento e
supervisione di risorse umane
Fa riferimento alla natura delle attività svolte: ricerca scientifica o
supporto alla ricerca
Visite di sicurezza
Attività di monitoraggio periodico sulla sicurezza e ambiente,
incidenti/infortuni, situazioni di insicurezza
Pubblicazione
Pubblicazione (p.es. articolo. Capitolo di libro, ecc.) che uno o più
ricercatori producono come risultato della propria attività di ricerca
Diritto esclusivo di sfruttamento di una invenzione, riferito alle
scoperte scientifiche di cui IIT certifica la proprietà intellettuale
Concessione dei diritti di uso di un brevetto o acquisizione da parte
di IIT di diritti su altrui brevetti
Attività legate alla trasformazione di brevetti in applicazioni
industriali
Iniziative imprenditoriali che nascono per valorizzare esperienze
maturate in IIT
Società che,rispondendo richiesta di offerta (di qualsiasi tipologia)
emessa da IIT, offre servizi e/o prodotti
Procedura di acquisto (regolata dal “codice degli appalti” o da
normative interne) che pone in competizione più offerenti per la
selezione di uno o più fornitori per la fornitura di beni, servizi e/o
lavori
Brevetto
Licenza
Iniziativa di
Technology Transfer
Spin off
Offerente
Gara / procedura
competitiva
FONTE
Software gestione
viste mediche
Software gestione
equipment
Software gestione
equipment
Software gestione
equipment
Modulo Controllo
di Gestione (ERP)
Modulo
Hr/Controllo di
Gestione
Software
Gestyione Progetti
(Portofino)
Modulo Controllo
di Gestione
Tutti i moduli ERP
e Software in uso
DB Partnership
DB Partnership
Modulo
HR/Controllo di
Gestione (ERP)
Modulo
HR/Controllo di
Gestione
Software Gestione
Visite sulla
sicurezza
DB Publications
Software Gestione
Brevetti (Sophia)
Software Gestione
Brevetti (Sophia)
DB Technology
Transfer
DB Spin Off
Modulo Acquisti
(ERP)
Modulo Acquisti
(ERP)
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ALLEGATO 2 – Lista entità
ENTITÀ
DESCRIZIONE
FONTE
CUP
Codice Unico di Progetto (codifica dei progetti)
CIG
Codice fornito dalla AVCP (Codice Identificativo di Gara) in
ottemperanza alla normativa sulla tracciabilità dei flussi finanziari
Richiesta di Acquisto – documento interno che certifica la richiesta
da parte di una persona (dipendete o collaboratore di IIT ) di
acquisto di beni e/o servizi inerenti la propria funzione istituzionale
Gruppo di appartenenza di un determinato bene o servizio
Modulo
Contabilità (ERP)
Modulo
Contabilità (ERP)
Modulo Acquisti
(ERP)
RDA
Famiglia merceologica
Codice articolo
Offerta
Codice riferito agli articoli appartenenti a ciascuna famiglia
mercelogica
Riferita a materiali/beni/servizi proposti da un fornitore
Ordine
Richiesta formale di materiali/beni/servizi verso un fornitore
Fornitore
Terzo che fornisce materiali/beni/servizi dietro invio di ordine
Ricevimento/ingresso
Ricezione di materiali/beni/servizi ordinati
Collaudo
Verifica dell’integrità e/o buon funzionamento dei materiali/beni
ricevuti
Restituzione di materiali/beni fallati o malfunzionanti
Reso
Fattura passiva
Pagamento
Documento formale contenente i dati necessari al pagamento
rilasciato da un fornitore ad IIT e che certifica una compravendita
Saldo di una fattura
Incasso
Riscossione di un pagamento
Fattura attiva
Documento formale contentente i dati necessari al pagamento
rilasciato da IIT verso clienti di cui è fornitore o prestatore di servizi
Richiesta interna di emissione di una fattura ad un cliente di IIT
Richiesta emissione
fattura
Scrittura contabile
Voce di bilancio
Conto di COGE
Conto SIOPE
Registrazione di un importo in contabilità
Singolo elemento che rappresenta una spesa o un ricavo all’interno
di un bilancio
Conto di Contabilità Generale
Conto di COAN
Codice del Sistema Informativo sulle Operazioni degli Enti Pubblici
che consente di rilevare per via telematica dati su incassi e
pagamenti attraverso l’apposizione di un codice
Conto di Contabilità Analitica
Cespite
Bene o materiale di cui viene definita una durata nel tempo
Contratto passivo
Contratto di fornitura stipulato da IIT verso uno o più fornitori
Contratto attivo
Contratto di vendita (per le attività commerciali) o accordo per il
finanziamento di progetti di ricerca da parte di terzi verso IIT
Soggetto a cui si forniscono beni/servizi (per le attività di tipo
commerciale) o che elargisce contributi ad IIT per il finanziamento di
attività di ricerca
Trasferimento temporaneo in altra sede diversa da IIT per svolgere
attività lavorativa
Assegnata a specifiche posizioni per il pagamento di beni/materiali
Cliente
Missione/Trasferta
Carta di credito
Modulo Acquisti
(ERP)
Modulo Acquisti
(ERP)
Modulo Acquisti
(ERP)
Modulo Acquisti
(ERP)
Modulo Acquisti
(ERP)
Modulo Acquisti
(ERP)
Modulo Acquisti
(ERP)
Modulo Acquisti
(ERP)
Modulo
Contabilità (ERP)
Modulo
Contabilità (ERP)
Modulo
Contabilità (ERP)
Modulo
Contabilità (ERP)
Modulo
Contabilità (ERP)
Modulo
Contabilità (ERP)
Modulo
Contabilità (ERP)
Modulo
Contabilità (ERP)
Modulo
Contabilità (ERP)
Modulo
Contabilità (ERP)
Modulo
Contabilità (ERP)
Modulo acquisti
(ERP)
Modulo Acquisti
(ERP)
Modulo
Contabilità (ERP)
Software Gestione
Missioni (TEM)
Software Gestione
Missioni (TEM)
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