policy relativa alle questioni organizzative

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Policy relativa alle questioni organizzative, versione finale 1.0
Dicembre 2007
PROGETTO INTERPARES 3
International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems
POLICY RELATIVA ALLE QUESTIONI ORGANIZZATIVE
Versione Finale 1.0
Traduzione dall'inglese a cura del Gruppo per le traduzioni del TEAM Italy (composto da Daniela
Conti, Lucilla Garofalo, Massimiliano Grandi, Monica Grossi, Giovanni Michetti, Stefano
Palagiano, Prisca Giordani, Stefano Vitali - coordinatore), sulla base di una prima redazione
preparata da Massimiliano Grandi
Dicembre 2007
Progetto Interpares 3
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Dicembre 2007
Indice
1. Finalità della policy relativa alle questioni organizzative…………………………… 3
2. Scopo del Progetto……………………………………………………………………… 3
3. Partecipazione al Progetto……………………………………………………………... 3
3.1 – Categorie di partecipanti………………………………………………………………… 3
3.2 – Modalità di ammissione di nuovi TEAM, ricercatori e partner………….……………… 4
4. Struttura organizzativa……………………………………………………………….. 4
4.1 – Unità di ricerca………………………………………………………………………….. 4
4.2 – Unità di gestione………………………………………………………………………… 5
5. Centro amministrativo…………..................................................................................... 7
6. Workshop di ricerca…………………………………………………………………… 7
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
– Categorie……………………………………………………………………………….. .
– Finalità……………………………………………………………………………………
– Calendario …………………………………………………………………:……………
– Partecipazione…………………………………………………………………………..
– Procedura di voto del TEAM internazionale……………………………………………
– Finanziamento dei workshop di ricerca…………….…………………………………..
7
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7. Policy e procedure relative alla ricerca………………………………………………. 9
7.1 – Principi informatori……………………………………………………………………… 9
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
7.7
7.8
7.9
– Linee guida per la pubblicazione………………………………………………………. 9
– Policy relativa al sito web del Progetto InterPARES 3……….……………………… 10
– Linee guida per il riconoscimento della qualifica di autore……………………………. 11
– Linee guida per le ricerche condotte in collaborazione………………………………... 12
– Proprietà intellettuale…………………………………………………………………… 13
– Conservazione dei dati e dei materiali di ricerca……………………………………….. 14
– Protezione delle persone e dei dati personali…………………………………………… 15
– Linee guida per l’identità visiva………………………………………………………. 15
Appendice 1: Policy relativa alla gestione dell’archivio …………………………………..… 16
Appendice 2: Linee guida per l’identità visiva del Progetto InterPARES…………………. 17
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1.
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Finalità della policy relativa alle questioni organizzative
L’International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES) è un
progetto scientifico di ricerca teso all’acquisizione di nuove conoscenze. Il progetto si svolge secondo i
termini e le condizioni delle proposte di ricerca accettate dagli organismi finanziatori. Benché il progetto
(noto come InterPARES 3) svolga le sue attività in un’atmosfera di dibattito scientifico aperto ed
incoraggi la libera circolazione di idee e di informazioni fra i suoi vari partecipanti, in quanto si
configura come un impegno internazionale, interdisciplinare e multisettoriale, esso richiede una chiara
struttura organizzativa e ben definite linee guida operative per gestire le sue attività, il suo sviluppo
futuro e il suo capitale intellettuale. Questo documento di policy relativa alle questioni organizzative è
stato elaborato come risposta a tali necessità.
Questo non è un documento vincolante dal punto di vista giuridico. Tuttavia, tutti coloro che collaborano
a vario titolo alla ricerca sono invitati a leggerlo nella sua interezza e ad accettare di conformarsi alle
clausole in esso contenute per rispetto nei confronti dei loro colleghi ricercatori. Tutti i ricercatori sono
invitati a leggere questo documento nella sua interezza. Essi devono accettare di conformarsi alle
clausole in esso contenute come precondizione per aderire al Progetto IntePARES.
2.
Scopo del Progetto
Lo scopo di questo progetto è di mettere in grado progetti ed organizzazioni archivistiche di media e
piccola dimensione, pubbliche e private, che siano responsabili di documenti digitali prodotti nell’ambito
di attività di pubblica amministrazione, di impresa, di ricerca, dell’arte e dello spettacolo, sociali e/o di
comunità, di conservare a lungo termine dei documenti autentici che soddisfino le esigenze dei loro
referenti e il bisogno della società nel suo complesso di conservare la memoria documentaria del proprio
passato.
3.
3.1
Modalità di partecipazione al Progetto
- Categorie di partecipanti
InterPARES 3 è costituito di TEAM nazionali o multinazionali. Ogni TEAM prevede quattro diverse
categorie di partecipazione al progetto: i ricercatori, i partner, gli assistenti di ricerca e lo staff di
InterPARES. I termini e le condizioni di ogni titolo di partecipazione sono discussi di seguito in maggior
dettaglio nella rispettiva sezione.
3.1.1 – Ricercatori
Ricercatori sono tutti i singoli collaboratori alla ricerca. Ogni ricercatore di InterPARES 3 deve essere
componente di un TEAM nazionale o multinazionale e prendere parte attiva nel lavoro di ricerca e nelle
attività di quella particolare unità. I ricercatori si dividono in partecipanti di ambito accademico,
partecipanti di ambito professionale e collaboratori. I membri del primo gruppo sono responsabili di ogni
area di ricerca interessata dal progetto; i membri del secondo gruppo, benché siano coinvolti nell’intero
progetto, hanno la responsabilità specifica delle ricerche condotte all’interno dell’organizzazione di
appartenenza; i membri del terzo gruppo sono responsabili degli specifici settori di indagine nei quali
siano esperti (es.: copyright, cultura delle organizzazioni).
3.1.2 – Partner
I partner sono organizzazioni. Ci sono tre tipi di partner: i partner che fungono da test, i partner risorsa, i
partner internazionali. I partner che fungono da test sono le organizzazioni o i progetti archivistici che
costituiscono il sito e l’oggetto della ricerca: sono i principali interessati nel progetto. I partner risorsa
sono organizzazioni che possiedono competenze relativamente a tutti o a parte degli obiettivi di ricerca e
che si impegnano a condividerle con tutti i ricercatori, contribuendo in maniera regolare con
suggerimenti e feedback, sia mediante gli spazi di lavoro del sito web che di persona nei wokshop
plenari, e testando in via preliminare risultati e prodotti della ricerca. I partner internazionali sono gruppi
di ricerca nazionali ed multinazionali strutturati secondo un modello analogo, che condividono gli stessi
scopi, obiettivi, argomenti di ricerca, metodologie e modalità di direzione, nonché il medesimo impegno
nelle attività di ricerca, di divulgazione e di promozione; che si avvalgono e fanno riferimento ad una
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comune sede centrale presso l’Università del British Columbia; e sono diretti e coordinati dal Direttore
di InterPARES 3, con il supporto dello staff della sede centrale (vale a dire di un coordinatore del
progetto e di un coordinatore tecnico).
3.1.3 – Assistenti di ricerca
Gli studenti assistenti di ricerca sono componenti a pieno titolo di ciascun TEAM. Essi hanno il compito
di svolgere le attività di ricerca sotto la direzione dei ricercatori
3.1.4 – Staff di InterPARES
Lo staff di InterPARES comprende il personale della direzione del progetto e il personale dei team
nazionali e multinazionali. Lo staff di InterPARES ha la responsabilità di fare fronte a tutte le
incombenze amministrative e tecniche del progetto (così come delineate nella sezione 4.2).
3.2
– Modalità di ammissione di nuovi TEAM, ricercatori e partner
Nuovi TEAM nazionali o multinazionali possono associarsi al Progetto InterPARES 3 inviando al
Direttore di InterPARES 3 una lettera formale, nella quale attestino il loro interesse. Il Direttore del
Progetto valuterà l’idoneità del nuovo TEAM ed inoltrerà un parere al TEAM internazionale, che
prenderà una decisione, possibilmente all’unanimità, altrimenti attraverso una votazione.
Nuovi ricercatori e partner possono associarsi ad uno dei TEAM nazionali o multinazionali con l’invio di
una lettera formale al Direttore (o ai Condirettori) del TEAM. Il Direttore del TEAM consulterà il
Direttore del Progetto per valutare l’idoneità e l’utilità per l’intero progetto del potenziale ricercatore o
partner, ma ha il diritto di prendere la decisione finale sulla partecipazione del potenziale ricercatore.
