Manuale di Europrogettazione - gestione amministrativa

Education, Audiovisual and Culture Executive Agency – Financial Information Kit
CORSO IN
PROGETTAZIONE
COMUNITARIA
LA GESTIONE
AMMINISTRATIVA E
FINANZIARIA DEI PROGETTI
EUROPEI
A CURA DI:
GIANLUCA COPPOLA
dott. Commercialista – Revisore Contabile
esperto di progettazione europea
it.linkedin.com/pub/gianluca-coppola/58/4b3/402/
Education, Audiovisual and Culture Executive Agency – Financial Information Kit
Disclaimer
ll testo è stato tradotto da Gianluca Coppola dal manuale “financial kit” sviluppato dall’EACEA
R2Unit “Finance, Accounting, Programming”
Nessuna modificazione è stata realizzata al testo originario
EACEA R2 Unit non si assume nessuna responsabilità per il contenuto tradotto che è da ritenersi
non ufficiale e non verificato dall’ Education, Audiovisual and Culture Executive Agency
(EACEA).
Il testo originale in inglese, che potrebbe essere più aggiornato, è l’unico ufficiale e può essere
scaricato dallo spazio dei beneficiari a http://eacea.ec.europa.eu/index_en.php
A tali condizioni l’EACEA R2 Unit ha autorizzato l’uso e la diffusione di tale versione tradotta
Education, Audiovisual and Culture Executive Agency – Financial Information Kit
Education, Audiovisual and Culture Executive Agency – Financial Information Kit
Introduzione
“Questo kit informativo vi aiuterà ad evitare insidie
nella gestione finanziaria del vostro progetto”
Questo Kit di Informazione Finanziaria è pensato per i beneficiari di sovvenzioni nell’ambito dei
diversi programmi gestiti dall’Agenzia Esecutiva per l’Educazione, l’Audiovisivo e la Cultura
(EACEA).
L’obiettivo del Kit di Informazione Finanziaria è di fornire una guida al finanziamento che sia
pratica e di facile lettura, per aiutare i beneficiari ad evitare errori che li portino ad una
riduzione del contributo della sovvenzione, a causa di spese inammissibili o non dimostrate.
Evidenzia gli errori identificati frequentemente durante gli audit dei progetti.
Questa guida non sostituisce alcun documento legale in merito ai diritti e agli obblighi legali
e/o contrattuali. Per avere ulteriori informazioni riguardo ai diritti e agli obblighi legali e
contrattuali, i beneficiari dovrebbero fare riferimento all’Accordo di sovvenzione o Decisione,
al Bando per la presentazione di proposte o alle guide/manuali del programma.
La guida di questo Kit di Informazione Finanziaria comprende otto schede. Ogni scheda si
confronta con un errore specifico, riassume le condizioni minime contrattuali e mette in
guardia su che cosa potrebbe non funzionare. Le schede comprendono suggerimenti per evitare
insidie nella gestione di un contributo. Coprono i seguenti argomenti:
Contabilità,
Gestione della liquidità e gestione bancaria,
Documentazione, registrazione e scritture contabili,
Modifiche all’accordo di sovvenzione,
No profit,
Personale e Gestione del tempo,
Viaggi e soggiorno,
Visite di controllo e audit.
Tutte e otto le schede sono applicabili a progetti basati sulla gestione a budget (sovvenzioni di
azione e di funzionamento). Quattro delle 8 schede - cioè: “Gestione della liquidità e gestione
bancaria”, “Visite di controllo e audit”, “Documentazione, registrazione e scritture contabili” e
“Modifiche all’accordo di sovvenzione” – sono applicabili esclusivamente a progetti basati sulla
gestione a forfait.
L’Agenzia è interessata a ricevere il parere delle persone che utilizzano il Kit di Informazione
Finanziaria. Il Vostro parere potrà aiutare l’Agenzia ad affinare i documenti per il beneficio di
tutti. È possibile inviare la propria opinione al seguente indirizzo: [email protected].
Scheda
01
Education, Audiovisual and Culture Executive Agency – Financial Information Kit
Contabilità
“Una contabilità affidabile è vitale per una solida
rendicontazione e gestione finanziaria”
La contabilità ha due obiettivi fondamentali:
Dimostrare ricavi, costi, attività e passività del progetto ai fini della gestione finanziaria
Fornire i dati necessari per redigere rapporti finanziari accurati.
Per raggiungere questi obiettivi di fondo, la documentazione contabile dev’essere:
Aggiornata
Accurata ed affidabile
Redatta in linea con le corrette procedure, metodi, politiche
rendicontazione.
e
regole
di
Perché?
Rilevazioni contabili affidabili ed aggiornate sono essenziali per dimostrare come il progetto utilizzi
le proprie risorse.
Condizioni minime contrattuali:
(Articoli: “Costi ammissibili, Misure generali riguardanti pagamenti, controlli ed audit”
all’interno delle condizioni generali)
I conti e le spese devono essere facilmente identificabili e verificabili, soprattutto
registrati tra le rilevazioni contabili del beneficiario. Devono essere determinati in
rapporto alle regole di rendicontazione nazionali del paese di riferimento del
beneficiario, nonché in base alle comuni pratiche del beneficiario di analisi dei conti.
Le procedure contabili del beneficiario devono permettere una diretta riconciliazione
tra costi e ricavi dichiarati rispetto al finanziamento europeo in oggetto, con i
corrispondenti giustificativi e documentazioni di supporto (ad esempio chiari
collegamenti tra i costi e lo specifico progetto europeo).
Le condizioni generali degli accordi di sovvenzione comprendono le condizioni per cui i
costi sono ammissibili o non ammissibili. Questa informazione dovrebbe permettere ai
beneficiari di discernere spese ammissibili e non ammissibili tra le proprie rilevazioni
contabili.
Il beneficiario deve permettere all’Agenzia e agli auditors di portare avanti controlli
e audit, oltre che esaminare la documentazione di supporto, rilevazioni contabili e
documentazione fiscale e qualsiasi altro documento importante per il finanziamento del
progetto.
