IL CONTROLLO DI GESTIONE NEGLI STUDI PROFESSIONALI

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IL CONTROLLO DI
GESTIONE NEGLI STUDI
PROFESSIONALI
In collaborazione con
1
Materiale didattico non vendibile riservato ai partecipanti al Corso di
“IL CONTROLLO DI GESTIONE NEGLI STUDI PROFESSIONALI”
Dispensa chiusa il 31/10/2012
GRUPPO EUROCONFERENCE S.P.A.
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2
INDICE
CONTROLLO DI GESTIONE «SURVIVAL KIT» – Schemi di sintesi
pag.
4
pag.
6
a cura di Michele D’Agnolo
LO SCENARIO E GLI STRUMENTI MESSI A DISPOSIZIONE DAL CNDCEC
Schemi di sintesi
a cura di Michele D’Agnolo
CONTRATTO E TARIFFE – Schemi di sintesi
pag. 11
a cura di Michele D’Agnolo
IL CONTROLLO STRATEGICO DEI COSTI NEGLI STUDI PROFESSIONALI
Schemi di sintesi
pag. 17
a cura di Michele D’Agnolo
LA GESTIONE DEI CREDITI NELLO STUDIO PROFESSIONALE
Schemi di sintesi
pag. 21
a cura di Michele D’Agnolo
3
CONTROLLO DI GESTIONE «SURVIVAL KIT» – Schemi di sintesi
a cura di Michele D’Agnolo
Gli argomenti di oggi
•
•
•
•
•
•
•
•
•
la situazione del mercato e le prospettive
le attività ordinistiche a supporto della professione
definire l'incarico con il cliente: preventivo e conferma d'ordine
gestire lo stress
gestire il tempo
controllare selettivamente i costi
aumentare gli incassi
consorziare alcune attività o associarsi?
come far parte di una rete
Gli argomenti di oggi
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
4
migliorare l’organizzazione della campagna dichiarativi
ribaltamento cliente del data entry e altre forme di co-makership
sostenibilità e fidelizzazione della clientela
altre opportunità: temporary manager, responsabile amministrativo, consulente di
direzione
programmare la produzione e ottimizzare il tempo dei collaboratori
la delega
le procedure di studio per contabilità, dichiarativi, bilanci
il micromanagement
il controllo col timesheet
attivazione del network dei collaboratori
Controllo di gestione
«survival kit»
LA CRISI PIÙ LUNGA DEL MONDO
•
•
•
•
•
Conseguenze:
chi vuol esser lieto sia…
Non possa il pensiero paralizzare l’azione
Dobbiamo avere paura solo della paura stessa
Tanto vale star su di morale
I TREND DELLA CLIENTELA
•
•
•
•
•
•
•
•
Consumi al minimo, investimenti anche meno
Drenaggio totale della liquidità da parte dello stato
Banche super conservatrici, rientri a sorpresa
Iper regolamentazione e repressione
Prospettiva di breve e conservativa
Paura di fare il passo più lungo della gamba
Invece bisognerebbe “rompere” rispetto al passato
Hic et nunc
5
LO SCENARIO E GLI STRUMENTI MESSI A DISPOSIZIONE
DAL CNDCEC – Schemi di sintesi
a cura di Michele D’Agnolo
LA PRACTICE MANAGEMENT GUIDE
DI IFAC - CNDCEC
• MODULO 1: LA PIANIFICAZIONE PER LO STUDIO
• MODULO 2 MODELLI DI STUDI E RETI
• MODULO 3: COSTRUIRE E FAR CRESCERE IL VOSTRO STUDIO
• MODULO 4: ELABORARE UNA STRATEGIA PER LA GESTIONE DELLE PERSONE
• MODULO 5: TECNOLOGIA ED E-BUSINESS
• MODULO 6: GESTIONE DELLE RELAZIONI CON CLIENTI
• MODULO 7: LA GESTIONE DEL RISCHIO
• MODULO 8: LA PIANIFICAZIONE DELLA SUCCESSIONE
MODULO 1
• esamina l'attività e i processi di pianificazione strategica e la
declinazione degli obiettivi individuali che ne conseguono.
6
Lo scenario e gli strumenti messi a
disposizione dal CNDCEC
MODULO 2
• vengono discusse le strutture giuridiche ed economiche a disposizione
degli studi.
• Vengono esaminate le modalità di partecipazione agli utili e di
governance degli studi e l'utilizzo di reti per aggiungere valore.
MODULO 3
• Un terzo contributo amplia i temi trattati nei moduli precedenti,
esplorando in modo più approfondito i temi dello sviluppo di una strategia
di crescita, affrontando con maggiore dettaglio il problema della
regolamentazione e della concorrenza, il marketing e lo sviluppo di una
cultura di studio.
