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IDA – Integrated Data Access Manuale dell’utente
Manuale
The experience of being always connected
Manuale dell'utente di IDA........................................................................3
1 Il menù............................................................................................ 3
2 Ricerche e statistiche..........................................................................5
3 Elenchi............................................................................................. 8
4 Moduli principali.................................................................................9
5 Moduli speciali in IDA........................................................................12
5.1 Il calendario...............................................................................12
5.2 Il project plan............................................................................ 15
5.3 Vista ad albero........................................................................... 17
5.4 Modulo prenotazioni....................................................................18
5.4.1 Controlli del calendario.......................................................... 19
5.4.2 Tipi di prenotazioni e categorie............................................... 19
5.5 Calendario assenze..................................................................... 19
5.5.1 Controlli del calendario.......................................................... 20
5.5.2 Tipi di assenze e categorie......................................................21
© WebToGo Mobiles Internet GmbH
2
Manuale dell'utente di IDA
Integrated Data Access (IDA) di WebToGo è una applicazione web per accedere ai dati aziendali. Uno dei più
grandi vantaggi di IDA è la semplicità e rapidità con la quale può essere estesa per coprire nuovi oggetti.
Scrivere un manuale dell'utente per una specifica applicazione IDA è perciò un compito arduo. Ci sono tuttavia
una serie di funzionalità comuni a tutti gli oggetti, che vengono trattate nella prima parte di questa guida.
La seconda parte illustrerà invece alcune delle applicazioni standard di IDA, con alcuni moduli specifici. E'
necessario tenere sempre presente che la propria implementazione può presentare dettagli differenti rispetto a
questo manuale.
Infine, la maggior parte degli elementi dell'aspetto grafico di IDA fanno parte dello stile definito da ogni
specifico utente. Le icone, i colori e il carattere della propria implementazione possono perciò non corrispondere
a quelli riportati in questo manuale.
1 Il menù
Quando ci si registra in IDA, normalmente il menù compare sulla sinistra:
Il menù è lo strumento di navigazione principale dell'applicazione.
3
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Il logo riporta alla pagina visualizzata successivamente al login, la quale dovrebbe fornire una
panoramica dei task più importanti assegnati all'utente ma può essere impostata individualmente per
ogni utente.
Questo è lo username dell'utente.
Il punto interrogativo compare spesso in IDA e fornisce informazioni e consigli utili sull'utilizzo di
specifiche funzionalità. Il punto interrogativo può essere un link da cliccare per ottenere le informazioni
oppure una nota da visualizzare passandoci sopra con il puntatore del mouse. Seguendo il link verrà
aperta una nuova pagina nella finestra corrente del browser. Il modulo visualizzato prima di cliccare il
punto interrogativo si trova in fondo alla pagina.
Cliccare
per uscire (logoff).
Il bottone Bookmark
: se si desidera visualizzare frequentemente una pagina specifica di IDA, come
ad esempio una pagina di statistiche, può essere creato un Bookmark a quella pagina per permettere di
riaccedervi con un singolo click.
Impostazioni. Nel primo tab, "Impostazioni personali", è possibile indicare come si desidera ricevere le
notifiche dal sistema. Le opzioni sono: E-mail, IM, SMS e varie combinazioni di questi. Se è stata
acquistata anche la nostra applicazione per l'Instant Messaging "WebToGo InterAct" è possibile
assegnare il proprio account InterAct al proprio profilo IDA per ricevere le notifiche su InterAct. E'
anche possibile scegliere se al login deve essere visualizzato il proprio calendario e personalizzare
l'aspetto di IDA impostando uno stile. IDA è attualmente disponibile in inglese, italiano e tedesco.
Ulteriori lingue sono in fase di realizzazione. Se si desidera che il login avvenga automaticamente,
selezionare "Ricorda Login" per abilitare l'autenticazione tramite Cookie. L'opzione "Pulsanti" determina
se i pulsanti azione vengono raccolti all'inizio del menù. I pulsanti azione permettono di accedere a
moduli specifici a seconda dei gruppi di appartenenza. I pulsanti azione vengono trattati più
approfonditamente in seguito. E' anche possibile cambiare password, inserendo la nuova password due
volte nei campi corrispondenti e salvando.
Nel tab "Impostazioni e-Mail" si può inserire la firma che verrà automaticamente inclusa in tutti gli email inviati dal sistema. L'opzione "Citazione" ha effetto quando si risponde agli e-mail, se il checkbox è
selezionato il testo del messaggio ricevuto viene citato nella risposta. Se si posseggono uno o più
indirizzi e-mail alternativi è possibile inserirli come alias del proprio indirizzo principale.