Cosa potrebbe non funzionare?
Il sistema contabile è inadeguato quando non garantisce la riconciliazione con i costi
pertinenti. Per esempio, se non è un sistema a partita doppia.
Non siano stati registrati tutti i costi nel sistema contabile.
Le rilevazioni contabili non siano in linea con i regolamenti contabili generalmente
accettati.
Le rilevazioni contabili non siano registrate in linea con i regolamenti contabili del
beneficiario.
I metodi di conversione della valuta o i tassi di cambio usati siano scorretti.
Suggerimenti di base
1.Use
Usare
tecniche appropriate di registrazione contabile.
1.
prope
• Alcuni principi di base di registrazione contabile:
•
le rilevazioni contabili devono essere a partita doppia (debito/credito)
•
le rilevazioni contabili devono essere fondate su un vero e proprio piano dei
conti
•
I metodi usati devono garantire che, una volta inserita una registrazione
contabile, non possa più essere alterata.
•
Il contabile di progetto deve essere competente, formato ed esperto di
contabilità.
• É preferibile utilizzare software contabili. Le applicazioni di fogli di calcolo non sono
create per rilevazioni contabili a partita doppia; i fogli di calcolo possono essere
facilmente modificabili e quindi non rispondono al requisito per cui la partita
contabile non possa essere modificata.
• I beneficiari possono optare per mantenere una contabilità separata specifica per il
progetto, o per includere la contabilità di progetto all’interno del loro sistema di
contabilità. In questo secondo caso, dovrebbero comunque avere un metodo per
provare che la contabilità di progetto sia sempre facilmente identificabile.
2. Le rilevazioni contabili e la relazione finanziaria devono coprire tutti i costi di
progetto, indipendentemente dal fatto che siano stati sostenuti con i finanziamenti
europei, con le risorse interne del beneficiario o con finanziamenti provenienti da
terzi. Il contributo europeo è calcolato come una quota (co-finanziamento) dei costi
ammissibili totali di progetto. L’Agenzia ha il diritto di ispezionare tutte le spese e
non solo la parte coperta dal finanziamento europeo.
3. All’inizio del progetto, i beneficiari della sovvenzione dovrebbero
prestare attenzione alle regole riguardanti il cambio di valuta e quindi
controllare le condizioni contrattuali per:
•
la valuta da utilizzare per stendere le relazioni finanziarie del progetto
(obbligatoriamente Euro)
• le regole da seguire per il cambio della valuta.
I beneficiari di solito registreranno le spese progettuali in valuta locale, ma per la
relazione finanziaria le spese in valuta locale dovranno essere convertite in Euro, in
linea con le condizioni contrattuali. Perdite dovute al cambio estero non sono costi
ammissibili per gli accordi di sovvenzione. Guadagni per il cambio estero di per sé non
saranno recuperati.
“Una contabilità affidabile è vitale per una solida
rendicontazione e gestione finanziaria”
eacea.ec.europa.eu
Scheda
02
Agenzia
Esecutiva
per l’Educazione,
l’Audiovisivo
e la Cultura
– Kit–diFinancial
Informazione
FinanziariaKit
Education,
Audiovisual
and Culture
Executive
Agency
Information
Gestione della liquidità
e gestione bancaria
“La liquidità deve essere al sicuro e i trasferimenti
elettronici di denaro usati in modo appropriato”
Il finanziamento europeo è di estrema importanza in quanto permette ai beneficiari di portare
avanti il progetto.
Perché?
Una buona gestione finanziaria è un punto critico per i progetti sovvenzionati. L’Agenzia
vorrà essere messa al corrente delle modalità con cui i finanziamenti europei siano stati
usati.
Condizioni minime contrattuali:
(Articoli: Misure generali sui pagamenti all’interno delle condizioni generali e delle condizioni
specifiche dei conti bancari)
I beneficiari devono prendere in considerazione l’uso di conti bancari specifici, dedicati
al progetto. Un conto bancario dedicato permette al progetto di centralizzare l’intero
finanziamento del progetto in un unico conto bancario, usato esclusivamente per il
progetto specifico.
Cosa potrebbe non funzionare?
Il contante non sia usato in modo appropriato
I finanziamenti non siano ricevuti dal destinatario designato
I finanziamenti europei erogati dall’Agenzia siano utilizzati per pagare cose diverse
dal progetto
Siano redatti vouchers di pagamento non autorizzati
Diventa impossibile affermare quanto interesse sia stato generato con il prefinanziamento.
Suggerimenti di base
I beneficiari devono assolutamente prendere in considerazione l’utilizzo di conti bancari
specifici, dedicati al progetto. Un conto bancario dedicato permette al progetto di
concentrare l’intero finanziamento in un unico conto, utilizzato esclusivamente per il
progetto specifico.
Ciò può avere diversi vantaggi:
• permette di identificare in modo chiaro i finanziamenti, la loro provenienza ed il loro
utilizzo
• permette ai finanziamenti europei di rimanere separati da altri finanziamenti e
rende più agevole l’identificazione dei (possibili) interessi generati dal prefinanziamento.
• agevola controlli ed eventuali riconciliazioni.
• minimizza il rischio che i fondi utilizzati per finanziare il progetto siano utilizzati
per finanziare altre attività.
• in termini di co-finanziamento, aiuta a dimostrare che tutti i partner abbiano fornito il
contributo concordato e che tale contributo sia stato utilizzato per il progetto.
Ai beneficiari è fortemente raccomandato di ridurre al minimo indispensabile l’uso di
denaro di cassa e di transazioni con denaro contante e di pagare tramite bonifici bancari
il più possibile per facilitarne la tracciabilità.
I bonifici bancari offrono diversi vantaggi rispetto ad altri metodi di
pagamento:
• Danno la possibilità di avere due firme per un pagamento (separazione di
responsabilità)
• Riducono il rischio di furto
• Danno la sicurezza che il pagamento raggiunga il corretto destinatario, a fronte di
un corretto controllo del conto bancario
• Assicurano la tracciabilità dei finanziamenti grazie agli estratti conto.