7
IL CONTROLLO DI GESTIONE
NEGLI STUDI PROFESSIONALI
MODULO 4
• Il quarto Modulo si occupa delle risorse umane quale elemento chiave
per il successo dello studio e del ruolo di leadership del professionista, e
• di come migliorare la capacità di attrarre, trattenere, motivare e istruire i
propri collaboratori e dipendenti.
MODULO 5
• Il quinto capitolo esamina il ruolo sempre più importante che la tecnologia
svolge nel successo di uno studio professionale, fornendo concrete
indicazioni per la efficace selezione, realizzazione e gestione di tecnologie,
inclusa la formazione al personale.
8
Lo scenario e gli strumenti messi a
disposizione dal CNDCEC
MODULO 6
• Il sesto modulo esamina lo sviluppo e la manutenzione continua delle
relazioni con i clienti e le strategie di ottimizzazione comprese le reti, il
passaparola, la cross-vendita.
MODULO 7
• Il Modulo 7 esplora la gestione dei rischi e l'impatto specifico che essa
ha sulla vita dello studio e fornisce uno schema concettuale per
individuare, valutare e agire sui rischi normativi, deontologici e operativi.
9
IL CONTROLLO DI GESTIONE
NEGLI STUDI PROFESSIONALI
MODULO 8
• L’ultimo modulo dell’opera fornisce gli strumenti per pianificare la
successione. Vengono forniti criteri per la determinazione del valore
dello studio e per gestire correttamente le principali operazioni
straordinarie, quali fusioni e acquisizioni interne ed esterne.
I LAVORI DELLE COMMISSIONI DI STUDIO
AZIENDALE ED INFORMATICA
• Analisi dei processi e introduzione al marketing
• Strumenti informatici per la gestione dello studio
• Le linee guida per la ISO 9000
• Se per voi è troppo: La “guida della guida”
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CONTRATTO E TARIFFE – Schemi di sintesi
a cura di Michele D’Agnolo
ABROGAZIONE TARIFFE PROFESSIONALI
• L’articolo 9 abroga le tariffe delle professioni regolamentate. Nei casi
liquidazione giudiziale però, il compenso del professionista è determinato
in base a parametri che saranno stabiliti con decreto del Ministero della
Giustizia.
IL PREZZIARIO
• Il listino comprenderà le prestazioni più usuali dello studio
• Potrà prevedere un costo fisso per prestazione oppure un costo minimo
e massimo
• Potrà stabilire una tariffa a tempo
• Potrà stabilire una success fee
• Potrà stabilire una scontistica legata a volumi o altro
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IL CONTROLLO DI GESTIONE
NEGLI STUDI PROFESSIONALI
PARAMETRI
• Nel testo pubblicato in Gazzetta è stato aggiunta la previsione che, con
decreto del Ministro della Giustizia, di concerto con il Ministro
dell’Economia, saranno fissati anche i parametri per oneri e contribuzioni
alle casse professionali e agli archivi precedentemente basati sulle
tariffe. Si stabilisce però che l’utilizzo di tali parametri nei contratti tra
professionisti e clienti rende nulla la clausola relativa alla determinazione
del compenso, ai sensi dell’articolo 36 del Codice del consumo (Dlgs 206
del 6 settembre 2005).
IL D.L 1/2012
• Il compenso per le prestazioni professionali è pattuito, nelle forme previste
dall'ordinamento, al momento del conferimento dell'incarico professionale.
• Il professionista deve rendere noto al cliente il grado di complessità dell'incarico,
• fornendo tutte le informazioni utili circa gli oneri ipotizzabili dal momento del
conferimento fino alla conclusione dell'incarico e
• deve altresì indicare i dati della polizza assicurativa per i danni provocati nell'esercizio
dell'attività professionale.
• In ogni caso la misura del compenso è previamente resa nota al cliente con in
preventivo di massima, deve essere adeguata all'importanza dell'opera e va pattuita
indicando per le singole prestazioni tutte le voci di costo, comprensive di spese, oneri
e contributi.
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Contratto e tariffe
IL PREVENTIVO
•
•
•
•
•
•
L’importanza della rapidità
Delega ed informatizzazione dell’attività di preventivazione
Predisposizione di pacchetti predefiniti
Utilizzo del tariffario
Partecipare ai clienti che fanno le aste?
Il preventivo come mezzo per definire le proprie competenze
IL PREVENTIVO COME STRUMENTO DI MARKETING
• Far emergere la competenza dello studio con un “assaggio” di consulenza
• Descrivere i vantaggi della prestazione professionale erogata soprattutto in
termini di prevenzione
• descrivere e materializzare le attività sottostanti la prestazione professionale
• Ipotizzare ove utile al cliente ulteriori prestazioni complementari
successivamente e separatamente acquisibili
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IL CONTROLLO DI GESTIONE
NEGLI STUDI PROFESSIONALI
OBBLIGHI DEL PROFESSIONISTA IN TEMA DI
PREVENTIVI E CONSENSO
• In ogni caso la misura del compenso, previamente resa nota al cliente anche
in forma scritta se da questi richiesta, deve essere adeguata all'importanza
dell'opera e va pattuita indicando per le singole prestazioni tutte le voci di
costo, comprensive di spese, oneri e contributi. L'inottemperanza di quanto
disposto nel presente comma costituisce illecito disciplinare del
professionista.