4.
4.1
Struttura organizzativa
- Unità di ricerca
Queste sono le unità, che determinano l’indirizzo, la metodologia e l’oggetto della ricerca, e che la
svolgono concretamente.
4.1.1 – TEAM internazionale
Il TEAM internazionale è composto dai direttori di tutti i TEAM nazionali e multinazionali e, di diritto,
dal Coordinatore del Progetto e dal Coordinatore tecnico. È presieduto dal Direttore di InterPARES 3.
Il TEAM internazionale ha la responsabilità di:
x determinare l’indirizzo di InterPARES 3 nel suo insieme;
x stabilire i metodi da utilizzare per ogni attività di ricerca;
x fissare le scadenze delle attività del progetto;
x sottoporre a revisione le ricerche, i risultati e i prodotti di ogni TEAM;
x promuovere la convergenza degli esiti delle ricerche presentate da ogni TEAM;
x evidenziare lacune ed individuare ulteriori attività di ricerca;
x dare una veste definitiva a risultati e prodotti.
4.1.1.1 - Unità per la terminologia
L’Unità per la terminologia è costituita da un ricercatore per ogni TEAM e ha il compito di curare il
database terminologico.
4.1.2 – TEAM nazionali o multinazionali
I TEAM nazionali o multinazionali sono composti da un Direttore (o più Condirettori), e dai ricercatori,
dai partner, dagli assistenti di ricerca e dallo staff organizzativo. Tutti, ad eccezione degli appartenenti
allo staff, svolgono le attività di ricerca che caratterizzano il progetto secondo gli indirizzi forniti dal
TEAM internazionale. In dettaglio essi
x individuano e conducono i case study e gli studi di carattere generale;
x analizzano i risultati e fissano le conclusioni;
x forniscono risposte agli interrogativi proposti dal progetto di ricerca;
x sviluppano i prodotti attesi in base alle attività svolte;
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x divulgano le nuove conoscenze acquisite.
4.1.3 – Gruppi di ricerca per i case study e gruppi di ricerca per gli studi di carattere generale
Questi gruppi sono le unità di ricerca assegnate ad ogni case study e ad ogni studio di carattere generale.
Un tipico gruppo di ricerca per i case study è composto da due assistenti di ricerca, da un ricercatore di
ambito professionale, da alcuni appartenenti all’organizzazione che funge da test e da un ricercatore di
ambito accademico. Un tipico gruppo di ricerca per uno studio di carattere generale è composto da due
assistenti di ricerca e da un responsabile di ambito accademico.
4.2
- Unità di gestione
4.2.1 – Direzione del Progetto InterPARES 3
La Direzione del Progetto ha la responsabilità della direzione internazionale dello stesso. La Direzione è
composta dal Direttore del Progetto, dal Coordinatore del Progetto e dal Coordinatore tecnico.
4.2.1.1 – Direttore del Progetto InterPARES 3
Il Direttore del Progetto è il rappresentante internazionale ufficiale del Progetto InterPARES 3. Il
Direttore esercita le seguenti responsabilità:
x dirigere globalmente sotto l’aspetto intellettuale ed amministrativo il Progetto di ricerca
InterPARES 3;
x fissare gli ordini del giorno e presiedere le riunioni del TEAM internazionale;
x curare l’accettazione ufficiale dei TEAM;
x esercitare funzioni di arbitro in caso di parità nelle votazioni;
x dirigere il Coordinatore del Progetto e il Coordinatore tecnico.
4.2.1.2 – Coordinatore del Progetto InterPARES 3
Un Coordinatore del Progetto a tempo pieno assiste il Direttore del Progetto curando la gestione
dell’infrastruttura organizzativa del Progetto InterPARES 3.
Il Coordinatore del Progetto:
x riferisce al Direttore del Progetto;
x esegue incarichi di carattere finanziario e amministrativo;
x cura la conservazione delle informazioni riguardanti il progetto;
x cura e aggiorna le informazioni presenti sul sito web del Progetto InterPARES 3 in accordo con
la policy relativa al sito web (vedi sezione 7.3);
x gestisce i documenti archivistici del Progetto InterPARES 3 in accordo con la policy relativa
alla gestione dell’archivio (vedi Appendice 1);
x agevola la comunicazione e lo scambio di informazioni tra i partecipanti ad InterPARES 3, la
comunità archivistica e il pubblico;
x coordina le attività degli assistenti di ricerca alla British Columbia University;
x coordina tutti i workshop di ricerca e le riunioni internazionali;
x organizza i workshop di ricerca, gli incontri e gli eventi che sono ospitati a Vancouver, British
Columbia;
x cura la redazione e la pubblicazione degli atti di tutti i workshop del TEAM Canada e delle
riunioni internazionali.
4.2.1.3 – Coordinatore tecnico di InterPARES 3
Un Coordinatore tecnico a tempo pieno assiste il Direttore del Progetto ed il Coordinatore del Progetto
curando la gestione dell’infrastruttura tecnica del Progetto InterPARES 3.
Il Coordinatore tecnico:
x riferisce al Direttore del Progetto;
x gestisce il sito web del progetto in accordo con la policy relativa al sito web (vedi sezione 7.3);
x progetta, sviluppa e cura la manutenzione di sistemi informativi accessibili via web allo scopo
di favorire l’amministrazione del progetto, le comunicazioni e le attività di ricerca;
x predispone gli strumenti per la modellizzazione a vantaggio delle unità di ricerca di InterPARES
3;
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x si occupa della manutenzione delle modellizzazioni e a tale scopo cura il formato dei
diagrammi, li aggiorna, ne gestisce le versioni e li distribuisce;
x cura la conservazione dei documenti archivistici del Progetto InterPARES 3;
x rende i documenti archivistici del Progetto InterPARES 3 facilmente accessibili in accordo con
la policy relativa alla gestione dell’archivio (vedi Appendice 1);
x fornisce supporto per la progettazione grafica di opuscoli, presentazioni, articoli e relazioni;
x fornisce supporto per l’amministrazione dei sistemi informatici;
x gestisce le apparecchiature in dotazione al progetto;
x acquista o sviluppa strumenti tecnologici ad hoc necessari per l’amministrazione del progetto e
per l’esecuzione della sua attività di ricerca;
x
addestra i ricercatori di InterPARES 3 all’uso dei sistemi informativi e degli strumenti
tecnologici utilizzati per l’amministrazione del progetto e per l’esecuzione della sua attività di
ricerca.
4.2.3 – TEAM internazionale di InterPARES 3
Il TEAM internazionale è composto dai direttori dei TEAM nazionali e multinazionali ed è presieduto
dal Direttore del Progetto InterPARES 3. Il Coordinatore del Progetto e il Coordinatore tecnico sono
membri d’ufficio senza diritto di voto. Il TEAM internazionale svolge la funzione di organismo
amministrativo del Progetto InterPARES 3 e ha la responsabilità di dirigere e sovrintendere al lavoro del
progetto per conto di tutti i partecipanti al progetto.
Ogni membro del TEAM internazionale deve prendere parte alle seguenti attività:
x monitorare attivamente lo sviluppo della ricerca, i futuri programmi del progetto, i punti fermi
progressivamente acquisiti e i risultati del lavoro di ricerca del Progetto InterPARES 3;
x assumere decisioni su ogni cambiamento della originaria definizione della ricerca e del
conseguente programma di lavoro;
x fungere da arbitro o concordare una soluzione per i conflitti sorti all’interno del progetto;
x riferire in merito alle attività di ricerca, ai risultati, alle conclusioni e ai prodotti del TEAM
nazionale o multinazionale di appartenenza e delle unità di ricerca interne, sottoporli a revisione
e discussione e promuoverne la convergenza con i lavori presentati da altri partecipanti al
progetto;
x rendere esecutive all’interno del proprio TEAM nazionale o multinazionale le direttive del
TEAM internazionale;
x assegnare compiti e responsabilità all’interno del proprio TEAM nazionale o multinazionale;
x prendere parte ogni anno ad ottobre alle riunioni del TEAM internazionale o nominare un
delegato che lo rappresenti;
x organizzare un summit internazionale o una conferenza internazionale per un totale di cinque
riunioni o cinque simposi;
x individuare occasioni per far conoscere il progetto all’interno dell’ambito di propria competenza.