Nel tab "Impostazioni supporto" vengono fornite varie impostazioni relative al supporto utenti. Queste
compaiono solo se è stato acquistato il modulo di IDA - supporto utenti. Prima di tutto è possibile
impostare la lingua utilizzata per il supporto utenti. Compilare il campo "Alias" è utile qualora non si
desideri utilizzare il proprio nome per l'invio degli e-mail di supporto. Un'altra opzione particolarmente
utile permette di impostare un indirizzo e-mail esclusivamente per gli e-mail di supporto. Nel campo
"Saluti" si può inserire la frase di saluto conclusiva che verrà aggiunta automaticamente ad ogni e-mail
di supporto inviato.
7.
Selezione banca dati: se si hanno i diritti di accesso per più di un database tramite IDA (come ad
esempio il database di amministrazione del sistema oltre al database utente), questi database saranno
elencati qui per poter essere selezionati. Possono essere elencati come icone o per nome in un menù a
tendina.
NOTA: tutti gli elementi di cui sopra verranno coperti dal campo dei messaggi di sistema, tutte le volte
che viene inviato un messaggio di sistema. I messaggi di sistema normalmente vengono inviati una
sola volta, perciò aggiornando la pagina questi controlli ricompariranno.
8.
9.
Pulsanti azione: questi pulsanti eseguono azioni o conducono a moduli specifici, indipendentemente dal
record specifico sul quale si è posizionati nella banca dati. Un esempio potrebbe essere il proprio
calendario o il project plan.
Il proprio elenco di bookmark: IDA permette di creare bookmark a selezioni o a pagine aperte alle quali
si desidera tornare velocemente. Questo è particolarmente utile per query complesse, come ad
esempio il numero di acquisti online di un determinato prodotto durante la scorsa settimana, dove un
singolo click è molto più veloce che reimpostare tutti i criteri di ricerca ogni volta. Per creare un
bookmark è sufficiente cliccare l'icona bookmark mentre si è sulla pagina che si desidera rivisitare
frequentemente. Comparirà un nuovo elemento sotto al titolo "Bookmark" nel menù, con un campo
vuoto a fianco dove inserire il nome. Dopo aver inserito il nome ed aver salvato, cliccare il pulsante per
visitare il bookmark. Per eliminare il bookmark cliccare il pulsante elimina al suo fianco. Gli utenti
normali non possono modificare i bookmark.
10. Questa è la sezione principale del menù. Contiene gli oggetti ai quali si ha accesso, ordinati nei gruppi
ai quali si è registrati. Per ogni oggetto si può aprire un modulo di ricerca cliccando sul pulsante stesso,
mantenendo il mouse sul pulsante compariranno maggiori informazioni, dove disponibili. Se si hanno i
diritti di aggiungere nuovi record, cliccare l'icona nuovo record ( ) per inserire i propri dati.
4
11. Cliccando
cliccando
12.
si nasconde il menù per disporre di maggior spazio sullo schermo. Il menù riappare
.
e
permettono di spostare il menù dall'altra parte dello schermo (se sono visualizzati altri
contenuti).
2 Ricerche e statistiche
Una tipica pagina di ricerca avrà un aspetto simile ad una di queste due immagini:
In alto compare l'oggetto che si sta ricercando. A sinistra c'è un elenco dei possibili criteri di ricerca definiti
dall'amministratore di sistema. A fianco di ognuno di questi campi c'è il campo per l'operatore logico nel quale
compaiono gli operatori nell'elenco qui sotto a seconda del tipo dei dati dell'oggetto da ricercare. Poi c'è un
5
campo nel quale inserire cos cercare. Tutto a destra, ci sono le funzioni statistiche per visualizzare un grafico
statistico piuttosto che cercare per elementi. Queste compaiono solo se si è in modalità statistica. Si passa dalla
modalità normale a statistica cliccando su "Mostra Statistiche" o "Nascondi Statistiche". Per eseguire la ricerca
cliccare "Vai". Per eseguire una statistica cliccare "Statistiche". In alcuni moduli potrebbe comparire anche un
pulsante "e-mail" che permette di selezionare i destinatari di una mailing list, se l'oggetto che si sta ricercando
ha un campo "indirizzo e-mail" e l'amministratore l'ha impostato come tale.