“La liquidità deve essere al sicuro e i
trasferimenti elettronici di denaro usati in
modo
appropriato,
altrimenti
l’intero
progetto
può
essere
a
rischio!”
eacea.ec.europa.eu
Scheda
03
Education,
Audiovisual
and Culture
Executive
Financial
Information
Kit
Agenzia Esecutiva
per l’Educazione,
l’Audiovisivo
e laAgency
Cultura –– Kit
di Informazione
Finanziaria
Documentazione, registrazione
e scritture contabili
“Spesa non documentata, non è ammissibile!”
Per il beneficiario, è di vitale importanza mantenere una registrazione chiara della
documentazione inerente al progetto. Una documentazione adeguata è necessaria per
dimostrare che i costi dichiarati rientrino nelle condizioni dell’accordo di sovvenzione.
Approssimativamente, il 30 - 40% delle problematiche sollevate dall’Agenzia durante audit,
relative al finanziamento dei progetti, riguarda scritture contabili non adeguate.
Perché?
Se il beneficiario non può provare con adeguata documentazione che i finanziamenti siano
stati utilizzati in linea con le disposizioni dell’accordo di sovvenzione, l’agenzia può
richiedere indietro le spese non comprovate.
Condizioni minime contrattuali per sovvenzioni basate sul budget:
(Articoli: “Costi ammissibili, controlli e audit e chiusura dell’accordo” dalle condizioni generali)
per essere ammissibili, i costi devono essere identificabili e verificabili. Dovrebbero essere
registrati nelle registrazioni contabili del beneficiario e determinati in linea con i
regolamenti contabili applicabili rispetto al paese di appartenenza del beneficiario e con
le comuni pratiche del beneficiario di analisi dei costi.
Le procedure contabili dei beneficiari devono permettere una riconciliazione di costi ed
entrate dichiarati per il progetto, che abbiano un’esatta corrispondenza con i documenti
contabili e altra documentazione di supporto.
Il beneficiario deve permettere all’Agenzia e agli auditors di portare avanti controlli
ed audit, oltre che esaminare documentazione di supporto, rilevazioni contabili e
documentazione fiscale e qualsiasi altro documento importante per il finanziamento del
progetto.
Documentazione di supporto e registri devono restare nella sede del beneficiario e devono
essere disponibili per eventuali ispezioni dell’Agenzia e/o di auditors esterni, per un periodo
di 5 anni dopo il saldo finale del progetto.
Condizioni minime contrattuali per sovvenzioni forfettarie:
(Articoli: “Determinazione della sovvenzione finale, controlli e audit e chiusura dell’accordo”
dalle condizioni generali)
I finanziamenti in forma di uno o più somme forfettarie è limitato agli importi riferiti
nell’accordo o nella decisione di sovvenzione. Il finanziamento forfettario, in termini
proporzionali rispetto a costi unitari, è determinato dall’applicazione di formule fornite
nell’accordo di sovvenzione, sulla base dell’implementazione reale dell’azione e dei
massimali definiti.
Se le condizioni specifiche o i motivi che stanno alla base della concessione del contributo
(es: pagamenti forfettari in un’unica o più soluzioni, in termini proporzionali rispetto a costi
unitari) così come definiti nell’accordo di sovvenzione/decisione non sono rispettati, o sono
rispettati solo parzialmente, nel completamento dell’azione, l’Agenzia può ritirare o ridurre il
proprio contributo, nella misura in cui le condizioni e i presupposti per il contributo siano
stati rispettati.
Documentazione di supporto e registri devono restare nella sede del beneficiario e devono
essere disponibili per eventuali ispezioni dell’Agenzia e/o di auditors esterni, per un periodo
di 5 anni dopo il saldo finale del progetto.
Cosa potrebbe non funzionare?
Alcuni documenti non siano redatti o registrati.
I documenti registrati non offrano abbastanza evidenza del fatto che le condizioni contrattuali
siano state soddisfatte.
La documentazione di progetto registrata non sia recuperabile successivamente.
La documentazione di progetto sia stata messa da parte troppo presto.
Siano forniti documenti falsi. In questo caso, l ’ Agenzia può terminare l’accordo/
decisione con il beneficiario e richiedere all’Ufficio Anti-Frode (OLAF) di portare avanti
ulteriori investigazioni.
Suggerimenti di base
I beneficiari sono invitati a tenere un'ampia documentazione, ben al di sopra dei
requisiti minimi definiti nell’accordo di sovvenzione
• È obbligatorio mantenere gli originali. Un documento originale è più affidabile di
una copia, in quanto è difficile da modificare e offre una migliore protezione contro
la doppia registrazione della stessa spesa.
• Un documento ufficiale e formale è più affidabile rispetto ad uno non ufficiale. Per
esempio, un estratto conto bancario ufficiale per un bonifico offre una prova più
affidabile rispetto al giustificativo di un pagamento in contanti redatto dall’ufficio
contabile del beneficiario .
• I pagamenti in contanti dovrebbero essere limitati a piccole transazioni (es. fondo
cassa per piccole spese).
• La documentazione di progetto deve provare che le spese siano state
effettivamente sostenute. Per esempio, la fattura di un fornitore può dimostrare
che fossero dovuti soldi del progetto al fornitore, ma non prova il fatto che il
beneficiario abbia accettato le merci e pagato per i beni o i servizi in questione.
Può essere necessario mantenere la fattura del fornitore e la bolla di consegna e la
dichiarazione della banca (o ricevuta) che dimostrino che il pagamento sia stato
effettuato
• Utilizzare un semplice sistema di riferimento e di numerazione che possano seguire
facilmente anche le persone che non hanno familiarità con il progetto. Assicurarsi
che il sistema consenta di trovare i documenti in modo facile e rapido.
• Raccogliere la documentazione durante l’implementazione del progetto e non alla
fine del progetto una volta concluso .
• Archiviare fisicamente la documentazione in modo ordinato
• Assicurarsi che i documenti siano fisicamente protetti e che non si possano
deteriorare durante l’archiviazione o il trasporto.
