Word 97 avanzato

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Word 97 avanzato

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WORD 97
Corso avanzato
Il manuale può essere scaricato e consultato gratuitamente, tuttavia è vietata ogni riproduzione, anche parziale, del
contenuto del manuale, se non dietro autorizzazione dell’autore R. Folgieri, 2001.
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SOMMARIO
CAPITOLO 1
1.1
1.2
1.3
1.4
INTRODUZIONE................................................................................................................3
USO OTTIMIZZATO DEL MOUSE CRITERI DI SELEZIONE AVANZATI................5
COMANDI VELOCI PER LA NAVIGAZIONE NELLE TABELLE ..............................7
COMANDI DI USO FREQUENTE ....................................................................................7
CAPITOLO 2
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
TRUCCHI E UTILITA’....................................................................................................................... 23
PERSONALIZZAZIONE DEL DIZIONARIO.................................................................23
COME COMPATTARE UN DOCUMENTO...................................................................24
USO DEL PULSANTE DESTRO DEL MOUSE .............................................................25
CAPITOLO 4
4.1
4.2
IMPAGINAZIONE, FORMULE E MAIL MERGE ............................................................................. 9
SCONTORNO DELLE IMMAGINI...................................................................................9
INSERIMENTO DI FUNZIONI NELLE TABELLE .......................................................13
COMANDO DI STAMPA UNIONE (MAIL MERGE) ...................................................14
INTRODUZIONE DI NOTE E DIDASCALIE ................................................................17
CROSS-REFERENCE (RIFERIMENTI)..........................................................................18
SOMMARI ED INDICI.....................................................................................................19
CREAZIONE DI UNO STILE ..........................................................................................21
CAPITOLO 3
3.1
3.2
3.3
COMANDI AVANZATI DI EDITING DEI TESTI ............................................................................ 3
PROGRAMMARE IN WORD: LE MACRO ED IL LINGUAGGIO WORD BASIC...................... 27
PROGRAMMARE CON WORD: LE MACRO ...............................................................27
COME COMPORRE UNA MACRO................................................................................28
CAPITOLO 5
DINAMICI
EDP - L’USO DEI LINKS E DEGLI OGGETTI PER LA CREAZIONE DI DOCUMENTI
30
5.1
COMPOSIZIONE DI UN DOCUMENTO A VIDEO - O.L.E........................................30
5.2
PROTEZIONE DI UN DOCUMENTO ............................................................................32
5.3
CHECK BOX E LISTE DROP DOWN ............................................................................32
5.4
I DATABASES E WORD .................................................................................................35
APPENDICE A..............................................................................................................................37
NORME DI STILE ........................................................................................................................37
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CAPITOLO 1
COMANDI AVANZATI DI EDITING DEI TESTI
In questo capitolo vedremo comandi avanzati di editing dei testi, che consentono di sfruttare
al meglio le potenzialità di Word e che permettono la scrittura veloce. Si consiglia un ripasso delle
tecniche di base prima di accedere alla lettura di questo capitolo.
1.1
INTRODUZIONE
Chi ha seguito il corso base di Microsoft WinWord dovrebbe ormai essere già esperto
nell’uso di tutti gli strumenti essenziali per scrivere ed impaginare correttamente un documento
usando questo potente word processor. Sicuramente chi si accinge ad affrontare un corso avanzato
avrà già familiarità con i concetti di copia, taglia e incolla, con i criteri di selezione, con la gestione
di una tabella ed i vari tools per la formattazione di un testo. Ebbene, lo scopo di un corso avanzato
è quello di fornire la conoscenza di una serie di comandi che consentano di sviluppare una maggior
destrezza nella scrittura veloce: vedremo infatti criteri di selezione avanzati, uso avanzato del
dispositivo
di
puntamento
(mouse),
shortcuts.
Inoltre
affronteremo,
a
completamento
dell’argomento tabelle, la gestione di formule e approfondiremo gli strumenti che fanno di
WinWord un potente strumento di impaginazione oltre che di editing dei testi. Ricorderete infatti
che nel corso precedente avevamo fatto una distinzione tra semplici word processors e strumenti di
editoria elettronica (volti anche a fornire le utilities per l’impaginazione a stampa -pura
formattazione dei testi con aggiunta di immagini- e per l’impaginazione a video -link, oggetti, etc.-).
Saranno illustrate dunque tecniche avanzate di impaginazione ed utilities (scontornamento di una
immagine, suddivisione di un testo in colonne, introduzione di indici e sommari, mail merge, etc.),
completando così il quadro di tutte le operazioni strettamente riguardanti l’ambiente WinWord e
l’editing di un testo e la stampa cartacea.
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La seconda parte del corso è volta maggiormente ad illustrare l’editoria elettronica a video e cioé la
possibilità di sfruttare le potenzialità offerte da OLE (Object Linking ed Embedding) per creare
ipertesti e documenti “dinamici”. Vedremo in seguito cosa ciò rappresenti.
Particolare attenzione verrà data alle macro, alla utilità di esse ed al linguaggio Word Basic.
Prima di cominciare il corso avanzato, si consiglia di chiarire eventuali dubbi sui comandi base visti
precedentemente, poichè questi ultimi non verranno trattati in questa sede.
Buon lavoro!
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1.2
USO OTTIMIZZATO DEL MOUSE CRITERI DI SELEZIONE AVANZATI
In questo paragrafo vedremo come, tramite l’utilizzo del mouse, sia possibile eseguire alcune
operazioni in maniera semplice e veloce, ricorrendo a “trucchi” che molte volte vengono ignorati
anche dagli utilizzatori più esperti di Word.