Segue l'elenco degli operatori logici di ricerca:
= Corrisponde esattamente a (indipendentemente da maiuscole/minuscole)
<> Non corrisponde a
~ Contiene (solo testo)
!~ Non contiene (solo testo)
-* Comincia con (solo testo)
*- Finisce con (solo testo)
> Maggiore di (solo numeri e date)
< Minore di (solo numeri e date)
/ Compreso tra due valori (solo numeri e date)
? Ignora questo parametro - utilizzato solo per i checkbox, dove "=" cerca solo le inserzioni con questo campo
deselezionato.
Nel campo a destra dell'operatore vanno inseriti i valori da ricercare. Le righe per cui questo campo è lasciato
vuoto verranno ignorate. Se si inseriscono più condizioni di ricerca verranno ricercate le inserzioni che le
rispettano tutte.
Ci sono alcuni valori di ricerca speciali che possono essere utilizzati:
•
Si possono utilizzare <AND> e <OR> nella stessa riga. Ad esempio per cercare tutti i nomi che iniziano
con "a" o con "b" inserire:
•
Per inserire la data odierna utilizzare "Date()" e per inserire oggi + 5 giorni utilizzare "Date()+5". Per
cercare, ad esempio, tutti i contatti avvenuti ieri inserire:
•
Si può inserire una condizione comparativa con un altro campo. Ad esempio, per cercare tutti gli utenti
il cui nome corrisponde con il cognome inserire:
oppure
Notare che le etichette dei campi devono essere inserite tra le parentesi esattamente come compaiono
sui moduli IDA.
•
Si possono inserire valori comparativi con il nome del campo nella banca dati. Questa possibilità non è
solitamente visibile all'utente ma può essere utile nei casi in cui un modulo contiene diversi campi con
lo stesso nome. In questo caso il proprio amministratore di sistema dovrebbe essere di aiuto.
Cliccando "Vai" condurrà ai risultati della ricerca. Per default verranno mostrate fino a 10 inserzioni per pagina.
Se ci sono più di 10 risultati comparirà un elenco di pagine, navigabili una ad una, sotto alle prime 10
inserzioni. Per modificare il numero di inserzioni per pagina inserire un numero nel campo "Max. inserzioni".
Questo numero verrà memorizzato per le proprie sessioni IDA.
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In alternativa è possibile condurre statistiche su questo oggetto cliccando il bottone "Statistiche". Se il bottone
"Statistiche" non compare o non si hanno i diritti necessari per eseguire statistiche oppure è semplicemente
necessario cliccare "Mostra statistiche".
Per le statistiche è possibile selezionare funzioni aggiuntive per ogni campo dal menù a tendina a destra di ogni
riga (anche questo campo scompare se la modalità di ricerca è chiusa o se non si hanno i diritti relativi). la
funzione più comunemente utilizzata è "Raggruppa", che significa che il grafico risultante cliccando "Statistiche"
sarà suddiviso a seconda dei valori assegnati al campo per il quale si è raggruppato. Se non si seleziona alcuna
funzione, il risultato della statistica sarà semplicemente il numero delle inserzioni esistenti per ogni valore. Ad
esempio, è possibile raggruppare le attività per Stato per ottenere un risultato simile a questo:
naturalmente è possibile combinare funzioni statistiche e criteri di ricerca:
In alternativa, è possibile selezionare una delle funzioni seguenti, che produrranno valori sensati per i campi
numerici:
SUM
Invece del numero di inserzioni corrispondenti ai criteri di ricerca, ne verrà visualizzata la somma.
Questo è particolarmente utile per visualizzare un totale che si aggiorna, ad esempio degli acquisti di
un prodotto.
7
Max
Min
Avg
Cut
Restituisce il valore massimo tra quelli selezionati.
Restituisce il valore minimo tra quelli selezionati.
Restituisce il valore medio tra quelli selezionati.
Questa è una funzione speciale che richiede l'inserimento di una condizione nel campo di ricerca. Il
risultato verrà poi raggruppato a seconda che la condizione sia rispettata o meno. Ad esempio si
potrebbe inserire
vedere il numero di attività con stato maggiore di terminato o minore di terminato.
per
Per raggruppare un campo e contemporaneamente applicare una delle altre funzioni, utilizzare l'operatore "-".
