La Casa di Cura Madonna delle Grazie elimina la carta e migliora l

Case Study | Google Apps for Business
La Casa di Cura Madonna delle Grazie elimina la
carta e migliora l’efficienza grazie a Google Apps
Organizzazione
La Casa di Cura Privata Madonna delle Grazie sita a Velletri, in provincia di
Roma, è una moderna struttura sanitaria di Degenza, Day Hospital, Emodialisi
e Specialistica Ambulatoriale. Vanta circa 120 posti letto di cui 78 accreditati
con il Servizio Sanitario Nazionale.
In Breve
Sfida
|ΠIntrodurre strumenti di comunicazione
e condivisione che semplificassero,
velocizzassero e rendessero più economica
ed efficiente la gestione e programmazione
delle attività quotidiane della clinica
Soluzione |ΠAttivazione di 150 account Google Apps
for Business e avvio dell’impiego di Gmail,
Google Calendar e Google Docs
Risultati
|ΠEliminazione totale della carta per la
creazione e condivisione dell’agenda
delle prestazioni e degli interventi e la
comunicazione con i professionisti interni
ed esterni, nonché con e tra il personale
infermieristico e amministrativo. Creazione
di directory di documenti con contenuti
(procedure, ordini di servizio, informazioni
di varia natura) condivisi tra gruppi.
Sfida
La Casa di Cura Madonna delle Grazie si è avvicinata a Google Apps for Business
partendo dal desiderio di modernizzare e semplificare la comunicazione in
azienda. L’applicazione dalla quale si è partiti – oltre alla posta – è stata la
gestione dei calendari interni per la programmazione delle attività dei vari
reparti e dei servizi, mediante la funzione Google Calendar.
Soluzione
La clinica ha acquistato 150 account Google Apps for Business, pari al totale
delle figure professionali interne e ai professionisti esterni che prestano i loro
servizi presso la struttura. Google Apps for Business è stato attivato e messo
a regime in meno di un mese e oggi è utilizzato dalla totalità delle persone
che lavorano per la clinica: dagli amministrativi, agli infermieri al personale
medico. Prima dell’introduzione di Google Apps, non esisteva alcun sistema
di comunicazione interno né verso l’esterno, fatta eccezione per un account
webmail utilizzato dall’amministrazione.
Risultati
Grazie a Google Calendar, la clinica ha totalmente eliminato l’uso della carta per
la gestione delle prenotazioni delle attività specialistiche e l’assegnazione di
prestazioni e interventi ai medici. Prima dell’utilizzo di Google Apps, tutto questo
veniva gestito manualmente, compilando grossi fogli di carta (ognuno per ogni
singolo servizio) e trasferendone poi varie copie al personale interessato nei
singoli reparti. Questo, naturalmente, comportava inutili costi, spreco di tempo
e scarsa flessibilità ed efficienza, ad esempio quando intervenivano modifiche
al calendario programmato. Inoltre, con l’uso della carta, non era possibile
avere un quadro globale delle attività dell’ospedale condiviso da tutto il
personale interno ed esterno.
“Il motivo forse principale che ci ha spinto ad optare per Google Apps
è stata l’estrema semplicità e intuitività nell’impiego e nello sviluppo
dei vari servizi a supporto della vita dell’organizzazione della clinica.
Non abbiamo infatti una vera e propria struttura che si occupa della
gestione dei sistemi informativi.”
—Guido Ciranna, Direttore Generale Casa di Cura Privata Madonna
delle Grazie SpA
Il personale del call center che riceve le richieste dei pazienti e i singoli
professionisti hanno ora accesso online in lettura/scrittura al calendario delle
Informazioni su Google Apps for
Business
Google Apps for Business offre semplici e potenti
strumenti di comunicazione e collaborazione
per organizzazioni di ogni dimensione; il tutto
ospitato da Google in modo da ridurre al minimo
setup e manutenzione e diminuire i costi IT. Con
Gmail, Google Calendar e l’instant messaging
integrato, gli utenti possono essere sempre
connessi e collaborare con semplicità anche
in domini privati. Inoltre, con Google Docs, che
include strumenti per la creazione e condivisione
di documenti, fogli di calcolo e presentazioni,
gli utenti possono collaborare in tempo reale
sugli stessi file, mantenendo tutte le versioni
dei documenti ben organizzate e disponibili in
qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Google
Sites, Google Groups e Google Video completano
i servizi disponibili, aggiungendo capacità di
web publishing, condivisione sicura, gestione
e archiviazione di video.
Per ulteriori informazioni:
www.google.it/apps/biz
“Google Apps ha rappresentato il primo vero
approccio all’uso dell’IT nell’ambito della clinica.
Un vero e proprio start-up, se si considera
che in precedenza non esistevano nemmeno
account di posta elettronica per il personale.”
—Guido Ciranna, Direttore Generale Casa di
Cura Privata Madonna delle Grazie SpA attività, mentre i reparti visualizzano l’agenda in sola lettura per il controllo
dell’erogazione delle prestazioni vere e proprie. In questo modo, il piano di
lavoro dei medici e dei tecnici ospedalieri si “auto-compone” ed è accessibile
da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento. Anche tramite dispositivo mobile,
poiché la clinica ha attivato le funzioni per il supporto di smartphone Nokia,
iPhone e i-Pad.
La Casa di Cura Madonna delle Grazie ha anche avviato l’utilizzo del servizio
Google Docs per la condivisione di documentazione tra specifici gruppi di
utenti appositamente creati in base ai compiti e alle mansioni. Ciascun gruppo
riceve quindi solo le informazioni di suo interesse e pertinenza. E’ stato ad
esempio creato il gruppo “caposala” con il relativo indirizzo email di gruppo
letto da utenti che possono così accedere esclusivamente alle directory di
Google Docs alle quali sono abilitati. Lo stesso per i medici e il personale
afferenti a un certo tipo di servizio (es. medicina nucleare, radiologia, ecc.).
In queste directory vengono raggruppati documenti sulle procedure,
manualistica e ordini di servizio.
“All’inizio c’è stata una naturale diffidenza verso i nuovi strumenti, data dal fatto
che, in generale, l’ambiente sanitario non utilizza in modo intensivo l’informatica
a livello soprattutto di personale medico e infermieristico”, spiega Guido Ciranna,
Direttore Generale della Casa di Cura Madonna delle Grazie. “Poi le soluzioni sono
state accettate con entusiasmo e la formazione è stata curata in modo molto
spontaneo dal personale più giovane, già abituato a utilizzare i servizi di Google
nella vita privata.”
Il fatto curioso da segnalare è che oggi, presa confidenza con lo strumento,
alcuni medici iniziano a sperimentarne autonomamente le potenzialità ad
esempio utilizzando Google Sites per creare mini-siti personali dove condividere
relazioni, presentazioni e articoli con i colleghi, accedendo direttamente via web
a tali documenti in occasione di interventi a convegni medici o a supporto delle
lezioni in università per i professionisti che esercitano anche la docenza.
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