Delibera 2015/0000003 del 28/01/2015 (Allegato

Delibera 2015/0000003 del 28/01/2015 (Allegato) Pagina 1 di 11
all. n.3
Azienda USL di Piacenza
Prevenzione della corruzione
MODULO DEI RISCHI DELLE ATTIVITA’
Area :Dipartimento amministrativo
Unità Operativa: Risorse Umane
Ufficio: Amministrazione del personale
PROCESSO
Riconoscimento agevolazioni previste dall’art. 33, comma 3, della L.
104/1992 “Legge-quadro per l'assistenza, l'integrazione sociale e i diritti delle
persone handicappate” e s.m.i.
ATTIVITA’
Esame delle richieste presentate dal personale dipendente al fine
dell’ottenimento delle agevolazioni previste.
Verifica mantenimento del diritto ad usufruire delle agevolazioni previste.
RESPONSABILE
Direttore U.O. Risorse umane
Tipologia del rischio
Rilevanza Esterna:
Rischi individuati
Mancato accoglimento della
richiesta di soggetti che ne
hanno diritto ai sensi della
normativa in vigore.
Accoglimento della richiesta del
soggetto che non ha i requisiti
richiesti dalla normativa.
 Errori nella verifica dei
requisiti necessari per
l’ottenimento del
beneficio.
 Mancata revoca nel
caso in cui venga meno
il diritto ad usufruire
delle agevolazioni.
 Errori nell’inserimento
nel programma di
rilevazione delle
presenze (Job time) dei
dati relativi al diritto
riconosciuto.
Soggetti coinvolti
nell’attività (interni)
- 1 Collaboratore
amm.vo: verifica
diretta delle domande
- 1 Collaboratore
amm.vo prof. Esperto:
Punto di riferimento in
caso di dubbi
interpretativi.
Documenti di riferimento
L. 104 del 5/02/1992 e
s.m.i.
Circolari del Dipartimento
della Funzione Pubblica e
dell’INPS (in caso di
mancanza di altre direttive
o interpretazioni).
Probabilità del danno
(bassa/media/alta)
Gravità del danno
(bassa/media/alta)
Valutazione del rischio
(accettabile, rilevante, critico)
Bassa.
L’esperienza passata (rettifiche
avvenute in autotutela), porta a
ritenere che i casi di errore siano
pochi.
Media:
Se per errore non viene accolta la
richiesta di usufruire delle agevolazioni
previste dalla normativa, il dipendente
perde la possibilità di usufruire del
beneficio previsto per assistere il
familiare con handicap in situazione di
gravità.
Se per errore viene accolta la richiesta del
dipendente, pur in mancanza dei requisiti,
Accettabile: il processo è parzialmente
vincolato da leggi, circolari Dip. Funzione
pubblica, giurisprudenza.
E’ svolto da personale esperto, in grado di
valutare in maniera corretta i casi in
esame.
Si può incorrere in errore nella valutazione
delle richieste in quanto il dipendenti che
presenta domanda per ottenere le
agevolazioni previste dalla normativa è
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si configura un danno economico e di tipo
organizzativo per l’Azienda.
talvolta collega conosciuto da chi la
riceve.
PIANO DI AZIONE in essere (elementi di verifica
già esistenti: procedure controllo, monitoraggio,
registrazioni, ecc.)
Le richieste di usufruire delle agevolazioni previste dalla L.
104/1992 e s.m.i. sono prese in carico dal dipendente addetto.
1° FASE: Esame da parte del Collaboratore delle richieste e
verifica, ai fini dell’accoglimento della richiesta, della correttezza
formale della domanda e del possesso dei requisiti richiesti.
2° FASE: Esame dei casi dubbi con il Collaboratore Esperto e/o
con il Dirigente responsabile del settore.
3° FASE: risposta al dipendente dell’accoglimento o meno della
richiesta da parte del Direttore dell’ U.O. Risorse umane.
PIANO DI AZIONE da adottare (proposte soluzione
con definizione di interventi)
Inserimento nella procedura di una fase di controllo da
parte del Collaboratore esperto che esamina un
campione delle richieste pervenute nell’anno solare
nella misura del 10%, con criteri di scelta che
cambiano di volta in volta (es. alfabetico, cronologico,
ecc.)
e
del
3%
delle
richieste
accolte
complessivamente.