• Quando si conclude l’incarico?
OBBLIGHI DEL PROFESSIONISTA
• Resta confermato che il compenso per le prestazioni professionali deve essere
pattuito per iscritto al momento del conferimento dell’incarico professionale e che il
professionista deve rendere noto al cliente il grado di complessità dell’incarico,
fornendo tutte le informazioni utili circa gli oneri ipotizzabili dal momento del
conferimento alla conclusione dell’incarico, e deve indicare i dati della polizza
assicurativa per i danni provocati nell’esercizio dell’attività professionale.
• L’obbligo per il professionista di comunicare al cliente la misura del compenso con un
preventivo scritto diventa meno stringente: nel testo pubblicato tale obbligo è stato
subordinato alla richiesta esplicita del cliente.
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Contratto e tariffe
SISTEMAZIONE DEI RAPPORTI IN ESSERE
•
•
•
•
Come sistemare gli abbonamenti già in corso e per i quali non siamo in possesso del
contratto scritto con il cliente?
Oggi sappiamo che è obbligatorio acquisire in via preventiva il conferimento dell’incarico in
forma scritta per la nuova clientela, si pone però il problema di come regolarizzare i rapporti
con la clientela di lunga data qualora non vi sia a monte un atto scritto stipulato fra le parti.
Una soluzione, adottata anche dalle procedure di certificazione di qualità, consiste nel far
sottoscrivere al cliente una “conferma dell’incarico professionale” – predisposta dal
professionista - con la quale non si fa altro che ribadire le condizioni di fatto esistenti del
rapporto professionale in essere (tipologia delle prestazioni, tariffe pattuite, condizioni di
pagamento, causa del contratto in abbonamento, ecc.).
Se non abbiamo occasione di far sottoscrivere al cliente l’incarico, un’altra soluzione
potrebbe essere l’invio della conferma d’ordine a mezzo pec al cliente.
PRICING POSIZIONAMENTO
• Ammesso che riusciamo a tenere le tariffe, Attenzione al tariffario che
diventa indispensabile se serviamo i consumatori
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IL CONTROLLO DI GESTIONE
NEGLI STUDI PROFESSIONALI
DOPO IL TARIFFARIO
• Costruire un sistema di analisi continua della concorrenza
• Costruire un sistema di analisi dei costi effettivi interni del lavoro da
svolgere
• Saper progettare e preventivare le operazioni straordinarie
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IL CONTROLLO STRATEGICO DEI COSTI NEGLI
STUDI PROFESSIONALI – Schemi di sintesi
a cura di Michele D’Agnolo
LA CRISI DELLO STUDIO PROFESSIONALE
Due sono le cose importanti: i clienti e i soldi (un collega)
La crisi dello studio professionale si manifesta quando viene a mancare in
maniera permanente l’equilibrio del sistema in uno o più dei seguenti
aspetti: economico, finanziario, patrimoniale
TAGLIARE IL SUPERFLUO, NON TAGLIARE
L’ESSENZIALE
• triage
• quali sono i drivers di costo strategici
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IL CONTROLLO DI GESTIONE
NEGLI STUDI PROFESSIONALI
PRINCIPALI DRIVERS DI COSTO STRATEGICI
•
•
•
•
Drivers
Drivers
Drivers
Drivers
di
di
di
di
costo
costo
costo
costo
inerenti dimensioni e crescita
situazionali
relativi alle relazioni
discrezionali
GESTIONE PER OBIETTIVI
• Una delle principali tecniche utilizzate per gestire le riduzioni di costi è
rappresentata dalla presenza di obiettivi misurabili, occorre definire gli
indicatori necessari
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Il controllo strategico dei costi
negli studi professionali
AREE DI MAGGIOR SUCCESSO NEL CONTROLLO DEI
COSTI, IN ORDINE DI SIGNIFICATIVITÀ, SECONDO LA
DOTTRINA:
•
•
•
•
•
•
•
•
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
investimenti in cespiti
acquisti
magazzino
assicurazioni
servizi professionali e consulenze
costi di produzione
compensi dei dipendenti, collaboratori e degli associati
viaggi e fringe benefits
CHECKLIST PER UN ESAME DELLO STUDIO
PROFESSIONALE
1.
2.
3.
4.
5.
sei contento della tua attuale performance (benchmarking)?
sei contento della tua attuale dimensione (economie di scala)?
la normale dieta rettificherà la situazione (budgeting)?
quali sono le tue ragioni dell’essere sovrappeso (drivers di costo strategici)?
quali parti della tua anatomia hanno bisogno di cure (catena di valore)?