4.2.4 – TEAM nazionali e multinazionali
I TEAM nazionali e multinazionali sono composti da tutti i partecipanti al progetto che condividono lo
stesso ambito di competenza. I TEAM hanno la responsabilità di:
x raccogliere, assicurare o ottenere fondi dalle fonti di finanziamento loro proprie;
x portare nella ricerca le conoscenze relative allo specifico contesto nel quale operano,
permettendo in tal modo la contestualizzazione dei risultati da essi raggiunti.
4.2.5 – Direttori dei TEAM nazionali e multinazionali
I direttori hanno il compito di:
x raccogliere, assicurare o ottenere fondi per sostenere la ricerca dei componenti del rispettivo
TEAM e contribuire al progetto di ricerca nel suo complesso (ad es. organizzando workshop di
ricerca, seminari, conferenze);
x costituire un comitato direttivo che supporti la gestione del loro TEAM ed un comitato per la
divulgazione che individui adeguate occasioni di diffusione delle conoscenze;
x assegnare un ricercatore all’Unità per la terminologia del TEAM internazionale;
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stimolare e coordinare la partecipazione alla ricerca dei componenti del TEAM;
agevolare le comunicazioni fra i componenti del TEAM;
individuare componenti aggiuntivi del TEAM, se necessari;
valutare le domande di partecipazione di nuovi membri e proporre l’accettazione o il rifiuto della
loro candidatura al Direttore del Progetto InterPARES 3, assumendosi però in ultima istanza la
responsabilità per la decisione finale;
individuare l’unità di ricerca all’interno della quale i nuovi ricercatori dovranno operare;
individuare occasioni per far conoscere il progetto all’interno dell’ambito di propria competenza;
curare che i componenti del TEAM promuovano la conoscenza sulla ricerca all’interno
dell’ambito di propria competenza;
contribuire - a seconda delle opportunità - a divulgare la loro ricerca al di fuori dell’ambito di
propria competenza.
5. Centro amministrativo
Il Centro amministrativo che ospita il Progetto InterPARES 3 è la British Columbia University (UBC).
L’ufficio del Progetto è situato presso la School of Library, Archival and Information Studies della
UBC. I riferimenti per poter contattare il Progetto sono i seguenti:
Indirizzo postale:
InterPARES 3 Project
Suite 470-1961 East Mall
Vancouver, BC
CANADA
V6T 1Z1
Sito web: www.interpares.org
Fax: 001-604-822-1200
Coordinatore del Progetto: Randy Preston
Telefono: 001-604-822-2694
Coordinatore tecnico: Jean-Pascal Morghese
Telefono: 001-604-822-3774
6. Workshop di ricerca
6.1
– Categorie
Ci sono due categorie di workshop di ricerca: i summit del TEAM internazionale e i workshop plenari
dei TEAM nazionali e multinazionali.
6.2
– Finalità
I summit del TEAM internazionale hanno il fine di:
x fissare un programma di ricerca;
x determinare le attività di ricerca;
x discutere i progressi della ricerca;
x orientare l’indirizzo della ricerca a seconda di quanto opportuno;
x condividere i risultati ed armonizzarli dove opportuno;
x decidere in merito alle attività di divulgazione;
x deliberare su ogni questione portata all’attenzione del TEAM internazionale dal Direttore di
InterPARES 3 o da uno qualsiasi dei direttori dei TEAM nazionali o multinazionali.
I workshop plenari dei TEAM nazionali e multinazionali hanno il fine di:
x dare l’opportunità a tutti i ricercatori, i partner e gli assistenti di ricerca di impegnarsi in un
dibattito scientifico e consentire lo sviluppo di nuove conoscenze;
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x rivedere e discutere le ricerche condotte nei case study e negli studi di carattere generale, le
attività, i risultati e le conclusioni;
x distribuire compiti e responsabilità;
x svolgere attività di ricerca che richiedano la presenza fisica in contemporanea delle persone
che compongono il TEAM (ad es.: la modellizzazione).
6.3
– Calendario
Le riunioni dei TEAM internazionali saranno tenute una volta all’anno in ottobre e saranno ospitate
ogni volta da un diverso TEAM nazionale o multinazionale. Il TEAM, che ha il compito di ospitare, ha
la facoltà di organizzare in occasione della riunione un workshop, un seminario o una conferenza al
fine di divulgare i risultati di InterPARES 3 nel paese ospitante. In tal caso, gli altri componenti del
TEAM internazionale si renderanno disponibili a fare presentazioni, tenere discorsi o compiere altre
attività dello stesso genere. Queste forme di divulgazione sono differenti dai Simposi internazionali,
che altri TEAM nazionali e multinazionali ospiteranno per promuovere il trasferimento di conoscenze
a livello internazionale.
I workshop dei TEAM nazionali e multinazionali saranno programmati due volte all’anno, a maggio e
a novembre. Tutti i TEAM organizzeranno i workshop più o meno nello stesso periodo, perché in tal
modo si potrà far sì che il lavoro di ricerca progredisca in parallelo e produca materiali che siano
confrontabili in termini di tipo, grado di sviluppo e quantità. Un tipico workshop di ricerca plenario
dura da tre a cinque giorni, a seconda della quantità di materiale da rivedere e su cui dover prendere
delle decisioni.
6.4
– Partecipazione
Tutti i membri di InterPARES 3 devono prendere parte ai workshop di ricerca che li riguardano (i
direttori dei TEAM ai summit internazionali e i componenti dei TEAM ai workshop plenari). Nel caso
che la presenza non sia possibile, non più tardi di due settimane prima del workshop deve essere
fornita una giustificazione, e comunicata al Direttore di InterPARES 3 (nel caso di una riunione
internazionale) o al Direttore del TEAM nazionale o multinazionale (nel caso di un workshop
plenario). Se un membro è impossibilitato a prendere parte ad un workshop di ricerca, questi dovrebbe
nominare un sostituto. Se un sostituto non è disponibile il membro dovrebbe impegnarsi a trattare per
iscritto gli argomenti all’ordine del giorno e a far pervenire un proprio documento a chi presiede
l’incontro. Il ripetersi di assenze ingiustificate porterà all’allontanamento dal Progetto InterPARES 3.
6.4.1 – Osservatori
Persone non coinvolte nelle attività di ricerca possono partecipare in qualità di osservatori ai lavori dei
workshop di ricerca con il permesso del Direttore del Progetto di InterPARES 3, per quanto riguarda i
summit internazionali, e del Direttore del TEAM nazionale o multinazionale, per quel che concerne i
wokshop plenari del TEAM. I componenti dei TEAM nazionali e multinazionali, che non siano anche
membri del TEAM internazionale, possono partecipare come osservatori alle riunioni del TEAM
internazionale.
6.4.2 – Partecipanti su invito
Singoli ricercatori o partner che non facciano parte del TEAM internazionale possono essere invitati,
su richiesta del Direttore del TEAM e con l’approvazione del Direttore del Progetto InterPARES 3, a
prendere parte alle sue riunioni per trattare determinati argomenti posti all’ordine del giorno.
6.5
- Procedura di voto del TEAM internazionale
Le votazioni sono indette dal Direttore del Progetto InterPARES 3. Ogni TEAM nazionale o
multinazionale ha un voto (quindi, nel caso di più condirettori, solo uno di essi può votare). Il quorum
richiesto per procedere ad una votazione è di due terzi dei membri con diritto di voto del TEAM
internazionale. Per approvare una proposta sottoposta a votazione è richiesta la maggioranza semplice,
anche se in qualunque circostanza si cercherà di arrivare a decisioni prese all’unanimità. Se una
decisione deve essere presa in modo tempestivo, si può procedere ad una votazione elettronica sul
forum di discussione del sito web del progetto.
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- Finanziamento dei workshop di ricerca
6.6.1 – Finanziamento dei workshop plenari dei TEAM
I direttori dei TEAM nazionali e multinazionali hanno il compito di trovare finanziatori per i workshop
plenari dei loro TEAM.
I finanziatori devono:
x fornire servizi ed attrezzature adeguate per lo svolgimento dell’incontro;
x predisporre quanto occorre per ospitare i ricercatori.
6.6.2 – Finanziamento delle riunioni del TEAM internazionale e dei Simposi internazionali
Cinque differenti TEAM nazionali o multinazionali hanno il compito di trovare i finanziamenti per le
riunioni del TEAM internazionale - nel modo che sarà concordato dal TEAM internazionale. Ogni
finanziatore della riunione del TEAM internazionale deve:
x fornire servizi ed attrezzature per l’incontro;
x predisporre quanto occorre per ospitare i componenti del TEAM internazionale.