Compilazione da parte del collaboratore che esamina
le domande di ammissione di una dichiarazione circa
l’insussistenza di cause d’incompatibilità con i
dipendenti che presentano richiesta. In caso
sussistano cause di incompatibilità, il collaboratore
verrà sostituito nello svolgimento dell’intera attività da
un altro collaboratore (o, in mancanza, dal
collaboratore esperto).
Responsabile attuazione Piano di azione
Dirigente settore giuridico U.O. Risorse Umane
Termine attuazione
Primo semestre 2015
RISCHIO RESIDUO
Accettabile
Data
Firma Responsabile dell’attività
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SCHEDA RILEVAZIONE MONITORAGGIO
Periodo soggetto a controllo____________________________________
Dipendente
Esito valutazione
(conforme/non
conforme)
Motivazione non
conformità
Azioni correttive
Data __________________________
Il Collaboratore amministrativo esperto
______________________________
Firma leggibile o timbro
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Azienda USL di Piacenza
Prevenzione della corruzione
MODULO DEI RISCHI DELLE ATTIVITA’
Area : Dipartimento amministrativo
Unità Operativa: Risorse Umane
Ufficio: Trattamento economico
PROCESSO
ELABORAZIONE COMPETENZE STIPENDIALI AI DIPENDENTI
ATTIVITA’
ATTRIBUZIONE DI VOCI ACCESSORIE
RESPONSABILE
Direttore U.O. Risorse Umane
Tipologia del
rischio
Rilevanza interna :
Rischi individuati
errori nel pagamento di
voci accessorie nel corso
dell’elaborazione dei
cedolini-paga dei
dipendenti.
Rilevanza esterna:
Attribuzione di voci accessorie:
a matricola non corretta
per importo non corretto
non dovute.
Mancato caricamento di voci
accessorie.
Errato assoggettamento fiscale
e/o previdenziale di voci
accessorie.
errato versamento di
ritenute erariali e
previdenziali.
Soggetti coinvolti
nell’attività (interni)
- 1 Dirigente
amministrativo,
responsabile del Settore
Economico e
1 Posizione
organizzativa
1 Collaboratore amm.vo
2 Assistenti
amministrativi
Documenti di riferimento
CC.CC.NN.LL. Comparto Sanità,
Dirigenza Medico Veterinaria e
Dirigenza Sanitaria Professionale
Tecnica e Amministrativa.
Contratto Integrativo Aziendale
Probabilità del danno
(bassa/media/alta)
Gravità del danno
(bassa/media/alta)
Valutazione del rischio
(accettabile, rilevante, critico)
Bassa.
Sono realizzate frequentemente
elaborazioni sui dati oggetto di esame,
per scopi diversi (rilevazioni
obbligatorie per legge, reportistica per
stakeholder esterni ed interni, ecc…).
Inoltre ogni mese gli operatori
controllano i dati inseriti alla fine del
lavoro di caricamento.
L’esperienza passata porta a ritenere
che i casi di errore siano pochi.
Alta:
Si rischia di elaborare cedolini contenenti
importi non corretti, emettendo quindi
mandati di pagamento di importo non
corretto.
In caso venisse accertata l’inesatta
attribuzione di competenze, è possibile
intervenire compensando la somma
corrisposta; questo può comunque
comportare conseguenze sotto il profilo
delle relazioni con i dipendenti e con i
soggetti sindacali.
In caso di errato assoggettamento fiscale
e/o previdenziale, il rischio è quello di
errato versamento erariale o di ritenute
previdenziali.
Rilevante: il processo è parzialmente
vincolato da contratti nazionali, leggi,
regolamenti, direttive regionali, accordi
aziendali.
E’ svolto da personale esperto, in grado di
valutare in maniera corretta i casi.
Tuttavia i dati provengono da fonti diverse
e ogni mese sono elaborati numerosi
cedolini (oltre 3.000), rendendo
impossibile un controllo puntuale di tutte
le voci caricate.
PIANO DI AZIONE in essere (elementi di verifica già esistenti:
procedure controllo, monitoraggio, registrazioni, ecc.)
Una parte delle voci accessorie è caricata con passaggio diretto dal
programma presenze al programma paghe, riducendo la probabilità di errore
di caricamento.
Negli anni la ricezione di dati su supporto manuale è via via diminuita, a
favore della trasmissione di files da parte degli altri uffici dell’Azienda e
anche da parte degli interlocutori esterni (es: CAAF).
Le voci accessorie caricate manualmente sono verificate dall’operatore alla
conclusione del caricamento.