1. Un doppio click nella parte alta del righello, consente la visualizzazione della finestra di
dialogo che consente di impostare la pagina.
2. Un doppio click nella parte bassa del righello apre la finestra di dialogo delle tabulazioni
ed inserisce un tabulatore nel punto ove si é “cliccato”.
3. Un doppio click sui marcatori di rientro apre il riquadro di dialogo paragrafo.
4. Un doppio click sulla sottile linea posta al di sopra della freccia di scorrimento del testo
verso l’alto, suddivide la finestra del documento in due finestre, un ulteriore doppio click
riporta il documento al suo aspetto originale.
5. Un doppio click sulla barra del titolo, visualizza la finestra del documento nelle modalità
massimizzata e ridimensionata alternativamente.
6. In una tabella, un doppio click sul margine sinistro di una cella seleziona l’intera riga.
7. In una tabella, un doppio cliock sugli indicatori di colonna posti sul righello ( il cursore
quando si trova sopra questi indicatori si trasforma in una sottile doppia freccia
orizzontale) richiama la finestra di dialogo di formattazione delle dimensioni delle celle.
8. In una tabella, un doppio click sulla griglia di una colonna selezionata ( il cursore diventa
una doppia barra verticale con due frecce orizzontali) ridimensiona la larghezza della
colonna in base alla stringa di testo più lunga contenuta nella colonna.
9. In una tabella, un doppio click sulla griglia sinistra adatta le dimensioni di tutte le
colonne in base al loro contenuto.
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10.Un doppio click su qualsiasi oggetto inserito nel testo (disegno o oggetto grafico) apre
l’applicazione che ha generato l’oggetto selezionato.
11.Un doppio click sui simboli, esclusi quelli inseriti tramite l’utilizzo di elenchi puntati o
numerati, richiama la finestra di selezione dei simboli.
12.Se il documento presenta una suddivisione in colonne, un doppio click sul separatore di
colonna richiama la finestra di dialogo per la formattazione delle colonne.
13.Un doppio click sulla barra di stato contenente il numero di pagina (posta nella parte
bassa della finestra contenente l’applicazione Word) fa comparire la finestra che consente
di effettuare un salto ad una qualsiasi sezione del documento in esame (Finestra Vai A).
14.Un doppio click sugli indicatori REC e REV, MRK per la versione in Inglese,
(compaiono nella parte destra della barra di stato e sono dei riquadri che, quando non
sono stati selezionati, recano le diciture con una colorazione grigia), richiama la finestra
pre la registrazione delle Macro e quella delle Revisioni
15.Quando si é in modalità di visualizzazione normale, un doppio click su di un numero
corrispondente ad una nota a piè di pagina apre la finestra relativa alle note.In
quest’ultima finestra, un doppio click sul numero di una nota determina la chiusura della
finestra stessa.
16.Un doppio click su di un campo modulo apre il riquadro Opzioni per Campo Testo.
17.Un doppio click su di una cornice apre la finestra di dialogo per la formattazione delle
cornici.
18.Un doppio click sui contorni di un oggetto disegno richiama il riquadro disegno.
19.Un doppio click su di una parte vuota di una toolbar, fa visualizzare la toolbar dalla
modalità fissa a quella “fluttuante”.
20.Un doppio click sull’icona della guida (quella col punto interrogativo) apre il riquadro di
ricercalibera.
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1.3
COMANDI VELOCI PER LA NAVIGAZIONE NELLE TABELLE
Molte volte spostarsi all’interno di una tabella può risultare un’operazione scomoda e tediosa.
Vogliamo illustrarvi alcuni semplici comandi che vi consentiranno in maniera semplice, precisa e
veloce di muovervi agevolmente all’interno delle tabelle inserite nei vostri documenti.
a) ALT-HOME
sposta il cursore all’inizio della prima cella della riga attuale
b) ALT-FINE
sposta all’inizio dell’ultima cella della riga attuale
c) ALT-PGUP
sposta il cursore all’inizio della prima cella della colonna attuale
d) ALT-PGDOWN sposta all’inizio dell’ultima cella della colonna attuale
e) ALT-
sposta avanti di una cella alla volta senza selezionarla
f) ALT-
sposta indietro di una cella alla volta senza selezionarla
g) ALT-
sposta avanti di una parola alla volta
h) ALT-
sposta indietro di una parola alla volta
i) ALT-5
(quando si schiaccia il tasto del numero 5 sul tastierino numerico, Num Lock
deve essere disabilitato) seleziona tutta la tabella.
1.4
COMANDI DI USO FREQUENTE
Come avrete notato lo scopo del corso avanzato di Word é quello di far conoscere all’utente non
solo nuove caratteristiche dell’applicazione, ma anche una serie di comandi “abbreviati” che
consentono una rapida formattazione ed immissione del testo tramite l’utilizzo della tastiera.
a) CTRL-N
Apre un nuovo documento vuoto.
b) CTRL-S
Salva il documento corrente.
c) CTRL-P
Effettua la stampa del documento corrente.
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d) CTRL-C
Copia nella clipboard la porzione di testo o l’oggetto selezionato.
e) CRTL-X
Taglia la porzione di testo o l’oggetto selezionato.
f) CRTL-V
Incolla la porzione di testo o l’oggetto selezionato.
g) CRTL-Z
Annulla l’ultima operazione effettuata.
h) CTRL-A
Seleziona l’intero documento.
i) CTRL-M
Aumenta l’indentazione di un paragrafo verso destra.
j) CTRL-H
Richiama la finestra di ricerca e sostituzione testo.
k) CTRL-G
Richiama la finestra di dialogo di “salto” ad un
punto determinato del
documento corrente.
l) CTRL-F
Richiama la finestra di Ricerca.
m) CTRL-B
Applica alla porzione di testo selezionato lo stile Grassetto, per
riportare la
selezione allo stile normale bisogna ripetere semplicemente lo stesso comando.
n) CTRL-U
Applica alla porzione di testo selezionato lo stile Sottolineato, per riportare la
selezione allo stile normale bisogna ripetere semplicemente lo stesso comando.
o) CTRL-I
Applica alla porzione di testo selezionato lo stile
Italico (corsivo), per
riportare la selezione allo stile normale bisogna ripetere semplicemente lo stesso comando.
p) CTRL-D
Richiama la finestra di selezione dei caratteri.
