Enterprise resource planning for hospitals Godefridus G. van

Resource planning
for hospitals
G. G. van Merode et al. “Enterprise resource planning for
hospitals” International Journal of Medical Informatics
(2004) 73, 493—501
Resource planning for hospitals

Gli ospedali integrati necessitano di un sistema di controllo
centrale per pianificare i processi e le risorse richieste.

Proponiamo quindi un viaggio nel nuovo mondo della salute per
valutare che tipo di sistemi di informazione potrebbero sopportare
l'erogazione di risorse e servizi.

In molte aziende che operano sul mercato sono già in uso sistemi
di pianificazione di risorse (ERP), ci chiediamo se si possono
applicare anche al mondo della salute.
Godefridus G. van Merode , Siebren Groothuis , Arie Hasman, Enterprise resource planning for hospitals
Panoramica
Approfondiremo quindi:
1. cosa si intende per ERP (enterprise resource planning),
2. una visione delle caratteristiche del processo di pianificazione negli
ambienti ospedalieri,
3. i problemi che si verranno a creare a causa delle caratteristiche
speciali della sanità,
Godefridus G. van Merode , Siebren Groothuis , Arie Hasman, Enterprise resource planning for hospitals
Panoramica
Troveremo quindi situazioni in cui l'ERP può essere usato e può dare
veri miglioramenti, altre invece dove, al contrario, non risolve alcun
problema.
Infine individueremo dei suggerimenti per suddividere il mondo
ospedaliero in:


parte addetta a processi deterministici,
parte addetta a processi non deterministici,
poiché , come vedremo, l'uso dell'ERP può essere veramente
vantaggioso per pianificare e controllare processi deterministici.
Godefridus G. van Merode , Siebren Groothuis , Arie Hasman, Enterprise resource planning for hospitals
Attuale situazione ospedaliera
Nel mondo ospedaliero ci sono due tipi di tendenze:
Grandi ospedali, che trasformano la loro struttura organizzativa verso
l'integrazione di catene di organizzazioni che coprono diversi aspetti di cura,
seguendo la massima “big is beautiful”, quindi abili a controllare i costi, ma a
volte con meno qualità nella cura.
Svantaggi: siamo davanti a organizzazioni focalizzate che non vuol dire
integrate ma che presentano solo un'integrazione verticale e quindi processi
frammentari per il paziente.
“mini-ospedali” che seguono invece un certo decentramento per poter costruire i
servizi intorno ai bisogni dei pazienti.
Svantaggi: decentramento sul territorio difficile da gestire.
Una soluzione si può ottenere integrando e pianificando le risorse all'interno del
sistema e fornendo un feedback da moduli di controllo , affinchè il processo di
cura del paziente possa essere coordinato anche se di fatto svolto su una larga
vastità di territorio.
Godefridus G. van Merode , Siebren Groothuis , Arie Hasman, Enterprise resource planning for hospitals
Attuale situazione ospedaliera
Quale tipo di sistemi informativi può meglio sopportare queste
organizzazioni di erogazione della salute ?
Nelle industrie i sistemi ERP erano introdotti per insegnare alle
organizzazioni a reagire flessibilmente ai cambiamenti dati dagli
sviluppi e dal mercato.
In questo caso vogliamo considerare il potenziale di questi sistemi non
solo per controllare e pianificare risorse ma anche per fornire linee
guida e protocolli che indirizzino l'erogazione della cura arrivando a
risultati come:
 il miglioramento della cura,
 la diminuzione dei costi per la diagnosi,
 un'erogazione di servizi che rispondano il più possibile all'esigenza
del cliente.
Godefridus G. van Merode , Siebren Groothuis , Arie Hasman, Enterprise resource planning for hospitals
Caratteristiche dell'ERP software
I sistemi ERP danno soluzioni per le aziende indirizzando l'enfasi
continuamente sul controllo dei costi attraverso il miglioramento della
gestione delle risorse.
Un sistema ERP contiene almeno:
un database centrale, un sistema di controllo comune e modelli di
processo.
Sono sistemi multifunzionali nelle possibilità, tracciando un range di
attività, così da fornire una catena di gestione delle risorse umane e
finanziarie generali.