Il coordinatore dell’ufficio esegue numerosi controlli (seppur non
sistematizzati) dei cedolini, anche al fine di verificare il corretto
funzionamento del software e la corretta elaborazione delle paghe.
Gli importi delle voci accessorie sono oggetto di estrazione ed elaborazione
per diverse finalità (rilevazioni obbligatorie per legge, reportistica per
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stakeholder esterni ed interni, monitoraggio del costo del personale e dei
fondi contrattuali, relazioni sindacali, ecc…).
PIANO DI AZIONE da adottare (proposte soluzione con
definizione di interventi)
tracciatura e sistematizzazione dei controlli a campione,
prevedendo:
o estrazione ogni mese di 5 cedolini da parte del dirigente o
della posizione organizzativa (in alternanza); i cedolini
riguarderanno ogni volta: un dirigente medico, un dirigente
non medico, un dipendente del comparto ruolo sanitario,
un dipendente del comparto ruolo non sanitario, un
dipendente dell’UO Risorse Umane; è prevista che i
controlli riguardino ogni mese diverse figure professionali
e articolazioni aziendali, in modo da coprire il più possibile
l’intera casistica aziendale
o verifica puntuale delle voci accessorie inserite, con
tracciatura dei controlli (eseguiti da parte del collaboratore
amministrativo, coadiuvato dal dirigente o dalla posizione
organizzativa) e conservazione delle schede di controllo
o la verifica include: il controllo dei dato alla fonte
(verificando la documentazione pervenuta o, ove
necessario, contattando l’ufficio che ha trasmesso i dati da
caricare), la verifica dell’importo e del nome del
dipendente, l’assoggettamento fiscale e previdenziale
effettuato
o la persona che seleziona i cedolini non coincide con la
persona che quel mese coadiuverà i controlli;
controllo delle voci caricate manualmente, da parte di operatore
diverso da quello che ha eseguito il caricamento
parziale rotazione delle attività di caricamento manuale da parte dei
3 operatori dell’ufficio Trattamento Economico
Responsabile attuazione Piano di azione
Dirigente settore economico U.O. Risorse Umane
Termine attuazione
Primo semestre 2015
RISCHI RESIDUO
Accettabile
Data
Firma Responsabile dell’attività
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ALLEGATO 1: SCHEDA MONITORAGGIO DELLA ROTAZIONE
DELLE ATTIVITA’ DI CARICAMENTO MANUALE DEI DATI E
DEI RELATIVI CONTROLLI
ATTIVITA’ SVOLTE NEL MESE DI: __________________
Attività di
imputazione di
voci accessorie
Operatore che
ha eseguito il
caricamento
manuale
Operatore
che ha
eseguito il
controllo
Controlli con esito
positivo (mettere
crocetta)
Cessioni del
quinto e prestiti
INPS
Riscatti e
ricongiunzioni
Dipendente A
Dipendente B
X
Dipendente A
Dipendente C
Simil - ALP
Dipendente C
Dipendente A
Ritenute sindacali
Dipendente B
Dipendente C
Docenze
Dipendente C
Dipendente B
Pignoramenti
Dipendente A
Dipendente C
Assegni nucleo
familiare
Dipendente B
Dipendente A
Voci accessorie
attribuite in base
ad atti
deliberativi
Indennità di
coordinamento
Indennità di
polizia
giudiziaria
Indennità di
rischio
radiologico
Eccetera….