“Spesa non documentata, non è ammissibile!”
eacea.ec.europa.eu
Agenzia Esecutiva per l’Educazione, l’Audiovisivo e la Cultura – Kitinancial
di Informazione
Finanziaria
Information
Kit
Scheda
04
Modifiche all’accordo di
sovvenzione
“L’Agenzia deve essere informata in tempo utile dei
cambiamenti all’accordo di sovvenzione”
L'Agenzia può accettare modifiche al progetto (durata, conto corrente bancario, etc.), nonché
al budget iniziale, a condizione che siano debitamente giustificate. La possibilità di apportare
modifiche al budget può essere fatto solo su progetti basati sul budget.
Perché?
Se il beneficiario non richiede una modifica in tempo utile e non riceve l’accordo necessario
da parte dell'Agenzia, il progetto rischia di incorrere in costi che siano considerati
inammissibili.
Aspetti cruciali di modifiche comprendono:
La necessità di presentare valide motivazioni per le modifiche
Il fatto che l'Agenzia possa approvare o respingere le modifiche richieste
La decisione dell'Agenzia sarà comunicata al beneficiario per iscritto.
Condizioni minime contrattuali:
(Articoli: Accordi supplementari delle condizioni generali e finanziamento dell’azione dalle
condizioni specifiche)
Il beneficiario si impegna a fare domanda di modifica per iscritto in tempo utile prima di
quando si preveda che questo entri in vigore.
modifiche basilari al budget non saranno accettate in quanto ciò potrebbe rimettere in
discussione la decisione di concedere la sovvenzione.
Per le spese approvate nel bilancio di previsione, un certo margine percentuale della linea
di bilancio specifica è accettata senza modifica scritta formale, a seconda del programma
o azione in questione.
Cosa potrebbe non funzionare?
Il beneficiario della sovvenzione non mandi una richiesta scritta formale e continui a
portare avanti il progetto pensando che si tratti solo di una piccolo modifica
Modifiche di budget non siano state richieste prima che abbiano effetto.
Costi al di fuori dei limiti di budget, senza aver ricevuto precedentemente approvazione
.
Suggerimenti di base
• Assicurarsi che le modifiche al bilancio preventivo originariamente approvato siano
state richieste per iscritto prima della loro attuazione e, in ogni caso, almeno un
mese prima della fine del periodo di ammissibilità. Assicurarsi che i costi dichiarati
nelle dichiarazioni di spesa e nelle relazioni finanziarie siano stati approvati
dall'Agenzia prima di essere sostenuti.
• I costi retroattivi non saranno accettati. L’Agenzia non li considererà come costi
ammissibili a meno che siano stati pianificati nel budget preventivo insieme alla
proposta progettuale, e non siano stati debitamente accettati nell’accordo di
sovvenzione, inteso come l’accordo iniziale e qualsiasi modifica/amendment
successivo.
“L’Agenzia deve essere informata dei cambiamenti
all’accordo di sovvenzione in tempo utile e per iscritto,
in modo tale da acconsentire o meno ai cambiamenti,
prima che questi abbiano effetto”
eacea.ec.europa.eu
05
No-profit
Scheda
Agenzia Esecutiva
per l’Educazione,
l’Audiovisivo
e laAgency
Cultura –– Kit
di Informazione
Finanziaria
Education,
Audiovisual
and Culture
Executive
Financ
ial Information
Kit
“Tutte le sovvenzioni sono limitate all’ammontare
necessario per bilanciare i costi e ricavi del progetto”
Il principio del no-profit si applica sia a sovvenzioni di azioni che di funzionamento.
Tuttavia, si tratta di ben più di una semplice preoccupazione per le sovvenzioni di
funzionamento. Questa guida si focalizza sull’ambito del funzionamento.
Perché?
Un malinteso di questo principio potrebbe portare alla presentazione di una scorretta
richiesta di pagamento del saldo. È essenziale sapere che, in caso di eccedenza delle entrate
totali rispetto alle spese totali, l'Agenzia riduce la concessione di un importo equivalente al
surplus del budget. No-profit è un concetto critico nelle sovvenzioni di funzionamento.
Condizioni minime contrattuali:
(Articoli: “Determinazione della sovvenzione finale” dalle condizioni generali)
Il saldo finale è erogato sulla base dei documenti inviati con la domanda di pagamento del
saldo stesso.
La sovvenzione è limitata all'importo necessario per equilibrare le entrate e le spese.
La sovvenzione non può in alcun caso generare un surplus di entrate (profitto) per
l'organizzazione.
Cosa potrebbe non funzionare?
Siano fornite informazioni finanziarie sulla base di conti annuali incompleti.
La descrizione del profitto per le sovvenzioni di funzionamento è basata sul fatturato
economico e/o sul conto economico. Nelle sovvenzioni di funzionamento il profitto è
inteso come qualsiasi eccedenza tra il totale effettivo delle entrate confrontato con il
totale dei costi effettivi.
Se la contabilità annuale è troppo generica, è poi difficile collegare i costi alle attività
specifiche e così si può dare origine al rifiuto di alcuni costi.
La contabilità annuale non sia certificata da un auditor indipendente o da una figura
equivalente per la pubblica amministrazione.
La sovvenzione di funzionamento sia usata:
Quale accantonamento per perdite o potenziali passività future
Interamente o in parte per coprire debiti o perdite operative
Per rispondere ad altri requisiti o implicazioni legali
Per coprire le attività non permanenti non previste nel programma di lavoro.
Suggerimenti di base
1. Cose da ricordare prima di presentare la relazione finanziaria all'Agenzia:
• Verificare che il finanziamento sia utilizzato esclusivamente per svolgere attività
del programma di lavoro per cui è stata assegnata la sovvenzione di funzionamento
(fedele aderenza al programma di lavoro).
• Verificare gli importi della spesa totale effettiva e delle entrate totali effettive.
Questi devono corrispondere agli importi riportati nella contabilità annuale e
rientrare nelle categorie indicate nel bilancio di previsione.