Cinque distinti TEAM nazionali o multinazionali, diversi dai TEAM che hanno il compito di occuparsi
delle riunioni del TEAM internazionale, hanno la responsabilità di trovare i finanziamenti e di
organizzare i cinque Simposi internazionali in programma – nel modo che sarà concordato dal TEAM
internazionale. I doveri di questi TEAM saranno quelli che comporta tipicamente l’organizzazione di
una qualsiasi conferenza internazionale.
7. Policy e procedure relative alla ricerca
7.1
- Principi informatori
Il Progetto InterPARES 3 incoraggia la creazione di opere d’autore originali, l’innovazione e la libera
espressione e lo scambio di idee. Le policy e procedure relative alla ricerca esistono allo scopo di:
x incoraggiare la ricerca e l’innovazione;
x fornire un contributo per i problemi connessi alla pubblicazione e alla titolarità dei diritti di
proprietà intellettuale;
x creare opportunità per un utilizzo pubblico dei risultati delle ricerche di InterPARES 3;
x fornire un contributo per le questioni connesse ad un’equa ripartizione dei vantaggi derivanti
dalla proprietà intellettuale.
Sarà fatto ogni sforzo per comunicare nel modo più celere possibile al pubblico il lavoro svolto dai
partecipanti ad InterPARES 3, tenendo nel contempo in debito conto i diritti dei ricercatori di
InterPARES 3 a sviluppare, sintetizzare, valutare e formalizzare i risultati e gli esiti della ricerca prima
della pubblicazione.
7.2
– Linee guida per la pubblicazione
All’atto di pubblicare, tutti i ricercatori di InterPARES 3 devono conformarsi alle policy e alle
disposizioni per la protezione delle persone e dei dati, che assumano rilievo in materia.
Tutte le fonti di finanziamento pubbliche e private (sovvenzioni, contratti e donazioni) utilizzate per
condurre le ricerche devono essere citate nelle pubblicazioni che ne risultino.
Sovvenzioni alle ricerche o contratti che proibiscano o limitino il diritto di pubblicazione non devono
essere accettate.
I ricercatori devono essere consapevoli, comunque, che i diritti di esclusiva, soprattutto in giurisdizioni
al di fuori degli Stati Uniti, possono subire limitazioni.
I ricercatori di InterPARES 3 dovrebbero pubblicare materiali adeguandosi a quanto contenuto
all’interno della:
x sezione 7.4 Linee guida per il riconoscimento della qualifica di autore
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x sezione 7.5 Linee guida per la collaborazione nella ricerca
7.2.1 – Procedure per la pubblicazione
7.2.1.1 – Il Direttore del Progetto InterPARES 3 o il TEAM internazionale approva la diffusione di
documenti del Progetto InterPARES 3 attraverso il loro inserimento nell’area pubblica del sito web del
Progetto InterPARES 3. Ogni Direttore di un TEAM nazionale o multinazionale approva la diffusione
di documenti prodotti esclusivamente dal rispettivo TEAM attraverso il loro inserimento nell’area
pubblica del sito web del TEAM nazionale o multinazionale.
7.2.1.2 –Per poter autorizzare la pubblicazione di un documento del Progetto InterPARES 3, il
Direttore del Progetto InterPARES 3 o il TEAM internazionale devono:
x ottenere l’approvazione del principale autore del documento;
x assicurarsi che gli eventuali coautori siano citati;
x assicurarsi che il documento contenga informazioni accurate e risultati attendibili.
7.2.1.3 – Successivamente alla loro revisione ed approvazione, il Direttore del Progetto InterPARES 3
o il TEAM internazionale autorizza il Coordinatore tecnico a pubblicare il documento in un formato
adatto per la pubblicazione (ad es.: inserendo una copia del documento nel formato PDF di Adobe™
nell’area accessibile al pubblico del sito web del Progetto InterPARES 3).
7.3
- Policy relativa al sito web del Progetto InterPARES 3
7.3.1 – Il sito web del Progetto InterPARES 3 è il sito web e la pubblicazione ufficiale del Progetto
InterPARES 3.
7.3.2 – Il sito web del Progetto InterPARES 3 è reperibile al dominio Internet www.interpares.org
7.3.3
– “Sito web del Progetto InterPARES 3” è il nome collettivo per l’intero insieme di file
digitali statici (non limitati a documenti HTML, file di immagini, documenti PDF, file di presentazioni
in Power Point, file di testo) che sono stati resi accessibili al pubblico (quindi, pubblicati) nel dominio
Internet http://www.interpares.org. Questi file non hanno restrizioni d’accesso e sono liberamente a
disposizione del pubblico per il download.
7.3.4 Tutte le informazioni e i documenti sul sito web del Progetto InterPARES 3 (vale a dire l’area
accessibile al pubblico e non protetta da password del dominio internet http://www.interpares.org)
sono da considerarsi liberamente a disposizione per un accesso, una distribuzione ed un utilizzo, ampi
e diffusi, da parte del pubblico. Il pubblico ed i partecipanti al progetto sono liberi di citare e
distribuire materiali trovati sul sito web del Progetto InterPARES secondo le linee guida stabilite nella
sszione 7.4 Linee guida per il riconoscimento della qualifica di autore.
7.3.5
– Il Coordinatore del Progetto InterPARES 3 ha il ruolo di curatore del sito web ed è
responsabile della qualità e della pertinenza del contenuto del sito web.
7.3.6 – Il Coordinatore tecnico del Progetto InterPARES 3 svolge la funzione di webmaster ed è
responsabile dell’architettura del sito web, della sua progettazione, dell’amministrazione del dominio,
dei collegamenti ipertestuali, delle immagini, dei file scaricabili e delle applicazioni che consentono la
discussione tra i partecipanti al progetto (ad. es.: liste di discussione, conferenze web, ecc.).
7.3.7
– Per la sua natura, il contenuto e la struttura del sito web del Progetto InterPARES 3
subiscono continui aggiornamenti e revisioni. Una versione del sito web sarà acquisita prima di ognuna
delle riunioni del TEAM internazionale. Tale versione deve contenere tutte le revisioni fatte al sito
web del Progetto InterPARES 3 a partire dall’ultima riunione del TEAM internazionale.
7.3.8 – I sistemi informativi basati sul web, che contengono i documenti archivistici di InterPARES
3 (secondo quanto definito in Appendice I: Policy relativa alla gestione dell’archivio), hanno un
accesso ristretto ai partecipanti ad InterPARES 3 (secondo quanto stabilito nella sezione 3).
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7.3.9 – I documenti archivistici di InterPARES 3, che sono contenuti all’interno di sistemi
informativi basati sul web, dovrebbero essere gestiti in conformità alla Policy relativa alla gestione
dell’archivio di InterPARES 3 (vedi Appendice I).
7.3.10 – Il sito web del Progetto InterPARES 3 sarà concepito per essere visualizzato con le più
recenti versioni dei browser Internet Explorer e Netscape. Saranno compiuti ragionevoli sforzi per
adattare la visualizzazione ad altri browser ma, comunque, non si potrà garantire la corretta
visualizzazione del contenuto del web.
7.3.11
– Sistemi di messaggistica per i partecipanti ad InterPARES 3
7.3.11.1 – Per facilitare le attività di ricerca e la discussione al di fuori dei workshop di ricerca, i
ricercatori, i partner e gli assistenti di ricerca hanno accesso ad un sistema di scambio di messaggi che
consenta agli utenti di inoltrare e vedere messaggi e documenti.
7.3.11.2 – L’uso dei sistemi di messaggistica sarà limitato ai ricercatori, ai partner, agli assistenti di
ricerca e allo staff di InterPARES 3. In particolari circostanze, il permesso di accesso al sistema di
messaggistica può essere concesso dal Direttore del Progetto InterPARES 3 ad altre singole persone.
7.3.11.3 – I messaggi non possono essere citati al di fuori del sistema senza il permesso dell’autore del
messaggio. Il permesso dovrebbe essere richiesto per iscritto e si raccomanda l’autorizzazione in forma
scritta. Copie dell’uno e dell’altra dovrebbero essere inviate al Coordinatore del Progetto InterPARES
3.
7.3.11.4 – Tutti i sistemi di messaggistica di InterPARES 3 sono gestiti dal Coordinatore tecnico di
InterPARES 3.