Le funzioni sono integrate, cioè quando i dati sono inizializzati in una
funzione, questi sono immediatamente utilizzabili da tutte le funzioni.
Godefridus G. van Merode , Siebren Groothuis , Arie Hasman, Enterprise resource planning for hospitals
Caratteristiche dell'ERP software
E' un sistema modulato nella struttura e utilizzabile in diverse combinazioni e
modelli.
Collega le differenti parti dell'organizzazione coordinando tutti i processi di
business.
Controlla l'intera azienda per raggiungere goal come:
 l'aumento della performance organizzativa
 aumento della risposta al cliente
 integrare i dati
 dare accesso ai dati attraverso sistemi comuni di dati.
Il sistema, però, può incorrere in problemi di implementazione e strutturali:
i membri dell'organizzazione sono incapaci di approcciarsi a nuove tecnologie,
i sistemi ERP non si possono adattare ad un'organizzazione senza un processo
precedente di ingegnerizzazione,
ERP richiede che i processi siano descritti molto precisamente.
Godefridus G. van Merode , Siebren Groothuis , Arie Hasman, Enterprise resource planning for hospitals
HRP sistems (hospital resource planning)
Il sistema di pianificazione delle risorse ospedaliere è basato sul concetto
di pianificazione di risorse manufatte. Negli ospedali i sistemi di
pianificazione (DRG) dividono la domanda eterogenea per i servizi di
cura in un set limitato di prodotti offerti dall'ospedale.
Roth e Van Dierdonck considerarono i DRG come prodotti (anche
chiamati end items) con una struttura a lista di risorse (BOR) che
incorpori simultaneamente risorse materiali e capacitive (es. la tale
medicina e il tale reparto).
La disponibilità di questi sistemi di classificazione diede agli ospedali operazioni di
pianificazione e di controllo per individuare le alternative migliori per l'erogazione delle
risorse.
Si poteva ottenere inoltre un grande giovamento coordinando i diversi dipartimenti
visto che spesso i pazienti sono seguiti da più di un dipartimento.
Godefridus G. van Merode , Siebren Groothuis , Arie Hasman, Enterprise resource planning for hospitals
HRP sistems (hospital resource planning)
Poiché ai DRG sono associati diversi stati e step di trattamenti, a
seconda del piano di cura del paziente, il tempo di attesa
dell'utilizzazione delle risorse da parte dei pazienti con diverso DRG ,
può essre diviso in frazioni di tempo ragionevoli.
Come si può ottenere tutto questo ?
Inserendo il concetto di stages di trattamento, che connota la
rotazione attraverso aree di lavoro legate ai livelli di BOR. Questi
stages includono l'uso di test diagnostici, medicinali, personale
specializzato,..etc, come funzioni di tempo.
Ad esempio , il trattamento dell'aneurisma può essere diviso in 7
stages, ognuno dei quali corrisponde ad uno step diverso nel
processo, con una diversa localizzazione fisica del paziente, Quindi
per questo trattamento sono necessari 7 livelli di BOR.

Godefridus G. van Merode , Siebren Groothuis , Arie Hasman, Enterprise resource planning for hospitals
HRP sistems (hospital resource planning)
Il processo primario del paziente è supportato enormemente dalle
LINEE GUIDA.
Quando queste sono disponibili possono essere formalizzate e usate
per informare i sistemi ERP circa le risorse necessarie ( danno
informazioni sui livelli di BOR ).
Ma l'informazione contenuta nelle linee guida può anche essere resa
disponibile nei sistemi di supporto delle linee guida, che sono integrati
insieme nei sistemi di cartella elettronica del paziente. In questo caso
anche la gestione del paziente è supportata perchè le linee guida mi
danno : gli step di trattamento di un determinato caso di cura e gli
aggiornamenti della cartella del paziente.
Godefridus G. van Merode , Siebren Groothuis , Arie Hasman, Enterprise resource planning for hospitals
Pianificazione e controllo negli ospedali
Vogliamo ora individuare quali sono i requisiti che deve avere un HRP sistem:
Visser et al. presentarono un lavoro di pianificazione per ospedali consistente in una
struttura di un certo numero di livelli.