Dipendente A
Dipendente B
Dipendente A
Dipendente C
X
Dipendente C
Dipendente A
X
Dipendente B
Dipendente C
X
Dipendente C
Dipendente B
Controlli con
incongruenze
(indicare la
correzione
apportata): sono
riportati alcuni
esempi
Correzione della
denominazione del
contributo
da_______ a
__________
Correzione
dell’importo da €
______ a €_____
Correzione del nome
del sindacato da
______ a ________
Correzione del
numero di matricola
dipendente da __
a____
Correzione della
data di decorrenza
da ____ a ____
Correzione del
numero di familiari
da ___ a ____
Correzione
dell’assoggettamento
previdenziale
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ALLEGATO 2: SCHEDA DEL CONTROLLO MENSILE A
CAMPIONE DI TUTTE LE VOCI ACCESSORIE ATTRIBUITE
CONTROLLO A CAMPIONE ESEGUITO NEL MESE DI: ____________________
DIPENDENTE CHE HA SELEZIONATO I 5 CEDOLINI: _____________________
(dirigente alternato a posizione organizzativa)
NUMERO DI MATRICOLA DEI CEDOLINI ESTRATTI PER OGNI CATEGORIA:
DIRIGENTE MEDICI-VETERINARIO: _______ (UO______ DIP__________)
DIRIGENTE NON MEDICO: ________ (RUOLO: _________UO______ DIP__________)
DIPENDENTE DEL COMPARTO DEL RUOLO SANITARIO: ___________
(QUALIFICA_________ DIP________ UO_____________
DIPENDENTE DEL COMPARTO DEL RUOLO NON SANITARIO: ___________
DIPENDENTE DELL’UO RISORSE UMANE: _____________ (SETTORE:___________
UFFICIO: _____________)
PER OGNI MATRICOLA ESTRATTA, VIENE COMPILATA UNA SCHEDA, IN CUI SONO
DOCUMENTATI I CONTROLLI ESEGUITI SU TUTTE LE VOCI ACCESSORIE, CARICATE
MANUALMENTE O CON IMPORTAZIONE DI DATI:
MATRICOLA
NUMERO:
ESITO DELLA
ESITO
ESITO DELLA
VERIFICA
VOCE
DELLA
VERIFICA
DELLA
STIPENDIALE FONTE DEL DATO
VERIFICA
DELL’
MATRICOLA
ACCESSORIA
DELL’
ASSOGGETTA
CUI E’
IMPORTO
MENTO
ATTRIBUITA
Straordinario
Cartellino presso
Confermato da
Verificato
Confermato
ufficio presenze +
ufficio presenze
rispetto
secondo
budget
CCNL
normativa fiscale/
previdenziale
Indennità legate
Cartellino presso
Confermato da
Verificato
Confermato
alla presenza
ufficio presenze
ufficio presenze
rispetto
secondo
CCNL
normativa fiscale/
previdenziale
Indennità di
Disposizione della
Cfr.
Confermato
Confermato
coordinamento
Direzione
documentazione
da
secondo
Assistenziale
allegata (ricevuta
documentaz normativa fiscale/
da ufficio
ione
previdenziale
Amministrazione
ricevuta da
del personale)
ufficio
Am.ne del
personale
Simil - ALP
Cartellino presso
Confermato da
Confermato
Confermato
ufficio presenze +
ufficio presenze e
da
secondo
modulistica
da ufficio
CCNL/acco normativa fiscale/
regolarmente
Amministrazione
rdo
previdenziale
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Docenze
sottoscritta + budget
Lettera con elenco
nominativi
del personale
Cfr.
documentazione
allegata (ricevuta
da UO
Bilancio/UO
Formazione)
aziendale
Confermato
secondo
normativa fiscale/
previdenziale
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Azienda USL di Piacenza
Prevenzione della corruzione
MODULO DEI RISCHI DELLE ATTIVITA’
Area : Dipartimento amministrativo
Unità Operativa: Risorse Umane
Ufficio: Presenze - Assenze
PROCESSO
Predisposizione e inoltro da parte dell’Ufficio Presenze-Assenze dei dati di
presenza dei dipendenti necessari al fine di elaborare mensilmente il
passaggio delle variabili economiche utili all’ufficio stipendi per la
creazione della busta paga.
ATTIVITA’
Preparazione dati e variabili economiche per elaborazione cartellino mensile
(numero di ore straordinarie, indennità di lavoro festivo o notturno, turni
pronta disponibilità, fruizione mensa e rilevazione pasti, indennità di
richiamo in servizio, indennità di disagio, trasferte, indennità ADI. prestazioni
aggiuntive)
RESPONSABILE
Direttore U.O. Risorse umane
Tipologia del rischio
Rilevanza Interna :
Rischi individuati
DIPENDENTI_
Mancata attribuzione
benefici economici a
soggetti che ne hanno
diritto.
Riconoscimento di variabili
economiche a soggetti non
aventi diritto.
Errori nella
procedura di
inserimento, calcolo
e controllo dei dati
stipendiali da
liquidare.
Errori nella verifica
dei requisiti previsti
dalle istruzioni
operative per
l’attribuzione degli
istituti
Soggetti coinvolti
nell’attività (interni)_
Documenti di riferimento
CCNL 1994/1997
- 3 collaboratori amm.vi;
- 4 assistenti
amministrativi;
- 3 operatori tecnici
centro elettronico;
-1 assistente tecnico per
l’informatizz.
(Indennità di mansione
ai centralinisti non vedenti
Indennità di turno, Indennità
giornaliera (comma 4), Indennità di
Terapia Intensiva e Sala Operatoria,
Indennità di terapie subintensiva, di
nefrologia e dialisi (delibera del
direttore generale per attribuzione
indennità ), Indennità di malattie
infettive (comma 6).