19
IL CONTROLLO DI GESTIONE
NEGLI STUDI PROFESSIONALI
segue CHECKLIST
6.
quali fattori hai bisogno di tenere in mente durante la cura (strategia e
valori)?
7. quali pericoli esistono nella cura (considerazioni funzionali)?
8. è richiesta la cura radicale o la chirurgia (outsourcing, “lean” e
ristrutturazione della forza lavoro)?
9. i partecipanti chiave sono motivati a cambiare nel modo giusto
(ricompense)?
10. che cosa hai intenzione di fare, se hai intenzione di fare qualcosa,
prossimamente? Come, quando e dove inizierai (piano di azione)?
20
LA GESTIONE DEI CREDITI NELLO STUDIO PROFESSIONALE
Schemi di sintesi
a cura di Michele D’Agnolo
LA GESTIONE DEL CREDITO
• è parte del ciclo attivo
• viene a sua volta scomposta nelle seguenti quattro fasi:
– fase di acquisizione e gestione dell’incarico, la più importante, in cui si colloca la gestione
anticipata del credito;
– termina quando il credito diviene scaduto;
– fase di esazione corrente, che gestisce gli scaduti più recenti attraverso uno o più esattori;
– si caratterizza per la gestione massiva delle posizioni ed è guidata dalla scadenza delle
singole partite di ciascun cliente;
– fase di pre-contenzioso legale, che rappresenta il momento in cui l’anzianità delle partite o
l’esposizione supera una certa soglia d’allarme, di modo che l’attenzione si sposta sul
cliente nel suo complesso e non più sulle singole partite;
– fase di contenzioso legale, il momento in cui l’esame del cliente nel suo complesso porta
alla decisione di adire le vie legali per il recupero del credito
– Radiazione
L’ADDESTRAMENTO AL PERSONALE ADDETTO AI
SOLLECITI E ALLA GESTIONE DEL CREDITO IN GENERE
•
•
•
•
•
Tecniche di comunicazione
Tecniche di comunicazione telefonica
Diplomazia, gestione delle obiezioni ricorrenti
Capacità di persuasione
Capacità di dominare lo stress
21
IL CONTROLLO DI GESTIONE
NEGLI STUDI PROFESSIONALI
LA FASE DI ACQUISIZIONE E GESTIONE
DELL’INCARICO PROFESSIONALE
•
•
•
•
La
La
La
Le
•
•
•
•
•
esistenza e la completezza del preventivo
prestazione svolta
tempestività e correttezza della fatturazione
decisioni di credit management
La valutazione del rischio cliente e L’affidamento
Gli strumenti di pagamento
Le dilazioni di pagamento
La contrattualistica
Lavori sopravvenuti
LA FASE DI ESAZIONE CORRENTE
•
•
•
•
•
•
22
Definizione e principi di esazione corrente
Il ciclo dei solleciti
Solleciti verbali
Solleciti scritti
Le visite ai clienti e la richiesta di incontri
la documentazione per il monitoraggio del credito
La gestione dei crediti
nello studio professionale
LA FASE DI ESAZIONE IN
PRE-CONTENZIOSO LEGALE
•
•
•
•
•
Dalla gestione massiva alla gestione puntuale
Il blocco forniture
Piano di rientro
Transazione
Il passaggio alla fase di esazione in contenzioso legale
LA FASE DI ESAZIONE IN CONTENZIOSO
•
•
•
•
•
La valutazione preliminare
La valutazione della convenienza a trattenere il cliente
L’azione legale vera e propria
Interruzione dell’azione legale
Le procedure concorsuali
23
IL CONTROLLO DI GESTIONE
NEGLI STUDI PROFESSIONALI
LE FASI DELL’AZIONE LEGALE
•
•
•
•
•
•
•
Le evidenze probatorie documentali
Il titolo esecutivo
L’atto di precetto
L’espropriazione in generale
L’espropriazione mobiliare presso il debitore
L’espropriazione immobiliare
Altre forme di espropriazione
LA RITENZIONE DI DOCUMENTI
• Se il documento è già stato elaborato non posso trattenerlo ma se il
documento è ancora da elaborare?
• Il deposito dei documenti presso l’Ordine, con ruolo di mediazione, esisteva
nel precedente ordinamento professionale ma non è stato riprodotto nel
nuovo.
24
La gestione dei crediti
nello studio professionale
ART. 19 - COMPENSO PROFESSIONALE
È prescrizione deontologica il divieto di ritenzione dei documenti e
degli atti per il mancato pagamento degli onorari professionali o
delle spese.
ARTICOLO 23 - CESSAZIONE DELL’INCARICO
1.
2.