Il goal del loro lavoro è stato di identificare i diversi tipi di decisioni che possono
essere prese in un'organizzazione e ordinarle accuratamente per dare
all'organizzazione stessa l'opportunità di ottimizzarne la scelta.
Questo lavoro è stato applicato a sistemi di produzione caratterizzati da un range di
prodotti omogeneo e un processo primario adatto a questo range di prodotto ( un
servizio focalizzato sulla salute ).
Un HRP, infatti, deve presentare omogeneità sia per quanto riguarda le
performances di mercato (simili criteri per l'urgenza, tempi di attesa,..) che per il
processo di produzione (i prodotti che necessitano un certo gruppo di pazienti
provengono dalla stessa gamma di risorse ).
Godefridus G. van Merode , Siebren Groothuis , Arie Hasman, Enterprise resource planning for hospitals
Pianificazione e controllo negli ospedali
Lavoro di pianificazione:
Il primo livello del lavoro di pianificazione riguarda il singolo gruppo
di pazienti.
A questo livello possono essere distinte due fasi: fase diagnostica e fase terapeutica.
( questa separazione è un esempio di applicazione del principio di controllo delle
fasi di produzione del prodotto separate, basato sui diversi livelli di incertezza ).
Fase diagnostica:alcune risorse richieste in queste fase , che mostrano
la maggiore incertezza, sono la capacità del dipartimento riguardo le
dimissioni del paziente, la capacità dei dipartimenti di diagnostica e
specialistici...etc. Saranno cioè incerte le risorse di unità e personale
richieste.
Fase terapeutica: l'incertezza nella domanda è minore poiché ad un
tipo di trattamento specifico potrà seguire un certo tipo di attività
programmate e note. Le risorse richieste per questa fase sono: capacità
specialistiche, di camere operatorie, di corsia, ..etc.
Godefridus G. van Merode , Siebren Groothuis , Arie Hasman, Enterprise resource planning for hospitals
Pianificazione e controllo negli ospedali
Questo primo livello è addetto quindi ai processi usati per focalizzare le attività che
“giorno per giorno” necessitano di essere eseguite per passare in rassegna il gruppo
dei pazienti.
Se consideriamo poi non più il singolo gruppo ma tutti i gruppi dei pazienti ci deve
essere una funzione per definire:
 l'esecuzione del mercato che si delinea ( criteri di urgenza, varietà di pazienti,
tempi di attesa )
 l'acquisizione delle risorse richieste per ogni gruppo paziente, il controllo del
flusso di pazienti e l'utilizzazione delle risorse da parte di ogni gruppo paziente.
A questo livello ci saranno alcune risorse dedicate a certi gruppi p. mentre altre sono
condivise tra i gruppi p.(es. Tac )
La coordinazione strutturale richiederà, quindi, una via di controllo che combini
l’uso efficiente delle risorse con l’incertezza della domanda dei gruppi paziente.
Godefridus G. van Merode , Siebren Groothuis , Arie Hasman, Enterprise resource planning for hospitals
Pianificazione e controllo negli ospedali
Il livello successivo riguarda la pianificazione e il controllo delle
risorse.
A questo livello si determina la somma delle risorse di ogni tipo ,
richiesta per un periodo di produzione o un gruppo pazienti. E'
necessario, per determinare se le risorse richieste da un gruppo di p.
sono disponibili nell'ospedale.
Inoltre molte risorse sono condivise dai gruppi paziente e quindi sarà
necessario verificare se le risorse possono essere rese disponibili per i
gruppi p. nel tempo richiesto.
Queste decisioni sono prese approssimativamente una o due volte
l'anno o possibilmente ogni quarto di anno.
Godefridus G. van Merode , Siebren Groothuis , Arie Hasman, Enterprise resource planning for hospitals
Pianificazione e controllo negli ospedali
Altri due livelli:
la pianificazione ed il controllo delle cartelle: dove si comincia a fare un
compromesso tra livello di servizio e livello di utilizzazione della risorsa per
l'ospedale intero. Si prendono decisioni circa la varietà dei pazienti determinando il
numero dei pazienti per gruppo. Per determinare il numero dei p. per gruppo gli
input sono le caratteristiche demografiche della popolazione , i dati storici, le
cartelle , le compagnie di assicurazione per la salute.