3 Elenchi
Quando si inseriscono criteri di ricerca che corrispondono a più di una inserzione a cui si ha il diritto di accedere,
cliccando "Vai" sul modulo di ricerca verrà visualizzato un elenco che assomiglia all'esempio sotto. I campi
visualizzati nell'elenco dipendono dall'amministratore di sistema e possono essere facilmente modificati:
Aprire, salvare ed eliminare
Per accedere ad una inserzione cliccare il pulsante "Apri" (4). a seconda dei diritti di accesso che si hanno, è
anche possibile modificare una inserzione nell'elenco e cliccare il pulsante "Salva" (2). Sempre compatibilmente
con i propri diritti di accesso, potrebbe anche essere disponibile il pulsante "Elimina" (3). Si prega di notare che
ogni inserzione deve essere modificata o eliminata individualmente. Per recuperare l'ultima inserzione eliminata
da un elenco, cliccare il pulsante "Recupera" (7). Questo aprirà l'inserzione eliminata, se esistente. IDA tiene
traccia di tutte le inserzioni che vengono eliminate che corrispondono ai criteri di ricerca, non solo di quelle
eliminate durante la sessione attuale.
Ordinamento
Per ordinare l'elenco secondo una delle colonne visibili è sufficiente cliccare l'etichetta in testa alla colonna.
Cliccando l'etichetta sulla sinistra le inserzioni verranno ordinate in senso crescente, cliccando la parte destra
dell'etichetta ordina in senso decrescente. IDA ricorda tutti i campi per i quali si è ordinato, con l'ultimo campo
cliccato in cima all'ordinamento. Quindi per ordinare l'esempio per "Stato" e poi per "Priorità", cliccare prima
"Priorità" e poi "Stato".
Aprire le inserzioni collegate
Se uno dei campi visibili in un elenco ha un link ad un oggetto diverso, compare il pulsante "Apri inserzione
collegata" (1), che conduce all'oggetto correlato. Notare anche che nell'esempio il campo "Proprietario" è un
campo a tendina. Quando un campo a tendina con molti elementi compare in un elenco, IDA lo trasforma
automaticamente in un campo di sola lettura in quanto il codice html necessario per visualizzare un elenco di
campi a tendina rallenterebbe significativamente la trasmissione della pagina. Per modificare questi campi è
quindi necessario aprire l'inserzione in un modulo principale.
Paging
8
A seconda che sia stato inserito un valore nel campo "Max. inserzioni" sul modulo di ricerca, compariranno le 10
inserzioni di default o un numero diverso. Se la ricerca produce più risultati, compariranno i numeri di pagina in
fondo (5). La pagina attualmente visualizzata compare in rosso, le altre in blu. Per aprire la pagina
corrispondente cliccarne il numero. Possono anche essere utilizzate le frecce per navigare tra le pagine (6).
Esportare i dati
IDA permette di esportare i dati da un elenco in un file di valori separati dalla virgola (8), che può essere aperto
in una applicazione di calcolo come Microsoft Excel o in una tabella HTML (9), che può essere stampata o
copiata e incollata in qualsiasi altra applicazione.
4 Moduli principali
Quando i criteri di ricerca producono una sola inserzione o quando si apre un'inserzione da un elenco, viene
visualizzato il modulo principale, come in questo esempio:
9
Cartelle
Il modulo principale può presentare una o più linguette (1,2). La prima linguetta corrisponde al nome
dell'oggetto nel menù. La linguetta attiva è visualizzata in un colore diverso. Per aprire le altre linguette è
sufficiente cliccarle. Notare che i dati in ogni linguetta vengono salvati separatamente.
Cruscotto
Potrebbero esserci dei campi sopra a tutte le linguette, nello spazio denominato cruscotto (3). Questi campi non
cambiano, indipendentemente dalla linguetta attiva. I dati contenuti in questi campi vengono anche salvati
indipendentemente dalla linguetta in cui ci si trova.
10
Nuovo Record
Quando si inserisce un nuovo record compare un modulo molto simile al modulo principale. L'unica differenza è
che non compaiono le linguette (in quanto si può salvare solo una linguetta alla volta). A seconda delle
definizioni del modulo, linguette diverse compariranno come sezioni distinte del modulo principale.
Campi speciali
Un modulo può contenere campi obbligatori, che compaiono in un colore impostato dall'amministratore di
sistema - solitamente rosso (4). Quando si salva il modulo prima di aver compilato tutti i campi obbligatori,
compare un messaggio d'errore. Alcuni campi potrebbero essere stai impostati di sola lettura
dall'amministratore di sistema, anche se sarà possibile modificare gli altri campi del modulo. In alcuni casi
speciali i dati disponibili in un campo a tendina dipendono dal valore selezionato in un altro campo a tendina. In
questi casi è necessario salvare il record per aggiornare gli altri elenchi.