Il professionista non deve proseguire nello svolgimento dell’incarico
qualora sopravvengano circostanze o vincoli che possano influenzare la
sua libertà di giudizio, condizionare il suo operato, porlo in una situazione
di conflitto di interessi o far venir meno la sua indipendenza od obiettività.
Il professionista non deve proseguire nell’assolvimento dell’incarico se la
condotta o le richieste del cliente, o altri gravi motivi, ne impediscono il
corretto svolgimento.
25
IL CONTROLLO DI GESTIONE
NEGLI STUDI PROFESSIONALI
segue
3.
4.
Il professionista che non sia in grado di assolvere al proprio incarico con
specifica competenza, a causa di sopravvenute modificazioni alla natura
del medesimo ovvero per difficoltà della pratica, deve informare
tempestivamente il cliente e chiedere di essere sostituito o affiancato da
altro professionista.
Nel caso di cessazione dall’incarico il professionista deve avvertire il
cliente tempestivamente, soprattutto se l’incarico deve essere proseguito
da altro professionista
CASO DI STUDIO
• Integrare con la contabilità e il bilancio la consulenza strategica per la
micro e la piccola impresa
26
La gestione dei crediti
nello studio professionale
POSSIAMO FARCELA?
•
•
•
•
Non è un problema tecnologico ma servono:
Diverso aggiornamento
Diversa collaborazione con il cliente
Diversa capacità di lettura dei dati da parte dello studio e da parte del
cliente
• Anche il farmacista ha problemi di valutazione d’azienda, di liquidità, di
concorrenza, di magazzino, di promozione, di merchandising, di staff, ecc..
DAL PUNTO DI VISTA TECNICO E RELAZIONALE
•
•
•
•
•
Il recupero della relazione col cliente
Fare i compiti a casa: conoscere il cliente e il suo mercato
Il calcolo di alcuni indici
La comparazione della situazione con gli anni precedenti
La pre-chiusura e la situazione fiscale
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IL CONTROLLO DI GESTIONE
NEGLI STUDI PROFESSIONALI
COME MIGLIORARE LA COLLABORAZIONE
CON I CLIENTI
• I clienti non sanno di essere parte della prestazione ma al contrario, sono
convinti di acquistarla da un fornitore “chiavi in mano”
• Occorre educare il cliente (negli anni 70’ siamo stati noi a fargli comprare
il fax, oggi invece non abbiamo tempo per spiegargli la pec)
• Occorre far capire al cliente (non a tutti ma a quelli convertibili) che ci
sono alcune attività che gli potrebbe convenire farsi in casa (ikea, ryanair)
COME MIGLIORARE LA COLLABORAZIONE
CON I CLIENTI
• Vattene amore?
• Carota o bastone?
• Sconti, aumenti ecc…
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La gestione dei crediti
nello studio professionale
ES. TENUTA DELLA CONTABILITÀ
• Attività “core”: classificazione, elaborazione dei documenti, emissione
dell’F24 e stampa dei bollati
• Attività a reale valore aggiunto è la classificazione del documento,
soprattutto quello di spesa.
• Attività propedeutiche: raccolta dei documenti, selezione e numerazione;
tenuta della prima nota di cassa
• Attività amministrative successive: spunta dei clienti e fornitori
COME MIGLIORARE LA COLLABORAZIONE CON I
CLIENTI NELLE ATTIVITÀ PROPEDEUTICHE
• Non usare lo studio come archivio
• Lo studio ”insegna” a gestire la prima nota, fornisce una traccia delle
modalità di conservazione e suggerisce le modalità di archiviazione ovvero
fornisce archiviazione sostitutiva
• La prima nota può essere tenuta su excel o addirittura sul soft di studio
• Il cliente può concedere accesso in visione al conto bancario
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IL CONTROLLO DI GESTIONE
NEGLI STUDI PROFESSIONALI
VERSO UNA MAGGIORE ”INDIPENDENZA”
DEL CLIENTE
• Collegamento o tandem con lo studio per inserire dati
• Collegamento o tandem con lo studio per reperire informazioni:
• in repository
• generate sul momento
• La voglia del cliente di essere più indipendente può essere assecondata,
in quanto “trasforma” la qualità e la quantità di prestazioni che lo studio
eroga
MA IL CLIENTE NON VUOLE
O NON CI ARRIVA
• Dobbiamo insistere di più, vuol dire che abbiamo perso l’influenza che
avevamo su di lui
• Possiamo “vendergli” un corso di formazione e l’assistenza in loco
30
La gestione dei crediti
nello studio professionale
INTERAGIRE CON I CLIENTI PER NUOVE
PRESTAZIONI
•
•
•
•
Leggere i bisogni dei clienti
Market pull
Technology push
Coinvolgimento dei fornitori
IL “SEGUGIO” DI LAVORI
•
•
•
•
•
Nuovi obblighi
Nuove facoltà normative
Nuove opportunità e minacce economiche
Ibridazione
Restyling
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IL CONTROLLO DI GESTIONE
NEGLI STUDI PROFESSIONALI
QUALE MEZZO DI COMUNICAZIONE SCEGLIERE?