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CAPITOLO 2
IMPAGINAZIONE, FORMULE E MAIL MERGE
Nel capitolo due analizzeremo a fondo I criteri avanzati di impaginazione, la corretta
gestione delle formule e la creazione di una lettera personalizzata (Mail Merge o Stampa Unione).
2.1
SCONTORNO DELLE IMMAGINI
Una volta scritto un testo (o anche prima di scriverlo, durante la fase di impostazione delle
caratteristiche del documento) è possibile, come sapete, suddividerlo in colonne tramite l’opzione
selezionabile sulla barra dei bottoni oppure tramite l’item COLUMN del menu FORMAT. Questa
operazione consente di dare un aspetto per così dire “giornalistico” ai vostri documenti (pensate ad
esempio alla presentazione di una iniziativa o di un nuovo prodotto), che si può rendere più
interessante e gradevole con l’introduzione di immagini, grafici, illustrazioni. A tal proposito
WinWord mette a disposizione il tool “frame” (ultimo bottone in basso a destra della barra inferiore
dei bottoni - strumenti grafici - oppure opzione FRAME del menu INSERT) che consente di
inserire un’immagine “contornandola” di testo.
Vediamo ora un esempio pratico di come ciò si possa fare.
In Word il modo più semplice di inserire un’immagine in un documento consiste nell’effettuare un
click nella posizione desiderata, scegliere l’opzione INSERISCI IMMAGINE e selezionare il file
contenente l’illustrazione.
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A questo punto, però, l’effetto può risultare poco gradevole esteticamente! Infatti il testo si dispone
al di sopra e al di sotto dell’immagine.
Per risolvere tale problema è sufficiente ricorrere all’opzione INSERISCI CORNICE (con
CORNICE intendiamo il FRAME) Una volta effettuata questa operazione (inserimento di un
frame), posizionatevi all’interno della cornice e selezionate FORMATO CORNICE (effettuando un
doppio click con il pulsante del mouse). Nel riquadro che vi si presenterà impostate le opzioni di
scontorno dell’immagine che desiderate ottenere (lasciatevi guidare dalle anteprime presenti nella
finestra di dialogo). Ma I problemi non sono così del tutto risolti! Infatti Word tratta tutto ciò che è
all’interno del frame come un rettangolo, indipendentemente dalla forma dell’oggetto grafico
inserito. Non crea, quindi uno scontorno del testo attorno all’immagine ed è necessario quindi
ricorrere a qualche trucco.
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Ecco come fare: completate e date il formato definitivo desiderato al testo; fate dunque click sul
pulsante DISEGNO della toolbar standard, ottenendo così (se non è già presente) la toolbar degli
strumenti aggiuntivi in basso.
Fate un click sul pulsante CASELLA DI TESTO e create un riquadro di testo all’incirca
corrispondente alla posizione ed alle dimensioni del disegno. Ora dovete richiamare il menu
INSERISCI e selezionare l’item IMMAGINE.
Vi sarà a questo punto chiaro che vi stiamo
invitando ad inserire un’immagine in una casella di testo. Non stupitevi: trucchi come questi sono
all’ordine del giorno per chi vuole ottenere gli effetti desiderati ed ha un po’ di esperienza! Se
l’immagine ha uno sfondo (anche se è bianco) cercate di rimuoverlo prima di effettuare questa
operazione (con un programma di disegno o di elaborazione delle immagini), altrimenti rischiate
che questo trucco non funzioni.
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Ecco che finalmente avete dunque la vostra immagine, sovrapposta, però, al testo che risulta così
nascosto. Per risolvere questo problema, cliccate sul pulsante PORTA DIETRO AL TESTO che si
trova tra I vari tools di disegno. A questo punto, posizionate il cursore accanto al’angolo in alto a
sinistra del grafico, di fronte alla prima parola che si sovrappone all’immagine, e inserite tanti spazi
quanti sono necessari per spostare il testo al di là dell’immagine. Dopo alcuni tentativi diventerete
pratici di questa tecnica. Non è certo un sistema molto ortodosso, ma in alcuni casi fornisce effetti
migliori che l’uso del FRAME!
NOTA:
IMPORTANTE!!!!! Effettuate questa operazione solo quando avete il testo
definitivo, sia in termini di forma che di contenuto. Se infatti si dovesse modificare anche in misura
minima il testo, gli spazi inseriti non coinciderebbero più con l’immagine e bisognerebbe
reimpaginare tutto.
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2.2
INSERIMENTO DI FUNZIONI NELLE TABELLE
Nel corso base di Word abbiamo visto :
-
come inserire una tabella in un documento
-
come formattare la tabella selezionando le varie opzioni per il disegno dei contorni
delle celle
-
le operazioni base (inserimento/cancellazione di una riga e
di una colonna,
ridimensionamento delle celle etc.)