Link e localizzatori
Un modulo può avere link ad altri oggetti. Questi solitamente compaiono in blu (5,6). Cliccando il link si aprirà
l'inserzione correlata. Notare che se è stata effettuata una modifica, il link verrà aggiornato solo salvando il
record (7). I campi dei link sono spesso a tendina (6), in modo che sia possibile selezionare una inserzione da
un elenco. Se l'elenco è troppo lungo, al suo posto compare l'icona del localizzatore (5). Cliccando l'icona si
apre una versione speciale del modulo di ricerca per quell'oggetto (vedi sotto). Questo permette di cercare e
selezionare l'inserzione desiderata. Per eliminare l'inserzione dal campo, aprire nuovamente il localizzatore ed
eseguire una nuova ricerca con criteri che non danno alcun risultato, oppure cliccare il pulsante "Elimina" (13).
Tutte queste azioni riportano al modulo principale con il quale si stava lavorando.
Guida
Quando compare un punto interrogativo a fianco di un'etichetta (6) significa che sono disponibili ulteriori
informazioni sull'utilizzo di questo campo. Questo dovrebbe succedere tutte le volte che un campo non è di
immediata comprensione.
Salvare ed eliminare
Si possono salvare (7) ed eliminare (8) record coerentemente con i propri diritti di utilizzo di IDA. A seconda
dello stile impostato, per ogni record può comparire l'autore, la data di creazione e l'ultima modifica accanto ai
pulsanti "salva" e "modifica" (9).
11
Elenchi correlati
Un modulo principale può presentare un o più elenchi correlati. Esempi sono gli "Alias e-mail" (10) per una
"Persona" sopra oppure le "Sotto-attività" associate ad un "Progetto" sotto. Le inserzioni in un elenco vengono
tutte salvate indipendentemente del modulo principale - corrispondono ad inserzioni separate in tabelle distinte
nella banca dati. Questo permette di archiviare un numero infinito di alias e-mail associati alla stessa persona o
di problemi associati ad una attività.
Esistono due tipi di elenchi:
1.
Gli elenchi con un numero limitato di campi possono essere modificati direttamente dall'elenco, come
nell'esempio sopra. Per aggiungere una nuova inserzione compilare semplicemente la riga vuota (12)
sotto alle righe con le inserzioni esistenti (11) e cliccare il pulsante salva.
2.
Se l'elenco contiene un oggetto più complesso, ci sarà un modulo principale distinto per l'oggetto e per
aggiungere una inserzione si dovrà cliccare il pulsante "Nuovo" (14) sopra all'elenco. Tali elenchi
hanno anche il pulsante "Apri" (15) - come per gli elenchi dei risultati di una ricerca.
Tutti gli elenchi su modulo principale possono essere ordinati e possono avere più pagine di inserzioni (16),
come per gli elenchi dei risultati di una ricerca. Se c'è più di una pagina e si desidera visualizzare un numero
maggiore o minore di inserzioni per pagina, cliccare il pulsante
(18) o
(17).
E' anche possibile esportare i dati di questi elenchi (19,20).
5 Moduli speciali in IDA
5.1 Il calendario
Il calendario IDA è uno strumento di lavoro potente e versatile, che fornisce una panoramica immediata delle
proprie attività correnti e la possibilità di condividere queste con i colleghi. Normalmente il calendario viene
visualizzato sulla destra dello schermo dopo il login in IDA. L'amministratore di sistema determina se di default
compare il giorno o la settimana corrente. E' anche possibile visualizzare l'intero mese e perfino scegliere il
numero di giorni da visualizzare. Per visualizzare solo una giornata cliccare sul giorno della settimana
desiderato. Per ingrandire il calendario cliccare il pulsante espandi nell'angolo superiore sinistro , oppure
ingrandire semplicemente la scala orizzontale .
Vista giornata
Vista settimana
12
Vista mese
Il calendario mostra i seguenti oggetti:
•
•
•
•
•
•
Appuntamenti e contatti, compresi gli eventi periodici. Questi vengono visualizzati all'ora rispettiva nel
calendario. Nella vista giornata, compare il titolo dell'appuntamento. Nella vista multi-giornata,
comparirà l'icona della cartelletta e il titolo dell'appuntamento verrà visualizzato passandoci sopra con il
puntatore del mouse. Gli eventi temporanei sono visualizzati con l'icona
, gli eventi personali sono
visualizzati con l'icona
, gli eventi privati sono visualizzati con l'icona
e gli eventi regolari sono
. Cliccando l'icona si apre l'inserzione corrispondente.