C.CNL.COMP.SANITÁ (II
BIENNIO ECONOMICO 2000- 2001)
Indennità di Rischio Radiologico
CCNL 2002/2005
(Indennità per lavoro
Notturno, Indennità per servizio
festivo, Indennità per l'Assistenza
Domiciliare, Indennità SERT)
D.P.R. 270/1987
Indennità di Pronta Disponibilità
ISTRUZIONI OPERATIVE
INTERNE CONDIVISE
Probabilità del danno
(bassa/media/alta)
Media.
La percentuale di errori
riscontrata in passato è molto
modesta; l’elevatissimo numero
di dati trattati (parecchie migliaia
Gravità del danno (bassa/media/alta)
Media:
se per effetto dell’errore le indennità non sono
attribuite, il dipendente perde il beneficio
economico, anche se rimane l’opportunità di una
successiva attribuzione.
Se invece le indennità sono attribuite si può
procedere al successivo recupero. Entrambe le
Valutazione del rischio
(accettabile, rilevante, critico)
Accettabile: il processo è parzialmente
vincolato da regolamenti e procedure
interne standardizzate. E’ svolto da
personale già formato, le attività sono
ripetute mensilmente, le variabili da
considerare sono prevedibili. Non sono
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ogni mese) comporta che in
termini assoluti il numero di
errori riscontrati, e di quelli
stimati, non sia trascurabile.
situazioni possono portare a conflittualità sindacale
e/o con i lavoratori interessati oltreché comportare
conseguenze negative sulla credibilità dell’ufficio.
mai stati riscontrati comportamenti
volutamente non corretti da parte dei
dipendenti coinvolti nell’attività.
PIANO DI AZIONE in essere (elementi di verifica già esistenti: elaborazioni di monitoraggio dati inseriti,
procedure standardizzate, ecc.)
La documentazione cartacea, i dati automaticamente generati dal sistema di rilevazione delle presenze, gli elementi recepiti
attraverso il cartellino web, vengono raccolti dall’ufficio Presenze - Assenze (suddiviso per competenza in Dipartimenti). Ad
ogni operatore sono assegnati alcuni dipartimenti dei quali è direttamente responsabile.
1° FASE: verifica dei requisiti per l’attribuzione dei benefici e dei requisiti formali (firme di autorizzazione, corretta compilazione
della modulistica) .
2^ FASE Inserimento manuale sul sistema delle variabili economiche, elaborazione di file aggregati, svolgimento di operazioni
per il conteggio automatico, al fine di avere un dato definitivo certo..
4° FASE: verifica dei dati aggregati inseriti, controllo e confronto con documenti cartacei/informatizzi di partenza.
PIANO DI AZIONE da adottare (proposte con definizione di interventi):
Rotazione degli operatori assegnati ai dipartimenti, con tempistica biennale
In caso sussistano cause di possibili conflitti di interesse: l’operatore assegnato ad un dipartimento in cui si trova ad
operare un parente/affine o in casi di accertata criticità, verrà sostituito nello svolgimento dell’intera attività da un altro
collega (riproporzionando i carichi di lavoro assegnati in precedenza).
Controlli mensili a campione (almeno 5 matricole per dipartimento) svolti da un operatore non
assegnato a quel dipartimento. Ogni mese verrà operata una rotazione così che ogni addetto
controlli/sia controllato da un diverso collega;
Compilazione della scheda di monitoraggio mensile a campione con elencate le eventuali non
conformità riscontrate (vedi scheda allegata)
Responsabile attuazione Piano di azione
Dirigente settore giuridico U.O. Risorse Umane
Termine attuazione
Anno 2015 – passaggio dati stipendiali relativi al
mese di GENNAIO 2015 che saranno corrisposti
con lo stipendio di MARZO 2015.
RISCHI RESIDUO
Accettabile
Data
Firma Responsabile dell’attività
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SCHEDA RILEVAZIONE MONITORAGGIO
Mese di ________________DIPARTIMENTO____________________OPERATORE_____________________
MATRICOLA
ORE
INDENNITA’ DI
STRAORDINARIE
TURNO
LAVORATE/PAGA INDEN.FESTIVO
TE FESTIVO
/NOTTURNO
RICHIAMO IN
SERVIZIO
PRESTAZIONI
AGGIUNTIVE
NON
CONFORMITA
CORREZIONI