In questo paragrafo ci occuperemo di come sia possibile inserire una formula all’interno di una
cella. Il meccanismo é all’incirca identico a quello di inserimento di una funzione in un foglio
elettronico (vedi Excel) anche se le funzioni messe a disposizione dal sistema sono poche e non
complesse ma comunque sufficienti (ricordiamoci che stiamo parlando di un programma di
elaborazione di testi e non di uno strumento di calcolo).
Dopo aver creato una tabella, i passi da eseguire sono i seguenti:
a) Posizionarsi nella cella in cui si desidera inserire la formula.
b) Dal menu TABELLA (TABLE) selezionare la voce FORMULA.
c) Selezionare nel menu a tendina posto in basso a sinistra della finestra, incolla funzione
(paste function), la funzione che si desidera inserire.
d) Selezionare nel menu Formato Numerico (Number Format) la formattazione che deve
avere il valore numerico, se si tratta di una funzione che genera un valore numerico.
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e) confermare mediante un click sul bottone OK.
Se ad esempio scegliamo funzione SOMMA, nella prima riga della finestra di dialogo (quella con
etichetta Formula) comparirà la scritta SOMMA (). A questo punto, all’interno delle parentesi,
dobbiamo specificare quali celle devono essere prese in considerazione dalla funzione. Trattandosi
di una tabella, le celle interessate possono essere quelle poste sopra, sotto , a destra o a sinistra della
cella contenente la formula per cui, volendo sommare i valori delle celle della stessa colonna al di
sopra di quella contenente la formula, all’interno delle parentesi dovrò scrivere SOPRA. La
formula completa quindi sarà: SOMMA (SOPRA) .
Il medesimo criterio é applicato alle altre formule.
2.3
COMANDO DI STAMPA UNIONE (MAIL MERGE)
Volendo inviare una lettera circolare a più persone, può essere utile utilizzare il comando di stampa
unione (mail merge). In questo modo, creato un documento di database contenente i dati dei
destinatari delle lettere, é possibile con un unico comando di stampa ottenere copie della stessa
lettera con i dati dei destinatari contenuti nel database inseriti nei punti opportuni.
Nonostante la descrizione del procedimento sia molto lunga, possiamo garantire che si tratta di
un’operazione semplicissima e di veloce apprendimento.
Vediamo passo per passo come predisporre il mail merge:
a) dal menu strumenti, selezionare la voce stampa unione.
b) nella finestra che comparirà, vengno mostrati i passi da compiere e, via via che le
operazioni necessarie vengono espletate, i bottoni presenti sulla finestra diventano attivi
consentendo il proseguimento delle operazioni.
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c) il primo passo é quello di creare il documento sorgente che deve essere utilizzato per la
stampa unione. Se il documento é già stato creato, selezionando l’unico bottone attivo
della finestra é possibile indicare quale documento debba essere utilizzato oppure aprine
un nuovo documento.
d) generato/specificato il documento sorgente, il passo successivo é quello di creare il file
contenente i dati relativi ai destinatari della mia lettera. Per fare ciò basta cliccare il
bottone Data Source che nel frattempo é diventato attivo. Analogamente all’operazione
precedente, possiamo specificare se la sorgente dei dati é un file già esistente (bisogna
specificare dove si trova questo file) oppure generarne uno nuovo. In quest’ultimo caso
viene richiesto, come per qualsiasi altro documento, il nome del file e la sua ubicazione.
e) se il file non esiste oppure é appena stato generato (in quest’ultimo caso é vuoto), cliccare
sul bottone di modifica sorgente dei dati comparso non appena é stato specificato il nome
del file dei dati
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f) nella finestra che viene mostrata, compare un campo a scorrimento recante un elenco di
voci. Queste voci andranno inserite in un secondo tempo nel nostro documento sorgente
per indicare al word processor dove devono essere inseriti i dati relativi durante la fase di
stampa unione. Se ci sono dei campi superflui é sufficente selezionarli, uno per uno, ed
eliminarli cliccando il bottone rimuovi nome di campo. In caso contrario, si immette il
nome di un nuovo campo nell’unico campo di testo editabile della finestra di dialogo e si
seleziona il bottone aggiungi nome di campo.
g) specificato il formato del file contenente la sorgente dei dati, bisogna immettere questi
dati, selezionando il bottone modifica sorgente dati e riempiendo i campi della finestra
che si apre in quell’istante.
h) fatto ciò la finestra scompare e ritorniamo nel nostro documento sorgente dove possiamo
notare la comparsa di unauna nuova barra degli strumenti recante nell’angolo in alto a
sinistra un bottone di inserimento inserisci campo unione (insert merge field)
i) per inserire nel nostro documento I riferimenti ai campi contenuti nel file sorgente dei dati é
sufficente posizionarsi sul punto in cui effettuare l’inserimento e selezionare una delle voci che
compaiono nel menu a tendina ottenuto cliccando sul bottone di inserimento campo unione.(
scegliendo il campo nome, nel nostro documento verrà immessa la stringa <<nome>>. Durante
la fase di stampa, questa etichetta verrà sostituita dai valori contenuti nel campo nome del file
sorgente dei dati.
j) completata questa fase, cliccate sul bottone di stampa unione presente sulla nuova barra degli
strumenti.
k) specificate se volete che i documenti generati da questa operazione vengano messi in un unico
file oppure vengano inviati direttamente alla stampante.
l) cliccare il bottone di OK.
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2.4
INTRODUZIONE DI NOTE E DIDASCALIE
A volte può essere utile introdurre una nota in un punto del documento, per esempio per fornire
ulteriori spiegazioni o per far riferimento a tale nota in altri punti del testo (vedi paragrafo
successivo: Cross Reference). Vediamo come effettuare questa operazione.