Attività e problemi: vengono visualizzati in fondo alla giornata nella quale sono supposti terminare. Le
attività terminate e i problemi risolti sono visualizzati con l'icona
, le attività e i problemi aperti sono
e le attività e i problemi arretrati sono visualizzati con l'icona
.
Ferie e Weekend: vengono visualizzati in un colore diverso. Le ferie sono anche contraddistinte
dall'icona
, che informa anche l'utente della ricorrenza.
Compleanni dei colleghi e dei propri contatti. Sono visualizzati con l'icona
e riportano il nome della
persona che compie gli anni. Cliccando l'icona si aprirà la scheda del collega o della persona di contatto.
Assenze e trasferte: vengono visualizzati in un colore diverso sul calendario. Passando sull'icona
fornirà informazioni relative al viaggio.
Anniversari: sono appuntamenti impostati con ripetizione annuale e durata per l'intera giornata. Sono
contrassegnati come i compleanni.
13
E' possibile impostare le inserzioni private. Tutte le rimanenti saranno visibili ai colleghi, anche se possono
essere marcate come lavoro o personali. Quando si aggiunge ad una riunione un'altra persona, che ha già un
impegno concomitante nel proprio calendario, si verrà notificati con un link all'impegno precedente.
Le seguenti icone aiutano a controllare il layout del calendario:
+
-
Sposta indietro nel tempo
Sposta avanti nel tempo
Aumenta i giorni visualizzati
Diminuisci i giorni visualizzati
Aumenta le ore visualizzate
Diminuisci le ore visualizzate
Visualizza il calendario a tutto schermo
Elenca tutti i colleghi. Da qui si ha accesso rapido ai loro calendari e al grafico dei carichi di lavoro, per
aggiungere rapidamente un appuntamento o verificare il loro livello di occupazione.
Vista giorno con i dettagli delle inserzioni per quel giorno.
Visualizza i giorni in colonne con inserzioni per ogni ora.
Visualizza le settimane in colonne con inserzioni per ogni giorno.
Visualizza i mesi in colonne con inserzioni per ogni giorno.
Questi due pulsanti permettono di passare dalla visualizzazione espansa o compatta. Per default
compare la visualizzazione compatta come spiegato sopra. Passando alla visualizzazione espansa
cliccando
mostra sempre anche le inserzioni per le ore, anche se è visualizzato un intero mese.
Cliccando
riporta alla visualizzazione compatta.
Visualizza più tipi di contatto, ad es. le telefonate e gli e-mail oltre agli appuntamenti
Visualizza meno tipi di contatto
Le inserzioni nuove vengono inserite nel calendari come "appuntamenti" semplicemente cliccando una fascia
oraria. La data e l'ora verranno auto-compilate all'ora più prossima. Selezionando "Privato" l'inserzione verrà
nascosta a tutti gli altri utenti. Un collega o un contatto possono essere immediatamente aggiunti. E' anche
possibile invitare l'intero dipartimento o anche l'intera società. Ulteriori partecipanti individuali e i dettagli
dell'eventuale ripetizione dell'evento potranno essere aggiunte dopo aver salvato l'inserzione.
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5.2 Il project plan
La gestione progetti di IDA permette di organizzare il lavoro in una struttura gerarchica, nella quale ogni attività
inserita può contenere un numero qualsiasi di altre attività, in maniera simile ad una nuova cartella sul desktop.
In questo modo tutto il lavoro svolto all'interno dell'organizzazione può essere rappresentato graficamente e i
diversi livelli manageriali possono avere una panoramica con il livello di dettaglio desiderato. Il modo più
semplice per visualizzare la situazione corrente consiste nel guardare una sezione della struttura gerarchica
delle attività nel modulo grafico gantt. Il gantt può essere aperto da qualsiasi attività, cliccando il pulsante
"Proj. Plan", oppure - se si desidera entrare al vertice - cliccando il pulsante "Proj. Plan" nel menù.
15
L'attività corrente visualizzata appare in grassetto nella terza riga. Le attività che contengono sotto-attività
sono visualizzate come parentesi mentre i milestone sono rappresentati da diamanti. Le attività consecutive
sono rappresentate graficamente con una freccia dall'attività precedente.
E' possibile risalire la navigazione cliccando il "Genitore" o approfondirla cliccando qualsiasi delle attività
mostrate sotto. Si può anche aggiungere una nuova sotto-attività per l'attività corrente cliccando l'icona della
nuova inserzione a destra dell'attività. Cliccando l'icona della cartelletta si apre il modulo "Attività" per
l'inserzione corrispondente, mentre cliccando il nome dell'attività aprirà una sotto-sezione del modulo grafico
Gantt.