La pianificazione della strategia: si determina quale range di servizi sarà offerto.
Godefridus G. van Merode , Siebren Groothuis , Arie Hasman, Enterprise resource planning for hospitals
Pianificazione e controllo negli ospedali
L'ultimo livello: The scene for ERP.
A questo livello la strategia è fornire i dati necessari con cui il sistema ERP possa
predire le varie cartelle dei pazienti , e dopo allocare le risorse e i materiali per i vari
gruppi per esempio controllare la capacità di utilizzazione di ogni gruppo ad ogni
suo livello aggregato.
Il sistema Erp deve disaggregare le valutazioni per dare un'informazione più
dettagliata, necessaria per i due livelli più bassi.
Svantaggio del modello V.: non fornisce un'intuizione su come disgregare e come
schedulare i pazienti per piccoli gruppi.
Godefridus G. van Merode , Siebren Groothuis , Arie Hasman, Enterprise resource planning for hospitals
Livelli di incertezza
Pianificazione dei livelli di incertezza:
Come per le industrie la domanda in termini di numero e distribuzione
dei pazienti nelle diverse patologie e il numero dei pazienti gravi è
incerto.
Si parla di incertezza quando abbiamo bisogno di avere una
previsione delle domande.
L'incertezza che rimane nei risultati delle previsioni deve essere
considerata dall'operazione di pianificazione (operational planning).
Spesso questo tipo di pianificazione è svolto quasi a real time ,
l’incertezza risulta quindi minima.
Godefridus G. van Merode , Siebren Groothuis , Arie Hasman, Enterprise resource planning for hospitals
Livelli di incertezza
Ma nel mondo della salute è caratterizzante la fluttuazione della
domanda. I “lavoratori” della salute , quindi , hanno bisogno di un
“planning freedom”.
Abbiamo bisogno quindi di modelli che riflettano la complessità e la
stocasticità dei flussi dei pazienti, dei bisogni dei pazienti e della
capacità dell’ospedale.
Le caratteristiche mancanti di questi modelli sono :
Semplificazioni ulteriori
Natura deterministica
Flessibilità
Integrazione
Godefridus G. van Merode , Siebren Groothuis , Arie Hasman, Enterprise resource planning for hospitals
Conclusioni
Sia
i processi deterministici che quelli non deterministici
necessitano di pianificazioni e ottimizzazioni a breve termine. Ma
solo nei casi in cui i processi sono totalmente deterministici e
dove per esempio i tempi di risposta non dipendono in larga
misura dall’utilizzazione, l’ERP da solo può bastare.
Per pianificare capacità di processi non deterministici i sistemi ERP
non sono sufficienti perché non sono in grado di separare le loro
valutazioni dalle caratteristiche individuali del paziente.
Infatti i sistemi ERP assumono che i tempi di risposta rimangano
costanti e indipendenti dall’andamento dell’utilizzazione.
Per risolvere questo problema è stato sviluppato un sistema di
pianificazione avanzato (APS) per supportare la pianificazione a
breve termine. In ingresso all’APS diamo un aggregato di
informazioni fornite per esempio da un sistema ERP.
Quindi gli Advanced Planning System (APS) sono sempre richiesti.
Godefridus G. van Merode , Siebren Groothuis , Arie Hasman, Enterprise resource planning for hospitals
Conclusioni
Un ospedale considerando lo sviluppo e un’implementazione di un
sistema ERP, concluderebbe che un sistema ERP potrebbe essere
usato solamente per creare e mantenere un comune database
contenente tutte le procedure diagnostiche e dei trattamenti.
Questo database può essere usato per scopi di stardardizzazione e
per permettere il processo si rimodellamento.
Nella salute ne è un’esempio la medicina basata sull’evidenza.
Per pianificare gli obiettivi può essere introdotto un protocollo
informativo in modo che funzioni come una specie di BOR e che
possa anche essere reso disponibile per medici ed infermieri
grazie a una conoscenza dei sistemi di gestione.
Godefridus G. van Merode , Siebren Groothuis , Arie Hasman, Enterprise resource planning for hospitals