Selezionando ANNOTATIONS (ANNOTAZIONI) dal menu INSERT (INSERISCI), si ottiene una
finestra in cui predisporre la nota desiderata. Tale nota sarà presente in fase di stampa e a video (per
vedere le note basta selezionare la voce ANNOTATIONS dal menu VIEW). Inoltre potete anche
inserire note sonore (questo vale peò, naturalmente, solo per gli ipertesti, quindi per l’editoria
elettronica a video).
Una volta inserita la nota, basta fare click sul pulsante CLOSE per terminare l’operazione.
Spesso occorre poi porre una didascalia al I sotto di una illustrazione, per esempio per riferirvisi in
seguito (vedi figura 1)
figura 1
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E’ proprio quello che abbiamo appena fatto in questa pagina:
una volta inserita la figura, abbiamo selezionato dal menu INSERT la voce CAPTION. Una volta
impostate le opzioni desiderate, abbiamo ottenuto una didascalia (in questo caso semplice: solo un
titolo cio fare riferimento).
2.5
CROSS-REFERENCE (RIFERIMENTI)
Una volta inserite delle note, delle didascalie, dei marcatori (BOOKMARKS), etc. in un
documento, si possono creare automaticamente dei riferimenti ad essi in posizioni desiderate del
testo.
Per fare ciò, è necessario selezionare l’item CROSS REFERENCE (RIFERIMENTI) nel menu
INSERT (INSERISCI), specificare il tipo di riferimento desiderato, il formato dell’etichetta del
riferimento, scegliere nella lista la voce da riferire e, per confermare fare un click sul pulsante di
INSERT. Ciudendo così la finestra di dialogo che era apparsa, comparirà il riferimento appena
impostato.
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2.6
Molti
SOMMARI ED INDICI
documenti
sono
articolati
in
capitoli
(come
questo
libro,
ad
esempio),contengono riferimenti a figure, nomi di autori ed in questi casi occorre
compilare rispettivamente indici, tavole delle figure, riferimenti bibliografici.
In genere questo è un lavo piuttosto complesso, lungo e che richiede molta
attenzione. Compilando a mano elenchi di questo tipo si rischia di dimenticare voci o
sbagliare riferimenti. Microsoft WinWord viene incontro agli utenti in questi difficili
casi: basta infatti scegliere, una volta scritto il documento, l’opzione INDEX AND
TABLE dal menu INSERT.
Nella finestra che appare si potrà scegliere se inserire un indice, una tavola dei
contenuti (sommario), una tavola delle figure o un indice degli atori.
Si può scegliere tra vari stili (elegante, classico, moderno, etc.) ed inoltre si possono
impostare varie opzioni.
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E’ importante evidenziare che è necessario distinguere autori o titoli di capitoli,
paragrafi, etc., in qualcosa, ad esempio, di uso più frequente, per lo stile del carattere,
in modo tale da poter fornire allo strumento dei parametri di riconoscimento.
Si può scegliere sia uno stile predefinito (Word ne mette a disposizione molti), sia
uno stile personale precedentemnte creato.
Vediamo ad esempio nell’illustrazione seguente le opzioni per impostare il
sommario.
Come vedete è richiesto di indicare lo stile in cui sono scritti I titoli di capitoli e
paragrafi.
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2.7
CREAZIONE DI UNO STILE
Vi sono già molti stili predefiniti a disposizione dell’utente meno esperto. Tuttavia spesso si
desidererebbe crearne di nuovi per rendere più gradevole e personale un documento, una
pubblicazione, una relazione o una lettera circolare. Con questa versione di Word la creazione di un
nuovo stile risulta un’operazione estremamente semplice, essendo guidata da una finestra di dialogo
in cui specificare tutto ciò che è necessario. Per creare un nuovo stile occorre scegliere la voce
STYLE dal menu FORMAT.
Apparirà una finestra di dialogo in cui è possibile indicare:
1. il nome per il nuovo stile
2. il tipo (paragrafo o carattere)
3. lo stile predefinito su cui si basa
4. in quali paragrafi deve essere adoperato per default
5. il formato degli attributi dello stile (font, tabulazione, bordi, linguaggio, etc.)
Si può a questo punto decidere se aggiungere il nuovo stile creato ai modelli già disponibili o no.
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Nella stessa finestra si può inoltre modificare uno stile preesistente (per personalizzarlo secondo le
proprie esigenze ed i propri gusti) e con l’opzione ORGANIZER si possono effettuare operazioni
quali rendere uno stile disponibile al solo nostro documento o a tutti, cancellare uno stile o
rinominarlo con un nome differente.
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CAPITOLO 3
TRUCCHI E UTILITA’
In questo capitolo vedremo alcuni trucchi ed alcune utilities che rendono più agevole
lavorare con Microsoft WinWord, ottenendo oltretutto risultati migliori e documenti ottimizzati.
3.1
PERSONALIZZAZIONE DEL DIZIONARIO
Quando si utilizza il controllo ortografico, si può far riferimento ad un dizionario personalizzato.
Tale dizionario all’inizio risulta essere vuoto. Utilizzando tutta ua serie di sigle e diciture tecniche,
prima di avere un dizionario “consistente” é necessario un tempo abbastanza lungo per far
“riconoscere” queste sigle al correttore ortografico.
Qualora i termini che noi utilizziamo facciano parte di un elenco già conosciuto e ben definito, é
possibile inserirli tutti in un unico dizionario con una operazione molto semplice evitando quella
noiosa routine di apprendimento appena citata.
Passiamo alla pratica e vediamo come funziona l’intero procedimento:
-
Create un nuovo documento
-
inserite i nuovi vocaboli uno per riga seguiti da un invio.