•
Controllare se ci sia un surplus dell’effettivo fatturato operativo totale (incasso
lordo) oltre l’effettiva spesa operativa totale.
• Controllare se l'organizzazione beneficiaria sia in perdita o abbia debiti. Tali costi
devono essere coperti da altre fonti di reddito e non dalla sovvenzione.
• I costi non ammissibile devono essere sempre coperti da risorse esterne all’Agenzia.
2. La sovvenzione di funzionamento non è destinata ad essere utilizzata per
compensare una cattiva gestione finanziaria precedente, come compensazione
delle perdite o debiti degli anni precedenti. Se ben comprovate, da parte del
beneficiario della sovvenzione, le perdite di esercizi precedenti possono essere
coperte da altre fonti di reddito rispetto alla sovvenzione di funzionamento.
“Tutte le sovvenzioni sono limitate all'importo
necessario a bilanciare entrate e spese del
progetto. Un contributo non può, in nessun caso,
generare un profitto ”
eacea.ec.europa.eu
06
Scheda
Agenzia Esecutiva
per l’Educazione,
l’Audiovisivo
e laaAgency
Cultura
–– Kit
di Informazione
Finanziaria
Education,
udiovisual
isual and
nd
Culture
Executive
Audiov
Culture
Executive
Education,
Audiovisual
andACulture
Executive
Financial
Information
Kit
Agency – FinancialFinancial Information
Information KitKit
Agency
Personale e
Gestione del tempo
“Il personale è un costo significativo che deve essere
controllato in modo appropriato”
Le risorse umane sono uno dei costi maggiori per molti progetti, è quindi essenziale
controllare e contabilizzare tali costi in modo appropriato.
Gli aspetti critici dei costi del personale comprendono:
Un calcolo adeguato di pagamento e conformità alla regole nazionali relative alla previdenza sociale
e ad essa correlate
Adeguati contratti dello staff
Adeguati sistemi di attribuzione ai progetti dei costi staff
Adeguati controlli delle presenze
Valide pratiche retributive.
Condizioni minime contrattuali:
(Articoli: Costi ammissibili delle Condizioni Generali)
Le spese ammissibili per il personale sono definite come “I costi diretti del personale
assegnato all’azione, compresi gli stipendi reali più i contributi previdenziali e altri
oneri di legge compresi nella remunerazione, sempre che non eccedano dai valori
medi in linea con le abituali pratiche remunerative del beneficiario”.
Per essere ammissibili, i costi devono essere in regola con le condizioni imposte dalla
legislazione in termini di tassazione e di previdenza sociale.
Per essere ammissibili, i costi devono essere ragionevoli, giustificati e devono essere in regola
con i requisiti di un’amministrazione finanziaria virtuosa, in particolare in termini di
economicità ed efficienza.
Cosa potrebbe non funzionare?
É impossibile dimostrare quanto tempo lo staff abbia speso sul progetto.
Il tempo dichiarato dal personale sui propri timesheet non è dimostrabile né affidabile
I costi effettivi degli stipendi non siano stati definiti in modo corretto o l’importo non sia
stato sovvenzionato
Le disposizioni rilevanti per la previdenza sociale e/o i regolamenti nazionali relativi
all’impiego o alla legislazione fiscale non siano stati rispettati.
Siano caricate sul progetto diarie (giornaliere o altro), retribuite al personale, non dovute
o non-giustificate.
Suggerimenti di base
1. I beneficiari sono invitati ad utilizzare timesheets per la
gestione del tempo, anche se non richiesti dalle
condizioni contrattuali.
1. Beneficiar
if this is n
Un sistema di timesheet efficiente può aiutare a raggiungere diversi obiettivi importanti:
• Distribuzione dei costi del personale sul progetto, in linea con la quantità di tempo
speso effettivamente sul progetto.
• Assegnazione del lavoro all’attività progettuale appropriata.
• Documentazione del lavoro del personale nel progetto.
Misure appropriate per rendere più efficiente il sistema di timesheet comprendono:
•
Organizzare i timesheets in modo tale che chi svolge il lavoro li compili
direttamente e gli sia riconosciuta la responsabilità per il proprio apporto.
• Richiedere al personale di progetto di presentare i propri timesheets
non più tardi di uno o due giorni dopo la fine del periodo indicato nei
timesheet. Tenere monitorata questa scadenza, in modo tale da
garantirne l’affidabilità.
•
Rendere la scadenza dei timesheet piuttosto frequente (al massimo
mensile).
• Stabilire un format standardizzato dei timeshetts, che sia usato da tutto il
personale.
• Avere revisioni ed approvazioni dei timesheets dai diretti superiori.
• Una volta che il timesheet sia stato compilato ed approvato, il personale
dovrebbe non essere più in grado di apportare modifiche.
• Se una persona lavora su diversi progetti contemporaneamente, mantenere
una supervisione del tempo speso da ogni persona sui diversi progetti, che
dovrebbe avere corrispondenza con il tempo totale da lei lavorato. Tale
pratica dovrebbe assicurare che lo stesso tempo non sia caricato due volte.
2. Il pagamento di spese, oneri e remunerazioni dovrebbe essere commisurato con
rimborsi ragionevoli
I beneficiari devono prendere in considerazione i seguenti punti:
• Per viaggio e soggiorno, ricordarsi che le quote pubblicate dalla Commissione
Europea corrispondo ai massimi ammontari ammissibili. I beneficiari possono pagare
importi minori, per esempio per viaggiare in parti del paese più economiche, o se i
costi effettivi sono più bassi.
• Per la diaria di formazione, fissare il valore della diaria ad un livello compatibile
con un ragionevole rimborso spese. Documentare la base per fissare la diaria.
Evitare il pagamento di “remunerazioni” per partecipare a corsi di formazione.
3. I beneficiari dovrebbero informare il personale della data di inizio e di fine del
periodo di implementazione del progetto, che è l'unico periodo durante cui
questi possono lavorare al progetto.