La profondità di esplorazione di ogni attività (ovvero se si vogliono visualizzare solo le sotto-attività o anche le
sotto-attività delle sotto-attività e così via) può essere modificata cambiando il valore "Profondità": Cliccare i
simboli "+" o "-" al suo fianco. E' anche possibile approfondire le attività che hanno sotto-attività
individualmente cliccando l'icona
oppure si possono nascondere i "figli" cliccando l'icona
.
La scala temporale può essere modificata cliccando le icone "+" o "-" a fianco di "Zoom".
Per visualizzare solo le attività aperte oppure tutte le attività cliccare il link corrispondente a fianco di
"Modalità".
Per spostarsi avanti e indietro nel tempo cliccare o . Quando queste icone appaiono a fianco di una attività
significa che l'attività si protrae, nel passato o nel futuro, oltre l'arco di tempo visualizzato.
Le barre nel grafico Gantt denotano la durata prevista di una attività. Se ci si trova in modalità "Visualizza
priorità", il colore denota la priorità della attività, altrimenti ne denota lo stato.
Sotto alle attività sono visibili le risorse coinvolte nelle attività visualizzate e il loro carico di lavoro generale
nell'arco di tempo visualizzato. Le barre verde rappresentano il sotto-utilizzo, le barre nere rappresentano il
completo utilizzo e le barre rosse rappresentano un sovraccarico di attività per quella persona. Le persone sono
identificate con le loro iniziali. Cliccando le barre colorate si apre l'elenco delle attività assegnate alla persona
corrispondente. I Weekend e le festività sono visualizzati con
mentre le ferie sono visualizzate con
.
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Cliccando "+" e "-" a fianco di "Priorità" si determina quante attività vengono visualizzate nel project plan. Se il
numero è basso, compaiono solo le attività con la priorità più elevata. In questo modo è possibile nascondere le
attività meno importanti.
Le inserzioni multicolore a sinistra delle attività mostrano la persona responsabile di quell'attività. Cliccando le
iniziali si apre il modulo "Team" del responsabile. Questa colonna può essere nascosta cliccando "Nascondi
Team" in basso. Notare che scomparirà anche la rappresentazione grafica dei carichi di lavoro.
Il "Filtro tipo di attività" in fondo permette di nascondere le attività per tipologia.
5.3 Vista ad albero
IDA utilizza la vista ad albero come rappresentazione grafica della struttura gerarchica di vari oggetti. Questi
comprendono la banca dati del supporto utenti in IDA Support, la navigazione dei siti in IDA CMS e
l'organigramma in IDA CRM. Tutte queste viste ad albero sono simili. Possono essere aperte da qualsiasi
oggetto dell'albero aprendo l'inserzione corrispondente e cliccando un pulsante. Per vedere l'organigramma di
una società, ad esempio, si deve aprire il modulo della società e cliccare su "Organig."
La navigazione all'interno dell'albero avviene cliccando il sotto-elemento desiderato (questo aprirà una
sottosezione dell'albero) oppure l'elemento in se, cliccando l'icona della cartellina. E' anche possibile contrarre o
espandere singoli nodi tramite i pulsanti
e
. Verranno visualizzate informazioni aggiuntive su ogni
inserzione, come ad esempio la lingua preferita di una persona nell'organigramma, o l'anteprima della pagina
web nel modulo CMS.
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Per tornare al menù, cliccare semplicemente
cliccare
.
e per creare un bookmark di questa particolare visualizzazione,
5.4 Modulo prenotazioni
Questo modulo gestisce la prenotazione delle facility visualizzandole in un calendario. Il calendario può
mostrare tutte le prenotazioni di una singola facility, un tipo di facility o per tutte le facility. Quest'ultima
modalità permette all'utente di verificare la disponibilità per tipo di facility, quante prenotazioni ci sono in un
particolare arco di tempo e le facility completamente prenotate.
Ù
18
•
•
•
Se non ci sono prenotazioni, la casella oraria appare nel suo abituale colore di sfondo e cliccando la
casella è possibile effettuare una nuova prenotazione.
Se vi sono prenotazioni ma anche disponibilità, la casella oraria appare gialla e viene visualizzato il
numero delle prenotazioni gia effettuate. Cliccando il numero verranno visualizzate le prenotazioni gia
effettuate. Cliccando alla destra del numero, è possibile effettuare una nuova prenotazione a quell'ora.