-
terminata la fase di immissione, salvate il documento come
interruzione di linea sostituendo
con .DIC
solo
testo
con
l’estensione del nome che date al documento
(ex: personale.dic al posto di personale.txt).
-
dal menu strumenti, selezionate la voce opzioni
-
dalla finestra di dialogo che appare, selezionate la scheda ortografia e cliccate sul
pulsante Dizionari Personalizzati
per aggiungere questo nuovo dizionario all’elenco di
quelli conosciuti da Word.
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3.2
COME COMPATTARE UN DOCUMENTO
Vi sarà spesso capitato di notare che un documento scritto in Word, apparntemente
piccolo e quindi di dimensioni (in termini di Kb) ridotte, tenda invece ad espandersi
notevolmente ogniqualvolta subisca una qualunque modifica. Un esempio classico è
un documento di 50 Kb che dopo cancellazioni di testo piuttosto consistenti,
addirittura sfiori gli 80 Kb invece di diminuire in occupazione.
In effetti non tutti sanno che questo accade se si è abilitata l’opzione di salvataggio
veloce, che è utile per effettuare rapidamente salvataggi frequenti di sicurezza, ma
che si limita ad aggiungere al file le modifiche (e quindi anche I riferimenti a
cancellazioni) apportate rispetto alla versione precedente. Per questo motivo, dunque,
ogni salvataggio genera un file più ampio del precedente.
E’ quidi consigliabile mantenere attiva l’opzione di salvataggio veloce durate tutta la
sessione di lavoro, ma disattivarla prima del salvataggio della versione finale.
Per fare ciò basta semplicemente richiamare il riquadro OPTIONS (OPZIONI) nel
menu TOOLS (STRUMENTI), lì scegliere la cartella SAVE (SALVA) e
abilitare/disabilitare
la
casella
ALLOW
FAST
SAVES
(CONSENTI
SALVATAGGIO VELOCE).
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3.3
USO DEL PULSANTE DESTRO DEL MOUSE
Rispetto alle versioni precedenti di Microsoft WinWord, la versione attuale consente di utilizzare
anche il pulsante destro del mouse per effettuare le operazioni più comuni che generalmente
possono ricorrere nella scrittura di un testo. Infatti se premete il bottone destro del vostro mouse su
un foglio Word vedrete comparire un menu come quello in figura.
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Tramite questo menu potete compiere le operazioni di taglia, copia e incolla ed impostare
caratteristiche del font, del paragrafo ed introdurre elenchi puntati e numerati.
Inoltre con il click del pulsante destro del mouse sulle zone vuote delle toolbars, appaiono le
opzioni per la visualizzazione della toolbar stessa (vedi figura seguente).
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CAPITOLO 4
PROGRAMMARE IN WORD: LE MACRO
LINGUAGGIO WORD BASIC
ED
IL
Nel capitolo quattro affronteremo l’argomento macro, che in questa versione di WinWord
assumono una maggior importanza costituendo, grazie all’introduzione di più comandi Visual
Basic, un vero e proprio linguaggio di programmazione all’interno del word processor.
4.1
PROGRAMMARE CON WORD: LE MACRO
In questa versione di Microsoft Winword le macro non rappresentano più una “scorciatoia
rispetto alla tastiera” ovvero delle utilities che ripetevano la digitazione di quattro o cinque tasti in
modo consecutivo, ma si sono trasformate in un linguaggio vero e proprio. Nel caso delle
applicazioni Microsoft di ultima generazione si tratta di Visual Basic, ribattezzato, in questo caso,
Word Basic.
L’utilità principale delle macro consiste nel guadagnare tempo ed evitare compiti ripetitivi, per cui
si possono utilizzare sia per sostituire complicate e lunghe sequenze di combinazioni di tasti, sia
“catturando” una sequenza di operazioni ripetitive.
Per l’utente meno esigente gli attuali programmi di trattamento dei testi sono già fin troppo
sofisticati senza il bisogno di addentrarsi nella programmazione, tuttavia spiegheremo nel prossimo
paragrafo come creare una macro servendosi dei Wizard offerti da Word.
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4.2
COME COMPORRE UNA MACRO
Il modo più semplice per comporre una macro È quello di registrare la macro stessa.
Tale operazione si svolge in alcuni passi che illustreremo nel seguito co un esempio, supponendo di
dover scrivere un codice che inserisca nel documento una tabella con prefissato formato.
1. Selezionare la voce MACRO dal menu TOOLS.
2. Premere il pulsante RECORD.
3. A questo punto la registrazione della macro è iniziata: Word registrerà ogni operazione che
effettuerete e la trasformerà in linguaggio.
4. Componete la tabella che desiderate fornisca uno standard.
5. Alla fine delle operazioni scegliete STOP RECORDING.
Supponiamo di aver chiamato la macro MIATAB e di aver impostato l’opzione per cui venga
mostrata nel menu TOOLS (queste impostazioni vi vengono richieste da Word al momento della
creazione di una nuova macro). Vedrete a questo punto comparire la voce MIATAB nel menu
TOOLS.
Posizionatevi in un qualunque punto del documento e selezionate questa voce di menu. A questo
punto Word ripeterà magicamente tutte le operazioni da voi effettuate per creare la tabella.
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Potete anche fare l’edit di una macro scegliendo dalla finestra l’opzione EIDIT appunto. Vedrete
così la finestra Word dedicata alla scrittura delle macro, in cui avrete a disposizione comandi per la
registrazione di una macro, per il debug ed il run, e potrete, manuale alla mano, scrivere
direttamente il codice.
