Allegato n.0 - Innovatori PA

Ufficio Provinciale di BIELLA
NUOVO SISTEMA DI ARCHIVIAZIONE CARTACEA DELLE PLANIMETRIE CATASTALI
E’ proprio vero che “di necessità si fa virtù”.
Infatti, la particolare carenza di spazi da utilizzare ad archivi che si verifica presso la sede di Biella ha
spinto il direttore dell’Ufficio, a trovare una qualche soluzione innovativa rispetto all’archiviazione
standard delle buste che contengono i modelli 58, ovvero le planimetrie catastali, che, come nella maggior
parte degli uffici, erano archiviati nei cosiddetti classificatori con cassetti estraibili.
E’ noto che tale sistema di archiviazione presenta una limitata possibilità di utilizzo dello spazio in
altezza e va ad occupare una notevole quantità di superficie da adibire ad archivio cartaceo, che è ancora
sempre crescente; ma quand’anche non ci fossero problemi di spazio, si è spesso riscontrata una certa
difficoltà nel movimentare le buste per la consultazione, pigiate fino all’inverosimile in ogni cassetto
(vedi foto 1) e soprattutto vi è una potenziale pericolosità di ribaltamento nell’estrarre i cassetti a causa
della loro pesantezza.
Foto 1
E allora, quale poteva essere una buona soluzione?
L’idea è maturata a seguito dell’esperienza fatta con l’innovazione dell’archivio della Pubblicità
Immobiliare, dove al posto degli obsoleti scaffali fissi si erano utilizzati dei moderni armadi mobili
compattabili per archiviare tutta la documentazione rilegata in volumi di spessore maneggevole.
Tale impianto, che consente di avere un corridoio di servizio tra gli armadi soltanto dove è necessario
movimentare i volumi, ha fatto recuperare quasi i tre quarti dello spazio a disposizione e ha consentito di
installare nello stesso ambiente un moderno bancone della lunghezza di circa quindici metri, attrezzato
con piani di lavoro per i dipendenti dell’Ufficio e a creare una netta separazione dalla zona destinata al
pubblico; la quale, contrariamente all’angusto spazio messo a disposizione prima dell’intervento, è stata
ampliata in modo tale da rendere possibile il posizionamento di dieci tavoli per la consultazione degli atti
da parte dei visuristi e l’installazione di una nuova postazione self-service.
Avendo visto i risultati che si erano ottenuti con l’ammodernamento dell’archivio della Pubblicità
Immobiliare, non si poteva non cercare di realizzare una simile archiviazione anche per le “buste” del
Catasto, ma la soluzione non appariva così semplice dato che le buste ed il loro contenuto non sono
rilegabili in volumi come gli atti della Pubblicità immobiliare.
Quindi, volendo compattare l’archivio del catasto con armadi mobili e capienti per recuperare il massimo
dello spazio fruibile, era necessario fare in modo che le buste potessero essere archiviate come fossero dei
volumi (vedi foto 2).
1
Foto 2
Ed ecco la trovata geniale: inscatolare un ristretto numero di buste in un contenitore a forma di
parallelepipedo, che avesse la profondità e l’altezza della dimensione della busta ed il dorso di uno
spessore tale da essere maneggevole e prendibile come un volume, ma che consentisse anche di
consultarne il contenuto in modo agevole; per cui è stata ideata una scatola tagliata in diagonale nella
parte superiore (vedi foto 3 e 4), in modo da consentire di scorrere i numeri riportati sulle buste ed
estrarre facilmente dalla scatola quella oggetto di consultazione.
Foto 3
Foto 4
Inoltre, essendo necessarie circa 6.000 scatole per contenere tutte le 120.000 buste dei Comuni della
provincia di Biella, per motivi di stoccaggio si è pensato di predisporle pieghevoli ed apribili, ad incastro
alla base, solo nel momento in cui dovevano essere riempite (vedi foto 5).
Foto 5
2
Per evitare ingombranti piani di appoggio per le scatole durante il prelievo delle buste, è stato richiesto
alla ditta produttrice degli armadi compattabili di prevedere, per ogni armadio, due mensole a scomparsa
estraibili, una per ognuno dei due lati di archiviazione, poste in zona centrale rispetto alla lunghezza
dell’armadio e ad altezza comoda (vedi foto 6 e 7).
Foto 6
Foto 7
Naturalmente il risultato, com’era prevedibile, è stato eccellente.
Foto 8
Dalla superficie di circa 120 mq occupata dai 65 classificatori e relativi corridoi di servizio, si è passati ad
un ingombro superficiale complessivo di circa 35 mq., nei quali è stato possibile allocare n° 13 armadi
compattabili a cinque ripiani contenente ognuno circa n° 10.000 buste. Inoltre, si sono potuti
comodamente sistemare tutti i cassoni porta mappe e i contenitori in piano delle mappe d’impianto e
ricavare una sala visure del cartaceo della superficie di circa 50mq.
F.to Saverio Minnici
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