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ARXivar - Information & Process Management
Non basta archiviare:
oggi è necessario gestire le informazioni
Alcuni numeri
Il 20% del tempo degli
impiegati e usato per gestire i
documenti.
Il 40% dei documenti viene
copiato almeno 3/4 volte.
Il 7% dei documenti non si
riescono più a reperire.
Il 20% dei documenti non sono
disponibili quando servono.
L'80% dei documenti
archiviati non vengono mai
utilizzati. Di questi, la maggior
parte dell'azienda ne ignora
l'esistenza e quindi vengono
ricreati.
Per ogni fax inviato perdiamo 7
minuti.
ARXivar è uno strumento di gestione delle informazioni intese come
qualsiasi documento elettronico o analogico che rappresenti un valore
competitivo per l'azienda.
Le informazioni si dicono "strutturate" quando possono essere archiviate o gestite in maniera autonoma dal sistema informativo, sono
definite invece "de-strutturate" o "parzialmente strutturate" quando
devono essere in parte o in toto indicizzate dall'operatore.
ARXivar interviene nella gestione e nell'organizzazione del patrimonio
non strutturato delle informazioni e collegando la parte strutturata a
quella de-strutturata, liberando gli utenti da tutte le attività a NON
VALORE AGGIUNTO.
ARXivar
Un moderno sistema di gestione documentale deve pertanto permettere in maniera semplice ed intuitiva:
• Cattura dalle sorgenti informative aziendali
• Archiviazione
• Documenti elettronici
• Documenti cartacei
• Ricerca e consultazione
• Ricerca Full text
Una volta che l'informazione è archiviata deve mettere a disposizione
una serie di strumenti di semplice gestione e comunicazione
• Gestione attiva delle informazioni
• Fascicoli e pratiche
• Relazioni e associazioni
• Multicanalità (email, Fax, etc.)
• Teamwork/Collaboration
Ma questo rappresenta solo l'inizio, il punto di partenza su cui innestare un motore di gestione delle informazioni proattivo, cioè che permette di muovere l'informazione attraverso un percorso prestabilito ed insieme flessibile di operazioni
e utenti. In modo graduale e' possibile gestire uno dopo l'altro i processi piu' critici e integrarli con l'organizzazione
funzionale esistente:
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Procedure standard
Definizione dei tempi
Verifica e controllo
Gestione delle eccezioni
Semplificazione dei processi
Client su piattaforma Microsoft Windows
I vantaggi di ARXivar
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Completezza di soluzione (copre a 360°
qualunque esigenza documentale)
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Modularità e scalabilità
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Semplicità d’uso (grazie ad una
interfaccia standard ed intuibile)
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Tempi di avviamento rapidi
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Italiano
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Prodotto da una società specializzata
unicamente su tematiche di gestione
documentale/workflow
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Tecnologicamente all’avanguardia
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Estrema attenzione alla sicurezza dei
dati e documenti
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Basato su Standard tecnologici ed
estremamente interoperabile con altri
software mediante i servizi WCF
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Integrazioni con tutti i principali
software di mercato
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Ottimo rapporto prezzo/prestazioni
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Notevole parco installato e referenze
importanti
Piena funzionalità per utenti collegati da remoto
Gestione Documentale
ARXivar è una piattaforma per la gestione delle informazioni aziendali.
Vi permette di archiviare in un unico sistema qualunque tipo di informazione: documenti di Office, mail, fax, file, documenti cartacei, disegni, film, musica, immagini, spool di stampa ecc.
Vi permette di gestire la sicurezza, il flusso dei processi (workflow), la
distribuzione, la firma digitale. Pubblicare i documenti sul WEB, organizzarli, associarli tra di loro per formare una pratica e molto altro
ancora. Diventa inoltre l'unico punto di partenza per la creazione dei
documenti in azienda, ottimo per le aziende certificate (ISO 9000) o
che voglio regolare la creazione dei documenti secondo degli standard,
gestendone le diverse revisioni.
Le principali funzioni sono:
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L’archiviazione dei documenti
Gestione delle revisioni e Log
Annotazioni e allegati
Modelli
Ricerca, viste personalizzate e ricerca full text all'interno dei documenti
Fascicolazione e pratiche
Relazioni e associazioni
Multicanalità
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Completa movimentazione dei documenti
Invio eMail / Fax
Servizi di postalizzazione (Poste Italiane, altri)
Gestione delle liste di distribuzione
Completa tracciatura delle movimentazioni
Ciclo attivo e passivo
Arxivar gestisce ed archivia la documentazione amministrativa nel
modo più semplice ed immediato possibile, senza aggiungere carico
di lavoro al personale addetto, anzi, sgravandolo di tutta una serie di
operazioni ripetitive.
L'archiviazione dei documenti amministrativi permette a tutti gli utenti
di accedere alle informazioni senza gravare sul personale amministrativo e di permettere la conservazione sostitutiva attraverso il modulo
appositamente studiato.
Ciclo attivo
Ciclo passivo
Conservazione Sostitutiva
Per Conservazione Sostitutiva si intende una procedura certificata secondo le direttive del CNIPA che permette di archiviare in modo digitale i documenti aziendale e... POTER ELIMINARE IL DOCUMENTO CARTACEO.