Se tutte le facility del tipo corrente sono completamente prenotate, la casella oraria appare in rosso,
con indicato il numero di prenotazioni. Cliccando il numero verranno visualizzate le prenotazioni gia
effettuate. Non è possibile effettuare nuove prenotazioni a quell'ora.
In fondo vengono mostrate tutte le facility del tipo corrente, in modo che l'utente possa facilmente
verificare le disponibilità restanti. L'amministratore di rete potrebbe preferire che vengano visualizzate
le disponibilità piuttosto che le prenotazioni effettuate.
5.4.1 Controlli del calendario
In cima al calendario ci sono quattro controlli che permettono di modificare la visualizzazione:
I seguenti pulsanti permettono di modificare l'arco di tempo visualizzato:
Aumenta le ore al giorno visualizzate
Diminuisci le ore al giorno visualizzate
Si può anche cliccare sulle etichette delle colonne per ingrandire la visualizzazione di un particolare arco di
tempo. In questo modo si passa dalla vista mese alla vista settimana alla vista giorno con i dettagli.
5.4.2 Tipi di prenotazioni e categorie
Il calendario delle prenotazioni permette di differenziare per categoria di prenotazione e tipo di facility. Cliccare
i link corrispondenti in fondo al calendario per passare dalla visualizzazione di "tutti" ad un tipo o categoria
rispettivamente.
Sia "Tipo" che "Categoria" possono essere impostati liberamente dall'amministratore di sistema. Selezionando
un tipo specifico di facility si avrà l'elenco di tutte le facility di quel tipo o solo il numero di facility di quel tipo,
qualora ve ne siano più del numero predefinito per quel tipo. Questo numero è predefinito a 10, ma può essere
modificato dall'amministratore di sistema nella vostra installazione.
5.5 Calendario assenze
Questo modulo visualizza le assenze dei dipendenti in un calendario. Il calendario può mostrare le assenze di un
singolo dipendente, dei dipendenti di una divisione o di tutti i dipendenti. Quest'ultima modalità permette
all'utente di verificare quanti dipendenti di una divisione sono presenti, che risulta particolarmente utile nella
pianificazione delle vacanze di un call centre ad esempio, o di un un help desk di supporto utenti.
19
Se non ci sono assenze, la casella oraria appare nel suo abituale colore di sfondo e cliccando la casella è possibile
inserire una nuova assenza. Le assenze possono anche essere inserite dal modulo di profilo del dipendente.
Se vi sono assenze ma anche dipendenti disponibili, la casella oraria appare gialla e viene visualizzato il numero
delle assenze. Cliccando il numero verranno visualizzate le assenze esistenti. Cliccando alla destra del numero, è
possibile inserire una nuova assenza per quella casella oraria.
Se tutti i dipendenti della divisione selezionata sono assenti, la casella oraria appare in rosso, con indicato il numero
di assenze. Cliccando il numero verrà visualizzato l'elenco delle assenze. Non è possibile inserire nuove assenze per
quella casella oraria.
In fondo vengono elencati tutti i dipendenti della divisione selezionata o il loro numero se sono troppi.
L'amministratore di rete potrebbe preferire che venga visualizzato il numero dei dipendenti, piuttosto che il
numero di assenze.
5.5.1 Controlli del calendario
In cima al calendario ci sono quattro controlli che permettono di modificare la visualizzazione:
20
I seguenti pulsanti permettono di modificare l'arco di tempo visualizzato:
Aumenta le ore al giorno visualizzate
Diminuisci le ore al giorno visualizzate
Si può anche cliccare sulle etichette delle colonne per ingrandire la visualizzazione di un particolare arco di
tempo. In questo modo si passa dalla vista mese alla vista settimana alla vista giorno con i dettagli.
5.5.2 Tipi di assenze e categorie
Il calendario delle assenze permette di differenziare per tipi di assenze e divisioni aziendali. Cliccare i link
corrispondenti in fondo al calendario per passare dalla visualizzazione di "tutti" ad un tipo o categoria
rispettivamente.
Sia "Tipo" che "Categoria" possono essere impostati liberamente dall'amministratore di sistema. Selezionando
una divisione specifica si avrà l'elenco di tutti i membri di quella divisione o solo il loro numero, qualora siano
più del numero predefinito per quella divisione. Questo numero è predefinito a 10, ma può essere modificato
dall'amministratore di sistema nella vostra installazione.
21

Risposte di supporto per:Manuale dell`utente di IDA

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