• Dipende dalle informazioni da trasmettere
• E dal loro eventuale probabile contenuto emotivo
ESSERCI O NON ESSERCI, QUESTO È IL PROBLEMA…
modalità
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Costo sp.
interazione
riservatezza
Di persona
alto
totale
elevata
In videoc.
nullo
elevata
bassa
Al telefono
nullo
media
bassa
Registr. AV
nullo
bassa
bassa
Posta
nullo
bassa
elevata
Email
nullo
bassa
bassa
sms
nullo
bassa
bassa
La gestione dei crediti
nello studio professionale
LA PRESENZA
• Dosare in funzione del fabbisogno della pratica
• Dosare in funzione del fabbisogno del cliente o dell’entourage
DOVE LAVORARE
•
•
•
•
Oggi si può lavorare praticamente ovunque, quindi Dove serve
Attenzione, L’attività di controllo beneficia della stampa in cartaceo
Problema degli schermi
La tecnologia non sempre mantiene ciò che promette
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IL CONTROLLO DI GESTIONE
NEGLI STUDI PROFESSIONALI
CASO DI STUDIO: TIMESHEET
• C’era una volta uno studio che non riusciva a fatturare tutte le
prestazioni
• aveva clienti con forfait non adeguati rispetto all’impegno
• Aveva alcuni collaboratori distrutti dalla fatica e altri molto meglio
mimetizzati, ma nessuno sembrava accorgersene..
• Prima di chiudere decisero di adottare il timesheet…
USO DEL TIMESHEET
• Automatismi e altre formule “Dirty but quickly”
• Attenzione Statuto Lavoratori
• Attenzione alle possibili crisi di Rigetto e alle relative motivazioni
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La gestione dei crediti
nello studio professionale
ALTRI UTILIZZI DEL TIMESHEET
•
•
•
•
Verifica SAL
Verifica carichi di lavoro
Pianificazione della produzione MPM
Knlowledge management
I PROBLEMI DELLA RETE
• La
–
• La
–
• La
–
rete a maglie troppo larghe
I pesci scappano fuori
rete a maglie troppo strette
Di fatto è una limitazione di sovranità
rete con nodi troppo forti rispetto agli altri
Comandano loro
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IL CONTROLLO DI GESTIONE
NEGLI STUDI PROFESSIONALI
LA GESTIONE DEL TEMPO
LE CARATTERISTICHE DEL TEMPO
• Limitato:
– è la risorsa più scarsa di cui si dispone nell’organizzazione e nella vita
• Incontrollabile:
– La nostra influenza e il nostro potere sul tempo è nulla
• Irrecuperabile:
– Il tempo è una risorsa che non può essere accumulata o risparmiata
• Invariabile:
– Ha una cadenza fissa e predeterminata per tutti
LE TRE FACCE DEL TEMPO
• Tempo fisico o evolutivo
– Il verificarsi degli eventi mentali e fisici così come i movimenti ed i cambiamenti della
vita
– Il tempo fisico non fluisce realmente, secondo la maggior parte degli scienziati, ma è
una convenzione
• Tempo dell’ orologio
– Misura il tempo fisico; utile per la misura e il coordinamento delle attività (arrivare ad
una riunione ‘in tempo’) Potremmo anche dire che misura la ‘quantità di tempo’
– Il nostro "senso del tempo" misura il tempo dell’ orologio
• Tempo psicologico o interno
– È le nostra "sensazione del tempo che passa," e comprende anche emozioni quali
l'ansia, la pressione, la noia
– Misura la nostra capacità di tollerare ciò che stiamo facendo
36
La gestione dei crediti
nello studio professionale
IL CONFLITTO TRA MENTE E REALTÀ
• La realtà ha 3 dimensioni, la mente ne può gestire molte di più
• Per questo possiamo pensare di riuscire a conciliare l’inconciliabile, ma
non possiamo realizzarlo
LA DILATAZIONE DEL TEMPO
• La fretta
• Il flusso
• La legge di Parkinson
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IL CONTROLLO DI GESTIONE
NEGLI STUDI PROFESSIONALI
LA FRETTA
• Nella fretta la gatta ha fatto i micini ciechi
• La fretta è cattiva consigliera
• In punta di piedi non ci si regge a lungo, camminando a grandi passi
non si va lontano (Tao Te ching)
IL FLUSSO
• Il flusso o esperienza ottimale o trance è uno stato di coscienza in cui la
persona è completamente immersa in un’attività. Si caratterizza per il
totale
coinvolgimento,
focalizzazione
sull’obiettivo,
motivazione
intrinseca, positività e gratificazione nello svolgimento del compito. fu
introdotto dallo psicologo Mihály Csíkszentmihályi nel 1975 per poi
diffondersi in vari campi di applicazione della psicologia
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La gestione dei crediti
nello studio professionale
LA LEGGE DI PARKINSON:
• Tendiamo a utilizzare per una attività non il tempo necessario, bensì
tutto quello a disposizione
Ogni volta che basta una sola persona per eseguire un compito con la
dovuta applicazione, il compito viene eseguito in modo peggiore da due
persone e non viene affatto eseguito se l'incarico è affidato a tre o più
persone. (George Washington)
• Il ritardo nel paese di milleproroghe
• Dei quarti d’ora accademici e non
IL TEMPO DEL PROFESSIONISTA
LA GIORNATA DEL PROFESSIONISTA
•
•
•
•
•
•
•
•
Aggiornarsi e istruirsi
Fare i lavori di propria responsabilità diretta
Supervisionare tecnicamente i lavori dei collaboratori
Gestire lo studio a livello manageriale
Promuovere l’immagine dello studio all’esterno
Sopravvivenza: Mangiare, dormire, lavarsi
Rapporti umani: familari, amici
Hobbies:…?