7.3.11.5 – Si avrà la massima attenzione nel curare il formato e nel controllare l’ortografia dei
documenti prima che questi siano inviati al sistema di scambio di messaggi.
7.3.12
– Siti web dei TEAM nazionali e multinazionali e del Progetto InterPARES 3
7.3.12.1 – I siti web dei TEAM nazionali e multinazionali e del Progetto InterPARES 3 dovrebbero
fornire soltanto informazioni connesse alle loro specifiche responsabilità e attività all’interno del
Progetto InterPARES 3.
7.3.12.2 – Ove possibile, non si dovrebbero duplicare le informazioni fornite sui siti web dei TEAM o
sul sito del Progetto InterPARES 3, ma bisognerebbe invece creare un link.
7.3.12.3 – I siti web dei TEAM nazionali e multinazionali e del Progetto InterPARES 3 devono
conformarsi alle policy delineate nella sezione 7.3 Policy relativa al sito web del Progetto InterPARES
3.
7.3.12.4 – Il sito web del Progetto InterPARES 3 contiene i link a tutti i siti web dei TEAM nazionali e
multinazionali e a tutti i siti web dei partecipanti ad InterPARES 3. I partecipanti ad InterPARES 3
dovrebbero fornire i dati aggiornati relativi alle loro URL al Coordinatore tecnico, per assicurare che
tutti i link rimangano attivi.
7.4
- Linee guida per il riconoscimento della qualifica di autore
7.4.1– La qualifica di autore è riservata alle persone cui si riconosce il merito principale e che
detengono la principale responsabilità per un’opera pubblicata. La qualifica di autore spetta non solo a
coloro che provvedono alla effettiva stesura di un articolo o di uno studio, ma anche a chi vi ha
apportato un contributo sostanziale (ad. es: gli assistenti di ricerca). Contributi professionali di
carattere sostanziale possono comprendere – ma non sono limitati a – la formulazione del problema o
dell’ipotesi di ricerca, la pianificazione del progetto di sperimentazione, l’organizzazione e la
conduzione di analisi statistiche, l’interpretazione dei risultati o la stesura di una parte importante della
pubblicazione. Coloro che offrono tali contributi dovrebbero essere elencati fra i nomi degli autori.
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Dicembre 2007
7.4.2 – Contributi di minore importanza, che non danno titolo alla qualifica di autore, possono essere
riconosciuti in una nota. Questi contributi possono comprendere funzioni di supporto come la raccolta
o l’inserimento di dati, la modifica o la predisposizione di un programma software, il reclutamento di
partecipanti o suggerimenti e consigli sull’analisi statistica. Comunque, se a questi si dovessero
affiancare incarichi di altro tipo, si potrebbe avere diritto al riconoscimento della qualifica di autore.
7.4.3 – L’autore che agisce da tramite principale dovrebbe sempre ottenere il consenso della persona
prima di includere il suo nome fra gli autori o in nota. Ogni persona elencata fra gli autori dovrebbe
rivedere l’intero testo prima che questo venga proposto per la pubblicazione.
7.4.4 – Gli autori hanno la responsabilità di determinare chi ha diritto al riconoscimento della qualifica
di autore e di specificare l’ordine nel quale i nomi di due o più autori debbano apparire. La regola
generale è che il nome dell’autore principale dovrebbe comparire al primo posto, seguito dagli altri
nomi in ordine decrescente di importanza del contributo.
7. 4.5 – Formato della nota relativa all’autore
7.4.5.1 –In ogni articolo compare una nota relativa all’autore, al fine di indicarne l’ente di
appartenenza, attestare riconoscimenti, declinare eventuali responsabilità o segnalare la possibile
esistenza di conflitti di interessi, e fornire un punto di contatto per ogni lettore interessato .
7.4.5.2 – Le note relative all’autore dovrebbero essere predisposte nel modo che segue, ove ciò sia
consentito dalla pubblicazione:
x Primo paragrafo: ente di appartenenza. Individuare gli organismi di appartenenza al momento
dello svolgimento dello studio (ed ogni cambio successivo) per tutti gli autori (si consultino
appositi manuali di stile per le convenzioni sul formato).
x Secondo paragrafo: riconoscimenti. Citare sovvenzioni o altri tipi di sostegno finanziario. A
questo si faccia seguire il riconoscimento ai colleghi che hanno assistito gli autori nella
conduzione dello studio o hanno sottoposto il testo a vaglio critico. Questo paragrafo è il luogo
adatto per dichiarare se il testo sia stato basato su uno studio precedente o presentato ad un
incontro, oppure se sussistano dei rapporti che possano essere percepiti come conflitti di
interesse (ad. es.: se si possiedono azioni o si è nel consiglio di amministrazione di una società
che produce un articolo incluso nello studio o fornisce servizi simili a quelli compresi nello
studio).
x Terzo paragrafo: contatti. Fornire un indirizzo postale completo per l’invio di corrispondenza.
I nomi dei paesi e degli stati devono essere scritti per esteso, per facilitare l’invio di
corrispondenza dall’estero. Aggiungere un indirizzo e-mail alla fine del paragrafo. Di seguito
un esempio di nota relativa all’autore:
“Luciana Duranti, School of Library, Archival and Information Studies, University of British
Columbia; Maria Guercio, Università di Urbino. Le autrici esprimono con gratitudine la loro
riconoscenza per il sostegno finanziario di InterPARES 3 da parte del Social Sciences and
Humanities Research Council of Canada, e del progetto di ricerca DELOS. Corrispondenza
riguardante il presente articolo dovrebbe essere indirizzata a Luciana Duranti, c/o School of
Library, Archival and Information Studies – University of British Columbia, 301 – 1690
Agronomy Road, Vancouver BC, V6T 1Z3, Canada.
[email protected].”
7.5
- Linee Guida per le ricerche condotte in collaborazione
7.5.1 – I partecipanti ad InterPARES 3 dovrebbero determinare appena possibile il modo nel quale le
attribuzioni relative alla qualifica di autore debbano essere ripartite tra di loro.
7.5.2 – Attribuzione della qualifica di autore: in assenza di un accordo tra due o più partecipanti al
progetto, si applicano le seguenti linee guida per l’attribuzione della qualifica di autore:
x La qualifica di autore è attribuita a tutte quelle persone che hanno dato significativi
contributi scientifici al lavoro, che condividono la responsabilità dei risultati e ne
rispondono.
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x Un rapporto di tipo amministrativo con la ricerca effettuata non dà di per sé titolo a
qualificare una persona come coautore.
x L’ordine dei nomi in una pubblicazione è deciso in base alla qualità del contributo, alla
misura nella quale si è responsabili dei risultati e se ne risponde, e alla consuetudine
vigente nella disciplina.
x Il riconoscimento della qualifica di autore non è condizionato dal fatto che i ricercatori
siano stati pagati per il loro contributo o dal loro rapporto di lavoro.
7.5.3 – Compiti dell’autore principale: in assenza di un accordo tra due o più ricercatori, ove vi siano
dei coautori si applicano le seguenti linee guida:
x L’autore che presenta un testo per la pubblicazione accetta la responsabilità di avere
incluso come coautori tutte le persone che ne hanno diritto, e nessuna che non ne abbia
titolo.
x L’autore che procede alla presentazione dovrebbe inviare ad ogni coautore una copia
della bozza del testo e dovrebbe cercare nei limiti del possibile di ottenere da essi il
consenso alla condivisione della qualifica di coautore e alla sequenza dei nomi degli
autori.
x Contributi di altro tipo dovrebbero essere indicati in una nota a piè di pagina o nella
sezione dei “Ringraziamenti”, in conformità con gli standard della disciplina e
dell’editore.
7.6
- Proprietà intellettuale
7.6.1 – La proprietà intellettuale comprende un insieme di diritti, che includono il copyright, le
licenze, i brevetti e i marchi.
7.6.2 – Le sezioni 7.6.3 – 7.6.5 forniscono informazioni relative alla proprietà intellettuale ad uso dei
ricercatori di InterPARES 3.
7.6.3 – Copyright
7.6.3.1 – La legislazione sul copyright è complessa e condizionata da un certo numero di fattori, tra i
quali l’ente di appartenenza, la giurisdizione, i contratti e le clausole per la concessione di
finanziamenti. In generale, le policy delle rispettive istituzioni accademiche e le legislazioni in vigore
nelle rispettive giurisdizioni disciplinano la proprietà del copyright. In genere i docenti universitari, e il
personale tecnico, che lavorano su progetti finanziati in parte, mantengono i propri diritti di proprietà
intellettuale.