Non ci addentreremo nella descrizione dei comandi WinWord, che tuttavia troverete presenti in tutti
I manuali di Word, compreso l’Help On Line, poichè in effetti basta conoscere il modo di registrare
una macro per sapere a sufficienza ciò che occorre ad un utente Word anche esperto. Il linguaggio
vero e proprio viene in realtà più spesso direttamente utilizzato da programmatori I quali se ne
servono per “aprire”, ad esempio, Word da un’altra applicazione facendo compiere al documento
determinate operazioni di apertura.
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CAPITOLO 5
EDP - L’USO DEI LINKS E DEGLI
CREAZIONE DI DOCUMENTI DINAMICI
OGGETTI PER LA
In questo capitolo tratteremo l’argomento della composizione a video di un documento,
ovvero l’aditoria su supporto elettronico. Vedremo così come trasformare un documento in un
ipertesto, come aggiungere oggetti esterni a Word e come ottimizzare lo spazio e la dimensione del
file creato.
5.1
COMPOSIZIONE DI UN DOCUMENTO A VIDEO - O.L.E.
Abbiamo accennato all’inizio di questo manuale all’editoria elettronica nel senso della
composizione a video di un documento. Alcuni testi nascono per restare in formato elettronico, cioè
per essere presentati a video o registrati e distribuiti su supporti magnetici. In questi casi ad un
documento si richiede qualcosa di più che non il semplice testo e le immagini per non annoiare il
lettore. Si richiede cioé che il foglio in qualche modo si “animi”, per esempio aprendo video,
facendo ascoltare suoni, aprendo altre applicazioni. Si ottiene un ipertesto, cioé un testo che
consente di “navigare” attraverso vari strumenti.
E’ stato necessario a tale scopo introdurre nel mondo dell’informatica il concetto di OGGETTI, che
possono così essere collegati tra loro, richiusi uno nell’altro e così via.
Il desktop è un oggetto, lo sono I programmi, I file dati, che possono essere a loro volta costituiti da
oggetti più piccoli. Per ottenere questo, le applicazioni usano una tecnica nota come O.L.E. (Object
Linking and Embedding) Così anche all’interno di un documento Word è possibile inserire vari
oggetti: video, suoni, fogli Excel, anche se occorre tener presente che questa operazione genera una
maggiore occupazione di spazio ed una risposta più lenta da parte del vostro sistema.
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Come è facile intuire, OLE può essere usato per collegare o incorporare gli oggetti. Quando ad
esempio collegate un’immagine Paint ad un documento Word, fornite a quest’ultimo il nome di un
file .BMP, così che il word processor possa visualizzare il contenuto del file (menu INSERT, vece
OBJECT, cartella CREATE FROM FILE), stessa cosa dicasi per uno spreadsheet Excel. Nel caso
di link, ovvero di semplice collegamento (potete scegliere se visualizzare all’interno del foglio il
contenuto del file o un’icona che consenta l’accesso ad esso), Word verificherà periodicamente lo
stato del file collegato e, se tale file è stato modificato, provvederà ad aggiornare la sua
visualizzazione all’interno del documento.
Quando invece incorporate (embed) un’immagine o altro in un documento Word, potete richiamare
con un doppio click l’applicazione che ha generato l’immagine e modificarla, ma se l’immagine
viene cambiata dall’esterno, Word non l’aggiornerà di conseguenza.
Quale delle due soluzioni è la migliore? Dipende dalle diverse esigenze (staticità del documento,
piuttosto che aggiornamento dinamico), inoltre dovete tener presente le vostre esigenze di spazio.
Infatti il linking ad esempio vi permetterà di mantenere il documento entro dimensioni contenute e
lo stesso oggetto può essere collegato a diversi documenti.
Se però spostate o cancellate un solo file collegato, avrete perso il link. Potrete ancora visualizzare
gli oggetti collegati nel file contenitore, ma se effettuate un doppio click per modificarli, otterrete
solo un messaggio di errore. Con l’embedding tutto sta invece in un file che può quindi essere
spostato o copiato senza perdere dati.
IN BREVE: gli oggetti collegati (link) sono memorizzati esternamente al documento, e quindi
consentono di mantenere limitate le dimansioni del documento stesso. Gli oggetti incorporati
(embed) sono memorizzati internamente al documento e presentano il vantaggio che, quando si
sposta o si salva il documento, si è certi di disporre sempre di tutti I suoi oggetti.
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Provate ora a creare un documento dinamico, ovvero un ipertesto, che contenga oggetti collegati e
incorporati di vario tipo (suoni, immagini,grafici, fogli Excel).
5.2
PROTEZIONE DI UN DOCUMENTO
In Word è possibile proteggere il proprio documento da atti di scrittura indesiderati o
involontariamente distruttivi. Si può infatti sia semplicemente rendere visibile comunque il
documento, proteggendolo però in scrittura, sia impostare una password che renda impossibile
l’accesso non autorizzato.
Inoltre, questa operazione rende possibile anche l’utilizzo di alcuni tools messi a disposizione da
WinWord I cui effetti non potrebbero essere altrimenti visualizzati (vedi paragrafo seguente).
Vediamo quali sono I passi compiere per proteggere un documento:
a) Dal menu tools selezionate la voce proteggi documento
b) nella finestra che compare, selezionate la voce formati (Forms) e, se lo desiderate,
specificate la password di protezione del vostro documento.
c) cliccate sul bottone OK.
5.3
CHECK BOX E LISTE DROP DOWN
All’interno di un documento, in tema di editoria elettronica a video, potrebbe essere utile inserire
dei check box oppure dei campi drop down (quegli elenchi a tendina che troviamo anche nelle barre
degli strumenti)
Ebbene, Word mette a disposizione anche questi strumenti, utilissimi se si vuole rendere dinamico
il proprio documento video e si vuole vivacizzare un ipertesto.