4. I beneficiari sono incoraggiati a tenere traccia con una sufficiente documentazione, che
dimostri la conformità con le normative nazionali previdenziali e fiscali, ad esempio:
• Contratti d’impiego redatti correttamente
• Libri paga che dimostrino che gli importio lordi e netti abbiano corrispondenza
individualmente per il personale e per l’ente nel suo complesso.
• Resi presentati alle autorità nazionali, riguardanti tasse previdenziali ed accantonamenti,
riconciliati con i libri paga, e prove di pagamenti fatti alle autorità.
“Il
personale
è
un
costo
seacea.ec.europa.eu
Scheda
07
Agenzia Esecutiva
per l’Educazione,
l’Audiovisivo
e
Cultura –– Kit
di Informazione
Finanziaria
Education,
Audiovisual
and Culture
Executive
velaAgency
Financial
Information
Kit
Viaggi e soggiorno
“Assicurarsi che viaggi e soggiorno
siano adeguatamente
documentati”
Le spese di viaggio possono costituire un costo importante. E 'essenziale verificare
e giustificare i costi collegati.
Perché?
È essenziale mantenere la documentazione di supporto relativa a spese di viaggio e di soggiorno.
Senza un'adeguata documentazione di supporto, i costi possono essere considerati inammissibili.
Condizioni minime contrattuali:
(Articoli: Costi ammissibili delle Condizioni Generali)
I costi sono sostenuti durante il periodo di ammissibilità specificato nell’Accordo di
sovvenzione / decisione.
Sono indicati nel bilancio complessivo stimato del progetto.
Sono necessari, verificabili ed identificabili dai corrispondenti rendiconti finanziari e
dalle scritture contabili.
Sono ragionevoli, giustificati e prudenti.
Sono in linea con le pratiche abituali del beneficiario per le spese di viaggio e di soggiorno
o non superano le tabelle approvate annualmente dall'Agenzia.
Cosa potrebbe non funzionare?
La segnalazione di spese di viaggio e di soggiorno che non si riferiscano e/o non siano
necessari per il progetto.
Una non sufficiente documentazione a supporto.
Utilizzo di tabelle non corrette (importante prestare attenzione e verificare le line guida
appropriate per la linea di finanziamento specifica) o di diarie per viaggio e soggiorno più alte
dei massimali concessi dalla Commissione Europea. Dovrebbe essere utilizzata l’abituale
politica di retribuzione.
Rendicontazione di costi di viaggio e soggiorno dei subappaltatori (tali costi dovrebbero
rientrare nell’importo totale della parcella di subappalto).
Costi non registrati nel sistema contabile.
Uso improprio o uso antieconomico dei trasporti (ad esempio tariffe di prima classe).
Suggerimenti di base
1. Beneficiari
1. I beneficiari sono caldamente
documentazione di supporto:
invitati
a
tenere
un'ampia
a. Travel:
a.
Viaggio:orBiglietti aerei originali o fatture degli agenti di viaggio e carte d'imbarco ,
biglietti bus / treno e ricevute di taxi
b. Soggiorno: I dettagli delle diarie dichiarate (comprese le date e le finalità delle
visite effettuate )
Oltre alla documentazione di supporto, misure appropriate per mantenere
efficacemente il controllo sulle spese di viaggio e soggiorno comprendono:
• La creazione di un modulo di richiesta di viaggio che comprenda le informazioni sul
motivo del viaggio e il budget che deve essere approvato da un responsabile che dia
l’autorizzazione prima che il viaggio abbia luogo.
.
• Creazione di un modello di documentazione del viaggio comprensivo dei dettagli del
viaggio come date, orari e motivi del viaggio (es: relatore ad una conferenza,
riunione di coordinamento con i partner di progetto, etc.).
• Creazione di un modulo di rimborso spese di viaggio per la dichiarazione di tutte le
spese di viaggio effettivamente sostenute; es biglietti originali di viaggio e ricevute,
carte di imbarco, fatture di alberghi, ricevute dei pasti, etc. Le note spese devono
essere approvate da una persona autorizzata all'interno dell'organizzazione del
beneficiario.
2. I beneficiari dovrebbero anche prendere in considerazione quanto segue:
•
Chiarire le pratiche interne per il pagamento/rimborso delle spese di viaggio e di
soggiorno, che siano in linea con la politica abituale di remunerazione.
• Allinearsi coerentemente con le pratiche abituali dell’organizzazione, che gestisca i
costi/rimborsi di viaggio e soggiorno, dal momento che non si possono creare nuove
regole appositamente per la gestione di progetti europei.
• Per le indennità di viaggio e di soggiorno , ricordarsi che gli importi pubblicati dalla
Commissione Europea sono i massimali. I beneficiari possono sempre pagare importi
inferiori, per esempio se i viaggi sono in parti più economiche del paese, o quando i
costi effettivi sono più bassi e in linea con la politica di retribuzione normale. Nel
caso in cui le indennità reali siano superiori ai valori pubblicati dai massimali, la
parte eccedente sarà considerata da parte dell'Agenzia come un costo
inammissibile.
•
Conservare tutte le fatture e i giustificativi, ricevute di pagamento e di rimborso,
anche nel caso di rimborso su base forfettaria.
• Per le indennità di viaggio, conservare la documentazione necessaria a
dimostrazione dell’avvenuto viaggio (ordini di viaggio, relazioni, fatture di agenzia
di viaggio, carte d'imbarco per viaggi internazionali, copie delle fatture d'albergo
che mostrino le date di arrivo e partenza, etc.).
• Tenere raccolta la documentazione di supporto, rilevante per dimostrare che il viaggio si
sia svolto, in linea con un piano di lavoro iniziale , e nell'interesse del progetto.
“Assicurarsi che viaggi e soggiorno siano
adeguatamente documentati”
eacea.ec.europa.eu
08
Visite di controllo & audit
Scheda
Agenzia Esecutiva
per l’Educazione,
l’Audiovisivo
e laAgency
Cultura –– Kit
di Informazione
Finanziaria
Education,
Audiovisual
and Culture
Executive
Financial
Information
Kit
“Raccogliere e mantenere un’appropriata ed
esaustiva documentazione finanziaria del progetto”
I progetti finanziati dall'UE possono essere
verificati e/o controllati finanziariamente nei seguenti modi:
Controlli in remoto/revisioni da parte dell'Agenzia
Monitoraggio e visite di controllo in loco da parte dell'Agenzia
Audit da parte di auditors esterni all'Agenzia
Audit da parte della Corte dei conti europea (CCE).