7.6.3.2 – I partecipanti ad InterPARES 3 dovrebbero controllare le policy dell’ente di appartenenza in
materia di copyright per avere un orientamento in merito.
7.6.3.3 – Nel caso che vi siano più autori, essi possono anche voler specificare nella licenza ogni
accordo particolare sottoscritto relativo alle questioni del copyright, compresa la scelta della legge che
lo regola.
7.6.3.4 – Qui di seguito sono elencati dei link alle policy istituzionali sul copyright, valide per alcuni
dei ricercatori. I partecipanti ad InterPARES 3, che lavorano presso organismi non presenti tra quelli di
seguito elencati dovrebbero individuare le policy in materia di copyright dei loro enti di appartenenza e
fornire queste informazioni al Coordinatore del Progetto InterPARES 3, così che la lista possa essere
aggiornata.
7.6.3.4.1 – Link alle policy istituzionali sul copyright
University of British Columbia:
www.geog.ubc.ca/~acitpo/working.html
University of California:
www.ucop.edu/ucophome/uwnews/copyr.html
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7.6.3.5 – Qui di seguito sono elencati dei link a informazioni giuridiche di carattere generale relative al
copyright in differenti giurisdizioni, cui appartengono i partecipanti ad InterPARES 3. I ricercatori di
InterPARES 3, che operino in giurisdizioni non elencate di seguito, dovrebbero individuare le
informazioni sulla legislazione in materia di copyright in vigore nel loro paese e fornire queste
informazioni al Coordinatore del Progetto InterPARES 3, così che la lista possa essere aggiornata.
7.6.3.5.1 - Indirizzi web sulla legislazione vigente in materia di copyright
Informazioni sul copyright in Canada:
laws.justice.gc.ca/en/C-42/index.html
www.cla.ca/resources/copyright.htm
Informazioni sul copyright nell’Unione Europea:
www.law.cornell.edu/treaties/berne/overview.html
www.wipo.org/eng/
Informazioni sul copyright negli Stati Uniti:
www4.law.cornell.edu/uscode/17/
www.cni.org/docs/infopols/US.Berne.Convention.html
www.loc.gov/copyright/legislation/
lcweb.loc.gov/copyright/newsnet/
7.6.4 - Licenze
7.6.4.1 – I partecipanti ad InterPARES 3 interessati a mantenere il diritto di copyright nelle
pubblicazioni possono prendere accordi con gli editori per una licenza non esclusiva piuttosto che
rinunciare formalmente al loro diritto di copyright a favore dell’editore.
7.6.5 – Brevetti e marchi
7.6.5.1 – La legislazione su brevetti e marchi è complessa e condizionata da un certo numero di fattori,
tra i quali l’ente di appartenenza, la giurisdizione, i contratti e le clausole per la concessione di
finanziamenti. In generale, le policy delle rispettive istituzioni accademiche e le norme delle rispettive
legislazioni disciplinano la proprietà dei brevetti e dei marchi. I partecipanti ad InterPARES 3
dovrebbero controllare, oltre alla legislazione vigente in materia, le policy dell’ente di appartenenza
per avere un orientamento in merito ai brevetti e ai marchi. Per notizie di carattere generale sulle
norme giuridiche concernenti i brevetti e i marchi, qui di seguito è disponibile una lista di siti web
dove reperire risorse informative. I partecipanti ad InterPARES 3 sono invitati a sottoporre ogni
ulteriore risorsa informativa presente su Internet all’attenzione del Coordinatore del Progetto, così che
questa lista possa essere aggiornata.
7.6.5.1.1 – Link a risorse informative sui brevetti e i marchi
Informazioni sui brevetti e i marchi in Canada:
laws.justice.gc.ca/en/P-4/84167.html
Informazioni sui brevetti e i marchi in Europa:
www.european-patent-office.org/
www.european-patent-office.org/legal/epc/e/ma1.html
Informazioni sui brevetti e i marchi nella Repubblica Popolare della Cina:
www.cpo.cn.net/english/laws/PATENT%20LAW.doc
www.cntrademark.com/
United States Patent and Trademark Office (Ufficio brevetti e marchi degli Stati Uniti):
www.uspto.gov/
www.uspto.gov/web/forms/index.html#patent
7.7
- Conservazione dei dati e dei materiali di ricerca
7.7.1 – Tutti i dati originali e i materiali di ricerca prodotti dai partecipanti ad InterPARES 3 nel corso
di attività svolte per conto di InterPARES 3 dovrebbero essere conservati per un adeguato periodo di
tempo. Si richiede che i partecipanti ad InterPARES 3 agiscano in conformità alle linee guida sulla
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conservazione adottate dalle loro organizzazioni di appartenenza e dall’ente finanziatore e alle norme
legislative in materia.
7.7.2 – I partecipanti ad InterPARES 3 dovrebbero conservare i dati e i materiali di ricerca
adeguandosi alla policy di InterPARES 3 relativa alla gestione dell’archivio (vedi Appendice 1).
7.8
- Protezione delle persone e dei dati
7.8.1 – Tutti i partecipanti ad InterPARES 3 devono agire in conformità alle policy e alle disposizioni
per la protezione delle persone e dei dati dei loro datori di lavoro, delle norme legislative e
dell’ente finanziatore.
7.8.2 – Qui di seguito sono elencati dei link alle policy per la protezione delle persone e dei dati,
relative ad alcune istituzioni accademiche partner del Progetto InterPARES 3. I partecipanti ad
InterPARES 3 sono invitati a individuare analoghe policy che possono essere utilizzate
all’interno della loro organizzazione di appartenenza o all’interno della giurisdizione di
competenza del loro TEAM nazionale o multinazionale. Tali informazioni dovrebbero essere
fornite al Coordinatore del Progetto InterPARES 3 così che la lista possa essere aggiornata.
7.8.2.1 – Link relativi alla protezione dei dati e delle persone in alcune istituzioni
University of British Columbia: www.policy.ubc.ca/policy87.htm
University of California: www.ucop.edu/raohome/cgmemos/86-21.html
7.9
- Linee Guida per l‘identità visiva
7.9.1 – Il Progetto InterPARES è una collaborazione internazionale finalizzata alla ricerca, che
riunisce ricercatori provenienti da tutto il mondo. Questa struttura decentrata rende ancora più
importante che il Progetto InterPARES sia riconoscibile come una iniziativa di ricerca unitaria.
A tale scopo abbiamo non solo metodi di ricerca ed obiettivi comuni, ma anche una comune
identità visiva. Il Progetto InterPARES vuole mantenere uno stile professionale in tutte le
situazioni alle quali partecipa o nelle quali è rappresentato o in altro modo associato. Il Progetto
vuole altresì conservare l’integrità della sua identità visiva. Per tali motivi, l’utilizzazione degli
elementi di identità visiva del Progetto InterPARES (vale a dire, il logo, i banner e i colori) è
regolata dalle linee guida per l’identità visiva del Progetto InterPARES presentate
nell’Appendice 2.
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APPENDICE 1: Policy relativa alla gestione dell’archivio
1. I documenti di archivio del Progetto InterPARES 3
1.1 – “Documenti archivistici del Progetto InterPARES 3” sono i documenti prodotti (vale a dire posti in
essere o ricevuti) e accumulati dal Direttore del Progetto InterPARES 3, dal Coordinatore del
Progetto, dal Coordinatore Tecnico, dalle unità di ricerca o dai partecipanti ad InterPARES 3 che
eseguono particolari incarichi per la loro unità di ricerca.
1.2 – Esempi di documenti archivistici del Progetto InterPARES 3 comprendono: proposte di
finanziamento, assegnazioni di sovvenzioni, dati per contatti, documenti contabili, documenti
riguardanti la protezione delle persone e dei dati, diari di ricerca, resoconti e documentazione delle
unità, dati relativi agli studi di caso condotti dalle unità di ricerca, modellizzazioni, versioni del sito
web del Progetto InterPARES 3, messaggi del forum di discussione dei partecipanti ad InterPARES
3.
1.3 – Il Centro amministrativo del Progetto InterPARES 3 presso l’University of British Columbia
gestisce e conserva l’archivio del Progetto InterPARES 3.
1.4 – I partecipanti ad InterPARES 3 curano il trasferimento dei documenti archivistici del Progetto
InterPARES 3 al Centro amministrativo ai fini della loro conservazione.