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IL CONTROLLO DI GESTIONE
NEGLI STUDI PROFESSIONALI
L’APNEA COSTANTE
• Un gioco a somma zero
• Il professionista, come il criceto dentro la ruota, vive un continuo senso
di inadeguatezza e appena presidia un versante è automaticamente
carente sull’altro.
FORME DI INTEGRAZIONE
• Casa e bottega
• Amici e clienti insieme?
• Amanti e soci?
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La gestione dei crediti
nello studio professionale
LA BULIMIA DEGLI IMPEGNI
•
•
•
•
•
•
Non mi dire mai di no
La sindrome dell’ultimo treno
Avere gli occhi più grandi della bocca…
La convinzione di avere il teletrasporto
Il Barbiere di Siviglia…
Il tempo libero non viene vissuto come costo opportunità
PRESI TRA QUATTRO FUOCHI
• Oltre all’autonoma capacità di “incasinarci”
– L’imprevedibilità e i picchi della domanda
– La normazione e l’interpretazione “in zona cesarini”
– Prorogo ergo sum
– La scarsa collaborazione dei clienti
– Reinventare la ruota
– El podestà de Muja, ovvero la spugna del lavoro degli altri
41
IL CONTROLLO DI GESTIONE
NEGLI STUDI PROFESSIONALI
TRAVOLTI DAGLI ADEMPIMENTI
• “solo il non agire è in grado di conquistare il mondo.
• Finché sei coinvolto nell’agire non sei in grado di conquistare il mondo”
Tao Te Ching
• L’emergenza è sempre
• Vittime o carnefici?
LE PERDITE DI TEMPO: se le conosci non ti uccidono!
DOVE VA IL TEMPO?
• Analizzando l’agenda (oppure l’apposito schema per registrare le attività
della giornata) ci accorgiamo che molto del nostro tempo viene
consumato in attività che non abbiamo scelto, oppure che non abbiamo
previsto.
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La gestione dei crediti
nello studio professionale
I 10 PERDITEMPO PIÙ COMUNI
•
Perdere le cose
•
•
Le riunioni
Il telefono
•
Le interruzioni
•
•
•
•
Rinviare
Le scartoffie inutili
Le crisi
Rovesciare le deleghe
•
•
Il perfezionismo
Le distrazioni
– es.: num. di tel. su pezzi di carta vaganti
– Dobbiamo rispondere noi?
– Quanto durano le telefonate?
– Dobbiamo richiamare perché abbiamo dimenticato qualcosa?
– incoraggiamo le interruzioni smettendo sistematicamente quello che stavamo facendo?
– lasciamelo me ne occupo io più tardi
LA GESTIONE DEL TEMPO
• In conclusione gestire il tempo vuol dire:
Scegliere quali cose collocare in un certo tempo e come farlo
• Questa scelta può essere espressa attraverso diverse azioni del tipo:
–
–
–
–
Faccio
Faccio
Faccio
Faccio
o non faccio
o lascio fare ad altri
subito o farò dopo
con più o meno tempo
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IL CONTROLLO DI GESTIONE
NEGLI STUDI PROFESSIONALI
I CRITERI NELL’USO DEL TEMPO
I criteri più ricorrenti utilizzati nell’uso del tempo sono:
•
IMPORTANZA
Principio di priorità
le cose che hanno più impatto sui risultati del mio ruolo
•
URGENZA
Principio di scadenza
Cose che hanno un limite temporale prefissato
•
IMPORTANZA
Principio di compiacenza
DEL RICHIEDENTE Cose che soddisfano le attese delle persone ‘importanti’
•
COMPETENZA
Principio di rassicurazione
Le cose che so fare meglio
•
SEMPLICITA’
Principio di successo
Cose meno complesse e più veloci
I CRITERI DI SCELTA DELLE PRIORITÀ
I
M
P
O
R
T
A
N
Z
A
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Alta
Bassa
Da scadenzare
Da eliminare
Bassa
Da eseguire subito
Da delegare
URGENZA
Alta
La matrice rappresenta la priorità di esecuzione dei compiti
La gestione dei crediti
nello studio professionale
LA DELEGA
LA DELEGA COME STRUMENTO PER UN USO PIÙ
EFFICACE DEL TEMPO E DELLE RISORSE
DISPONIBILI
Una delega efficace deve:
• alleggerire le attività di routine
• lasciare più tempo per programmare
• aumentare la capacità di gestire il proprio tempo
• motivare e migliorare la soddisfazione professionale di coloro ai quali è
diretta
• sviluppare lo spirito di squadra
• allontanare la noia
• aumentare la produttività
LA DELEGA
•
cosa delegare – considerando l’appropriatezza dei compiti, se delegarli
interamente o in parte. Ricordate di delegare sia le attività “piacevoli”,
che quelle non percepite come tali!