Aspetti critici delle visite di controllo comprendono:
Verifica che il finanziamento sia stato utilizzato solo per attività collegate al progetto.
Controllo che i costi siano ammissibili, sostenuti e registrati in conformità con le norme e gli
obblighi pertinenti (conformità con le norme finanziarie, con le condizioni generali e
specifiche dell’accordo di sovvenzione/decisioni).
Verifica che i costi siano supportati da un’adeguata documentazione giustificativa e che gli importi possano
essere ricondotti ai conti e ai sistemi contabili dell'organizzazione.
Controllo che i costi riportati siano corretti.
Verifica che le attività abbiano avuto luogo e/o i risultati siano stati prodotti.
Condizioni minime contrattuali:
(Articoli: Controlli e audit dalle Condizioni Generali)
Il beneficiario si impegna a fornire ogni informazione dettagliata richiesta da parte
dell'Agenzia, o da qualsiasi altro ente autorizzato (auditors esterni o Corte dei conti)
in qualsiasi momento durante il periodo di attuazione e fino a 5 anni dalla data del
pagamento finale.
Il beneficiario conserva i documenti originali o, in casi eccezionali e motivati, copie
certificate dei documenti originali, relative all’accordo di sovvenzione/decisione per un
periodo di 5 anni dalla data del pagamento finale.
Cosa potrebbe non funzionare?
Sia impossibile dimostrare quanto tempo il personale abbia lavorato al progetto.
Il tempo riportato dal personale sui timesheet non sia affidabile.
I costi effettivi non siano supportati correttamente con idonea documentazione.
Le norme contabili pertinenti non siano rispettate.
Siano state seguite norme non corrette relative ai subappalti.
Siano state pagate al personale e imputate al progetto indebite e ingiustificate indennità (per diem e
altre).
.
Suggerimenti di base
1. I beneficiari sono informati con largo anticipo per iscritto sulle
1. Beneficiar
pratiche dei sistemi di controllo e di audit. I beneficiari devono,
relating to
to start prquindi, preparare per la visita:
• Mettere insieme e raccogliere un file finanziario completo con tutta la
documentazione di supporto pertinente in originale, come : contratti, rettifiche,
fatture, giustificativi, contratti di impiego, timesheets, gare d'appalto, contratti di
subappalto, estratti conto bancari, registri contabili e altri documenti a sostegno
dei costi dichiarati. Tenere anche dettagli dello status giuridico, certificazione IVA,
norme e procedure interne e informazioni sulla struttura organizzativa.
• Presentare all’auditor la dichiarazione dettagliata dei costi e/o relazione finanziaria
che sia coerente con il budget e con i documenti contabili originali.
• Assicurarsi che tutte le fonti di finanziamento (entrate) siano incluse nel file
Per ulteriori informazioni, vedere la checklist ‘Documentazione richiesta dagli auditors’
in allegato.
2. I beneficiari sono informati per iscritto riguardo ai risultati dopo le visite di
controllo e di audit:
• I beneficiari sono invitati a commentare le osservazioni presentate in una relazione
di audit o di controllo (cosiddetta procedura avversa).
• Dopo la scadenza dell tempo stabilito, l'Agenzia conclude il processo di audit con:
•
•
•
•
un pagamento supplementare al beneficiario
una richiesta di rimborso dei fondi già erogati
formulazione di raccomandazioni di miglioramento per la gestione del progetto
conclusione dell’audit senza la necessità di alcuna azione ulteriore.
• Se i fondi sono rimborsate , il beneficiario riceverà una nota di addebito.
• La nota di addebito contiene informazioni su : l'importo da rimborsare , le
coordinate bancarie e il termine per il pagamento.
• Se il pagamento non sarà effettuato entro la scadenza, si aggiungeranno interessi di
mora alla somma dovuta.
• L' importo da ripagare potrebbe essere compensato con un pagamento nell'ambito di
altri progetti europei in corso, dello stesso beneficiario.
.
“Più il beneficiario investe nel mantenere una
documentazione finanziaria di progetto esaustiva ed
appropriata, meglio è preparato per affrontare visite
di controllo e audit”
eacea.ec.europa.eu
Allegato 1
Scheda
08
Agenzia Esecutiva
per l’Educazione,
l’Audiovisivo
e la Agency
Cultura ––Kit
di Informazione
Finanziaria
Financial
Education,
Audiovisual
and Culture
Executive
Financial
Information
Kit
Information KitKit
Information
Check list
Questa lista indica i documenti che gli auditors potrebbero richiedere
all’organizzazione durante la visita di controllo. A seconda del tipo di organizzazione e del
tipo di accordo, è possibile che non tutti i documenti siano richiesti.
DOCUMENTI RICHIESTI DAGLI AUDITORS
Al fine di agevolare il completamento dell’audit sarà richiesto di raccogliere la seguente
documentazione prima della riunione di inizio:
1.
Copia dell’accordo di sovvenzione/decisione,
condizionali/aggiunte all'accordo/decisione (se del caso).
più
eventuali
clausole
2. Tutte le relazioni finanziarie presentate all’Agenzia insieme a qualsiasi documento di supporto
in formato cartaceo ed elettronico (se posseduti in formato Excel o Word devono essere
inviati via email prima dell’audit).
3. Tutte le relazioni di attività presentate all'Agenzia.
4. Documenti di candidatura per la richiesta di sovvenzione all'Agenzia, ad esempio moduli
di domanda e richiesta di sovvenzione.
5. Dettagli dello status legale dell'organizzazione.
6. Dettagli della struttura organizzativa del proprio ente (ad esempio Organigramma) più
una breve descrizione del lavoro svolto da tutte le persone che lavorano sul progetto.