1.5 – Il Coordinatore del Progetto InterPARES 3 gestisce la classificazione, la tenuta e la descrizione dei
documenti d’archivio del Progetto InterPARES 3.
1.6 – Il Coordinatore tecnico di InterPARES 3 cura la conservazione di tutti i documenti archivistici di
InterPARES 3, a prescindere dal supporto e dal formato (ad. es.: file digitali, documenti cartacei,
audiocassette, fotografie).
1.7 – Il Coordinatore tecnico di InterPARES 3 ha il compito di rendere facilmente accessibili i
documenti archivistici del Progetto InterPARES 3, ma solo ai partecipanti ad InterPARES 3, come
definiti nella sezione 3, e solo secondo le linee guida stabilite nella sezione 7.4 Linee guida per il
riconoscimento della qualifica di autore, nella sezione 7.3 Policy relativa al sito web del Progetto
InterPARES 3, e nella sezione 7.8 Protezione delle persone e dei dati.
1.8 – I documenti archivistici giudicati meritevoli di conservazione permanente saranno trasferiti per la
loro conservazione a lungo termine presso Library and Archives Canada.
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Dicembre 2007
APPENDICE 2: Linee guida per l’identità visiva del Progetto InterPARES
2.1- Finalità
Questa guida per lo stile è progettata per dare a tutti, dentro e fuori il Progetto InterPARES, un insieme di
regole chiare da seguire per utilizzare nel miglior modo gli elementi dell’identità visiva del Progetto. Si
ponga attenzione al fatto che nulla, che sia derivato dagli elementi dell’identità visiva del Progetto
InterPARES 3 in modo diverso da quanto specificato in queste linee guida, può essere oggetto di
pubblicazione senza una precedente approvazione del Direttore del Progetto. Questa guida di stile presenta
un insieme di regole base che dovrebbero essere seguite tutte le volte che si utilizzino gli elementi
dell’identità visiva del Progetto InterPARES, allo scopo di mantenere l’integrità dell’identità visiva del
Progetto.
2.2 – Linee guida per un uso di carattere generale
Per aiutare ad assicurare che tutti i materiali relativi al Progetto possano essere prontamente attribuiti al
Progetto – e, se possibile, ad un particolare componente dell’Alleanza Internazionale – un elemento
dell’identità visiva del Progetto InterPARES adatto allo scopo dovrebbe essere compreso in tutti i materiali
prodotti da o per il Progetto da coloro che operano all’interno del Progetto, in vista di attività approvate
formalmente dal Progetto InterPARES o di eventi finalizzati alla promozione, alla presentazione o alla
diffusione delle conoscenze. Tali materiali comprendono – ma non sono limitati a – carta da lettere,
volantini, pieghevoli, brochure, opuscoli, manifesti, presentazioni Power Point e siti web.
Si prega di notare che i loghi e i banner che appaiono nei siti web del Progetto sono progettati per un utilizzo
sui siti web e non per altri scopi. Quando questi vengono stampati a risoluzione più alta, i pixel che li
costituiscono diventano visibili e l’immagine assume un aspetto non professionale. Copie ad alta risoluzione
degli elementi dell’identità visiva del Progetto, scaricabili da Internet e adatte per un impiego su materiali a
stampa, sono fornite sul sito web del Progetto InterPARES. Si prega di accertare che si utilizzi un adeguato
elemento di identità visiva (ad. es.: un logo piuttosto che un banner; un banner del Progetto InterPARES in
luogo di un banner di un TEAM del Progetto InterPARES 3; il colore piuttosto che la scala di grigio o il
monocromatico) in relazione alla natura e allo scopo del materiale sul quale appare.
Richieste di elementi aggiunti di identità visiva e/o modifiche a quelli esistenti dovrebbero essere inoltrate al
Coordinatore del Progetto1.
2.3 – Logo del Progetto InterPARES
2.3.1 – Finalità e restrizioni d’uso
Il logo del Progetto InterPARES è l’elemento più semplice di identità visiva utilizzato per raffigurare il
Progetto InterPARES e le sue tre fasi, singolarmente o tutte insieme. Di conseguenza il logo del Progetto
InterPARES può essere impiegato su materiali relativi ad una o a più di una delle fasi del Progetto, a
prescindere dall’argomento e dalle finalità del materiale. Tuttavia, in generale, il logo del Progetto
InterPARES 3 dovrebbe essere utilizzato solo in situazioni in cui i banner del Progetto InterPARES
complessivo o del Progetto InterPARES 3 non possano essere usati per insufficienza di spazio.
2.3.2 – Composizione
Il logo del Progetto InterPARES è costituito dal simbolo di uno stemma araldico. Questo formato fu scelto
per sottolineare la continuità nel tempo e la permanenza che il Progetto mira a conseguire per i documenti
archivistici autentici in formato digitale. Il globo simboleggia la natura internazionale e cooperativa del
Progetto. L’altra immagine è un documento con un sigillo per simboleggiare la sua autenticità. Il codice
binario sul documento lo rende un “documento autentico in formato digitale”. Infine, la traduzione della
frase latina nel banner è “autentico nei secoli”.
1
Si noti che gli elementi di identità visiva del Progetto InterPARES non possono essere utilizzati su materiali prodotti
privatamente, cioè su materiali non prodotti da o per il progetto, in vista di attività approvate formalmente dal Progetto
InterPARES o di eventi finalizzati alla promozione, alla presentazione o alla diffusione delle conoscenze.
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2.3.3 – Colore
Il logo comprende 6 colori: Prugna scuro (Dark Plum), Porpora corinzia (Corinthian Purple), Rosa marrone
(Rosy Brown), Blu acciaio (Steel Blue), Argento (Silver) e Grigio chiaro (Light Grey). I colori sono definiti
in relazione a differenti possibili supporti e non dovrebbero essere cambiati. Nella sezione 2.3.7 – Specifiche
dei colori per logo e banner sono elencate le specifiche per i colori.
x Esempio di logo a colori:
Per l’utilizzo in contesti privi di colore, si prega di adeguarsi alle specifiche che seguono.
2.3.4 –Scala di grigio
La seguente versione del logo è progettata per un impiego in un contesto in scala di grigio. La conversione
automatica dei colori originali nella scala di grigio dovrebbe essere in grado di dare il risultato appropriato.
Se così non fosse, si prega di fare ricorso alla specifiche dei colori elencate nella sezione 2.3.7 – Specifiche
dei colori per logo e banner, per ottenere il logo in scala di grigio.
x Esempio di logo in scala di grigio:
2.3.5 – Monocromia
Se vi fosse il bisogno di utilizzare il logo in un contesto che richieda la monocromia (fax, timbri, oggetti
promozionali, ecc.), esso dovrebbe essere utilizzato solo in colore nero (su sfondi chiari) o in colore bianco
(su sfondi scuri).
x Esempi di loghi monocromatici:
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2.3.6 – Posizionamento e presentazione
Il solo limite in relazione al posizionamento del logo su una pagina è che il logo dovrebbe sempre essere
circondato da margini di dimensioni almeno pari all’altezza del nastro visibile nella sua parte inferiore (si
veda la figura seguente). Il logo dovrebbe sempre essere presentato in orizzontale e non dovrebbe essere
ruotato, rovesciato o deformato.
2.3.7 – Specifiche dei colori per logo e banner
Scala CMYK
(per stampe)
Colore/Combinazione
Prugna scuro
Porpora corinzia
Rosa marrone
Blu acciaio
Argento
Grigio chiaro
Testo del banner
Scala Pantone
(per corpi solidi)
C
56%
M
79%
Y
62%
K
74%
42%
66%
45%
13%
8062
33%
45%
31%
1%
86%
59%
18%
19%
15%
15%
5%
4%
4%
75%
68%
67%
Scala RGB
(per lo schermo)
Patinato Non patinato
4975
7421
Scala
di
grigio
R
52
G
16
B
26
hex#
34101A
696
142
96
107
8E606B
57%
5215
8062
175
142
151
AF8E97
42%
2%
647
301
51
103
153
336799
62%
0%
420 Warm Grey 2
204
204
204
CCCCCC
20%
Cool Grey 1
238
238
238
EEEEEE
7%
Process Hexachrome
Black
Black
0
0
0
0% Cool Grey 1
90%
87%
000000 100%
2.4 – Banner del Progetto InterPARES
2.4.1 – Banner del Progetto InterPARES nel suo complesso
2.4.1.1 – Finalità e restrizioni di uso
Il banner del Progetto InterPARES nel suo complesso è l’elemento di identità visiva utilizzato per raffigurare
nel loro insieme le varie fasi del Progetto InterPARES, ed il simbolo con il quale il Progetto nel suo
complesso sarà subito riconoscibile. Pertanto al banner del Progetto InterPARES nel suo complesso non
dovrebbe essere aggiunta nessun’altra riga di testo al di sotto di quelle già esistenti o nessun’altra variazione.