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Di seguito trovate la descrizione degli oggetti check box e tendina e dei passi che consentono di
introdurre gli elementi di cui stiamo parlando.
-
check box
-
liste drop down
Vediamo ora come inserirli e come poterli utilizzare.
a) Dal menu insert, richiamare il comando Formato Campi
b) Selezionare il tipo di campo desiderato, check oppure drop down
c) selezionare il bottone opzioni, questo bottone consente di selezionare I valori di default
dei campi che si desidera creare, dimensione, valore iniziale etc.
d) nel caso si abbia selezionato il campo drop down, selezionando opzioni é possibile
specificarela lista di valori che deve essere mostrata quando si effettua un click sul
campo in questione. Per eseguire tale operazione é sufficente inserire il valore desiderato
nel campo in alto a sinistra della finestra e quindi cliccare sul bottone aggiungi elemento,
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la cui funzione é quella di aggiungere la parola appena digitata dall’utente nella lista di
valori del campo.
Abbiamo così creato gli oggetti. Per poterli visualizzare, però, ed utilizzare correttamente, è
necessario “proteggere” il documento. Abbaimo già visto come effettuare questa operazione al
paragrafo precedente, per cui ora non dovrete fare altro che seguire i passi che aveveamo
descritto. Una volta fatto ciò, vedrete (e potrete utilizzare) correttamente gli oggetti creati nel
vostro documento.
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5.4
I DATABASES E WORD
E’ possibile prelevare dati da un database ed importarli in Word in modo formattato. Supponiamo
ad esempio di avere un database creato con Access in cui sono contenuti gli indirizzi dei principali
clienti e contatti e di voler utilizzare tali indirizzi in un documento Word (ad esempio supponiamo
di voler compilare e stampare tramite Word una lista).
Dal menu INSERT (INSERISCI) scegliamo l’opzione DATABASE: apparirà una finestra come
quella riportata in figura.
A questo punto selezioniamo l’opzione GET DATA (IMPORTA DATI DA...). Apparira un’altra
finestra in cui è possibile specificare il tipo di database da cui vogliamo effettuare il retreeving dei
dati (nel nostro caso il suddetto database Access, la tabella da cui vogliamo evincere le informazioni
ed a quel punto dare l’OK.
Premere poi il pulsante TABLE AUTOFORMAT (FORMATO TABELLA) per scegliere il formato
di tabella desiderato all’interno del documento Word, e successivamente fare un click sul bottone
INSERT DATA per confermare l’inserimente dei dati dal database nel foglio Word.
Si otterrà in questo modo una tabella come, ad esempio, quella riportata nella figura seguente, che
rispecchia nella struttura e nei dati quella di Access da cui siamo partiti.
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Società
Studio Dentistico
Ass. Dr. Fausto
Maurizio e
Dr. Michele Molfino
Studio Dentistico
Dr. Ciceri e Dr.
Tedeschi
Studio Dentistico
Alserio S.a.s.
Studio Dentistico
Dr. Andreoni Gaja
Studio Dentistico
Dr. Arman Ido
Studio Dentistico
Ass.
Dr. Orlandi e Dr.
Isella
Studio Dentistico
Ass.
Dott.ri C. ed E.
Verri
Indirizzo
Via Sardegna 19
20146 Milano
tel
4984939
Via Tolmezzo
18
20132 Milano
Via Alserio 3
20159 Milano
Via Merlo 3
20122 Milano
Via S. Pietro
all'Orto 9
20121 Milano
Vl. Bianca
Maria 20
20129 Milano
26142377
Via S. Pietro
all'Orto 10
20121 Milano
782590
fax
6888488
795524
76006199
76024183
E’ possibile inoltre impostare criteri di selezione dei records o scegliere di importarli tutti.
Le stesse operazioni si possono effettuare a partire da database Paradox, Dbase, fogli Excel, etc.
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APPENDICE A
NORME DI STILE
Gran parte delle norme di stile che seguono è ovvia per gli utenti esperti (facilitano e rendono più
gestibile un lavoro di videoscrittura), ma ne risulterà utile la conoscenza ai principianti.
 Non digitare un ritorno alla fine di ogni linea, poiché il PC allinea il testo
automaticamente. Il tasto ENTER (o RETURN, o INVIO) deve essere premuto solo alla
fine di ogni paragrafo.
 Non confondere le lettere con I numeri. Nelle macchine da scrivere spesso si utilizza la
“O” maiuscola invece dello zero “0” e la “l” minuscola al posto dell’uno “1”: nel PC tali
lettere e numeri sono differenti.
 Non fare un eccessivo uso del sottolineato, ma preferire piuttosto grassetto e corsivo, più
gradevoli in stampa. Usate il giustificato per indentare I testi: il risultato è di gran lunga
più gradevole del testo allineato a sinistra (in gergo “bandiera a sinistra”).
 Non cambiare troppi tipi di lettere. Quando un programma dispone di molti tipi di lettere
e stili si tende a farne un calderone: sono invece sufficienti due soli tipi di lettere: quello
di base del testo ed un altro per differenziare quanto si deve porre in evidenza (ad
esempio I titoli).
 Un altro consiglio, utile soprattutto se si giustifica il testo, è quello di non interporre
alcuno spazio tra un articolo apostrofato e la parola: si eviterà così che l’articolo e
l’apostrofo restino alla riga precedente, mentre la parola venga posta da Word
automaticamente a capo.
 Un discorso analogo al precedente vale per le parentesi.
 Ricordata inoltre che lo spazio va posto sempre solo dopo (e non prima) di ogni segno di
interpunzione.

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