•
chi delegare – la persona alla quale si decide di affidare un lavoro deve
possedere le competenze, le conoscenze, la motivazione e/o il
potenziale per portare a termine l’attività.
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IL CONTROLLO DI GESTIONE
NEGLI STUDI PROFESSIONALI
LA DELEGA
Una volta stabilito a chi e cosa delegare, occorre:
• Istruire la persona – dedicate il tempo necessario a spiegare l’attività.
Siate chiari e precisi e assicuratevi che la persona abbia capito cosa fare.
Specificate i risultati che vi aspettate di ottenere.
• Seguire l’attività – assicuratevi che vi sia una comunicazione a doppio
senso, incoraggiando e fornendo un eventuale addestramento alla
persona delegata.
• Monitorare i progressi – controllate che i passi iniziali siano correttamente
compiuti e che vengano adottate sia delle scadenze intermedie che un
sistema di feedback. Imparate a concedere eventuali errori!
• Rivedere il processo – date feedback positivi – fate apprezzamenti e
critiche costruttive.
LA DELEGA
Cose da fare e non fare nel processo di delega:
• Delegate le cose che non vorreste delegare
• Delegate gli obiettivi, non le procedure
• Fidatevi dei colleghi che delegate
• Delegate sempre la persona più indicata e capace
• Non delegate ciò che potreste eliminare
• Non delegate cose che semplicemente non volete fare voi
• Non “abdicate”
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La gestione dei crediti
nello studio professionale
COSE DA FARE E NON FARE NEL PROCESSO
DI DELEGA:
• Delegate le cose che non vorreste delegare
• Delegate gli obiettivi, non le procedure
• Fidatevi dei colleghi che delegate
• Delegate sempre la persona più indicata e capace
• Non delegate ciò che potreste eliminare
• Non delegate cose che semplicemente non volete fare voi
• Non “abdicate”
OTTIMIZZAZIONE DELLE ATTIVITÀ E PIANIFICAZIONE DELLA PRODUZIONE
IL CICLO DELLE ATTIVITÀ
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Formazione agli addetti
Acquisizione dell’incarico
Pianificazione del lavoro
REPERIMENTO DEI DATI
INPUT
TRASFORMAZIONE
STAMPA E CORREZIONE
VALIDAZIONE E SOTTOSCRIZIONE DEL CLIENTE
SPEDIZIONE TELEMATICA
ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE
RESTITUZIONE
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IL CONTROLLO DI GESTIONE
NEGLI STUDI PROFESSIONALI
LA PIANIFICAZIONE DELLA PRODUZIONE
• È una funzione generalmente mancante o considerata poco importante
all’interno dei nostri studi
• Nei nostri studi manca il ritmo, manca il flusso, vale la legge di Parkinson
alternata alla fretta
PIANIFICAZIONE E PROGRAMMAZIONE DELLA
PRODUZIONE
• Fase di pianificazione
– Livelli di qualità/servizio da garantire al cliente
– Selezione obiettivi, strategie, politiche e programmi
• Programmazione di lungo periodo
– Definizione capacità produttive
– Definizione futuro fabbisogno di risorse
– Piano strategico della produzione
• Gestione operativa di breve periodo
– obiettivi
– funzioni
– scheduling
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La gestione dei crediti
nello studio professionale
GLI STRUMENTI
• L’elenco degli incarichi
• La rilevazione dei carichi di lavoro: utilizzo dei censimenti e delle
tecniche statistiche
• La riunione periodica di assegnazione e monitoraggio dei carichi di lavoro
• Rivedere continuamente la pianificazione
La Guida IFAC-CNDCEC
è scaricabile in
lingua italiana sul sito
www.commercialisti.it
al link:
http://www.cndcec.it/Portal/Documenti/Dettaglio.aspx?id=2bc81647-d010428d-939d-de21b2f0d8d6
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