Il banner del Progetto InterPARES nel suo complesso dovrebbe essere utilizzato solo su materiali che si
riferiscono a due o più fasi del Progetto e dove ciò di cui tratta il materiale e il suo scopo non è limitato ad
una sola fase in particolare.
2.4.1.2 – Composizione
Il banner del Progetto InterPARES nel suo complesso è costituito dal logo del Progetto unitamente ad una
sezione di banner di testo alla destra del logo, che individua il titolo generale (InterPARES Project) ed
il sottotitolo (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems) del Progetto.
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2.4.1.3 – Colore
Si veda al riguardo quanto discusso in precedenza in merito ai colori nella sezione 2.3.7 – Specifiche dei
colori per logo e banner. Il colore del testo per il banner del Progetto InterPARES nel suo complesso, sia per
il titolo che per il sottotitolo, è il nero.
x Esempio di banner a colori del Progetto InterPARES nel suo complesso:
2.4.1.4 – Scala di grigio
La seguente versione del banner del Progetto InterPARES nel suo complesso è progettata per un impiego in
un contesto in scala di grigio. La conversione automatica dei colori originali nella scala di grigio dovrebbe
essere in grado di dare il risultato appropriato. Se così non fosse, si prega di fare ricorso alla specifiche dei
colori elencate in precedenza nella sezione 2.3.7 – Specifiche dei colori per logo e banner, per ottenere il
banner in scala di grigio.
x Esempio di banner in scala di grigio del Progetto InterPARES nel suo complesso:
2.4.1.5 – Monocromia
Se vi fosse il bisogno di utilizzare il banner del Progetto InterPARES nel suo complesso in un contesto che
richeda la monocromia (fax, timbri, oggetti promozionali, ecc.), esso dovrebbe essere utilizzato solo in
colore nero (su sfondi chiari) o in colore bianco (su sfondi scuri).
x Esempi di banner monocromatici del Progetto InterPARES nel suo complesso:
2.4.1.6 – Posizionamento e presentazione
Il solo limite in relazione al posizionamento del banner del Progetto InterPARES nel suo complesso su una
pagina è che il banner dovrebbe sempre essere circondato da margini di dimensioni almeno pari all’altezza
del nastro visibile nella parte inferiore del logo presente all’interno del banner. Il banner dovrebbe sempre
essere presentato in orizzontale e non dovrebbe essere ruotato, rovesciato o deformato.
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2.4.2 – Banner del Progetto InterPARES 3
Il banner del Progetto InterPARES 3 è l’elemento di identità visiva utilizzato per raffigurare la terza fase del
Progetto InterPARES, ed il simbolo con il quale la terza fase del Progetto sarà subito riconoscibile. Pertanto
non dovrebbe essere aggiunta nessun’altra riga di testo al di sotto di quelle già esistenti o nessun’altra
variazione (ad esclusione di quelle concordate nella successiva sezione 2.4.3 – Banner dei TEAM del
Progetto InterPARES) allo scopo di denotare il singolo TEAM nazionale o multinazionale.
Il banner del Progetto InterPARES 3 dovrebbe essere utilizzato solo su materiali prodotti dalla terza fase del
Progetto e ad essa connessi in modo esplicito o sostanziale.
Il banner del Progetto InterPARES 3 è costituito dal logo del Progetto unitamente ad una sezione di testo alla
destra del logo che individua il titolo (InterPARES 3 Project) ed il sottotitolo (International Research on
Permanent Authentic Records in Electronic Systems) della fase del Progetto.
2.4.2.3 – Colore
colori per logo e banner. Il colore del testo per il banner del Progetto InterPARES 3, sia per il titolo che per
il sottotitolo, è il nero.
x Esempio di banner a colori del Progetto InterPARES 3:
La seguente versione del banner del Progetto InterPARES 3 è progettata per un impiego in un contesto in
scala di grigio. La conversione automatica dei colori originali nella scala di grigio dovrebbe essere in grado
di dare il risultato appropriato. Se così non fosse, si prega di fare ricorso alla specifiche dei colori elencate in
precedenza nella sezione 2.3.7 – Specifiche dei colori per logo e banner, per ottenere il banner in scala di
grigio.
x Esempio di banner in scala di grigio del Progetto InterPARES 3:
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Dicembre 2007
Se vi fosse il bisogno di utilizzare il banner del Progetto InterPARES 3 in un contesto che richieda la
monocromia (fax, timbri, oggetti promozionali, ecc.), esso dovrebbe essere utilizzato solo in colore nero (su
sfondi chiari) o in colore bianco (su sfondi scuri).
x Esempi di banner monocromatici del Progetto InterPARES 3:
2.4.2.6 – Posizionamento
Il solo limite in relazione al posizionamento del banner del Progetto InterPARES 3 su una pagina è che il
banner dovrebbe sempre essere circondato da margini di dimensioni almeno pari all’altezza del nastro
visibile nella parte inferiore del logo presente all’interno del banner (si veda la figura seguente).
2.4.3 – Banner dei TEAM del Progetto InterPARES 3
Il banner del Progetto InterPARES 3 è l’elemento di identità visiva del Progetto InterPARES, ed il simbolo
con il quale i singoli TEAM nazionali e multinazionali del Progetto saranno subito riconoscibili. Pertanto ai
banner dei TEAM del Progetto InterPARES 3 non dovrebbe essere aggiunta nessun’altra riga di testo al di
sotto di quelle già esistenti o nessun’altra variazione. I banner dei TEAM del Progetto InterPARES 3
dovrebbero essere utilizzati solo su materiali prodotti dalla terza fase del Progetto e ad essa connessi in modo
esplicito o sostanziale e che sono collegati in modo esplicito o sostanziale ad uno specifico TEAM nazionale
o multinazionale. I materiali prodotti da uno specifico TEAM nazionale o multinazionale che riguardano il
Progetto nel suo complesso dovrebbero invece mostrare il banner del Progetto InterPARES nel suo
complesso o il banner del Progetto InterPARES 3, a seconda di quello che sia più opportuno.
I banner del Progetto InterPARES 3 sono costituiti dal banner del Progetto InterPARES 3 unitamente ad una
riga di testo supplementare che contiene il nome del TEAM (in lingua inglese). Questa è allineata a destra e
posizionata sotto al sottotitolo del banner.
2.4.3.3 – Colore
colori per logo e banner. Il colore del testo del banner del TEAM del Progetto InterPARES 3, sia per il titolo
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Dicembre 2007
che per il sottotitolo, è il nero. Il testo della riga di testo sottostante, contenente il nome del TEAM, è di
colore bianco con un contorno di colore nero.
x Esempio di banner a colori del TEAM del Progetto InterPARES 3:
La seguente versione del banner del TEAM del Progetto InterPARES 3 è progettata per un impiego in un
contesto in scala di grigio. La conversione automatica dei colori originali nella scala di grigio dovrebbe
essere in grado di dare il risultato appropriato. Se così non fosse, si prega di fare ricorso alla specifiche dei
colori elencate in precedenza nella sezione 2.3.7 – Specifiche dei colori per logo e banner, per ottenere il
banner in scala di grigio.
x Esempio di banner in scala di grigio del TEAM del Progetto InterPARES 3:
Se vi fosse il bisogno di utilizzare il banner del TEAM del Progetto InterPARES 3 in un contesto che
richieda la monocromia (fax, timbri, oggetti promozionali, ecc.), esso dovrebbe essere utilizzato solo in
colore nero (su sfondi chiari) o in colore bianco (su sfondi scuri).
x Esempi di banner monocromatici del TEAM del Progetto InterPARES 3:
2.4.3.6 - Posizionamento
Il solo limite in relazione al posizionamento del banner del TEAM del Progetto InterPARES 3 su una pagina
è che il banner dovrebbe sempre essere circondato da margini di dimensioni almeno pari all’altezza del
nastro visibile nella parte inferiore del logo presente all’interno del banner (si veda la figura seguente).
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