7. Un elenco dei firmatari del conto bancario utilizzato per il progetto.
8. Chiarimento della posizione IVA dell'ente e se l'IVA sia caricata sulle spese di progetto.
9. Storico delle revisioni – chiaro legame tra la somma degli importi richiesti per voce di
costo nei Rapporti Finanziari richiesti all’Agenzia, la contabilità e la documentazione di
supporto. Non è compito degli auditors far amalgamare uno storico delle
revisioni che non abbia corrispondenza con i Rapporti Finanziari mandati
all’Agenzia.
10. Libro mastro per tutta la durata del progetto e nome del software usato per la
contabilità.
11. Qualsiasi valutazione o relazione di audit esterni relativi al progetto.
12. Una spiegazione delle procedure in atto per gestire le spese del progetto (es. bolla di
acquisto, ricevuta o fattura, autorizzazione di pagamento, registrazione dell’importo nei
libri contabili) – si prega di fornire stampe di qualsiasi altro centro di costo utilizzato per
il progetto.
13. Corrispondenza relativa all’accordo di sovvenzione/decisione e pertinente per l’audit
finanziario.
14. Estratti conto usati per il pagamento delle spese di progetto e la ricevuta di
finanziamenti UE ricevuti da parte dell'Agenzia. Ci sarà bisogno di tracciare un campione
delle spese dichiarate, attraverso gli estratti conto, per dimostrare che i pagamenti siano
stati effettuati.
15. Dettagli dei tassi di cambio utilizzati per la conversione delle spese in Euro.
16. Dettagli di interessi bancari maturati sui fondi versati dall'Agenzia.
17. Elenco dei progetti finanziati dall'UE per gli ultimi cinque anni.
Education,
Audiovisual and Culture Executive Agency – FinancialFinancial
Information Kit
18. Dettagli di eventuali problemi noti insorti nel progetto, rilevanti
per
l’audit
finanziario. KitKit
Information
Information
19. Regolamenti interni (se presenti) su viaggi e soggiorno.
DOCUMENTAZIONE A SUPPORTO DEI COSTI SOSTENUTI
20. Personale e Assistenza
Personale
a. Timesheets autorizzati per ciascun membro del personale/esperto per il lavoro svolto
sul progetto
b. Calcolo della tariffa giornaliera o oraria per i dipendenti secondo quanto dichiarato
nella Relazione finanziaria
c. Accesso ai libri paga per poter confrontare i costi unitari rendicontati con gli stipendi effettivi,
usando documenti come le buste paga e i contratti d’impiego
d. Descrizioni del lavoro svolto da ogni persona
e. Dichiarazione fiscale dello stipendio annuale, se applicabile
f. Registro del personale
g. Prove dell’abituale politica di remunerazione.
Se il beneficiario non è in grado di fornire timesheets o giustificativi equivalenti del
tempo lavorato sul progetto, l'intero importo richiesto per il dipendente può essere
dichiarato inammissibile.
Sub-fornitura
h. Fatture originali a supporto degli onorari richiesti
i. Le descrizioni del lavoro svolto dal personale per conto terzi
j. Contratti con i subappaltatori, documentazione relativa ai bandi di gara.
Onorari
k. Fatture in originale, a supporto delle spese legali e professionali dichiarate.
21. Costi specifici settoriali
Oneri per opzione/diritti
a. Contratti firmati con i proprietari originali dei diritti di pellicola
b. Fatture originali a supporto dei pagamenti effettuati per garantire i diritti di
script/cinematografici.
Altro
c. Fatture di supporto per gli importi richiesti.
22. Viaggi e soggiorno
Viaggi
a. Biglietti aerei originali o fatture di agenzie di viaggio, carte
d'imbarco
b. Ricevute di biglietti di autobus/treno e di taxi
c. Prova dell’abituale pratica di remunerazione.
Soggiorno
d. Dettagli di diarie sostenute (comprese le date e le finalità delle visite effettuate)
e. Prova dell’abituale pratica di remunerazione.
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08
Agenzia Esecutiva per l’Educazione, l’Audiovisivo e la Cultura – Kit di Informazione Finanziaria
Check list
23. Costi indiretti amministrativi
Locali e spese relative
a. Contratti di locazione a supporto della richiesta di spazi ad uso ufficio
b. Fatture telefoniche dichiarate (compresi, laddove applicabili, i dettagli di come le spese telefoniche
siano ripartiti sui progetti)
c. Fatture originali a supporto dei costi di fornitura d’ufficio dichiarati (compresi, laddove
applicabili, i dettagli di come questi costi siano ripartiti sui progetti).
Costi di Assicurazione/Bancari
d . Fatture e accordi a sostegno dei costi di assicurazione dichiarati
e. Informazioni e prove (estratti conto bancari) a supporto di qualsiasi eventuale spesa
bancaria dichiarata.
Materiali di consumo
f . Fatture e calcoli a supporto delle spese dichiarate.
24. Attrezzatura
a. Fatture originali a supporto dei costi dichiarati
b . Calcoli dei costi delle attrezzature dichiarati sulla base dell'ammortamento
c . Dettagli della posizione fisica dei componenti delle attrezzature (Registro di Beni Fissi) .
25. Fonti di reddito (Co - finanziamento e reddito generato dal progetto)
a. Un'analisi dei ricavi co -finanziati (in contanti e / o conferimento in natura) ricevuti,
insieme con i giustificativi bancari per le entrate di cassa ricevute.
b. Un'analisi degli utili del progetto (es da biglietti d’ingresso, vendite di media) insieme con
ricevute bancarie ed altra documentazione di supporto.
Note aggiuntive
Si prega di notare che se il progetto ha avuto dei partners, sarà ispezionata la
documentazione di supporto di tutti i partner del progetto. È responsabilità del beneficiario
ottenere la documentazione da tutti i partner del progetto . Si consiglia che ogni partner
mantenga le proprie copie originali e registri le operazioni nella propria contabilità e che
una serie completa di copie autenticate di tutti i documenti giustificativi sia consegnata dai
partners al leader beneficiario/coordinatore.
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