Principali funzionalità Archiviazione di documenti presenti su

Principali funzionalità
Archiviazione di documenti presenti su computer locale o condivisioni di rete nei
formati maggiormente diffusi.
Find Desktop consente di indicizzare i files contenuti nelle directory del pc o in unità di rete. La
scelta delle directory è facilitata dal wizard di selezione che compare automaticamente al primo
avvio dell’applicazione. L’utente potrà comunque scegliere in qualsiasi momento di aggiungere o
rimuovere directory da indicizzare. Sono supportati tutti i tipi di files più comunemente utilizzati.
Find Desktop gestisce file indice di dimensioni fino a 8Gb
Modulo di scansione integrato per pilotare tutti i principali scanner presenti in
commercio
Find Desktop supporta tutti gli scanner dotati di driver TWAIN. La scansione avvenire mediante il
driver nativo della periferica (il software di cui lo scanner è dotato all’origine). L’utility di
configurazione consente di scegliere:
Dimensione del foglio da acquisire con possibilità di specificare manualmente la dimensione
Risoluzione (96,150,200,300dpi)
Modalità di acquisizione (Bianco e nero, scala di grigi, colore)
Scansione mediante ADF (alimentatore automatico di fogli, qualora sia in dotazione allo scanner)
Gestione dei file immagine di tipo “multipagina”.
Find Desktop è dotato di un viewer per file immagine che gestisce sia file singoli che
“multipagina”. La consultazione delle pagine di cui si compone il file immagine è facilitata dalla
visualizzazione a “thumbnail” delle singole pagine.
O.C.R e indicizzazione per ricerche nel “testo contenuto nei documenti”.
Il motore di O.C.R. (Riconoscimento automatico dei caratteri) integrato, consente di elaborare i
files di tipo immagine acquisiti mediante scanner o eventualmente già presenti sul Pc. Il
processo di O.C.R. viene avviato automaticamente al termine di ogni scansione. Nel caso in cui i
files immagine siano già disponibili, è possibile avviare manualmente il riconoscimento
avvalendosi del tool di “Ricerca file immagine senza O.C.R.”). Il motore di indicizzazione viene
avviato automaticamente al termine dell’O.C.R.
Possibilità di configurazione in rete per condividere il proprio archivio con gli altri
utenti del software.
La condivisione del patrimonio documentale aziendale è fondamentale per ottenere la riduzione
dei tempi impiegati per il reperimento dei documenti e dei costi legati all’eventuale produzione di
fotocopie.
Possibilità di creazione di un database personalizzato per catalogare i documenti ed
effettuare ricerche nel database
La catalogazione dei documenti mediante database è fondamentale per l’organizzazione stessa
dell’archivio. Find Desktop consente la creazione di innumerevoli campi database per
rispecchiare il più fedelmente possibile l’organizzazione e la catalogazione dei documenti
aziendali.
A ciascun campo di classificazione è possibile associare un valore predefinito. E’ possibile
effettuare ricerche combinando uno o più campi di classificazione, attraverso la procedura
guidata “ricerca nei campi”.
Sincronizzazione con i database di posta elettronica
Tool di indicizzazione dei database di posta elettronica Microsoft Outlook (97,2000,XP), Outlook
Express (versione 5.0 o successive), Eudora, e indicizzazione del contenuto delle e-mail e di
eventuali allegati (anche se compressi). In fase di configurazione è possibile scegliere le cartelle
di posta da indicizzare e l’eventuale identità da utilizzare.
Il vantaggio ottenuto da questa funzionalità è notevole: la maggior parte dei software di
gestione della posta elettronica presenti in commercio, infatti, consente di effettuare ricerche
solo nel testo dell’email e non nel testo di eventuali file ad esse allegati. Normalmente, quindi,
l’utente è obbligato a salvare l’allegato nel pc per poterlo poi ritrovare in seguito. Con Find
Desktop non è più necessario effettuare questo passaggio perché la ricerca avviene oltre che nel
testo delle email anche nel testo di eventuali file allegati (anche se compressi in formato zip).
Funzionalità “Virtual annotation” per disegnare annotazioni virtuali di tipo grafica o
testo, sui file in formato immagine con possibilità di effettuare ricerche nel testo delle
annotazioni.
L’innovativa funzionalità “Virtual annotation” consente di disegnare, direttamente sui file acquisiti
mediante lo scanner, delle annotazioni virtuali del tutto simili a post-it. Le annotazioni possono
essere sia di tipo grafico sia di tipo testuale. Il tool di ricerca per annotazioni consente di
effettuare ricerche per “testo contenuto” nelle eventuali annotazioni virtuali inserite nei files di
tipo immagine.
Dizionario dei sinonimi con 50.000 chiavi
Effettuando una ricerca per sinonimi Find Desktop restituirà non solo tutti i documenti presenti in
archivio che contengono il termine di ricerca ma anche quelli che contengono i suoi sinonimi.
Tool di ricerca automatica di file immagine da sottoporre ad O.C.R.
Il tool di ricerca file immagine da sottoporre ad O.C.R. consente di individuare tutti i files di tipo
immagine presenti in archivio non ancora sottoposti al processo di riconoscimento automatico
dei caratteri. L’utente selezionerà semplicemente i files che desidera elaborare.
Possibilità di effettuare O.C.R. dei documenti in modalità “Batch”.
Il tool di ricerca file immagine da sottoporre ad O.C.R. consente di selezionare più file immagine
per avviare il processo di riconoscimento in modalità “batch”. Al termine del riconoscimento,
viene avviato automaticamente il motore di indicizzazione per l’aggiornamento dell’indice.
Evidenziazione dei risultati direttamente sui file mediante HighLight.
La tecnologia “HighLight” consente di evidenziare, direttamente sul file originale, il termine /
frase ricercata. L’evidenziazione avviene sia per i files di tipo “elettronico” sia per i files di tipo
immagine.
Coda di stampa tematica.
Possibilità di creazione di una coda di stampa tematica, al termine di una ricerca e direttamente
dalla form di consultazione risultati. Nella coda di stampa è possibile inserire le singole pagine
dei files immagine, contenenti i risultati della parola/frase ricercata, complete di “Highlight” e di
origine del file. Accedendo alla coda di stampa, è possibile stampare una o tutte le pagine
semplicemente effettuando una selezione.
Segnalazione di errori di procedura.
Gestione evoluta degli errori di procedure con segnalazione automatica di eventuali anomalie a
IdeaSolutions mediante e-mail precompilata. Supporta Microsoft Outlook, Outlook Express ed
Eudora
Guida in linea e tutorials.
Help on line contestuale richiamabile mediante tasto “F1” e tutorials in formato eseguibile
richiamabili dal menù “Start” di Windows.
Nella guida in linea, sono contemplate tutte le
funzionalità del software.
Installazione e configurazione del software completamente automatica.
Procedura di installazione e disinstallazione del software completamente automatica.
Compatibilità con tutti i sistemi Microsoft 32 bit.
Find Desktop è compatibile con tutti i sistemi operativi microsoft 32 bit (95,98,Me,NT,
2000,XP,2003)