A corredo della soluzione sono stati sviluppati una serie di servizi che permettono la totale sicurezza per il cliente.
ARXivar viene costantemente aggiornato e verificato per la piena e completa rispondenza a tutta la normativa vigente.
Documenti che si possono conservare
Documenti che NON si possono conservare
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Il libro giornale e il libro degli inventari, libro dei cespiti, Registro
dei corrispettivi, mastri, registro di carico e scarico
Le scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati
gli elementi patrimoniali e reddituali, lettere, fax, sollecito
di pagamento, estratti conto, avvisi, verbali CdA e Collegio
Sindacale, Libri Sociali, ecc.
Le scritture ausiliarie di magazzino, documento di trasporto, bolle
di accompagnamento, bollette
Il bilancio d’esercizio, composto da stato patrimoniale, conto
economico e nota integrativa
I registri prescritti ai fini dell’IVA, quali ad esempio, il registro degli
acquisti, il registro dei corrispettivi, il registro delle vendite, ecc.
Le fatture, le ricevute e gli scontrini fiscali, i documenti di
trasporto ed altri documenti simili
Le dichiarazioni fiscali, dichiarazione dei redditi, IRAP
Libro unico del lavoro
La modulistica inerente i pagamenti (modelli F24, F23, bollettini
C/C)
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Scritture e Documenti rilevanti ai fini Tributari nel Settore
Doganale, delle Accise e delle Imposte di Consumo Competenti
L’Agenzia delle Dogane
Bolle Doganali
Fatture con Accise (alcolici, carburante, ecc.)
In caso di Fatture con Accise o Imposte di Consumo, queste
devono essere riporate su un apposito sezionale IVA separato, al
fine di non confluire nello stesso numeratore delle altre Fatture
Scheda carburante, scontrini fiscali e altri documenti che hanno
impresso timbri a secco o firme autografe
Processi Aziendali
Sempre di più il vantaggio competitivo di una azienda dipende dalla sua abilità di eccellere nei processi chiave di business. Dunque nasce la necessità di coordinare il lavoro delle persone, definendo a fronte di un particolare evento,
chi deve fare che cosa, con quali strumenti, con quali informazioni, con quali poteri decisionali. ARXivar è lo stumento
informatico che consente di coordinare tutto questo.
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Semplicità d'uso per l'utente finale che viene guidato nello svolgimento delle proprie funzioni
Semplicità per l'azienda che può rendere operativi in pochissimo tempo un nuovo flusso gestionale
Semplicità per l'ICT che ha il totale controllo delle fasi di disegno, test e go-live della nuova implementazione.
Completamente traducibile nelle diverse lingue supportate, sia per l'interfaccia del prodotto sia per tutte gli oggetti
personalizzati nel workflow.
I vantaggi del workflow
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Aumento di produttività e della velocità esecutiva
Incremento delle performance
Flessibilità del personale (nuovi assunti o cambi di
personale si trovano guidati dalle attività da intraprendere)
Rispetto delle procedure
Riduzione degli errori proceduralied operativi
Ripetitività dei processi ottimizzata
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Affinamento dei processi
Monitoraggio continuo e miglior controllo
Tracciature di tutte le eccezioni intraprese
Stato di avanzamento di un processo
Semplificazione dei processi
Abbattimento dei tempi di esecuzione di un processo
Minor costi e maggiore efficienza
Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione
IX, IL SERVIZIO ARXIVAR PER LA
FATTURA ELETTRONICA PA
IX (INVOICE XCHANGE) è il nuovo servizio sviluppato da
ARXivar per la gestione automatizzata del ciclo di invio,
ricezione e conservazione delle Fatture Elettroniche PA.
Gestionale
Xml PA
Conservazione
a norma
Pdf
XML e
Notifiche
In House
Grazie al lavoro combinato del servizio IX e della soluzione ARXivar per la Conservazione sostitutiva, la Fattura
Elettronica, corredata da tutte le notifiche di consegna
e alle ricevute ad essa associate, può essere portata in
automatico in conservazione sostitutiva; un processo che
garantisce l’autenticità e l’integrità del documento grazie
all’apposizione di firma digitale e marcatura temporale.
Firma Digitale
Pdf
Conservazione
a norma
Gestionale
IX di ARXivar, in quanto intermediario riconosciuto
presso il Servizio di Interscambio SOGEI è in grado di
predisporre e inviare le fatture elettroniche (FE), ricevere
le comunicazioni di conferma dal Servizio di Interscambio e portare in conservazione sostitutiva le FE, per conto
delle aziende o della PA, sollevandole dalla gestione manuale delle singole parti del processo.
XML e
Notifiche
In Outsourcing
PDF
to XML
NO
XML
to P7M
NO
Xml PA
XML?
SI
Firma?
SI
Headquarter Vigevano • Via Trieste, 14 - 27029 Vigevano (PV) Tel. 0381 691010 - Fax 0381 691020 e-mail: [email protected]
Direzione Commerciale Milano • Strada 4 Palazzo Q7 Milanofiori - 20089 Rozzano (MI) Tel. 02 35925910 e-mail: [email protected]
www.sogesi.it
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